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Covid-19 : les 3 priorités des Directeurs Achats

Posted on by Manutan

En effet, les Directeurs Achats en première ligne face à la crise du Covid-19 sont mobilisés sur trois priorités pour garantir la continuation de l’activité de leur entreprise :

  • La mise en sécurité de l’équipe achats, au premier jour du confinement
  • La réponse à des besoins inédits
  • L’accompagnement des fournisseurs stratégiques pour organiser collectivement la riposte

La mise en sécurité de l’équipe

Le passage de l’équipe achats en télétravail est venu répondre à l’instauration du confinement.

Cette obligation de sécurité a conduit les Directeurs Achats à réorganiser dans l’urgence le travail de l’équipe achats :

  • Mise en capacité opérationnelle de chaque collaborateur de la Direction Achats
  • Organisation du travail collectif, avec des routines d’équipe et des points réguliers, pour maintenir la cohésion de la fonction achats
  • Maintien de l’intégration de la fonction achats dans le système d’information global de l’entreprise

La robustesse et l’agilité des solutions de e-procurement ont joué leur rôle dans la continuité de la contribution de l’équipe achats.

C’est ainsi que la vision stratégique des Directeurs Achats a pu prendre une illustration forte et concrète dès les premières heures de la version européenne de la crise du Covid-19. La ligne a tenu !

Répondre à des besoins inédits

La crise générée par le Covid-19 n’est pas née avec le confinement des équipes françaises. C’est pourquoi les Directeurs Achats ont pu anticiper certaines conséquences prévisibles de l’épidémie à la lumière du déroulement de l’épisode asiatique.

Cette anticipation a mis en capacité les Directeurs Achats à déclencher les premières mesures de préservation des processus essentiels de l’entreprise. Pour autant, la violence du choc à partir de la déclaration de l’état d’urgence en France a induit une riposte en large mesure improvisée.

Les Directeurs Achats ont dû apporter des réponses dans l’urgence, au fil des défaillances en chaîne au sein de l’écosystème en place :

  • Ralentissement ou interruption des relations avec l’Asie
  • Fermeture totale ou partielle de nombreux fournisseurs
  • Restrictions fortes à la circulation des biens considérés comme non essentiels

Le rebranchement des circuits interrompus grâce à l’identification de solutions alternatives s’accompagne pour les Directeurs Achats de nouveaux sourcings.

Deux situations inédites mobilisent en effet les équipes achats :

  • La recherche et la fourniture d’équipements de protection individuelle adaptés à la mise en place de gestes et de procédures barrières
  • La recherche et la fourniture de composants pour les nombreuses entreprises qui ont choisi de participer à « l’effort de guerre [1] », en transformant leur appareil de production ou leur schéma logistique

Préserver l’écosystème

Les Directeurs Achats conduisent la stratégie de réaction face à la crise du Covid-19 en relation étroite avec leurs principaux partenaires :

  • En organisant le maintien des circuits avec les fournisseurs en capacité de poursuivre leur fourniture de biens ou de services
  • En préparant le rebond nécessaire avec tous les fournisseurs, y compris ceux dont l’activité est stoppée partiellement ou totalement

La concertation des Directeurs Achats avec les principaux partenaires de l’entreprise prend 3 formes :

  • Le suivi quotidien des livraisons stratégiques et de leur affectation en fonction de l’évolution de l’organisation de la production de l’entreprise pour les activités industrielles
  • La même démarche dans le contexte de la filière alimentaire, avec par exemple un accent particulier mis sur les drives
  • L’accompagnement des partenaires les plus éprouvés par la crise du Covid-19, en veillant par exemple à augmenter les commandes sur certains produits (choix de la préférence des produits frais français par la grande distribution) et bien sûr à sécuriser tout particulièrement la chaîne de paiement

En conclusion, les Directeurs Achats assument face à la crise du Covid-19 leur statut stratégique. L’urgence et le besoin de mesures fortes démontrent qu’en période de gros temps également, les Directeurs Achats des entreprises sont en capacité d’apporter des réponses à la hauteur des enjeux. Bientôt, une fois la crise surmontée, il faudra assurément associer les Directeurs Achats à la réflexion post-épidémie pour construire une supply chain encore plus résiliente.

