Manutan blog

Wat zijn de verschillen tussen RPA en IPA?

Posted on by Manutan

RPA onder de loep

Dankzij robotgestuurde procesautomatisering (RPA – Robotic Process Automation) kunnen ondernemingen hun processen en diensten efficiënter maken.

RPA-software kan methodische en gestandaardiseerde routineprocessen uitvoeren door elementaire regels te volgen. Het kan bijvoorbeeld gaan om de extractie van data uit een systeem om die weer in een ander systeem in te voeren. De mens neemt dan de gevallen die eruit springen, de uitzonderingen, voor zijn rekening.

De afgelopen jaren zijn deze tools geëvolueerd en hebben ze een bepaald niveau bereikt. Zo maken ze de weg vrij voor procesautomatisering op grote schaal. De implementatiekosten van die robotgestuurde systemen, die in slechts enkele weken tijd zijn uitgerold, blijven bovendien beperkt.

Meer over IPA

Intelligente procesautomatisering (IPA – Intelligent Process Automation) verwijst naar een nieuwe generatie tools die op complexere processen worden toegepast.

Die tools zijn gebaseerd op cognitieve technologieën die voortkomen uit artificiële intelligentie: Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing enz. Ze kunnen de mens bijstaan in niet alledaagse of uitzonderlijke taken die een bepaalde reflectie, creativiteit, scherpzinnigheid enz. vereisen. Die tools verwerken allerhande (semigestructureerde of zelfs ongestructureerde) gegevens of leren bij door menselijk gedrag te observeren.

Als bedrijven deze oplossingen willen invoeren, neemt dat echter meer tijd in beslag: er is een verregaandere configuratie nodig om aan specifieke vakkundige doelstellingen en gedetailleerde scenario’s te voldoen.

Kortom: ondernemingen kunnen dankzij robotgestuurde procesautomatisering hun diensten goedkoper aanbieden en tegelijk het kwaliteitsniveau verhogen en de taken met weinig toegevoegde waarde beperken. Intelligente procesautomatisering gaat dan weer een stap verder en helpt ondernemingen om hun prestaties te verrijken door meerwaarde voor de klanten te genereren.

Waar komen ad-hocaankopen vandaan?

Posted on by Manutan

Ad-hocaankopen, een prioriteit voor iedereen

Het verslag van Basware en The Hackett Group over dit onderwerp geeft aan dat alle besluitvormers op aankoopvlak ad-hocaankopen als een prioriteit beschouwen.

Het zijn echter vooral de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit die daarvan overtuigd zijn. AL die ondernemingen beschouwen het terugdringen van ad-hocaankopen immers als een absolute prioriteit, tegenover 76 % van de in deze studie ondervraagde gemiddelde ondernemingen.

Ad-hocaankopen: een cultureel of structureel fenomeen?

Interessant is dat de verklaring voor ad-hocaankopen verschilt afhankelijk van het type onderneming:

  • Bij de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit ligt de oorzaak voornamelijk op cultureel vlak. Zij hebben hun processen al geoptimaliseerd, maar moeten hun interne klanten nog verder begeleiden en opvoeden. Voor de meeste van die ondernemingen worden namelijk twee belangrijke redenen naar voren geschoven: de medewerkers denken dat hun aankopen niet belangrijk genoeg zijn om een echte impact te hebben of ze begrijpen het geldende aankoopbeleid niet goed, of ze houden er te weinig rekening mee.
  • Bij de gemiddelde ondernemingen is de oorzaak zowel cultureel als procesmatig. Naast de eerder aangehaalde problemen, moeten deze ondernemingen ook hun werking herzien. Bijna een op de twee respondenten vindt dat de bestaande aankoopprocessen heel manueel en tijdrovend zijn (en ad-hocaankopen in de hand werken), en dat er niet genoeg geformaliseerde/aangepaste procedures voor kleine transacties bestaan.

Er zijn verschillende oplossingen om de onderliggende oorzaken van ad-hocaankopen aan te pakken. Afhankelijk van de moeilijkheden die in elke organisatie opduiken, kunnen ze de leveranciersportefeuille herbekijken, een digitale oplossing invoeren of interne klanten met begeleiding helpen om ad-hocaankopen een halt toe te roepen.

Aankoopprocessen: in 6 stappen naar een duurzame relatie met leveranciers

Posted on by Manutan

De zes belangrijke stappen van het aankoopproces zijn verdeeld in twee hoofdfasen (met drie stappen per fase):

  • Sourcing: in deze eerste fase gaat men op zoek naar de meest geschikte oplossing.
  • Referencing: deze laatste fase is cruciaal om de oplossing in een duurzaam operationeel perspectief te plaatsen.

Aankoopproces: de drie belangrijkste stappen van sourcing

Breng de behoeften van de interne klant in kaart

Voor een product dat of dienst die nog niet is besteld, bestaat de eerste stap van het aankoopproces erin de aanvrager te helpen onder woorden te brengen wat hij nodig heeft. Alleen als rekening wordt gehouden met alle gebruiksparameters van het gevraagde product of de gevraagde dienst, kan de aankoopafdeling hier een deskundig antwoord op bieden.

