Während wir uns auf einen beispiellosen sozialen und wirtschaftlichen Paradigmenwechsel zubewegen, bereiten sich die Unternehmen darauf vor, ihr Geschäftsmodell zu überdenken. Langfristig muss der Einkaufsleiter seine Organisation auf diesem Weg begleiten und seinen Handlungsspielraum über seine bisherigen Aufgaben, die sich auf Finanzfragen und Risikomanagement konzentrierten, hinaus erweitern. Diego de la Garza, Senior Director of Global Services & Delivery, und Philippe de Grossouvre, EMEA Northern Europe Business Development Director, beide Vertreter von Corcentric, einem Anbieter von Lösungen für die Automatisierung von Beschaffungs- und Finanzprozessen, stellen sich vor, wie ein Beschaffungsdirektor in 50 Jahren aussehen wird und welche Handlungsmöglichkeiten er oder sie hat.

Vom Einkaufsmanager zum Wertmanager

Zunächst schlagen die Beiden eine Umbenennung der Position vor: Der Einkaufsdirektor würde damit zum Wertedirektor. Das betont Philippe de Grossouvre: „Wenn man darüber nachdenkt, stellt der Titel des Einkaufsleiters nur einen kleinen Teil seines tatsächlichen Potenzials dar. […] Ich denke, dass sich die Rolle des Einkaufsleiters in Richtung einer größeren Verantwortung entwickelt und sich nicht mehr nur auf Preis, Führung, Zeit und Qualität konzentriert, sondern auch einen Mehrwert im gesamten Produktherstellungsprozess eines Unternehmens schafft.“

Dies ist eine Idee, die zunehmend von den Einkäufern geteilt wird. Viele Entscheidungsträger sind davon überzeugt, dass die täglichen Aufgaben des Einkaufs zunehmend automatisiert werden, wie z.B. die Ermittlung von Lieferantenrisiken. In dieser Konstellation muss der Einkaufsleiter die Rolle und die Aufgaben seiner Abteilung neu überdenken. Wir können uns vorstellen, dass er oder sie dann an der Seite der Geschäftsleitung steht, um das Unternehmen in seiner Entwicklung zu begleiten.

Die aktuellen und zukünftigen Aufgaben des Einkaufsleiters

Die historischen Missionen

Bis heute hatte der Einkaufsleiter zwei Hauptaufgaben:

• durch Kostensenkung, Cashflow-Optimierung usw. zur wirtschaftlichen Leistung seines Unternehmens beizutragen;
• Bewältigung (oder sogar Vorwegnahme) von Risiken, seien es betriebliche, rechtliche, finanzielle, vertragliche usw.

Nach der Gesundheitskrise erhalten diese beiden Missionen ihre volle Bedeutung. Der Einkaufsleiter muss nun sein Unternehmen bei der wirtschaftlichen Erholung begleiten und gleichzeitig sein Umfeld sichern, wobei die Versorgung im Vordergrund steht.

Wertschöpfung

In den nächsten Jahren wird sich der Einkaufsleiter schrittweise neuen Aufgaben zuwenden, um an der Wertschöpfung seines Unternehmens mitzuwirken.

Insbesondere wird er oder sie sich darauf vorbereiten:

• Begleitung des Unternehmens bei der Umgestaltung seines Geschäftsmodells durch Förderung der Agilität;
• Beitrag zum Umsatzwachstum durch Identifizierung neuer Möglichkeiten, Erweiterung bestehender Geschäfte oder Beschleunigung der Markteinführung;
• Förderung und Erfassung von Innovationen durch die Zusammenarbeit mit seinem Lieferantennetz oder sogar durch die gemeinsame Entwicklung von Lösungen mit ihnen;
• Wir stellen uns in den Mittelpunkt der nicht-finanziellen Ratingfragen, indem wir uns intensiv mit
  ökologischen, sozialen und Governance-Kriterien befassen.

Bevor er jedoch mit diesen neuen Aufgaben betraut und in den Verwaltungsausschuss aufgenommen wird, muss sich der Einkaufsleiter, sofern dies nicht bereits der Fall ist, in seinen bisherigen Aufgaben bewähren. Hier kommt die digitale Transformation ins Spiel, die sowohl operativ als auch strategisch eine echte Unterstützung darstellt.

Neue Technologien im Dienste des Einkaufsleiters

Um den Einkaufsleiter in die Lage zu versetzen, sich in diese Richtung zu entwickeln, scheint es unerlässlich, sich auf neue Technologien zu stützen. Diego de la Garza und Philippe de Grossouvre, unsere beiden Experten von Corcentric, wünschen sich mehr Software auf dem Markt, um mehr Daten nutzen zu können und so einen transparenteren und schlankeren Einkaufsprozess zu schaffen.

Wir können uns eine zweistufige Einführung bis 2070 vorstellen. Erstens werden Lösungen für die elektronische Beschaffung und die Automatisierung von Prozessen durch Roboter den bestehenden Beschaffungsprozess erheblich verbessern und die Einkäufer von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung befreien. Sobald dieser erste Schritt getan ist, kann sich der Einkaufsleiter auf Big Data und künstliche Intelligenz stützen, um seine täglichen Entscheidungen zu treffen.

Die Herausforderungen, die sich durch diese neuen Technologien ergeben

Um diese Aussichten zu verwirklichen, muss der Einkaufsleiter zwei Probleme angehen:

1. Entwicklung der digitalen Fähigkeiten

Mehrere Studien besagen, dass innerhalb von fünf Jahren 60% der Arbeitsplätze eine digitale Ausbildung erfordern werden. Es überrascht nicht, dass die Beschaffungsfunktion keine Ausnahme bildet. In der Tat muss der Einkaufsleiter sowohl seine eigenen Fähigkeiten als auch die seiner Einkäufer stärken. Dabei geht es sowohl um die Verwaltung der Daten als auch um die Beherrschung der aktuellen Technologien (prädiktive Analyse, Visualisierung usw.).

