Dieser Artikel, welcher sich in drei Hauptteile gliedert, zielt darauf ab, die Auswirkungen der digitalen Transformation auf den Einkauf zu analysieren und vorherzusehen, wie sich der Einkauf neu erfinden muss. Nach einem ersten Teil über die Digitalisierung des Einkaufs wurde im zweiten Teil die Transformation der Einkaufsfunktion im Dienste der Kundenzufriedenheit beleuchtet. Sehen wir uns nun an, wie die Einkäufer lernen müssen, mit Maschinen zu arbeiten, und welche Fähigkeiten sie entwickeln müssen.

Dieser dritte Abschnitt über die neuen Kompetenzen der Einkaufsfunktion ist in zwei Teile gegliedert:

1. Kompetenzen und Qualifikation im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Einkaufs;
2. Die Grundlagen der Lebenskompetenz.

1. Qualifikationen im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Einkaufs

Neue Technologien werden den Beruf des Einkäufers sowohl aufwerten als auch seine Konturen neu zeichnen. Folglich muss der Einkauf neue Fähigkeiten entwickeln, die sich an der Grenze zwischen Know-how und zwischenmenschlichen Fähigkeiten bewegen, um die Digitalisierung des Einkaufs zu bewältigen.

Digitale Werkzeuge beherrschen

Da die Einkäufer bald täglich auf neue Technologien (künstliche Intelligenz, Big Data, Blockchain…) angewiesen sein werden, müssen sie diese vollständig beherrschen. Sie müssen zu echten Technikfreaks werden, um diese neuen Instrumente besser zu verstehen und sich in diesem Bereich kontinuierlich weiterzubilden. Laut der Deloitte-Umfrage 2021 unter Einkaufsleitern ist dieses Know-how eine der wichtigsten Fähigkeiten für Einkaufsteams und ihr Management.

Stärkung der Fähigkeiten zum kritischen Denken

Es ist unbestreitbar, dass Maschinen einen gewaltigen Leistungshebel darstellen. Sie können Operationen viel schneller als Menschen durchführen, ohne Fehler zu machen, und arbeiten 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr. Es fehlt ihnen jedoch noch an kritischem Denken, Sensibilität und Kreativität, um Konzepte zu entwickeln. Durch die Kombination von maschineller Ausführung und eigenem kritischen Denken werden Einkäufer in der Lage sein, diese Daten zu analysieren, zu verarbeiten und zu nutzen, um besser mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten und sie zu beeinflussen.

Entwicklung des rechnerischen Denkens

Computational Thinking ist keineswegs eine Domäne der Informatiker, sondern ein ganzheitlicher Ansatz zum Verständnis von und zur Interaktion mit Maschinen. Mit anderen Worten: Die Käufer werden lernen müssen, mit dem Computer zu sprechen. Mit Hilfe praktischer Methoden werden sie in der Lage sein, Probleme zu formulieren und zu lösen, indem sie Algorithmen und Rechengeräte einsetzen. So können sie beispielsweise ein Problem in mehrere Teile aufteilen, die die Technologien nacheinander lösen können.

2. Die Grundlagen der Lebenskompetenzen

Auch wenn technische Fähigkeiten immer noch die vorrangige Investition für Kaufentscheider sind, wird die Bedeutung von Soft Skills zunehmen, bis sie für das Unternehmen unerlässlich werden. Es stimmt, dass in unserem sich ständig verändernden Umfeld das Know-how im Gegensatz zu den persönlichen Qualitäten veralten kann. Der Einkauf wird sich daher auf seine emotionale und relationale Intelligenz verlassen müssen, um fünf „Soft Skills“ zu stärken.

1. Die Beziehung

Die Interaktion und der Aufbau von Vertrauen mit den Stakeholdern ist eine rein menschliche Fähigkeit und lässt sich am wenigsten automatisieren. Die Entwicklung von emotionaler und sozialer Intelligenz ist notwendig, um die Menschen, mit denen man zu tun hat, besser zu verstehen, um zu wissen, wie man sich positioniert, und um sich an unterschiedliche Kontexte anzupassen. Die zwischenmenschlichen Beziehungen bilden den Rahmen für die Tätigkeit des Einkäufers und tragen somit zur Entwicklung anderer wichtiger Fähigkeiten bei.

2. Die Zusammenarbeit

Diese Fähigkeit ist unerlässlich, da die Einkaufsabteilungen bereichsübergreifend mit allen Abteilungen des Unternehmens und mehreren Lieferanten zusammenarbeiten. Um effektiv in einem Team arbeiten zu können, muss der Einkäufer der Zukunft mehrere Qualitäten in sich vereinen: Kommunikation, Zuhören, Anpassungsfähigkeit usw. Wenn die Zufriedenheit der internen Kunden zu einer echten Priorität in den Einkaufsabteilungen wird, dürfte dieser Begriff an Bedeutung gewinnen. Auf der Seite der Partner werden die Demokratisierung der offenen Innovation und die gemeinsame Entwicklung von Lösungen die Bedeutung dieses Know-hows verstärken.

3. Der Einfluss

Die Fähigkeit, Einfluss zu nehmen, ist für Einkäufer von entscheidender Bedeutung, denn sie müssen ihr Umfeld beeinflussen, um ihre Ziele zu erreichen, aber auch die Stakeholder von der Relevanz ihrer Strategien überzeugen. Dies erfordert die Entwicklung von Führungsqualitäten durch Transparenz, Bescheidenheit und vor allem durch die Anpassung der eigenen Kommunikation an den jeweiligen Gesprächspartner.

4. Die Kreativität

Der Einkäufer der Zukunft wird eine neue, neugierige und innovative Sichtweise haben, um die Herausforderungen zu meistern, die ihn erwarten, zumal eine seiner Aufgaben künftig darin bestehen wird, zur Innovation beizutragen. Die Entwicklung ihres Erfindungsreichtums und ihrer Vorstellungskraft sowie die Beherrschung bestimmter kreativer Methoden und Prozesse (Ideenfindung, Design Thinking, Mind Mapping usw.) sind von wesentlicher Bedeutung.

5. Die Anpassungsfähigkeit

Im Zeitalter der digitalen Revolution ändert sich alles sehr schnell: Werkzeuge, Geschäftspraktiken, Bedürfnisse, Vorschriften… Der Einkäufer der Zukunft muss den Wandel nicht nur akzeptieren und sich flexibel anpassen, er muss ihn sich vor allem zu eigen machen. Das bedeutet, dass sie eine aktive (und nicht passive) Haltung einnehmen und sich persönlich engagieren müssen, indem sie sich offen und neugierig zeigen.

Diese Fähigkeiten, ob es sich nun um Fachwissen oder zwischenmenschliche Fähigkeiten handelt, konvergieren zu Beziehungs- und digitalen Fähigkeiten, den Eckpfeilern des Berufs des Einkäufers von morgen. Mit einer erfolgreichen Digitalisierung wird der Einkauf zu einem wichtigen Akteur in der Unternehmensstrategie, der das Unternehmen mit neuen Methoden bei seinem Wachstum und seiner Transformation unterstützt.

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Dieser Artikel zielt in drei Hauptteilen darauf ab, die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Beschaffungsfunktion zu analysieren und die Schlüssel zu identifizieren, die es dieser Funktion ermöglichen, sich neu zu erfinden. Nach einem ersten Teil über die Digitalisierung des Einkaufs sehen wir uns nun an, wie die Einkaufsabteilungen wertvolle Zeit gewinnen können, um sich auf ein grundlegendes Element ihrer Arbeit zu konzentrieren: die interne Kundenzufriedenheit.

Dieser zweite Teil über die Umstrukturierung des Unternehmens ist in zwei Teile gegliedert:

1. Zusammenarbeit als Kernstück dieser Transformation;
2. Die Buyer’s Journey der Zukunft.

1. Zusammenarbeit als Kernstück dieser Transformation

Befreit von ihren zeitraubenden Aufgaben und unterstützt durch die neuen Technologien, können sich die Einkäufer Aufgaben mit größerem Mehrwert widmen und dabei ihre rein menschlichen Fähigkeiten optimal nutzen. Zwei Themen werden dann Vorrang haben: eine aktivere Beteiligung an der Unternehmensstrategie und ein größerer Beitrag zur Zufriedenheit der Stakeholder. Diese Fragen, die für den Beruf des Einkäufers von zentraler Bedeutung sind, werden derzeit aus Zeit- und Ressourcenmangel kaum behandelt. Der Einkauf wird meist als operativ und reaktiv wahrgenommen und kämpft noch immer darum, sich als echter Geschäftspartner zu positionieren, der Werte für das Unternehmen schafft.