Source : [1] Près de 300 usines françaises en plein « effort de guerre » – Les Échos/26 mars 2020

3 outils achats de nouvelle génération à connaître absolument !

Posted on by Peter Paul van Hoegee

Au sein de cette nouvelle génération d’outils achats prometteurs, trois typologies semblent particulièrement intéressantes pour renforcer les capacités de la Direction des Achats :

– Les logiciels de Supplier Relationship Management
– Les outils d’analyse des dépenses
– Les modules de valorisation de la performance

Outil achats n°1 : un logiciel de SRM pour une vision à 360°

Une application de Gestion de la Relation Fournisseur (ou SRM, pour Supplier Relationship Management) est un outil achats qui donne aux équipes une vision globale des opérations impliquant les fournisseurs :

  • Pilotage des appels d’offres
  • Référencement
  • Gestion documentaire
  • Suivi et évaluation
  • Maîtrise des risques

Grâce à ce balayage complet des données et aux tableaux de bord qui y sont associés, l’entreprise gagne en réactivité par rapport aux enjeux de la relation fournisseurs. Elle peut ainsi :

  • Détecter les signaux faibles d’une dégradation économique ou d’une dérive de qualité
  • Identifier et capter l’innovation le plus en amont possible
  • S’assurer de la conformité dans l’exécution des contrats

L’outil achats de SRM est ainsi un allié stratégique pour les entreprises. Une application de Gestion de la Relation Fournisseur améliore leur capacité à maintenir un niveau élevé de satisfaction client et à s’adapter à l’évolution des usages.

Outil achats n°2 : un outil de spend analysis pour mieux tracer les dépenses

La dispersion des données est un problème récurrent au sein des directions achats. Leur faible structuration est, en effet, un frein à l’analyse des dépenses et donc à la finesse des arbitrages. Un outil achats de spend analysis est précisément dédié à la collecte et à l’archivage de 100 % des données de dépenses au sein d’un référentiel unique.

Le deuxième apport de cette famille d’outils achats est le traitement des informations. En effet, ces outils de nouvelle génération intègrent de l’intelligence artificielle pour nettoyer et enrichir les données liées aux dépenses. Les équipes achats bénéficient ainsi d’une aide à la décision renforcée pour toutes les catégories de dépenses et toutes les typologies de fournisseurs.

Outil achats n°3 : un module de performance management pour valoriser les économies réalisées

La Direction des Achats n’a souvent pas considéré comme prioritaire de valoriser les résultats de ses différentes actions. Un module de valorisation de la performance est un outil achats de nouvelle génération qui valorise les résultats et démontre, un peu plus, l’intérêt de la fonction achats.

En effet, valoriser les résultats consécutifs à une conduite performante des relations fournisseurs apporte trois bénéfices :

  • Reconnaître le travail accompli par les équipes achats
  • Tracer dans le temps les économies réalisées au niveau de chaque article
  • Associer les améliorations de la satisfaction client aux décisions achats auxquelles elles peuvent être reliées

Au final, un outil achats de performance management documente avec une précision inédite les bénéfices réels des accords passés avec les fournisseurs. Il donne ainsi un surcroit de marge de manœuvre pour négocier les accords suivants.

Il existe bien sûr de nombreux autres outils achats de nouvelle génération susceptibles d’améliorer le quotidien et la performance des équipes achats. L’important est de savoir qu’ils existent et d’identifier les potentiels les plus adaptés au contexte de l’entreprise.

