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Fonction achat : quel animal vous représente le mieux ?

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Découvrez dans cet article, à partir des traits de votre personnalité, quel est l’équivalent animal de votre profil d’acheteur :

  • Le renard : rusé et minutieux
  • L’ours : fort et imposant
  • Le requin : guidé par vos sens
  • Le loup : patient et endurant
  • Le chien : loyal et prévisible
  • L’aigle : à la recherche de la vue d’ensemble
  • La pieuvre : débrouillard et multi-tâche
  • Le castor : ingénieux et méthodique
  • Le dauphin : empathique et solidaire
  • La fourmi :  travailleur et tenace

Rusé et minutieux, comme le renard

  • Vous êtes audacieux, mais sans être trop imprudent. Parfois discret, mais agissant toujours méticuleusement. Vous dosez tous vos faits et gestes, le regard toujours dirigé vers votre objectif, avec la ruse pour meilleure alliée.
  • Si ce portrait vous ressemble, vous pourriez être pour la fonction achat ce que le renard est depuis des siècles dans l’imaginaire du Roman de Renart! Vous chérissez cette indépendance que vous devez à la finesse de votre intelligence.

Fort et imposant, comme l’ours

  • Vous êtes un mastodonte de la fonction achat : massif, imposant. Et gare à ceux qui sont dupés par votre allure pataude, ou qui confondent nonchalance et tranquillité, car vous pourriez rapidement leur montrer que vous êtes l’un des plus grands prédateurs terrestres !
  • L’ours est cet animal qui, malgré son poids, peut courir jusqu’à 55km/h ou grimper aux arbres… Il est, comme vous, une force de la nature qu’il est dangereux de sous-estimer.

Guidé par vos sens, comme le requin

  • Cette image vous colle à la peau. “C’est un véritable requin”. Pourquoi ? Parce que vous êtes un chasseur solitaire, un prédateur marin déterminé qui ne s’arrête jamais lorsqu’il a choisi sa proie.
  • Mais ce qui fait votre réputation dans la fonction achat, c’est avant tout votre capacité à vous orienter en eaux troubles, à pouvoir identifier les menaces et les opportunités de votre environnement avant tout le monde. Vous utilisez vos sens aiguisés, vos capacités perceptives hors normes grâce auxquelles toutes les situations sont analysées… alors qu’au même moment, elles sont encore inconnues des autres.

Patient et endurant, comme le loup

  • Votre efficacité en tant qu’acheteur tient à votre aptitude à travailler en équipe. Ou plutôt, à chasser en meute !
  • Vous vous insérez naturellement dans une organisation socialesophistiquée qui agit toujours de manière coordonnée. Vous courrez derrière votre proie, sachant qu’elle finira par s’épuiser. La patience, l’endurance et votre adhésion au groupe font votre force.

Loyal et prévisible, comme le chien

  • Tous vos clients tomberont facilement d’accord là-dessus.Vous êtes un partenaire dont la loyauté est incontestable. Il ne leur viendrait jamais à l’idée que vous agissiez un jour contre leurs intérêts.
  • Vous faites partie de l’espèce la plus prévisible de la fonction achat, et c’est bien la raison pour laquelle on aime travailler avec vous. Vous construisez avec vos fournisseurs des relations de confiance exclusives.

Cherchant la vue d’ensemble, comme l’aigle

  • Vous survolez le monde de la fonction achat comme l’aigle qui aime se placer au-dessus des autres, très haut dans le ciel. Non pas pour les dominer, mais pour avoir une meilleure vue d’ensemble de vos yeux perçants. Dans cet azur, vous craignez peu de menaces et vous avez le temps d’observer posément le monde.
  • Les espèces sur terre sont envoûtées lorsqu’elles accrochent leur regard à ce vol impérial. Elles sont séduites par vos ailes de géants qui pourfendent le ciel avec majesté. Raison pour laquelle tout le monde est attentif à vos conseils.

Débrouillard et multi-tâches, comme la pieuvre

  • Dans votre travail, vous êtes véritablement multi-tâches. Ou plutôt,vous êtes capable d’atteindre votre objectif en réalisant simultanément un grand nombre d’actions, comme le fait une pieuvre avec ses tentacules.
  • Vos fournisseurs apprécient votre dextérité qui n’a d’égal que votre débrouillardise. S’il y a une espèce de la fonction achat capable de trouver une issue dans les situations inextricables grâce à son intelligence et sa praxis… c’est bien la vôtre !

Ingénieux et méthodique, comme le castor

  • Plutôt que de lutter contre les éléments, pourquoi ne pas les utiliser pour vous servir ? Comme le castor, vous faites preuve d’ingéniosité. Vous êtes le bâtisseur de la fonction achat, celui capable de concevoir des constructions élaborées pour protéger ses ressources.
  • L’emplacement idéal, la technique la plus efficace, la sélection judicieuse des outils… Avec vous, il n’y a jamais de hasard. Seule une grande maîtrise de votre travail et une parfaite connaissance de votre environnement.

Empathique et solidaire, comme le dauphin

  • Y a-t-il dans les océans d’autres espèces aussi altruistes que la vôtre ? Qui font preuve d’une grande compassion, d’une vive intelligence, et dont la communication est l’une des plus sophistiquée du règne animal ?
  • Grâce à vous et vos semblables, la fonction achat peut se féliciter de compter des individus qui se démarquent par leur sympathie, par la sincérité de leurs rapports humains, et qui aiment accompagner ceux qui traversent leur route– tels les dauphins nageant aux côtés des bateaux.

Travailleur et tenace, comme la fourmi

  • Le travail, avant tout. En équipe, en grand nombre, et de manière efficace. Si la fonction achat ne comptait que des personnes comme vous, elle soulèverait probablement des montagnes.
  • Car vous êtes comme une fourmi. Vous œuvrez pour le bien de votre communauté, avec ténacité et pugnacité. Vous ne vous découragez jamais et réalisez votre mission, tâche après tâche, sans jamais vous fatiguer.

