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Télétravail : 5 conseils pour renforcer la culture du partage dans votre entreprise

Posted on by Daan Stolker

Bien collaborer n’exige pas de partager en permanence un espace de travail commun. 93 % des salariés1 estiment d’ailleurs que le travail à distance est tout à fait compatible avec les enjeux de la collaboration. A condition de respecter quelques principes bien établis. 

Promouvoir une culture du partage et de la collaboration

Selon une étude OpinionWay datée de février 20202, 40 % des salariés considèrent que le travail collaboratif est indispensable pour concevoir et faire avancer les projets. Pour 95 % d’entre eux, la collaboration entre les individus favorise la créativité, mais aussi la productivité et le bien-être des salariés. L’enjeu est donc bel et bien d’encourager l’échange et le partage entre les équipes, qu’elles soient physiquement présentes au bureau ou bien en télétravail. 

Tirer parti des outils collaboratifs

Encore faut-il bien partager ! A cet égard, et contre toute attente, le recours massif au télétravail constitue sans doute plus une solution qu’un problème. Le confinement a permis de démocratiser l’usage des outils collaboratifs. Les Teams, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… n’ont plus de secrets pour personne, ou presque personne. Avec eux, chacun a pu s’initier à de nouvelles méthodes de travail. Travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique, élaborer une réflexion stratégique, tout cela est possible à distance, avec souvent un meilleur partage de l’information. 

Bien utilisés, les outils collaboratifs sont précieux pour limiter les effets de silos entre les départements. Ils participent à la diffusion d’une culture d’entreprise commune. Ils favorisent l’émulation, diffusent un modèle d’entreprise ouverte et atténuent les effets contreproductifs d’une trop grande compétition entre les services.  

 Favoriser le management de la connaissance

Il ne suffit pas de mettre à la disposition de tous les meilleurs outils collaboratifs, car la coopération et le partage ne se décrètent pas ! Encore faut-il en démocratiser l’usage et créer une habitude d’utilisation. C’est tout l’enjeu du Knowledge management, ou management de la connaissance, qui vise à valoriser, conserver et diffuser en interne les savoirs et savoir-faire des salariés.   

Encouragez les webinaires internes ! Les formations animées par les salariés eux-mêmes permettent de capitaliser sur l’expertise de vos collaborateurs. Elles favorisent la cohésion des équipes, renforcent le sentiment d’appartenance et facilitent la collaboration entre les services. Elles ont également l’avantage d’être parfaitement en ligne avec le métier, les process et la culture de votre entreprise. En plus d’encourager l’entraide et de valoriser vos collaborateurs, elles renforcent leur motivation et leur implication.  Elles permettent aussi d’identifier les experts métiers et de capitaliser sur leur expertise. 

 Développer le mentorat

Grâce aux outils collaboratifs et aux logiciels de visioconférence, le mentorat est lui aussi parfaitement compatible avec le télétravail. L’échange inhérent au mentorat est l’occasion pour les salariés de mieux partager leur réalité métier et de mieux comprendre les enjeux de chacun. C’est un excellent moyen d’encourager la transversalité, de créer des synergies et de fédérer les énergies, mais aussi de rendre votre organisation plus agile et plus transparente. 

Par exemple, le confinement n’a pas empêché plusieurs entreprises de continuer à embaucher. Pour réussir leur action d’onboarding malgré l’impossibilité d’accueillir leurs nouvelles recrues dans les locaux, elles ont mis en place un mentorat à distance composée d’au moins 3 mentors : l’un chargé de suivre le parcours du nouveau venu au sein de l’entreprise, l’autre de l’accompagner dans sa prise de poste, le troisième de lui exposer la culture de l’entreprise. 

Rationaliser l’usage des mails et des réunions

Que celui qui n’a jamais eu l’impression d’être noyé sous les mails lève la main ! Au fil des années, l’usage massif des mails a constitué un frein à la productivité. Trop abondants, ils favorisent la déperdition de l’information. Contre toute attente, le travail à distance aide à réduire au strict nécessaire l’usage des mails. Grâce à des outils comme Spark, ils sont automatiquement triés et classés. De leur côté, les messageries instantanées, à l’instar de Slack, permettent d’échanger simplement et à plusieurs. Les chaînes thématiques qui caractérisent ces messageries permettent aux utilisateurs de se concentrer sur leurs propre dossiers, sans s’éparpiller.  

Le constat est similaire à l’égard des réunions. 88 % des salariés se sentent aujourd’hui plus productifs en télétravail3 grâce au calme qui l’accompagne. A condition de ne pas être surchargés de réunions ou d’échanges trop nombreux sur Zoom. Pour que la concertation et le partage soient optimaux, il peut être utile de mener une réflexion sur les canaux et la fréquence des communications, ainsi que sur le nombre de participants à une visioconférence. 4 à 6 personnes rassemblées autour d’un même projet constitue sans doute le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration4. En la matière, tout est une question de dosage : un binôme peut parfois s’avérer plus efficace qu’une équipe aux effectifs pléthoriques ; d’autres fois, une réflexion peut gagner en richesse si elle est menée par un collectif, par exemple sur un channel Slack ou teams. Et si l’un des convives n’a pas pu assister à telle ou telle réunion, il lui sera toujours possible de consulter les échanges par la suite. 

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Entretien espace vert : tout savoir pour entretenir vos espaces verts et vos extérieurs en entreprise

Posted on by Daan Stolker

Pourquoi entretenir vos espaces verts et vos extérieurs en entreprise ?

L’entretien des espaces verts, la création d’un jardin ou la présence de végétaux en extérieur contribuent à plus d’un titre à l’amélioration de la vie en entreprise. 

Pour améliorer le bien-être des salariés au travail

La présence d’espaces verts aménagés offre avant tout un confort visuel aux salariés. Lorsqu’il leur devient difficile de se concentrer, être entourés de nature les fait s’évader le temps d’un instant. Ils peuvent ainsi se ressourcer et apaiser leur esprit. Le vert est bon pour le moral et permet de repartir de l’avant alors que la vue d’un environnement entièrement bétonné et minéralisé entretient la morosité. L’espace vert en entreprise a des propriétés anti-stress. Une promenade dans un jardin verdoyant pendant la pause réduit l’anxiété des employés, qui peuvent se laisser aller pendant quelques minutes avant de revenir à leur poste avec de nouvelles idées et de nouvelles perspectives. Il constitue un sas de décompression, qui entretient la motivation des salariés et participe, de fait, à l’accroissement de l’efficacité et de la productivité des équipes. 

