Manutan blog

Drie gouden regels om C-Class aankopen te optimaliseren

Posted on by Manutan

Classificatie van aankopen

De drie aankoopcategorieën zijn:

  • Categorie A: strategische aankopen, goed voor 70 % van het aankoopvolume.
  • Categorie B: terugkerende indirecte aankopen (reizen, IT-materiaal, …). Deze categorie maakt 25 % van het totale volume uit.
  • Categorie C: spot-, ad-hoc-, niet-terugkerende en spontane aankopen Deze categorie is goed voor 5 % van het totale aankoopvolume. Dat lijkt verwaarloosbaar … maar is het dat ook?

Waarde van aankopen vs. administratieve kosten

Als je de administratieve kosten bekijkt, zijn de verhoudingen omgekeerd. C-Class aankopen staan voor 75 % van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen. Als je deze onder controle houdt, kun je duizenden euro’s besparen en zo je aankopen optimaliseren.

Pierre Brial, algemeen directeur Manutan groep: “Onlangs had ik een gesprek met een klant die een industrieel bedrijf leidt met een omzet van 500 miljoen euro en drie vestigingen in Frankrijk. Omdat hij nogal sceptisch leek, stelde ik voor een lijst op te stellen met alle leveranciers bij wie het bedrijf voor minder dan 200 euro producten of diensten had aangekocht. Het resultaat? Een lijst met niet minder dan 1.000 leveranciers!
Als je weet dat de beheerkosten voor één leverancier ongeveer 1.000 euro per jaar bedragen, kun je je wel voorstellen hoeveel mijn klant kon besparen door de bedrijfsaankopen te optimaliseren.”

Drie gouden regels om C-Class aankopen te optimaliseren

Veel bedrijven aarzelen nog om dit probleem aan te pakken. Ze vrezen dat het een moeilijke opgave wordt en weten niet goed welke uitdagingen ze zullen tegenkomen.

Manutan begeleidt al bijna tien jaar honderden klanten bij de optimalisatie van hun C-Class aankopen. We weten dus als geen ander dat deze aankopen perfect kunnen worden geoptimaliseerd, zolang je maar rekening houdt met drie gouden regels:

  • Werk met een leverancier die een erg groot productaanbod heeft (om ‘long tail’-aankopen aan te pakken), zorg ervoor dat alle bedrijfslocaties op logistiek vlak gedekt zijn en stel gedetailleerde rapporten op. Bij deze regel staan data centraal.
  • Implementeer een elektronische aankoopoplossing. Er bestaan er vandaag voor alle soorten bedrijven en voor elk budget. Punch-Out is een goed voorbeeld, en er zijn ook oplossingen voor bedrijven zonder e-procurementsysteem.
  • Zorg ervoor dat de leverancier niet alleen met de centrale aankoopdirectie communiceert om een globale overeenkomst te sluiten, maar ook met de gebruikers communiceert door de bedrijfslocaties te bezoeken in het kader van de overeenkomst.

Er staan honderdduizenden euro’s op het spel: een niet te missen kans om te besparen, dus. C-Class aankopen verdienen een … A!

Wil je meer weten over hoe je je C-Class aankopen kunt optimaliseren? Lees dan het artikel ‘C-Class aankopen: bespaar 40 % in vijf stappen’.

[1] Het Pareto-principe is aan het einde van de 19e eeuw opgesteld door de Italiaanse econoom en socioloog Vilfredo Pareto. Hij stelde dat 20 % van het aantal eenheden goed is voor 80 % van de globale waarde van alle eenheden.

UNSPSC in de kijker

Posted on by Manutan

Hieronder geven we alle antwoorden op de vragen over de UNSPSC:

  • Wat is het?
  • Hoe werkt het?
  • Wat zijn de voordelen?

Wat is de UNSPSC?

De gestandaardiseerde VN-classificatie van producten en diensten (United Nations Standard Products and Services Code of UNSPSC) werd oorspronkelijk opgesteld in 1998 door het VN-Ontwikkelingsprogramma (UNDP) en Dun & Bradstreet Corporation (D & B).

Het is een open, globale en sectoroverschrijdende norm waarmee producten en diensten nauwkeurig en efficiënt kunnen worden geclassificeerd. Hieronder vallen de grondstoffen, industrieel materiaal, onderdelen en benodigdheden, consumptiegoederen en diensten.

Hoe werkt de UNSPSC?

De UNSPSC is een systeem van achtcijferige codes met een hiërarchische structuur van vier niveaus: segment, familie, klasse en product. Optioneel wordt er nog een tweecijferig achtervoegsel aan die code geplakt dat de functie aanduidt: verhuur, reparatie, recyclage, detailhandel, …

Een voorbeeld van een typisch C-Class product, zoals een toner (44103103):

  • Segment 44: Verbruiksgoederen en kantooruitrusting en -toebehoren
  • Familie 10: Kantoorapparaten en toebehoren
  • Klasse 31: Benodigdheden voor printers, faxapparaten en kopieermachines
  • Product 03: Toner

Dit codesysteem is in verschillende talen beschikbaar via de UNSPSC-website: Arabisch, Chinees, Deens, Duits, Engels, Fins, Frans, Hongaars, Italiaans, Japans, Koreaans, Nederlands, Noors, Portugees, Spaans en Zweeds.

Wat zijn de voordelen van de UNSPSC?

De UNSPSC is bedoeld om bedrijven en landen te helpen hun productiviteit te verhogen, hun bedrijfskosten te verminderen en efficiënter te werken.

Bedrijven die de UNSPSC hebben geïmplementeerd, hebben een uniform overzicht van hun uitgaven. Daardoor kunnen ze het verzamelen en analyseren van gegevens over hun uitgaven automatiseren én vlotter samenwerken met hun klanten en leveranciers, want iedereen gebruikt hetzelfde classificatiesysteem.

Kort gezegd kunnen bedrijven hun uitgaven beter beheren en hun werking op verschillende vlakken optimaliseren door hun leveranciersbestand te stroomlijnen, hun productaankopen te standaardiseren, betere tarieven te onderhandelen door grotere volumes af te nemen, hun ad-hocaankopen onder controle te houden, enz.