Vous avez peut-être reconnu en certaines espèces animales des traits de votre personnalité d’acheteur. Évidemment, les ressemblances sont relatives, et les comparaisons, illustratives ! Tout comme il est important d’éviter les clichés dans la fonction achats, il ne faut pas tomber dans la réduction simpliste à une catégorie d’espèce… Mais la comparaison ne permet-elle pas de mieux se connaître et d’évoluer pour être plus efficace dans toutes les situations ? Par exemple pour préserver les bons réflexes d’acheteurs, même en période de tension ? Nous pouvons nous inspirer des méthodes observables dans le règne animal, puiser des idées dans les comportements des espèces, dans leurs stratégies, et ainsi se les réapproprier pour nous réinventer !

Les 6 KPI incontournables pour des achats efficaces

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2 KPI pour tracer la productivité de l’équipe achat

Le ROI des achats

Le volume d’économies générées par l’équipe achat n’a de valeur pertinente que rapporté au volume des efforts de l’entreprise consacrés à la fonction achat. C’est pourquoi la mesure du retour sur investissement est préférable. Il s’agit donc du premier KPI.

Combien représente la réduction des coûts (on peut y ajouter les dépenses évitées) induite par le travail des achats par rapport au coût total de fonctionnement de la fonction achat ? C’est ce que l’on entend par ROI.

La contribution des achats aux achats

Chaque organisation a ses pratiques achats et toutes les dépenses ne passent pas forcément par la fonction achat. Le deuxième KPI vient précisément mesurer la part des achats de l’entreprise réellement sous le contrôle des achats.

Il est fréquent en particulier qu’une partie des achats indirects s’effectue hors processus, avec la difficulté de rationalisation que cela comporte. On comprendra aisément que la productivité de la fonction achat soit mesurée à travers sa contribution réelle.

2 KPI pour évaluer la mise en œuvre effective des contrats

La corrélation coût/valeur

Ce troisième KPI est préféré au calcul du pourcentage de fournisseurs sous contrat, dans la mesure où cet indicateur ne dit rien de la réalité de l’application des accords.

La corrélation coût/valeur (ou LPP, pour Linear Performance Pricing, en anglais) vient au contraire comptabiliser :

  • Le respect réel des contrats, à travers le calcul du nombre de lignes achats facturées en dehors des prix de référence.
  • Le pourcentage des dépenses totales que ces dépassements représentent.

Le délai moyen d’exécution

Le prix pratiqué n’est pas le seul indicateur de la satisfaction client. Et souvent, un retard ou un défaut de qualité produit peuvent induire un préjudice autrement important pour l’activité ou la réputation de l’entreprise.

C’est pourquoi le niveau de service, à tout le moins le respect des délais de livraison contractuels, est considéré comme un KPI.

2 KPI pour vérifier l’adhésion des métiers

Le taux d’achat effectués hors contrat

Les achats font bien leur travail et la plupart des dépenses de l’entreprises sont théoriquement encadrées par des contrats d’approvisionnement. Mais ces contrats sont-ils connus et respectés par les métiers ?

Le cinquième KPI de la performance achat vient donc piloter le respect des procédures par les commanditaires. Il suit concrètement deux valeurs dans le temps :

  • La part des dépenses engagées hors contrat alors qu’il existe un contrat
  • L’écart de prix, c’est-à-dire le coût, induit par ces comportements alternatifs

La durée du processus de commande

Le dernier des 6 KPI s’attache à donner des pistes d’amélioration du processus de commande lui-même.

Un protocole est défini, qui détermine étape par étape la marche à suivre, au profit de l’économie des ressources mises en œuvre. Mais pour être efficace dans la réalité, le processus doit être partagé et appliqué.

En particulier, l’accélération du processus de commande dépend de :

  • La qualité de la rédaction des demandes d’achat
  • La rapidité de la validation des demandes
  • La fluidité de la production et de la transmission des bons de commande

À noter que la digitalisation est un levier pour optimiser cet indicateur, en alignant les pratiques sous peine du blocage de la commande et en traçant les flux de validation.

En conclusion, l’amélioration continue des achats repose sur la mesure objective de ces 6 KPI. Mais ce qu’il faut retenir et travailler, c’est la nécessaire mobilisation collective de l’entreprise autour de ces indicateurs. Le rôle des achats est donc également un rôle pédagogique. Se cantonner à la technique achat masque une partie, qui peut être très importante selon les organisations, du potentiel d’amélioration. La fragmentation de la conduite des achats est clairement un obstacle à l’amélioration pilotée de leur performance, et même d’abord à l’identification des dysfonctionnements préjudiciables.

[1] Article paru en octobre 2020

 

Infographie : Les produits de la marque Manutan

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Dans tous vos gestes du quotidien Manutan vous accompagne et reste attentif à vos besoins. Parce que vous aider à mieux acheter est notre priorité, nous avons développé notre propre gamme de produits qui vous garantit un matériel de qualité à prix compétitif.

Voici les 5 bonnes raisons de l’essayer : Cliquez ici pour télécharger la version PDF.

Besoin d’une chaise de travail ? Voici comment choisir le bon modèle

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Chaque travail a sa chaise

Votre fonction vous oblige à vous lever et vous asseoir sans arrêt ? Vous devez travailler à un bureau où il est important que vous gardiez une grande liberté dans vos mouvements ? Qu’importe, Manutan dispose de la chaise adéquate, et ce, pour tous les travailleurs.

Chaise assis-debout pour ceux qui ont besoin de bouger

Vous travaillez de longues heures en position debout, comme c’est le cas à la caisse d’un magasin ou à la réception d’une entreprise ? Laissez-vous alors tenter par les avantages d’une chaise assis-debout. Ce modèle permet de passer facilement d’une position assise à une position debout, ce qui produit des effets bénéfiques sur votre santé et productivité.

Un tabouret pour plus de liberté dans les mouvements

L’essentiel dans votre travail est de garder une grande liberté dans vos déplacements (nous pensons notamment aux dentistes et coiffeurs parmi vous) ? Dans ce cas, la solution la plus adaptée n’est autre que le tabouret ergonomique, sans dossier ni accoudoirs. Par ailleurs, un tabouret avec roulettes reste également le meilleur moyen de se déplacer facilement dans votre espace de travail.

