Manutan blog

Comment la Business Intelligence (BI) peut-elle aider la fonction achat ?

Posted on by Manutan

Qu’est-ce que la Business Intelligence ?

La Business Intelligence (aussi appelée informatique décisionnelle) permet de collecter des données internes et externes, structurées ou non, et de les traiter à des fins analytiques. Les utilisateurs peuvent en tirer diverses vues à travers des rapports, des tableaux de bord ou encore de la visualisation de données. Ces informations basées sur des faits en temps réel, aident les décideurs d’une entreprise à aiguiller, accélérer et améliorer leurs prises de décision.

Aujourd’hui, ces outils sont devenus incontournables pour obtenir une vue d’ensemble de l’activité et mettre en place un suivi des indicateurs clés de performance et des métriques.

La BI, au service des achats

Grâce à la Business Intelligence, la fonction achat peut accéder à des données synthétisées, pertinentes et précises, que ce soit sur les dépenses de l’entreprise, sur le référentiel fournisseurs, etc. Cela comprend par exemple le chiffre d’affaires réalisé et prévisionnel, l’historique des contacts et des litiges, les tarifs négociés, l’organisation des contrats, etc.

Elle peut ainsi visualiser et extraire ces données brutes très rapidement, pour les rendre compréhensibles et accessibles à tous, mais aussi pour prendre des décisions éclairées. Grâce à cet outil, c’est toute la communication de la Direction des Achats qui s’en voit améliorée. Chiffres et faits à l’appui, elle peut ainsi mieux collaborer avec les autres services, notamment avec la Finance, mais aussi asseoir son positionnement stratégique au sein de l’entreprise.

Les résistances à la BI

Le développement de ce type de technologies ne se fait pas sans peine. Nous pouvons retenir deux freins majeurs :

  • Dans un premier temps, la complexité d’utilisation nécessite des compétences internes particulières telles que des analystes, des architectes ou encore des développeurs Business Intelligence. Cependant, les solutions d’aujourd’hui s’adressent aux autres collaborateurs de l’entreprise, aux cadres et aux opérationnels : elles sont faciles à prendre en main et permettent de personnaliser les outils de pilotage. On parle désormais de BI en libre-service.
  • Dans un deuxième temps, la qualité, la fiabilité et l’utilité des données peut être une nouvelle barrière. Par exemple, cela peut être le cas au sein des entreprises où la création de fournisseurs n’est pas centralisée ou validée par les Directions des Achats. Il convient alors de bien ranger les data warehouses, là où sont stockées les données, avant de sortir toute requête.

Aujourd’hui, l’ère du Big Data laisse place à celle du Smart Data. Désormais, les programmes de Business Intelligence peuvent aller encore plus loin en intégrant des outils d’analytique avancé, d’exploration de données ou de texte, etc. Boostée par la BI, il revient à la fonction achat de mettre en place une démarche de Purchasing Intelligence, au service de la performance de leur entreprise.

KPI : donnez du sens à vos indicateurs achats !

Posted on by Manutan

Un KPI, c’est beaucoup plus qu’un indicateur

La fonction achat dispose aujourd’hui des solutions digitales pour collecter et traiter une masse d’informations toujours croissante. Ces données rendues intelligentes et tracées dans la durée constituent ce qu’on appelle des indicateurs.

Ces indicateurs sont précieux en ce qu’ils mesurent des situations objectives, comme le nombre de fournisseurs ou le volume des achats par catégorie. Pour autant, ces indicateurs ne sont pas des indicateurs de performance clés. Ce ne sont pas des KPI.

En effet, ces indicateurs mesurent sans juger. Sans se référer à un objectif, il est impossible de déduire de leur évolution un avantage ou un inconvénient pour l’entreprise. Il manque à ces indicateurs une référence à une intention stratégique. Une contextualisation.

Alors qu’un KPI est un indicateur qui mesure la distance par rapport à un objectif affiché. Il renseigne sur une trajectoire de performance et non plus seulement sur un résultat brut.

Un KPI, ça part de la feuille de route

Imaginons que l’entreprise soit confrontée à une situation de guerre des prix sur son marché et qu’elle ait besoin de contraindre ses prix de revient au maximum. Dans cette hypothèse, il est probable qu’un objectif prioritaire assigné à la fonction achat sera de réduire les coûts.

Or, une façon bien identifiée de réduire ses coûts étant de massifier ses achats, on peut supposer que réduire le nombre de fournisseurs constituera un levier mis en œuvre par l’équipe achat. C’est pourquoi le nombre de fournisseurs sera un KPI, et son évolution à la baisse une indication de la performance de la fonction achat.   

Imaginons maintenant que la stratégie de l’entreprise soit au contraire la réduction du risque. Alertée par les tensions d’approvisionnement générées par la pandémie, il est évident que la fonction achat se fixera comme impératif de diversifier le panel de fournisseurs. C’est pourquoi le nombre de fournisseurs sera un KPI, et son évolution à la hausse le signe de l’efficacité de la fonction achat.

Le nombre de fournisseurs est un indicateur. Il devient un KPI quand il est mis en perspective d’une intention stratégique prioritaire.

3 exemples de KPI achats

ROI de la fonction achat

Le premier réflexe est souvent de considérer les économies induites par les négociations achats comme un indicateur éclairant de l’efficacité de l’équipe. Or, la limite de cet indicateur est qu’il fait l’impasse sur le coût éventuel des contreparties consenties aux fournisseurs (en qualité, en risque…).