Door producten en diensten met een algemeen codesysteem te classificeren, verloopt de handel tussen aankopers en leveranciers wereldwijd veel vlotter.

Vijf redenen om de koers van duurzaam aankopen aan te houden

Posted on by Manutan

Het duurzame aankoopbeleid dat voor de crisis is ingevoerd, moet worden verdergezet en zelfs uitgebreid. Bedrijven hebben er alle baat bij om hun duurzaamheidsinspanningen aan te houden:

  • Ze versterken hun toeleveringsketen.
  • Ze verbeteren hun concurrentievermogen.
  • Ze voldoen aan de verwachtingen van klanten.
  • Ze verhogen de waarde van hun aandelen.
  • Laten we eerlijk zijn: dit is de enige weg vooruit.

Duurzaam aankopen versterkt de toeleveringsketen

Vroeger werden leveranciers die hun medewerkers niet naar behoren beschermden, door hun opdrachtgevers geklasseerd als ‘reputatierisico’. Er zijn zelfs gevallen bekend waar de beurskoers van het klantbedrijf een duik nam nadat aan het licht kwam dat een leverancier de regels niet naleefde.

Tijdens de COVID-19-crisis blijkt eens te meer dat samenwerken met een leverancier die de mensenrechten niet respecteert, ook operationele gevolgen kan hebben. De toelevering van producten kan bijvoorbeeld uit het niets ernstig verstoord raken. Daarom moet respect voor de gezondheid en veiligheid van werknemers een prioriteit blijven en een belangrijke indicator zijn bij het kiezen van leveranciers.

Duurzaam aankopen verbetert het concurrentievermogen

Door de coronacrisis gingen er stemmen op om de milieueisen voor bedrijven te verzachten, maar de meeste organisaties kozen ervoor hun eigen beloften te blijven nakomen.

Zij ervaren dat de strijd tegen de klimaatopwarming net een sterkere groei opleverde die zelfs tijdens de piek van de crisis merkbaar was. Het spreekt voor zich dat deze bedrijven hun duurzame aankoopbeleid niet willen laten varen nu we stilaan naar verbetering kunnen uitkijken.

Wie op dit vlak achterblijft, loopt zelfs het risico zijn concurrentievoordeel te zien wegzakken.

Duurzaam aankopen biedt een antwoord op de wensen van klanten

Dat klanten op zoek gaan naar producten van duurzame oorsprong, is geen nieuw fenomeen. Bedrijven die een gestructureerde strategie voor duurzame aankopen hanteren, zagen al lang voor de pandemie hun populariteit bij de klanten groeien.

Maar de crisis heeft duidelijk aangetoond in hoeverre bedrijven en economische activiteit verantwoordelijk zijn voor de milieu-, lucht- en watervervuiling. Daarom kijken toekomstgerichte aankopers ook naar respect voor het milieu bij het kiezen van hun leveranciers.

Duurzaam aankopen verhoogt de waarde van aandelen

De realiteit bewijst het. De aandelenkoers van beursgenoteerde bedrijven stijgt als gevolg van twee factoren:

  • respect voor het milieu;
  • verantwoordelijkheid tegenover alle stakeholders, ook buurtbewoners en de maatschappij.

Bedrijven die zich tijdens en na de crisis inzetten voor de kwetsbaarste groepen, zien hun waarde nog meer stijgen. En als ze te ver van hun duurzame aankoopbeleid afdwalen, geven hun aandeelhouders hen een duidelijk signaal.

Duurzaam aankopen is de enige weg vooruit

De vijfde reden is eigenlijk de belangrijkste: duurzaam aankopen is de enige optie voor wie vooruit wil.

De tijd dringt voor de planeet. We kunnen niet langer wachten om actie te ondernemen. Het goede nieuws is dat investeren in het milieu ons kan helpen om er sneller weer bovenop te raken.

Als we samen onze inspanningen verdubbelen op het vlak van verantwoord ondernemen, zorgen we voor groei door:

  • kwaliteitsvolle jobs te creëren;
  • de competenties van stakeholders verder te ontwikkelen;
  • de veerkracht van bedrijven te verbeteren.

Kort samengevat: naast de coronacrisis dreigt nog steeds de veel systematischere, gevaarlijkere milieucrisis. Daarom moeten de aankoopafdelingen meer dan ooit inzetten op hun duurzame aankoopstrategie. De belangrijkste reden? Er is geen planeet B. Maar ook de economische en financiële voordelen bewijzen het nut van duurzaam aankopen.

De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt hoe kwetsbaar logistieke ketens kunnen zijn. De twee grootste pijnpunten zijn: blootstelling in het Verre Oosten en de focus op één werelddeel.

Daarom is het strategisch erg belangrijk dat we nadenken over hoe we de toeleveringsketen kunnen verplaatsen. Zo combineren we de economische noodzaak met een duurzaam aankoopbeleid.

Ergonomie op het werk: een vijfstappenplan

Posted on by Mike

Waarom het grote plaatje bekijken?

Ergonomie op het werk wordt vaak gereduceerd tot een resem subvragen. Zit je rechtop? Kunnen je voeten bij de vloer (of bij een voetensteun) en zijn je schouders ontspannen? Is je bureaustoel goed ingesteld? Til je zware lasten op de juiste manier om rugklachten te voorkomen? Ligt je gereedschap goed in de hand? Begrijp ons niet verkeerd: het is heel belangrijk om die vragen te stellen en vooral om ze te beantwoorden. Maar een echt gestructureerde aanpak brengt je veel verder. Volg even mee.