Une chaise antistatique pour les tâches avec de l’électronique

Si vous devez travailler sur des composants électroniques, il est primordial que vous vous asseyiez sur une chaise antistatique. Grâce à la protection contre l’ESD, vous pourrez manipuler les appareils électroniques en toute sécurité. Consultez sans tarder notre gamme d’accessoires ESD pour les sièges d’atelier, tels que les accoudoirs ou les revêtements antistatiques.

Une chaise de laboratoire pour les laborantins

Si vous travaillez comme laborantin, vous savez à quel point votre siège de travail doit répondre à des exigences particulières : il doit vous permettre de bouger rapidement, tout en vous offrant suffisamment de soutien. Heureusement, vous pouvez compter sur nos sièges pour laboratoire.

Une chaise d’atelier pour travailler à l’établi

Vous travaillez beaucoup sur un établi (surélevé) ? Optez dans ce cas pour un siège d’atelier avec repose-pied. Idéal pour travailler confortablement en position assise.

Le matériel adéquat (pour un confort d’assise idéal)

Chaque modèle de siège est disponible en plusieurs finitions, qui peuvent d’ailleurs avoir plus ou moins d’incidence sur votre travail. Préférez-vous que votre siège soit facile à utiliser ou à nettoyer ? Ou privilégiez-vous le confort d’assise ?

  • Vinyle : les chaises et tabourets en vinyle sont extrêmement confortables, faciles d’entretien et parfaitement résistants à la graisse, aux huiles et produits solvants. Leur assise est totalement résistante au feu (M1) ou difficilement inflammable (M2).
  • Polyuréthane : les sièges d’atelier et assis-debout avec une assise en polyuréthane sont faciles à nettoyer et résistent aussi à la graisse, aux huiles et produits solvants, ainsi qu’aux chocs et griffes.
  • Tissu : les tabourets et chaises avec un revêtement en tissu offrent un excellent confort d’assise, en plus d’être ininflammables (M1).
  • Bois : les chaises et tabourets avec une assise en bois sont faciles à entretenir et offrent une excellente résistance contre les produits solvants, les huiles et la graisse. 

Une chaise faite sur mesure

Nous avons tous notre propre morphologie. Il est donc essentiel que vous travailliez sur une chaise qui s’adapte parfaitement à votre corps. Les modèles standards sont trop hauts ou trop profonds ? Tournez-vous alors vers des modèles avec repose-pied ou avec un coussin lombaire supplémentaire. Dans notre assortiment d’accessoires pour sièges d’atelier, vous trouverez sans aucun doute tous les éléments dont vous avez besoin pour créer votre chaise sur mesure.

Réglez correctement votre nouveau siège d’atelier

Pour travailler dans les conditions les plus ergonomiques possible, veillez à régler correctement votre siège. Voici comment procéder :

  • Hauteur et profondeur du dossier: veillez à ce que vos lombaires soient suffisamment soutenues.
  • Hauteur de l’assise: adaptez la hauteur de la chaise à votre taille. Vos jambes doivent former un angle de 90  degrés en position assise. Il existe trois systèmes pour régler la hauteur :
    • Avec un levier: simple et avantageux
    • Un levier avec sécurité de descente: un système de sécurité bloque la descente quand l’utilisateur est assis sur le siège
    • Ressort à gaz: confortable avec amortissement.

Sachez également qu’il existe des sièges dotés des caractéristiques suivantes :

  • Contact permanent: le dossier suit toujours les mouvements du dos et soutient dès lors la colonne vertébrale.
  • Asynchrone: l’angle d’inclinaison de l’assise et du dossier est réglable séparément.

Envie d’en savoir plus sur le travail ergonomique ?

Parmi les priorités de Manutan figure sans aucun doute l’ergonomie au travail. Il suffit de jeter un œil à notre assortiment de meubles et accessoires ergonomiques ou de consulter notre blog pour mieux vous en rendre compte. Vous avez des questions ? Contactez alors notre helpdesk. Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous aider.

Acheteur : comment adapter vos façons de travailler ?

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Communiquer grâce à la technologie

La fonction achat est un métier relationnel par excellence. Les acheteurs interagissent avec l’ensemble des parties prenantes : direction, collaborateurs ou clients internes, fournisseurs, etc.

Or, la majorité des échanges se fait désormais à distance, depuis bientôt un an. Si les acheteurs pensent retourner sur les salons et les événements professionnels après la crise sanitaire, ils sont également nombreux à apprécier le système de visioconférence pour les rendez-vous professionnels afin de gagner en temps et en efficacité. D’après la dernière étude de la FEVAD intitulée « Achats B2B & E-commerce », 37 % des acheteurs ne vont pas reprendre, ou seulement de façon très modérée, les rendez-vous en face à face post Covid-19. La plupart d’entre eux souhaite finalement privilégier les rencontres en direct pour des moments clés tels que la réponse à un appel d’offre, la négociation d’un contrat-cadre, etc. A ce titre, nous pouvons nous inspirer de la Direction des Achats d’ENEL, producteur d’énergie italien, qui a utilisé des lunettes intelligentes pour effectuer la visite de ses fournisseurs en pleine crise sanitaire.

Aussi, un des enjeux historiques de la fonction achat reste de garantir la satisfaction des clients internes. Pour cela, il est impératif de communiquer avec les collaborateurs de l’entreprise de manière régulière pour construire des relations de confiance mais aussi de façon plus ponctuelle et approfondie pour évaluer et piloter leur satisfaction globale. Quand on sait que 70 % des informations apprises au travail sont le fruit d’échanges informels[1], il semble indispensable de s’appuyer sur tous les outils disponibles (messageries d’entreprise, questionnaires de satisfaction, intranets) pour maintenir le lien avec les autres départements.

S’appuyer sur les données

Dans un contexte particulièrement incertain tel que celui-ci, il semble indispensable d’éclairer et de partager ses décisions en se basant sur des faits chiffrés. C’est le cas pour l’entreprise en général et pour la fonction achat tout particulièrement au vu de son rôle stratégique pendant cette crise.

Pour ce faire, l’acheteur a plusieurs outils à disposition :

  • Les logiciels de Supplier Relationship Management offrent une vision compète du portefeuille de fournisseurs et des opérations (référencement, pilotage des appel d’offres, gestion des risques, etc.).
  • Les outils d’analyse de dépenses vont, quant à eux, centraliser les données liées aux dépenses et donner une idée globale de la façon dont l’entreprise réalise ses achats.
  • Les solutions de Business Intelligence permettront notamment de communiquer les informations de façon claire et pédagogique à travers des tableaux de bord ou de la visualisation de données.