La digitalisation des achats s’enrichit, au fond, au même rythme que se transforment les usages et les attentes des clients de l’entreprise. La fonction achats doit donc traquer avec la même exigence :

  • Les innovations chez les fournisseurs de l’entreprise
  • La disruption chez les éditeurs de solutions logicielles achats

L’avenir de la fonction achats ne se limite évidemment pas aux outils, fussent-ils de nouvelle génération. Pour connaître toutes les tendances de ce début d’année, lisez l’article « Fonction achat : quelles sont les tendances et priorités en 2020 ?  »

Fonction achats : 7 priorités pour réussir 2020

Posted on by Peter Paul van Hoegee

Il est possible de classer ces 7 priorités proposées, en trois thématiques :

  • L’intelligence et l’efficacité collectives
  • L’optimisation des processus achats
  • L’exploitation des données achats

Fonction achats : intelligence et efficacité collectives

Se focaliser davantage sur le business

La croissance et l’innovation de l’entreprise reposent de plus en plus sur la capacité des principales fonctions de l’organisation, à prendre leur part dans la réflexion stratégique et la coordination de l’exécution. De son côté, pour mieux accompagner le buisiness, la fonction achats doit axer sa relation fournisseurs en recherchant davantage la continuité, la créativité et l’agilité plutôt que les prix les plus bas.

S’intégrer dans la chaîne de valeur

L’image de la fonction achats travaillant dans son coin doit clairement appartenir au passé. La fonction achats moderne doit s’insèrer dans un réseau d’acteurs engagés où la collaboration intelligente est la valeur cardinale. En effet, des relations personnelles et un réel effort de chacun pour mieux comprendre les enjeux des autres métiers alimentent l’intelligence et l’efficacité collectives.

Contribuer à la réputation de l’entreprise

La traçabilité des étapes de production répond à l’exigence sociétale de transparence et d’intégrité de la chaîne de valeur des organisations. Or, une partie parfois importante de la production est assurée chez les fournisseurs et les sous-traitants de l’entreprise.

Dans une logique d’achats responsables, il entre donc dans la responsabilité de la fonction achats de garantir les processus et les provenances, pour les étapes de la supply chain assurées à l’extérieur de l’entreprise. La technologie de la blockchain peut au passage constituer une ressource pertinente pour ce type de tâches.

Fonction achats : optimiser les processus

Automatiser les tâches chronophages

L’automatisation des processus métiers (Robotic Process Automation) est en passe de devenir une ressource clé des projets de digitalisation de la fonction achats. La RPA doit permettre aux équipes d’éliminer toutes les tâches manuelles répétitives à faible valeur ajoutée, comme par exemple le rapprochement des factures.

Le bénéfice de la RPA pour la fonction achats consiste à leur libérer du temps pour augmenter le niveau de réflexion et de conseil des équipes. Ce qui permettra à la fonction achats de mieux travailler avec les autres fonctions !

Progresser en maîtrise des risques

La mise en relation de données, encore trop souvent pilotées dans des processus disjoints, augmente la maîtrise des risques fournisseurs. Une gestion des risques à 360° réunit les données achats, les données de marché et l’analyse financière des comportements des fournisseurs.

Une connaissance objective et complète améliore :

  • La prévisibilité des dysfonctionnements mineurs et majeurs
  • L’anticipation des répercussions sur l’activité de l’entreprise
  • La définition en amont de procédures correctives

Fonctions achats : efficacité dans l’exploitation des données

Fournir des données de qualité

L’abondance de données est un trésor au bénéfice du succès des organisations. Mais encore faut-il que les data mises à disposition par une fonction soient traitées de manière à les rendre immédiatement utilisables par une autre fonction.

La fonction achats est invitée pour sa part à s’interroger sur sa capacité de traitement des données :

  • Comment recueillir et unifier les données fournisseurs ?
  • Comment détecter et rectifier les erreurs éventuelles ?
  • Sous quelle forme les transmettre à la fonction finance pour optimiser le cycle de gestion des commandes ?

