Comment la Business Intelligence (BI) peut-elle aider la fonction achat ?

Travailler malin et efficacement

Derrière la Business Intelligence, se trouve tout un ensemble de technologies permettant aux entreprises de collecter et d’analyser leurs données pour éclairer leurs prises de décision. Alors que les quantités de données augmentent de façon exponentielle, la fonction achat a tout intérêt à s’appuyer sur un tel outil pour orienter sa stratégie. Dans cet article, nous examinons de plus près ce qu’est la BI, comment elle peut être utilisée et quelles sont les résistances à la BI.

Qu’est-ce que la Business Intelligence ?

La Business Intelligence (aussi appelée informatique décisionnelle) permet de collecter des données internes et externes, structurées ou non, et de les traiter à des fins analytiques. Les utilisateurs peuvent en tirer diverses vues à travers des rapports, des tableaux de bord ou encore de la visualisation de données. Ces informations basées sur des faits en temps réel, aident les décideurs d’une entreprise à aiguiller, accélérer et améliorer leurs prises de décision.

Aujourd’hui, ces outils sont devenus incontournables pour obtenir une vue d’ensemble de l’activité et mettre en place un suivi des indicateurs clés de performance et des métriques.

La BI, au service des achats

Grâce à la Business Intelligence, la fonction achat peut accéder à des données synthétisées, pertinentes et précises, que ce soit sur les dépenses de l’entreprise, sur le référentiel fournisseurs, etc. Cela comprend par exemple le chiffre d’affaires réalisé et prévisionnel, l’historique des contacts et des litiges, les tarifs négociés, l’organisation des contrats, etc.

Elle peut ainsi visualiser et extraire ces données brutes très rapidement, pour les rendre compréhensibles et accessibles à tous, mais aussi pour prendre des décisions éclairées. Grâce à cet outil, c’est toute la communication de la Direction des Achats qui s’en voit améliorée. Chiffres et faits à l’appui, elle peut ainsi mieux collaborer avec les autres services, notamment avec la Finance, mais aussi asseoir son positionnement stratégique au sein de l’entreprise.

Les résistances à la BI

Le développement de ce type de technologies ne se fait pas sans peine. Nous pouvons retenir deux freins majeurs :

  • Dans un premier temps, la complexité d’utilisation nécessite des compétences internes particulières telles que des analystes, des architectes ou encore des développeurs Business Intelligence. Cependant, les solutions d’aujourd’hui s’adressent aux autres collaborateurs de l’entreprise, aux cadres et aux opérationnels : elles sont faciles à prendre en main et permettent de personnaliser les outils de pilotage. On parle désormais de BI en libre-service.
  • Dans un deuxième temps, la qualité, la fiabilité et l’utilité des données peut être une nouvelle barrière. Par exemple, cela peut être le cas au sein des entreprises où la création de fournisseurs n’est pas centralisée ou validée par les Directions des Achats. Il convient alors de bien ranger les data warehouses, là où sont stockées les données, avant de sortir toute requête.

Aujourd’hui, l’ère du Big Data laisse place à celle du Smart Data. Désormais, les programmes de Business Intelligence peuvent aller encore plus loin en intégrant des outils d’analytique avancé, d’exploration de données ou de texte, etc. Boostée par la BI, il revient à la fonction achat de mettre en place une démarche de Purchasing Intelligence, au service de la performance de leur entreprise.

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