Pour créer du lien social

La mise à disposition d’espaces verts accueillants concourt au renforcement de la cohésion au sein de l’entreprise. Elle permet aux salariés de se retrouver et d’échanger dans un cadre agréable pendant leur temps de pause ou pendant la pause du midi. Ils sont ainsi moins enclins à déjeuner à l’extérieur de l’entreprise, ce qui accroît leur temps passé ensemble en dehors du strict cadre du bureau. La présence d’un toit-terrasse végétalisé est de plus en plus plébiscitée par les grandes entreprises, car elle favorise les échanges et participe à la création d’une culture d’entreprise commune. Elle constitue en outre un atout esthétique loin d’être négligeable dans l’image projetée par l’entreprise. 

Pour accroître son attractivité 

L’aménagement d’espaces verts et d’un extérieur attrayant renvoie l’image d’une entreprise moderne, attractive et tournée vers l’environnement. Comme le dit l’adage, vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression ! L’entretien des espaces verts, la présence de végétaux ou d’un jardin d’entreprise donnent une image positive à vos clients, vos partenaires ou toute autre personne susceptible d’avoir rendez-vous dans vos locaux. 

Elle constitue également une source d’attractivité pour de potentiels candidats au recrutement ainsi qu’une source de rétention et de fidélisation des employés. En effet, l’environnement de travail, bien qu’il ne soit pas le facteur premier dans le choix d’un poste de travail, revêt néanmoins une importance de plus en plus grande dans la décision des candidats. 

C’est tout particulièrement le cas depuis la crise sanitaire qui a contraint les salariés à travailler la majeure partie du temps à domicile avec le mal-être que cette situation a pu engendrer chez certains (solitude, monotonie, environnement de travail mal adapté, besoin d’échanges avec les collègues, etc.). Organiser des réunions en plein air ou au milieu de plantes exotiques peut constituer une réponse toute trouvée à la tendance à la standardisation actuelle du monde du travail. Reste pour cela à faire en sorte d’organiser efficacement l’aménagement et l’entretien de ces espaces verts. 

Comment entretenir vos espaces verts et vos extérieurs en entreprise ?

Élagage, entretien des haies, tonte de pelouse, ramassage des feuilles, autant de travaux nécessaires à la conservation d’espaces verts dans un état irréprochable. 

L’aménagement des espaces verts

L’entretien des espaces verts et des extérieurs de votre entreprise dépendra de l’aménagement que vous en aurez fait au préalable. Il sera donc important de déterminer en amont le type d’usage envisagé. Vous devrez ainsi choisir si vous souhaitez en faire uniquement un lieu de passage et de décoration ou permettre aux employés d’utiliser ces espaces verts au quotidien, notamment pour se restaurer. 

Les types de plantation envisagés seront alors différents selon que vous souhaitez apporter de l’ombre ou non grâce aux arbres au niveau des espaces utilisés par les salariés lors de leurs temps de pause. Vous devez également réfléchir au mobilier d’extérieur à installer pour que vos employés puissent s’installer confortablement au sein de ce jardin verdoyant. 

Si vous désirez mettre en place un jardin avec des plantes alimentaires pour permettre aux salariés de cueillir eux-mêmes des fruits ou des légumes de saison, la notion d’exposition au soleil devra être prise en compte au moment de la plantation. Cela nécessitera également un entretien plus important et donc des frais à anticiper. 

Les différents travaux d’entretien des espaces verts en entreprise 

L’entretien des espaces verts et des extérieurs de l’entreprise requiert différentes prestations pour préserver ce cadre de travail bucolique. Cela peut ainsi comprendre les interventions suivantes : 

  • La tonte de la pelouse, le ramassage de l’herbe et l’élimination des déchets verts ; 
  • L’entretien des plantes, leur arrosage, leur rempotage, etc. ; 
  • La taille de haies, le fauchage ou le débroussaillage ; 
  • Le désherbage et le traitement des mauvaises herbes ; 
  • L’arrosage, l’entretien ou la fertilisation de la pelouse ; 
  • L’élagage et l’émondage des arbres. 

Ces tâches nécessiteront l’intervention régulière de paysagistes professionnels afin de maintenir vos espaces verts dans les meilleures dispositions possible. 

Comment choisir un paysagiste pour l’entretien des espaces verts ?

L’entretien d’espaces verts peut parfois être réalisé en interne par des salariés à temps plein ou même directement par le dirigeant dans de petites structures. D’ailleurs, tout le matériel nécessaire à l’entretien du jardin en entreprise est disponible sur le site web de Manutan. Toutefois, la plupart du temps, il est nécessaire de faire appel à des paysagistes professionnels. Si l’entretien de votre espace vert se limite à quelques travaux au niveau des haies et des arbustes, le recours à une société de taille de haie s’avèrera largement suffisant une fois par an. 

La présence d’une pelouse nécessitera en revanche de passer un contrat régulier avec un paysagiste, la tonte devant être effectuée tous les 15 jours à la belle saison pour conserver le gazon en bon état et éviter la propagation des mauvaises herbes. Le professionnel pourra, par la même occasion, procéder au ramassage des feuilles mortes. 

La mise en place d’un arrosage automatique permettra de maintenir votre pelouse et vos végétaux en bonne santé sans devoir faire appel  aux services d’un paysagiste professionnel de façon trop régulière. 

Lorsque vos espaces verts sont vastes et variés, le recours à une société de paysagistes professionnels multi-services deviendra alors nécessaire. Ils seront notamment en charge de l’élagage des arbres, de l’aménagement des parterres de fleurs, de la tonte de pelouse, du ramassage des feuilles ou de tous les travaux relatifs à l’entretien du jardin. 

