Manutan blog

ISO 26000: de basis voor maatschappelijke verantwoordelijkheid

Posted on by Monique

De definitie van ISO 26000

De in november 2010 gepubliceerde norm ISO 26000 is de eerste officiële internationale standaard voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De inhoud is het resultaat van vijf jaar onderhandelen en vormt de consensus tussen tal van stakeholders uit de hele wereld.

Dit referentiedocument is bedoeld als leidraad voor overheids- en privéorganisaties die het concept ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’ naar concrete acties willen vertalen, ongeacht hun grootte en locatie. Omdat ISO 26000 richtlijnen (en dus geen verplichtingen) omvat, is deze norm niet bedoeld voor certificatie. Dit is het grote verschil tussen ISO 26000 en managementnormen zoals ISO 14001 en/of ISO 9001: die laatste zijn onderworpen aan certificatie en dienen als aanvulling op de mvo-strategie van een onderneming.

ISO 26000 beschrijft de principes en thema’s van maatschappelijke verantwoordelijkheid en ligt in het verlengde van de internationale basisteksten (Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie enz.). De norm verduidelijkt het concept ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’ met de volgende definitie: “de verantwoordelijkheid van een organisatie wat betreft de impact van haar beslissingen en activiteiten op de maatschappij en het milieu, verwezenlijkt door ethisch en transparant gedrag”.

De zeven kernthema’s van ISO 26000

In artikel 6 moedigt ISO 26000 organisaties aan om hun strategie te structureren rond zeven kernthema’s die verband houden met elkaar en met sociale verantwoordelijkheid. Op deze manier kunnen ze de relevante actiegebieden identificeren die ze als prioritair moeten behandelen, en op basis hiervan kunnen ze actie ondernemen.

Elk kernthema is in verschillende actiegebieden onderverdeeld:

  • Organisatiebeheer 
  • Mensenrechten: waakzaamheidsplicht, voorkomen van medeplichtigheid, discriminatie, burgerrechten enz.
  • Werkrelaties en werkomstandigheden: sociale bescherming, sociale dialoog, gezondheid en veiligheid op het werk enz.
  • Milieu: voorkomen van vervuiling, duurzaam gebruik van grondstoffen, bescherming van milieu en biodiversiteit enz.
  • Eerlijke handel: strijd tegen corruptie, eerlijke concurrentie, respect voor eigendomsrechten enz.
  • Thema’s m.b.t. de consumenten: bescherming van hun gezondheid en veiligheid, bescherming van hun gegevens en privéleven, informatieverstrekking en bewustmaking enz.
  • Samenleving en lokale ontwikkeling: betrokkenheid van de lokale gemeenschap, jobcreatie en ontwikkeling van vaardigheden, investering in de gemeenschap enz.

De voordelen van ISO 26000

In de inleiding van het officiële document staat het als volgt: “De inzet van een organisatie voor het welzijn van de maatschappij en het milieu is uitgegroeid tot een kritiek onderdeel van de meting van haar globale prestaties en haar capaciteit om efficiënt te blijven functioneren.”

Door de ISO 26000-norm toe te passen kunnen organisaties hun reputatie verbeteren, hun concurrentievoordeel opkrikken, talenten én klanten aantrekken en behouden, hun goede banden met verschillende stakeholders in stand houden (investeerders, overheden, leveranciers en de media) en nog veel meer.

Er bestaat geen twijfel over: wie maatschappelijke verantwoordelijkheid nastreeft door ISO 26000 toe te passen, investeert wezenlijk in de algemene prestaties van zijn organisatie.

Vertrouwen, het nieuwe credo van het management voor de aankoopafdeling

Posted on by Manutan

Cognitief vs. affectief vertrouwen

In het kader van interpersoonlijke relaties op het werk bestaan er twee belangrijke dimensies van vertrouwen [1]

  • Cognitief vertrouwen is gebaseerd op een rationele en objectieve basis, op de kennis, vaardigheden, certificeringen of reputatie van een gesprekspartner.
  • Affectief vertrouwen, dat subjectiever is, berust op emotionele banden, gevoelens, eerlijkheid of welwillendheid die de gesprekspartners binden.

Wanneer twee mensen elkaar cognitief of emotioneel vertrouwen, betekent dit dat ze positieve verwachtingen hebben over het resultaat van de handelingen of beslissingen van de ander. In termen van management, en nog meer in een context waarin persoonlijke ontmoetingen zeldzaam zijn, lijkt vertrouwen van essentieel belang te zijn.

Hoe vertrouwen opbouwen bij de aankoopafdeling?

Om een sterke vertrouwensrelatie op te bouwen, moet ze evolueren van het cognitieve naar het affectieve. Het is namelijk door de scope van de uitgewisselde middelen te verruimen (emotionele ondersteuning bijvoorbeeld) dat het niveau van vertrouwen kan stijgen.

Op basis hiervan is er voor de manager een sleutelrol weggelegd om binnen zijn aankoopteam een werkomgeving te ontwikkelen die gebaseerd is op vertrouwen. Om dit te realiseren, moet hij voorrang gegeven aan verschillende actiemiddelen:

  • Loslaten

De eerste stap in het opbouwen van vertrouwen, is zelf vertrouwen geven. Dit is een kwestie van gezond verstand: behandel iedere medewerker als een verstandig en verantwoordelijk persoon, geef hem of haar de kans om zich te bewijzen en laat gewoon los. Zodra die vertrouwensrelatie er is, moet er op lange termijn aan worden gewerkt. Waarom medewerkers niet (in de mate van het mogelijkheden) zelf de projecten laten kiezen die hen bezighouden of hun eigen functieomschrijving laten aanpassen? Je krijgt er alleen maar meer gemotiveerde en productieve medewerkers voor in de plaats! We bevinden ons in een professionele context en dus is het natuurlijk absoluut noodzakelijk om vanaf het begin duidelijke regels en doelstellingen vast te leggen en uiteindelijk een volledige balans op te maken.