2. Sicherstellen, dass die Instrumente in vollem Umfang genutzt werden

Diego de la Garza erinnert uns daran: „Auch wenn wir uns im digitalen Zeitalter befinden, sind dies immer noch menschliche Unternehmen. Man muss also dafür sorgen, dass die Mitarbeiter zusammenarbeiten und dass sie die Dienste richtig mit der Technologie verknüpfen, aber auch, dass die Software angemessen genutzt wird. Auf diese Weise maximieren Sie das Potenzial sowohl einer Dienstleistung als auch einer technischen Lösung. […] Heutzutage kann man von den Daten aus all diesen integrierten Systemen überwältigt werden, aber gleichzeitig braucht man immer noch Menschen und ihre Fähigkeiten, um diese Daten auf andere Weise zu visualisieren.“

Diese neuen Aufgaben des Chief Procurement Officers (auch bekannt als Value Director) werden unweigerlich und schrittweise seine Einkaufsteams und deren Partner beeinflussen. Im Jahr 2070 wird das gesamte Ökosystem auf eine intelligente, technologiegestützte Zusammenarbeit angewiesen sein, um
erfolgreich zu sein.

In den nächsten zehn Jahren wird sich die Einkaufsfunktion verändern. Während die Einkäufer ihre Fähigkeiten auf strategische Visionen und Beziehungswissen ausrichten müssen, werden auch die Einkaufsleiter ihre Aufgaben und die erforderlichen Fähigkeiten überdenken müssen. Die Einkäufer wissen genau, was sie von ihren Managern erwarten: enge Unterstützung und Anerkennung der Leistungen des Teams.

Seien Sie flexibel bei neuen Arbeitsformen

Seit einigen Jahren werden verschiedene Arbeitsformen in den Unternehmen demokratisiert (Telearbeit, Flex Office, Co-working usw.). Die Gesundheitskrise, die zu verschiedenen Schließungen und Verkleinerungen von Büros geführt hat, hat dieses Phänomen drastisch beschleunigt. Immer mehr Arbeitnehmer wollen diese Formen der Flexibilität in ihren Alltag integrieren, weil sie darin eine Möglichkeit sehen, Pendelzeit zu sparen und ein besseres Gleichgewicht zwischen ihrem Berufs- und Privatleben zu erreichen. Dies gilt insbesondere für die neuen Generationen, die nach mehr Freiheit streben.

Der Einkaufsleiter wird diese Veränderung der Arbeitsorganisation nicht nur akzeptieren, sondern vor allem begleiten müssen. Fernmanagement erfordert solide Kommunikationsfähigkeiten, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine gewisse Anpassungsfähigkeit, um ein Klima des Vertrauens innerhalb des Teams zu schaffen und die individuelle und kollektive Effizienz zu fördern.

Bewertung der Gesamtleistung des Einkaufs

In Zukunft muss der Einkaufsleiter die richtigen KPIs einführen, um den Beitrag der Einkaufsfunktion zur Wertschöpfung zu bewerten. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von Deloitte zeigt, dass die erfolgreichsten und agilsten Beschaffungsabteilungen im Allgemeinen eine größere Anzahl von Kennzahlen verfolgen (Quelle: Deloitte, Global Chief Procurement Officer Survey, 2021). Dazu gehören:

• Kostensenkung und/oder -vermeidung
• Nachhaltigkeitsziele
• Risiko und Einhaltung der Vorschriften (z. B. Anzahl und Schwere von Vorfällen)
• Lieferantenleistung (in Bezug auf Lieferungen, Innovation, Servicequalität usw.)
• Verbesserung des Cashflows (z. B. Betriebskapital)
• Zufriedenheit der internen Stakeholder
• Arbeitseffizienz (z.B. Betriebskosten, Personalabbau, etc.)
• Innovationsfähigkeit
• Schnelle Markteinführung
• Gesteigerte Einnahmen
• Etc.

Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Leistung des Einkaufs sowie sein Beitrag zur Geschäftsentwicklung und Wertschöpfung des Unternehmens nachweisen. Der Einkaufsleiter kann auf diese Weise auf die Anerkennung der internen Einkaufsfunktion hinwirken und so an Einfluss gewinnen.

Nutzung digitaler Werkzeuge

Der Alltag von Einkaufsteams wird sich durch die Entwicklung neuer Technologien (künstliche Intelligenz, Big Data, Blockchain, Automatisierung von Roboterprozessen usw.) verändern. Wie die Einkäufer müssen auch die Einkaufsleiter ihre Fähigkeiten im Bereich des digitalen Einkaufs verbessern. Dies umfasst sowohl die technische Beherrschung dieser Werkzeuge als auch das rechnerische Denken, um mit diesen Maschinen zu interagieren, und den Verstand, um die Informationen richtig zu interpretieren!

In einer kürzlich von Deloitte durchgeführten Umfrage, bei der Einkaufsentscheider befragt wurden, waren mehr als die Hälfte der Führungskräfte der Meinung, dass es ihnen an digitalen Kenntnissen mangelt, und 43% von ihnen erwähnten ausdrücklich den Bedarf an Schulungen im Bereich Analytik[1].