Et pourquoi ne pas faire participer vos salariés ?

Sur la base du volontariat, il est tout à fait possible de faire participer vos employés à des travaux de création et d’entretien des espaces verts. Qu’ils aient ou non la main verte, ils pourront notamment s’occuper de l’arrosage ou de l’entretien des plantes. 

Pour ceux qui le souhaitent, la planification de plages horaires dédiées au désherbage et au débroussaillage ou l’organisation de journées ponctuelles consacrées à des ateliers végétaux sera aussi utile pour votre entreprise que bénéfique pour le bien-être de vos équipes. Il peut notamment s’agir de la plantation d’arbres qui constituera, par la même occasion, un atout supplémentaire dans le cadre de votre démarche RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale). De nombreux équipements de jardin et d’entretien d’extérieur permettront à vos jardiniers en herbe d’exprimer tout leur talent et leur potentiel de paysagistes. 

Pourquoi même ne pas prévoir également l’aménagement d’un potager participatif ou d’une ferme urbaine dont l’entretien pourra être réalisé par des salariés volontaires. Le jardinage constitue en effet une activité ludique, propice à la convivialité et aux échanges entre les salariés, les plus initiés pouvant prodiguer des conseils aux néophytes. 

 

FAQ : 

Pourquoi aménager des espaces verts en entreprise ? 

Les espaces verts en entreprise améliorent le bien-être et le confort des salariés au travail. Ils permettent également une meilleure cohésion entre les équipes et favorisent les échanges dans un environnement de travail agréable et naturel. Les espaces verts jouent enfin sur l’attractivité de l’entreprise sur un plan esthétique et fonctionnel, mais aussi au niveau de la démarche RSE et de la prise en compte des préoccupations environnementales. 

Quelles sont les différentes solutions pour apporter du « vert » en entreprise ? 

Les plantes d’intérieur, les plantes exotiques en extérieur, la pose de jardinières, la mise en place de pelouses ou de haies contribuent à améliorer l’environnement global de l’entreprise. 

Une toiture végétalisée permet, quant à elle, d’aménager des espaces de réunion ou de pause dans un cadre plus convivial et original. D’autres solutions naturelles, comme la création de jardins collectifs et de potagers ou encore l’installation de ruches, encouragent une certaine émulsion, qui renforce l’engagement des salariés. 

Comment entretenir des espaces verts en entreprise ? 

Selon le type d’entreprise et la taille des espaces verts, il faudra anticiper le fait de faire appel ponctuellement ou régulièrement aux services de paysagistes professionnels. Une partie des travaux d’entretien pourra également être réalisée par des employés spécialisés à temps plein, si le nombre d’espaces verts est conséquent. Enfin, il pourra être pertinent de solliciter ponctuellement la participation des salariés à l’élaboration d’un potager ou à l’entretien des arbres et végétaux sur la base du volontariat. 

Pourquoi le travail à distance favorise-t-il l’engagement des collaborateurs ?

Posted on by Manutan

Plus de travail à distance, moins de transport

La première explication réside évidemment dans la réduction du temps de transport. Au-delà des considérations sanitaires, la suppression des trajets entre le domicile et le lieu de travail est d’ailleurs la première source de motivation au télétravail pour 46 % des salariés2. Or qui dit moins de transport dit naturellement plus de temps disponible pour travailler, mais aussi moins de fatigue. Soit autant d’énergie disponible pour se concentrer sur son travail et ses résultats. 

Plus de calme et de concentration

Travailler au calme – surtout en condition normale lorsque les enfants sont à l’école ou gardés – est sans aucun doute l’un des principaux facteurs de productivité et d’efficacité. Et c’est précisément ce que permet le télétravail ! Lorsqu’ils travaillent à distance, les salariés risquent moins d’être interrompus dans leur tâche. En dehors des périodes troublées comme celles qui ont suivi le confinement, on observe d’ailleurs une nette diminution de nombre de conversations téléphoniques et de mails durant une journée en télétravail par rapport à une journée dans les locaux de son entreprise. Il semble en effet que l’entourage professionnel a tendance à envoyer moins de mails lorsqu’il sait que son interlocuteur travaille à domicile. Ainsi, 4 salariés sur 10 ne sont pas ou peu en contact avec leur équipe lorsqu’ils télétravaillent. Pour 39 % d’entre eux, ces contacts n’ont lieu une seule fois par jour, voire pas du tout3. 

Plus d’autonomie 

Conséquence directe du point précédent, pour 88 % des salariés, mais aussi 86 % des employeurs, le télétravail permet de gagner en autonomie. Or l’autonomie est sans aucun doute l’un des principaux leviers d’engagement et de bien-être au travail. En effet, plus les salariés sont autonomes et bénéficient d’un environnement de travail souple et flexible, et plus ils sont investis et productifs dans leur travail. 

 Plus de bien-être au travail

Travailler au calme, depuis chez soi ou éventuellement dans un tiers-lieu, avec moins de fatigue liée au transport et plus d’efficacité, procure naturellement un profond sentiment de satisfaction. Un sentiment qui participe grandement au bien-être général de l’individu, d’autant plus si ce bien-être est le fruit d’une activité dans lequel il s’épanouit, et – cerise sur le gâteau – lui permet de gagner sa vie. A cela s’ajoute que pour l’immense majorité des télétravailleurs ( 89 % exactement !) le travail à distance conduit à un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.  

Plus de choix et de capacité de contrôle 

Le dernier élément d’explication, et non des moindres même s’il est sans doute plus inattendu, réside dans les neurosciences. Selon elles, choisir et modifier son environnement de travail confère un très fort sentiment de contrôle. Or comme le souligne Gaëtan de Lavilléon, docteur en neuroscience, le sens du contrôle est « associé à une plus grande satisfaction du travail en général, et in fine, à de meilleures performances. Le sens du contrôle correspond au fait de pouvoir influencer, modifier ou transformer son environnement. Dans le contexte professionnel, il renvoie donc vers la possibilité de pouvoir aménager son environnement de travail de façon à ce qu’il puisse répondre à ses propres besoins »4. Choisir son environnement de travail, en fonction de ses besoins, voire de ses envies, voilà précisément ce que permet le télétravail. 