Soorten ergonomie

Ergonomie op het werk heeft betrekking op zowel de arbeidsomstandigheden als de hulpmiddelen die je bij het werk gebruikt. Er zijn vier soorten ergonomie te onderscheiden:

  • Fysieke ergonomie
    Dit type schiet je wellicht het snelst te binnen als het over ergonomie gaat, want alles wat met onze lichaamsbouw te maken heeft, valt hieronder. Denk bijvoorbeeld aan een ergonomische houding, maar ook het vermijden van repetitieve bewegingen die RSI-klachten kunnen veroorzaken.
  • Organisatie-ergonomie
    Deze tweede vorm van ergonomie is gericht op de optimalisatie van bedrijfsprocessen en -structuren. Hieronder vallen onder meer aandacht voor telewerk, werktijden en samenwerking.
  • Cognitieve ergonomie
    De naam zegt het eigenlijk al: bij deze vorm ligt de nadruk op mentale processen zoals perceptie en geheugen (en dus op mentale werkbelasting en stress), maar ook op motorische reacties in de interactie tussen mens en systeem, bijvoorbeeld tussen werknemer en computer.
  • Taalergonomie

Binnen dit laatste type ergonomie buigen experten zich over de verhouding tussen tekst en zijn grafische omgeving, zoals lettertype en regelafstand, en probeer je die te optimaliseren op basis van onderzoek over hoe we lezen.

Facilitaire managers hebben in de praktijk het meest te maken met fysieke ergonomie – niet alleen op kantoor, maar ook in tal van andere werkomgevingen, zoals het magazijn of de werkplaats. Maar je merkt het al: ergonomisch werken beperkt zich niet tot de aankoop van een goede bureaustoel of voorkomen dat er zwaar getild moet worden. Ook een efficiënte organisatiestructuur en het vermijden van stress dragen bij aan goede ergonomische omstandigheden.

Een vijfstappenplan voor ergonomisch werken

1.     Analyseren en inventariseren

Je behaalt de meeste winst met voorlichting en de aanschaf van de juiste materialen. Maatwerk is daarbij van belang. Inventariseer daarom om te beginnen welke klachten werknemers ervaren en welke wensen ze hebben. Het wordt vaak vergeten, maar effectief langs elke afdeling gaan en een gesprek beginnen over ergonomie levert vaak al heel veel nuttige informatie op.

  • Zijn er voldoende bureaustoelen en werkplaatsstoelen die goed in te stellen zijn?
  • Staat al het materiaal in de werkplaats op de juiste werkhoogte?
  • Worden heftafels goed gebruikt?
  • Wie heeft waar pijn en is dat met ander materiaal op te lossen?

Zo kun je prioriteiten toekennen en korte- en langetermijnacties bepalen.

2.     Bepalen of je externe hulp nodig hebt

Uit een snelle vragenronde kan blijken dat er zoveel klachten zijn dat je externe hulp nodig hebt om ergonomisch werken echt mogelijk te maken. In dat geval kun je een ergonoom in de arm nemen die je met de grootste problemen helpt. Maar er komen sowieso ook allerlei punten naar voor die je zelf eenvoudig en snel kunt oplossen. Stel dat de aanwezige schroevendraaiers voor pijnklachten blijken te zorgen omdat de handgrepen te klein zijn voor de grote handen van je monteur, dan ligt de oplossing natuurlijk voor de hand.

3.     Nieuw materiaal aanschaffen

Als je besloten hebt dat er nieuwe ergonomische hulpmiddelen nodig zijn, ben je misschien geneigd om meteen tot een aankoop over te gaan. Wacht daar nog even mee, en neem de tijd om met je collega’s te overleggen en te testen. Veel materialen, van werkbank of bureau tot toetsenborden of muizen, zijn immers in veel verschillende varianten verkrijgbaar. Vraag bijvoorbeeld onze helpdeskmedewerkers gerust om advies.

4.     Verstrek informatie over goed gebruik

Goed materiaal heeft geen zin als het niet goed wordt gebruikt. Vaak zitten werknemers bijvoorbeeld verkeerd op hun stoel, meestal omdat ze niet weten hoe ze hem moeten instellen of wat een goede zithouding nu precies is. Het kan dan ook lonen iedere maand een rondje over de werkvloer te maken en collega’s te helpen met hun stoel. Een ergonomische bureaustoel of werkplaatsstoel heeft weinig nut als hij niet juist of maar heel weinig wordt gebruikt. Enkele aandachtspunten:

  • Let op de hoogte, de zithoek, de diepte, de armsteunen en de lendenondersteuning.
  • De knieën moeten een hoek van 90 graden maken.
  • De zithoek komt minder nauw, maar ook die moet rond de 90 graden zijn.
  • De zitting mag niet te diep zijn: er moet nog een vuistbreedte ruimte over zijn tussen knieholte en stoel.
  • Stel de armsteunen en lendenondersteuning pas in als de rest van het lichaam goed zit.

Je kunt ook verder gaan en een heuse gezondheids- of veiligheidscampagne lanceren om werknemers te wijzen op het belang van ergonomie, om de resultaten te delen van de inspanningen die je al leverde voor een meer ergonomische werkplek of om concrete tips te geven. Iedereen op de werkvloer weet dat het belangrijk is om geregeld een korte pauze te nemen, maar hoe vaak gebeurt dat ook echt? En is het überhaupt mogelijk om af en toe te pauzeren, of laat het werk dat eigenlijk niet toe? Introduceer gerust ook onconventionele maatregelen om de hele werkvloer te stimuleren om in beweging te komen. Dat de printer ver weg staat, lijkt onhandig, maar het zorgt wél voor meer stappen op een dag. En kan er misschien een basketbalnetje boven de afvalbakken? Dat nodigt uit om te gooien, wat de schouders meteen weer losser maakt. Of begin, onder de werktijd, een tafeltenniscompetitie met een wedstrijdschema.

5.     Blijf aandachtig

Ergonomie komt vaak pas ter sprake als er veel klachten zijn. Vervolgens komen er allerlei maatregelen, speciale materialen en cursussen. Na verloop van tijd verslapt de aandacht en gebruikt het gros van de werknemers zijn lichaam weer verkeerd. Zorg daarom dat je het belang van ergonomie blijft benadrukken. Een vast moment in je agenda inplannen om even de werkvloer op te lopen en je collega’s te observeren, is zeker geen overbodige maatregel.

Meer weten over ergonomisch werken?

