Im Zentrum der Aufgaben des Einkaufs steht das Management der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Vor dem Hintergrund der derzeitigen angespannten Lage ist dies zu einer zentralen Herausforderung seiner digitalen Strategie geworden, um den reibungslosen Betriebsablauf und sogar den Ausbau seiner Tätigkeit zu gewährleisten. Diese Beziehung muss daher sorgfältig im Sinne einer beiderseitigen Entwicklung gesteuert werden. Beim Aufbau einer solchen Partnerschaft spielen die Digitalisierung und insbesondere die SRM-Software (Supplier Relationship Management; deutsch: Lieferantenbeziehungsmanagement) eine entscheidende Rolle.

Die Kunden-Lieferanten-Beziehung im Wandel

Lieferanten werden oft als das Rückgrat eines jeden Unternehmens bezeichnet. Es ist sicher zutreffend, dass sie eine Schlüsselrolle in der Lieferkette sowie im Wertschöpfungsprozess spielen, was sich auf das Geschäft ihrer Kunden auswirkt.

In den letzten Jahren hat sich die Kunden-Lieferanten-Beziehung stark weiterentwickelt, wodurch neue Herausforderungen entstanden sind. Sie ist nun tendenziell ausgewogener, transparenter und kollaborativer. Heutzutage wissen Unternehmen, dass sie gut daran tun, gute Beziehungen zu ihren Produktlieferanten und Dienstleistern zu unterhalten, um sich auf ihrem Markt abheben zu können. Dieser Trend verstärkt sich angesichts der aufeinanderfolgenden Krisen, zu denen soziale und gesellschaftliche Erfordernisse hinzukommen.

Als Verantwortliche für externe Ressourcen stehen die Einkaufsabteilungen im Mittelpunkt des Managementprozesses der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Sie haben die Aufgabe, ihre Lieferanten zu bewerten, diejenigen zu bestimmen, die eine strategische Rolle in ihrem Betrieb spielen sollen, und diese Beziehungen mit großer Sorgfalt zu steuern.

In der jüngsten Umfrage von PwC wird übrigens darauf hingewiesen, dass das Sourcing (deutsch: Beschaffung) und das Management der Kunden-Lieferanten-Beziehungen zu den strategischen Prioritäten der Einkaufsteams zählen, gleich nach der Kostensenkung.

Wie macht sich die Digitalisierung in der Kunden-Lieferanten-Beziehung bemerkbar?

Kommunikation ist die Basis für den Aufbau einer gesunden und dauerhaften Beziehung zu seinen Lieferanten und rechtfertigt damit die neuen Werkzeuge zur Digitalisierung der Kunden-Lieferanten-Beziehung, auch als SRM-Software (Supplier Relationship Management) bezeichnet. Viele Unternehmen haben bereits eine solche Software eingeführt oder planen, sie in naher Zukunft einzuführen.

Ähnlich wie Lösungen zur Optimierung des Kundenbeziehungsmanagements (gemeint sind CRM-Tools – Customer Relationship Management: Management der Lieferantenbeziehungen) kann man mit SRM-Software den gesamten Lebenszyklus von Lieferanten im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung verwalten. Diese Tools bieten einen echten Mehrwert, indem sie einen vollständigen Einblick in Echtzeit in alle bestehenden Aktivitäten zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten bieten, mit dem Ziel, langfristig solide Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Diese Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen:

• Lieferantenstamm
• Verwaltung von Lieferantenportfolios
• System zur Präqualifizierung und Bewertung der Lieferanten
• Dashboard zur Verfolgung des Austauschs
• Berichtssystem mit Überwachung festgelegter KPIs
• Verwaltung von Ausschreibungen

Die Vorteile der Digitalisierung der Kunden-Lieferanten-Beziehung

Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Kunden-Lieferanten-Beziehung sind unbestritten. Durch den Zugang zu in Echtzeit aktualisierten, sicheren und standardisierten Informationen können die Einkaufsabteilungen vor allem Lieferantenrisiken antizipieren und beherrschen.