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Bien collaborer pour bien travailler

Posted on by Monique

Depuis le confinement, les Teams, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… n’ont plus de secrets pour personne. Travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique, élaborer à distance une réflexion stratégique, tout cela est possible grâce aux outils collaboratifs. D’ailleurs, selon une étude OpinionWay réalisée avant le confinement[1], 40 % des salariés considèrent que le travail collaboratif est indispensable pour concevoir et faire avancer les projets. Pour 95 % d’entre eux, la collaboration entre les individus favorise la créativité, mais aussi la productivité et le bien-être des salariés. Encore faut-il bien collaborer ! Au-delà du nécessaire apprentissage des outils, le travail collaboratif suppose aussi une évolution des méthodes de travail.

Moins de réunions, plus de collaboration

Qui dit collaboration dit réunion. Il semble pourtant que l’un et l’autre n’aillent pas si bien ensemble. Un salarié assiste en moyenne à 2 réunions minimum par semaine, pour une durée totale de 4,5 heures hebdomadaires, soit près de 3 semaines chaque année. Et cette durée double pour les cadres !

Hélas, à peine la moitié de ces réunions (52 % exactement) sont considérées comme productives, faute de disposer d’un ordre du jour bien défini ou d’aboutir à une prise de décision formelle. 15 % des participants ne sont pas non plus toujours convaincus de la nécessité de leur présence. 44 % profitent également de la réunion pour travailler sur un autre dossier, ou pour envoyer des mails.[2]

La bonne nouvelle est que les outils collaboratifs ont un impact positif sur la réunionite. Les espaces de travail partagés permettent en effet de travailler à plusieurs sur un même document, à distance, en simultanée ou de manière désynchronisée. Chacun peut intervenir, consulter l’avancée des travaux ou participer à une réflexion au moment qui lui convient le mieux, sans perturber son propre planning de travail.

Plus de collaboratif pour plus de confiance et de productivité

Bien maîtrisés, les outils collaboratifs présentent de nombreux atouts. 69 % des utilisateurs estiment par exemple que le travail collaboratif à un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances. Ils sont également 65 % à constater une plus grande productivité, mais aussi une plus grande motivation des équipes (60 %)[3].

En plus de faire gagner du temps, les outils collaboratifs ont également le mérite de renforcer la confiance et la transparence. En effet, dès lors que plusieurs personnes disposent par exemple d’un droit de modification sur un document partagé dans le Cloud, il est essentiel que la confiance soit au rendez-vous. La qualité de la communication, mais aussi une certaine forme de bienveillance sont les conditions sine qua non d’un bon usage des outils collaboratifs.

Comme le souligne Xavier Ginoux, CEO d’OpenMind Kfé à l’occasion d’une étude sur le travail collaboratif réalisée avec l’institut Ipsos[4], « tout l’enjeu du collaboratif, c’est d’humaniser les rapports entre l’entreprise et ses employés. Pour ces derniers, c’est le moyen de ne plus être un rouage mais une réelle partie prenante, dont les connaissances, idées et aspirations sont en compte ». En un mot, les outils collaboratifs favorisent l’inclusion, ce qui n’est pas un moindre paradoxe pour des outils avant tout conçus pour favoriser le travail à distance.

Pour un management collaboratif

Pour être pleinement profitables, les outils collaboratifs supposent un accompagnement managérial. « Lorsqu’il s’accompagne d’une transformation culturelle et organisationnelle de l’entreprise, l’impact du travail collaboratif est perçu comme largement positif sur le travail au quotidien, souligne à ce sujet Julia Pironon, directrice de clientèle au sein d’Ipsos Lead. C’est particulièrement vrai sur le partage des connaissances mais aussi de la productivité »[5].

La mise à disposition d’outils collaboratifs n’est pas perçue comme le principal enjeu. D’ailleurs, 74 % des collaborateurs estiment qu’ils en sont suffisamment pourvus. Pour 43 % d’entre eux en revanche, le manque d’implication des collaborateurs ou de la direction (35 %) constitue le principal frein à la collaboration. Notons enfin que 34 % des salariés considèrent que des comportements managériaux inadéquats peuvent constituer un frein puissant au travail collaboratif. Certes, ces chiffres sont issus d’études réalisées quelques semaines ou mois avant que ne surviennent le confinement. La tendance qu’ils expriment n’en reste pas moins valable et mérite d’être prise en compte dans la perspective d’un retour à la normal une fois passée la crise sanitaire.

Plusieurs solutions innovantes peuvent dès à présent être actionnées pour fluidifier les processus collaboratifs et créer des synergies. Il est possible par exemple de modifier la taille des équipes. 4 à 6 personnes maximum constituerait le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration. Malheureusement, la majorité des équipes de travail comptent aujourd’hui plus de 7 personnes[6].

Bien collaborer n’exige pas non plus de partager en permanence un espace de travail commun ! Au contraire, créer des ruptures au sein de l’environnement de travail, favoriser la mobilité interne ou ouvrir les équipes aux travailleurs indépendants sont d’excellents moyens d’entretenir un état d’esprit collaboratif. La persistance du télétravail n’est pas non plus un frein. D’ailleurs, pour 93 % des salariés[7], le travail à distance est tout à fait compatible avec les enjeux de la collaboration.

Des questions, s’il vous plaît contactez-nous :

[1] Étude Opinion Way pour Slack, les cadres de l’industrie, les nouvelles technologies et la collaboration en entreprise, février 2020.

[2] Les chiffres cités dans ce paragraphe sont issus de l’étude Opinion Way, enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise, mai 2017

[3] Le collaboratif en entreprise, perception, enjeux et pratiques, Ipsos – OpenMind Kfé, 18 janvier 2018

[4] Ibid.

[5] Ibid

[6] Etude Collaboration at work, Fabernovel Institut – BAP – avril 2018

[7] Ibid

Les 3 bénéfices de l’e-procurement

Posted on by Monique

E-procurement : les bénéfices dits « opportunistes »

32 % des interrogés considèrent que l’e-procurement offre des bénéfices opportunistes, c’est-à-dire des « quick wins » et bénéfices à court terme.  Il est ici principalement question d’économies directes sur les coûts d’achats.

