Fonction achats : 5 réflexes en période de tension

Travailler malin et efficacement

La période de sidération qui a accompagné le début de la crise économique et sanitaire a commandé à la fonction achats de parer au plus pressé, avec pour priorité la poursuite de l’activité. Alors que la crise s’éternise, la fonction achats doit retrouver ses fondamentaux, pour protéger la rentabilité d’aujourd’hui et conserver intacte la capacité à grandir demain.
La fonction achats peut en particulier mobiliser utilement 5 réflexes et apporter cette stabilité à l’entreprise : maintenir la ligne budgétaire, challenger par principe les prix proposés, exploiter les clauses de force majeure dans les contrats, ne pas prendre de risques avec la sécurité des données et poursuivre l’actualisation des outils digitaux.

Réflexe n°1 : traquer les dérives de coûts

L’entreprise est confrontée à une pression inédite et à une visibilité souvent très réduite. C’est pourquoi elle doit d’autant plus préserver la disponibilité de son cash et la faculté de mobiliser des ressources très rapidement.

Dans ce contexte porteur de fragilités comme d’opportunités, il revient en particulier à la fonction achats de sécuriser le budget en redoublant de vigilance par rapport aux coûts cachés.

Achats d’urgence, procédures simplifiées ou logistique de crise : les écueils sont nombreux et potentiellement très dangereux.

Ainsi, la fonction achats doit se mobiliser en équipe pour redoubler les contrôles et les précautions.

Réflexe n°2 : conserver le principe du prix juste

De nombreux changements affectent le fonctionnement habituel de la fonction achats :

  • Substitution de certains fournisseurs historiques dans des approvisionnements habituels
  • Référencement de nouveaux types de fournitures en réponse à l’évolution du modèle économique de l’entreprise
  • Organisation adaptée aux contraintes sanitaires, dont notamment le télétravail

Pour autant, aucune urgence, aucune innovation ne saurait justifier de ne pas challenger un prix d’achat, des délais de paiement ou des conditions logistiques.

Appliquer à la lettre les bonnes pratiques du référencement est un réflexe salutaire et en réalité une exigence stratégique en période de tension.

Réflexe n°3 : inventorier les clauses de force majeure

La volatilité des conditions de marché réclame une souplesse maximale du côté des achats. Dans le cas de contrats d’approvisionnement au long cours, des clauses prévoyant des conditions de modulation des quantités en fonction d’un contexte particulier peuvent exister.

C’est pourquoi le troisième réflexe de la fonction achats en période de tension est de revisiter les contrats pour identifier les gisements d’élasticité entre la commande initiale et les quantités réellement livrées.

Préserver la relation avec les fournisseurs les plus stratégiques est une ressource anticrise. Cet impératif n’empêche nullement la fonction achats d’appliquer à la lettre les clauses librement négociées quand elles sont favorables à l’entreprise.

Réflexe n°4 : renforcer la cyber-sécurité

Le télétravail et des réorganisations dictées par l’urgence de certaines situations peuvent avoir malmené les protocoles de validation et de prise de décision. Tandis que la période actuelle constate une recrudescence d’actes de malveillance.

C’est pourquoi la fonction achats doit impérativement sensibiliser tout particulièrement les acteurs de l’équipe aux enjeux de la cyber-sécurité. En effet, les données contractuelles et les informations stratégiques concernant l’écosystème de fournisseurs constituent un élément de différenciation et un facteur d’innovation pour l’entreprise.

Réflexe n°5 : maintenir les efforts de transformation digitale

La plupart des organisations achats sont engagées dans un programme de transformation digitale, reconnue comme un levier de performance pour la fonction achats. Même si de nombreuses priorités s’ajoutent aux missions traditionnelles de la fonction achats, il importe de maintenir l’effort d’actualisation des outils digitaux mis à la disposition des acteurs.

En effet, la digitalisation de la fonction achats conserve tout son sens en période de tension :

  • Répondre à des enjeux d’aujourd’hui, comme gagner du temps dans l’examen des clauses des contrats ou sécuriser le travail à distance.
  • Répondre à des enjeux de demain, comme enrichir les produits de l’entreprises avec de nouvelles innovations.

En conclusion, les bons réflexes en période de tension consistent autant à appliquer les bonnes pratiques avec rigueur qu’à optimiser les conditions du rebond.

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