Travailler malin et efficacement

Ranger avec la méthode 5S

La tâche du rangement n’est certainement pas la plus passionnante au travail, mais elle peut néanmoins être une vraie source de plaisir. Vous ne savez pas par où commencer ? Grâce à la méthode des 5S, une méthode de management d’origine japonaise, devenez un expert de l’organisation en cinq étapes simples :

• Trier(seiri) : faites une distinction entre les affaires que vous voulez garder et celles dont vous souhaitez vous débarrasser (parce qu’elles sont dangereuses ou parce que vous ne les utilisez jamais, par exemple).
• Ranger (seiton) : ordonnez les affaires que vous voulez conserver de manière à les retrouver facilement. Placez le matériel que vous utilisez chaque jour à portée de main et le matériel dont vous avez moins souvent besoin à une distance plus éloignée.
• Nettoyer (seiso) : faites un nettoyage en profondeur de votre lieu de travail. Pour l’entrepôt ou l’atelier, vous pouvez employer les « gros moyens », avec une monobrosse/autolaveuse ou un nettoyeur haute pression.
• Systématiser ou standardiser (seiketsu): rendez l’espace de travail facile à ranger, en adoptant par exemple un code couleur et en indiquant visuellement la place de chaque élément.
• Maintenir (shitsuke) : examinez régulièrement que personne ne retombe dans ses travers et si tout le monde respecte bien les procédures mises en place.

Vous remarquerez vite que la méthode 5S est la solution idéale pour garder systématiquement un lieu de travail rangé et propre !

Sachez également qu’il existe des alternatives à l’approche 5S qui valent la peine d’être essayées. La formule SPACE, par exemple, est axée sur les points suivants :

• Sort (trier) : triez toutes vos affaires pour les placer avec les objets qui leur correspondent (les stylos avec les stylos, les tournevis avec les tournevis). De cette manière, vous avez un aperçu général de tout le matériel que vous possédez. Nous sommes pratiquement sûrs que vous serez étonné de découvrir tout ce qui vous cachiez.
• Purge (supprimer) : quelles affaires ont fait leur temps ou sont hors d’usage, de quels éléments comptez-vous trop d’exemplaires ? Débarrassez-vous aussi de ce que vous n’utilisez pas ou ce qui ne vous est pas utile, car ces affaires peuvent peut-être servir à quelqu’un d’autre.
• Assign space (allouer un endroit) : réfléchissez un peu à la place que vous allez attribuer à vos affaires. Celles dont vous avez souvent besoin doivent se trouver à proximité de vous. Le reste peut se trouver plus loin.
• Containerize (endroits de rangement efficaces) : vous pouvez désormais ranger chaque chose à la bonne place et veiller à pouvoir la retrouver facilement.
• Equalize (égaliser ou rectifier) : prévoyez un moment fixe dans votre planning pour vous occuper de la maintenance du système et remettre chaque chose à sa place.

Aménagement de l’entrepôt et gestion du stock

Vous voulez optimiser l’aménagement de votre entrepôt et donner ainsi un petit coup de fouet à la productivité ? Dans ce cas, nous vous conseillons de mettre en place une série de mesures.

1.      Aménagez efficacement l’entrepôt

Il existe toutes sortes de méthodes que vous pouvez appliquer afin de choisir l’aménagement parfait de votre entrepôt. Prenons par exemple celle qui fait de plus en plus parler d’elle : la méthode ABC. Dans cette méthode, chaque lettre correspond à une catégorie d’articles : la lettre A représente les produits qui sont le plus souvent utilisés, tandis les lettres B et C représentent respectivement les articles qui peuvent être rangés en hauteur ou au fond l’entrepôt, car moins utiles. Une fois que vous avez attribué une place à un produit, vous pouvez le placer dans les rayonnages à palettes, la solution parfaite pour gagner en espace de stockage. Pour les marchandises hors norme, il est préférable de les stocker dans des rayonnages spéciaux, comme le rayonnage à pneus ou un rayonnage vertical. Outre le système rayonnage, des rolls-conteneurs, des transpalettes ou encore des nacelles élévatrices sont autant de produits qui peuvent également optimiser l’aménagement de votre entrepôt.