We hebben een breed assortiment aan ergonomische producten voor kantoor, magazijn en werkplaats, en op onze blog doe je zeker inspiratie op. Vragen over het juiste gebruik van stoelen? Hulp nodig bij het kiezen van het geschikte gereedschap? Contacteer onze helpdesk. We denken graag met je mee en geven vrijblijvend advies.

Aankopers: 4 ideeën voor een goede heropstart na de vakantie

Posted on by Manutan

Uit volgende vier krachtlijnen kunnen aankopers inspiratie halen:

  • Zich inschrijven voor een opleiding met het oog op nog betere aankoopvaardigheden
  • Voordeel halen uit professionele aankopersnetwerken
  • Een nieuwe fase van de digitale transformatie ingaan
  • Werken aan de voornaamste aspecten van de aankoopafdeling

Starten met een opleiding met het oog op nog betere aankoopvaardigheden

In de huidige context moeten aankopers zich heel erg kunnen aanpassen aan vaak ongekende situaties. Waarom zouden we de heropstart na vakantie niet beter begeleiden door nieuwe vaardigheden te verwerven?

Er worden immers veel opleidingsthema’s aangeboden aan professionele aankopers. Enkele voorbeelden uit de catalogus van een bekend opleidingsinstituut geven een idee van de waaier aan mogelijkheden:

  • Aankooponderhandelingen
  • Aankoopcontracten en juridische risico’s
  • Internationale aankoop
  • Beheer van leveranciersrelaties

In een paar halve dagen krijgt u de kans om de basisbeginselen van uw beroep in het juiste perspectief te zien, wat zeker nuttig kan zijn.

Actievere betrokkenheid bij netwerken van professionele aankopers

De buitengewone dimensie van de huidige uitdagingen confronteren elke aankoper met moeilijkheden die hij zelden eerder heeft ondervonden. Deze uitdagingen brengen soms de continuïteit van zijn bedrijf in gevaar.

Daarom vormen de praktijken die uit de crisis zijn voortgekomen en die hun doeltreffendheid hebben bewezen, een waardevolle ervaring voor de aankopers.

Iedereen heeft in zijn eigen sector winnende praktijken geïdentificeerd en geperfectioneerd.

  • Wat hier goed werkt, kan ongetwijfeld ook elders leiden tot de oplossing van problemen.
  • De gevaren in de ene sector kunnen een voorbode van spanningen in een andere context zijn.

Er bestaan verenigingen, netwerken en denktanks om nieuwe praktijken onderling te vergelijken en te ontwikkelen. Sluit u erbij aan!

Intensiever werken aan de digitale transformatie van het aankoopproces

Door de restricties van het afstandswerken en de noodzaak om de oude organisatievormen soms brutaal in vraag te stellen, hebben de aankopers nog meer nood aan vernieuwde uitrusting.

De digitale transformatie van de aankooppraktijken is een beproefd antwoord op de meeste uitdagingen waarmee aankopers te kampen krijgen:

  • De verzameling, verwerking en analyse van aankoopgegevens ontwikkelen
  • De informatiestroom en de besluitvorming versnellen
  • Grotere nabijheid van de leveranciers om de ecosystemen te verdichten
  • De collectieve intelligentie tussen beroepsgroepen in de hand werken om nieuwe antwoorden te bedenken

De digitale transformatie van het aankoopproces is een lang en iteratief proces. Het is duidelijk dat de huidige context de teams moet stimuleren om hun inspanningen voor de succesvolle uitvoering van dit project te verdubbelen.

De voornaamste aspecten van de aankoopafdeling steviger verankeren

Interactie met interne klanten

De interne klanten van het bedrijf geven betekenis aan de acties van de aankopers. Besteed tijd aan het evalueren van de samenwerking in de afgelopen periode om de gebieden waar ruimte is voor vooruitgang, in kaart te brengen.

Prioriteiten voor de innovatie

Uitwisselingen, in het bijzonder met de interne klanten en de algemene directie van het bedrijf, moeten u in staat stellen de prioriteiten voor de komende periode opnieuw te beoordelen.

Het contractuele platform

Misschien is uw ecosysteem in sneltreinvaart uitgebreid met nieuwe partners en nieuwe sectoren om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Het wordt dan stilaan tijd om de contractuele bepalingen te harmoniseren om de samenhang in uw repository te behouden.

Ecosysteem van leveranciers en partners

De robuustheid van uw netwerk heeft zijn potentieel bewezen tijdens de periodes van hoogspanning die we recent hebben doorgemaakt. Ongetwijfeld kunnen we hier lessen uit trekken en zijn er agile praktijken die moeten worden veralgemeend.

Kortom, meerdere hefbomen staan ter beschikking van aankopers om hun bijdrage aan de heropleving van hun bedrijf te versterken. Vaardigheden, tools en netwerken zijn onuitputtelijke bronnen van verbetering voor de aankoopafdeling.

Flexwerkers? Zo richt je je kantoor optimaal voor hen in

Posted on by Manutan

1.    Voorzie voldoende opbergruimte voor flexwerkers

Flexwerken en een clean desk policy gaan hand in hand, want het is niet erg uitnodigend om aan een bureau te gaan zitten als de spullen van je voorganger er nog rondslingeren. Om een clean desk policy mogelijk te maken (lees: elke werknemer aan te moedigen om het bureau volledig leeg te maken bij vertrek), is het zaak om voldoende persoonlijke opbergruimte te voorzien. Denk bijvoorbeeld aan kasten die op slot kunnen voor waardevolle zaken of vertrouwelijke documenten.

2.    Kies voor verstelbare bureaus en stoelen

Ergonomie, meer bepaald een goede zithouding, is cruciaal voor gezonde en gelukkige werknemers. Als iedereen eender waar kan gaan zitten, is het des te belangrijker om stoelen en bureaus te voorzien die je makkelijk kunt afstemmen op de verschillende beenlengtes, schouderhoogtes en ga zo maar door.

3.     Geef de voorkeur aan kleine overlegplekken

Overleg is cruciaal in kantoorcontext, maar een grote vergaderzaal neemt vaak nodeloos veel plaats in. Kies daarom voor meerdere kleine zalen, zodat flexwerkers meer opties hebben om zich te installeren aan een vergadertafel en even afgezonderd kunnen gaan zitten om geconcentreerder te werken.