C’est pourquoi le ROI de la fonction achat doit être préféré, dans la mesure où ce KPI mesure le solde entre les baisses de prix obtenues et les efforts consacrés à les obtenir :

  • Coût direct des contreparties : modification des conditions logistiques, modification des conditions financières
  • Coût indirect des contreparties : temps passé à la négociation, dégradation éventuelle du potentiel d’innovation

Taux moyen d’exécution des contrats

Par rapport à l’indicateur classique du pourcentage de fournisseurs sous contrat, le taux moyen de leur exécution présente l’avantage de mesurer la réalité et non la promesse.

En effet, un contrat signé mais non respecté n’a pas beaucoup plus de valeur que l’absence de contrat. C’est pourquoi ce sont les résultats que la fonction achat obtient dans l’application stricte des engagements qui doivent être mesurés.

Ce KPI est ainsi établi sur le bénéfice réel de l’entreprise  :

  • Respect des prix
  • Respect du service
  • Respect de la qualité  

Taux d’achats sous contrat

En particulier en matière d’achats indirects, les habitudes internes sont parfois extrêmement résistantes. Alors que les contrats sont conclus pour garantir dans le temps un niveau de service, de qualité et de disponibilité supérieurs, ne pas les respecter est préjudiciable pour tout l’écosystème :

  • L’entreprise cliente qui se prive des avantages négociés
  • Les fournisseurs sous contrat auxquels échappent les volumes espérés

C’est pourquoi un KPI assis sur le pourcentage de dépenses effectuées dans le cadre d’achats hors contrats alors qu’il existe une alternative sous contrat est éclairant pour tous les acteurs.

En effet, ce type de vigilance doit être partagée entre la fonction achat et les métiers.Et un indicateur de performance clé comme le taux d’achats sous contrat mesuré sur la durée donne une trajectoire d’amélioration transverse.   

En conclusion, la formalisation des KPI est indissociable de l’identification des résultats à atteindre par la fonction achat. Ou pour dire les choses autrement : dans la forêt des indicateurs disponibles, c’est le tracé du sentier qui induit le choix des arbres remarquables qui feront d’excellents KPI ! Ainsi, la problématique des KPI apporte une nouvelle illustration de la maturité stratégique à laquelle est parvenue la fonction achat.

Garantir une campagne de vaccination COVID sûre et efficace

Posted on by Manutan

Les défis du processus de vaccination

Un processus de vaccination s’accompagne d’une série de défis particuliers, notamment en matière de préparation. Vous devez en effet faire face à l’afflux d’un large groupe de personnes (souvent vulnérables) qui se rassemblent à un même endroit. Pendant que vous examinez les premiers, vous devrez veiller à ce que les personnes dans les files d’attente maintiennent une distance de sécurité d’un mètre cinquante. Vous devrez également vous organiser pour que ces personnes sachent ce qu’elles doivent faire, tout en assurant un processus de vaccination rapide et constant.

Il est également primordial de délimiter l’espace disponible en plusieurs zones, allant des salles d’attente aux locaux d’injection du vaccin, sans oublier les pièces où les personnes vaccinées peuvent s’asseoir dans l’attente de l’apparition d’éventuels effets secondaires.

Outre la vaccination, vous aurez aussi à gérer un autre aspect : la conservation des précieux vaccins. Certains doivent en effet être stockés à une température de -70 °C (ils ne supportent que de faibles variations de température) et ne peuvent être sortis de leur environnement réfrigéré que maximum une heure avant l’injection.

Chaque vaccination exige l’emploi de matériel spécifique, comme des aiguilles, des flacons, du matériel de protection pour le personnel médical injectant les vaccins, etc. Une fois utilisé, cet équipement doit être jeté dans le respect des règles de sécurité. Avez-vous une idée de la manière dont vous allez vous y prendre ?

Comptez sur Manutan !

Manutan dispose de tout le matériel non médical dont vous avez besoin. Nous serons ravis de vous aider à assurer l’aspect logistique de votre campagne de vaccination.

1.     Des files pour gérer le flot de personnes

Voir une énorme vague de personnes qui se précipitent vers vous et attendent en troupeau ? Très peu pour vous ! Installez le matériel nécessaire pour les guider et les faire patienter calmement en file avec :

2.     Veiller au respect des mesures sanitaires

Nous ne le répéterons jamais assez : une bonne hygiène des mains est plus qu’essentielle. Nous vous conseillons dès lors de placer des distributeurs de gel hydroalcoolique dans des endroits visibles pour tous et de prévoir également des poubelles (refermables !) où jeter les essuie-mains en papier, par exemple. Privilégiez des modèles avec capteur ou à pédale pour éviter tout risque de contamination. Pensez également à fournir le matériel de protection indispensable au corps médical, comme les combinaisons jetables ou surblouses, les masques buccaux ou écrans facials et les gants.

3.     Aménager efficacement les zones

Pensez certes à indiquer et délimiter clairement les différentes zones du centre de vaccination, mais ne négligez surtout pas leur aménagement. Pour ce faire, vous aurez besoin de :

Vous n’avez pas d’autre choix que d’aménager des zones en extérieur ? Ce n’est pas un souci : prévoyez tout simplement des tentes.

4.     Conserver et transporter les vaccins

Conservez les vaccins selon les règles HACCP, à savoir avec l’équipement adéquat, comme :

Afin d’assurer un transport interne rapide et sûr des vaccins depuis la chambre froide jusqu’à la zone de vaccination, vous aurez besoin d’un chariot à plateaux et/ou d’un chariot-caisse.

5.     Prévoir l’équipement nécessaire à la vaccination

Pour administrer correctement le vaccin, certains équipements sont également indispensables. Pensez donc à avoir à portée de main :

6.     Jeter les déchets en toute sécurité

La dernière étape consiste à préparer minutieusement l’équipement qui permettra de jeter de manière sûre tous les déchets et ainsi d’éviter les contaminations croisées. Nous avons dressé ci-dessous la liste des différents flux de déchets à prévoir.