2.      Gestion maligne du stock

Pour assurer une gestion maligne de votre stock, nous vous recommandons d’opter pour un logiciel WMS (warehouse management software) ou bien d’appliquer la méthode Kanban, qui assure un flux de réapprovisionnement just-in-time en fonction de la demande. Dans cette méthode, vous vous aidez d’un panneau mural Kanban et créez des fiches Kanban, sur lesquelles vous indiquez la quantité minimale et maximale d’un produit devant être présente dans le stock. Grâce à ces deux éléments, vous gardez une vue d’ensemble sur ce qui entre et sort de votre entrepôt.

3.      La bonne méthode pour la préparation de commande

Dernier point : optimisez les itinéraires empruntés par le préparateur de commande pour limiter au minimum ses déplacements et lui faire gagner un maximum de temps.

Ranger et aménager l’atelier

Le lean manufacturing, ou la technique pour créer un maximum de valeur en réduisant au minimum les pertes (de temps ou de moyens), commence par le nettoyage de l’atelier et le rangement des outillages. Un atelier malin est un lieu où chaque chose trouve sa place, où vous avez aussi suffisamment d’espace pour travailler et où vous retrouvez en un tournemain ce que vous cherchez. Un tel espace de travail nécessite du matériel adapté :

• De bons établis, de préférence réglables en hauteur.
• Des accessoires pour le touret, comme une porte-embouts, chariot longitudinal à angle réglable, et un bouton d’urgence.
• La bonne desserte ou servante d’atelier.
• …

Afin de garder toutes ces machines en parfait état de marche, il est préférable d’établir un plan d’entretien. Quant à la gestion optimale de vos déchets, elle vous demandera sans doute d’investir dans de nouveaux équipements et processus.

Ranger au bureau

Les entreprises actuelles ont certainement déjà entendu parler du concept de clean desk policy, un concept en vogue qui réfère à un espace de travail rangé. En d’autres termes, vous devez ranger et nettoyer votre bureau pour être apaisé mentalement, car moins de désordre génère moins de stress. D’ailleurs, les petits bacs de rangement sont l’outil idéal pour garder vos affaires à porter de main, tout en conférant un aspect ordonné à votre espace de travail. Vous pouvez même les choisir en différents coloris pour ranger vos documents par catégorie.

Les archives et les papiers administratifs méritent également une attention toute particulière afin de conserver un flux de travail le plus efficace possible. La numérisation des archives et le travail sans papier offrent certes de nombreux avantages, mais il arrive dans certaines circonstances que seule la copie papier soit valable légalement ou que l’archivage numérique n’appartienne qu’au futur, faute de temps et/ou d’équipement. Vous avez déjà vécu ce genre de situation ? Dans ce cas, vous savez que vous pouvez apporter des améliorations à votre archivage papier en l’organisant selon une structure logique (ordre alphabétique) et en disposant du bon matériel (des classeurs avec indexe aux caisses à archives).

Le nouveau travailler

Nous vous parlions dans cet article de la clean desk policy, qui garantit la propreté de votre espace de travail, mais sachez que celle-ci offre également une grande flexibilité aux travailleurs, qui peuvent choisir où ils veulent travailleur, puisque leurs affaires ne se trouvent pas sur « leur » bureau. Cette flexibilité croissante au travail prend également la forme du télétravail ou du travail hybride, des pratiques faisant partie intégrante du travail de demain et renforcées par le travail dans le Cloud. Le stockage des données et programmes en ligne permet en effet de travailler depuis votre bureau à la maison ou dans un bar à café, voire de travailler à distance avec un collègue sans que cela ne pose de problème.