Hoeveel plekken voor flexwerkers voorzien?

Hoeveel plekken je nu precies moet voorzien voor je werknemers, verschilt van situatie tot situatie. HNTW of Het Nieuwe Team Werken (een initiatief van Vlerick Business School en Arteveldehogeschool) bespreekt bijvoorbeeld de kantoorinrichting van het Belgische IT-bedrijf Swift, en dat voorziet per tien werknemers acht bureaus. Acht jaar geleden voorspelde softwarebedrijf Citrix een drastischere bureaubesparing tegen 2020, met iets meer dan zes bureaus per tien werknemers.[1] Andere bedrijven voorzien dan weer voor 70% van het personeel bureauruimte.[2]

Het ideale aantal plaatsen hangt natuurlijk af van de frequentie waarmee je medewerkers thuiswerken. Maak een overzicht van hoeveel medewerkers per dag aanwezig zijn en wie van hen een werkplek nodig heeft. Let op de piekdagen om niet voor verrassingen te komen staan.

Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of contacteer de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je  magazijn, werkplaats of kantoor.

1 Bron: https://www.tijd.be/politiek-economie/belgie/federaal/belgen-bij-minst-flexibele-werknemers-van-europa/10084921.html, 8 januari 2019

2 Bron: https://www.forbes.com/sites/jeffsteele/2020/01/08/how-2020-shapes-up-for-coworking-and-flexible-office-space/#74dbb8e85e9b, 8 januari 2020

3 Bron: https://www.jobat.be/nl/art/6-bureaus-per-10-werknemers-in-2020, 7 november 2012

4 Bron: https://www.hln.be/geld/jobs/zijn-wij-klaar-voor-de-flex-desk~a40a0cfa/?referer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F, 19 november 2016

4 goede redenen om te investeren in ergonomie

Posted on by Lydia Rongen

1.    Het beste voor je team

Manutan staat voor ‘enterprising for a better world’. We willen ondernemen voor een betere wereld en kiezen daarom het liefst voor duurzame oplossingen – voor de samenleving, het milieu, onze medewerkers en onze klanten. Zo helpen we ondernemingen aan een ergonomisch kantoor met inrichtingsadvies, ergonomische bureaustoelen en ergonomische bureaus. Maar ook in ergonomische magazijnen en werkplaatsen zijn we uiteraard thuis.

Bovendien gaven we zelf het goede voorbeeld toen we ons eigen kantoor een make-over gaven op het vlak van ergonomie (en dus onder meer akoestiek, want ook dat hoort erbij) en branding. Waarom? Omdat we alle P’s van de ‘People Planet Profit’-mantra van maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel dragen, en daar maakt duurzaam omspringen met je medewerkers zeker deel van uit.

2.    Arbeidsonderbrekingen kosten veel geld

Ook jij wil vast het beste voor je mensen vanuit een betrokkenheid bij je team. Maar los van die menselijke motivatie heeft aandacht besteden aan ergonomie ook een financieel gevolg. Beeld je bijvoorbeeld een werknemer in die aan een SSA lijdt. Zo’n werkkracht kost zijn onderneming veel geld. Vanuit de gedachte dat voorkomen beter is dan genezen, bieden ergonomische werkplekken de juiste oplossing voor de oorzaken van ziekteverzuim – of het nu op kantoor is, op de werkplaats of in het magazijn.

3.    Ergonomisch werken = beter werken

Een ergonomische werkplek verlicht de vermoeidheid, rechtstreeks (bijvoorbeeld doordat er anti-vermoeidheidsmatten liggen) en onrechtstreeks (de juiste verlichting zorgt er bijvoorbeeld voor dat je niet hoeft te turen of te fronsen. Dat beïnvloedt de werksfeer onmiddellijk. Een werknemer met een goed ingerichte werkpost of in een ergonomisch kantoor kan gemakkelijker omgaan met tijdelijke werkoverlast en andere factoren die stress in de hand kunnen werken.

4.    Ergonomie: kleine details, grote verschillen

Je zou ergonomie op het werk kunnen interpreteren als: aanpassingen aan de apparatuur en het meubilair om de lichamelijke belasting te verminderen of bewegingen makkelijker te maken. Maar het is niet alleen dat … Soms is een mentaliteitsverandering even cruciaal. Een medewerker mag bijvoorbeeld nog zo’n ergonomische bureaustoel hebben; als hij onderuitgezakt gaat zitten, zal hij op termijn toch rugklachten ervaren. Bewustwording over ergonomie betekent geen zware investering, maar sorteert toch ook het nodige effect.

Een ergonoom inschakelen?

Als je voor een complete herinrichting van de werkplek staat, of je een nieuwe werkplek moet inrichten, hou je natuurlijk van bij het begin rekening met ergonomie. Een werkpost die van meet af aan goed doordacht is, laat bijvoorbeeld toe om een juiste meubelkeuze te maken, zonder dat dit per se je kosten de hoogte in jaagt!

Om ergonomische keuzes te maken kun je de hulp inschakelen van het Manutan-projectteam, maar ook van een preventieadviseur of een ergonoom. Het spreekt voor zich dat zulke experten gespecialiseerd zijn in ergonomie op het werk, zowel op kantoor als op industriële locaties. Door hun kennis van psychologie, ergonomie en akoestiek kunnen ze de balans opmaken van een werkplek en aanbevelingen doen om een situatie te verbeteren. Niet alleen bij de inrichting van een nieuwe werkplaats kun je trouwens een beroep doen op een ergonoom; hij helpt je evengoed om een concreet beroepsrisico te bestrijden of de werkpost van een medewerker met beperkte mobiliteit aan te passen.

Meer weten over ergonomisch werken?

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen via onze overzichtspagina ergonomie of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers helpen je graag.