  • Ken jezelf, los van je functie

Als je de mensen met wie je dagelijks werkt echt kent, is het gemakkelijker om te communiceren, elkaar te begrijpen en samen te werken om uiteindelijk gemeenschappelijke doelen op een efficiëntere manier te bereiken. Dit is een cruciale stap in de overgang van cognitief naar emotioneel vertrouwen. In tijden van telewerken is dit dubbel zo belangrijk. Waarom dus nog wachten om veel meer informele contacten en gezellige momenten te organiseren? Niet alleen de leidinggevende, maar de hele aankoopafdeling zou deze aanpak moeten volgen tegenover de stakeholders (zowel interne klanten als leveranciers).

  • Open communicatie

We leven in een wereld van twijfels en instabiliteit op alle gebieden: economie, gezondheid, werkgelegenheid, politiek, media enz. Daarom is communicatie zo belangrijk, binnen een bedrijf en ook daarbuiten. Om een duidelijk perspectief te hebben, zich veilig te voelen en zich te kunnen profileren, streeft iedere medewerker naar open en transparante communicatie. De leidinggevende heeft er dan ook alle belang bij zijn of haar stappenplannen, feedback enz. te delen. Doet hij of zij dat, dan voelen medewerkers zich op hun gemak om te praten over hun remmingen, behoeften enz.

Conclusie: vertrouwen draagt evenveel bij tot collectieve prestaties als tot het welzijn van ieder individu. Vertrouwen is kostbaar én kwetsbaar, je moet er elke dag aan werken. Zoals American football-legende Bud Wilkinson zegt: “Vertrouwen is het onzichtbare cement dat een team naar de overwinning leidt.”

[1] McAllister (1995)

Goede ventilatie voor een gezonde werkomgeving

Posted on by Manutan

Oorzaken van vervuilde lucht

Zoals hierboven vermeld, is vervuilde lucht op de werkvloer vaak het gevolg van slechte ventilatie. Dat houdt enerzijds het gebrek aan ventilatie in, waarbij vervuilde binnenlucht blijft hangen en niet vervangen wordt door verse lucht. Anderzijds is dat te wijten aan een slecht onderhouden ventilatiesysteem. Als je systeem niet voldoende hygiënisch is, verspreiden stof en ziektekiemen zich makkelijk over het hele gebouw.

Het onderhoud van je ventilatiesysteem

Het onderhoud van je ventilatiesysteem is afhankelijk van het soort systeem dat je hebt. Er bestaan namelijk drie verschillende soorten: A, C en D, die elk een verschillende aanpak eisen. Zo vraagt een ventilatiesysteem type A slechts een beperkt onderhoud. Het enige wat je hoeft te doen, is de toevoer- en afvoeropeningen proper houden. Een ventilatiesysteem C vraagt iets meer onderhoud, omdat je naast de toevoer- en afvoeropeningen nog het kanalennet, de afvoerventilatoren en -ventielen minstens om de drie à vijf jaar moet reinigen. Een ventilatiesysteem D vraagt het meeste onderhoud, omdat daarbij hetzelfde moet gebeuren als bij een C-ventilatie plus een tweejaarlijks onderhoud van de filters.

Je ventilatiesysteem schoonmaken, doe je onderdeel per onderdeel. De toevoer- en afvoeropeningen en ventielen maak je proper met allesreiniger, water en een spons. De filters kun je bij elke onderhoudsbeurt vervangen of je kunt ervoor kiezen om ze goed te stofzuigen. Sowieso moet je de filters wel op jaarlijkse basis vernieuwen. De ventilatoren, luchtkanalen en warmtewisselaars van je ventilatiesysteem laat je het best nakijken door een professional.

Verluchten en ventileren in tijden van corona

Behalve sociale afstand is ook de ventilatie en verluchting van ruimtes een belangrijke methode om het coronavirus niet te verspreiden. Er is een verschil tussen verluchten en ventileren. Als je een ruimte verlucht, laat je een korte periode een grote hoeveelheid verse lucht binnen door een raam of deur bij voorkeur tegen over elkaar wijd open te zetten. Ventileren is het voortdurend verversen van de lucht in een gebouw. Om het coronavirus te bestrijden, moet je zowel ventileren als bijkomend verluchten. Op de webpagina van de Vlaamse overheid over ‘ventileren en verluchten en covid-19’ vind je het advies van de Vlaamse overheid over correct ventileren tijdens de pandemie. Er is ook een advies specifiek voor warmere periodes.

Manutan helpt je graag

Wil je voorkomen dat de lucht op kantoor vervuild is en ben je van plan het ventilatiesysteem een grote schoonmaakbeurt te geven? Dan kun je in onze webshop terecht voor het juiste poetsmateriaal, zoals stofzuigers, onderhoudsproducten en toebehoren. Lees meer op onze blog over veiligheid en hygiëne op de werkvloer. Heb je nog vragen? Contacteer dan onze helpdesk. Onze medewerkers staan voor je klaar.

Zonnepanelen reinigen en andere onderhoudsklussen voor de lente

Posted on by Elke

1.    Onkruid en mos verwijderen

De lente is hét moment om klimop tegen het metselwerk te verwijderen, mos van de dakpannen te schrapen, je tegels schoon te spuiten met een hogedrukreiniger en onkruid op het buitenterrein aan te pakken. Als je een niet al te grote oppervlakte onkruidvrij moet maken, kun je aan de slag met een onkruidsteker. Voor grotere terreinen is een onkruidverdelger handiger. Er bestaan verstuivers – al dan niet op wieltjes – waar je een middel in kunt doen naar keuze (gebruik bij voorkeur een biologische onkruidverdelger), maar ook een thermische onkruidverdelger is een milieuvriendelijke optie.