Coaching von Teammitgliedern

Brice Malm, Senior Partner bei der Page Group, erklärt: „Die Teams suchen nach einer Führungspersönlichkeit, die eher wie ein Coach wirkt. Sie müssen eine Richtung vorgeben, ihre Teams begleiten, ihnen vor Ort zur Seite stehen, ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und ihr Potenzial zu entwickeln.“ In diesem Sinne muss der Einkaufsleiter jedem Mitglied seines Teams zuhören, es motivieren und ihm Mut machen, damit es sich in seiner beruflichen Laufbahn weiterentwickeln kann. Dazu ist es notwendig, verschiedene Techniken und Instrumente zu beherrschen, wie z.B. die systemische Analyse, die darauf abzielt, sich für den Beziehungskontext zu interessieren, anstatt sich auf das Individuum in seiner Isolation zu konzentrieren. Der Einkaufsleiter muss auch bestimmte Soft Skills ausbauen: Kommunikation, Führung, Belastbarkeit usw.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Innerhalb des Unternehmens basiert die Vorbildfunktion auf drei Schlüsselbegriffen:

• Transparenz: Geben Sie Ihren Teams so viel Sichtbarkeit wie möglich und seien Sie sich über Ihre
  eigenen Aktivitäten, den Einsatz Ihrer Zeit und Ihren Mehrwert im Klaren;
• Bescheidenheit: Erkennen Sie Ihre Fehler an, setzen Sie sich Ziele für Verbesserungen und lassen
  Sie sich von Ihren Teams herausfordern;
• Kollektives Interesse: Seien Sie fair zu Ihren Teams und lassen Sie keinen Zweifel daran, dass das kollektive Interesse Vorrang vor den individuellen Interessen der Mitglieder hat.

Wenn die Einkäufer wollen, dass ihr Einkaufsleiter eine vorbildliche Führungskraft ist, dann soll er auch die Werte seines Teams gegenüber allen Beteiligten verkörpern.

Wie Sie sehen, muss sich der Einkaufsleiter wieder auf die Mitglieder seines Teams und die Hebel zur Schaffung einer kollektiven Dynamik konzentrieren. Als echter Botschafter der Einkaufsabteilung wird er oder sie den Mehrwert des gesamten Teams zum Ausdruck bringen.

Mit der digitalen Revolution und den tiefgreifenden Veränderungen in unserer Gesellschaft und Wirtschaft wird sich der Einkauf bis 2030 verändern. Die Einkäufer werden an vorderster Front stehen: Sie werden sich flexibel anpassen müssen, indem sie ihre Fähigkeiten an die Bedürfnisse ihres Unternehmens und die Entwicklung ihres Umfelds anpassen. In diesem Zusammenhang werden in den nächsten zehn Jahren fünf Fähigkeiten von wesentlicher Bedeutung sein. Die Herausforderung besteht darin, sich so früh wie möglich auf sie vorzubereiten, um auf dem Arbeitsmarkt etwas bewegen zu können.

1. Effektive Beschaffung von Innovationen

Da sich die Technologien in rasantem Tempo entwickeln, darf das Unternehmen nicht zurückbleiben, sonst verliert es seine Wettbewerbsfähigkeit. Aus diesem Grund wird Innovation bis 2030 eine der nächsten Prioritäten des Einkaufs sein. Die Einkäufer werden sich in vollem Umfang an der Innovationsstrategie ihres Unternehmens beteiligen, indem sie strategische Partnerschaften mit Start-ups eingehen und die Innovation in ihrem Lieferantennetz fördern.

Sie müssen vor allem ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit und zur Führung ausbauen, um ihre Interessensgruppen in das Streben nach Innovation einzubinden. Aus der Perspektive des Know-hows werden sie neue Praktiken übernehmen:

• Um Innovationen aufzuspüren, werden sich die Einkäufer auf offene Innovation, Hackathons oder freiberufliche Plattformen verlassen.
• Um Innovationen auszuwählen, die für ihr Unternehmen geeignet sind, können sie mit ihren Lieferanten Bewertungsverfahren einrichten, die auf Qualitäts-, Sicherheits- und Kostenkriterien basieren.
• Um die Innovationsfähigkeit ihrer Lieferanten zu messen, wird es möglich sein, wichtige Leistungsindikatoren wie die Anzahl der vorgeschlagenen und angenommenen Innovationen zu überwachen.
• Um mit innovativen Start-ups oder KMU (kleine und mittlere Unternehmen) zusammenzuarbeiten, müssen sie neue Geschäftsmodelle entwickeln und ihre Arbeitsabläufe anpassen.

2. Umsetzung der Strategie für nachhaltige Beschaffung

Während mehr als zwei Drittel der Unternehmen heute noch nicht in eine nachhaltige Lieferkette investiert haben oder gerade damit beginnen (Quelle: Procurious & Ivalua, Nachhaltige Beschaffung: Exponentielle Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette, 2021), wird dies bis 2030 keine Option mehr sein.

Ob es darum geht, die wachsenden Anforderungen von Endkunden, Mitarbeitern, Management, Regulierungsbehörden oder Investoren zu erfüllen, Unternehmen werden CSR (Corporate Social Responsibility) zu einem Kernbestandteil ihrer Gesamtstrategie machen, und die Beschaffungsabteilungen müssen ihren Teil zur Umsetzung einer nachhaltigen Beschaffungsstrategie beitragen.

Dieses Thema ist jedoch so neu, dass sie neue Fähigkeiten entwickeln müssen:

• Technische Kenntnisse der Gesetzgebung, um der wachsenden Zahl von Vorschriften gerecht zu werden: Technische Kenntnisse der Gesetzgebung zur Einhaltung der immer zahlreicheren Vorschriften: Duty of Care in Frankreich, Modern Slavery Act im Vereinigten Königreich, Verordnung über Mineralien aus Konfliktgebieten für die Europäische Union usw.
• Eine starke Fähigkeit, die Lieferanten in ihrem verantwortungsbewussten Beschaffungsansatz zu
  beeinflussen, in einer Logik der kontinuierlichen Verbesserung.