Dieses Image ist vor allem auf die mangelnde Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Einkaufsabteilungen und anderen Abteilungen zurückzuführen. Wie die Deloitte-Umfrage 2021 unter Chief Procurement Officers zeigt, erreichen mehr als ein Drittel der Beschaffungsabteilungen ihre internen Kundenzufriedenheitsziele nicht oder haben einfach keine Leistungsindikatoren zu diesem Thema. Dies zeigt, dass es noch viel zu tun gibt, um sicherzustellen, dass die internen Kunden von ihren Einkaufskollegen besser unterstützt werden und dass sie die Vorteile erkennen, die dies mit sich bringen kann.

In diesem Bild dürfen wir die Partner nicht vergessen, die eine wichtige Rolle bei der Ausübung der Einkaufsfunktion spielen. Deshalb müssen die Einkäufer auch ihre Beziehungen zu ihren Lieferanten stärken, um besser zusammenzuarbeiten, Innovationen zu fördern und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Wie Sie sehen, muss der Aufbau von Beziehungen zu allen Beteiligten die nächste Priorität für die Einkaufsabteilungen sein, um ihren Mehrwert zu demonstrieren.

2. Die Buyer ́s Journey der Zukunft

Wir sollten uns fragen: Wie wird der Beruf des Einkäufers langfristig aussehen, wenn die Einkaufsabteilungen ihre digitale Transformation abgeschlossen haben? Der Beschaffungsprozess wird mit Sicherheit auf die Zufriedenheit der internen Kunden ausgerichtet sein. Dieses Phänomen wird sich in fünf großen Phasen widerspiegeln, die mehr denn je auf Beziehungen ausgerichtet sind.

Der fünfstufige Kaufprozess

Analyse

Neue Technologien (Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge usw.) werden es ermöglichen, eine wachsende und phänomenale Menge an internen und externen Daten zu integrieren und zu analysieren. Die erzielten Ergebnisse, die immer präziser und relevanter werden, ermöglichen es den Einkaufsteams, die Qualität ihrer Antworten zu verbessern und ihre Strategie auf der Grundlage konkreter Informationen zu optimieren.

Verstehen

Einkäufer können und sollten mehr Zeit mit internen Kunden verbringen, um deren Bedürfnisse und Probleme im Vorfeld besser zu verstehen: Wie suchen sie nach Produkten, was sind ihre Kaufkriterien, welche Kanäle nutzen sie für ihre Bestellungen usw.?

Sobald Sie den Einkaufszyklus festgelegt haben, sollten Sie einen ständigen Konsultations- und Berichterstattungsprozess einrichten. Regelmäßige Besuche vor Ort und das Einholen von Rückmeldungen werden es ermöglichen, die zuvor von den Technologien aufgestellten Hypothesen zu bestätigen oder zu überarbeiten. Durch die Einbeziehung interner Kunden im Vorfeld ihrer Entscheidungen können die Einkaufsabteilungen sie wertschätzen und schrittweise ein Vertrauensverhältnis aufbauen.

Bereitstellung

Nach Angaben von McKinsey&Company scheitern 70% der Veränderungsprogramme an ihren Zielen, vor allem wegen des Widerstands der Mitarbeiter und der mangelnden Unterstützung durch das Management. Für die Einkaufsabteilungen ist es daher wichtig, sich bei der Einführung auf die Kommunikation zu konzentrieren. Es ist wichtig, die internen Kunden zu unterstützen, den Sinn der getroffenen Maßnahmen zu verstehen und die Einführung zu überwachen. Dies trägt nicht nur dazu bei, die Beteiligten für die Veränderung zu gewinnen, sondern auch, die notwendigen Korrekturmaßnahmen schnell zu ermitteln.

Fortschritt

Nach der Einführung ist es unerlässlich, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuleiten, um den langfristigen Erfolg und die ständige Verbesserung sicherzustellen. Dazu gehört auch die Entwicklung einer Feedback-Kultur zwischen den Beteiligten und den Beschaffungsabteilungen. Letztere sollten ihre – positiven oder korrigierenden – Meinungen einholen, um die bestehenden Verfahren und Instrumente zu verbessern. Damit werden zwei Ziele verfolgt: die Optimierung der Leistung, aber vor allem die Einbeziehung der Betroffenen.

Lernen

Da sich die Welt in rasantem Tempo weiterentwickelt, ist es unerlässlich, seine Neugierde zu kultivieren, sein Wissen aufrechtzuerhalten und sein Umfeld aufmerksam zu beobachten, um sich in seinem Beruf weiter zu verbessern. Das bedeutet, dass wir den technologischen Fortschritt und seine Anwendungen verstehen und den Wettbewerb, die Umwelt und die Vorschriften überwachen müssen. Dazu hat jeder Käufer seine eigene Methode: Lesen, Konferenzen, E-Learning, soziale Netzwerke, Beratung usw.

Sie bereichern sich nicht nur persönlich und beruflich, sondern können sich auch als Experten positionieren und einen echten Mehrwert erbringen: zum einen für das Unternehmen, indem sie dieses Wissen in seine Strategien integrieren, zum anderen aber auch für die internen Kunden, indem sie sie proaktiv über die sie betreffenden Auswirkungen informieren.

Mit Hilfe der digitalen Transformation können die Einkaufsabteilungen die Beziehungen wieder in den Mittelpunkt des Einkaufsprozesses stellen, um zur Unternehmensstrategie beizutragen und die Zufriedenheit aller Beteiligten, insbesondere der internen Kunden, zu verbessern. Um dies zu erreichen, sind bestimmte Schlüsselkompetenzen, sowohl im Bereich des Fachwissens als auch im zwischenmenschlichen Bereich, unerlässlich.

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Nach Mechanik, Elektrizität und Elektronik stehen wir am Beginn der 4. industriellen Revolution. Neue Technologien oder Cybersysteme stehen im Mittelpunkt dieses unaufhaltsamen Wandels (Big Data, künstliche Intelligenz, Blockchain, Internet der Dinge usw.), welcher alle Berufe betrifft, auch den des Einkäufers. Für letztere zeichnet sich bereits eine Zukunft ab, in der neue Technologien bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung übernehmen werden, die bisher in der Verantwortung des Menschen lagen.

Dieser erste Abschnitt über die Digitalisierung des Einkaufs gliedert sich in drei Teile:

1. Der Weg zur Prozessautomatisierung;
2. Die wichtigsten bahnbrechenden Technologien;
3. Die Hindernisse bei der Digitalisierung des Einkaufs.

1. Der Weg zur Prozessautomatisierung

Heute führen die Einkaufsteams immer noch Aufgaben mit geringer Wertschöpfung aus. Ihr Arbeitstag besteht sowohl aus operativen als auch aus strategischen Aufgaben. Einige dieser operativen Aufgaben könnten jedoch neuen Technologien übertragen werden, und zwar auf kostengünstigere Weise.

Die Abbildung des gesamten Beschaffungszyklus, von der Entwicklung der Beschaffungsstrategie bis zur Zahlung und Ausgabenanalyse, zeigt, dass fast 40% der Aufgaben automatisiert werden können, so eine Studie von McKinsey & Company. Dieses Automatisierungspotenzial gilt insbesondere für den Procure-to-Pay (P2P)-Prozess, wobei Zahlung und Rechnungsstellung ganz oben auf der Liste stehen.

Da die operativen Aufgaben die zeitaufwändigsten, aber auch die am wenigsten wertschöpfenden für Beschaffungsteams sind, stellt die Automatisierung einen gewaltigen Hebel zur Effizienzsteigerung dar. Laut der kürzlich veröffentlichten Deloitte 2021 Global Chief Procurement Officer Survey haben mehr als 30% der Beschaffungsabteilungen bereits Automatisierungsmethoden und -werkzeuge implementiert, um die Flexibilität zu erhöhen und die Volatilität der Arbeitsbelastung besser zu bewältigen.

2. Die wichtigsten bahnbrechenden Technologien

Neue Technologien werden ständig weiterentwickelt und erweitern ihren Anwendungsbereich. Für die Einkaufsfunktion werden fünf Hauptlösungen eine wichtige Rolle bei der digitalen Transformation spielen.

