Die Beschaffungsleistung wirkt sich unmittelbar auf die Rentabilität eines Unternehmens aus. Die Beschaffung ist mehr als nur das Management der Lieferkette: Sie ist eine strategische Tätigkeit. Sie muss echte geschäftliche und operative Ziele erfüllen. Die Optimierung der Beschaffung ist daher für Unternehmen unerlässlich. Warum und wie wird sie durchgeführt? Was sind die Vorteile der Beschaffungsoptimierung? Wie lässt sich ihre Leistung messen? Erfahren Sie mehr in diesem Artikel.

Warum die Beschaffung optimieren?

Um zu verstehen, welche Vorteile die Optimierung der Beschaffung bietet, muss man zunächst die Rolle der Beschaffungsabteilung untersuchen.

Was sind die 3 Ziele der Beschaffung?

Die Beschaffung soll 3 Ziele erfüllen:

• Senkung der Kosten für den Wareneinkauf und damit Erhöhung der Gewinnspanne des Unternehmens;
• Erhöhung der Qualität der von den Lieferanten bezogenen Waren;
• Das Unternehmen über Probleme in der Lieferkette oder andere Vorfälle auf dem Laufenden halten.

Die Beschaffung spielt also eine strategische Rolle innerhalb eines Unternehmens. Sie ist verantwortlich für die Bereitstellung der für die Produktion benötigten Materialien, während sie sich gleichzeitig auf die Senkung der Kosten und die Verbesserung der Lagerverwaltung konzentriert, was sie zu einem Schlüsselakteur bei der Steuerung der Rentabilität des Unternehmens macht. Die Beschaffung ist an Maßnahmen auf finanzieller, kommerzieller und strategischer Ebene beteiligt.

Ihre Aufgaben umfassen das gesamte Spektrum, von der Beschaffung bis zur Lagerverwaltung. Jede Phase der Beschaffung ist mit Kosten und Risiken verbunden. Es steht viel auf dem Spiel. Wenn auch nur ein einziger Schluckauf im Prozess auftritt, zahlt das Unternehmen den Preis dafür.

So kann beispielsweise eine Lieferverzögerung die gesamte Produktionskette in Verzug bringen. Ein Fehler in einem grundlegenden Bauteil kann die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen. Dies wirkt sich dann auf das Image des Unternehmens aus, mit allen Konsequenzen: Rentabilitäts-, Reputations-, Vertrauens- und Umsatzeinbußen.

Aus diesem Grund ist die Optimierung der Beschaffung ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Was sind die Risiken eines nicht optimierten Beschaffungsprozesses?

Wenn die Beschaffungsprozesse nicht optimiert sind, wird die Beschaffungsabteilung Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit zu erledigen. Probleme können an vielen Stellen entstehen. Hier sind einige davon:

• Mangelnde Kommunikation innerhalb einer Abteilung oder zwischen mehreren Abteilungen, was zu Versäumnissen oder doppelter Arbeit führt;
• Schlechte Auftragsverfolgung, die zu nicht verfolgten Lieferverzögerungen führt;
• Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Verträge usw.), wodurch die Mitarbeiter viel Zeit verlieren;
• Unzureichend definierte Kriterien für die Auswahl von Lieferanten, was zu Produkten oder Dienstleistungen führt, die nicht den Anforderungen des Unternehmens entsprechen;
• Mehrfachbestellungen ohne Überblick oder Optimierung, was zu erhöhten Einkaufskosten führt;
• etc.

Die Folgen einer nicht optimierten Beschaffung sind in Bezug auf Kosten, Effizienz und Produktion alles andere als unerheblich.

Welche Vorteile bietet die Optimierung der Beschaffung für Unternehmen?

Es liegt im Interesse eines Unternehmens, in ein optimiertes Beschaffungsmanagement zu investieren, und sei es nur wegen der folgenden fünf Vorteile.

Geringere Ausgaben

Mitarbeiter, die die Beschaffungspolitik des Unternehmens kennen, neigen eher dazu, sich zu fragen, was sie wirklich brauchen. Bestellungen, die aufgegeben werden, sind somit unter Kontrolle.

Außerdem kann die Beschaffungsabteilung durch intelligentes Sourcing neue Lieferanten ausfindig machen und mit ihnen in Wettbewerb treten, um das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

Erhöhte Gewinnspanne

Geringere Ausgaben führen zu Einsparungen, die dem Unternehmen eine echte Hebelwirkung verschaffen. Allein die Kostensenkung führt zu einer viel höheren Bruttomarge, als wenn der Umsatz gestiegen wäre.