In het bestek kunnen deze elementen aan bod komen:

  • De identificatie van het product/de dienst: benaming van het gebruik, functie …
  • De kwantificering van de behoefte: volume, looptijd, duur, verbruikslocaties …
  • De kwaliteitscriteria: positionering van het gamma, referentie-equivalent, certificaten …
  • De gebruiksvoorwaarden: koppeling met andere producten/diensten, bijzondere gebruikscontext, beperkingen …
  • De servicevereisten: verpakking, beschikbaarheid in noodgevallen …

Door te overleggen met de aanvrager, kan het aankoopteam in kaart brengen wat hij precies nodig heeft. In sommige gevallen kan hier ook een alternatieve, innovatieve benadering van de oorspronkelijke aanvraag uit voortvloeien. Hierbij is het essentieel dat het aankoopteam goed kan luisteren naar de vraag en de uitdagingen in hun geheel begrijpt.

Identificeer potentiële partners

Een leverancierspanel opzetten op basis van het bestek en de beschikbare gegevens: dat is de tweede stap in het aankoopproces. Dit panel bestaat uit ondernemingen die a priori in staat zijn om volgens de specificaties te leveren.

Elk van die leveranciers wordt doorgelicht op basis van criteria die verband houden met de aankoopstrategie van het bedrijf:

  • Naleving van ethische regels en MVO
  • Economische duurzaamheid
  • Logistieke capaciteit
  • Reputatie, beoordelingen en goedkeuringen
  • Compatibiliteit met de digitale e-procurementconfiguratie van het bedrijf

Dit panel (eventueel afgeslankt) dient dan als basis voor de overlegfase.

Start het overleg

Het aankoopteam nodigt elk van de geselecteerde leverancies uit voor het overleg. De bepalingen van deze derde stap van het aankoopproces worden in een reeks documenten toegelicht:

  • Het overleg organiseren
  • Bestek
  • Contractuele voorwaarden

Wanneer het overleg begint, stelt het aankoopteam ook een puntenrooster op met daarin alle criteria die worden gebruikt om een keuze te maken tussen de concurrenten.

Het overleg vindt meestal plaats in twee ronden:

  • Een analyse van de ontvangen dossiers, waarbij de minst interessante dossiers worden geëlimineerd;
  • Eén of meer hoorzittingen voor de beste dossiers. De leveranciers stellen hun aanbod mondeling voor, beantwoorden vragen en geven eventueel een demonstratie.

Aankoopproces: de drie belangrijkste stappen van de referencing

Kies de beste partner

Aan het einde van het selectieproces wordt de meest veelbelovende partner gekozen.

Deze vierde stap in het aankoopproces is gebaseerd op een objectieve analyse van de waardepropositie van elk van de finalisten. In dit stadium komt eerder de vlotheid van het partnerschap aan bod, en niet zozeer de technische capaciteit om aan de vraag te voldoen (die bij de toelating tot het panel wordt onderbouwd).

De voorgestelde prijs, termijnen en logistieke voorwaarden wegen uiteraard zwaar in het besluitvormingsproces.

Bij het overwegen van een samenwerking die meerdere jaren kan duren, spelen de intuïtie en professionele ervaring van het aankoopteam een zeer belangrijke rol.

Beding de interessantste voorwaarden

Beloften vertalen in vaste verbintenissen die in de loop van de tijd kunnen worden gemeten, is de vijfde stap in het aankoopproces. Het idee is om met de toekomstige partner een win-winconsensus te vinden die het bedrijf zo tevreden mogelijk houdt zonder het vermogen van de partner om zijn verplichtingen in de loop van de tijd na te komen in gevaar te brengen.

Deze stap is een onderhandelingsfase die het aankoopteam zo goed mogelijk moet voorbereiden. Er moet met name geanticipeerd worden op de strategische punten waarop men zich moet concentreren en natuurlijk de argumenten aanscherpen.

Of er al dan niet een voorgeschiedenis bestaat met een partner (is er al eerder samengewerkt met de leverancier die als beste uit het overleg naar voor kwam?), is een cruciaal punt bij het begin van de onderhandelingen.

Bepaal de voorwaarden van het partnerschap

Tijdens de laatste stap van het aankoopproces wordt de samenwerking op lange termijn vastgelegd. Een cruciaal moment dus.

In het contract moeten met name twee situaties zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven:

  • De voorwaarden voor de beoordeling van de naleving van de verbintenissen op het gebied van kwaliteit, logistiek en dienstverlening in het algemeen;
  • De voorwaarden voor het verbreken van het contract, indien een eventuele afwijking van de oorspronkelijke beloften niet kan worden tegengehouden.

Conclusie: het aankoopproces bestaat uit zes stappen. Elke fase bouwt voort op de resultaten van de vorige en is een belangrijke stap op weg naar een relatie waar beide partijen voordeel uit halen.

De samenwerking tussen de twee partners kan alleen haar vruchten afwerpen als elke stap deskundig en professioneel wordt aangepakt. Zo’n robuuste samenwerking biedt strategische voordelen nu in de huidige economie de ecosystemen die rond ’toonaangevende’ bedrijven zijn opgebouwd een onmiskenbare troef vormen.

De strategische dimensie van de aankoopafdeling wordt dan ook steeds belangrijker. Uw opdracht nog makkelijker tot een goed einde brengen? Lees dit artikel: Procurementfunctie: 7 prioriteiten voor een succesvol 2020

Wat is intelligente procesautomatisering?