Digitalisierung

Die ersten Lösungen für die Digitalisierung von Source-to-Contract- und Procure-to-Pay-Prozessen erschienen in den 2000er Jahren, beispielsweise mit elektronischen Katalogen und E-Procurement. Die Unternehmen haben sich mit diesen Instrumenten vertraut gemacht und sind inzwischen relativ weit fortgeschritten in diesem Bereich. Heute haben die Einkaufsabteilungen vor allem die Prozesse mit geringerer Wertschöpfung digitalisiert, wie z.B. Zahlungen oder Bestellanforderungen. Die Herausforderung für die Unternehmen besteht nun darin, diese Digitalisierung fortzusetzen, um alle transaktionalen und logistischen Prozesse zu entmaterialisieren.

Automatisierung von Robotikprozessen

Diese Technologie, die auch als Robotic Process Automation bezeichnet wird, ermöglicht es, eine Reihe von vorprogrammierten Aktionen automatisch und nach festgelegten Regeln auszuführen. Mit dieser Lösung können sich wiederholende Aufgaben mit geringem Mehrwert automatisiert werden, die bisher von den Einkaufsteams durchgeführt wurden, z.B. die Bearbeitung von Rechnungen und die Validierung von Kaufanträgen. Laut dem Deloitte-Bericht wird die robotergestützte Prozessautomatisierung bereits von 17% der Einkaufsabteilungen eingesetzt.

Künstliche Intelligenz

Durch die Analyse großer Datenmengen, sowohl strukturierter als auch unstrukturierter, erleichtert Künstliche Intelligenz die Entscheidungsfindung und regt diese sogar an. Das Interesse der Kaufentscheider an dieser Technologie nimmt zu: Heute nutzen fast 5% von ihnen diese Technologie und 15% testen sie derzeit, wie aus einer von Deloitte durchgeführten Studie hervorgeht.

Blockchain

Blockchain speichert und überträgt Informationen sicher und transparent für alle Beteiligten, ohne eine zentrale Kontrollinstanz. Nach Angaben von Deloitte nutzen bisher nur 2% der Einkaufsabteilungen diese Technologie, und sie ist in den Unternehmen noch nicht weit verbreitet, obwohl sich immer mehr Unternehmen dafür interessieren. Die Blockchain, die oft mit einem virtuellen Hauptbuch verglichen wird, könnte dazu beitragen, Lieferantenverträge zu zertifizieren, Lieferungen zu sichern und die Transparenz von Ausschreibungen zu gewährleisten.

Das Internet der Dinge (IoT)

Vernetzte Objekte (aber auch Geräte oder Dienste) sammeln und übermitteln Daten über das Gerät selbst, den Nutzer oder die Umgebung. Diese auf Konnektivität basierenden Lösungen können zum Beispiel für die Bestandsverwaltung oder die Nachverfolgung von Lieferungen nützlich sein.

Auch wenn ihre Einführung schrittweise erfolgt und von den Bedürfnissen der einzelnen Unternehmen abhängt, werden alle diese Technologien letztendlich dazu beitragen, die Einkaufsprozesse zu automatisieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern und vor allem den Einkaufsteams viel Zeit zu ersparen.

3. Die Hindernisse für die Digitalisierung des Einkaufs

Die Einkaufsabteilungen sind sich des Potenzials der neuen Technologien bewusst und wollen sich in diese Richtung bewegen. Allerdings stehen sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen vor drei großen Hindernissen.

1. Die Qualität der Daten

Nach Angaben von IDC erreichte das weltweit erzeugte und replizierte Datenvolumen im vergangenen Jahr mit 64,2 Zettabyte ein Rekordhoch. Bis 2025 wird dieses Phänomen voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate von 23% zunehmen. Die größte Herausforderung für die Einkaufsabteilungen ist die explosionsartige Zunahme des Datenvolumens und insbesondere der Datenqualität. Sind die Daten einmal erhoben, können sie fehlerhaft, unvollständig oder nicht standardisiert sein. Der Mehrwert der Technologien ist jedoch nur dann von Bedeutung, wenn die Qualität der ausgewerteten Daten hoch ist.

2. Mangelnde Integration

Die IT-Anwendungen und -Tools, die Unternehmen heute einsetzen, können die Anwendung neuer Technologien einschränken, insbesondere im Hinblick auf die Integration.

3. Das zugewiesene Budget

Um diese Art von Technologie zu implementieren, stehen Unternehmen oft vor einem Mangel an Budget oder begrenzten Mitteln. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und das Budget nach dem Return on Investment zu planen.

Die Digitalisierung des Einkaufs, die durch die Entwicklung neuer Technologien vorangetrieben wird, erweist sich für die Einkaufsabteilungen als ein gewaltiger Leistungshebel. Die Aussichten sind stimulierend: Aufgaben mit höherem Mehrwert, strategischere Missionen und erfülltere Teams bei der Arbeit.

Jetzt Teil 2: „Der Wandel des Berufsstandes“ lesen

Die durch Covid-19 ausgelöste Gesundheits- und Wirtschaftskrise hat die Einkaufsfunktion in den Unternehmen auf den Kopf gestellt. Da sie im Zentrum des Tumults stand, ändern sich ihre Prioritäten kurz- und mittelfristig. Um die Situation zu klären, trafen sich die Führungskräfte der Unternehmen, um über die Positionierung und die Verantwortung der Einkaufsfunktion innerhalb ihrer Organisation angesichts der Herausforderungen von morgen zu diskutieren.

Wie Covid-19 die Karten für die Einkaufsfunktion in Unternehmen neu mischt

Laurent Tardif, Vorsitzender und CEO der Prysmian Group Sud Europe, eröffnete die Debatte, indem er an die Auswirkungen der Gesundheitskrise auf die Einkaufsfunktion erinnerte: „Der Schock, den wir erlebt haben, hat diese zentrale Einkaufsfunktion, die natürlich an allen unseren Sitzungen und Covid-Ausschüssen beteiligt war, noch stärker hervorgehoben.“ Bei dem italienischen Hersteller von Energie- und Telekommunikationskabeln hatte die Einkaufsabteilung eine dreifache Aufgabe: Sie sollte den notwendigen Vorrat an persönlicher Schutzausrüstung für die Mitarbeiter sicherstellen, den reibungslosen Ablauf der Produktion gewährleisten, aber auch die mit den Lieferungen verbundenen Risiken ermitteln.

Wir alle haben es erlebt: Während der Pandemie hat die Einkaufsfunktion in den Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Heute hofft sie, daraus Kapital schlagen zu können, um ihre strategische Position zu festigen. Wenn die Dringlichkeit der ersten Monate der Krise vorbei ist, werden die Einkaufsabteilungen immer noch mobilisiert, wobei zwei Prioritäten auf der Tagesordnung stehen:

1. Kostensenkung

Selbst die Organisationen, die in der Lage waren, eine Pandemie zu überstehen und weiterzuarbeiten, müssen sich nun auf eine Zeit der Instabilität einstellen. Um die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten, müssen die Beschaffungsabteilungen zweifelsohne Kosten einsparen. Der Unterschied ist, dass sie es jetzt anders machen. Es geht nicht mehr darum, mit den Lieferanten die Preise zu senken, sondern Hand in Hand mit ihnen zu arbeiten, um die Produktivität zu verbessern, und zwar in einer für die verschiedenen Beteiligten positiven Logik. Dabei geht es zum Beispiel um die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen, die Steigerung der Effizienz, die Verringerung von Abfällen, die Lieferung von Produkten „just in time“ usw.

2. Sicherung der Lieferketten

Da unsere Lieferketten miteinander vernetzt sind, hat Covid-19 neue Risiken aufgezeigt. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, die Risikomanagementprogramme zu beschleunigen und zu verbessern, und zwar von Beginn des Lieferantenreferenzierungsprozesses an und während des gesamten Lebenszyklus der Lieferanten. Jean-Philippe Riehl, Direktor für Risikokontrolle und Konzernrevision bei Spie, dem führenden unabhängigen europäischen Anbieter von Energie- und Kommunikationsdienstleistungen, verweist auf eine besorgniserregende Zahl: 60% der Cyberangriffe zielen inzwischen auf die Lieferkette ab (Quelle: Accenture), was uns daran erinnert, dass es absolut notwendig ist, deren Robustheit sicherzustellen.

Wirtschaftliche Leistung vs. CSR?