Plus que jamais, les Directions des Achats doivent s’appuyer sur les données pour gagner en visibilité et en agilité afin de pouvoir s’adapter rapidement à un environnement mouvant et fragile. De plus, ces dernières ont tout autant besoin de ces informations pour communiquer, convaincre et fédérer leurs parties prenantes autour des orientations stratégiques mises en œuvre par leurs soins.

Pour chacun d’entre nous, le travail à distance implique de réinventer notre routine et nos modes de fonctionnement. Pour l’acheteur, la clé se trouve à la frontière entre la communication, les nouvelles technologies et l’analyse des données.

[1] Informal Workplace Learning. Practice Application Brief No. 10.

L’achat local : un besoin exacerbé par la Covid-19, mais à quel prix ?

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L’achat local, un paradoxe ?

La Covid-19 a mis en exergue les fortes dépendances d’approvisionnement vis-à-vis des pays asiatiques quand leurs usines étaient à l’arrêt et les transports enrayés. C’est ainsi que la nécessité de relocaliser (une partie de) ses achats a naturellement émergé. Qu’il s’agisse d’une réaction émotionnelle éphémère ou d’une véritable prise de conscience, c’est un fait : les entreprises s’interrogent.

Pourtant, la fonction achat est souvent confrontée à des injonctions contradictoires qui oscillent entre performance économique et responsabilité sociétale des entreprises. Jusqu’alors les pays à bas coût étaient privilégiés pour gagner en rentabilité sur les volumes. Cependant, la notion de prix prend aujourd’hui une autre dimension et les entreprises comprennent que derrière, un achat local, se trouve tout un cercle vertueux : sécurisation des approvisionnements, réduction de l’impact environnemental, meilleurs délais de commercialisation, développement du territoire, argument commercial pour l’utilisateur final, etc.

A l’instar de la démarche TCO (coût total d’acquisition) qui englobe par exemple le prix d’achat, le coût de possession, de maintenance ou encore de non-qualité, peut-être que la fonction achat prendra en compte un prix « réel » incluant également le coût carbone du transport, la contribution à l’écosystème local, etc. Ainsi, une démarche TCO, couplée à une stratégie d’achats responsables, sera surement la clé de demain.

La mobilisation de l’écosystème, levier incontournable

Pour faire de l’achat local une réalité et réussir à transformer cette notion de prix, il faut que toutes les parties prenantes travaillent ensemble. Réseaux professionnels, filières et achats publics doivent créer le cadre de cette démarche fédératrice.

En ce sens, les entreprises et collectivités doivent consolider leurs relations avec leurs fournisseurs tricolores et s’ouvrir à de nouveaux fournisseurs de proximité qui font preuve d’innovation en créant de véritables partenariats et, pourquoi pas, en construisant des plans de transferts d’activité.

La démocratisation de l’achat local dépend de cette dynamique collective (directions d’entreprise, donneurs d’ordre, fournisseurs, investisseurs, pouvoirs publics et collectivités). A la clé : la construction d’une chaîne d’approvisionnement responsable, durable, fiable, agile et réactive.

Digitalisation des achats : effet de mode ou nouvelle donne ?

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Il s’agit des questions suivantes :

  • Les bénéfices seront-ils réellement au rendez-vous à la suite de la digitalisation des achats?
  • Les entreprises sont-elles prêtes à se transformer pour profiter de cette dynamique globale ?
  • Les directions des achats ont-elles réellement amorcé un process de digitalisation ?
  • Les stratégies sont-elles claires ?
  • Les ressources sont-elles suffisantes et bien allouées?

L’étude commanditée par Jaggaer(1) apporte une série d’éclairages très documentés sur la digitalisation des achats. La première partie de l’étude, centrée sur la sémantique et la portée des concepts, doit inciter les entreprises à prendre la mesure de ce qui se joue. Pas encore gagné !

En revanche, et c’est la partie la plus nourrie de l’étude, toutes les entreprises se retrouvent pour considérer la donnée et son exploitation comme cardinales pour la maîtrise de la digitalisation des achats. Quelques recommandations opérationnelles viennent conclure le rapport publié par Jaggaer. Une lecture qui peut vous transformer !

Digitalisation des achats : seule la transformation globale a un sens

Recoupant d’autres études, le rapport enseigne que seulement la moitié des répondants considèrent posséder la connaissance et la technologie requises pour conduire à son terme la digitalisation de leurs achats. La même proportion déclare avoir lancé les fondations de son mouvement vers le e-procurement. Avec l’aide d’experts et à la lumière des priorités et hiérarchies indiquées par les Directeurs des Achats, le rapport Jaggaer montre une grande dispersion des orientations, et au fond bien peu de certitudes établies concernant la digitalisation des achats.

Digitalisation des achats : la donnée, la donnée, la donnée !

Une certitude affirmée sans aucune dispersion: la maîtrise de la donnée est la clef de la digitalisation des achats. Seule cette maîtrise permet d’imaginer et de faire fonctionner un process achat 100 % digital. Les algorithmes intelligents et le big bang du big data ne sont efficients que s’ils sont bien alimentés. La majorité des répondants à l’étude Jaggaer l’ont bien compris, ils déclarent privilégier les investissements dans les données pour aller vers une rupture véritable. Les entreprises les plus avancées envisagent sereinement de se doter d’assistants digitaux conversationnels (52 %), de process robotisés (48 %) et même de la technologie de la blockchain pour un tiers d’entre eux.

Le Cloud, l’interopérabilité des systèmes, les outils d’analyse et la diffusion de la culture digitale font que de plus en plus de données sont collectées par les entreprises en général et par les Directions des Achats en particulier. Mais pour disposer d’un flux de données à valeur ajoutée pour la digitalisation des achats, les entreprises ont encore à réussir leur intégration. Même si elle progresse, l’intégration reste largement manuelle. Quand les ¾ des répondants déclarent intégrer leurs données et dépasser l’effet silo, ¾ des intégrateurs n’ont pas automatisé cette intégration. Et même là où l’intégration des données est la plus avancée, elle ne concerne souvent que les données internes. Les données financières externes, la cotation du risque logistique, les coûts liés aux achats non récurrents sont le plus souvent agrégés à la main quand elles le sont.