Posted on by Manutan

Hieronder vind je alle antwoorden op je vragen in verband met intelligente procesautomatisering:

  • De definitie van intelligente procesautomatisering
  • Intelligente procesautomatisering, meer dan RPA
  • Concrete gevallen van intelligente procesautomatisering

De definitie van intelligente procesautomatisering

Intelligente procesautomatisering (IPA – Intelligent Process Automation) maakt het mogelijk om niet alledaagse taken die een bepaalde reflectie vereisen, te automatiseren.

Intelligente procesautomatisering is gebaseerd op de technologieën van robotgestuurde procesautomatisering (RPA – Robotic Process Automation) en op de diverse domeinen van de artificiële intelligentie (Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing, enz.).

Intelligente procesautomatisering, meer dan RPA

Robotgestuurde procesautomatisering maakt vandaag al integraal deel uit van de digitale transformatie van ondernemingen. Intelligente procesautomatisering staat daarentegen nog in de kinderschoenen, maar maakt het mogelijk om het rendement van de aankopen naar een hoger niveau te tillen.

Intelligente automatiseringsoplossingen kunnen semigestructureerde gegevens (bestelbonnen, facturen enz.), én ook ongestructureerde gegevens (voicemails, e-mails enz.) verwerken. Ze kunnen bovendien leren uit de observatie van de mens, enz. Daardoor zijn IPA-tools in staat om uitzonderlijke taken te automatiseren die intuïtie, scherpzinnigheid en zelfs creativiteit vereisen, terwijl RPA-tools alleen zogenaamde routinetaken automatiseren.

Concrete gevallen van intelligente procesautomatisering

We kunnen verschillende situaties bedenken die helpen om de rol van intelligente procesautomatisering goed te begrijpen:

  • Een chatbot zou niet alleen een vast proces kunnen volgen, maar ook de betekenis van de vragen kunnen begrijpen en/of een gevoel (tevredenheid, woede enz.) bij de gesprekspartner kunnen waarnemen. Zo kan die een nog relevanter antwoord aanreiken en de bijzondere gevallen naar een mens doorsturen.
  • Een robot zou inkomende documenten volgens een vast proces kunnen klasseren, maar ook menselijk gedrag kunnen observeren en er andere specifieke regels uit afleiden (bijvoorbeeld: als bepaalde gesprekpartners bestanden doorsturen, worden die automatisch op een gedeelde server opgeslagen).

Kortom: intelligente procesautomatisering genereert een meerwaarde door bepaalde specifieke taken te verbeteren. Daardoor kunnen ondernemingen hun diensten efficiënter maken en zo concurrentiëler worden.

Duurzaam energiebeleid op kantoor: tips om energie te besparen en voordelen van duurzame energie

Posted on by Manutan

Energieverbruik op kantoor in kaart

“Meten is weten”: het is een huizenhoog cliché dat ook staat als een huis! Breng dus in een eerste fase je energieverbruik op kantoor in kaart. Zoom ofwel in op specifieke aspecten waarvan je vermoedt dat het beter kan (zoals bijvoorbeeld de airconditioning, verlichting of het IT-luik) of probeer een algemeen beeld te scheppen. Zo krijg je de energieslokoppen in het vizier en weet je meteen waarop je moet focussen. Weet dat je je CO2-afdruk kunt berekenen met Samen Klimaatactief of door een energieaudit te laten doen.

Minder energie verbruiken

Als je de aandachtspunten kent, kun je concrete acties ondernemen om minder energie te verbruiken. De meeste kantoren boeken snel winst met de volgende ingrepen:

  • leidingen isoleren
  • beeldschermen van computers en laptops dimmen en volledig uitzetten als je ze niet gebruikt
  • apparaten uitschakelen die niet gebruikt worden, zoals printers of schermen
  • aanwezigheidssensoren aansluiten op de verlichting
  • oude apparatuur vervangen
  • een slimme thermostaat installeren
  • de koeling van de serverruimte optimaliseren

Duurzame energie, lokaal aangekocht of zelf opgewekt

Ten derde is het niet alleen zaak om minder energie te verbruiken, maar er ook voor te zorgen dát de energie die je gebruikt, duurzaam is. Lokale energie kopen of zelf stroom opwekken zijn daarvoor twee goede pistes.

  1. Lokaal gekocht

Groene stroomleveranciers in Vlaanderen leveren aan hun klanten stroom met een zogenaamde garantie van oorsprong of een GO-certificaat. Zo’n GO garandeert dat 1.000 kWh energie werd opgewekt uit hernieuwbare energiebronnen zoals waterkracht, windenergie of zonne-energie, of uit kwalitatieve warmtekrachtkoppeling (die laatste variant is vooral interessant voor grotere gebouwen, en daarbij wekt een centrale verwarmingsketel gelijktijdig warmte en elektriciteit op). Vraag hier zeker naar bij je energieleverancier!

  1. Zelf opgewekt

Wil je nog een stapje verder gaan? Dan kun je zelf energie opwekken met behulp van de zon, de wind of biomassa, al dan niet samen met andere bedrijven op je site. Roep eventueel de hulp in van de partners van Samen Klimaatactief.

CO2-uitstoot compenseren

Als allerlaatste stap kun je de CO2 die je nog uitstoot – door de verwarming, je wagenpark of door businesstrips – compenseren door de hulp in te roepen van gespecialiseerde partners. Kies voor projecten die voldoen aan

  • de Verified Carbon Standard of VCS die tien criteria oplegt, zoals het feit dat het project te maken moet hebben met minstens één van de zes broeikasgassen die in het Kyotoprotocol zijn opgenomen
  • de Gold Standard, in samenwerking met het WWF, die er onder meer over waakt dat de projecten in kwestie gealigneerd zijn met de Sustainable Development Goals of de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN

Tot voor kort werd ook het Clean Development Mechanism of CDM aangemoedigd, een reeks regels gedefinieerd in het Kyotoprotocol waarbij meer ontwikkelde landen emissiereducties konden afkopen van minder ontwikkelde landen, maar met het oog op de klimaatdoelstellingen na 2020 pleiten experts voor ambitieuzere regels.