2.    Zonnepanelen reinigen

Dankzij de regelmatige buien die bij de herfst en de winter horen, hoef je je zonnepanelen tijdens die seizoenen niet te veel aandacht te geven. In de lente en de zomer ligt dat net iets anders. Er is meer stof, er valt minder regen en de vogels zijn actiever. Je zonnepanelen reinigen is dan geen overbodige luxe om te verhinderen dat hun rendement een duik neemt. Hoe ga je te werk? Maak ze schoon met water en een zachte microvezeldoek. Zeep is niet nodig. Als je zonnepanelen moeilijk bereikbaar zijn, neem je beter je toevlucht tot een borstel met een lange steel of een telescoopsteel om een spons op te klemmen, of spoel je je zonnepanelen schoon met de tuinslag, nooit met de hogedrukreiniger.

3.    Ventilatie, rookmelders, leidingen en kranen controleren

Als derde klus kun je je ventilatie controleren. Dat betekent: open stootvoegen nakijken op verstopping door begroeiing (dit zijn voegen tussen twee stenen die niet zijn opgevuld met mortel, maar zijn opengelaten om de spouw te ventileren), en het ventilatiesysteem controleren, onderhouden en eventueel laten reinigen. Schakel voor dat laatste een gespecialiseerde firma in. Andere systemen die gebaat zijn met een regelmatige controle: je rookmelders en koolmonoxidemelders. Daarnaast moet je je afvoerleidingen reinigen en indien nodig ontstoppen, en je kranen controleren op loszitten, kalkaanslag en lekkage. Kalk gespot? Dat verwijder je met een aangepast reinigingsmiddel.

4.    Onderhoudswerken aan ramen en deuren

Ook je ramen en deuren verdienen wat extra aandacht. Controleer het schilderwerk en de kitranden, maak kunststof en aluminium kozijnen en deurlijsten schoon, en behandel ze met bijvoorbeeld (auto)was.

5.    Haal je smeermiddelen boven

Tot slot mag je je smeermiddelen bovenhalen om de scharnieren van deuren en toegangspoorten soepel te houden. Ook een must: de werking van eventueel aanwezige zonneschermen controleren en bewegende delen smeren. Verder is het slim om je hang- en sluitwerk binnen en buiten te controleren, en eventueel de sloten te smeren met olie.

Manutan helpt je graag

In het assortiment van Manutan vind je verschillende oplossingen die je kunnen helpen bij het uitvoeren van onderhoudswerken en andere typische klussen. Denk aan tuingereedschap, industriële reinigingsmiddelen, verven, vetten en smeermiddelen en kit- en dichtingsmiddelen. Je kunt natuurlijk ook onze andere blogartikel over de veiligheid en hygiëne op de werkvloer lezen, en onze helpdesk contacteren. Onze medewerkers denken graag met je mee.

Welk dier ben jij in de aankoopjungle?

Posted on by Manutan

In dit artikel ontdek je op basis van jouw persoonlijke karaktertrekken welk dier het best bij jouw profiel als aankoper past:

  • De vos: slim en nauwkeurig
  • De beer: sterk en indrukwekkend
  • De haai: intuïtief
  • De wolf: geduldig en volhardend
  • De hond: loyaal en betrouwbaar
  • De arend: altijd met het volledige plaatje voor ogen
  • De octopus: zelfredzame multitasker
  • De bever: vindingrijk en methodisch
  • De dolfijn: empathisch en solidair
  • De mier: onvermoeibare werker

Slim en nauwkeurig, zoals de vos

  • Je bent een durver, maar je gaat niet roekeloos te werk. Soms ben je discreet, maar je werkt steeds uiterst nauwkeurig. Alles wat je doet, is zorgvuldig berekend. Je houdt je blik steeds op het doel, en je slimheid is je beste vriend om dit doel te bereiken.
  • Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan ben jij op de aankoopafdeling wat de vos al eeuwen is in het verhaal Reinaert de Vos! Je houdt van de onafhankelijkheid die je pientere brein je heeft opgeleverd.

Sterk en indrukwekkend, zoals de beer

  • Je bent de mastodont van de aankoopafdeling: massief en imposant. Wee degene die zich laat misleiden door de logge indruk die je soms wekt, of die een rustig karakter verwart met onoplettendheid. Voor hij het goed en wel beseft, sta jij op je achterpoten en laat je zien waarom de beer een van de meest angstaanjagende roofdieren op aarde is!
  • De beer mag dan wel zwaar zijn, toch kan hij tot wel 55 km/u rennen en in bomen klimmen. Net zoals jij is hij een robuuste natuurkracht die absoluut niet te onderschatten valt.

Intuïtief, zoals de haai

  • Het is een reputatie die aan je blijft plakken: “Hij of zij is een echte haai.” Waarom? Omdat je een eenzame jager bent, een vastberaden zeeroofdier dat zich door niets laat stoppen zodra het zijn prooi in het vizier heeft.
  • Maar wat jou als aankoper die reputatie heeft opgeleverd, is het feit dat jij steeds de juiste weg vindt, zelfs in troebel water. Jij herkent als allereerste de bedreigingen en kansen rondom jou. Je gebruikt je haarscherpe zintuigen en je buitengewone opmerkzaamheid om elke situatie tot in de puntjes te analyseren … terwijl je collega’s nog helemaal niets doorhebben.

Geduldig en volhardend, zoals de wolf

  • Jij dankt je efficiëntie als aankoper aan het feit dat je uitblinkt in teamwork. Anders gezegd: je jaagt het best in een roedel!
  • Je voelt je thuis in een complexe sociale structuur waar alles goed wordt gecoördineerd. Je rent achter je prooi aan en je weet dat deze uiteindelijk uitgeput zal neerzakken. Geduld, uithoudingsvermogen en groepsgevoel: dat zijn jouw sterkste punten.

Loyaal en betrouwbaar, zoals de hond

  • Al je klanten zijn het erover eens:jouw loyaliteit als partner is onweerlegbaar. Het idee dat je ooit iets zou doen dat tegen hun belangen indruist, is gewoonweg ondenkbaar.
  • Jij behoort tot de meest betrouwbare soort op de aankoopafdeling, en dat is precies waarom anderen zo graag met je samenwerken. Jij bouwt een exclusieve vertrouwensband op met je leveranciers.