Les exemples évoqués par l’étude sont :

  • les enchères en ligne qui existent dans les deux sens : les fournisseurs qui « soldent » leurs produits et les acheteurs qui publient leurs besoins pour recevoir la meilleure offre
  • ​les commandes en grande quantité auprès d’un seul fournisseur qui permettent de baisser le prix par article
  • la mise sous contrôle des « achats sauvages » ou « ad hoc » assurent aux acheteurs de bénéficier des conditions négociées avec le distributeur sélectionné

Au-delà de ces gains rapides, cela offre aux acheteurs l’opportunité de prouver la valeur ajoutée des solutions e-procurement auprès de la direction. Les premiers retours sur investissement et taux de marge observés peuvent amener une réflexion sur de futurs investissements dans ce type de technologie (e-sourcing, Procure to Pay, e-invoicing, contract management…).

E-procurement : les bénéfices dits « tactiques »

32 % des répondants voient dans l’e-procurement des bénéfices « tactiques ». Il s’agit des avantages à moyen terme : gain de temps et d’efficacité pour les équipes, amélioration de la productivité, rapidité dans la prise de décisions…

Ces bénéfices découlent principalement de l’automatisation des process de passation de commande et de gestion fournisseurs. En effet, les solutions s’adaptent entièrement aux besoins des entreprises (liste prédéfinie de fournisseurs,  workflows de validation…).

D’après l’enquête, les acheteurs apprécient particulièrement le gain de temps, la réduction des erreurs et la visibilité globale des comportements d’achats de leur entreprise.  Wax Digital s’étonne même que ces bénéfices n’occupent pas une place plus importante chez les directions achats !

E-procurement : les bénéfices dits « stratégiques »

Les bénéfices stratégiques représentent un enjeu majeur pour 36 % des professionnels interrogés. En effet, dernière corde à son arc – mais non des moindres – l’e-procurement guide les entreprises dans leurs stratégies à long terme. Nous pouvons citer à titre d’exemple : la gestion des risques,  l’optimisation des prévisions achats et l’implémentation d’une charte éthique.

Cela corrobore la tendance croissante de lier stratégie achats et stratégie d’entreprise, voire d’intégrer les directeurs achats aux comités exécutifs.

Qu’ils soient opportunistes, tactiques ou stratégiques, les bénéfices de l’e-procurement répondent ainsi aux enjeux de chacun. Ces technologies permettent aux entreprises de réaliser rapidement des économies, d’optimiser leurs process et d’affiner la stratégie d’entreprise en collaboration avec les directions achats. Il ne vous reste plus qu’à identifier quel(s) axe(s) d’optimisation vous souhaitez maintenant adresser !

Chargé d’achats responsables : fiche métier

Posted on by Monique

Quelles sont les missions du chargé d’achats responsables ?

Le chargé d’achats responsables a un rôle majeur dans la mise en place d’une politique d’achats qui respecte des enjeux de protection de l’environnement, de progrès social et de développement économique.

Négociation des contrats d’achats, coordination de la chaîne logistique et des flux d’acheminement… Le chargé d’achats responsables consolide la politique RSE d’une entreprise en participant à six besoins fondamentaux :

  • Participer à l’efficacité économique : définir les coûts, négocier les achats responsables
  • Piloter la politique d’achats RSE : mettre en place une stratégie et une démarche structurée en faveur des causes environnementales et sociales; déterminer, mesurer et suivre les indicateurs du plan d’actions de la politique d’achats responsables
  • Avoir un rôle de conseil en matière d’achats responsables et durables : réaliser des veilles concurrentielle, environnementale, réglementaire et normative (ISO 26000, ISO 24000…) ; mener des prospections auprès des fournisseurs pour faire évoluer les démarches de sourcing, de qualité et de traçabilité de l’entreprise ; accompagner les directions opérationnelles dans leurs prises de décision, conformément aux engagements RSE déterminés​
  • Améliorer la qualité d’une offre : développer l’attractivité d’un produit ou d’un service via les achats (prix, bénéfices sur l’environnement et la société)
  • Optimiser les coûts : renforcer la chaîne de valeur globale par des achats soucieux des préoccupations sociales et environnementales
  • Être un ambassadeur en interne : sensibiliser les équipes sur l’importance des politiques RSE de l’entreprise et sur ses enjeux, encourager les démarches en interne et dans les relations fournisseurs, favoriser les actions de promotion des achats publics socialement et écologiquement responsables (par exemple, le SPASER)

Quelles sont les compétences du chargé d’achats responsables ?

Comme souvent dans le monde professionnel, le chargé d’achats responsables doit pouvoir concilier des compétences techniques à des qualités humaines.

Plusieurs compétences techniques constituent son savoir-faire :

  • Il a une bonne connaissance de l’entreprise et de ses besoins en produits
  • Il connaît le marché des fournisseurs
  • Il maîtrise les techniques d’achats et de négociation commerciale
  • Il comprend les contraintes logistiques internationales
  • Il parle anglais couramment

Plusieurs qualité humaines constituent son savoir-être :

  • L’intérêt pour les enjeux relatifs à l’environnement et au progrès social pour comprendre l’évolution de son métier
  • L’écoute et la disponibilité pour comprendre les besoins de ses clients
  • L’endurance et la persévérance pour trouver les solutions les plus efficaces pour l’entreprise

Quel est le salaire d’un chargé d’achats responsables ?

Le salaire annuel moyen d’un chargé d’achats responsables est variable selon l’expérience. Il commence à partir de 35 000 € et peut atteindre jusqu’à 60 000 €.

Quelle formation pour devenir chargé d’achats responsables ?

Au vu de son implication dans les politiques RSE d’une entreprise, le chargé d’achats responsables doit avoir suivi une formation qui le prépare à allier la performance économique au respect de critères sociétaux et environnementaux d’une entreprise.

Deux types de formations sont aujourd’hui adaptées :

  • Une formation Bac+2 spécialisée en achats ou logistique responsable
  • Un diplôme dans une école de commerce intégrant les dimensions sociale et environnementale.