Gebeten door dit onderwerp en wil je er graag meer over weten? Lees dan zeker ook onze andere blogartikelen over duurzaamheid!

Aankoopafdeling: hoe train je verschillende generaties?

Posted on by Manutan

Vijf generaties op de aankoopafdeling

Voor het eerst werken vijf verschillende generaties samen, niet alleen op de aankoopafdeling, maar ook in de rest van het bedrijf.

Het gaat om:

  • De traditionalisten (1928-1945 [2]): ze zijn met weinig, ze zijn trouw aan hun bedrijf en ze willen daarvoor respect krijgen.
  • De babyboomers (1946-1964 [2]): hun carrières kenden een goede start en ze bekleden vaak leidinggevende functies. Ze zijn trouw, ambitieus en resultaatgericht.
  • Generatie X (1965-1980 [2]): zij waren het die een beter evenwicht tussen werk en privéleven stimuleerden. Ze zijn ook heel zelfstandig en zelfs ondernemingsgezind.
  • Generatie Y, de millennials (1981-1996 [2]): ze worden steeds talrijker bij bedrijven. Ze zijn minder trouw dan hun oudere collega’s, maar hebben meer oog voor continue bijscholing, de bedrijfscultuur en samenwerking.
  • Generatie Z (1997-2012 [2]): ze komen net kijken op de arbeidsmarkt en volgen in de voetsporen van hun voorgangers. Ze zijn gevoelig voor de betekenis van hun werk en willen verantwoordelijkheden krijgen.

Elke generatie heeft zo haar eigen talenten, maar ook bezorgdheden: overbodig raken door technologische vooruitgang, een gebrek aan ervaring, het verschil maken op de arbeidsmarkt … In zo’n onzekere omgeving wil iedereen, zonder uitzondering, zich bijscholen en wapenen tegen de wendingen die hun professionele carrières kunnen nemen.

Welke opleiding voor welke behoefte?

Afhankelijk van het carrièreniveau van de werknemer en het type competenties kunnen er verschillende leermethodes toegepast worden.

Wie aan het begin van zijn carrière staat, geeft wellicht de voorkeur aan onlineopleidingen, mentorships of een verandering van job, terwijl mensen die al langer werken of aan het einde van hun carrière beland zijn eerder kiezen voor opleidingen die face-to-face of op het terrein plaatsvinden.

Welke methode men kiest, hangt vaak ook af van het type competentie dat men wil ontwikkelen:

  • voor technische competenties (analytisch, gegevensbeheer …) gaat de voorkeur uit naar face-to-face of onlineopleidingen;
  • voor interpersoonlijke en commerciële competenties (influence, leadership, kritisch denken …) is het beter om in te zetten op functiewijzigingen of observaties ter plaatse.

Mentorships en opleidingen op het terrein zijn dan weer geschikt voor alle soorten competenties!

Ongeacht welke generaties er op je aankoopafdeling werken en welke prioriteiten je stelt op het vlak van opleiding, voortaan kan je met kennis van zaken een geschikt opleidingsplan opstellen!

[1] World Economic Forum

[2] Deze cijfers kunnen sterk variëren tussen de verschillende beschikbare studies.

De juiste aankoopconsultant kiezen – vijf tips

Posted on by Manutan

Met de volgende vijf vragen maak je de beslissing een stuk gemakkelijker:

  • Hoeveel ervaring heeft de consultant met jouw uitdagingen?
  • Maakt een grondige kennismaking vooraf standaard deel uit van zijn of haar werkwijze?
  • Is gezamenlijke ontwikkeling een deel van zijn of haar aanpak?
  • Is de consultant concreet genoeg om met alle stakeholders te kunnen communiceren?
  • Kun je de samenwerking op elk moment stopzetten zonder het project helemaal opnieuw te moeten beginnen?

De juiste aankoopconsultant heeft ervaring met jouw uitdagingen

De aankoopwereld kent heel wat uitdagingen. En de problemen die in deze moeilijke periode de kop opsteken, komen boven op het lijstje met eisen die steeds zwaarder op de aankoopafdeling wegen.

Toch is de professionele reputatie van de meeste aankoopconsultants gebaseerd op slechts een deel van de uitdagingen waar aankoopafdelingen mee kampen. Natuurlijk kan een frisse geest die nog geen ervaring heeft, overlopen van de vernieuwende ideeën. Maar het is beter om een aankoopconsultant te kiezen die recent geconfronteerd is met de problemen waar ook jouw bedrijf mee worstelt.

De juiste aankoopconsultant luistert naar wat er uniek is aan jouw bedrijf

Natuurlijk is ervaring niet het enige element om een mogelijke samenwerking op te baseren. De werkfilosofie van je potentiële partner is minstens even belangrijk.