Altijd met het volledige plaatje voor ogen, zoals de arend

  • Als een arend vlieg je over de aankoopwereld, ver boven alle anderen. Niet omdat je hen wilt domineren, maar omdat je daarboven een veel beter overzicht hebt. Hoog in de lucht zijn er namelijk weinig bedreigingen en heb je alle tijd om de wereld rustig te observeren.
  • De dieren op de begane grond zijn helemaal in de ban als ze omhoog kijken en jou zien vliegen. Ze wensen dat ze net zulke indrukwekkende vleugels hadden als jij en dat ze de hemel even majestueus konden doorklieven. Daarom spitst iedereen de oren als jij raad geeft.

Een zelfredzame multitasker, zoals de octopus

  • Jij bent een echt manusje-van-alles op de werkvloer. Of eerder: jij kunt je doel bereiken en tegelijkertijd tal van andere dingen doen, net zoals een octopus met zijn acht tentakels.
  • Die flexibiliteit en zelfredzaamheid stellen je leveranciers erg op prijs. Als er één diersoort op de aankoopafdeling dankzij zijn intelligentie en doelgerichte aanpak een uitweg vindt voor elke netelige situatie … dan is het de octopus wel!

Vindingrijk en methodisch, zoals de bever

  • In plaats van je tegen de natuurelementen te verzetten, kun je ze ook gebruiken om je doel te bereiken. Dat heeft de bever goed begrepen: met zijn vindingrijkheid lost hij elk probleem op. Jij bent de ‘bouwer’ van de aankoopafdeling, de persoon die uitgebreide constructies kan bedenken om je hulpbronnen te beschermen.
  • De ideale plaatsing, de efficiëntste techniek, zorgvuldig gekozen gereedschap … Jij laat niets aan het toeval over. Jij beheerst je werk perfect en kent je omgeving op je duimpje.

Empathisch en solidair, zoals de dolfijn

  • Is er in de oceaan een diersoort die even altruïstisch is? Een even meelevende en intelligente diersoort, die een van de meest complexe communicatiesystemen in het hele dierenrijk heeft?
  • Dankzij jou en je mededolfijnen kan de aankoopafdeling rekenen op mensen die opvallen door hun vriendelijkheid, hun oprechtheid en hun bereidheid om anderen te helpen en te begeleiden – zoals dolfijnen die naast een schip blijven zwemmen.

Een onvermoeibare werker, zoals de mier

  • Werk komt voor alles. Samen in een groot team, op een efficiënte manier. Als er op de aankoopafdeling alleen mensen zoals jij zouden werken, zouden jullie bergen kunnen verzetten.
  • Want jij zwoegt zoals een mier. Je gaat tot het uiterste om de groep te helpen, en je gaat volhardend en strijdlustig te werk. Je laat je nooit ontmoedigen en je voert onvermoeibaar taak na taak uit, tot je opdracht volbracht is.

Herken jij jezelf als aankoper in een of meer van deze diersoorten? Natuurlijk zijn de gelijkenissen slechts relatief en de vergelijkingen alleen maar bedoeld als illustratie. Net zoals het belangrijk is om je niet te laten leiden door clichés, zou het fout zijn om mensen tot een paar kenmerken van een diersoort te herleiden … Maar als je jezelf door zo’n vergelijking beter leert kennen, kun je ook evolueren en nog efficiënter worden in bepaalde situaties. Denk maar aan de juiste aankoopreflexen aannemen in crisistijden. Als we ons laten inspireren door bepaalde gedragingen uit het dierenrijk en als de kenmerken en strategieën van sommige diersoorten ons op ideeën brengen, kunnen we onszelf op basis hiervan verbeteren!

De 6 essentiële KPI’s voor efficiënte aankopen

Posted on by Manutan

Twee KPI’s om de productiviteit van het aankoopteam te traceren

De ROI van de aankopen

Het volume van de besparing dankzij het aankoopteam is enkel relevant indien dit in verband wordt gebracht met het volume van de middelen die het bedrijf inzet voor de aankoopafdeling. Daarom is het aanbevolen om de return on investment te meten. Dit is dan ook de eerste KPI.

Hoeveel bedraagt de kostenbesparing (inclusief vermeden uitgaven) dankzij het werk van het aankoopteam in vergelijking met de totale werkingskosten van deze afdeling? Dit bedoelen we dus met ROI.

Het aandeel van de aankoopafdeling in de aankopen

Elke organisatie heeft haar eigen aankooppraktijken en niet alle uitgaven verlopen per se via de aankoopafdeling. De tweede KPI meet het percentage aankopen van het bedrijf die daadwerkelijk via de aankoopafdeling verlopen.

Een deel van de onrechtstreekse aankopen gebeuren vaak buiten de afdeling om, wat problemen oplevert qua rationalisering. Logischerwijze moeten we de productiviteit van de aankoopafdeling dus meten op basis van haar daadwerkelijke aandeel.

Twee KPI’s om te meten hoe efficiënt de contracten met leveranciers worden uitgevoerd

De correlatie kosten/waarde

Deze derde KPI geniet de voorkeur boven de berekening van het percentage leveranciers onder contract, aangezien die geen rekening houdt met de mate waarin deze contracten worden uitgevoerd.

De correlatie kosten/waarde (LPP of Linear Performance Pricing) houdt rekening met:

  • De feitelijke naleving van de contracten, door het aantal gefactureerde productlijnen buiten de referentieprijzen te berekenen;
  • Het percentage van deze extra’s ten opzichte van de totale uitgaven.

De gemiddelde uitvoeringstermijn

De prijs is niet de enige indicator voor klanttevredenheid. Een laattijdige levering of lage productkwaliteit heeft namelijk vaak een negatiever effect op de business of het bedrijfsimago.

Daarom wordt het serviceniveau (of toch minstens de naleving van de overeengekomen leveringstermijnen) als een KPI beschouwd.