Bewegen op kantoor en andere tips tegen vermoeidheid

Posted on by Manutan

Ontspanningsruimtes om te bewegen op kantoor

Een cosy corner is handig om te vergaderen of iets te bespreken, maar daarnaast heb je als organisatie nood aan een ontspanningsruimte die uitnodigt tot actie, bijvoorbeeld tot pingpongen of tafelvoetballen. Beweging bevordert de bloeddoorstroming (ook naar de hersenen en naar de benen die soms zo zwaar aanvoelen) en geeft energie. Bovendien maak je door te sporten endorfines aan, waardoor je na een korte, actieve pauze dubbel zo enthousiast weer in het werk vliegt.

Eilandhoppen: breng je collega een bezoekje!

Mailen is efficiënt en makkelijk, maar waarom zou je voor korte vragen niet even naar je collega wandelen? Zo heb je weer wat bewogen én krijg je snel reactie. De kantoorinrichting kan er overigens toe bijdragen dat werknemers meer bij elkaar langslopen: open eilanden moedigen dat soort contacten bijvoorbeeld extra aan. Een ander idee is om bepaalde projecten al wandelend te bespreken in de buitenlucht. Waarom zou je jezelf opsluiten in een vergaderkantoor als je geen extra hulpmiddelen nodig hebt? Ga wandelen met de collega in kwestie – frisse lucht leidt tot frisse ideeën!

Rechtstaand werken: ook dat is ergonomie

Ergonomie wordt vaak geassocieerd met de juiste bureaustoel en een goede zithouding. Dat klopt natuurlijk wel, maar er zijn nóg opties om te overwegen. Wat dacht je bijvoorbeeld van een stabureau, waaraan je zowel staand als zittend kunt werken? De afwisseling tussen zitten en staan maakt je productiever en vermindert de kans op rugklachten.

Heb je medewerkers die veel rechtstaand moeten werken, bijvoorbeeld aan het onthaal? Dan kun je speciale anti-vermoeidheidsmatten leggen. Zo’n matten hebben een verend effect dat microbewegingen creëert. Die bewegingen bevorderen op hun beurt de doorbloeding van de benen en zorgen ervoor dat het bloed niet stagneert. Werknemers die op anti-vermoeidheidsmatten staan, voelen zich tot 20% fitter!

De dag goed beginnen: gezond ontbijt

Sommige mensen hebben ’s ochtends geen honger. Anderen moeten zich haasten, waardoor ze de tijd niet nemen om te ontbijten. Toch blijft het ontbijt belangrijk om je dag goed te starten. Snel een koffiekoek halen om de hoek? Da’s geen al te best idee. Misschien kun je een gezond alternatief aanbieden in je bedrijfsrestaurant? Of zijn er zaken in de buurt waarmee je een deal kunt sluiten om te leveren aan een voordelig tarief? Als je het je medewerkers gemakkelijk maakt om een gezonde levensstijl aan te houden, is de kans groot dat minstens een deel van hen erin mee zal gaan. En dat helpt om hen gelukkig te houden en het aantal afwezigheden te verminderen!

Pot vol koffie … Of toch beter niet?

We moeten niet overdrijven: koffie afschaffen is niet aan de orde (het zwarte goud heeft namelijk een grote invloed op het werkplezier). Maar vaker voor een alternatief kiezen kan geen kwaad. Wat dacht je van verse thee of ijsthee die je op kantoor maakt? En wat dacht je van water met een smaakje? Geef je medewerkers voldoende alternatieven – niet alleen omwille van de cafeïne, maar ook omwille van de suiker die de meesten aan hun koffie toevoegen.

Fris en fruitig op kantoor

De kans is groot dat jullie een snoepautomaat op het werk hebben staan. Maar heb je er al eens aan gedacht om de inhoud ervan te vervangen door gezonde snacks? Of misschien kun je wel eens fruit laten leveren, zodat je werknemers kunnen genieten van een lekker én gezond tussendoortje. Snoep zorgt er alleen maar voor dat je een suikerdipje krijgt. Gezonde snacks, da’s minder suiker en dus minder vermoeidheid!

Alles over ergonomie op kantoor

Hulp of extra informatie nodig om werknemers te laten bewegen op kantoor, of om ergonomie op de werkvloer verder te bevorderen? Op onze blog vind je een handig plan om in slechts vijf stappen naar een ergonomische werkomgeving te evolueren. De medewerkers van onze helpdesk staan bovendien altijd paraat om je te helpen.

[1] Bron: www.gezondleven.be/themas/beweging-sedentair-gedrag/cijfers-beweging/hoe-lang-zit-de-vlaming-dagelijks-stil

Ingedut achter je bureau? Check dan deze 3 tips voor een verkwikkende pauze!

Posted on by Manutan

Waarom is pauze belangrijk?

De boog kan niet altijd gespannen staan. Het is een cliché spreekwoord, maar ook waar als we het over werken hebben. Feit is dat je nu eenmaal niet de hele tijd gefocust kan zijn. Je hersenen hebben soms even rust nodig om goed te blijven functioneren. Hierbij is er geen gouden regel wanneer je pauze moet nemen. Wel ben je simpelweg een stuk minder efficiënt als je uren achter elkaar zit door te werken zonder pauze. Elk uur even een paar minuten pauze nemen kan dit al verhelpen.

65% van de werknemers vindt pauze erg belangrijk. (Bron: DVJ Research*)

Daarnaast ben je creatiever en onthoud je dingen beter als je regelmatig pauzeert. En de oplossing voor dat ene ingewikkelde probleem? Die kan zomaar opeens de kop opsteken als je even aan het ontspannen bent. Juist omdat je er even niet geconcentreerd mee bezig bent. Slim pauzeren is dus zeker geen tijdsverspilling.

Dus wil jij ook meer uit je werkdag halen en (meer) ontspannen werken? Bekijk dan hieronder drie tips voor een verkwikkende pauze.

Tip 1: neem een échte pauze

Even snel een boterham achter je bureau eten is geen pauze. Zelfs niet als je even lekker zit te Facebooken. Nee, voor een goede pauze verlaat je de werkplek en ga je naar een andere plek. Door de verandering van omgeving stimuleer je je associatieve vermogens, wat je creativiteit en probleemoplossend vermogen versterkt. Ook voorkom je de neiging om toch nog even snel wat mailtjes te beantwoorden.