Traquer l’innovation de demain

L’industrie 4.0 repose, à chaque étape de la supply chain, sur le recueil automatisé de données à valeur ajoutée. Ces informations permettent d’anticiper la maintenance des machines, à ajuster de façon agile le niveau des stocks ou encore à faciliter la compréhension des attentes des clients.

Dans le même esprit, nichées dans les catalogues des fournisseurs, certaines idées et tendances pourraient être mieux captées. La fonction achats doit se donner les moyens d’identifier de manière systématique les sources de l’innovation et de faire gagner ainsi à l’entreprise un temps précieux.

En conclusion, la contribution de la fonction achats est attendue sur l’ensemble des impératifs stratégiques de l’organisation. L’image de la fonction achats isolée et préoccupée seulement par le fait de « casser les coûts » n’est plus d’actualité.

Aujourd’hui, la fonction achats est assise à la même table que les autres fonctions pour renforcer la capacité d’innovation et accélérer la prise de décision de l’entreprise. Des technologies existent, qui libèrent les équipes achats de tâches chronophages et apportent un surcroît d’intelligence.

L’avenir de la fonction achats est donc devenu indissociable du futur de l’entreprise.

Coronavirus : prévention au travail

Posted on by Manutan

Prévenir le covid-19 au travail

Vous voulez éviter l’épidémie ? Restez chez vous si vous vous sentez malade. Si vous êtes en état d’aller travailler, veillez, avec vos collègues, à respecter ces cinq conseils pour réduire le risque d’infection :

  1. Nettoyez les surfaces que l’on touche fréquemment
    Assurez-vous de bien nettoyer les surfaces que l’on touche fréquemment à l’aide d’un produit désinfectant. N’oubliez pas les poignées de porte, votre clavier, votre téléphone et votre bureau. En moyenne, un bureau contient plus de quatre cents fois plus de bactéries que le siège des toilettes !
  2. Utilisez des mouchoirs en papier
    Si vous devez tousser ou éternuer, ou si vous voulez vous moucher, utilisez un mouchoir en papier propre. Après utilisation, jetez-le dans une poubelle fermée. Si vous n’avez pas de mouchoir à portée de main, toussez ou éternuez dans le creux de votre coude.
  3. Lavez-vous régulièrement les mains
    Lavez-vous les mains régulièrement et de la bonne manière (n’hésitez pas à consulter notre plan par étapes). Pas uniquement après un passage aux toilettes, mais également après avoir pris le bus, avant de manger ou de participer à une réunion. Lavez-vous les mains à l’eau chaude et éventuellement avec du savon désinfectant pour les mains.
  4. Ne vous touchez pas le visage
    Évitez de vous toucher le visage autant que possible. Les virus comme le covid-19 accèdent à l’intérieur de l’organisme humain principalement par les muqueuses de la bouche, des yeux et du nez.
  5. Aérez suffisamment
    Aérez régulièrement le bureau pour que l’air soit toujours frais.

Ces produits sont indispensables en cette période où sévit le coronavirus

Vous souhaitez vous équiper pour lutter contre le covid-19 ? Ces produits vous seront très utiles :

  • Savon pour les mains pour vos distributeurs sur le lieu de travail. Ce produit permet de se débarrasser immédiatement de toute bactérie présente sur les mains.
  • Serviettes pour vos distributeurs, dans les toilettes, notamment. Les mains humides transmettent beaucoup de bactéries. Il faut donc bien se sécher les mains après se les être lavées !
  • En nettoyant les poignées de porte avec un désinfectant ou un produit antibactérien, vous réduisez le risque de propagation des germes via ces surfaces.
  • Lors des travaux de nettoyage, portez des gants de ménage pour plus de sécurité.