Twee KPI’s om de naleving door de andere afdelingen te controleren

Het aantal aankopen buiten het contract

De aankoopafdeling doet haar werk goed en in theorie gebeuren de meeste uitgaven van het bedrijf in het kader van contracten met leveranciers. Maar zijn de andere afdelingen op de hoogte van deze contracten? En leven ze deze wel na?

De vijfde KPI van de aankoopafdeling zorgt er dus voor dat de andere afdelingen de procedures naleven. Hierbij worden twee waarden over een bepaalde periode bekeken:

  • Het aandeel uitgaven buiten contract terwijl er wel degelijk een contract bestaat;
  • Het prijsverschil, nl. de kostprijs als gevolg van deze alternatieve werkwijze.

De duur van het bestelproces

De laatste essentiële KPI brengt verbeterpunten in het bestelproces zelf naar voren.

Een duidelijk protocol bepaalt de verschillende stappen in het aankoopproces, met als doel zo veel mogelijk middelen te besparen. Maar dit proces is pas efficiënt als het ook echt bekend is en toegepast wordt.

De mate waarin dit het bestelproces versnelt, hangt af van:

  • Hoe goed de bestelaanvragen zijn opgesteld;
  • Hoe snel de bestelaanvragen worden goedgekeurd;
  • De regelmaat waarmee de bestelbonnen worden opgemaakt en verzonden.

Niet onbelangrijk: de digitalisering kan deze indicator helpen te optimaliseren door de praktijken te standaardiseren (waarbij niet-standaardbestellingen geblokkeerd worden) en door de goedkeuringsstromen in kaart te brengen.

Kortom, deze zes KPI’s moeten objectief worden gemeten om de aankoopafdeling constant te verbeteren. Maar het bedrijf moet zich vooral als één team achter deze indicatoren scharen. Dat is het allerbelangrijkste. De aankoopafdeling speelt hier dan ook een educatieve rol in. Als je alleen kijkt naar de aankooptechnieken, dan zie je wellicht dat zeer interessante verbeterpunt voor jouw bedrijf niet. Een versnipperd aankoopbeleid belemmert duidelijk een gerichte verbetering van de prestaties, en maakt het in de eerste plaats zelfs moeilijk om nadelige knelpunten op te sporen.

[1] Artikel verschenen in oktober 2020

Infographic: Manutan huismerkproducten

Posted on by Manutan

Manutan begeleidt je dagelijks bij al je activiteiten en heeft aandacht voor je behoeften. Omdat het voor ons erg belangrijk is dat je de juiste aankopen doet, hebben wij ons eigen assortiment ontwikkeld dat je kwaliteitsproducten biedt tegen een scherpe prijs.

5 goede redenen om het uit te proberen: Klik hier om de pdf-versie te downloaden.

Werkstoel kopen? Zo vind je het juiste model

Posted on by Manutan

Een werkstoel voor elk type werk

Voer je afwisselend zittend of staand werk uit? Werk je aan een werktafel of is bewegingsvrijheid belangrijk bij jou op de werkvloer? Manutan heeft voor iedereen een werkstoel op maat.

Zit-stastoel voor variatie

Moet jij veel staan tijdens het werk, bijvoorbeeld aan een balie of kassa? Dan is een zit-stastoel de ideale hulp. Afwisselen tussen zitten en staan is trouwens goed voor je productiviteit en gezondheid.

Kruk voor meer bewegingsvrijheid

Is bewegingsvrijheid belangrijk in je job, bijvoorbeeld als tandarts of kapper? Kies dan voor een ergonomische kruk, zonder ruggensteun of armleuningen. Een kruk met wielen is de beste optie als je je makkelijk moet kunnen verplaatsen op de werkvloer.

Antistatische stoel voor werkzaamheden met elektronica

Een antistatische werkstoel is onmisbaar bij elektronische werkzaamheden. Zo kun je ESD-veilig werken wanneer je elektronische apparaten hanteert. Bekijk zeker ons gamma ESD-accessoires voor je werkstoel, zoals armleuningen of antistatische bekleding.

Laboratoriumstoel voor laboranten

Als laborant heb je soms specifieke vereisten. Je moet makkelijk kunnen bewegen, maar hebt toch voldoende steun nodig. Gelukkig zijn er speciale laboratoriumstoelen.

Werkplaatsstoel aan de werkbank

Werk je veel aan een (hoge) werkbank? Ga dan ook voor een hogere werkplaatsstoel met een voetensteun. Zo zit je altijd comfortabel.

Het juiste materiaal (voor een ideaal zitcomfort)

Elk type werkstoel vind je in verschillende afwerkingen. Bepaal wat voor jou het belangrijkste is: het gebruiks- en onderhoudsgemak of het zitcomfort.

  • Vinyl: Stoelen en krukken in vinyl zijn uiterst comfortabel, makkelijk in onderhoud en prima bestand tegen vet, olie en oplosmiddelen. Deze zittingen zijn niet (M1) of licht ontvlambaar (M2).
  • Polyurethaan: Werkstoelen en zit-stastoelen met een polyurethaan zitting zijn onderhoudsvriendelijk en bestand tegen olie, vet en oplosmiddelen, alsook tegen stoten en krassen.
  • Stof: Krukken en stoelen met een stoffen bekleding bieden een uitstekend comfort en zijn niet ontvlambaar (M1).
  • Hout: Stoelen en krukken met een houten zitting zijn eenvoudig te onderhouden en zeer resistent tegen oplosmiddelen, olie en vet.

Een werkstoel op jouw maat

Ieder lichaam is anders, dus heb je ook een stoel specifiek op jouw maat nodig. Zijn de standaardmodellen te hoog of te diep? Een werkplaatsstoel met voetensteun of een extra rugkussen kunnen mogelijke ongemakken verhelpen. Blader eens door onze accessoires voor werkplaatsstoelen: met aangepaste onderdelen maak je je stoel volledig op jouw maat.