Darüber hinaus werden durch diese neuen Technologien alle Lieferantendaten (Vertrag, Zertifikat, Bestellung, Rechnung usw.) zentralisiert und die Einkaufsprozesse (Auswahl, Konsultation, Bewertung usw.) standardisiert. Auf diese Weise hat die gesamte Einkaufsabteilung eine gemeinsame Sicht auf ihre Lieferanten und die Aktivitäten, die jedes Unternehmen mit ihnen durchführt.

In dieser Konstellation hat jeder Beteiligte eine umfassendere Kenntnis seiner Geschäftspartner. Dies ermöglicht es, das Angebot der Lieferanten besser auf die Erwartungen des Unternehmens abzustimmen, was wiederum zu fundierten Entscheidungen und einer höheren Gesamtzufriedenheit (Lieferant, Einkaufsabteilung, aber auch interner Kunde) führt.

Sie sehen also, dass die Digitalisierung der Kunden-Lieferanten-Beziehung für größere betriebliche Effizienz sorgt und gleichzeitig die Beziehungen zwischen diesen Akteuren stärkt.

Das Onboarding von Lieferanten – ein wichtiger Schritt

Um vollen Nutzen aus diesen Lösungen für das Management der Kunden-Lieferanten-Beziehung ziehen zu können, ist es von entscheidender Bedeutung, die Hauptbeteiligten ins Boot zu holen. In diesem Sinne erfordert eine gute Integration der Lieferanten eine sorgfältige Orchestrierung, damit sie sich diese neuen Kanäle zu eigen machen.

An erster Stelle steht dabei der Aufbau einer umfassenden und qualitativ hochwertigen Datenbank. Zunächst geht es darum, die Informationen, die Sie von Ihren Lieferanten einholen müssen, zu identifizieren und zu priorisieren. Was die Durchführung betrifft, so bieten die meisten digitalen Werkzeuge inzwischen einen kollaborativen Ansatz, bei dem die Lieferanten für das Anlegen und die Aktualisierung der sie betreffenden Daten verantwortlich sind.

Dies ebnet den Weg für den zweiten Schritt: die Kommunikation. Um die Lieferanten für dieses neue digitale Werkzeug zu gewinnen, ist es wichtig, ihnen die Vorteile aufzuzeigen, die sie selbst als Nutzer daraus ziehen können. Dazu zählen kürzere Zahlungsfristen, Transparenz des Systems zur Lieferantenauswahl, die Möglichkeit, ihren Umsatz und ihre Geschäftstätigkeit zu steigern usw. Es ist auch eine gute Gelegenheit, ihnen klar zu machen, was von ihnen bei der Einführung und Nutzung dieses Werkzeugs erwartet wird. Permanente Offenheit und Ansprechbarkeit bei Fragen sind entscheidend, um eine möglichst reibungslose Benutzererfahrung zu gewährleisten.

Diese Kommunikationsmaßnahmen müssen natürlich so lange fortgeführt werden, bis sich diese neuen Gewohnheiten im Alltag eines jeden etabliert haben. Dann beginnt eine neue Phase mit der Betreuung der verschiedenen Lieferantennetzwerke sowie der ständigen Verbesserung dieses Werkzeugs.

Die Digitalisierung der Kunden-Lieferanten-Beziehung ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation von Unternehmen. Es liegt nun an den Einkaufsabteilungen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern: Sie müssen die richtigen Daten einbinden, über die nötigen Kompetenzen verfügen und sich an der Unternehmensstrategie ausrichten. Nur wenn der Einkäufer weiß, wie er die Kunden-Lieferanten-Beziehung mithilfe der Digitalisierung bereichern kann, wird er von einem aufgeklärten Management und einem kontinuierlichen Dialog mit seinen Partnern profitieren und zum wertschöpfenden Einkäufer werden.

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