3. Beherrschung neuer digitaler Lösungen

Das Aufkommen neuer Technologien und die digitale Transformation von Unternehmen werden den Alltag der Einkaufsteams durcheinander bringen. Bis 2030 werden sich Einkäufer auf Big Data, künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA) Lösungen verlassen, um vorausschauende Analysen durchzuführen, ihre Prozesse zu automatisieren und ihre Einkaufsstrategie zu optimieren. In diesem Zusammenhang werden die Einkäufer keine andere Wahl haben, als ihre Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Einkaufs zu entwickeln, die heute als besonders kritisch angesehen werden! Neben der Ausbildung in bestimmten technischen Fächern könnte ein Mentoring eine hervorragende Möglichkeit sein, sich in diesen Bereichen zu verbessern.

Die Einkäufer müssen lernen:

• Beherrschen Sie digitale Werkzeuge, indem Sie zu echten Technikfreunden werden.
• ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken zu stärken, um die gesammelten Informationen zu analysieren und zu verwerten.
• ihr rechnerisches Denken zu entwickeln, um besser mit diesen Technologien umgehen zu können.

4. Lenkungsstrategie in Zeiten der Krise

Die Covid-19-Pandemie hat die strategische Rolle der Beschaffung in kritischen Zeiten deutlich gemacht. Da wir in einer unbeständigen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen Welt leben (gemeinhin als VUCA-Welt (= Volatilität, Ungewissheit, Komplexität, Mehrdeutigkeit) bezeichnet), müssen die Beschaffungsteams auf weitere Bedrohungen vorbereitet sein: wirtschaftliche Rezession, Handelskriege, Branchenstörungen, geopolitische Erschütterungen usw.

In einem solchen Kontext müssen die Einkäufer anpassungsfähig und reaktionsschnell sein und gleichzeitig ihr Lieferantennetz proaktiv strukturieren. Außerdem müssen sie ihre Beziehungsnetze stärken, um solide Beziehungen zu ihren strategischen Lieferanten aufzubauen. Starke Partnerschaften können im Bedarfsfall den Unterschied ausmachen, wie die Gesundheitskrise bereits bewiesen hat.

5. Analyse der Anfälligkeit des Lieferantennetzes

Im Zuge der Globalisierung werden die Lieferketten immer komplexer, mit einer Vielzahl von Akteuren und gegenseitigen Abhängigkeiten. Darüber hinaus befürchten die Kaufentscheider das Risiko von Preisschwankungen und Engpässen in den kommenden Jahren. Um diese potenziellen Schwierigkeiten zu vermeiden, muss die Beschaffungsfunktion die Anfälligkeit ihres Lieferantennetzes überwachen und analysieren.

Einkäufer werden sich auf neue Technologien verlassen können, um eine große Menge relevanter Daten zu sammeln, sie zu ordnen und zu interpretieren, was gemeinhin als vorausschauendes Risikomanagement in der Lieferkette bezeichnet wird. Auf diese Weise werden sie in Echtzeit auf Ereignisse aufmerksam gemacht und sind sogar in der Lage, kommende Ereignisse vorherzusehen.

Natürlich müssen sie diese technologische Dimension durch echte analytische Fähigkeiten und ein breites Wissen über das Ökosystem ergänzen.

Bis 2030 werden die Einkäufer ihre Fähigkeiten an die neuen Prioritäten ihrer Unternehmen anpassen: den digitalen Wandel erfolgreich bewältigen, ihre CSR-Strategie umsetzen und ihre Widerstandsfähigkeit verbessern. Durch die Entwicklung von Fähigkeiten an der Schnittstelle zwischen strategischer Vision und relationaler Intelligenz wird die Einkaufsfunktion diese Herausforderung meistern und die Anerkennung ihrer Stakeholder gewinnen.

In diesem Dossier wurden die verschiedenen Phasen der Entwicklung der Einkaufsfunktion erörtert: die Zukunftsaussichten, die notwendige Vorbereitung und die Kompetenzen von morgen. Zum Abschluss dieser Zukunftsvision ist es an der Zeit, sich vorzustellen, wie das tägliche Leben des Einkäufers der Zukunft konkret aussehen wird, wie seine Agenda im Jahr 2030 aussehen wird.

Das Beschaffungswesen im Jahr 2030: Was wird auf der Tagesordnung stehen?

Es besteht kein Zweifel daran, dass sich die Beschaffungsabteilungen darauf konzentrieren werden, angesichts der tiefgreifenden Veränderungen und anhaltenden Umwälzungen, die für das nächste Jahrzehnt erwartet werden, Widerstandskraft und Wettbewerbsfähigkeit aufzubauen. Zu diesem Zweck wird sich die Beschaffungsfunktion auf drei Hauptaufgaben konzentrieren.

Stärkere interne Kundenorientierung

Die Nutzer in den Unternehmen haben den Beschaffungsabteilungen lange Zeit veraltete und/oder nicht integrierte Technologien, schwer verständliche Beschaffungsrichtlinien und -verfahren sowie eine mangelnde Gesamttransparenz der Ausgaben vorgeworfen. Die Befragung interner Kunden nach ihren Bedürfnissen, ihren alltäglichen Problemen, um Lösungen vorzuschlagen, die auf eine bessere, einfachere und effizientere Nutzererfahrung abzielen, wird zur neuen Norm. Mit anderen Worten: Es ist höchste Zeit, die Einkaufserfahrung in den Unternehmen zu verbessern. Die Einkaufsfunktion muss sich als Geschäftspartner etablieren, indem sie die Ausgaben steigert, das Einkaufsverhalten mit konkreten Informationen beeinflusst und langfristige Entscheidungen trifft, die den internen Kunden und damit dem Unternehmen zugute kommen.