Dan bedoelen we vooral dat de aankoopconsultant luistert en rekening houdt met de huidige situatie voordat hij actie plant. Dat is een erg belangrijke eigenschap waarop je zeker moet letten. Deze twee succesfactoren zijn bijzonder belangrijk:

  • De aankoopconsultant ‘dompelt’ zich vooraf onder in jouw bedrijf.
  • Hij doet moeite om tot in de details te ontdekken hoe jouw bedrijf werkt.

Een duurzame aankoopconsultant werkt constructief samen met je bedrijf

Je kunt de aankoopconsultant eigenlijk beschouwen als een gewone leverancier: de kracht van jullie relatie is afhankelijk van hoe goed jullie samenwerken.

Kies dus een consultant die naar je luistert en je bij zijn denkproces betrekt. Tenzij je voor je project een ‘kant-en-klare’ oplossing van een expert nodig hebt, heb jij ook een deel van de oplossing in handen. Want jij kent je bedrijf het best.

Een efficiënte aankoopconsultant spreekt eenvoudige, duidelijke taal

Welke opdracht je de aankoopconsultant ook wilt toevertrouwen, hij moet hoogstwaarschijnlijk met verschillende soorten mensen in verschillende rollen communiceren. Aankoopprofessionals weten al lang dat het belangrijk is om samen te werken met de andere afdelingen in een bedrijf.

Daarom moet een aankoopconsultant voldoende concreet en toegankelijk zijn om alle functies te begrijpen waarmee jij of je team samenwerkt. En uiteraard moeten ook deze medewerkers de consultant goed begrijpen.

De juiste aankoopconsultant laat je vrij in je keuze

Een consultingopdracht moet kunnen worden stopgezet wanneer jij dat wilt. In geen geval mag je hulpeloos achterblijven als de opdracht afloopt, ongeacht of jij of de consultant de samenwerking stopzet.

De laatste tip om je nieuwe partner te kiezen? Ga voor een expert met een open werkwijze, net zoals je dat zou doen wanneer je een e-procurementoplossing kiest. Het is verstandig om een aanpak te kiezen die veel operatoren begrijpen en waarbij iemand anders indien nodig als vervanger kan optreden. Zo loop je niet het risico dat je ‘gegijzeld’ wordt omdat je consultant een gespecialiseerde werkwijze hanteert waarmee slechts een klein aantal experts vertrouwd zijn.

Kort gezegd zijn er evenveel aankoopconsultants als transformatieprojecten. De meeste aankoopconsultants voeren hun taken perfect uit, maar sommige passen beter bij jouw project dan andere. De uitdaging is dus dat je niet gewoon de beste aankoopconsultant moet kiezen, maar degene met wie de kans het grootst is dat je project slaagt op een aangename manier.

De juiste aankoopconsultant kiezen is een ‘best practice’ die je professionals zeker moeten leren. Wil je meer weten hierover? Lees dan zeker dit artikel: Aankoopafdeling: 8 goede praktijken om je voor te bereiden op post-COVID-19.

Procure-to-pay: automatisering met twee snelheden

Posted on by Manutan

Procure-to-pay: een ongelijke automatisering

Ondernemingen die digitale oplossingen hebben ingevoerd, digitaliseren daarom niet altijd hun transacties. De best presterende ondernemingen geven het goede voorbeeld wat de automatisering van het aankoopproces betreft, met name in het begin van de transactieketen, maar de meeste organisaties houden het moeilijk vol.

De ‘long tail’, de zogenaamde C-Class aankopen, lijkt grotendeels de automatisering van het procure-to-payproces te vertragen. Slechts 10 % van de ondernemingen, tegenover 14 % van de best presterende ondernemingen, maakt gebruik van een elektronische catalogus voor de onrechtstreekse aankopen. Om de automatisering verder te kunnen ontwikkelen, is het absoluut noodzakelijk om de digitale kanalen te gebruiken die op het type uitgave zijn afgestemd. Zo zijn verkoopautomaten bijvoorbeeld bijzonder relevant voor MRO’s (producten voor onderhoud, reparatie en revisie).

Facturatie, de zwakke schakel van het procure-to-payproces

Vandaag is het facturatieproces in de meeste ondernemingen nog steeds het minst geautomatiseerd. De best presterende ondernemingen digitaliseren bijna 85 % van hun facturen. Bij het merendeel van de ondernemingen is dat slechts 30 %.

Toch zorgt de digitalisering van het facturatieproces voor aanzienlijke potentiële besparingen. Bovendien zijn er talloze andere voordelen: een verhoogde productiviteit en professionele ontwikkeling, geen papier meer, minder fouten … Voor de best presterende ondernemingen kost een papieren factuur gemiddeld € 5,90, terwijl de kosten voor een gedigitaliseerde factuur op ongeveer € 1,97 worden geschat (ongeveer drie keer minder!). Om succesvol te zijn, geldt ook hier dat men zich aan de digitale maturiteit van de stakeholders moet aanpassen en men (altijd) de voorrang moet geven aan het elektronische proces.

Tot slot, om het procure-to-payproces optimaal te automatiseren, moeten er digitale kanalen worden ingevoerd die op het type aankopen en op de betrokken stakeholders zijn afgestemd. In combinatie met de optimalisatie van de leveranciers, zorgt een dergelijke digitalisering voor een duidelijk beeld van de uitgaven en een verhoogde efficiëntie binnen de aankoopteams.