Die soziale Verantwortung der Unternehmen ist seit einigen Jahren ein aktuelles Thema, das die Gruppe der Führungskräfte diskutieren sollte. In diesem Bereich ist der Einkauf in den Unternehmen manchmal mit (auf den ersten Blick) widersprüchlichen Anforderungen zwischen wirtschaftlicher Leistung und sozialer und ökologischer Verantwortung konfrontiert.

Fabrice Bonnifet, Präsident des C3D (Collège des Directeurs du Développement Durable) und Direktor für nachhaltige Entwicklung, Qualität, Sicherheit und Umwelt bei der Bouygues-Gruppe, forderte ein völliges Überdenken der Wirtschaftsmodelle. Er führt das Beispiel seiner Branche, des Baugewerbes, an, die der größte Abfallerzeuger in Europa und der größte Verbraucher von nicht erneuerbaren Rohstoffen in der Welt ist, in der aber die Wiederverwendung von Materialien noch zu wenig genutzt wird.

Er ist auch davon überzeugt, dass der Einkauf im Zentrum der Transformation dieses Modells steht, im Gegensatz zur Produktion, die letztlich nur einen schwachen Hebel zur Verringerung des sozialen und ökologischen Fußabdrucks der Unternehmen darstellt. Zu den zahlreichen Lösungen, die den Käufern zur Verfügung stehen, gehören: die Integration verantwortungsvoller und nachhaltiger Kriterien in die Beschaffung, aber auch und vor allem alle Achsen der Kreislaufwirtschaft und des nachhaltigen Konsums: die Wirtschaftlichkeit der Funktionalität, die Verlängerung der Nutzungsdauer, das Recycling usw.

Während der Gesundheitskrise verzeichnete Europa einen Rückgang der Treibhausgasemissionen um 7%. Um die Ziele des Pariser Klimaabkommens zu erreichen und insbesondere den Temperaturanstieg auf 1,5 Grad Celsius zu begrenzen, müssen nach Schätzungen der Vereinten Nationen „die weltweiten Treibhausgasemissionen in den nächsten zehn Jahren um 7,6% pro Jahr sinken, wenn die Welt ihren Rückstand aufholen will“. Dies würde bedeuten, die gleichen Ergebnisse wie im Jahr der globalen Krise zu erzielen, als die Wirtschafts- und Industrietätigkeit zum Stillstand kam. Dies ist eine Erinnerung daran, dass noch ein langer Weg vor uns liegt und dass alle Beteiligten, einschließlich der Unternehmen, Maßnahmen ergreifen müssen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einkauf lernen muss, anders einzukaufen und neue Daten zu integrieren, um an der Transformation der Unternehmen teilzuhaben. Dies erfordert wirksame Instrumente und starke Überzeugungen, aber vor allem gibt es der Arbeit einen Sinn.

Mehr als eineinhalb Jahre nach dem Start der Gesundheitskrise ist es an der Zeit, dass sich die Wirtschaft erholt. Nach dem Stillstand oder der Verlangsamung eines Großteils der Wirtschaftszweige befinden sich die Unternehmen auf dem Weg der Besserung. Während der Einkauf in dieser kritischen Phase eine Schlüsselrolle gespielt hat, besteht die Herausforderung darin, diese strategische Positionierung beizubehalten, um die Unternehmen im Kontext der wirtschaftlichen Erholung zu unterstützen. Im Auftrag von Ivalua führte Forrester Consulting eine Studie mit dem Titel „Procurement Plays A Key Role In Restoring Growth“ (Der Einkauf spielt eine Schlüsselrolle bei der Erholung des Wachstums) durch, die ein interessantes Licht auf das Thema wirft, indem sie mehr als 400 Einkaufsentscheider zu ihren neuen Prioritäten im Gefolge der Covid-19-Pandemie befragte.

Die Beschaffungsfunktion, die im Mittelpunkt der Krise steht

Zu Beginn der Gesundheitskrise stand die Beschaffungsfunktion im Mittelpunkt der Turbulenzen. Die Einkaufsabteilungen mussten gleichzeitig die erforderlichen Bestände an persönlicher Schutzausrüstung zum Schutz der Mitarbeiter sicherstellen, den reibungslosen Ablauf der Produktion gewährleisten und Risiken in der Lieferkette erkennen, um den Betrieb der Unternehmen so weit wie möglich aufrechtzuerhalten.

Laurent Tardif, Vorsitzender und CEO der Prysmian Group Sud Europe, bezeugte dies in einer Expertenrunde: „Der Schock, den wir erlebt haben, hat diese zentrale Einkaufsfunktion, die selbstverständlich in alle unsere Sitzungen und Covid-Ausschüsse einbezogen war, noch deutlicher gemacht. Gerade in der Not hat sich der Einkauf einen Namen gemacht. Sie wurde schließlich einstimmig als strategische Funktion innerhalb des Unternehmens wahrgenommen.“ Nach der Pandemie beginnt für die Unternehmen eine Phase des Wiederaufbaus, des Handelns und der Erholung!

Neue Prioritäten für die Einkaufsfunktion

Da sich die Weltwirtschaft allmählich von der Gesundheitskrise erholt, müssen die Beschaffungsabteilungen neue Prioritäten setzen. Innovation und nachhaltige Beschaffung stehen nach wie vor auf der Tagesordnung der Einkaufsteams, aber sie konzentrieren sich jetzt auf die Verbesserung der Effizienz und die Identifizierung neuer Möglichkeiten zur Unterstützung des Unternehmens. Daher hat die Funktion Einkauf drei Schlüsselwörter:

1. Steigerung der Agilität der Lieferkette und der Effizienz der Beschaffung

Die Covid-19-Pandemie hat die Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit der heutigen Welt (gemeinhin als VUCA-Welt (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity: ist ein Begriff, der in den 1990er Jahren vom US Army War College eingeführt wurde, um die Welt zu beschreiben, in der wir leben.) bekannt) deutlich gemacht. In diesem Zusammenhang müssen die Beschaffungsabteilungen auf das Unerwartete vorbereitet sein, um die Effizienz und Flexibilität innerhalb der Lieferkette zu erhöhen. Indem sie Veränderungen, Chancen und Bedrohungen frühzeitig erkennen, können sie mit den Marktentwicklungen Schritt halten und in Krisenzeiten etwas bewegen.

2. Identifizierung neuer Einnahmemöglichkeiten

Die Beschaffungsfunktion hat sich weit über ihren historischen Schwerpunkt auf Verhandlungen und Kostensenkung hinaus entwickelt. Da sie verstärkt mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, wollen die Einkaufsentscheider ihrem Unternehmen helfen, neue Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung zu finden, sei es durch die Erschließung neuer Märkte oder die gemeinsame Entwicklung von Produkten mit Lieferanten. Sie werden zu wahren Botschaftern der Leistung!

3. Verbesserte Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit mit Lieferanten

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmen ist die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wichtiger denn je. Aufgrund der neuen Technologien müssen die Beschaffungsabteilungen nahtlos mit den internen Kunden und dem gesamten Lieferantennetz zusammenarbeiten, um die Leistung zu verbessern. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen: durch proaktives und schnelles Reagieren auf Marktveränderungen, durch die Entwicklung neuer Produkte oder die Verbesserung bestehender Produkte usw.

Einkaufen für Umsatzwachstum

Wenn sich die Wirtschaft erholt, haben die Beschaffungsabteilungen die einmalige Chance, ihre strategische Position zu festigen, indem sie zum Umsatzwachstum ihres Unternehmens beitragen. Es scheint, dass sie dazu in der Lage sind, da 85% der Führungskräfte die Rolle des Einkaufs für das Umsatz- und Margenwachstum anerkennen, so der Bericht von Forrester Consulting.

Um dies zu erreichen, hat die Beschaffungsfunktion mehrere Aufgaben zu erfüllen:

Verbesserung der Reaktionsfähigkeit der Lieferkette

Um die Risiken in der Lieferkette zu mindern, hat die Beschaffungsfunktion ein ureigenes Interesse daran, die Reaktionsfähigkeit der Unternehmen auf Nachfrageänderungen und unerwartete Ereignisse zu verbessern. Außergewöhnlich reaktionsschnelle Lieferketten können sogar einen Wettbewerbsvorteil darstellen, da sie auf eine Marktnachfrage reagieren, die die Wettbewerber nicht befriedigen können.

