Der indirekte Einkauf spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung der Ausgaben eines Unternehmens. Entdecken wir das Berufsbild! Sind Sie bereit?

Über den indirekten Einkauf

Was ist die Aufgabe?

In den letzten Jahren haben die Abteilungen für indirekte Beschaffung in großen Unternehmen eine entscheidende Rolle gespielt. Dieser Bereich befindet sich im Umbruch, denn die Unternehmen erkennen zunehmend das Einsparungspotenzial, welches durch diese oft unterbewerteten nicht strategischen Einkäufe erzielt werden kann. Angesichts der wachsenden Zahl von Kategorien und der zu verwaltenden Lieferkette ist es jedoch keine leichte Aufgabe für indirekte Einkäufer, diese Einsparungen zu erzielen. Die Rolle dieses Einkäufers besteht darin, unseriöse Ausgaben im gesamten Unternehmen zu unterbinden und die Beziehungen zu den zahlreichen Interessengruppen zu stärken.

Was ist indirekte Beschaffung?

Die indirekte Beschaffung spielt eine wichtige Rolle für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen. Es kann sich um Produkte oder Verbrauchsmaterialien handeln, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Diese Art von Einkäufen unterscheidet sich von den direkten Einkäufen, die als „produktive“ oder „strategische“ Einkäufe bezeichnet werden. Die indirekte Beschaffung, die lange Zeit vernachlässigt wurde, hat heute eine strategische Bedeutung erlangt. Die Verwaltung der Ausgaben und die Senkung der indirekten Kosten in dieser Beschaffungskategorie sind Schlüsselstrategien zur Verbesserung der Gewinnspannen und zur Anpassung der Kostenstruktur eines Unternehmens an das Geschäftsklima. Vor diesem Hintergrund haben die Unternehmen begonnen, ihre Beschaffungsabteilungen neu zu organisieren. Die Bedeutung, die der indirekten Beschaffung beigemessen wird, ist jedoch sehr unterschiedlich. Obwohl sie in einigen Fällen noch als nachrangig angesehen wird, rückt sie zunehmend in den Mittelpunkt von Optimierungsmaßnahmen, wobei einige Unternehmen für diese Kategorie sogar die gleichen Ansätze verfolgen wie für die strategische Beschaffung.

Stärken und Schwächen

Auf der ProcureCon Indirect Europe 2019 haben die indirekten Einkäufer eine Bestandsaufnahme ihrer Fähigkeiten vorgenommen. Während sie der Meinung waren, dass sie die Logistik und das Management ihrer Produktkategorien und ihrer Lieferanten beherrschen, sahen sie dennoch Verbesserungspotenzial beim Stakeholder-Management sowie bei der nachhaltigen und verantwortungsvollen Beschaffung. In Bezug auf das Risikomanagement waren die Ergebnisse uneindeutig, was höchstwahrscheinlich darauf zurückzuführen ist, dass sich das regulatorische Umfeld und die Risiken ständig ändern und ständige Wachsamkeit erfordern.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Das Wichtigste – Zwischenmenschliche Fähigkeiten, an der Schnittstelle zwischen emotionaler und sozialer Intelligenz, sind zweifellos die Voraussetzungen für die Funktion des indirekten Einkaufs, zusammen mit drei Schlüsselbegriffen.

1. Wissen: Francis Bacon sagte, dass Wissen selbst Macht ist. Dieses Zitat trifft perfekt auf die Welt der Beschaffung zu. Um den Bedürfnissen ihrer internen Kunden gerecht zu werden, müssen indirekte Einkäufer ihr Unternehmen, ihre Geschäftsbereiche, ihre Mitarbeiter und deren Bedürfnisse und vieles mehr genau kennen. Um einen Mehrwert zu schaffen, müssen sie auch ihr Umfeld, ihre Lieferanten und Innovationen im Auge behalten, um neue Möglichkeiten zu schaffen. Ihre Beziehungen zu den Mitarbeitern werden im Laufe der Zeit ausgebaut, um die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen zu verbessern.
2. Kommunikation: Um eine Verbindung zu ihren Stakeholdern herzustellen, müssen indirekte Einkäufer in der Lage sein, die wichtigsten Informationen, über die sie verfügen (Kosten, Risiken usw.), in eine Sprache zu übersetzen, die für alle zugänglich und leicht verständlich ist. Die Herausforderung besteht darin, dass sie es mit einer Vielzahl von Partnern zu tun haben: Nutzer und Entscheidungsträger aus unterschiedlichen Kulturen und Hierarchieebenen!
3. Kollaboration: Zuhören, Diskutieren und Reflektieren mit den Stakeholdern ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauensbeziehungen, die Unterstützung Ihres Netzwerks und somit für die Schaffung von Werten. Versuchen Sie einmal, IT-Medien oder Software, die im Unternehmen weit verbreitet sind (z.B. das E-Mail-System), zu ändern, ohne die IT-Teams oder sogar die Endnutzer zu konsultieren! Ein solcher Ansatz wäre zum Scheitern verurteilt.