Manutan à vos côtés

Que vous soyez un petit ou grand centre de vaccination, Manutan se tient à votre disposition pour garantir un processus de vaccination sûr, rapide, fluide et bien organisé. Besoin de fléchages, de signalisation, de mobilier ? Nous avons tous les produits indispensables en stock et nous assurons une livraison rapide. Consultez notre boutique en ligne spécialisée et la page d’information sur la vaccination pour découvrir tout l’équipement de lutte contre le coronavirus. Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ou vous avez besoin d’informations supplémentaires ? Le helpdesk de Manutan vous vient en aide.

Vous souhaitez nous confier l’ensemble de votre ameublement pour votre centre de vaccination ? Notre spécialiste de l’aménagement intérieur conçoit l’acheminement et donne des conseils à propos des matériaux et du mobilier à utiliser, des rubans et écrans de prévention aux tables et chaises. Il vous suffit de contacter notre service projet à l’adresse e‑mail projects@manutan.be ou par téléphone au 02 583 01 01. Nous serons ravis de pouvoir trouver ensemble les produits qui vous conviennent.

Comment piloter la satisfaction de vos clients internes ?

Posted on by Manutan

La satisfaction des clients internes, au service de la compétitivité des entreprises

La satisfaction des clients internes est au cœur des enjeux des Directions des Achats et cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’achats indirects. Finalement, les achats, et plus particulièrement cette typologie d’achats, concernent l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise et va directement contribuer à leur qualité de vie au travail, mais aussi à leur santé, leur sécurité et leur propre performance.

Dans un monde idéal, c’est tout un cercle vertueux qui peut se mettre en place : les clients internes satisfaits de leur expérience d’achats respectent les processus et procédures achats mis en place, ce qui permet à la Direction des Achats de mieux piloter sa stratégie pour atteindre ses objectifs, et ainsi plus largement à l’entreprise de gagner en compétitivité.

Cependant, pour arriver à ce tableau idéal, le chemin est long. Le manque de communication et les incompréhensions sont monnaie courante en entreprise et les relations achats/clients internes ne font pas exception.

Etape n°1 : identifier et mesurer des KPI

Comme le dit l’adage « on n’améliore que ce qui se mesure ». Pour garantir la satisfaction de ses clients internes, les Directions des Achats doivent donc commencer par définir des indicateurs clés de performance et les mesurer. Ces derniers peuvent être liés à l’expérience d’achats des utilisateurs (par exemple : le temps de réponse, le nombre d’offres proposées…) mais aussi à la stratégie d’entreprise (exemple : nombre de fournisseurs locaux, nombre de produits respectueux de l’environnement, etc.).

Pour évaluer ces indicateurs, la plupart des experts interrogés par Décision Achats préconisent l’utilisation d’enquêtes de satisfaction une fois par an et/ou en fin de projet. Quelques bonnes pratiques sont à retenir :

  • Tester une première version de ce questionnaire de satisfaction à un comité restreint représentant diverses directions, puis le déployer auprès de l’ensemble des clients internes.
  • Si possible, organiser cette enquête de satisfaction en présentiel pour créer du lien.
  • Procéder, en parallèle, à une auto-évaluation par l’équipe achats pour identifier d’éventuels décalages.

Pour ne pas (trop) solliciter leurs collègues, le service achats peut également évaluer leur satisfaction en mesurant un autre type d’indicateurs comme par exemple le nombre de projets où les équipes achats sont intégrées en amont, le nombre de demandes reçues, etc.

Etape n°2 : communiquer !

Pour que cette démarche soit une réussite, les Directions des Achats doivent avant tout miser sur la communication, que cela soit avec les clients internes comme avec ses propres équipes.

D’autant plus dans le cadre d’une enquête de satisfaction, il faut bien expliquer les objectifs et mettre en avant les bénéfices que toutes les parties prenantes vont pouvoir en tirer. C’est à cette seule condition qu’ils adhéreront au projet et se mobiliseront véritablement. Une fois que les résultats sont analysés, que les axes d’amélioration et le plan d’actions sont bien identifiés, il est à nouveau important d’en informer les participants et les équipes achats. Cela incitera les premiers à renouveler l’expérience dans le futur, et les seconds à mettre en œuvre les actions correctrices nécessaires pour s’améliorer.

Finalement, mesurer la satisfaction des clients internes et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue est un premier pas pour la fonction achat afin de se positionner comme un véritable business partner. Il convient ensuite d’aller plus loin en construisant une relation de confiance et de coopération entre les Directions des Achats et les autres directions métiers.

Comment déterminer la valeur d’un fournisseur ?

Posted on by Manutan

La qualité et la régularité du service, valeur intrinsèque de la relation fournisseur

De même que l’on ne parle jamais des trains qui arrivent à l’heure, le risque est de finir par perdre de vue la valeur d’un fournisseur qui respecte en tout point et à chaque livraison le contrat qu’il a signé. C’est paradoxalement d’autant plus vrai que ce partenariat est ancien et que la fonction achats n’en entend jamais parler.

C’est pourquoi, lorsque l’on s’interroge sur le prix à accorder à une relation fournisseur en place, il convient de considérer la régularité de la qualité de service pour ce qu’elle est.

C’est-à-dire comme le résultat d’une adéquation triple :

  • L’engagement des équipes du fournisseur et la proximité tissée avec vos propres équipes de la supply chain
  • L’évolution parallèle des entreprises, qui aboutit à ce qu’à l’exigence supérieure dont vous faites probablement preuve correspond une capacité améliorée chaque année à y répondre
  • L’importance que revêt votre partenariat aux yeux de votre fournisseur et les efforts auxquels il est prêt à consentir pour mériter votre confiance

Ainsi, la fluidité de cette relation fournisseur, fruit d’une implication de tous les instants et reflet de la base de connaissance mutuelle patiemment constituée, mérite mieux qu’une évaluation par défaut.