Senkung der Kosten

Die Covid-19-Pandemie hat die Weltwirtschaft ins Wanken gebracht, und der Wettbewerb führt zu einer erhöhten Preissensibilität. In diesem Zusammenhang müssen die Einkaufsabteilungen mehr denn je ihre Kosten senken, um zum Umsatzwachstum ihres Unternehmens beizutragen. Während das Build-to-Forecast-Modell, das auf der Vorwegnahme der Nachfrage beruht, einen Produktivitätsgewinn ermöglicht, könnte der Einkauf auch auf das Build-to-Order-Modell zurückgreifen, um nachfrageorientiert zu produzieren.

Beschleunigung der Markteinführung neuer Produkte

In dieser kritischen Phase haben wir neue Produkte in Rekordzeit auf den Markt gebracht! Einige Unternehmen haben zum Beispiel zum ersten Mal die Produktion auf die Herstellung von persönlicher Schutzausrüstung umgestellt. Diese schnelle Markteinführung ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal und erfordert starke Lieferantenbeziehungen und Agilität.

Zwei Hebel zur Erreichung dieser zentralen Ziele

Um den wirtschaftlichen Aufschwung in vollem Umfang zu nutzen und diesen neuen Aufgaben gerecht zu werden, kann sich der Einkauf auf zwei Hebel stützen:

1. Zusammenarbeit mit Lieferanten

Eine bessere Zusammenarbeit mit den Lieferanten ist die beste Strategie, um die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen und zum Umsatzwachstum beizutragen. Dies scheint jedoch noch nicht der Realität zu entsprechen. In der Tat glauben 83% der von Forrester Consulting befragten Einkaufsentscheider, dass sie enger mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten als mit ihren Wettbewerbern. Seien wir pragmatisch: Sie können nicht alle richtig sein. Zumal nur ein Drittel der Befragten angab, dass sie versuchen, der bevorzugte Kunde ihrer Lieferanten zu werden. Es liegt im besten Interesse der Einkaufsfunktion, ihre Beziehungen zu ihrem Lieferantennetz in einer Win-Win-Situation zu stärken.

2. Neue Technologien

Es besteht kein Zweifel, dass die Entwicklung neuer Technologien eine Schlüsselrolle bei der Umgestaltung der Einkaufsfunktion spielen wird. Während Robotic Process Automation (RPA) bereits beginnt, zeitraubende, sich wiederholende und wenig wertschöpfende Aufgaben von Einkaufsteams zu übernehmen, wird künstliche Intelligenz besonders sehnsüchtig erwartet. Und das aus gutem Grund: 70% der in der von Forrester Consulting durchgeführten Umfrage befragten Einkaufsentscheider glauben, dass KI in den kommenden Jahren die wichtigste Technologie sein wird. Sie sind insbesondere davon überzeugt, dass sie dadurch schneller an Informationen gelangen (60%), diese für ihre Teams besser nutzbar machen (51%) und andere damit zusammenhängende Aufgaben beschleunigen können (53%).

Die Einkaufsabteilungen haben alle Trümpfe in der Hand, um ihren Unternehmen zu mehr Wachstum zu verhelfen, zum wirtschaftlichen Aufschwung beizutragen und damit Werte zu schaffen. Um dies zu erreichen, müssen die Einkäufer mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um die richtigen Möglichkeiten zu erkennen, besser mit ihrem Lieferantennetz zusammenzuarbeiten und die Technologie intelligent zu nutzen.

Fernarbeit ist kein neues Konzept in der Welt der Beschaffung. Was jedoch für Beschaffungsabteilungen im Kontext von COVID-19 neu ist, ist die Art und Weise, in der jeder jeden Tag aus der Ferne arbeiten muss.

Diese Verlagerung vom Außergewöhnlichen zum Alltäglichen hat Auswirkungen auf die Arbeitsweise von Beschaffungsabteilungen. Hier sind drei Lektionen, die sich bereits nach nur einem Monat Remote-Arbeit ergeben haben:

1. Die Digitalisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen vorantreiben
2. Kollektivarbeit im Einkaufsteam neu denken
3. Abteilungsübergreifende Beziehungen neu erfinden

1. Digitalisierung der Rechnung vorantreiben

Bereits vor der COVID-19-Pandemie arbeiteten die Beschaffungsabteilungen aus zwei Gründen an der Digitalisierung der Rechnungs- und Zahlungsprozesse:

• Wirtschaftliche Vorteile für das Management durch die digitale Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
• Erhöhte Verlässlichkeit und die Reduktion von laufenden erfassten Streitigkeiten

Remote Working dient als dritter zwingender Grund, warum Beschaffungsabteilungen die Digitalisierung ihrer Prozesse zu Ende bringen sollten. Da die Beschaffungsteams an ihre Wohnorte gebunden sind, ist der Versand und die Bearbeitung physischer Rechnungen zu einer unmöglichen Aufgabe geworden.

Die Gewährleistung der Geschäftskontinuität, für die die Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung ist, hängt daher von der vollständigen Digitalisierung ab:

• Das Versenden von Rechnungen
• Die Validierungskette
• Verarbeitung und Bezahlung

2. Eine neue Art, kollektiv zu arbeiten

Bei der Fernarbeit geht es nicht nur darum, außerhalb des Büros zu arbeiten, was in der Beschaffungswelt bereits üblich ist, zumindest in größeren Organisationen. Deshalb ist die klare zweite Lektion für Beschaffungsabteilungen bei Remote-Arbeit die Notwendigkeit, die Art und Weise, wie das Team arbeitet, anzupassen.

Die Regeln für die Nutzung der Kaffeemaschine oder das Gespräch mit den Kollegen im Büro nebenan gelten eindeutig nicht mehr. Ganz zu schweigen natürlich von den freundlichen Gepflogenheiten, die für jedes Team einzigartig sind. Wir müssen daher innerhalb dieser Einschränkungen arbeiten und Wege finden, wie wir anders arbeiten können.

Die Beschaffungsabteilungen führen neue Regeln ein, um sicherzustellen, dass die Abteilungen zusammenarbeiten und kollektive Innovationen fördern, mit dem Schwerpunkt auf:

• Fernmanagement und Reaktionsfähigkeit bei Entscheidungen.
• Ausprobieren neuer Tools, die bei der Durchführung von Teambesprechungen helfen.

3. Abteilungsübergreifende Beziehungen neu erfinden

Die dritte Lektion für Beschaffungsabteilungen im Zuge von COVID-19 ist weniger ihre Fähigkeit, auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren, sondern vielmehr ihre Fähigkeit, trotz der Belastung durch die Krise starke Beziehungen zu anderen Abteilungen zu pflegen.

Die Beschaffungsabteilungen mussten sich auf eine völlig neue Art der Zusammenarbeit einstellen, weil:

• Intensiver Druck von anderen Abteilungen, die Lieferkette aufrechtzuerhalten und oft auch mitzugestalten.
• Die Reorganisation der vor Ort verbleibenden Teams, was manchmal bedeutet, dass neue interne Partner mit ins Boot geholt werden müssen.

Die Beschaffungsabteilungen mussten sehr schnell lernen, flexibel zu sein, um die Agilität des Unternehmens zu stärken. Gleichzeitig haben die Teams aber auch weiterhin ihre strategischen Fähigkeiten durchgesetzt:

• Erkennen der Bedürfnisse, die hinter der Dringlichkeit von Nachfragen stehen
• Management des Lieferantenrisikos trotz des operativen Drucks
• Innovationen vorantreiben, um die Erholungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der berichtete Fortbestand der Fernarbeit als Teil der Unternehmenspraxis die aktuellen Bemühungen der Beschaffungsabteilungen unterstreicht, ihren Beitrag auf dem typischerweise erwarteten Niveau zu halten. Die Fortschritte, die bei der Verwaltung von Beziehungen aus der Ferne gemacht werden, werden sich in Zukunft als lohnend erweisen.

Als Motor für mehr Produktivität, Agilität und Widerstandsfähigkeit bleibt die Digitalisierung eine der wichtigsten strategischen Prioritäten im Beschaffungswesen. Als Teil der digitalen Transformation ihres Unternehmens mobilisieren sich die Einkaufsabteilungen und beginnen mit der Automatisierung ihrer Prozesse. Laut einer von PwC durchgeführten Studie (Quelle: PwC, PwC-Umfrage zur digitalen Beschaffung, 2020-2021) sind bereits mehr als 48% der transaktionalen Prozesse (Procure-to-Pay) und 36% der strategischen Prozesse (Source-to-Contract) teilweise oder vollständig automatisiert worden. Und angesichts der für die nächsten Jahre erwarteten Investitionen ist dies erst der Anfang. Lesen Sie unsere 10 wichtigsten Empfehlungen für die erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung.