[1] The Hackett Group

Mvo als onderneming: zo pakt Manutan het aan

Posted on by Manutan

Een greep uit onze mvo-initiatieven

Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat je als bedrijf aandacht hebt voor sociale en milieukwesties, en dat je door ethisch en transparant gedrag de verantwoordelijkheid opneemt voor de effecten van je activiteiten op de maatschappij en op het milieu. Mvo streeft naar een systematische verbetering op het vlak van de drie P’s: people, planet en profit. Ook Manutan België zorgt ervoor dat sociale aspecten en milieuaspecten in balans blijven met een verantwoorde economische verbetering. Daartoe nemen we onder meer de volgende initiatieven:

  • een jaarlijks tevredenheidsonderzoek bij onze medewerkers, in samenwerking met Great Place To Work
  • sportfaciliteiten op het werk
  • systematische aandacht voor veilig werken
  • reductie van het energieverbruik door hoogrendementsverwarming
  • energiebesparende verlichting met bewegingssensoren
  • we streven naar vermindering van onze transportafdruk door ritten te combineren
  • de installatie van elektrische laadpalen
  • de digitale verzending van facturen en orderbevestigingen naar de klant
  • op verzoek van klanten orders verzamelen om wekelijks bij hen af te leveren
  • interne bewustwordingscampagnes om het energieverbruik te beperken
  • dubbelzijdig printen en kopiëren

En nu jij? People, planet, profit: go!

Klaar om ook stappen te zetten richting mvo? Met dit actieplan krijg je maatschappelijk verantwoord ondernemen ook in jouw organisatie op de kaart gezet!

1.     Nulmeting uitvoeren

Hoe doe je momenteel al aan duurzaam ondernemen? Lijst alle initiatieven op, hoe klein ook, en aarzel niet om daar hulp voor in te roepen. Maak bijvoorbeeld een inventarisatie door aan werknemers, klanten en leveranciers te vragen op welke vlakken zij vinden dat je al duurzaam bezig bent. Geef hen ook de optie om aan te geven waar ruimte is voor verbetering, zo kom je snel tot concrete actiepunten. Sla in je oplijsting geen enkele afdeling over! Sluit niets op voorhand uit, want misschien valt er ergens toch onverwacht duurzaamheidswinst te halen – en als er toch geen verbeteringen mogelijk zijn, dan moet je natuurlijk kunnen uitleggen waarom je een bepaalde afdeling niet opneemt in je plan.

2.     Visie en missie bepalen

Giet in een tweede fase je mvo-ambities in een visie en missie. Wat is je motivatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen, en welke plaats in de maatschappij wil je als bedrijf vervullen? Aarzel ook niet om te communiceren over jullie plan van aanpak en de vorderingen die jullie maken. Het zal bijdragen aan een positief effect op je bedrijfsimago.

3.     Doelen stellen

Bepaal ten derde een aantal concrete doelstellingen aan de hand van de volgende vragen:

  • Wat is het einddoel?
  • Wat moet er gebeuren?
  • Wat en wie heb je daarvoor nodig?
  • Welke kosten brengt het met zich mee?
  • Hoeveel tijd heb je? Wanneer moet het resultaat er zijn?

4.     Actieplan en pilootprojecten

Vertaal die doelen vervolgens naar een plan dat, opnieuw, zo concreet mogelijk is, maar tegelijk wel realistisch blijft. Leg data en terugkoppelmomenten vast en stel een hoofdverantwoordelijke aan. Misschien heb je nog wel wat werk voor de boeg, en dan kan zo’n plan overweldigend lijken. Maar hou jezelf voor dat niet alles tegelijk hoeft te gebeuren. Je kunt bijvoorbeeld een aantal pilootprojecten bepalen waarmee je quick wins kunt halen. Zo boek je snel resultaten en word je gemotiveerd om ook ingrijpendere veranderingen door te voeren.

Geef voorrang aan doelen die …

  • weinig kosten of geen grote investering vragen, maar wel snel geld opleveren
  • waarvoor je subsidie krijgt
  • die een grotere investering vragen, maar ook (veel) geld opleveren
  • die je uit morele of ethische overtuiging doet (maar vaak geen geld opleveren)

5.     Communiceren (intern en extern)

Zoals bij elke verandering is een draagvlak creëren cruciaal voor wie met mvo wil beginnen. Intern communiceren is de boodschap. Uit die communicatie vloeien vast ideeën voor nieuwe initiatieven, en die kun je dan inventariseren en opnemen in je plan. Hoewel veel bedrijven bang zijn voor kritiek uit de pers (je kunt nu eenmaal niet alles ineens aanpakken, en er zijn altijd nog zaken die beter kunnen), loont het ook om extern te communiceren. Zo weten klanten en leveranciers ten minste dat je ermee bezig bent, en zo leg je jezelf ook nog een beetje extra druk op om je doelen waar te maken. Zo’n externe communicatie kan verlopen via je website, in sales pitches en ga zo maar door. Misschien kun je proberen een keurmerklogo te behalen en dat overal meegeven?

Surf voor meer inspiratie naar de website van MVO Vlaanderen of ga eens kijken tussen onze blogartikels over een duurzame werkplek.

Aankoopafdeling: 3 voorwaarden om de heropleving van de activiteit in de tweede helft van het jaar te versterken

Posted on by Manutan

De aankoopafdeling moet drie opdrachten uitvoeren:

  • de digitalisering afronden;
  • het innovatieproces van het bedrijf voeden;
  • de supply chain versterken.

Succesvolle digitalisering van de aankoopafdeling

De aankoopafdeling heeft al een hele weg afgelegd om haar processen te digitaliseren.