L’acheteur qui a depuis longtemps décidé de sortir des clichés de la profession sait que cette relation rapporte beaucoup puisqu’elle ne coûte aucun effort ni aucune déperdition d’énergie !

La solidarité en période de crise, valeur stratégique de la relation fournisseur

Objet de nombreux commentaires depuis l’éclatement de la pandémie, la capacité d’un fournisseur à maintenir la relation commerciale en dépit de vents contraires a prouvé – et prouve encore – son potentiel de valeur ajoutée.

À quoi avons-nous assisté ?

  • À la disparition ou à l’obligation de cesser leurs livraisons de fournisseurs trop fragiles, trop éloignés ou mal organisés
  • À la rupture volontaire des relations commerciales de la part de fournisseurs estimant de leur intérêt de réallouer leurs livraisons à d’autres de leurs clients
  • À la dégradation substantielle des approvisionnements de fournisseurs mal positionnés sur la chaîne de valeur, en qualité et/ou en quantité

C’est pourquoi la capacité d’un fournisseur à maintenir en quantité, en qualité et en service les approvisionnements contractuels est à valoriser fortement. En effet, la résistance des entreprises au premier choc et leur rebond ensuite doivent beaucoup à la qualité de leur portefeuille de partenaires.

Autrement dit, pouvoir s’appuyer sur quelques fournisseurs solides quand tout est beaucoup plus compliqué pour la fonction achats et pour l’entreprise présente assurément beaucoup de valeur. Et ce d’autant plus si l’on ajoute la souplesse à la robustesse, c’est-à-dire la possibilité pour le fournisseur d’amortir par une adaptation des quantités livrées l’incertitude des temps ou au contraire de brusques augmentations des besoins.

Le potentiel de transfert d’innovation, valeur émergente de la relation fournisseur

Le troisième gisement à évaluer auprès d’un fournisseur s’inscrit dans une perspective d’avenir, portée par l’acheteur créateur de valeur. En effet, l’innovation produit ou service en aval doit souvent beaucoup à l’innovation captée par l’équipe achat auprès de ses fournisseurs les plus disruptifs.

C’est pourquoi la valeur de la confiance, des co-développements et de l’innovation collaborative est enfin à prendre fortement en considération au moment où la question du coût d’achat se pose éventuellement.

Le temps passé à partager des informations, à synchroniser des systèmes digitaux d’échanges de données ou à faire fonctionner en confiance des groupes de travail innovants représente un investissement considérable pour de nombreux acteurs des deux entreprises. Envisager de repartir de zéro avec un autre partenaire doit de ce fait être longuement soupesé !

En conclusion, le prix unitaire des produits ne représente qu’une part du coût total de leur possession. Même si le maintien d’une relation fournisseur apparemment coûteuse demande un effort de pédagogie auprès de la Direction Financière ou la Direction Générale, cet effort correspond souvent à un investissement bien placé au regard de la valeur du partenariat.

Guide d’achat : boîtes d’expédition et matériel d’emballage pour tous vos colis

Posted on by Manutan

L’emballage optimal pour votre produit

Trois critères principaux doivent déterminer votre choix de matériel d’expédition :

  • Le type de produit qui vous souhaitez envoyer : s’agit-il d’objets ou de documents plats ou roulés ? Vous souhaitez envoyer du matériel électronique par la poste ou de très grands objets ?
  • La fragilitéde votre produit : un soin particulier doit bien entendu être apporté aux produits fragiles ou sensibles aux taches et éraflures.
  • Le budget : certains matériaux d’emballage sont particulièrement avantageux, notamment les caisses en carton simple cannelure- ou double cannelure.

Maintenant que vous connaissez ces points d’attention principaux, vous avez peut-être envie de découvrir les options…

Diverses sortes de matériel d’emballage

Les boîtes d’expédition vous viennent peut-être directement à l’esprit lorsque vous souhaitez envoyer des colis. En dépit de leur énorme popularité, vous pouvez envisager une multitude d’autres possibilités. En effet, vous n’allez certainement pas vouloir envoyer une clé USB dans une grande boîte.

1.     Expédier des documents

Pour envoyer des documents, tels que des brochures, des catalogues, des dossiers et des livres, vous avez essentiellement trois possibilités. Vous pouvez choisir des boîtes d’expédition qui offrent une protection maximale, sont simples à plier et parfaitement adaptées à votre produit grâce à leurs dimensions variées. Il existe par exemple des boîtes d’expédition plates (dites au format livre). Nous vous détaillons ci-dessous les différentes sortes de boîtes d’expédition. En outre les enveloppes ou pochettes en carton sont idéales pour expédier des documents plats, notamment  une fine brochure ou un catalogue. Les variantes renforcées sont mieux adaptées aux expéditions standard.

2.     Envoyer des documents roulés

Les documents roulés appartiennent à une catégorie distincte. Il est préférable d’envoyer les posters, dessins et photos dans un tube cylindrique classique à fermeture par embout plastique. Un tube cylindrique est une solution bon marché. Les tubes cylindriques trapèze ont l’avantage de ne pas engendrer de frais de port supplémentaires. Ils se referment avec une bande adhésive.

3.     Envoyer des produits multimédia

Vous souhaitez envoyer des cd-rom, cd, dvd, cassettes, clés UBS ou autres produits multimédia ? Ou de petits objets ? Optez alors pour les pochettes matelassées ou les enveloppes à bulle. Une boîte d’expédition en carton offre l’avantage de protéger le produit dans un emballage particulièrement rigide (et donc sûr) tandis que les boîtes d’expédition à intérieur mousse assurent le même niveau de sécurité grâce à leur couche de protection.