Daarnaast kun je, als de situatie het toelaat, ook kiezen voor een power nap. De perfecte power nap duurt 20 minuten, waarbij je brein even ‘gereset’ wordt. Zo verbetert een snel dutje de kwaliteit van je werk en productiviteit.

Tip 2: buiten lunchen

Even naar buiten gaan versterkt het effect van even pauze nemen. Mensen die buiten werken voelen zich dan ook vaak fitter dan mensen die de hele dag achter hun bureau zitten (of hangen). Buiten lunchen in het zonnetje is dan ook een prima manier om je pauze door te komen. Niet alleen gezellig en goed voor wat frisse lucht, maar ook een flinke dosis vitamine D.

Reden genoeg om dus lekker buiten te lunchen aan de picknicktafel of op die bankjes in de zon. Of misschien heb je de mogelijkheid om een picknick te organiseren met collega’s. Zo ga je de rest van je werkdag met frisse zin tegemoet.

Bijna de helft van de werknemers wil buiten kunnen lunchen. (Bron: DVJ Research*)

Tip 3: ga wandelen tijdens je pauze

Nog beter is het om ook echt in beweging te komen tijdens je pauze. Zo schijnt 10 minuten wandelen al genoeg te zijn om je dag productiever en creatiever door te komen. Daarnaast vergroot de fysieke activiteit je zelfvertrouwen, verlaagt het je stressniveau en verbetert het je humeur. Hierbij is het wel belangrijk dat je echt even afstand neemt van je werk. Zorg dat je telefonisch onbereikbaar bent en zet muziek of een luisterboek op (als je alleen wandelt) om te voorkomen dat je alsnog enkel aan je werktaken denkt. En heb je de mogelijkheid om te sporten? Zeker doen!

Ga voor meer werkplezier

Wil je meer weten over slim en efficiënt werken? Lees dan ook onze andere blogs of contacteer de Manutan helpdesk voor vrijblijvend advies. We maken jouw werkplek graag leuker!

*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 900 Belgische werknemers.

Data, de volgende uitdaging voor de aankoopafdeling

Posted on by Manutan

Datastrategieën in de startblokken

Met de ontwikkeling van automatiseringstools, mobiele oplossingen, cloudapplicaties en verbonden apparaten groeit het datavolume wereldwijd exponentieel. Meer dan ooit moeten bedrijven ‘data driven’ worden. Dat wil zeggen dat ze op gegevens moeten vertrouwen om hun beslissingen te nemen en hun koers te bepalen.

De dynamiek lijkt in gang te zijn gezet in de aankoopafdeling: maar liefst 39 % van de ondervraagde aankoopbeslissers gaf aan een datastrategie te hebben ingevoerd, tegenover 42 % die van plan was er een uit te werken en 19 % die er geen heeft. De ‘best in class’ bedrijven geven het goede voorbeeld: 60 % ervan heeft een plan voor databeheer gelanceerd!

Voor data zijn vaardigheden vereist

De bedrijven zullen ook expertise nodig hebben om die befaamde gegevens te analyseren en te gebruiken. De aankoopafdeling beschikt weliswaar over een sterk analytisch vermogen, maar moet zich vanaf nu richten op ‘data science’.

Volgens de studie is slechts 7 % van de aankoopbeslissers van mening dat hun bedrijf prat kan gaan op een uitstekende databeheersing. Dit wijst erop dat er nog veel ruimte voor verbetering is, zowel op het vlak van opleidingen als van rekrutering.

Data omzetten in waarde

Veel bedrijven hebben nog steeds moeite om hun gegevens efficiënt te beheren met het oog op een omzetting ervan in echt bruikbare informatie. Binnen de aankoopafdeling worden data doorgaans gebruikt om het beheer van categorieën en contracten te verbeteren, besparingen op te volgen of de sourcing te optimaliseren. Op de lange termijn kunnen we ons voorstellen dat data de strategische besluiten van de beslissers zullen aansturen …

Meer dan ooit zet de aankoopafdeling in op data om waarde te creëren en de digitale transformatie van het bedrijf te versnellen, een prioriteit die in deze tijd van COVID-19 brandend actueel blijft.

Papiervernietiger kiezen? Lees ons advies over archiefvernietiging

Posted on by Manutan

Voorkom datalekken met een papierversnipperaar

Documenten kunnen heel wat gevoelige informatie bevatten die je beter niet te grabbel gooit in een papiercontainer. Om zulke datalekken te voorkomen, moet je op twee dingen letten bij de aankoop van je papierversnipperaar: de snijvorm en de veiligheidsklasse.

Welke snijvorm kiezen?

Er zijn twee snijvormen: snippers of stroken. Snippers zijn veiliger dan rechte stroken en veroorzaken tot vijf keer minder afval. Veilig én ruimtebesparend, dus!

De veiligheidsklasse van je papiervernietiger

Tot en met veiligheidsklasse P-2/DIN2 worden de documenten tot rechte stroken versneden. De hogere veiligheidsklasses maken er snippers van.

Veiligheidsklasse Doel Strookbreedte Oppervlakte
Norm P-1/DIN1 Algemene documenten < 12 mm Max. 2.000 mm2
Norm P-2/DIN2 Interne documenten < 6 mm Max. 800 mm2
Norm P-3/DIN3 Informatiegevoelige documenten < 2 mm Max. 320 mm2
Norm P-4/DIN4 Vertrouwelijke documenten < 6 mm Max. 160 mm2
Norm P-5/DIN5 Strikt vertrouwelijke documenten < 2 mm Max. 30 mm2
Norm P-6/DIN6 Zeer strikt vertrouwelijke documenten < 1mm Max. 10 mm2
Norm P-7/DIN7 Extreem strikt vertrouwelijke documenten < 1mm Max 5 mm2

GDPR: correct omgaan met persoonsgegevens dankzij een papierversnipperaar

Sinds 2018 geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving, de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zodra persoons- of klantgegevens niet meer noodzakelijk zijn, moet je ze vernietigen of wissen. Ook de data die zich in je papierstapels bevinden, dus! Papierversnipperaars vanaf de Norm P-3/DIN3 zijn GDPR-proof.