Cette discontinuité est un frein à l’agilité et à la prise de décisions rapides. Le rapport Jaggaer a le grand mérite d’inciter à « boucler la boucle ». Il montre en particulier combien la capacité à mettre en relation des indicateurs prévisionnels avec les indicateurs de mesure est la condition de l’agilité et de l’anticipation.

Digitalisation des achats : encore un effort

Seulement 2 % des entreprises digitalisent leurs achats en utilisant réellement des technologies intelligentes. Ces technologies améliorent la prise de décision achats en l’éclairant des usages réels et de la prise en compte objectivée des risques et aléas. Seule la première étape, l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, est réellement engagée. Or, le e-procurement ne saurait se limiter à introduire de la technologie dans un process existant. Sous peine, pour répondre à la question initiale, de n’être qu’un effet de mode.

Pour constituer véritablement une nouvelle donne pour les entreprises industrielles, la digitalisation des achats doit concerner 100 % de l’organisation achats : collaborateurs, process et technologies. Effacer les frontières entre le réel et le virtuel. Sachant qu’aucune technologie ne peut fonctionner sans données correctes, fluidifier la circulation et le partage de données à forte valeur ajoutée est le carburant d’une digitalisation des achats réussie !

(1)L’étude 2018 de Jaggaer a été menée auprès des responsables des achats BtoB du monde entier de août à octobre 2017. 168 d’entre eux ont répondu aux neuf questions posées en ligne. 73% d’entre eux sont issus d’entreprises industrielles au résultat supérieur à 50 millions d’euros (76 %). Un répondant sur deux est basé en Europe (47 %).

Les atouts du packaging pour une livraison sans contact

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Le covid-19 a changé les modalités de livraison, en particulier les livraisons de colis à domicile. S’il n’est pas possible de déposer le colis directement dans la boite aux lettres du client, une distance d’un mètre doit impérativement être respectée entre le livreur et le destinataire du colis. En aucun cas celui-ci ne doit être remis de la main à la main. Il n’est pas non plus possible de recueillir la signature manuscrite du client. De fait, la livraison sans contact est devenue un passage obligé de l’e-commerce.

Packaging et technologie

Colis sans contact

Dans le commerce électronique, la technologie n’est jamais très éloignée du packaging. C’est encore plus le cas dans un contexte sanitaire compliqué. Le smartphone devient alors le meilleur allié des clients comme des e-commerçants. Un simple QR code ou un code-barre positionné sur le colis permet d’éviter les contacts. Il suffit au client de le scanner avec son téléphone pour confirmer la réception. C’est aussi simple que d’envoyer une lettre à la Poste, le déplacement en moins.

Certains opérateurs proposent aussi aux clients d’apposer leur signature directement sur le colis. Celle-ci sera ensuite prise en photo par le livreur, directement depuis son propre terminal. La photo vient ensuite documenter l’ensemble du process de livraison, consultable par le destinataire depuis son espace client en ligne.

Une puce RFID peut enfin être facilement insérée dans l’emballage du colis. Le livreur n’aura ensuite qu’à déposer le colis à l’endroit convenu avec le client (dans un point relais ou dans n’importe quel autre lieu sûr à proximité de son domicile) pour que celui-ci vienne ensuite le récupérer.

Livraison par drone

La livraison par drone reste l’ultime barrière à lever pour une livraison sans aucun contact. Les opportunités et les expérimentations dans ce domaine sont nombreuses en Europe. La commission européenne prévoit d’ailleurs d’émettre dès 2021 une directive pour unifier les règles de livraison par drone dans tous les pays membres.

Même si la livraison en milieu urbain reste pour l’heure hypothétique au regard de la réglementation, les drones offrent une solution satisfaisante pour opérer des livraisons de colis dans des zones reculées ou difficilement accessibles, mais aussi pour alimenter des hubs de livraison à proximités des grands centres urbains. Autre avantage, l’empreinte carbone des drones est très faible, voire inexistante. Cette technologie est donc appelée à se développer. Le packaging devra évoluer en conséquence et proposer des matériaux robustes et légers, parfaitement adaptés aux conditions de la livraison en milieu ouvert et par voie aérienne.

Les précautions indispensables

Pour être totalement efficace, le sans contact doit bien sûr s’opérer d’un bout à l’autre de la chaine logistique. Du packing à la livraison finale ! Les solutions d’emballage automatique offrent une alternative intéressante pour éviter les manipulations. Elles représentent toutefois un important investissement. Si bien que l’incontournable table d’emballage continue de faire ses preuves et reste bien souvent un équipement indispensable de toute zone de packing qui se respecte. Le contexte sanitaire impose en revanche que tous les opérateurs soient équipés d’EPI (Equipement de protection individuelle) adéquats : gants, gel et masque sont de rigueur à chaque poste d’emballage.

Du sans contact à la relation client

Le suivi des colis

Cela peut sembler à première vue contre-intuitif, mais le sans contact offre pourtant une bonne occasion de travailler la relation client. La mise à disposition gratuite auprès de vos clients d’applications mobiles pour scanner et photographier leurs colis participe d’un parcours utilisateur réussi. Celui-ci suppose également que le client soit bien en mesure de suivre toutes les étapes d’acheminement du colis, sans rupture . A travers les applis de livraison, les clients entrent aussi dans l’univers de l’entreprise auprès de laquelle ils ont passé commande. Ils investissent son territoire de marque et se sentent accompagnés de bout-en-bout. Une bonne expérience est bien souvent l’élément fondateur de la fidélité vos clients. Voilà pourquoi une réflexion autour du packaging doit intégrer les problématiques liées au suivi des colis.

Le packaging au temps du Click & Collect

A la faveur des confinements qui se sont succédé en Europe, l’offre Click & Collect s’est considérablement développée. Une fois commandés en ligne, vos produits vous attendent directement en magasin, emballés dans un sac ou un colis. Là encore, le packaging s’impose comme un élément central de la relation client. Certes, le Click & Collect oblige le client à se déplacer en magasin, mais il n’en profite pas nécessairement pour prendre connaissance des produits également disponibles en boutique. En particulier dans un contexte sanitaire perturbé, le client a tendance à prendre sa commande et partir. Le packaging devient alors le prolongement de la visite en magasin. Il doit incarner votre marque et véhiculer l’univers que le client n’a pas eu suffisamment le temps d’intégrer au moment de récupérer son colis.