1. Beginnen Sie mit einer Überprüfung

Der erste Schritt besteht natürlich darin, Informationen über die Beschaffungsverfahren, die Transaktionskanäle, das Lieferantenportfolio usw. zu sammeln. Es ist wichtig, die Fristen, die Kosten, die Qualität der Ausführung und die für jedes Beschaffungsverfahren verwendeten Ressourcen zu untersuchen. Wenn Sie sich einen klaren Überblick verschafft haben, können Sie Ihren Fahrplan erstellen, Ihre Ziele definieren und Ihre Prioritäten festlegen. Natürlich müssen Sie bereit sein, Ihre bestehenden Prozesse an die später einzuführenden Lösungen anzupassen.

2. Überdenken Sie Ihre Organisation

In kleinen Unternehmen kann der Prozess der Innovation und Digitalisierung relativ einfach sein. Das gilt jedoch nicht für größere Unternehmen. Größere Unternehmen müssen sich selbst organisieren, um die digitalen Tools und neuen Technologien, die ihre Einkaufsabteilung benötigt, zu sammeln, auszuwählen und einzusetzen. Einige Unternehmen richten spezielle Abteilungen ein, die sich mit der Förderung von Innovationen befassen und der Einkaufsabteilung Bericht erstatten, während andere spezialisierte Positionen schaffen, um beispielsweise Einkaufsdaten zu verwalten.

3. Passen Sie Ihre Fähigkeiten an

Mit der digitalen Revolution werden den Einkäufern einige sehr nützliche Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. An der Spitze der digitalen Revolution stehen Big Data und künstliche Intelligenz, die den Einkäufern fortschrittliche, sogar prädiktive Analysen zur Verfügung stellen werden, die sie bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützen. Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus diesen Lösungen zu ziehen, müssen die Einkäufer ihre technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung der Beschaffung verbessern. Dazu gehören die Beherrschung der Tools, kritisches Denken und rechnerisches Denken.

4. Neue Arbeitsmethoden nutzen

Um ihren Unternehmen zu helfen, eine agile digitale Transformation zu vollziehen, können sich die Einkaufsabteilungen an neue Arten von Arbeitnehmern wenden, wie Selbstständige, Freiberufler oder sogar Interim-Manager. Zur Unterstützung ihrer internen Teams hat die Einkaufsabteilung alle Anreize, sich mit externen Mitarbeitern zu strukturieren, um die Volatilität ihres Arbeitsaufkommens zu bewältigen, aber auch um zusätzliches Fachwissen und Innovation zu bieten. Dies ist auch eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation für Unternehmen.

5. Fokus auf Effizienz

Wenn man sich auf den Weg zur Digitalisierung der Beschaffung macht, geht es vor allem darum, die Effizienz der Prozesse zu verbessern. Daher ist es ratsam, die Schritte auf diesem Weg nach dem Wert, den sie generieren können, zu priorisieren. Dies ist auch der Grund, warum Einkaufsabteilungen ihr Digitalisierungsprojekt meist mit der Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses beginnen. Der Return on Investment ist in der Regel schnell und erheblich! Danach konzentrieren sie sich in der Regel auf die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben mit geringer Wertschöpfung, die zeitaufwändig sind und sich wiederholen, indem sie die Automatisierung von Roboterprozessen sowie die Analyse und Visualisierung von Daten nutzen.

6. Ermutigung aller beteiligten internen Parteien, sich zu engagieren

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Technologie geschaffen wurde, um den Menschen zu dienen. Deshalb ist die Unterstützung der internen Stakeholder (Fachabteilungen, Sponsoren usw.) der Schlüssel für eine erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung. Es ist notwendig, einen echten Change-Management-Prozess zu implementieren, der mit der Konsultation aller Beteiligten im Vorfeld des Projekts beginnt, um sie über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen erfüllt werden.

7. Beziehen Sie Ihre Lieferanten ein

Die Zusammenarbeit mit den internen Kunden ist zwar für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts unerlässlich, aber die Einbeziehung Ihrer Lieferanten ist ebenso wichtig. Dazu müssen Sie sich an deren Geschäftsumfeld anpassen und sie durch einen „Win-Win“-Ansatz unterstützen. Wie bei jedem Veränderungsmanagement ist auch hier die Kommunikation das A und O.

8. Messen Sie Ihre Ergebnisse

Unabhängig vom Reifegrad Ihrer Digitalisierung ist es wichtig, die Auswirkungen Ihrer digitalen Strategie zu bewerten. Zu diesem Zweck ist es wichtig, mehrere wichtige Leistungsindikatoren zu analysieren. Für die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses könnten Sie beispielsweise die Rate der Dematerialisierung von Bestellungen und Rechnungen oder die Rate des Abgleichs von Rechnungen mit Bestellungen beim ersten Versuch überwachen.

9. Bitten Sie die Nutzergemeinschaft um Hilfe

Welche Lösung auch immer implementiert wird, Sie sind wahrscheinlich nicht der Erste, der sie verwendet. Es kann sehr nützlich sein, sich mit der bestehenden Benutzergemeinschaft auszutauschen, die mit denselben Problemen konfrontiert ist wie Sie. Fragen Sie Ihren Redakteur, ob es einen Benutzerclub gibt und ob er Treffen veranstaltet! So können Sie Ihre Erfahrungen und bewährten Verfahren mit Gleichgesinnten austauschen.

10. Fokus auf kontinuierliche Verbesserung

Schließlich ist es wichtig, Ihre digitalen Prozesse regelmäßig zu bewerten. Da sich die Bedürfnisse der Beteiligten ständig ändern und jeder Prozess verbessert werden kann, ist es unerlässlich, die Qualität der gesammelten Daten, die Wirksamkeit der neuen Unternehmensregeln, den Zufriedenheitsgrad Ihrer internen Kunden usw. regelmäßig zu überprüfen.

Der Erfolg Ihres Projekts zur Digitalisierung der Beschaffung hängt vor allem davon ab, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen, und dass alle Beteiligten eng zusammenarbeiten. Change Management und die menschliche Dimension sind von grundlegender Bedeutung.

Hier können Sie die nachfolgende Infografik als PDF herunterladen!

Als Motor für mehr Produktivität, Agilität und Widerstandsfähigkeit bleibt die Digitalisierung eine der wichtigsten strategischen Prioritäten im Beschaffungswesen. Als Teil der digitalen Transformation ihres Unternehmens mobilisieren sich die Einkaufsabteilungen und beginnen mit der Automatisierung ihrer Prozesse.

Bis heute sind laut einer von PwC durchgeführten Studie (PwC Digital Procurement Survey, 2020-2021) mehr als 48% der Transaktionsprozesse (Procure-to-Pay) und 36% der strategischen Prozesse (Source-to-Contract) teilweise oder vollständig automatisiert worden. Und angesichts der für die nächsten Jahre erwarteten Investitionen ist dies erst der Anfang. Lesen Sie meine persönlichen 10 wichtigsten Empfehlungen für die erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung.

Wie können Sie die erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung sicherstellen?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Der erste Schritt besteht natürlich darin, Informationen über die Beschaffungsverfahren, die Transaktionskanäle, das Lieferantenportfolio usw. zu sammeln. Es ist wichtig, die Fristen, die Kosten, die Qualität der Ausführung und die für jedes Beschaffungsverfahren eingesetzten Ressourcen zu untersuchen. Wenn Sie sich einen klaren Überblick verschafft haben, können Sie Ihren Fahrplan erstellen, Ihre Ziele definieren und Ihre Prioritäten festlegen. Natürlich müssen Sie bereit sein, Ihre bestehenden Prozesse an die später einzuführenden Lösungen anzupassen.

Überdenken Sie Ihre Organisation: In kleinen Unternehmen kann der Prozess der Innovation und Digitalisierung relativ einfach sein. Das gilt jedoch nicht für größere Unternehmen. Größere Unternehmen müssen sich selbst organisieren, um die digitalen Tools und neuen Technologien, die ihre Einkaufsabteilung benötigt, zu sammeln, auszuwählen und einzusetzen. Einige Unternehmen richten spezielle Abteilungen ein, die sich mit der Förderung von Innovationen befassen und der Einkaufsabteilung Bericht erstatten, während andere spezialisierte Positionen schaffen, um beispielsweise Einkaufsdaten zu verwalten.