Stärker partnerorientiert sein

Die Einkaufsabteilungen sollten einen lieferantenzentrierten Ansatz verfolgen. Dazu müssen sie ein neues Betriebsmodell entwickeln, um ihre Beziehungen zu den Lieferanten zu stärken und ihre Leistung zu optimieren, während sie gleichzeitig die Innovation vorantreiben und die Risiken mindern. In diesem Bild spielen Daten und Analysen eine Schlüsselrolle bei der Leistungsmessung, der Ermittlung von Chancen und der Kontrolle von Risiken. Das Umfeld wird immer komplexer, es gibt immer mehr Partner, Informationen, die kontrolliert werden müssen, und Vorschriften, die einzuhalten sind.

Einführung einer nachhaltigen Beschaffung

Mittelfristig müssen die Einkaufsabteilungen eine verantwortungsvolle Einkaufspolitik entwickeln, die Anforderungen, Spezifikationen und Kriterien zur Begrenzung der ökologischen und sozialen Auswirkungen umfasst. Abgesehen von den sehr pragmatischen Gründen, die diesen Ansatz erklären, wie z.B. der ökologische Notstand, die zunehmenden regulatorischen Anforderungen und die gesellschaftliche Rolle, die die Unternehmen übernehmen müssen, wird dies den Einkaufsabteilungen ermöglichen, große Chancen zu ergreifen, um zur Wertschöpfung innerhalb ihres Unternehmens beizutragen. Die nachhaltige Beschaffung ist in der Tat ein wichtiger Hebel zur Kostenoptimierung, zur Verringerung von Risiken (insbesondere in Bezug auf die Versorgung und den Ruf) und zur Differenzierung der Marke auf dem Markt.

Beschaffung im Jahr 2030: Wie kann man sich auf die Zukunft vorbereiten?

Im Zeitalter der digitalen Revolution wird sich auch der Einkauf auf die Zukunft vorbereiten müssen. Da Unternehmen, die ihre digitale Transformation vollzogen haben oder gerade vollziehen, einen unbestreitbaren Wettbewerbsvorteil haben werden, kommt dem Einkauf in drei Hauptbereichen eine wichtige Rolle zu.

Die Digitalisierung des Einkaufs

Um die Vorteile dieses technologiebedingten Wandels voll auszuschöpfen, müssen die Beschaffungsabteilungen bei der Entwicklung ihrer eigenen digitalen Strategie und der ihres Unternehmens proaktiv vorgehen. Sie müssen sich den digitalen Wandel frühzeitig zu eigen machen, um alle Aspekte ihres Geschäftsmodells zu verbessern. Wie wir in den vorangegangenen Abschnitten gesehen haben, werden Maschinen administrative und manuelle Aufgaben übernehmen, so dass sich die Einkaufsfunktion auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren kann, wobei der Schwerpunkt auf den Beziehungen zu internen Kunden und Partnern liegt.

Daten und Analyse

Daten und Analysen sind einer der wichtigsten Hebel, die es der Beschaffungsfunktion ermöglichen, strategische Erkenntnisse zu gewinnen, um innerhalb des Unternehmens aufzusteigen. Die große disparate Menge an unstrukturierten Daten wird insbesondere mit Hilfe von Blockchain und maschinellem Lernen verarbeitet, um den Einkaufsteams genaue, relevante und Echtzeit-Informationen zu liefern. Big Data wird sie in die Lage versetzen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und ihre Strategien besser zu steuern.

Vorbereitung des Teams

Um dieses neue Umfeld zu meistern, muss sich der Einkauf neue Kompetenzen aneignen, insbesondere digitale Kompetenzen, und seine emotionale und relationale Intelligenz, die seine Stärken sind, stärken. Jeder Einkäufer muss sich ständig weiterbilden und Flexibilität beweisen, um in der Arbeitswelt von morgen erfolgreich zu sein. Die Kombination aus technischem Wissen und Soft Skills wird die zentrale Stärke der Beschaffungsfunktion von morgen sein, ebenso wie ihre Flexibilität und Belastbarkeit.

Damit ihre Unternehmen auch 2030 noch wettbewerbsfähig sind, werden sich die Beschaffungsabteilungen auf innovative digitale Plattformen für interne Kunden, fortschrittliche Analysen und qualifizierte Teams verlassen, um mit einer langfristigen Vision mehr Wert für die Beteiligten zu schaffen.

Zurück zu Teil 3: „Fähigkeiten, auf die man sich konzentrieren sollte“

Nachdem wir uns mit den Perspektiven und der notwendigen Vorbereitung des Einkaufs auf die digitale Transformation der Unternehmen befasst haben, befasst sich dieser dritte Teil mit den Fähigkeiten des Einkäufers im Jahr 2030. Während bestimmte Fähigkeiten oder Aufgaben der Einkaufsfunktion bereits durch neue Technologien ersetzt oder automatisiert werden können, ist es wichtig, diejenigen zu identifizieren, die den Einkaufsteams erhalten bleiben werden.