Gestion du temps

La gestion du temps est un terme générique pour exprimer l’optimisation du planning de travail en vue de gagner du temps. Nous tenons tout d’abord à rectifier une idée reçue : le multitâche n’est pas une forme de travail idéale ! Votre cerveau est en effet incapable d’effectuer deux tâches en même temps, seulement de changer très rapidement de l’une à l’autre. On peut donc conclure que, lorsque vous êtes occupé sur plusieurs tâches à la fois, vous ne gagnez pas vraiment du temps, mais perdez bel et bien de précieuses minutes.

Dans ce cas, comment s’organiser pour respecter les échéances ?

• Adoptez les bons réflexes
  • Notez vos échéances à respecter et vos tâches à effectuer.
  • Organisez-les par ordre de priorités [infographic invoegen:
  • 
  • Décomptez chaque jour le temps qu’il vous reste avant votre deadline pour vous motiver à travailler.
  • Partagez votre planning avec d’autres collègues (la pression du groupe ne peut pas faire de mal !
• Utiliser les outils adéquats
  • Agendas
  • Tableaux de planning
  • Mémos
  • …

Plus d’énergie au travail

Dans votre élan d’enthousiasme pour travailler à tout prix malin et efficacement, vous auriez presque oublié de réserver du temps pour les pauses et la détente. Ces temps de relaxation sont d’autant plus importants qu’ils permettent aux travailleurs de reprendre le travail en étant deux fois plus concentrés. Si vous voulez vivre une journée de travail plus énergique, suivez alors ces quelques conseils :

• Buvez moins de café, plus d’eau.
• Adoptez une bonne posture.
• Levez-vous et bougez régulièrement.

Saviez-vous, par exemple, qu’une promenade lors de votre pause-déjeuner produit un réel effet positif sur votre niveau de stress et booste votre créativité ? Une raison de plus pour vous mettre en mouvement !

Optimisation des procédures : méthodes

Pour améliorer leurs processus, les entreprises ont le choix entre de nombreuses méthodes d’optimisation, avec la possibilité de les combiner.

1.      Lean Six Sigma

Lean Six Sigma, une combinaison de Lean et Six Sigma, est une méthode d’optimisation répandue qui permet d’améliorer la satisfaction du client et d’économiser de précieux deniers. Dans cette méthode, vous divisez votre projet en différentes phases (Define, Measure, Analyze, Improve et Control) et déterminez les caractéristiques mesurables et facteurs qui influencent ces caractéristiques.

2.      Technique Scrum

Scrum est une approche de projet permettant d’obtenir de meilleurs résultats plus rapidement. Les employés s’organisent en équipes autonomes qui effectuent de courts « sprints » en quête de résultats (même partiel). L’étape la plus importante du processus est le Daily Scrum, une sorte de réunion de briefing où toutes les informations sont échangées. Contrairement à la gestion de travail traditionnelle, la méthode Scrum ne se concentre pas tant sur la planification et la rédaction, mais plus sur l’action. Cette attitude axée sur les résultats n’est pas la seule raison pour laquelle la technique Scrum peut améliorer la productivité de votre équipe ; il en existe bien d’autres :

• Vous gardez en permanence une vue d’ensemble.
• Vous travaillez avec des échéances intégrées.
• Vous maintenez le focus et restez flexible

3.      Kaizen

Une troisième et dernière méthode qui vaut la peine d’être mentionnée est la méthode Kaizen qui prône l’amélioration continue et se compose de différentes étapes, à savoir :

• choisir un problème ;
• définir le problème ;
• en déterminer les causes ;
• développer les éventuelles solutions ;
• choisir la meilleure solution ;
• et implémenter cette solution.

Processus à la loupe

Pour terminer, nous passons en revue plusieurs procédures qui peuvent faire l’objet d’amélioration dans votre entreprise.

1.      Le processus d’achat

Les trois facteurs fondamentaux qui déterminent la stratégie d’achat sont :

• la qualité ;
• la durée de vie ;
• la garantie.

La procédure d’achat s’accompagne de nombreux risques : les achats « ad hoc » coûtent des sommes considérables aux entreprises, les achats secondaires font perdre trop temps et la gestion des achats de classe C est loin d’être optimale (bien qu’ils forment la catégorie la plus grande de frais indirects). En d’autres termes, la procédure d’achat peut souvent être optimisée ou améliorée.