C’est d’abord en ce sens que le packaging s’impose véritablement comme un outil puissant au service de la livraison sans contact. Bien conçu, il peut compenser l’absence de contact physique entre une entreprise et son client. Il devient ainsi le réceptacle d’un lien immatériel possiblement plus dense et plus pérenne.

Le packaging au service de l’e-commerce

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Selon un rapport d’Ecommerce Europe et de EuroCommerce, le chiffre d’affaires de l’e-commerce en Europe devrait croître de 12.7 % en 2020, pour atteindre 717 milliards d’euros. Au total, l’Europe représente à elle seule 30 % de l’e-commerce mondial. Outre la qualité du produit livré, évidement essentielle, la performance logistique est bien sûr l’un des principaux enjeux de l’e-commerce. Or cette performance repose en partie sur la qualité du packaging.

Un packaging adapté aux enjeux de la logistique

Adapter l’emballage aux conditions de transport

Il va de soi que le packaging doit assurer la protection du produit, mais aussi garantir ses parfaites conditions de conservation tout au long de la livraison. N’oubliez pas que le colis changera d’environnements à plusieurs reprises au cours de son acheminement. De la table d’emballage en entrepôt jusqu’à la remise en main propre au client final,  le produit sera passé par plusieurs mains. L’emballage doit être suffisamment solide, mais aussi suffisamment rembourré, pour garantir la protection contre les chocs susceptibles de se produire. Les dimensions des colis doivent aussi être pensées pour faciliter la manutention et optimiser les chargements. Evitez par exemple le suremballage. Inutile également d’emballer vos produits dans des colis trop grands. Certes, ils permettront sans doute plus de rembourrage, mais ils prendront aussi beaucoup de place inutile dans les camions de livraison. Le risque est finalement de transporter du vide et d’augmenter le nombre de rotations. Ce qui aura fatalement un impact sur la facture énergétique et environnementale liée au transport de vos colis. Un effort de rationalisation dans ce domaine aura un effet bénéfique à la fois sur vos coûts, sur la satisfaction client, ainsi que sur votre politique RSE.

Adapter l’emballage aux caractéristiques du produit

Pour éviter ces écueils, choisissez plutôt des emballages parfaitement adaptés à chacun des produits expédiés. Si un carton classique pour l’emballage secondaire et des films de protection pour l’emballage primaire suffisent largement pour le prêt-à-porter, c’est évidemment moins vrai pour les produits plus fragiles, comme le vin ou les fleurs. Pour garantir de parfaite conditions de transport, une bouteille en verre mérite par exemple un contenant alvéolé spécifique, avec un espace prévu pour chaque bouteille et des bords renforcés. Et bien sûr, en particulier dans le secteur de l’e-commerce alimentaire, les emballages primaires et secondaires doivent assurer le parfait respect des conditions de conservation des produits.

Des emballages qui facilitent les retours

Selon une étude d’UPS, 76 % des internautes consultent les conditions de retour avant de valider une commande en ligne. Plus la procédure sera simple, rapide et pratique, et plus le client sera rassuré et fidèle. Les colis et les emballages sont en première ligne pour répondre à cet impératif. Idéalement, le colis doit donc être facilement refermable et réutilisable. S’il souhaite retourner le produit, le client n’a ainsi qu’à le remettre dans son colis d’origine, le refermer, et le tour est joué !

Le packaging, votre premier ambassadeur

Packaging et communication

N’oubliez pas, avant même de voir son produit, le client verra d’abord votre colis ! C’est dire à quel point il est essentiel que votre marque soit facilement identifiable directement depuis l’emballage. Ce dernier sera votre premier ambassadeur. Il doit donc incarner votre univers de marque.

L’objectif du packaging est ici de faire en sorte que le client éprouve du plaisir à recevoir votre colis plutôt qu’un autre. Dans un univers du retail plus que jamais structuré autour de l’e-commerce, le choix du logo, de la couleur, de la forme et de la taille d’un colis participe pleinement à la stratégie de communication d’une marque. D’autant qu’une tendance fait aujourd’hui fureur en ligne : celle de l’unboxing où des clients se filment en train de déballer les colis qu’ils viennent de recevoir. Le web devient ainsi un espace de promotion gratuit, assuré par les clients eux-mêmes. A la condition toutefois que l’expérience client liée au packaging soit parfaitement réussie. Un colis peu identifiable ou abimé, difficile à défaire, et le bad buzz est assuré.

Packaging et territoire de marque

Encore une fois, dans le monde de l’e-commerce, le colis constitue le premier point de contact physique entre vous et votre client. L’une de ses fonctions est donc d’entretenir un lien émotionnel fort entre les acheteurs et la marque à laquelle ils font confiance. C’est pourquoi la totalité de l’expérience client liée au packaging doit entrer en cohérence avec les valeurs véhiculées par la marque. Par exemple, une marque qui afficherait de forts engagements environnementaux, mais qui négligerait de recourir à l’éco-conception de ses emballages prendrait le risque de perdre en crédibilité aux yeux de ses clients.

Packaging et politique RSE

La préoccupation environnementale est aujourd’hui pleinement intégrée par nombre d’entreprises. Elle correspond aussi à une forte attente, clairement exprimée, de la part des consommateurs. Une marque capable de proposer un packaging eco-friendly aura toutes les chances de remporter les suffrages de ses clients. Voilà pourquoi il est essentiel de proposer aujourd’hui des emballages recyclages et réutilisables. Vous ferez ainsi du bien à votre marque, à vos clients, et à la planète.

Le rangement en cinq étapes grâce à la méthode 5S

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Un langage de management branché ? Pas du tout. En réalité, cette méthode est déjà utilisée depuis plusieurs décennies. Et peut-être même depuis plus longtemps encore, car, bien que Toyota en ait lancé la version moderne après la Deuxième Guerre mondiale, un modèle similaire était déjà appliqué par des constructeurs de bateaux à Venise au 16e siècle. Ceux-ci avaient recours à une méthode permettant de travailler avec une efficacité accrue. En 1574, un bateau aurait même été construit en quelques heures pour le roi Henri III de France.