Door de coronacrisis kan ze nu een tandje hoger schakelen, zodat ze beter geïntegreerd raakt in een globaal ecosysteem waarin alles steeds meer op afstand gebeurt.

Het feit dat telewerk steeds meer de norm wordt, gaat iedereen aan:

  • het aankoopteam zelf;
  • de aanspreekpunten bij de leveranciers en de partners;
  • de aanspreekpunten bij de interne klanten.

De aankoopafdeling moet dan ook bijzonder snel unieke digitale oplossingen bedenken om dat telewerk tot een goed einde te brengen:

  • de uitwisseling en archivering van gegevens en informatie veilig laten verlopen;
  • 100 % digitale validatie- en besluitvormingsprotocollen uitstippelen;
  • de laatste hand leggen aan de digitalisering van de processen voor aankoopaanvragen en de verwerking van de facturen van leveranciers.

Toppunt van innovatie bij de aankoopafdeling

De tweede voorwaarde voor de verwachte heropleving in de tweede jaarhelft heeft te maken met innovatie. De situatie zal dan ook snel veranderen, denk maar aan:

  • nieuwe verwachtingen bij klanten;
  • nieuwe structuren in de waardeketen van de bedrijven;
  • het strategische belang van de traceerbaarheid van de elementen die opgenomen zijn in de waardepropositie van het bedrijf.

Dat klanten nieuwe verwachtingen hebben, blijkt onder meer uit hun vraag naar meer bevoorradingszekerheid.

Door ​​de Covid-19-crisis en het nieuwe machtsevenwicht dat daaruit voortvloeit willen bedrijven meer anticiperen op onrusten binnen de organisatie.

Tot slot gaat het nog om traceerbaarheid. Die uitdaging moet de aankoopafdeling al een tijdje het hoofd bieden vanwege mvo-vereisten en zal nu nog belangrijker worden. De risicobeheerstrategie van de b2b-klanten van het bedrijf zal immers onvermijdelijk opnieuw de aandacht vestigen op de leveringen van rang 2. Dat wil zeggen dat bedrijven niet alleen de elementen die ze in hun waardeketen integreren (leveringen van rang 1), maar ook de elementen die in de waardeketen van hun leveranciers geïntegreerd zijn (leveringen van rang 2) steeds meer willen traceren.

Sterkere supply chain dankzij de aankoopafdeling

Artikels en analyses toonden al meermaals aan hoe afhankelijk bedrijven precies zijn van een sterke supply chain om hun activiteiten verder te zetten.

Nu de crisis over haar hoogtepunt heen is en dringende kwesties aangepakt zijn, moet de aankoopafdeling haar software grotendeels vernieuwen.

Deze periode vereist immers dat de aankoopstrategie herzien wordt, met name op deze drie vlakken:

  • de diversificatie van leveranciers, zodat een bedrijf niet van één leverancier afhangt;
  • minder verfijnde referenties, zodat partners verwisseld kunnen worden indien één van hen tekortschiet;
  • de nabijheid van de meest strategische leveranciers, zowel geografisch als systemisch, om het wederzijdse belang van de relatie te vergroten.

Kortom, de transformatie van bedrijven en markten versnelt. Die veranderingen zijn enerzijds een gevolg van de crisis, en anderzijds ook een drijfveer om er duurzaam mee om te gaan. Uiteraard wordt de aankoopafdeling sterk gestimuleerd om nieuwe antwoorden te bedenken. Bedrijven rekenen er immers op, zodat ze hun activiteiten weer kunnen opstarten.

Welke stappen daarvoor genomen moeten worden, hangt af van de aankoopafdeling, die al lang uitgedaagd wordt door continue transformatie. Meer weten? Lees dan zeker eens Moet de aankoopafdeling haar werking opnieuw uitvinden?

Efficiënte bewegwijzering dankzij markeringen

Posted on by Manutan

In een rechte lijn naar goede bewegwijzering

Voor het aanbrengen van vloermarkeringen bestaat een groot assortiment van lijnspuitbussen. Zorg dat je kiest voor sterk gepigmenteerde verf: die valt het best op en is bestand tegen slecht weer. Je hebt bovendien een uitgebreid kleurenpallet ter beschikking: rood, wit, geel, groen, blauw, … Misschien kun je kiezen voor kleuren die ook terugkomen in de branding van je bedrijf? Laat je verf in elk geval voldoende contrasteren met de ondergrond, anders heeft de markering weinig effect.

Lijnspuitbussen zijn geschikt voor verschillende ondergronden, want je kunt ze gebruiken op asfalt, beton, gras, hout en metaal. Neem zeker ook een kijkje tussen de accessoires voor vloermarkeringen. Zo helpt een handige set met sjablonen om de markeringen netjes en zonder vlekken aan te brengen, terwijl een markeermachine ervoor zorgt dat je je werkplek op een ergonomische manier bewegwijzert. Lijnspuitpistolen laten je dan weer toe om heel verfijnd te werk te gaan. Veiligheidsborden en markeringslint zijn ten slotte een goede aanvulling op de vloermarkeringen.

Markeringen aanbrengen met vloertape

Vloertape of vloerstickers zijn een alternatief voor geverfde lijnen. Bij het kiezen van vloertape is het belangrijk om het type vloer op je werkplek goed te kennen. Op een gecoate vloer kunnen zo goed als alle soorten markeringstape aanhechten. Ook op een betonnen vloer kun je gemakkelijk tape aanbrengen. Op oneffen, grove of poreuze vloeren ondervind je misschien al iets meer moeilijkheden – en dan kies je beter voor verf. Het risico bestaat immers dat de vloerstickers niet goed blijven kleven. Laat je bij twijfels adviseren door een professional.