Sur le long terme, le métier de chargé d’achats responsables pourrait prendre de l’ampleur. Grâce au renforcement des actions d’entreprises en faveur du développement durable, de nouvelles opportunités de carrière devraient émerger, à la fois en termes d’évolutions de poste ou par la création de nouveaux métiers : entrepreneur social, chargé(e) de mission RSE, chef de projet en Green Marketing et Eco-design, chef de projet en efficacité énergétique…

Fonction achat : comment recruter de nouveaux talents ?

Posted on by Monique

Le retour d’expérience d’experts en matière de détection, de recrutement et de fidélisation de nouveaux talents peut certainement inspirer les fonctions achats dans leur approche. Concrètement, ils recommandent quatre bonnes pratiques pour sécuriser la chasse aux acheteurs juniors :

  • Des conditions de rémunération et de travail attractives 
  • Une attente claire sur les qualités du candidat 
  • La simplicité dans l’approche de recrutement 
  • La maximisation des contacts 

Proposer aux nouveaux talents achats des conditions attractives

Si l’attractivité de la rémunération compte évidemment pour les nouveaux talents, les acheteurs juniors sont également sensibles à d’autres arguments dans leur package RH.

En effet, les perspectives d’évolution, la politique de formation et le bien-être au travail comptent également fortement pour la génération qui fait ses premiers pas sur le marché de l’emploi. La pandémie mondiale est passée par là : pour attirer les profils dont elle a besoin, la fonction achat doit aussi réfléchir en termes de solidarité, de fonctionnement d’équipe et de contenu de mission.

Les valeurs ne sont pas non plus absentes de l’horizon des candidats. Pensez à mettre en avant les efforts de l’entreprise en matière d’économie circulaire, d’éthique dans les relations clients-fournisseurs et de collaboration avec les partenaires les plus engagés.

Être clair sur les qualités incontournables de vos futurs nouveaux talents

La fonction achat se transforme à grande vitesse et les nouveaux talents sont fortement concernés par cette évolution. Ils doivent pouvoir à la fois :

  • S’insérer dans le mouvement en cours
  • En être le relais pour poursuivre l’adaptation de la fonction achat à de nouveaux enjeux

En fonction de la direction dans laquelle s’engage l’entreprise, l’accent pourra être mis sur la maîtrise des outils digitaux les plus avancés, l’interprétation des données achats ou l’automatisation de la chaîne de valeur achats.

A nouveau, la pandémie mondiale n’est pas sans conséquence pour la fonction achat. Des qualités relationnelles et une bonne intuition ont démontré leur intérêt quand il a fallu reconstituer très vite une supply chain robuste ou relocaliser des filières stratégiques.

Privilégier la simplicité dans l’approche des nouveaux talents

Les nouveaux talents achats appartiennent à une génération façonnée selon les codes des réseaux sociaux.

En ajoutant à cela les contraintes induites par les obligations de distanciation, le recrutement de ces acteurs juniors doit être adapté dans le sens de la simplicité.

Des échanges par courriel, des entretiens via Zoom ou Teams correspondent à l’univers relationnel des futurs collaborateurs de la fonction achat. Cela tombe bien : c’est aussi la manière dont les futurs partenaires de l’entreprise et les clients internes de l’équipe achat communiquent de plus en plus !

Être en contact avec un maximum de nouveaux talents potentiels

La pénurie de talents et la distance induite par le contexte rendent les parcours de recrutement plus aléatoires. De nombreux candidats, eux-mêmes engagés dans plusieurs processus de recrutement, vont statistiquement vous faire défaut alors même que vous auriez souhaité les voir poursuivre leur parcours.

C’est pourquoi le conseil des experts est de présélectionner suffisamment de profils pour être certain de conserver un choix possible à l’ultime étape du cycle.

Il y a d’ailleurs une autre bonne raison à l’élargissement du panel de candidats : la promotion de la marque employeur de l’entreprise. Même si le parcours s’arrête avant la fin, il n’est pas neutre d’avoir eu l’occasion de partager les valeurs fortes de l’entreprise. Sa réputation y gagnera même si la fonction achat estime rater un acheteur junior prometteur !

En conclusion, le recrutement de nouveaux talents achats est fortement influencé par la transformation digitale et les nouvelles pratiques issues de la pandémie. C’est aussi l’occasion de renouveler les profils au sein de l’équipe en étant attentif à maintenir une forme de diversité des points de vue.

Pour autant, le recrutement reste un pari, où l’intuition et la confiance jouent un rôle éminent. La confiance est d’ailleurs devenue le nouveau credo managérial pour la fonction achat.

ISO 26000 : le b.a.-ba de la responsabilité sociétale

Posted on by Monique

La définition de la norme ISO 26000

Publiée en novembre 2010, la norme ISO 26000 représente le premier véritable standard international en matière de responsabilité sociétale. Elle concrétise cinq années de négociations et représente un consensus entre de nombreuses parties prenantes, à travers le monde entier.

Ce document de référence vise à aider les organisations, du secteur public comme du secteur privé, de toute taille et localisation, à traduire les principes de la responsabilité sociétale en acte concret. Parce qu’elle représente des lignes directrices – et non des exigences – cette norme n’est pas destinée à des fins de certification (a contrario des normes de système de management tels que l’ISO 14001 et/ou l’ISO 9001 qui font l’objet de certifications et peuvent venir compléter cette démarche).

L’ISO 26000 décrit les principes et thèmes que recouvrent la responsabilité sociétale, en respectant les textes fondateurs à l’échelle internationale (Déclaration Universelle des Droits de l’Homme, conventions de l’Organisation Internationale du Travail, etc.). Elle permet notamment de clarifier la notion de responsabilité sociétale, qu’elle définit comme suit : « c’est la responsabilité d’une organisation vis-à-vis des impacts de ses décisions et de ses activités sur la société et sur l’environnement se traduisant par un comportement éthique et transparent ».