Quoi qu’il en soit, la méthode 5S moderne trouve son origine au Japon. 5S fait référence aux cinq mots japonais qui la résument : seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke. Ces actions consistent à trier, ranger, nettoyer, systématiser et maintenir en état.

Comment mettre en œuvre la méthode 5S ?

S1 : trier

Trier, c’est opérer une sélection entre ce qui est utile et ce qui ne l’est pas. L’ensemble du matériel de l’atelier ou du bureau est évalué et ce qui n’est pas nécessaire à 100 % doit être éliminé. Tout ce qui est cassé, qui présente un danger ou qui n’est jamais utilisé part à la poubelle. Pour un balai avec un manche cassé, la question ne se pose pas. Toutefois, la démarche n’est évidemment pas aussi simple pour tous les objets. Il s’agit de trouver le « propriétaire » et de le laisser décider du sort à réserver au matériel concerné.

Les objets sans propriétaire sont munis d’une étiquette rouge et déposés à un endroit central pendant un laps de temps déterminé, par exemple un mois. Si, à l’expiration de ce délai, ils n’ont pas été réclamés ou utilisés, on peut accorder une semaine de plus. Après quoi ils sont définitivement jetés.

Conseil: la règle de conduite consiste à ne pas conserver des choses sous prétexte qu’elles pourraient éventuellement s’avérer utiles un jour. Ne les mettez dès lors pas de côté dans l’entrepôt ou à la cave, mais jetez-les tout simplement !

S2 : ranger

Une fois le tri terminé, il s’agit de tout bien ranger. Durant cette phase, les utilisateurs proprement dits doivent avoir voix au chapitre, car la réussite de cette opération de rangement repose sur leur soutien.
Les actions consistent à munir tout le matériel d’une étiquette, à l’ordonner de manière pratique et surtout à tout remettre à la bonne place. Un exemple bien connu : le panneau à outils sur lequel le contour de chaque outil est dessiné, ce qui permet de voir en un coup d’œil ce qui est disponible et ce qui manque. Bien ranger un atelier, c’est éviter de devoir chercher des outils par la suite. Les 10 minutes quotidiennes que vous passez à chercher représentent, au bout d’un an, une semaine entière de travail ! Sans parler de la frustration et de la distraction qui en découlent.
Durant cette phase, la ligne de conduite consiste à mettre à portée de main le matériel qui est utilisé chaque jour. Les choses qui sont utilisées moins souvent sont rangées ailleurs.

S3 : nettoyer

Lorsque vous vous êtes débarrassé du superflu et que vous avez tout rangé au bon endroit, vient le moment de nettoyer à fond le lieu de travail. Sols, murs, machines, équipement, rayonnages et archives : tout y passe afin de repartir du bon pied. C’est également l’occasion de se pencher sur la cause des salissures (tuyaux présentant une fuite d’huile, plans de travail dont de l’eau s’écoule et vaisselle qui s’accumule).

S4 : systématiser

Tout ce qui a été réalisé lors des trois premières étapes doit être préservé. Des règles et protocoles sont définis pour le nettoyage étant donné que celui-ci devra être réalisé à maintes reprises. Apposez sur les armoires et tiroirs une étiquette spécifiant clairement le contenu afin d’éviter des gestes superflus. Étiquetez également vos classeurs, chemises, bacs de rangement, bacs de pièces, etc. de façon à ne jamais vous tromper. Délimitez avec précision des zones de travail : propre/sale, in/out. Utilisez à cet effet, par exemple, des couleurs et indications bien claires.

Durant cette étape, on attend des collaborateurs qu’ils se débarrassent de leurs vieilles habitudes et qu’ils respectent les consignes. Cela demande beaucoup de discipline. C’est pourquoi rendez le bon choix le plus attrayant possible et faites en sorte que la « mauvaise » option soit très peu attirante.

Conseil: le marquage visuel génère un résultat optimal et est clair pour tout le monde. Par exemple, dessinez une ligne de couleur oblique au dos de vos classeurs. Vous verrez ainsi d’un seul coup d’œil s’il manque un classeur et où il doit être rangé.

S5 : maintenir

La dernière étape consiste à vérifier si les travailleurs ne retombent pas dans leurs vieilles habitudes, par exemple au moyen de listes de contrôle ou de rappels périodiques. La motivation joue également un rôle essentiel à cet effet. Vous pouvez, par exemple, publier des résultats mensuels démontrant que le travail est plus efficace. Il en résulte aussi une augmentation du plaisir au travail ou une amélioration de la sécurité.
Durant cette phase, il s’agit aussi de mettre à jour les protocoles établis à l’étape 4. En effet, du nouveau matériel vient s’ajouter ou une nouvelle méthode de production modifie les procédures. Il est essentiel d’intégrer ces changements dans le processus 5S. Si les quatre premières étapes peuvent être clôturées une fois pour toutes, la cinquième consiste en un processus continu. Vous ne pourrez obtenir des résultats optimaux que si le dévouement est total.

Conseil: prenez des photos de votre environnement de travail et des postes de travail avant et après avoir mis en œuvre la méthode 5S.

Manutan est là pour vous aider

Nous fournons un large assortiment d’articles pour un lieu de travail propre, efficace et rangé : armoires de rangement pour les bureaux, archives et ateliers, organiseurs pour outils et pièces ou encore fournitures de bureau. Nous proposons aussi une vaste gamme de produits d’entretien, aspirateurs, poubelles et autres produits nécessaires pour garantir l’hygiène dans votre entreprise.

Voulez-vous des conseils pour travailler plus efficacement ? Consultez notre blog ou contactez notre helpdesk pour des conseils sans engagement.

L’analyse des dépenses, un levier de performance souvent négligé

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La grille d’analyse des dépenses 

Toutes les entreprises n’ont pas la même structure de dépenses. Et toutes les dépenses ne s’analysent pas de la même manière, par exemple selon qu’elles correspondent à des achats stratégiques ou non.

Pour autant, des principes généraux peuvent être identifiés pour systématiser l’analyse des dépenses et surtout se donner les moyens de comparer les résultats obtenus.

