Fernarbeit ist kein neues Konzept in der Welt der Beschaffung. Was jedoch für Beschaffungsabteilungen im Kontext von COVID-19 neu ist, ist die Art und Weise, in der jeder jeden Tag aus der Ferne arbeiten muss.
Diese Verlagerung vom Außergewöhnlichen zum Alltäglichen hat Auswirkungen auf die Arbeitsweise von Beschaffungsabteilungen. Hier sind drei Lektionen, die sich bereits nach nur einem Monat Remote-Arbeit ergeben haben:
- Die Digitalisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen vorantreiben
- Kollektivarbeit im Einkaufsteam neu denken
- Abteilungsübergreifende Beziehungen neu erfinden
1. Digitalisierung der Rechnung vorantreiben
Bereits vor der COVID-19-Pandemie arbeiteten die Beschaffungsabteilungen aus zwei Gründen an der Digitalisierung der Rechnungs- und Zahlungsprozesse:
- Wirtschaftliche Vorteile für das Management durch die digitale Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
- Erhöhte Verlässlichkeit und die Reduktion von laufenden erfassten Streitigkeiten
Remote Working dient als dritter zwingender Grund, warum Beschaffungsabteilungen die Digitalisierung ihrer Prozesse zu Ende bringen sollten. Da die Beschaffungsteams an ihre Wohnorte gebunden sind, ist der Versand und die Bearbeitung physischer Rechnungen zu einer unmöglichen Aufgabe geworden.
Die Gewährleistung der Geschäftskontinuität, für die die Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung ist, hängt daher von der vollständigen Digitalisierung ab:
- Das Versenden von Rechnungen
- Die Validierungskette
- Verarbeitung und Bezahlung
2. Eine neue Art, kollektiv zu arbeiten
Bei der Fernarbeit geht es nicht nur darum, außerhalb des Büros zu arbeiten, was in der Beschaffungswelt bereits üblich ist, zumindest in größeren Organisationen. Deshalb ist die klare zweite Lektion für Beschaffungsabteilungen bei Remote-Arbeit die Notwendigkeit, die Art und Weise, wie das Team arbeitet, anzupassen.
Die Regeln für die Nutzung der Kaffeemaschine oder das Gespräch mit den Kollegen im Büro nebenan gelten eindeutig nicht mehr. Ganz zu schweigen natürlich von den freundlichen Gepflogenheiten, die für jedes Team einzigartig sind. Wir müssen daher innerhalb dieser Einschränkungen arbeiten und Wege finden, wie wir anders arbeiten können.
Die Beschaffungsabteilungen führen neue Regeln ein, um sicherzustellen, dass die Abteilungen zusammenarbeiten und kollektive Innovationen fördern, mit dem Schwerpunkt auf:
- Fernmanagement und Reaktionsfähigkeit bei Entscheidungen.
- Ausprobieren neuer Tools, die bei der Durchführung von Teambesprechungen helfen.
3. Abteilungsübergreifende Beziehungen neu erfinden
Die dritte Lektion für Beschaffungsabteilungen im Zuge von COVID-19 ist weniger ihre Fähigkeit, auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren, sondern vielmehr ihre Fähigkeit, trotz der Belastung durch die Krise starke Beziehungen zu anderen Abteilungen zu pflegen.
Die Beschaffungsabteilungen mussten sich auf eine völlig neue Art der Zusammenarbeit einstellen, weil:
- Intensiver Druck von anderen Abteilungen, die Lieferkette aufrechtzuerhalten und oft auch mitzugestalten.
- Die Reorganisation der vor Ort verbleibenden Teams, was manchmal bedeutet, dass neue interne Partner mit ins Boot geholt werden müssen.
Die Beschaffungsabteilungen mussten sehr schnell lernen, flexibel zu sein, um die Agilität des Unternehmens zu stärken. Gleichzeitig haben die Teams aber auch weiterhin ihre strategischen Fähigkeiten durchgesetzt:
- Erkennen der Bedürfnisse, die hinter der Dringlichkeit von Nachfragen stehen
- Management des Lieferantenrisikos trotz des operativen Drucks
- Innovationen vorantreiben, um die Erholungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der berichtete Fortbestand der Fernarbeit als Teil der Unternehmenspraxis die aktuellen Bemühungen der Beschaffungsabteilungen unterstreicht, ihren Beitrag auf dem typischerweise erwarteten Niveau zu halten. Die Fortschritte, die bei der Verwaltung von Beziehungen aus der Ferne gemacht werden, werden sich in Zukunft als lohnend erweisen.