Les 7 questions centrales de la norme ISO 26000

Dans l’article 6, l’ISO 26000 invite les organisations à structurer leur démarche autour de sept questions centrales interdépendantes et relatives à la responsabilité sociétale. Cela leur permet d’identifier les domaines d’actions pertinents sur lesquels s’appuyer pour fixer leurs priorités et mettre en place leurs actions.

Chaque question centrale se décline en divers domaines d’actions :

  • Gouvernance de l’organisation 
  • Droits de l’Homme : devoir de vigilance, prévention de la complicité, discrimination, droits civils, etc.
  • Relations et conditions de travail : protection sociale, dialogue social, santé et sécurité au travail, etc.
  • L’environnement : prévention de la pollution, utilisation durable des ressources, protection de l’environnement et de la biodiversité, etc.
  • Loyauté des pratiques : lutte contre la corruption, concurrence loyale, respect des droits de propriété, etc.
  • Questions relatives aux consommateurs : protection de leur santé et de leur sécurité, protection de leurs données et de leur vie privée, éducation et sensibilisation, etc.
  • Communautés et développement local : implication auprès des communautés, création d’emplois et développement des compétences, investissement dans la société, etc.

Les bénéfices de la norme ISO 26000

Comme le rappelle, dès son introduction, le document officiel : « L’engagement d’une organisation pour le bien-être de la société et pour l’environnement est devenu une composante critique de la mesure de ses performances globales et de sa capacité à continuer à fonctionner de manière efficace. »

À travers la mise en œuvre de la norme ISO 26000, les organisations peuvent notamment avoir un impact positif sur leur réputation, leurs avantages concurrentiels, l’attraction et la rétention des talents mais aussi des clients, leurs relations auprès des différentes parties prenantes (investisseurs, pouvoirs publics, fournisseurs ou encore médias), etc.

Sans aucun doute, renforcer sa responsabilité sociétale en appliquant la norme ISO 26000 représente un véritable investissement en faveur de la performance globale de son organisation.

La confiance, nouveau credo managérial pour la fonction achat

Posted on by Manutan

Confiance cognitive vs confiance affective

Dans le cadre de relations interpersonnelles au travail, la confiance peut être appréhendée selon deux dimensions [1] :

  • La confiance cognitive s’appuie sur une base rationnelle et objective, sur les connaissances, les compétences, les certifications ou encore la réputation d’un interlocuteur.
  • La confiance affective, plus subjective, est fondée sur les liens émotionnels, les sentiments, l’honnêteté ou encore la bienveillance qui va lier les interlocuteurs.

Lorsque deux personnes se font confiance sur le plan cognitif ou affectif, cela signifie qu’elles ont des attentes positives quant au résultat des actions ou des décisions de l’autre individu. En matière de management, et d’autant plus dans un contexte où le présentiel se fait rare, la confiance semble indispensable.

Comment développer la confiance dans le service achat ?

Pour construire une relation de confiance résistante, celle-ci doit évoluer du cognitif vers l’affectif. En effet, c’est en élargissant le champ des ressources échangées (un soutien émotionnel par exemple) que le niveau de confiance peut s’élever.

Partant de ce postulat, le manager a un rôle clé pour développer un environnement de travail basé sur la confiance au sein de son équipe achat. Pour y parvenir, plusieurs leviers d’actions sont à privilégier :

  • Lâcher prise

Le premier pas pour instaurer un climat de confiance, c’est de donner la sienne. C’est du bon sens : il faut considérer chaque collaborateur comme une personne sensée et responsable, lui laisser l’opportunité de faire ses preuves et tout simplement lâcher prise. Une fois que cette relation de confiance se dessine, il faut la cultiver sur le long terme. Pourquoi ne pas laisser ses collaborateurs choisir (dans la mesure du possible) les projets qui les animent ou adapter leur propre fiche de poste ? Ils n’en seront que plus motivés et productifs ! Bien sûr, parce qu’on reste dans un cadre professionnel, il est impératif de fixer des règles et des objectifs clairs dès le départ et de réaliser un bilan complet à l’issue.

  • Se connaître, au-delà des fonctions

Connaître réellement les personnes avec qui vous travaillez au quotidien facilite la communication, la compréhension mutuelle et la collaboration pour in fine atteindre plus efficacement des objectifs communs. C’est une étape capitale pour passer d’une confiance cognitive à une confiance affective. Sujet d’autant plus important à l’heure du travail distance, n’attendez plus pour multiplier les échanges informels et les moments conviviaux. Au-delà du manager, c’est toute la fonction achat qui devrait adopter cette approche avec ses parties prenantes, clients internes mais aussi fournisseurs.

  • Communiquer ouvertement

Nous vivons dans un monde où règnent le doute et l’instabilité dans tous les domaines : l’économie, la santé, l’emploi, la politique, les médias, etc. C’est pourquoi la communication revêt une importance capitale au sein de l’entreprise, et même en dehors de ses murs. Pour avoir de la visibilité, se sentir sécurisé et pouvoir se projeter, tout collaborateur aspire à une communication ouverte et transparente. Pour cela, le manager a tout intérêt à partager ses feuilles de route, ses feedbacks, etc. En retours, les collaborateurs se sentiront à l’aise pour parler de leurs blocages, leurs besoins, etc.

Vous l’avez compris, la confiance contribue autant à la performance collective qu’au bien-être de chacun. Précieuse et fragile, elle s’entretient quotidiennement. Comme le rappelle Bud Wilkinson, grand nom du football américain : « La confiance est le ciment invisible qui conduit une équipe à gagner. »

[1] McAllister (1995)

Une bonne ventilation pour un environnement de travail sain

Posted on by Manutan

Les causes d’un air vicié

Comme nous vous l’indiquions, une mauvaise ventilation est souvent à l’origine d’un air vicié dans les bureaux d’une entreprise. La cause de cette aération défectueuse peut être liée à l’absence même de ventilation, ce qui ne permet pas d’évacuer l’air vicié et de le remplacer par de l’air frais, ou à un mauvais entretien de la ventilation. Un système non hygiénique est un vrai nid à poussière et à microbes qui se charge de les diffuser dans tout votre bâtiment.