Passen Sie Ihre Fähigkeiten an: Mit der digitalen Revolution werden den Einkäufern einige sehr nützliche Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. An der Spitze der digitalen Revolution stehen Big Data und künstliche Intelligenz, die den Einkäufern fortschrittliche, sogar prädiktive Analysen zur Verfügung stellen werden, die ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen. Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus diesen Lösungen zu ziehen, müssen die Einkäufer ihre technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung der Beschaffung verbessern. Dazu gehören die Beherrschung der Tools, kritisches und rechnerisches Denken.

Neue Arbeitsweisen nutzen: Um ihren Unternehmen bei der agilen digitalen Transformation zu helfen, können Einkaufsabteilungen auf neue Arbeitsformen zurückgreifen, wie z.B. Selbstständige, Freiberufler oder sogar Interim-Manager. Um ihre internen Teams zu unterstützen, haben die Einkaufsabteilungen alle Anreize, sich mit externen Mitarbeitern zu strukturieren, um die Volatilität ihres Arbeitsaufkommens zu bewältigen, aber auch um zusätzliches Fachwissen und Innovation zu bieten. Dies ist auch eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation für Unternehmen.

Fokus auf Effizienz: Wenn man sich auf den Weg zur Digitalisierung der Beschaffung macht, geht es vor allem darum, die Effizienz der Prozesse zu verbessern. Daher ist es ratsam, die Schritte auf diesem Weg nach dem Wert, den sie generieren können, zu priorisieren. Dies ist auch der Grund, warum Einkaufsabteilungen ihr Digitalisierungsprojekt meist mit der Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses beginnen. Der Return on Investment ist in der Regel schnell und erheblich! Danach konzentrieren sie sich in der Regel auf die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben mit geringer Wertschöpfung, die zeitaufwändig sind und sich wiederholen, indem sie die Automatisierung von Roboterprozessen sowie die Analyse und Visualisierung von Daten nutzen.

Was noch?

Ermutigen Sie alle beteiligten internen Parteien, sich zu engagieren: Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Technologie geschaffen wurde, um den Menschen zu dienen. Deshalb ist die Unterstützung der internen Beteiligten (Fachabteilungen, Sponsoren usw.) der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung der Beschaffung. Es muss ein echter Change-Management-Prozess eingeführt werden, der damit beginnt, alle Beteiligten im Vorfeld des Projekts zu konsultieren, um sie über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen erfüllt werden.

Beziehen Sie Ihre Lieferanten mit ein: Die Zusammenarbeit mit den internen Kunden ist für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts unerlässlich, aber die Einbeziehung Ihrer Lieferanten ist ebenso wichtig. Dazu müssen Sie sich an deren Geschäftsumfeld anpassen und sie durch einen „Win-Win“-Ansatz unterstützen. Wie bei jedem Veränderungsmanagement ist Kommunikation das A und O.

Messen Sie Ihre Ergebnisse: Unabhängig vom Reifegrad Ihrer Digitalisierung ist es wichtig, die Auswirkungen Ihrer digitalen Strategie zu bewerten. Zu diesem Zweck ist es ratsam, mehrere wichtige Leistungsindikatoren zu analysieren. Für die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses könnten Sie beispielsweise die Rate der Dematerialisierung von Bestellungen und Rechnungen oder die Rate des Abgleichs von Rechnungen mit Bestellungen beim ersten Versuch überwachen.

Bitten Sie die Benutzergemeinschaft um Hilfe: Welche Lösung auch immer implementiert wird, Sie sind wahrscheinlich nicht der Erste, der sie verwendet. Es kann sehr nützlich sein, mit der bestehenden Benutzergemeinschaft zu sprechen, die mit denselben Problemen konfrontiert ist wie Sie. Fragen Sie Ihren Redakteur, ob es einen Benutzerclub gibt und ob er Treffen veranstaltet! So können Sie Ihre Erfahrungen und bewährten Verfahren mit Gleichgesinnten austauschen.

Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung: Schließlich ist es wichtig, dass Sie Ihre digitalen Prozesse regelmäßig bewerten. Da sich die Bedürfnisse der Beteiligten ständig ändern und jeder Prozess verbessert werden kann, ist es wichtig, die Qualität der gesammelten Daten, die Wirksamkeit der neuen Unternehmensregeln, die Zufriedenheit Ihrer internen Kunden usw. regelmäßig zu überprüfen.

Schlussfolgerung: Das Erfolgsrezept

Der Erfolg Ihres Projekts zur Digitalisierung der Beschaffung hängt vor allem davon ab, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen, und dass alle Beteiligten eng zusammenarbeiten. 

Change Management und die menschliche Dimension sind von grundlegender Bedeutung.

Sind Sie bereit?

Obwohl neue Arbeitsmethoden in letzter Zeit eine plötzliche Beschleunigung erfahren haben, sind sie lediglich die Fortsetzung eines langen Reflexionsprozesses der Unternehmen. Seit langem suchen Unternehmen nach dem besten Weg, Flexibilität und Produktivität zu verbinden, indem sie die Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter mit den Erfordernissen der Arbeit in Einklang bringen.

Neue Arbeitsmethoden: ein Plebiszit der Mitarbeiter

Auch wenn die Einführung neuer Arbeitsmethoden manchmal überstürzt erfolgen musste, so entspricht sie doch einer Forderung der großen Mehrheit der Mitarbeiter, die seit langem nach einer Veränderung rufen. Laut einer im November 2020 von Avaya in Zusammenarbeit mit dem Analyseunternehmen Davies Dickman Partners durchgeführten Umfrage glauben 83% der Mitarbeiter, dass sie nicht im Büro sein müssen, um produktiv zu sein.

Darüber hinaus befürworten 78% der Arbeitnehmer in der Europäischen Union eine gelegentliche Telearbeit, bei der sie abwechselnd von zu Hause aus und vor Ort arbeiten, so die im September 2020 veröffentlichte Eurofound-Studie. Die Entwicklung hin zum flexiblen Arbeitsort scheint in vollem Gange zu sein.

Die jüngsten Erfahrungen haben gezeigt, dass diese neuen Arbeitsmethoden für die meisten Aufgaben geeignet sind. Die Mitarbeiter würden nur schwer verstehen, warum sie zu den alten Arbeitsweisen zurückkehren sollten, wenn die Beobachtung gezeigt hat, dass einige Aufgaben oder Projekte jetzt mit der gleichen Effizienz aus der Ferne erledigt werden können und nicht unbedingt eine Präsenz im Büro rechtfertigen.

Neue Arbeitsmethoden unter dem Mikroskop

Die neuen Arbeitsmethoden werden die Hybridisierung und die permanente Anpassungsfähigkeit von Räumen betonen. Natürlich werden sie in erster Linie einer wirtschaftlichen Logik der Kostenreduzierung folgen, aber sie bieten auch einen neuen Ansatz für die Arbeit, der paradoxerweise kollaborativer ist als die traditionelle Arbeit von Angesicht zu Angesicht. Unterschiedliche Arbeitsformen sind in den letzten Jahren entstanden und werden in den kommenden Jahren den Takt des Unternehmenslebens vorgeben.

Telearbeit oder Fernarbeit

Dabei handelt es sich um eine Form der Arbeit, bei der der Mitarbeiter seine Aufgaben von zu Hause (Home Office) oder einem anderen Ort aus erledigt, solange er Zugang zu technologischen Hilfsmitteln hat (Internetverbindung, Messaging, Arbeitssoftware, gemeinsame Dokumente usw.). Die Bedingungen der Telearbeit werden vom Arbeitgeber festgelegt und variieren je nach Unternehmen (Anzahl der Tage, Stunden, Austausch mit dem Vorgesetzten usw.).

Das Flex-Office

Das Flex-Office, auch als „flexibles Büro“ bekannt, ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeiter keinen festen, dedizierten Arbeitsplatz mehr haben. Sie ist insbesondere durch die Entwicklung der Telearbeit entstanden, um regelmäßig frei werdende Büros zu optimieren. In Zukunft wird das Flex-Office Arbeitsplätze neu definieren, um sie zu vielseitig nutzbaren, kollaborativen Zentren zu machen, die den Austausch, die Kreativität oder die Konzentration fördern – je nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Das Flex-Office wird feste Büros und Großraumbüros überflüssig machen.