Zo stel je je nieuwe werkstoel goed in

Om zo ergonomisch mogelijk te werken, moet je je werkstoel correct afstellen. Hierop moet je letten:

  • Hoogte en diepte rugleuning: zorg ervoor dat je lendenen goed ondersteund worden.
  • Hoogte zitting: Pas de stoel aan aan jouw lengte. Als je zit, moeten je benen een hoek van 90 graden vormen. Er zijn drie systemen om de hoogte in te stellen:
    • Met een spindel: simpel en voordelig.
    • Een spindel met daalbeveiliging: een veiligheidssysteem blokkeert het dalen terwijl je op de stoel zit.
    • Gasveer: comfortabel met demping.

Deze extra’s zijn misschien ook interessant voor jou:

  • Permanent contact: de rugleuning volgt altijd de bewegingen van je rug en ondersteunt hierbij de wervelkolom.
  • Asynchroon: de hellingshoek van de zitting en rugleuning zijn apart instelbaar.

Meer weten over ergonomisch werken?

Ergonomie op het werk is een prioriteit voor Manutan. Bekijk ons volledige assortiment ergonomische meubels en hulpmiddelen of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je vragen? Contacteer gerust onze helpdesk. Onze medewerkers helpen je graag verder.

Hoe pas je als aankoper je manier van werken aan?

Posted on by Manutan

Via technologie communiceren

De aankoopafdeling is een afdeling waar netwerken centraal staan. Aankopers communiceren namelijk met alle stakeholders, van de directie tot medewerkers, interne klanten, leveranciers en meer.

Al bijna een jaar moet het gros van dit contact echter op afstand gebeuren. Terwijl sommige aankopers uitkijken naar de dag waarop ze weer naar handelsbeurzen en professionele evenementen kunnen gaan, zijn er ook die het leuk vinden om professionele meetings via videoconferenties te houden. Dit systeem vinden ze tijdbesparend en efficiënter. Volgens de recentste studie van FEVAD (de Franse federatie voor e-commerce en verkoop op afstand), getiteld ‘Achats B2B & E-commerce’, wil 37 % van de aankopers na de coronacrisis niet of slechts beperkt teruggaan naar face-to-facevergaderingen. De meesten willen persoonlijke ontmoetingen voorbehouden voor belangrijke momenten, zoals reageren op een aanbesteding, onderhandelen over een raamovereenkomst enzovoort. Op dit vlak kunnen we ons laten inspireren door de aankoopdirectie van ENEL, een Italiaanse energieproducent die slimme brillen gebruikte om leveranciersbezoeken te organiseren tijdens de coronacrisis.

Een historische uitdaging voor aankoopafdelingen blijft dat ze de interne klanten tevreden moeten houden. Daarom is het cruciaal dat ze regelmatig en diepgaand met de medewerkers van het bedrijf communiceren om vertrouwensrelaties op te bouwen, hun tevredenheid te evalueren en indien nodig het een en ander bij te sturen. Als we weten dat 70 % van wat we op het werk leren, het resultaat is van informele gesprekken[1], zien we dat het essentieel is dat we alle mogelijke middelen inzetten (zoals een berichtenservice binnen het bedrijf, tevredenheidsenquêtes en het intranet) om de band met de andere afdelingen goed te houden.

Vertrouwen op gegevens

In de huidige onzekere context is het erg belangrijk dat elke beslissing duidelijk kan worden uitgelegd met cijfers. Dat geldt niet alleen voor de onderneming zelf, maar zeker ook voor de aankoopafdeling, die tijdens deze crisis een strategische rol speelt.

Gelukkig kan de aankoper hiervoor verschillende hulpmiddelen inschakelen:

  • Software voor Supplier Relationship Management biedt een volledig overzicht van de leveranciersportefeuille en de activiteiten (vindbaarheid, beheer van aanbestedingen, risicobeheer enz.).
  • Tools voor onkostenanalyse centraliseren de gegevens over uitgaven en geven een globaal idee van de manier waarop het bedrijf zijn aankopen uitvoert.
  • Business Intelligence–oplossingen stellen je in staat om informatie op een duidelijke, leerzame manier weer te geven via dashboards of visualisaties.

Meer dan ooit moeten aankoopdirecties op gegevens vertrouwen om hun visibiliteit en wendbaarheid te verbeteren. Alleen zo kunnen ze zich snel aanpassen aan hun omgeving, die kwetsbaar en constant in beweging is. Bovendien hebben ze deze informatie nodig om met stakeholders te communiceren, hen te overtuigen en te verenigen rond hun strategische doelstellingen.

Telewerk betekent voor ons allemaal dat we onze routine en onze manier van werken moeten veranderen. Voor de aankoper betekent dit vooral dat hij moet blijven communiceren, nieuwe technologieën moet inzetten en gegevens moet analyseren.

[1] Informal Workplace Learning. Practice Application Brief No. 10.

Lokaal aankopen: een noodzaak gevoed door COVID-19, maar voor welke prijs?

Posted on by Manutan

Lokaal aankopen, een paradox?

Toen door COVID-19 de fabrieken in Aziatische landen werden stilgelegd en de goederenstromen stopten, merkten we pas hoe extreem we van deze landen afhankelijk zijn voor de toelevering van producten. De conclusie die we hieruit trokken, was dat we (een deel van) onze aankopen dichterbij moeten zoeken. Of het nu een emotionele reactie of een echte bewustwording is, één ding is zeker: bedrijven beginnen zich vragen te stellen.