4.     Envoyer des objets volumineux

Enfin, les boîtes en carton sont la solution la plus intelligente pour expédier des objets volumineux tels que des cadeaux massifs, produits industriels, bouteilles, appareils électroniques, etc. Une boîte d’expédition est ultra résistante et assurera la protection de votre produit. La gamme de boîtes vous propose plusieurs niveaux de résistance. Les caisses de déménagement se composent par exemple de carton simple cannelure, double cannelure ou triple cannelure . Ces options sont également proposées sur les boîtes en carton ordinaires.

Acheter des boîtes d’expédition … et les fermer avec de l’adhésif

Les boîtes d’expédition offrent une protection maximale et sont disponibles en plusieurs dimensions. Sur notre webshop vous avez la possibilité de définir rapidement le diamètre, la largeur et la hauteur de votre boîte grâce à de simples curseurs. Vous pouvez aussi indiquer la charge maximale. Si vous voulez garantir un niveau de sécurité maximum, des boîtes avec des matériaux de protection, notamment un intérieur mousse comme évoqué précédemment, peuvent être judicieuses.

Quel que soit le produit de votre choix, une bonne fermeture est évidemment nécessaire. Assurez donc la protection de votre envoi à l’aide d’un adhésif de fermeture résistant. Mettre un chargement lourd dans une boîte résistante et la fermer avec un adhésif de mauvaise qualité implique toujours le risque que l’adhésif ne se décolle et que le produit ne soit endommagé. À l’inverse, un adhésif résistant transformera une boîte légère en matériau d’emballage plus sûr.

Expédier des colis ergonomiques

Vous souhaitez enfin envoyer vos colis de façon ergonomique, confortable et efficace ? Optez alors pour une table d’emballage, de préférence réglable en hauteur. Découvrez les caractéristiques principales sur notre blog !

Manutan vous aide à expédier vos colis en toute sécurité

Ce guide d’achat vous aide à vous y retrouver dans le processus d’achat de boîtes d’expédition. Vous trouverez notre gamme complète de caisses, enveloppes et boîtes postales  sur notre webshop. Vous trouverez également sur notre blog l’inspiration pour un aménagement d’entrepôt, entre autres, pour emballer tous vos colis dans un environnement sûr et ergonomique. Des questions ? N’hésitez pas à contacter notre helpdesk. Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous guider !

8 bonnes pratiques pour favoriser l’achat circulaire

Posted on by Manutan

1) Fixez-vous des objectifs

Avant toute chose, il convient de définir des objectifs clairs pour mettre en place votre politique d’achat circulaire. Cela posera un cadre général sur lequel votre équipe achat mais aussi vos fournisseurs pourront s’appuyer.

2) Adoptez une approche progressive

En matière d’achat circulaire, le champ des possibles est très large. C’est pourquoi il est important d’avancer étapes par étapes, selon vos priorités. Vous pouvez commencer par intégrer des critères responsables sur vos achats de classe C par exemple !

3) Communiquez en interne

Par essence, l’achat circulaire repose sur la pleine exploitation et la durabilité des biens et services. En communiquant sur cette démarche à travers les différents services de votre entreprise, vous pourrez améliorer l’adéquation entre les besoins de chacun et ainsi allonger la durée de vie de ces produits/services. De plus, la communication est une condition sine qua non pour remporter l’adhésion de vos collègues et ainsi favoriser le succès d’une telle démarche.

4) Repensez vos besoins

Il faut interroger les clients internes et définir leurs réels besoins fonctionnels pour pouvoir orienter l’achat vers une solution plus durable. Par exemple, on pourra mieux adapter un produit à son usage, proposer de la location au lieu de l’achat, etc. Ainsi, l’acte d’achat tend à utiliser un produit/service et non plus à le posséder.

5) Pensez « TCO »

Adopter une démarche « Total Cost of Ownership » (Coût total d’acquisition) consiste à analyser le coût complet d’un produit/service tout au long de son cycle de vie. Cela comprend notamment le prix d’achat, d’utilisation, de gestion et de retrait. La fonction achat doit intégrer dans ses spécifications techniques ou dans ses critères de sélection fournisseurs la gestion de la fin de vie de ses produits/services.

6) Consultez le marché

Afin d’adapter votre demande à l’offre disponible, vous pouvez interroger le marché en utilisant :

  • Un benchmark pour bénéficier du retour d’expérience d’autres acheteurs, étudier leurs bonnes pratiques et vous informer des risques et avantages.
  • Une plateforme de sourcing pour obtenir une vision globale des acteurs du marché, tout en garantissant la qualité de la sélection et l’intégration de critères responsables.

7) Repensez vos contrats

Vous devez intégrer votre politique d’achat circulaire dès la rédaction de votre demande d’achat. Cela peut prendre la forme de critères hiérarchisés dans les spécifications techniques (matériaux utilisés, présence de substances dangereuses, existence de pièces détachées etc.) ou de services spécifiques comme la réparation en cas de panne. Les fournisseurs ont alors toutes les cartes en main pour votre proposer les solutions les plus adaptées, en mobilisant leur capacité d’innovation.

8) Suivez vos avancées

Pour s’assurer du bon déploiement d’un tel projet, la fonction achat doit avoir une vision claire de ses avancées. En suivant des indicateurs clés de performance, la fonction achat peut mesurer la réalisation de ses objectifs mais aussi ses axes d’amélioration, ses points de friction, etc.

Bien sûr, cette liste de bonnes pratiques n’est pas exhaustive. Pour commencer à mettre en place votre politique d’achat circulaire, rappelez-vous d’expérimenter ces conseils sur une catégorie de produits non stratégiques, tel que vos achats de classe C. Vous pourrez alors approfondir sur ce segment les actions circulaires qui fonctionnent au sein de votre entreprise, pour ensuite rationaliser et optimiser la circularité de votre projet.