La plupart des acheteurs, dont le métier se complexifie, sont désireux d’un processus d’achat plus efficace qui leur fera gagner beaucoup de temps et d’argent. Nous avons répertorié plusieurs éléments qui peuvent contribuer à ce genre de processus :

• Une gestion maligne des fournisseurs peut générer des économies substantielles.
• Les commandes en ligne ou l’e-ordering font gagner énormément de temps, car vous établissez une connexion directe avec le fournisseur et passez votre commande immédiatement lorsque votre stock commence à se vider.
• Solutions d’achat électronique purchase to pay: selon que vous choisissiez de miser dans la stabilité des prix ou dans les mises à jour automatiques, vous pouvez choisir entre un catalogue hébergé ou un Punch-Out.
• L’anticipation est un must : pensez à suivre les saisons et les articles
• Une checklist pratique vous permettra de disposer d’une armoire de stockage bien rangée. 

L’achat du mobilier d’atelier doit notamment passer par un processus efficace, car il influence considérablement le bien-être des travailleurs, l’ergonomie, l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail. Pour savoir quel mobilier est le plus adapté pour l’atelier de votre entreprise, c’est-à-dire celui qui répondra aux attentes de vos employés durant de longues années, il est indispensable de cerner les besoins de votre équipe, de déterminer une feuille de route reprenant les questions essentielles et de développer une grille d’évaluation pour comparer les offres efficacement. 

2.      La diffusion de l’information

Pour améliorer votre gestion de l’information et sa diffusion, vous pouvez par exemple :

• Choisir le panneau de communication adéquat.
• Bien déléguer vos tâches avant de partir en vacances.
• Lancer les campagnes (de santé ou de sécurité, notamment) selon un plan par étapes précis.
• Vous assurer que les documents reprenant les instructions de travail soient rédigés avec soin. Pensez aux règles HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) auxquelles les entreprises actives dans le secteur agroalimentaire doivent se conformer.

Si vous avez opté pour la méthode Scrum, cette diffusion de l’information s’avère particulièrement cruciale, car le statut du projet doit être en permanence mis à jour, les instructions doivent être définies et la communication doit pouvoir se faire rapidement entre les équipes en plein sprint.

3.      Planification efficace

Planifier selon la méthode Lean revient à planifier efficacement. En comparaison avec la manière plus traditionnelle pour établir le planning d’un projet, la méthode Lean favorise davantage deux aspects : l’implication des parties dès le début projet et la communication. Comme cette dernière tient une place centrale, il importe d’utiliser un tableau de planning sur lequel pourra figurer une grande ligne du temps. Grâce à cet accessoire indispensable, tout le monde peut également y coller chaque jour des post-its qui indiquent l’état d’avancement d’un projet ou qui partagent des informations supplémentaires, comme le nombre de personnes nécessaires pour remplir une tâche.

Planifier efficacement signifie également choisir le bon moment idéal pour effectuer une tâche. D’ailleurs, saviez-vous que 34 % des travailleurs estiment que l’été est la période idéale pour sortir de leur train-train quotidien et évaluer comment améliorer son travail.

4.      Organiser des réunions

Enfin, nous vous conseillons vivement d’investir dans l’organisation de réunions ou sessions de brainstorming efficaces. Un tel investissement vous fera gagner un temps précieux et évitera les sources de frustration, car une réunion qui n’aboutit pas à peu ou pas de résultat peut être particulièrement irritante.

Quelques conseils :

• Une bonne préparation, c’est la moitié du travail effectué. Dressez éventuellement une check-list technique.
• Prévoyez le bon équipement pour parvenir à travailler en équipe. Pensez notamment à un tableau blanc ou un projecteur, et des post-its.
• Notez avec précision ce qui est dit pour éviter toutes les confusions possibles.
• Désignez toujours des propriétaires de projets et assurez le suivi.