Beschaffung im Jahr 2030: Automatisierung oder Humanisierung

Bis vor etwa zehn Jahren standen die wichtigsten strategischen Entscheidungen für den Einkauf unter zwei Gesichtspunkten: Sollen wir die Verwaltung bestimmter Einkaufsfamilien auslagern oder intern durchführen? Sollte der Einkauf im Unternehmen zentralisiert oder dezentralisiert werden? Heute ist dies nicht mehr der Fall, denn die Unternehmen haben ihr Gleichgewicht gefunden. Für die Fachleute im Einkauf stellt sich die Frage, ob sie bestimmte Vorgänge automatisieren oder humanisieren sollen.

In naher Zukunft werden die Einkaufsleiter zwischen den Aufgaben, die ihren Teams übertragen werden, und den neuen Technologien unterscheiden müssen. Einige Einkaufsprozesse können zwar kodifiziert und automatisiert werden, aber andere Aufgaben, die menschliche Beziehungen, kritisches Denken und Kreativität erfordern, können nicht durch eine Maschine ersetzt werden.

Beschaffung im Jahr 2030: die automatisierbaren Fähigkeiten

Die Modellierung des Automatisierungspotenzials der Kompetenzen der Beschaffungsfunktion zeigt, dass eine bestimmte Anzahl von Aufgaben, die zwischen Know-how und zwischenmenschlichen Fähigkeiten liegen, neuen Technologien anvertraut werden könnten, und zwar mit einem besseren Kosten-Effizienz-Verhältnis.

Bei den technischen Fähigkeiten handelt es sich meist um standardisierte, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben. Diese reichen von der Abstimmung von Bestellung und Rechnung über die Verwaltung der verschiedenen Instrumente innerhalb der Einkaufsabteilungen bis hin zur Erfassung und Analyse von Daten und der Durchführung von Marktforschungen.

Es scheint auch, dass die neuesten Technologien Vorrang vor bestimmten „Soft Skills“ wie Kommunikation, Problemlösung, Führung und Verhandlung haben können. Das ist natürlich bis zu einem gewissen Grad richtig. Hugo Britt, Director of Content bei Procurious, stimmt dem zu: „Es ist ziemlich beunruhigend, dass Führung als etwas angesehen wird, das automatisiert werden kann. Wenn es bei der Personalverwaltung nur darum geht, den Fortschritt und die Leistung zu verfolgen, dann könnte diese Aufgabe sehr gut von einer Software übernommen werden. Echte Führungskräfte bringen jedoch eine ganze Reihe menschlicher Fähigkeiten mit, darunter die Fähigkeit, andere zu motivieren und zu inspirieren, mit gutem Beispiel voranzugehen und sich aufrichtig um das Wohlergehen ihres Teams zu kümmern“.

Die neuen Technologien haben nämlich auch ihre Grenzen. Obwohl Roboter inzwischen sinnvolle Gespräche führen und Systeme zur Erkennung von Gesichtsausdrücken entwickeln, zögern Beschaffungsfachleute noch, ihnen Aufgaben zu übertragen, die über die so genannte Routinekommunikation hinausgehen. Das Verfassen einer sensiblen E-Mail beispielsweise liegt nicht in der Reichweite der Technik, die heutzutage kein Einfühlungsvermögen besitzt!

Beschaffung im Jahr 2030: 100% menschliche Fähigkeiten

Glücklicherweise sind die Fähigkeiten, die am wenigsten automatisiert werden können, auch die strategischsten für die Beschaffungsfunktion. Was die zwischenmenschlichen Fähigkeiten betrifft, so sind bestimmte Fähigkeiten nach wie vor untrennbar mit dem Menschen verbunden, wie Beziehungsaufbau, Einflussnahme, Kreativität und Innovation.

Was die technischen Fähigkeiten betrifft, so handelt es sich um Aufgaben, die untrennbar mit der Rolle des Einkäufers verbunden sind, da sie mit Strategie und Beziehungen zu tun haben.

Ermittlung der Bedürfnisse der internen Kunden

Um die Bedürfnisse der internen Kunden zu verstehen, muss man wissen, wie man die richtigen Fragen stellt, die Antworten analysiert, zwischen den Zeilen liest und die Informationen vor Ort überprüft. Dies ist eine Fähigkeit, die sowohl technische Fertigkeiten (Markt- und Produktkenntnis) als auch Sensibilität (Einfühlungsvermögen, aktives Zuhören, Geduld usw.) erfordert.

Entwicklung einer Beschaffungsstrategie

Um die Effizienz ihres Unternehmens zu optimieren und Risiken besser zu beherrschen, müssen die Einkäufer auch zur Entwicklung einer soliden Beschaffungsstrategie beitragen. Diese Priorität erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teams für Einkauf und Lieferkette.

Wertschöpfung für Interessengruppen

Um Mehrwert zu schaffen, setzen Käufer auf unterschiedliche Strategien. Insbesondere kann sich der Einkauf auf die Optimierung der Gesamtbeschaffungskosten von Produkten und Dienstleistungen konzentrieren, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verstärken, das Risikomanagement verbessern, einen Beitrag zur Strategie der sozialen Verantwortung des Unternehmens leisten usw. und sich so als echter Geschäftspartner positionieren.

Die Technologie ist weit davon entfernt, den Menschen zu ersetzen. Sie eröffnet neue Horizonte. Diese Lektionen erinnern die Käufer daran, wie wichtig es ist, sich auf ihre kognitiven und relationalen Fähigkeiten zu verlassen, um ihre Karriere zu entwickeln.

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Jetzt Teil 4: „Eine neue Agenda“ lesen

Im ersten Teil dieser Reihe über die Zukunft des Einkaufs haben wir die Aussichten für Einkäufer bis zum Jahr 2030 beleuchtet. Dieser zweite Teil erinnert uns an die Notwendigkeit, die Einkaufsabteilungen auf die digitale Revolution vorzubereiten, unabhängig von ihrem derzeitigen Reifegrad, mit einer klaren Roadmap für das gesamte Unternehmen und einem soliden Pool an Talenten.