L’entretien du système de ventilation

Les systèmes de ventilation peuvent se classer en trois catégories : A, C et D, chacun avec ses exigences en matière d’un entretien. Un système de ventilation A demande par exemple un entretien limité : la seule chose à tenir en compte est de maintenir les bouches de pulsion et d’extraction propres. Pour le système D, vous aurez un peu plus d’entretien à prévoir, car, en plus des bouches de pulsion et d’extraction, vous devrez également veiller au nettoyage des conduites d’air, des ventilateurs et buse d’extraction tous les trois à cinq ans. La ventilation D est le système qui demande le plus d’entretien : le même nettoyage qu’un système C, avec un entretien des filtres tous les deux ans.

Le nettoyage d’un système de ventilation ne se fait pas en une fois, mais bel et bien pièce par pièce. Pour rendre vos bouches de pulsion et d’extraction ainsi que vos buses propres comme un sou neuf, vous pouvez vous munir d’un nettoyant multisurface, d’eau et d’une éponge. Chaque fois que vous comptez procéder à l’entretien des filtres, vous pouvez choisir de les remplacer ou de simplement les aspirer en profondeur. Quant aux ventilateurs, conduites d’air et échangeurs de chaleur, nous vous conseillons vivement de laisser un professionnel se charger de leur entretien.

Aérer et ventiler en période de coronavirus

Hormis la distanciation sociale, la ventilation et l’aération des pièces sont également importantes pour lutter contre la propagation du coronavirus. Aérer et ventiler sont deux choses différentes. Lorsque vous aérez une pièce, vous faites rentrer pendant une courte période une grande quantité d’air frais, en ouvrant de préférence une fenêtre ou une porte d’un côté et de l’autre de la pièce. Ventiler consiste par contre à rafraîchir continuellement l’air dans un bâtiment. Pour lutter contre le coronavirus, vous devez à la fois ventiler et aérer en complément. Vous trouverez sur la page web des autorités flamandes consacrée à « la ventilation, l’aération et le covid-19 » des conseils pour assurer une ventilation correcte en période de pandémie. Des conseils sont également donnés spécifiquement pour les périodes plus chaudes.

Manutan est là pour vous aider

Vous voulez éviter que l’air au bureau soit pollué et vous envisagez de faire le grand nettoyage de votre système de ventilation ? Dans ce cas, rendez-vous sur notre webshop pour vous procurer le bon matériel de nettoyage, comme des aspirateurs, des produits d’entretien et des accessoires. Vous trouverez sur notre blog de plus amples informations sur la sécurité et l’hygiène au travail. Des questions ? N’hésitez pas à contacter notre helpdesk. Nos collaborateurs sont à votre service !

Nettoyage des panneaux solaires et autres travaux d’entretien de printemps

Posted on by Elke

1.    Enlever les mauvaises herbes et la mousse

Le printemps est le moment idéal pour enlever le lierre des murs, gratter la mousse des tuiles du toit, nettoyer vos dalles de carrelage à l’aide d’un nettoyeur haute pression et retirer les mauvaises herbes. Si la surface à désherber n’est pas trop grande, vous pouvez utiliser un désherbeur, mais un désherbant est plus pratique pour les terrains d’une superficie généreuse. Il existe des pulvérisateurs – sur roues ou non – que vous pouvez remplir avec le produit de votre choix (utilisez de préférence un désherbant biologique), mais un désherbant thermique est également une solution respectueuse de l’environnement.

2.    Nettoyer les panneaux solaires

En automne et en hiver, les averses régulières vous évitent de devoir nettoyer vos panneaux solaires. Ce n’est pas le cas au printemps et en été, quand les averses se font plus rares, la poussière davantage présente et les oiseaux plus nombreux (qui dit présence de volatils, dit hélas fientes à nettoyer). Le nettoyage de vos panneaux solaires n’est donc pas un luxe superflu pour éviter que leur rendement ne baisse. Comment procéder ? Nettoyez-les avec de l’eau et un chiffon doux en microfibre. Pas besoin de savon. Si vos panneaux sont difficiles d’accès, mieux vaut utiliser une brosse à long manche ou une perche télescopique sur laquelle fixer une éponge, ou les rincer au tuyau d’arrosage, jamais avec un nettoyeur haute pression.

3.    Vérifier la ventilation, les détecteurs de fumée, canalisations et robinets

Le troisième travail à entreprendre est de contrôler la bonne ventilation de votre logement. Vérifiez que les joints ouverts de la façade ne sont pas obstrués par la végétation (ces joints sans mortier servent à ventiler la coulisse des murs creux) et vérifiez l’état de votre système de ventilation. Celui-ci laisse à désirer ? Faites appel à une entreprise spécialisée dans le nettoyage de tels systèmes pour en assurer l’entretient. D’autres systèmes doivent aussi être contrôlés régulièrement : vos détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone. Vous devez également nettoyer vos canalisations et les déboucher si nécessaire, vérifier que vos robinets ferment bien, qu’ils ne sont pas obstrués par du calcaire et qu’ils ne fuient pas. Vous avez repéré la présence de calcaire ? Vous l’éliminerez avec un produit de nettoyage approprié.

4.    Entretien des portes et fenêtres

Vos portes et fenêtres méritent également une attention particulière. Vérifiez l’état de la peinture et des châssis, nettoyez l’encadrement des portes et fenêtres en plastique et aluminium, et traitez-les avec un détergeant (pour voiture) par exemple.

5.    Sortez les lubrifiants

Enfin, sortez vos lubrifiants pour conserver la flexibilité des charnières des portes et portails. Autre impératif : vérifiez le fonctionnement de vos éventuels stores et lubrifiez les pièces mobiles. Il est également judicieux de contrôler les charnières et serrures intérieures et extérieures, et de les huiler si nécessaire.

Manutan à vos côtés

Dans l’assortiment de Manutan, vous trouverez de multiples solutions pour vos travaux d’entretien ou autres tâches spécifiques : des outils de jardinage, des produits de nettoyage industriel, de la peinture, des graisses, lubrifiants et produits d’étanchéité. Vous pouvez également lire notre article de blog sur l’hygiène et la sécurité au travail et contacter notre helpdesk. Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous aider.