Was sind die Ziele der indirekten Einkäufer?

Die Position des indirekten Einkäufers umfasst viele Aufgaben und vereint fünf Hauptziele, die alle mit der Beschaffung verbunden sind, aber eine spezifische Strategie erfordern:

1. Kostenreduzierung

Da das Sparen von Geld eine zentrale Rolle spielt, konzentrieren sich indirekte Einkäufer vor allem auf die Gesamtbetriebskosten ihrer Einkäufe, auf die ordnungsgemäße Ausführung von Verträgen und auf die Beseitigung unzulässiger Ausgaben.

2. Förderung von Innovation und Unternehmensumwandlung

Die Digitalisierung des Bereichs und seiner Prozesse hat höchste Priorität. Durch den Einsatz einer effizienten E-Procurement-Lösung können die indirekten Einkäufer einige der Schwierigkeiten überwinden, mit denen sie konfrontiert sind, wie z.B. eine zu große Verwaltungslast oder eine mangelnde Transparenz der Ausgaben. Allerdings müssen sie auch den Einkaufsleiter bei der Einführung dieser Instrumente unterstützen. Indirekte Einkäufer spielen auch die Rolle von Innovationsmotoren, insbesondere durch ihre Lieferantenbeziehungen. Sie überwachen und beraten über innovative Lösungen, um die Bedürfnisse ihrer internen Kunden zu erfüllen.

3. Aufbau eines effektiven Netzwerks

Indirekte Einkäufer müssen sich als wichtige Partner für ihre Interessengruppen positionieren. Sie müssen interne Kunden einbeziehen und engagieren und gleichzeitig ihre Lieferantenbeziehungen mit dem Ziel langfristiger Partnerschaften ausbauen.

4. Ein Beitrag zur CSR

Die soziale Verantwortung der Unternehmen ist zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal in allen Bereichen des Geschäftslebens geworden, für Kunden und Partner gleichermaßen. Indirekten Käufern kommt daher eine Schlüsselrolle zu, insbesondere auf europäischer Ebene durch “Made in Europe”. Dieses Engagement in kleinerem Maßstab senkt die Kosten und fördert gleichzeitig die Beschäftigung und die Wirtschaft auf lokaler Ebene. Eines ihrer Ziele ist es daher, bestimmte CSR-Kriterien in ihre Beschaffungspolitik zu integrieren und diese Kriterien mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

5. Risiken managen

Indirekte Einkäufer müssen sich an ein zunehmend restriktives regulatorisches Umfeld anpassen. Die Lieferantenrisiken sind umso akuter, wenn ein großes Portfolio und zahlreiche Transaktionen verwaltet werden. Um diese Risiken zu beherrschen, müssen indirekte Einkäufer eng mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten und während der gesamten Vertragslaufzeit die Lieferantenrisiken im Auge behalten. Die Zusammenarbeit ist ein integraler Bestandteil der Rolle, da indirekte Einkäufer mit einem großen Netzwerk interagieren, zu dem Geschäftsabteilungen, das allgemeine Management und Lieferanten gehören. Es ist kein Zufall, dass indirekte Einkäufer heute als „Geschäftspartner“ bezeichnet werden!

Schlussfolgerung: Wie wird man ein indirekter Einkäufer?

Indirekte Beschaffungsteams verwalten eine Vielzahl von Produktkategorien, Lieferanten und internen Kunden. Dies ist auch eines der Hauptmerkmale, die diese Funktion vom strategischen Einkauf unterscheiden: Sie interagiert mit einer großen Anzahl von Interessengruppen.

Bestimmte Fähigkeiten sind in der Welt des Beschaffungswesens nach wie vor unverzichtbar, doch müssen indirekte Einkäufer spezifisches Know-how und zwischenmenschliche Fähigkeiten entwickeln, um ihre Ziele zu erreichen. Bevor sie sich auf Stellenangebote für eine Stelle als indirekter Einkäufer bewerben, haben die Kandidaten in der Regel eine Wirtschaftsschule besucht.