Ainsi, la plupart des grilles d’analyse des dépenses articulent quatre thématiques :

  • La ventilation des dépenses selon les catégories d’achats
  • Les tendances des dépenses à la hausse et à la baisse sur trois ans
  • La variation des dépenses en fonction des sites et/ou des activités
  • Les 10 premiers fournisseurs (ou les 20, de façon à comptabiliser globalement une masse d’achats significative)

À ces quatre thématiques quantitatives, s’ajoute une analyse des dépenses qualitative :

  • Respect des processus : demandes d’achats, bons de commandes, factures conformes
  • Taux de digitalisation des processus
  • Respect des contrats

L’analyse des dépenses de l’entreprise

Sur la base des données brutes recueillies à partir de la grille présentée ci-dessus, l’analyse des dépenses proprement dite peut s’engager.

L’analyse des dépenses donne une idée globale de la manière dont l’entreprise conduit ses achats :

  • Combien ?
  • Auprès de qui ?
  • Comment ?
  • Selon quelles trajectoires ?

L’objectif est d’identifier des axes de progrès :

  • En comparant les comportements :
  • En évaluant le respect :
    • Des procédures
    • Des contrats

Les réponses à ces questions dessinent une cartographie des achats selon le prisme de l’efficacité. Au final, l’entreprise se met en capacité de relier des comportements et des performances

Les bénéfices de l’analyse des dépenses

L’analyse des dépenses ne vient en général que confirmer les intuitions de la fonction achats. Ainsi, respecter les procédures ou cadencer strictement les livraisons sont rarement des causes de dysfonctionnement.

Mais l’apport d’une analyse des dépenses rigoureusement menée réside dans la quantification précise et documentée des performances respectives.

Et surtout dans le potentiel de pédagogie induit par la démarche :

  • Démonstration de l’opportunité des procédures
  • Identification des meilleures pratiques
  • Reconnaissance des comportements fournisseurs les plus contributeurs
  • Validation des approches transversales au sein de l’entreprise : achats, finances, métiers

En conclusion, l’analyse des dépenses est surtout un outil d’objectivation. Elle vient nourrir les échanges de la fonction achats avec d’une part les métiers de l’entreprise et d’autre part les fournisseurs et partenaires. Le bénéfice en est un meilleur partage des enjeux d’efficacité collective, avec à la clé des économies qui peuvent être substantielles.

Analyse des dépenses : définition et étapes à suivre

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Recueillir les données pertinentes pour éclairer l’analyse des dépenses

La plupart des Directions Achats ont mis en place un système, plus ou moins élaboré, de recueil des données :

  • Données fournisseurs
  • Données de consommation réelle des fournitures et des équipements
  • Données de performance de la fonction achats

L’analyse des dépenses est tournée vers l’amélioration de la performance globale de l’entreprise. C’est pourquoi l’enjeu de la première étape est d’identifier a priori les données qui seront utiles à l’analyse. Et ne pas perdre du temps et de l’énergie à collecter des données inutilisables.

L’objectif de cette étape est donc de fixer un petit nombre de grandeurs sur lesquelles focaliser l’attention et la documentation analytique. C’est l’intuition et l’expérience de l’équipe achats qui doit ici inspirer la sélection.

Dégager des priorités claires de l’analyse des dépense

La deuxième étape de l’analyse des dépenses vise à prioriser les actions. C’est-à-dire concentrer la lumière sur les gisements d’amélioration les plus manifestes.

En effet, l’analyse des dépenses ne se conçoit que dans une perspective de résultats, allant dans le sens d’une contraction des coûts sans valeur ajoutée. C’est pourquoi l’analyse des dépenses, en cette deuxième étape, a pour objectifs de produire une recommandation d’action, synthétique et parlante.

C’est en effet sur la base de ce rapport que la fonction achats va pouvoir convaincre les parties prenantes, à commencer par la Direction Générale, de modifier leur vision et/ou leurs pratiques.

Les grandes thématiques autour desquelles bâtir une recommandation d’action peuvent être par exemple :

  • La réduction du nombre de fournisseurs et la massification des achats
  • La réorganisation des tournées de livraison
  • L’implantation d’un distributeur automatique pour certaines fournitures, par exemple des équipements de protection individuelle
  • La digitalisation du processus de commande

La réalisation de ces objectifs mobilise bien au-delà de la fonction achats. En effet, les thématiques prises en exemple ont en commun de demander un effort d’adaptation aux clients internes. C’est pourquoi la recommandation d’analyse des dépenses doit convaincre en étant concise et en s’appuyant sur des données incontestables.

Partager l’analyse des dépenses avec les autres fonctions

Au-delà de convaincre les parties prenantes et de les conduire à envisager de faire évoluer leurs pratiques, l’analyse des dépenses doit induire un véritable passage à l’action. C’est l’objet de cette troisième étape de la démarche que de convenir avec les acteurs internes d’une trajectoire précise de réalisation.

Par exemple,

  • Un distributeur automatique, ok, mais où et avec quoi dedans ?
  • La digitalisation du processus de commande, selon quel scénario de sélection, de demande d’achat et de validation ?
  • La massification de quelles références et auprès de quels fournisseurs ?

Une étape intermédiaire pour achever de convaincre les clients internes de l’efficacité de ces changements sur la performance collective pourrait être de partager des indicateurs autour d’objectifs communs.

Par exemple, pour atteindre des masses critiques sans tout bouleverser, l’analyse des achats pourrait déboucher sur des engagements de bon sens :

  • Réduire le nombre de commandes d’une même référence dans l’année
  • Diminuer les niveaux de stocks sur des produits faciles à se procurer et à faible rotation
  • Réduire progressivement la diversité des références par ligne de produits

En conclusion, l’analyse des dépenses est du temps perdu si on ignore ce que l’on cherche à obtenir ou que l’on ne se donne pas les moyens de passer à l’action concrète. C’est pourquoi adopter une méthode orientée vers l’obtention de résultats tangibles est indispensable.

L’analyse des dépenses s’inscrit dans une stratégie plus vaste de valorisation des données, par exemple pour identifier des gisements d’innovation ou pour tenter d’optimiser la chaîne logistique.