Qu’est-ce qu’un achat circulaire ?

Posted on by Manutan

La définition de l’achat circulaire

Un achat circulaire est un achat qui applique les principes de l’économie circulaire, c’est-à-dire qui limite le gaspillage des ressources et l’impact sur l’environnement, dans une perspective durable.

Vous l’avez compris, un achat circulaire tend à rompre avec le schéma linéaire du « produire, consommer, jeter ». Au contraire, il va suivre la logique de l’économie circulaire, qui est également définie comme suit : « un modèle économique dont l’objectif est de produire des biens et des services de manière durable, en limitant la consommation et les gaspillages de ressources (matières premières, eau, énergie) ainsi que la production des déchets. »

Les deux modèles de l’achat circulaire

Pour agir en faveur de l’économie circulaire, l’acheteur a deux leviers à sa disposition. Il peut :

  • Acquérir un bien ou un service circulaire
    L’acheteur peut choisir un produit modulable, recyclé ou recyclable, éco-innovant, éco-conçu, bio-sourcé, réparable, avec des pièces détachées disponibles, dont la garantie porte sur une certaine durée, etc.
  • Opter pour un contrat circulaire
    L’acheteur peut signer un contrat portant sur l’usage d’un bien ou service plutôt que sur sa possession. Inspiré de l’économie de la fonctionnalité, il paiera à l’usage ou à la performance. Cela peut aussi prendre d’autres formes tels qu’un contrat statuant le rachat du produit en fin de cycle de vie par son fournisseur, etc.

Au-delà de répondre aux défis mondiaux de notre siècle, l’achat circulaire présente de multiples bénéfices pour les entreprises tels que la réduction des coûts ou encore la sécurisation des approvisionnements. Les exemples vont croissants en ce sens : rappelons-nous le cas de GSK qui avait réduit ses coûts annuels de l’ordre de 280 000 € en s’approvisionnant en alcool recyclé, plutôt qu’en alcool méthylique vierge…

Fonction achats : 5 réflexes en période de tension

Posted on by Manutan

Réflexe n°1 : traquer les dérives de coûts

L’entreprise est confrontée à une pression inédite et à une visibilité souvent très réduite. C’est pourquoi elle doit d’autant plus préserver la disponibilité de son cash et la faculté de mobiliser des ressources très rapidement.

Dans ce contexte porteur de fragilités comme d’opportunités, il revient en particulier à la fonction achats de sécuriser le budget en redoublant de vigilance par rapport aux coûts cachés.

Achats d’urgence, procédures simplifiées ou logistique de crise : les écueils sont nombreux et potentiellement très dangereux.

Ainsi, la fonction achats doit se mobiliser en équipe pour redoubler les contrôles et les précautions.

Réflexe n°2 : conserver le principe du prix juste

De nombreux changements affectent le fonctionnement habituel de la fonction achats :

  • Substitution de certains fournisseurs historiques dans des approvisionnements habituels
  • Référencement de nouveaux types de fournitures en réponse à l’évolution du modèle économique de l’entreprise
  • Organisation adaptée aux contraintes sanitaires, dont notamment le télétravail

Pour autant, aucune urgence, aucune innovation ne saurait justifier de ne pas challenger un prix d’achat, des délais de paiement ou des conditions logistiques.

Appliquer à la lettre les bonnes pratiques du référencement est un réflexe salutaire et en réalité une exigence stratégique en période de tension.

Réflexe n°3 : inventorier les clauses de force majeure

La volatilité des conditions de marché réclame une souplesse maximale du côté des achats. Dans le cas de contrats d’approvisionnement au long cours, des clauses prévoyant des conditions de modulation des quantités en fonction d’un contexte particulier peuvent exister.

C’est pourquoi le troisième réflexe de la fonction achats en période de tension est de revisiter les contrats pour identifier les gisements d’élasticité entre la commande initiale et les quantités réellement livrées.

Préserver la relation avec les fournisseurs les plus stratégiques est une ressource anticrise. Cet impératif n’empêche nullement la fonction achats d’appliquer à la lettre les clauses librement négociées quand elles sont favorables à l’entreprise.

Réflexe n°4 : renforcer la cyber-sécurité

Le télétravail et des réorganisations dictées par l’urgence de certaines situations peuvent avoir malmené les protocoles de validation et de prise de décision. Tandis que la période actuelle constate une recrudescence d’actes de malveillance.

C’est pourquoi la fonction achats doit impérativement sensibiliser tout particulièrement les acteurs de l’équipe aux enjeux de la cyber-sécurité. En effet, les données contractuelles et les informations stratégiques concernant l’écosystème de fournisseurs constituent un élément de différenciation et un facteur d’innovation pour l’entreprise.

Réflexe n°5 : maintenir les efforts de transformation digitale

La plupart des organisations achats sont engagées dans un programme de transformation digitale, reconnue comme un levier de performance pour la fonction achats. Même si de nombreuses priorités s’ajoutent aux missions traditionnelles de la fonction achats, il importe de maintenir l’effort d’actualisation des outils digitaux mis à la disposition des acteurs.

En effet, la digitalisation de la fonction achats conserve tout son sens en période de tension :

  • Répondre à des enjeux d’aujourd’hui, comme gagner du temps dans l’examen des clauses des contrats ou sécuriser le travail à distance.
  • Répondre à des enjeux de demain, comme enrichir les produits de l’entreprises avec de nouvelles innovations.

En conclusion, les bons réflexes en période de tension consistent autant à appliquer les bonnes pratiques avec rigueur qu’à optimiser les conditions du rebond.