Co-Working

Co-Working ist eine Form der arbeitsteiligen Organisation, bei der die Büros dezentral in Räumen in der Nähe des Wohnorts der Mitarbeiter untergebracht sind. Ein Unternehmen mietet gemeinsam genutzte Arbeitsräume oder eine Etage in einem Gebäude, das auch von anderen Organisationen genutzt wird.

Neue Arbeitsmethoden, die den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen

Neben der besonderen Bindung an die Mitarbeiter wird das Unternehmen durch die neuen Arbeitsmethoden nun auch seine Attraktivität ausbauen und seine Führungsmethoden überdenken.

Flexibilität und Agilität

Die Einführung flexiblerer Arbeitsmethoden (Co-Working-Spaces, Flex-Office, Remote Working, digitale Nomaden, Freiberufler, Intrapreneurship) ist jetzt eine echte Herausforderung für die Personalbeschaffung.

Flexibilität bei der Arbeit wird in den kommenden Jahren zu einem bestimmenden Faktor werden, vor allem für die jüngeren Generationen, die Arbeit nicht mehr nur im Sinne einer konventionellen Beschäftigung sehen. Diese neuen Mitarbeiter werden „opportunistischer“ in ihrer Berufswahl sein. Der Gedanke der Loyalität gegenüber dem Unternehmen wird viel weniger ausgeprägt sein als bei den Älteren, wobei sie doppelt so oft den Arbeitsplatz wechseln wollen (im Durchschnitt 22 Mal in ihrem Leben, verglichen mit 11,7 Mal bei früheren Generationen).

Die Arbeitsbedingungen werden genauso wichtig werden wie das Gehalt oder der Arbeitsinhalt. Unternehmen werden gezwungen sein, sich diesem Umstand anzupassen, wenn sie die besten Talente anziehen wollen, die sich bei gleicher Bezahlung für den Job entscheiden werden, der ihnen am meisten Freiheit und Autonomie bietet.

Ein Bedürfnis nach Autonomie

Neben dem Attraktivitätskriterium, das dem Unternehmen durch diese neuen Arbeitsmethoden verliehen wird, ist es auch ein Produktivitätsproblem für das Unternehmen, das mit diesen neuen Anwendungen entsteht. Ein Mitarbeiter, der von Arbeitsbedingungen profitiert, die er als angemessen empfindet, wird im Alltag viel motivierter und produktiver sein. Der durchschnittliche Mitarbeiter wünscht sich mehr Freiheit und Unabhängigkeit. Starre Zeitpläne und vertikale Strukturen scheinen ausgedient zu haben. Agilität und Zusammenarbeit sind der Weg der Zukunft.

Diese neuen Anforderungen spiegeln den Wunsch wider, nach Leistung und konkreten Kriterien beurteilt zu werden und nicht nach Anwesenheit, Pünktlichkeit oder dem Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen. Diese Freiheit geht einher mit größerer Verantwortung und dem Erreichen von gesetzten Zielen. In den kommenden Jahren wird sich eine neue Beziehung entwickeln, die auf Vertrauen und nicht auf Kontrolle basiert.

Lebensqualität am Arbeitsplatz

Mehr oder weniger mobiles Arbeiten wird das Leben der Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht erleichtern. Dadurch erhalten sie zusätzliche Flexibilität, um ihre Zeit und ihren Zeitplan nach ihren persönlichen Bedürfnissen zu gestalten.

Die dauerhafte Einrichtung von Telearbeit wird den Mitarbeitern das Leben erleichtern, da sie von den Zwängen des Pendelns, Staus und Stoßzeiten befreit werden. Sie können zum Beispiel auch die Kinderbetreuung besser organisieren.

Außerdem sind die Mitarbeiter bereits sehr froh, an 2 oder 3 von 5 Tagen bei der Arbeit zu sein, da sie gerne mit ihren Kollegen zusammen sind und die Isolation durchbrechen, in der die Verpflichtung, an 5 Tagen in der Woche ins Büro zu gehen, als repetitiver und monotoner Zwang erlebt werden könnte. Die Möglichkeit, Präsenz- und Remote-Tage abzuwechseln, wird auch in Zukunft auf vielen Ebenen für einen Ausgleich der Lebensqualität im Unternehmen sorgen.

Risiken im Zusammenhang mit neuen Arbeitsmethoden

Obwohl diese neuen Arbeitsmethoden sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Unternehmen Vorteile haben, sind sie nicht ohne Risiko und müssen auf koordinierte Weise umgesetzt werden.

Ein paradoxerweise omnipräsenter Job?

Das Hauptrisiko wird das Verschwimmen von Privat- und Berufsleben sein, die miteinander kollidieren können. Mitarbeiter, obwohl sie diese neuen Arbeitsmethoden sehr befürworten, könnten sich ungewollt mehr oder weniger als „Gefangene“ dieses Rhythmus fühlen und nicht in der Lage sein, sich wirklich von der Arbeit zu lösen.

Dieses Ungleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben wird von einem Teil der Mitarbeiter befürchtet, deren Unternehmen erwägen, in naher Zukunft auf Telearbeit umzustellen. Sie fürchten die Verlängerung der Arbeitszeiten. Hinzu kommt das Problem der Isolation und des Verlusts des Kontakts mit der Außenwelt, was sich auf die Leistung auswirken könnte.

Eine gefährdete Unternehmenskultur?

Es gibt einen schmalen Grat zwischen Unabhängigkeit und Individualismus, und diese neuen Arbeitsmethoden könnten eine Gefahr für den Teamzusammenhalt darstellen. Die Mitarbeiter selbst sind sich des Risikos bewusst, dass der informelle Austausch verschwinden wird.

Manager müssen daher einfallsreicher sein, wenn es darum geht, eine gemeinsame Unternehmenskultur durch Treffen zwischen den Teams zu bewahren, manchmal auf eine entspanntere oder spielerische Art und Weise (Workshops, Seminare, außerberufliche Veranstaltungen usw.).

Ein fragiles Gleichgewicht?

Obwohl Telearbeit immer beliebter wird, sollte sie nicht nur eingeführt werden, um einem modischen Trend nachzugeben. Es sollte als Reaktion auf ein reales Problem und auf die spezifische Situation des Unternehmens eingeführt werden. Bestimmte Sektoren oder Geschäftsarten werden besser geeignet sein als andere. Außerdem wird es gelingen müssen, ein Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Präsenzarbeit zu halten.

Fernarbeit sollte nicht zur Regel werden, sondern eine Anpassungsvariable bleiben, die es ermöglicht, Flexibilität in die Organisation zu bringen. Dies ist der Preis, den man für die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur und des Zusammenhalts zahlen muss, da sonst eine Form der Zersplitterung oder gar Anarchie eintritt. Regelmäßige Arbeitstermine, Meilensteine und wöchentliche oder sogar tägliche Besprechungen sind eine gute Möglichkeit, diesen Kontakt aufrechtzuerhalten und die Teamleistung zu optimieren.

In geringerem Maße können auch der Kontrollverlust von Führungskräften über ihre Mitarbeiter oder die Demotivation von Teams Hindernisse für die Aufrechterhaltung hybrider Arbeitsformen darstellen. Diese Befürchtungen, die lange Zeit Teil der kollektiven Vorstellung waren, sind jedoch durch die Erfahrung weitgehend zerstreut worden. Es wurde beobachtet, dass die Effizienz manchmal höher ist als bei herkömmlichen Arbeitsformen (bessere Konzentration, Befähigung, Zeitersparnis in Bezug auf die Pendelzeit usw.).

Change Management

Diese Veränderungen und neuen Arbeitsmethoden sollten im Rahmen eines für und mit den Mitarbeitern gestalteten Change-Management-Prozesses ins Auge gefasst werden. Sie müssen Gegenstand von vorgelagerter Kommunikation, personalisierter Unterstützung und Schulung in den verschiedenen technischen Geräten, digitalen Werkzeugen und Software sein, die mobiles Arbeiten, den Austausch von Dokumenten aus der Ferne und kollaboratives Arbeiten ermöglichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Arbeitsmethoden der Zukunft eher menschen- als arbeitsplatzorientiert sein werden. Die Idee ist, den Mitarbeitern ein flexibles Umfeld zu bieten, in dem sie sich entfalten und auf intelligente und nicht standardisierte Weise arbeiten können. Vertrauen und Flexibilität werden die Schlüsselwörter dieser neuen Kultur sein, die sich als „Smart Working“ zusammenfassen lässt, bei dem die Arbeit anpassungsfähig und agil wird.