Bespaar ruimte met een papiervernietiger

Ook al werken we almaar meer digitaal, toch kampen bedrijven nog steeds met grote papierbergen: handouts van een presentatie, kopies van facturen, aantekeningen of brochures en ander printwerk. Voor je het weet, reiken de papierstapels tot aan het plafond. Natuurlijk kun je dan kiezen voor een papiercontainer waarin je je oud papier verzamelt maar … die neemt heel wat ruimte in beslag. Een papiervernietiger verkleint je papierstapels omdat hij je papierafval compacter maakt. Hoe groter de veiligheidsklasse van je papiervernietiger, hoe kleiner het volume van je papierafval.

Aandachtspunten bij de aankoop van een papierversnipperaar

Zodra je de juiste veiligheidsklasse en snijvorm hebt gekozen, zijn er nog een aantal dingen waarop je moet letten voor je een papiervernietiger koopt:

  • De manier waarop je het papier kunt invoeren. Er zijn toestellen met een handmatige of met een automatische invoer. De automatische invoer bespaart je natuurlijk wel wat tijd omdat je grote stapels in één keer kunt versnipperen.
  • De verwerkingscapaciteit: die verschilt sterk van apparaat tot apparaat. Deze capaciteit wijst op hoeveel vellen de versnipperaar per keer kan verwerken.
  • Plaatsing: je kunt kiezen voor een mobiele vernietiger of eentje die een vaste plek krijgt.
  • Geluid: let op het aantal decibel dat de shredder produceert, zeker als hij op een centrale plek op kantoor komt te staan.
  • Energieverbruik: papier vernietigen heeft niet per se veel elektriciteit nodig. Er bestaan verschillende modellen met een automatische sluimerstand, voor optimaal energieverbruik.
  • Soorten vernietiging: shredders kunnen ook kredietkaarten, cd’s, nietjes en paperclips vernietigen.

Accessoires voor je shredder

Er zijn enkele accessoires die de kwaliteit en een langere levensduur van de papiervernietiger garanderen.

  • Smeerolie: wanneer je je machine af en toe smeert, behoud je de snijcapaciteit.
  • Olievellen zorgen voor een gelijke verdeling van de olie over het hele snijvlak.
  • Een fijnstoffilter voert de fijnstofdeeltjes die vrijkomen tijdens het snijden af naar een recycleerbaar speciaalvlies.
  • Afvalzak: een afvalzak zorgt er ten slotte voor dat je het toestel snel en gemakkelijk kunt leegmaken.

Opgelet: vaak zijn accessoires enkel compatibel met versnipperaars van hetzelfde merk.

Manutan helpt je graag

Bekijk ons volledige assortiment papierversnipperaars in onze webshop of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen over welke papierversnipperaar je het best kiest? Neem dan contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers beantwoorden met plezier je vragen.

Berg je sleutels netjes en veilig op in een sleutelkastje

Posted on by Manutan

Goed sleutelbeheer: ordenen volgens gebruik

Net zo belangrijk als een degelijk sleutelkastje kopen, is de inventaris van je sleutels. Hoeveel exemplaren heb je? Weet je nog op welke deur ze passen? En zijn er die je amper gebruikt? Die kun je alvast van je sleutelbos halen. Daarnaast heb je misschien wel sleutels die naar gevoelige informatie kunnen leiden? Ook daarvoor kan een sleutelkastje nuttig zijn. Geef elke sleutel een sleutelhanger of een label met de overeenstemmende ruimte. Sommige kasten hebben een handige index waarop je kunt aanduiden welke sleutel bij welk slot hoort. Spreek ook nog even een goed beleid af met je collega’s. En misschien wel de belangrijkste vraag: wie bewaart de sleutel van de sleutelkast?

Grote en kleine sleutelkastjes

Nu je een goed zicht hebt op het aantal sleutels dat je beheert, kun je gericht kiezen. Ga je voor één grote kast of voel je meer voor de combinatie van twee kleine kastjes die je ophangt of verankert op een strategische plaats? Natuurlijk speelt ook de capaciteit van de kast een rol: de kleine modellen kunnen zo’n 15 sleutels opbergen, maar er zijn evengoed kasten met hoge capaciteit. Daarin kun je meer dan 1.000 exemplaren kwijt!

Een sleutelkastje hoeft bovendien geen saai element in je interieur te zijn. Er zijn stijlvolle en speelse modellen op de markt die een leuke toets aan je bedrijfsinterieur geven. Belangrijke sleutels kun je in een kluis of safe met cijferslot bewaren.

Veiligheid: het slot van de sleutelkast

Natuurlijk draait een sleutelkast niet alleen om het centraal bewaren van de sleutels, maar ook om ze veilig op te bergen. Daarom vind je modellen met een sleutelslot of met een cijferslot. Handig extraatje: veel kasten hebben een opening om sleutels veilig te kunnen terugbrengen, zonder dat je de kast daarvoor moet openen. Dat is vooral gemakkelijk wanneer meerdere mensen gebruik maken van de sleutels.

Ook de manier waarop je je kast bevestigt, heeft tot slot invloed op de veiligheid. Je kunt de compacte kastjes gemakkelijk ophangen, maar dan kunnen ze nog steeds gestolen worden. Gelukkig hebben de meeste sleutelkastjes hun bevestigingsschroeven langs de binnenkant, wat diefstal bemoeilijkt. Je kunt elektronische sleutelkastjes vaak in de grond of aan de wand verankeren, voor een grotere veiligheid.

Wist je dat slecht sleutelbeheer een van de oorzaken van diefstal en inbraak bij bedrijven is? Lees hier onze tips om inbraak te voorkomen.

Manutan helpt je graag

Bekijk ons volledige assortiment sleutelkasten in onze webshop. Heb je advies nodig voor je sleutelbeheer? Neem vrijblijvend contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers beantwoorden met plezier je vragen. Meer tips voor veiligheid op de werkplek? Lees dan de andere artikels op onze blog.