Un Noël virtuel entre collègues ? C’est possible !

Posted on by Manutan

Un Noël virtuel… dans la tenue adéquate !

Après plusieurs mois de télétravail, les appels vidéo n’ont sans doute plus aucun secret pour vous. Cependant, les fêtes méritent une petite touche de gaieté supplémentaire. Installez de jolis éclairages derrière vous et convenez d’un dress code festif avec vos collaborateurs, qu’il soit chique ou déluré. Pull de Noël excentrique, costumes en satin décoré de rennes, déguisement en forme de sapin… Toutes les folies sont permises ! En cette période difficile, un peu de rigolade ne fera de mal à personne !

Encouragez vos collaborateurs à prendre part à la vidéo

S’il y a bien une chose à éviter pour votre Noël virtuel, c’est une conversation à sens unique à laquelle ne participent aucun de vos collaborateurs. Il faut bien avouer qu’écouter sagement les discours de supérieurs durant de longues heures n’est pas l’activité la plus entraînante du monde. Votre personnel travaille en équipes ? Demandez alors à chaque groupe de collaborateurs de préparer une activité amusante telle qu’un quizz au sujet de l’entreprise, un tour de chant de Noël ou le partage de ses bonnes résolutions pour la nouvelle année. L’essentiel est de miser sur la dimension interactive et créative. Tentez également d’insuffler de la dynamique au sein des groupes et, si nécessaire, d’intervenir pour faire de ce moment de partage entre collègues un moment unique. Qui a dit que la distance était forcément synonyme d’ambiance en berne ? Enfin, sachez que des sociétés pourront vous aider à organiser cette fête de Noël virtuelle si l’inspiration venait à vous manquer. Informez-vous auprès du secteur de l’événementiel, spécialiste des team buildings et fêtes d’entreprise.

Un petit cadeau devant la porte de chaque collaborateur

Bien sûr, qui dit fin d’année dit aussi cadeaux à tout-va. Comment votre entreprise procédait-elle à l’échange de cadeaux les années précédentes ? Sans doute sera-t-il impossible de procéder de la même manière, mais ne laissez pas tomber cette chouette tradition. Demandez à une entreprise externe de livrer les cadeaux au domicile de chacun ou faites appel à quelques employés prêts à jouer les pères Noël. Il n’y a rien de mieux qu’une petite attention ou une carte personnalisée pour remercier vos collaborateurs de leurs efforts après une année pour le moins chaotique. L’important est d’y mettre tout votre cœur ! Autre idée intéressante : créer un almanach de l’année écoulée dans lequel vous partagez des anecdotes croustillantes à propos de vos collaborateurs. Un travail qui demandera quelques efforts, mais que sauront apprécier vos collaborateurs.

Conseils pratiques pour votre Noël virtuel

Un Noël virtuel demande lui aussi une bonne dose d’organisation. Veillez par exemple à annoncer la tenue de l’appel vidéo bien à l’avance afin que vos employés puissent totalement se libérer à l’heure voulue. L’envoi d’une invitation ne sera pas de trop ! Pensez en outre à définir les règles à respecter au cours de cet appel festif. Le personnel est-il autorisé à boire un verre derrière les écrans ? Ou la culture d’entreprise est-elle un chouïa plus rigide ? Pour donner le ton, n’hésitez pas à joindre une boisson et/ou un en-cas à votre cadeau de Noël et à livrer le tout avant la jour J ! Enfin, veillez à disposer de main d’œuvre en suffisance pour tout organiser. Définissez clairement les rôles de chacun et inscrivez le tout sur une feuille de route pratique. Aussi longtemps que nous devrons combattre le coronavirus, une telle feuille se révélera plus que précieuse pour assurer la réussite de vos événements virtuels.

Une fête de Noël fiscalement déductible

Tout le monde aime recevoir des cadeaux, et ce ne sont pas vos collaborateurs qui feront exception à la règle. Vous comptez offrir un petit quelque chose à vos employés pour leur faire plaisir ? Sachez que ces dépenses sont souvent déductibles fiscalement. Plusieurs conditions sont ici à prendre en considération, mais aussi longtemps que ce cadeau ne fait pas partie du salaire imposable en tant qu’avantage de toute nature, il ne sera pas soumis à la perception de l’ONSS et sera donc déductible pour l’employeur. Le montant déductible est de 40 € par travailleur, avec maximum 40 € supplémentaires par enfant à charge.

L’équipe Manutan vous souhaite une belle fin d’année.

Bon amusement lors de votre fête de Noël virtuelle !

Télétravail ergonomique : de quoi avez-vous besoin ?

Posted on by Manutan

La base : le bureau, la chaise et l’éclairage

À propos de chaise, nous ne vous apprendrons sans doute pas qu’un siège de bureau ergonomique est un must absolu pour éviter les douleurs au cou et au dos. Une fois que vous avez choisi la bonne chaise, il importe de maintenir une position assise correcte. Veillez également à ce que votre bureau soit parfaitement réglé : l’angle entre la partie supérieure et la partie inférieure de votre bras ne peut dépasser 90°. Un bon repose-pieds vous permet aussi d’adopter une posture correcte. Sur votre bureau, n’oubliez pas non plus d’installer une lampe de bureau digne de ce nom, à savoir un modèle réglable qui veille à illuminer correctement votre espace de travail. En effet, un environnement suffisamment éclairé est moins fatigant pour vos yeux.

Accessoires informatiques ergonomiques

Outre le mobilier ergonomique, vous devez également être attentif à l’ergonomie de vos accessoires informatiques. Pensez notamment à un modèle de souris ergonomique ou un clavier avec repose-poignet en gel qui évite les tensions au niveau de votre main. Grâce à un support ajustable pour écran d’ordinateur, vous allégez également la charge sur votre cou pendant vos longues heures de travail.

