La dématérialisation du processus achat en trois étapes
Pour parvenir à l’automatisation du processus achat, les entreprises doivent respecter trois étapes indispensables.
Étape n° 1 : l’accès à l’offre
Dans un premier temps, les utilisateurs ont besoin d’accéder à une offre de produits répondant à leurs besoins, proposés par des fournisseurs référencés et aux conditions contractuelles négociées par leur direction achats (remises, exclusions de produits, frais de port, etc.).
Pour ce faire, ces derniers peuvent passer par :
- Le webshop[2] de leurs fournisseurs : facile et rapide à mettre en place, cette solution ne comporte aucun coût additionnel pour les entreprises.
- Un catalogue électronique : si elle requiert des ressources et des investissements plus conséquents, la mise en place d’un catalogue électronique permet d’aller plus loin dans la dématérialisation et l’automatisation de l’ensemble du processus Procure-to-Pay (envoi des commandes et réception des factures inclus).
Il existe deux grandes catégories de catalogue électronique :
- Le Punch-Out : grâce à ce catalogue électronique « dynamique », les entreprises ont accès à une offre mise à jour en temps réel (prix, disponibilité des stocks, date de livraison). Ce type de catalogue est particulièrement adapté aux listes importantes de produits et permet d’éviter les achats auprès de fournisseurs non référencés.
- Le catalogue hébergé : ce catalogue électronique « statique » donne accès aux entreprises à une offre définie, garantissant la stabilité des prix négociés. Cette solution convient davantage aux listes restreintes de produits.
Dès lors, les utilisateurs peuvent choisir leurs produits et créer leur panier, qui se transforme en demande d’achat. Celle-ci est alors automatiquement intégrée dans le système d’information et peut suivre le circuit de validation prédéfini pour évoluer en bon de commande. Pour massifier les commandes et rationaliser les livraisons dans une optique d’optimisation, un montant minimum par commande est généralement intégré dans l’outil.
Étape n° 2 : la commande
Une fois validée, la commande est transférée au fournisseur concerné sous la forme d’un document électronique, via EDI (Échange de Données Informatisé). Pour rappel, l’EDI désigne l’échange de documents électroniques standardisés entre deux partenaires commerciaux, d’ordinateur à ordinateur. Ce système peut fonctionner avec une connexion directe ou une solution P2P.
Cette étape, nommée e-ordering[3], permet d’intégrer directement la commande dans les systèmes d’information des partenaires, ce qui accélère le traitement et améliore la qualité. Dès lors, les produits commandés sont préparés et envoyés à l’entreprise.
Étape n° 3 : la facture
Après avoir réceptionné la marchandise, l’entreprise reçoit la facture de la part de son fournisseur. La facture dématérialisée apparaît sous la forme d’un document électronique (via EDI) ou d’un fichier PDF, certifié par un tiers de confiance. Dans le cas de l’EDI, la facture est automatiquement rapprochée du bon de commande, sans aucune intervention humaine. L’entreprise peut alors procéder au paiement du fournisseur.
Les bénéfices de la dématérialisation du processus achat
Au vu des enjeux actuels de compétitivité que doivent relever les directions des achats, la dématérialisation des transactions devient un incontournable.
Tout d’abord, la dématérialisation des achats va permettre d’optimiser le coût total d’acquisition des biens et/ou des services achetés par les entreprises. En effet, une telle démarche va non seulement réduire les coûts de chaque transaction, mais également favoriser la massification des commandes. À la clé, jusqu’à 80 % d’économies[4] !
À travers ce projet de digitalisation, les directions achats visent également des gains de productivité, tout en contribuant à la satisfaction des clients internes. La dématérialisation et l’automatisation (jusqu’à un certain degré) des processus vont permettre à une multitude d’acteurs de gagner un temps précieux :
- Gestion quotidienne simplifiée pour les achats ;
- Moindre traitement de factures fournisseurs et de réclamations pour la comptabilité ;
- Recherche facilitée des produits pour les utilisateurs…
Grâce à la solution d’e-procurement, les fonctions achats et finance vont également obtenir une vision claire des dépenses engagées dans l’entreprise. Cela leur ouvre la voie pour mettre ces dépenses sous contrôle et identifier de futures pistes d’amélioration.
Enfin, la dématérialisation du processus achat s’inscrit dans une démarche environnementale. En effet, les processus transactionnels digitalisés vont émettre moins de gaz à effet de serre par rapport aux processus traditionnels qui impliquent une certaine consommation de papier, des envois postaux, etc.
Vous l’avez compris, la dématérialisation des transactions est un premier pas en faveur de la transformation digitale de la fonction achats. À ce titre, rappelons qu’un tel projet implique une véritable conduite du changement ! Parmi les leviers de succès d’un tel projet, l’adhésion des parties prenantes en interne et l’implication des fournisseurs sont essentiels.
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[1] Digitalisation des achats
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[3] Commande électronique
[4] Groupe Manutan, données internes
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