Toch zitten aankoopafdelingen vaak tussen twee vuren: aan de ene kant moeten ze economisch optimaal presteren, aan de andere kant moeten bedrijven hun maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen. Tot voor kort vertrouwden veel bedrijven op lageloonlanden om hun producten rendabeler in bulk aan te kopen. Maar het idee ‘prijs’ heeft tegenwoordig een andere dimensie en bedrijven beseffen stilaan dat er achter lokale aankopen een heuse opwaartse spiraal schuilgaat: de toelevering is gewaarborgd, de milieu-impact wordt verlaagd, de verkoopstermijnen zijn veel korter, een beter ontwikkelde afzetmarkt, een extra verkoopsargument voor eindklanten, …

In navolging van de TCO (‘Total Cost of Ownership’) waaronder bijvoorbeeld de aankoopprijs, eigendomskosten, onderhoudskosten en zelfs mogelijke kwaliteitstekortkomingen vallen, moeten aankoopafdelingen rekening houden met de ‘reële’ prijs waarin ook de brandstofkosten voor het vervoer, de bijdrage aan het lokale ecosysteem enzovoort verwerkt zijn. Die combinatie van een traditionele TCO en een verantwoordelijke aankoopstrategie wordt de sleutel tot succes.

Het ecosysteem inschakelen: een essentiële stap

Als we lokaal willen kopen en deze prijsopvatting een nieuwe invulling willen geven, moeten alle betrokken partijen samenwerken. Professionele netwerken, ketens en openbare aanbestedingen moeten een kader vormen voor deze centrale aanpak.

Daarom moeten ondernemingen en verenigingen de band met hun leveranciers in eigen land verstevigen en op zoek gaan naar nieuwe, innovatieve leveranciers door waardevolle partnerships te starten en – waarom ook niet – plannen te maken om hun activiteiten te verhuizen.

De democratisering van lokale aankopen staat of valt met deze collectieve dynamiek (bedrijfsdirecties, opdrachtgevers, leveranciers, investeerders, overheid en gemeenschappen). De sleutel: een toeleveringsketen opbouwen die verantwoordelijk, duurzaam, betrouwbaar, flexibel en reactief is.

Digitalisering van het aankoopproces: modegril of nieuwe realiteit?

Posted on by Manutan

Het gaat om volgende vragen:

  • Zijn er echt voordelen verbonden aan de digitalisering van het aankoopproces?
  • Zijn bedrijven klaar om zich om te vormen en voordeel te halen uit deze wereldwijde dynamiek?
  • Zijn de aankoopafdelingen al begonnen met een digitaliseringsproces?
  • Zijn de strategieën duidelijk?
  • Zijn de middelen toereikend en goed verdeeld?

Het onderzoek in opdracht van Jaggaer(1) biedt een aantal goed gedocumenteerde inzichten in de digitalisering van het aankoopproces. Het eerste deel van het onderzoek, waarin de betekenis en de reikwijdte van de begrippen centraal staan, moet bedrijven stimuleren om in te schatten wat er op het spel staat. En het is duidelijk: er is nog veel werk aan de winkel!

Maar, en dit is wel het meest gestoffeerde deel van het onderzoek, alle bedrijven zijn het erover eens dat gegevens op zich en het gebruik ervan cruciaal zijn om de digitalisering van het aankoopproces tot een goed einde te brengen. Het door Jaggaer gepubliceerde rapport sluit af met enkele operationele aanbevelingen die het lezen meer dan waard zijn!

Digitalisering van het aankoopproces: alleen een wereldwijde transformatie is zinvol

Het rapport vergelijkt verschillende onderzoeken en leert dat slechts de helft van de respondenten van mening is dat ze over de nodige kennis en technologie beschikken om hun aankoopproces volledig te digitaliseren. Hetzelfde aantal respondenten beweert de basis te hebben gelegd voor de overstap naar e-procurement. Met de hulp van experts en in het licht van de prioriteiten en hiërarchieën die de aankoopdirecteurs hebben aangegeven, blijkt uit het Jaggaer-rapport dat de oriëntaties sterk uiteenlopen en dat er eigenlijk heel weinig zekerheden zijn met betrekking tot de digitalisering van het aankoopproces.

Digitalisering van het aankoopproces: data, data, data!

Wat steevast met zekerheid wordt bevestigd, is dat databeheersing dé sleutel is tot de digitalisering van het aankoopproces. Alleen dan is een 100 % digitaal aankoopproces denkbaar en werkbaar. Intelligente algoritmes en de big bang van de big data zijn alleen efficiënt als ze goed worden ‘gevoed’. De meerderheid van de respondenten van het Jaggaer-onderzoek begreep dit goed, want ze verklaarden dat ze focussen op investeringen in gegevens om een echte verandering teweeg te brengen. De meest geavanceerde bedrijven zijn van plan om te kiezen voor conversationele digitale assistenten (52 %), robotachtige processen (48 %) en zelfs blockchaintechnologie (een derde van de respondenten).

De cloud, de interoperabiliteit van de systemen, analyse-instrumenten en de toenemende populariteit van de digitale cultuur hebben tot gevolg dat bedrijven in het algemeen en aankoopafdelingen in het bijzonder steeds meer gegevens verzamelen. Maar om over een stroom aan gegevens met toegevoegde waarde te beschikken die het aankoopproces helpen te digitaliseren, moeten bedrijven deze data ook nog met succes integreren. En hoewel er vooruitgang wordt geboekt, gebeurt de integratie nog grotendeels manueel. 75 % van de respondenten vertelt dat ze hun gegevens integreren en het silo-effect overstijgen, maar 75 % van hen heeft dat proces nog niet geautomatiseerd. Zelfs bij bedrijven die het verst staan qua data-integratie, gaat het vaak enkel over interne gegevens. Externe financiële data, de scoring van het logistieke risico en de kosten in verband met eenmalige aankopen worden meestal met de hand samengevoegd – als dat al gebeurt.

Deze discontinuïteit staat de wendbaarheid en een snelle besluitvorming in de weg. Het Jaggaer-rapport heeft de grote verdienste dat het ons aanmoedigt om ‘de cirkel rond te maken’. Het laat vooral zien dat wendbaarheid en proactiviteit sterk afhangen van hoe goed een bedrijf erin slaagt om voorspellende indicatoren aan meetindicatoren te koppelen.