Pensez à bouger suffisamment

Ce n’est plus un secret pour personne : le problème des emplois de bureau est que le travailleur reste assis trop longtemps. C’est pourquoi il faut penser à bouger régulièrement pendant vos heures de travail. La distance entre la machine à café et votre bureau s’est considérablement raccourcie ? Suivez alors nos conseils : passez vos coups de téléphone debout, allez vous promener une demi-heure sur votre temps de midi ou travaillez à un bureau assis-debout.

Gardez le contact avec vos collègues pendant le télétravail

S’il y a bien un aspect qui pâtit du télétravail sur une période prolongée, c’est la bonne ambiance qui peut régner entre collègues. Pensez dès lors à régulièrement les appeler (en vidéo). Pourquoi ne pas organiser des lunchs devant l’écran ? Un bon micro casque et la vie en télétravail de votre collègue préféré n’aura plus aucun secret. Vous préférez plutôt suivre des cours de yoga virtuels ? Nous vous recommandons alors d’utiliser Microsoft Teams et Zoom, deux outils particulièrement pratiques pour exercer une foule d’activité. Rien n’est impossible, même l’apéritif du vendredi soir avec les collègues

Envie d’en savoir plus sur le travail ergonomique ?

Découvrez un large assortiment d’accessoires ergonomiques via notre page consacrée à l’ergonomie ou consultez notre blog pour trouver l’inspiration. Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à contacter notre helpdesk. Saviez-vous par ailleurs que nos collaborateurs peuvent venir chez vous s’assurer de la bonne disposition de votre bureau à domicile ?

Négociation achat : 4 bonnes pratiques pour bien la préparer

Posted on by Manutan

Préparation de votre négociation achat : actualisez vos fiches !

Bien connaître votre partenaire ou futur partenaire vous aidera de trois manières au cours de la séance de négociation achat :

  • Vous donner l’occasion de placer l’échange dans une perspective de croissance (« j’ai vu que vous avez racheté votre principal concurrent, sans doute avons-nous là matière à innovation… »)
  • Vous fournir des angles d’argumentation (« puisque vous affichez cette ambition, voici ce que nous pourrions envisager… »)
  • Vous éviter de perdre du temps avec des affirmations non étayées (« vous dites pouvoir nous livrer davantage. Pourtant, j’ai lu que vous avez fermé un site… »)

Ainsi, même si vous pensez bien connaître votre interlocuteur, mettez à jour vos informations quelques jours avant la négociation achat.

Vous pouvez par exemple :

  • Lire les actualités publiées sur le site de l’entreprise
  • Taper le nom de l’entreprise sur un moteur de recherche et parcourir les contenus ainsi collectés

Enfin, révisez les fondamentaux et préparez une fiche avec les chiffres clés de l’entreprise et l’historique de votre relation. N’oubliez jamais que vous êtes un acheteur créateur de valeur !

Préparation de votre négociation achat : clarifiez vos objectifs !

Préciser en quoi cette future séance de négociation achat s’insère dans vos enjeux de l’année est certainement le point central de votre préparation. En effet, c’est cette clarification qui va orienter la manière dont vous allez aborder les échanges.

Le plus opérationnel est certainement de réaliser un tableau avec 4 colonnes :

  • Les thématiques que vous souhaitez aborder (prix, service, logistique, innovation…)
  • Les améliorations ou avantages dont vous souhaitez bénéficier
  • Les arguments à l’appui de vos demandes
  • Les concessions auxquelles vous êtes prêt à consentir en échange (en fixant des limites, si possible chiffrées)

Outre l’intérêt de vous conduire à une préparation exhaustive et objective de votre round de négociation achat, ce tableau aura le mérite de mettre noir sur blanc votre stratégie et vous permettre, en miroir, d’anticiper celle de votre partenaire.

Préparation de votre négociation achat : précisez votre tactique !

Le tableau évoqué au paragraphe ci-dessus vous donnera une vision claire de votre stratégie. Mais pour en cueillir les fruits, encore faut-il emprunter la meilleure voie. C’est-à-dire choisir la tactique la plus appropriée.

Selon que cette négociation achat s’inscrit dans une série récurrente, dans une situation de crise ou au contraire dans une perspective de fort développement de la relation, vous allez choisir plutôt :

  • La négociation thématique par thématique, en commençant par les points les moins importants pour vous ou au contraire les points les plus importants.
  • La négociation globale, où tous les éléments de négociation sont mis ensemble en balance, avec l’idée d’une compensation générale.

Préparation de votre négociation achat : soignez la logistique

On n’y pense pas forcément spontanément mais les conditions de la réunion comptent dans le résultat final de votre négociation achat. En effet, en influant sur le climat et sur le confort des échanges, la logistique détermine la volonté des parties d’accomplir plus ou moins de chemin l’une vers l’autre.

Il est facile de comprendre qu’être au calme et bien assis incite davantage à l’écoute et à la bienveillance ! La négociation achat à distance, quelle qu’en soit la raison, une réunion dans une salle froide et mal éclairée ou des accès compliqués prédisposent moins à la fluidité des échanges.

L’idée ici est donc de se souvenir que la logistique n’est pas neutre. Les égards manifestés ou non vis-à-vis de votre interlocuteur seront forcément perçus comme le curseur de votre volonté d’investissement dans la relation.

En conclusion, rien ne doit être laissé au hasard dans l’anticipation d’une négociation achat. Et plus la négociation s’annonce serrée, mieux il faut se préparer.

Voulez-vous savoir quelles erreurs vous devriez éviter lors des négociations d’achat? Lisez aussi notre blog « 3 erreurs à éviter pour rester éthique dans une négociation achat«