Ten slotte spelen de hoeveelheid werkverkeer en de vochtigheidsgraad van de omgeving een grote rol. Kies voor tape van hoge kwaliteit als er vaak over de lijnen gereden zal worden. In een vochtige ruimte breng je het best waterbestendige tape aan.

Gouden raad voor het aanbrengen van vloermarkering

We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat je vloer spic en span is op het moment dat je de vloermarkeringen aanbrengt. Zowel bij lijnspuitbussen als bij vloertape kunnen vuil en oneffenheden ervoor zorgen dat je niet het gewenste resultaat krijgt. Gebruik remmenreiniger om de vloer te ontvetten en laat de vloer goed drogen. Breng

referentiepunten aan vooraleer je je lijnen trekt. Zo kun je de lijnen mooi recht houden. Rij na het aanbrengen van de vloertape tot slot met een heftruck over de lijn, zodat de tape zich goed kan hechten. Tip: stippellijnen helpen je om tape of verf te besparen!

Manutan helpt je graag

Bekijk ons assortiment voor bewegwijzering en vloermarkeringen in onze webshop, lees onze andere blogs over veiligheid op de werkvloer of neem contact op met onze helpdesk als je nog bijkomende vragen hebt!

Op weg naar meer duurzaamheid in het magazijn

Posted on by Manutan

Investeren in een duurzaam magazijn? Daarom!

De redenen om te investeren in een duurzaam magazijn zijn legio. Ten eerste zijn klanten en investeerders kritischer geworden. Ze willen niet meer in zee met een bedrijf dat zijn omgeving vervuilt of energie verspilt. Maar duurzaamheid is natuurlijk méér dan een imagokwestie: ten tweede levert het jou effectief een fikse besparing op. Akkoord, een duurzaam magazijn vraagt initieel een stevige investering en lijkt daardoor misschien duurder dan een standaardmagazijn, maar als je de energiekosten in rekening brengt, blijkt het wél een slimme zet. Bovendien maak je je magazijn in één klap futureproof. Tot slot heb je natuurlijk de morele ‘verplichting’ om de natuur niet nodeloos te belasten en om zorg te dragen voor onze planeet.

Milieubelasting van gebouwen: BREEAM

De Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) is een Europese beoordelingsmethode voor de milieubelasting van gebouwen. Een BREEAM-analyse neemt negen hoofdthema’s onder de loep: management, gezondheid, energie, transport, water, materialen, afval, ecologie en vervuiling. Op al die vlakken beoordeelt een onafhankelijk adviseur je magazijn, zodat je uiteindelijk een totaalscore krijgt. Met BREEAM kun je certificaten verdienen, maar – hoewel die je duurzaamheidsinspanningen natuurlijk extra in de verf zetten – je kunt BREEAM evengoed voor jezelf gebruiken als richtlijn om verbeteringen aan te brengen zonder dat je instapt in het certificeringsproces.

Duurzaamheid + magazijn = …?

Wat je kunt doen om duurzaamheid te introduceren in je bestaande magazijn? Eigenlijk volg je daarvoor dezelfde stappen als bij de inrichting van een nieuw magazijn:

  • je plafonds en muren isoleren met een materiaal met een hoge R-waarde
  • veel daglicht laten binnenkomen in het magazijn via dakramen en zonnebuizen (als het bouwtechnisch mogelijk is om die te voorzien)
  • investeren in duurzame energie. Denk aan zonnepanelen installeren, voor ledverlichting kiezen of een warmtepomp plaatsen. Er zijn effectief al heel wat grote magazijnen die via ondergrondse geothermische energiesystemen en een ondergrondse warmtepomp energie opwekken
  • energie besparen met sensoren, zodat je niet-gebruikte ruimtes ook niet verlicht
  • regenwateropvang voorzien
  • milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen gebruiken
  • je vloot versterken met elektrische heftrucks
  • …

Je merkt het al: er zijn tal van opties, en misschien weet je niet waar je moet beginnen? Ga gericht te werk door eerst een audit te laten uitvoeren. Een expert bekijkt dan waar er in jouw magazijn bijvoorbeeld veel energie verloren gaat en waar er veel winst te boeken valt. Het resultaat is een lijstje met grotere ingrepen, maar wellicht ook met kleinere tips, zoals: je elektrische heftrucks niet meer laden tijdens de piekuren of je dokpoorten niet nodeloos laten openstaan (je magazijn mag dan nog zo goed geïsoleerd zijn, de warmte vliegt in dat geval natuurlijk gewoon naar buiten).

Duurzaamheid in het magazijn heeft tot slot veel te maken met verlichting, want die post is verantwoordelijk voor maar liefst 19% van het wereldwijde elektriciteitsverbruik en voor 14% van het elektriciteitsverbruik in de Europese Unie. Het loont dus zeker de moeite om te bekijken waar je je verlichting kunt aanpassen! Denk aan bewegingssensoren, spaarlampen of andere duurzame alternatieven.

We helpen je graag om je magazijn duurzamer te maken. Doe inspiratie op in onze blogs, bekijk de artikelen in onze webshop of contacteer onze helpdesk!