Digitalisering van het aankoopproces: nog een inspanning

Slechts 2 % van de bedrijven digitaliseert zijn aankopen door daadwerkelijk gebruik te maken van slimme technologieën. Die technologieën verbeteren de besluitvorming bij aankopen door informatie te verstrekken over het werkelijke gebruik van producten en door objectief rekening te houden met de risico’s en gevaren. Voorlopig is alleen de eerste stap, de automatisering van taken met een geringe toegevoegde waarde, al echt op gang gekomen. Maar e-procurement mag niet beperkt blijven tot technologie inpassen in een bestaand proces. Anders zou het, om onze oorspronkelijke vraag te beantwoorden, niet meer zijn dan een modegril.

Om echt een nieuwe wind te laten waaien door industriële bedrijven, moet de digitalisering van het aankoopproces betrekking hebben op de hele organisatie van de aankoopafdeling: werknemers, processen én technologieën. De grenzen tussen het reële en het virtuele uitwissen als het ware. In de wetenschap dat geen enkele technologie kan werken zonder correcte data, is het stroomlijnen en delen van gegevens met een hoge toegevoegde waarde de brandstof voor een succesvolle digitalisering van het aankoopproces!

(1) Het Jaggaer-onderzoek 2018 werd van augustus tot oktober 2017 uitgevoerd onder b2b-aankoopmanagers over de hele wereld. 168 van hen beantwoordden de negen vragen die online werden gesteld. 73 % van hen werkt voor industriële bedrijven die een winst van meer dan 50 miljoen euro boeken (76 %). Eén op de twee respondenten is in Europa gevestigd (47 %).

Je buitenruimte inrichten: haal binnen naar buiten

Posted on by Mike

Je buitenruimte inspirerend inrichten

De buitenruimte van je bedrijf is wel degelijk van belang. Weinig brainstormsessies zijn zo productief als de sessies die in het zonnetje aan de picknicktafel plaatsvinden. Bovendien komt een inspirerende buitenruimte met het juiste buitenmeubilair de fysieke en mentale gezondheid van je werknemers ten goede. Ze krijgen namelijk de kans om hun bureau even achter te laten, wat frisse lucht in te ademen en vitamine D op te doen. Verder werkt de buitenlucht ontspannend en daalt het stressniveau daardoor al snel. Tot slot ontstaan er buiten makkelijker sociale gesprekken, wat bevorderend is voor de sfeer op de werkvloer. Een paar picknicktafels en buitenafvalbakken volstaan – tenminste, als ze op de juiste plaats staan. De ontmoetingsplaats ligt idealiter in de zon, uit de wind en afgeschermd van eventuele verkeersgeluiden en de rokersruimte.

Ook voor scholen zijn goed ingerichte buitenruimtes onontbeerlijk. Leerlingen hebben daarbij andere voorzieningen nodig dan leerkrachten, zoals iets robuustere banken en verankerbare picknicktafels. Leerkrachten hebben dan weer baat bij een aparte plek waar ze tijdens hun pauze rustig naar buiten kunnen, zonder zich per se onder de leerlingen te moeten mengen.

Multifunctionele buitenoverkappingen

Met een overkapping geef je je medewerkers de gelegenheid om elkaar buiten te ontmoeten. Ongeacht de tijd van het jaar zitten ze beschut – zowel tegen zon als tegen regen en wind.

Natuurlijk is ‘even naar buiten gaan’ voor sommige mensen synoniem met een sigaretje roken. Hoewel de sociale wenselijkheid van roken al jaren afneemt, is het nog altijd belangrijk dat je een rookzone voorziet, met voldoende asbakken. Kies een geschikte plek uit, die voor rokers fijn en comfortabel is, maar waar niet-rokers tegelijk geen last hoeven te ondervinden van eventuele sigarettenlucht. Voor de voordeur op de bedrijfsparking is dus géén goede plaats. Bovendien is dat niet bevorderlijk voor de uitstraling van je bedrijf.

Een rokersafdak kun je, indien gewenst, bij de uitstraling van het gebouw laten aansluiten. Het makkelijkst gaat dat natuurlijk met een rookoverkapping op maat.

Fietsenstalling op je bedrijf of school

Een fietsenstalling is onmisbaar en vervult nog een andere functie dan fietsen stallen, namelijk: werknemers, leerkrachten en leerlingen uitnodigen om zich op de meeste gezonde manier te verplaatsen! De eigenaar van een dure fiets die het gevoel heeft dat zijn rijwiel niet veilig staat of wordt blootgesteld aan weer en wind, zal sneller voor de auto kiezen.

Als het even kan, is het daarom slim om de uitgang van de fietsenstalling zo te oriënteren dat de wind er in de meeste gevallen niet bij kan. Zo is het ook meteen een stuk droger in de stalling, wat fijn is voor mensen die een regenpak willen aantrekken.

Wat betreft fietsenrekken zijn er duizend en één mogelijkheden, met hun eigen voor- en nadelen. Enkele opties:

  • enkelzijdig of dubbelzijdig
  • met of zonder ruimtebesparende niveauverschillen
  • met of zonder een diefstalveilige framesteun
  • met of zonder wielklemmen (fietsenrekken met klemmen maken de wielen van de fiets weliswaar kwetsbaar, maar zijn wel het meest gebruiksvriendelijk)
  • met of zonder een fietssteun in de vorm van een beugel (zo’n beugel neemt wat meer ruimte in beslag, maar ondersteunt de fiets volledig en is makkelijker te beveiligen)

Om te weten hoe groot je fietsenstalling moet zijn, inventariseer je hoeveel (bedrijfs)fietsen ze maximaal moet kunnen stallen. Reken ook de fietsen mee die je voor iedereen beschikbaar stelt, als die er zijn. Voeg hier nog een klein percentage aan toe als marge, want niets is zo vervelend als te weinig plaats in een fietsenstalling!

Manutan helpt je graag

Meer weten? Kijk zeker naar het assortiment voor terreininrichting op onze webshop, lees onze andere blogs over het topic, of ontdek hoe ons projectteam jouw buitenruimte kan komen optimaliseren! Heb je nog vragen? Contacteer gerust onze helpdesk.