Einkaufsfunktion im Jahr 2030: Welche digitale Reife?

Laut dem kürzlich veröffentlichten Bericht „Deloitte Global CPO Survey 2021“ gehört die digitale Transformation mittlerweile zu den drei wichtigsten Prioritäten der Beschaffungsmanager und ist in den letzten Jahren stark angestiegen (+20% in nur zwei Jahren!). An erster Stelle steht nämlich die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, an zweiter Stelle die Senkung der Kosten.

Einkaufsabteilungen, die ihre digitale Transformation durchführen, müssen sich auf zwei Erfolgsfaktoren verlassen: Sie müssen sich auf eine klare digitale Unternehmensstrategie stützen und gleichzeitig eine ganzheitliche Vision der digitalen Transformation beibehalten (ohne bei der Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses stehen zu bleiben).

Während einige Unternehmen bei der digitalen Transformation noch in den Kinderschuhen stecken, gibt es eine Reihe von Ansätzen, mit denen Beschaffungsmanager die Geschäftsleitung davon überzeugen können, sich auf diesen Weg zu begeben. Dazu gehören die Durchführung einer Fallstudie auf der Grundlage von Marktführern, die Ausrichtung jedes Schritts auf die Unternehmensziele und die Suche nach einem einflussreichen Sponsor innerhalb des Unternehmens. Für Beschaffungsabteilungen, die sich bereits auf dem Weg zu einer formalen Strategie befinden, ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren, wie diese Umstellung in ihr Unternehmen passt und welche Technologien über die eigene Abteilung hinaus von echtem Nutzen für ihr Unternehmen sind.

Beschaffung im Jahr 2030: Welcher Fahrplan?

Um die Strategie der digitalen Transformation umzusetzen, muss der Einkauf Prioritäten bei den zu implementierenden Technologien setzen. Dazu ist es notwendig, einige Schlüsselfragen zu stellen:

• Welche Technologien sollten zuerst eingeführt werden?
• Welche sind für das Unternehmen am vorteilhaftesten?
• Welche haben die beste Kapitalrendite?
• Welche sind relativ einfach zu realisieren?

Laut der Deloitte-Studie gehören fortschrittliche Analysen, Kollaborationsnetzwerke und Robotic Process Automation zu den am häufigsten eingesetzten neuen Technologien in Einkaufsabteilungen.

Ein genauerer Blick auf die Best-in-Class-Organisationen, d.h. die erfolgreichsten und agilsten Unternehmen, zeigt dagegen, dass sie sich auch auf künstliche Intelligenz (KI) und prädiktive Analytik konzentriert haben. Denn Künstliche Intelligenz stellt eine große Herausforderung für Fachleute dar. Dies liegt daran, dass KI als eine der am schwierigsten zu implementierenden Technologien angesehen wird, aber auch als diejenige, die die größten Auswirkungen auf die Beschaffungsfunktion haben kann.

Die Funktion des Einkäufers im Jahr 2030: Welche Talente?

Um die Herausforderungen der Industrie 4.0 zu meistern, werden zunehmend digitale Fähigkeiten gefragt sein, aber auch Soft Skills wie Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, Agilität und Flexibilität.

Um diese Bedürfnisse zu antizipieren, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Beschaffungsfunktion auf dem neuesten Stand bleibt und sich kontinuierlich weiterbildet, um die Veränderungen in der Branche zu erfassen. Während die Einkaufsleiter einen Mangel an digitalen und sozialen Kompetenzen in ihren Teams feststellen, konzentriert sich die Ausbildung immer noch weitgehend auf technische Fähigkeiten wie strategische Beschaffung, Category Management,
Verhandlung usw.

Der Deloitte-Bericht unterstreicht, dass die besten Strategien für die Entwicklung von Talenten in Unternehmen heute immer noch individuelles Coaching, Mentoring und Feedback sind. Interessant ist auch, dass die erfolgreichsten und agilsten Unternehmen mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit wie die Mehrheit der Unternehmen auf Fast-Track-Programme für junge Talente oder Master-Studiengänge setzen.

Um in vollem Umfang von dieser digitalen Revolution zu profitieren, müssen Beschaffungsfachleute all diese Ansätze kombinieren, sich auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten und die richtigen Entscheidungen für ihre Karriere treffen. Aus diesem Grund werden diese Themen in den nächsten Abschnitten dieses Dossiers behandelt.

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Es ist heute eine Gewissheit: Mit den tiefgreifenden Veränderungen in unseren Volkswirtschaften und der fortschreitenden Digitalisierung wird sich der Einkauf zwangsläufig wandeln. Die große Frage, die sich heute stellt, ist jedoch, wie sich die Funktion des Einkaufs weiterentwickeln wird. Die ersten Aussichten sind ermutigend: Innerhalb der nächsten zehn Jahre wird die Einkaufsfunktion Aufgaben mit höherem Mehrwert, zweischneidige Chancen und eine neue strategische Position gegenüber anderen Abteilungen haben.

Funktion des Einkaufs im Jahr 2030: Wie werden die Aussichten sein?