Gesteigerte Produktivität

Die Zentralisierung der Aktivitäten mit Hilfe digitaler Beschaffungsinstrumente vereinfacht die Interaktionen und steigert die Produktivität:

• In den Bestell- und Verhandlungsprozess integriertes Anfragemanagement;
• Freigabe von Anfragen im Vergleich zum zugewiesenen Budget;
• Lieferscheine, die mit Bestellungen verknüpft sind;
• Lieferantenbewertungen;
• Rechnungen, die mit den Daten Dritter verknüpft sind;
• Automatisch verwaltete Zahlungen innerhalb der Tools.

Risikovermeidung

Die Optimierung der Beschaffung trägt dazu bei, eine Reihe von Risiken zu mindern. Sie stellt sicher, dass die Lieferungen ordnungsgemäß überwacht werden und dass es keine Unterbrechungen in der Lieferkette gibt. Außerdem wird sichergestellt, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden, wodurch Streitigkeiten vermieden werden. Budgetüberschreitungen oder Pannen im System können schnell erkannt und behoben werden.

Wertschöpfung

Die Beschaffungsabteilung schafft Werte, und zwar jede Menge! Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die eine Beschaffungsoptimierung praktizieren. Sie schafft ein ganzes Ökosystem, das den Interessen des Unternehmens dient, sei es durch die Lieferung von Qualitätsprodukten oder -dienstleistungen, die Verfolgung einer CSR-Strategie oder die Nutzung einer der oben genannten Lösungen.

Wie kann die Beschaffung in Unternehmen optimiert und gemessen werden?

Die Einführung eines optimierten Beschaffungsverfahrens umfasst zwei Hauptschritte: die Umsetzung des Prozesses und die Überwachung seiner Leistung.

Wie kann die Beschaffung optimiert werden?

Die Optimierung der Beschaffung kann in 5 Schlüsselmaßnahmen unterteilt werden:

• Durchführung eines Beschaffungsaudits, um einen einheitlichen Bezugsrahmen für die Messung und Erfassung der Beschaffung zu schaffen;
• Bildung von Ausgabenkategorien anhand der Art des Einkaufs und des Volumens, um Einsparpotenziale zu ermitteln;
• Suche nach Angeboten, die die Kosten senken können;
• Zentralisierung von Anfragen und Automatisierung des Beschaffungsprozesses;
• Verbreitung der Strategie, um das Bewusstsein der Mitarbeiter zu schärfen.

Die Optimierung der Beschaffung erfolgt durch die genaue Verfolgung von Bestellungen, die Festlegung einer klaren Beschaffungspolitik, die Einführung einer effizienten Lagerverwaltung, die Einrichtung einer Lieferantendatenbank und einen besseren Einkauf.

Sobald die Optimierung abgeschlossen ist, ist es wichtig, die Leistung zu messen, um die Strategie bei Bedarf anzupassen.

Wie misst man die Leistung einer Beschaffungsabteilung?

Die Festlegung klarer Ziele für die Lieferanten ist der erste Schritt. Die Qualität der Waren, der Preis und die Lieferzeiten müssen im Leistungsplan berücksichtigt werden.

Die Beschaffungsabteilung arbeitet aber auch mit allen anderen Abteilungen des Unternehmens zusammen: mit den Mitarbeitern, der Finanzabteilung und der Geschäftsführung. Um die Gesamtstrategie des Unternehmens zu festigen, muss die Beschaffung daher KPIs festlegen, die auf die anderen Abteilungen abgestimmt sind.

Werkzeuge sind dabei sehr hilfreich. Mit Hilfe von Dashboards können die Benutzer die Leistung der Beschaffungsabteilung von Anfang bis Ende überwachen und messen. Hier sind einige Schlüsselindikatoren, die Sie im Auge behalten sollten:

• Anzahl der Bestellungen;
• Durchschnittliche Kosten der Einkäufe;
• Umsatzspanne;
• Einhaltung von Lieferanten;
• Einhaltung der CSR-Kriterien;
• Anzahl der Lieferanten pro Artikel.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen von der Umsetzung der Beschaffungsoptimierung in ihren Teams in vielerlei Hinsicht profitieren können.