Die Umgestaltung der Einkaufsfunktion scheint für die gesamte Gemeinschaft eine Selbstverständlichkeit zu sein. Die Fachleute sind davon überzeugt, dass sich der Beruf des Einkäufers in den nächsten zehn Jahren tiefgreifend verändert haben wird und dass er florierender denn je sein wird! Diese Perspektive ist Teil einer globalen Entwicklung, die seit mehreren Jahrzehnten stattfindet, von einer hauptsächlich administrativen Funktion zu einer strategischen Rolle bei der Verteidigung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Mit dem Aufkommen neuer Technologien kristallisiert sich diese Vision um die Automatisierung zeitaufwändiger, sich wiederholender Vorgänge mit geringem Mehrwert für die Einkaufsteams heraus. Es stimmt, dass Einkäufer heute Aufgaben wahrnehmen, die zu gleichen Teilen operativ und strategisch sind. In geringerem Maße gilt dieses Muster auch für die Einkaufsleiter, die trotz ihrer strategischen Rolle noch rein operative Aufgaben haben!

Laut der Deloitte 2021 Global Chief Procurement Survey, für die fast 400 Entscheidungsträger aus 40 Ländern befragt wurden, setzt bereits mehr als ein Drittel der Beschaffungsabteilungen flexible Automatisierungsmethoden und -werkzeuge ein, um die Flexibilität zu erhöhen und volatile Arbeitsbelastungen besser zu bewältigen. In diesem Zusammenhang unterstreicht dieselbe Studie, dass Robotic Process Automation die digitale Technologie ist, die in den agilsten und erfolgreichsten Unternehmen am besten eingesetzt wird. Wahrscheinlich ist sie deshalb so weit fortgeschritten in den Unternehmen, weil sie verspricht, die betriebliche Leistung und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Solche Werkzeuge können in der Tat routinemäßige und standardisierte Prozesse ausführen, die einfachen Regeln folgen.

Einkaufsfunktion bis 2030: Welche Gefahren und Chancen gibt es?

Da wir uns in einer noch nie dagewesenen Situation befinden, richtet sich die Aufmerksamkeit der Einkäufer auf die wichtigsten Folgen dieser Gesundheits- und Wirtschaftskrise: wirtschaftliche Deflation, die Auswirkungen der Pandemie und die Widerstandsfähigkeit der Lieferanten. Mit Blick auf das Jahr 2030 ergibt sich ein differenzierteres Bild. Es stellt sich heraus, dass die größten Chancen für die Beschaffungsfunktion auch ihre größten Gefahren sind. Wir können insbesondere auf drei große Herausforderungen hinweisen, die sich als besonders zweischneidig erweisen.

Technologischer Fortschritt

Technologien sind äußerst vielversprechend, sei es zur Übernahme von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung oder zur Unterstützung von Einkaufsteams bei der Entscheidungsfindung, aber diese Werkzeuge müssen beherrscht werden!

Anwerbung und Bindung von Talenten

Auf einem zunehmend unbeständigen Arbeitsmarkt wird es sowohl leicht sein, Talente anzuwerben, als auch schwierig, sie zu halten. Zumal es im Jahr 2030 (noch mehr als heute) notwendig sein wird, das Zusammenleben der verschiedenen Generationen am Arbeitsplatz zu managen.

Reputation und Markenimage

Mit der Vervielfältigung der Medien und Kommunikationsmittel ist das Markenimage ebenso entscheidend wie fragil, sei es, um Talente anzuziehen oder um Kunden zu überzeugen.

Es ist interessant festzustellen, dass diese drei Themen untrennbar miteinander verbunden sind: Langfristig werden neue Talente in Unternehmen arbeiten wollen, die über ein tugendhaftes, robustes Unternehmensimage verfügen und die den digitalen Wandel erfolgreich vollzogen haben. Im Gegenzug sind es dieselben Talente, die dazu beitragen, das Ansehen und den digitalen Wandel in ihrem Unternehmen zu fördern. Natürlich werden sich in den nächsten Jahren viele weitere Chancen und Gefahren um die Einkaufsfunktion drehen, allen voran Branchenumbrüche, geopolitische Schocks und Cybersicherheit.

Die Funktion des Einkäufers im Jahr 2030: Wie wird der Beruf wahrgenommen?

In zehn Jahren wird die Beschaffungsfunktion weder vollständig automatisiert noch ausgelagert sein. Stattdessen werden die Einkaufsteams als eine agile Gruppe von strategischen Beratern innerhalb ihrer Unternehmen angesehen. Weit entfernt von dem negativen Image des „Kostenkillers“, das ihm lange Zeit anhaftete, wird der Einkauf unbestreitbar an Einfluss bei all seinen Stakeholdern gewonnen haben, um ein guter Stratege und ein echter „Geschäftspartner“ zu werden. In dieser Dynamik wollen viele Entscheider den Einkaufsleiter bereits in einen „Value Director“ umbenennen.

Dieser Positionswechsel lässt sich vor allem durch die Entwicklung ihrer Aufgaben erklären. Die Kostenreduzierung wird nicht mehr die oberste Priorität sein. Abgesehen von rein wirtschaftlichen Erwägungen werden sich die Einkäufer auf die Innovation der Lieferanten und den verantwortungsvollen Einkauf konzentrieren, um einen Mehrwert zu schaffen.

In Anbetracht dieser Perspektiven muss sich der Einkauf darauf konzentrieren, seine Ergebnisse hervorzuheben, seinen Mehrwert zu demonstrieren und so die Gesamtzufriedenheit der Beteiligten zu verbessern. Laut dem oben erwähnten Bericht von Deloitte gibt es noch Raum für Verbesserungen, wenn man sich den wichtigsten Leistungsindikator für die Zufriedenheit der internen Kunden genauer ansieht: 24% der befragten Einkaufsabteilungen überwachen diesen Indikator noch nicht, während 12% von ihnen ihre Ziele nicht erreichen.

Die Zukunft der Beschaffungsfunktion bis 2030 ist spannend, wirft aber auch Fragen über ihren Fahrplan und die Entwicklung ihrer Berufe auf.

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