Le télétravail pour lutter contre le coronavirus

Le télétravail est également une option pour prévenir la propagation du coronavirus. De nombreux employeurs demandent à leurs collaborateurs de ne pas venir au bureau pour le moment, surtout s’ils présentent des symptômes tels que des maux de gorge ou de la toux. Le télétravail est-il obligatoire ? Le droit du travail prévoit que travailler à domicile pendant un certain temps relève du « télétravail occasionnel », pour lequel l’employeur et le travailleur doivent conclure un accord. Cela suggère que les employeurs ne peuvent pas obliger leurs équipes à travailler à la maison, mais il est clair que vous ne voulez pas prendre de risque ni mettre vos collègues en danger. D’un autre côté, l’employeur a des « obligations en matière de bien-être », c’est-à-dire qu’il doit veiller à la santé de son personnel. Toutefois, les employeurs pourraient profiter de cette obligation pour obliger leur personnel à travailler à domicile en cas de risque accru d’infection.

Vous n’êtes pas un as du télétravail parce que vous vous laissez facilement distraire ou parce que vous ne disposez pas de l’environnement adéquat à la maison pour travailler de manière productive ? Dans ce cas, ces conseils sont faits pour vous.

1. Équiper son bureau à la maison

La législation belge impose aux employeurs de fournir le matériel et les aides nécessaires au télétravail, y compris en cas de quarantaine obligatoire. Cela inclut un ordinateur portable ou une tablette ainsi qu’une connexion Internet, mais aussi les systèmes cloud ou autres qui permettent aux collaborateurs d’accéder facilement aux dossiers dont ils ont besoin. En tant que travailleur, vous devez bien entendu apporter votre contribution en aménageant par exemple une pièce séparée pour pouvoir travailler sans être dérangé. Même si ce n’est pas toujours possible à court terme, veillez à disposer d’un espace de travail ergonomique et calme, en installant, notamment :

2. Préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Lorsque vous travaillez à domicile, vous courez le risque de ne pas être capable de vous arrêter de travailler. Peut-être parce que vous vous sentez coupable de ne pas être au bureau, ou parce que vous avez trop de travail. Quelle que soit la raison, la tentation est grande de ne pas faire de pause et de continuer à travailler. Il est néanmoins indispensable de prendre une pause de temps en temps. Après celle-ci, vous serez de nouveau en pleine forme !

3. Une aide efficace : structurer sa journée et dresser des listes

Le nombre de collègues en télétravail devrait augmenter au fur et à mesure que le coronavirus se répand dans notre pays. Voici donc quelques conseils supplémentaires pour augmenter la productivité à la maison :

  • Structurer sa journée : commencez et terminez votre journée de télétravail selon un horaire fixe
  • Dressez la liste de vos tâches, ainsi qu’un planning, pour travailler efficacement
  • Séparez votre vie professionnelle et votre vie privée et ne vous laissez pas tenter par les tâches ménagères

Lorsque vous télétravaillez, vous n’avez bien entendu aucun contact direct avec vos collègues ou votre (vos) supérieur(s). Veillez donc à vous contacter fréquemment par téléphone, par e-mail ou via Skype, afin de ne pas vous éloigner les uns des autres et pour que le travail continue à se dérouler efficacement. Vous souhaitez ne pas être dérangé ? Indiquez-le clairement, et informez vos collègues de l’heure à laquelle vous serez à nouveau joignable, ainsi que le canal via lequel ils peuvent vous contacter.

Vous avez encore des questions sur la manière d’optimiser votre télétravail ou sur les moyens de protection ? Les collaborateurs de notre helpdesk sont à votre disposition !
Consultez également notre site web pour des articles concernant l’aménagement de votre bureau à domicile.

Fonction achat : quelles sont les tendances et priorités en 2020 ?

Posted on by Peter Paul van Hoegee

La réduction des coûts, un objectif de moins en moins prioritaire pour la fonction achat

Réduire les coûts a toujours été l’objectif premier de la fonction achat. Cependant, cette année « seules » 68 % (- 7 points par rapport à l’année 2019) des directions achats le citent comme objectif prioritaire. Cela représente le taux le plus bas depuis la première édition de cette enquête, en 2011 ! À noter que cet objectif reste plus important dans le secteur privé (notamment pour les industries) que dans le secteur public.

Cela met en lumière un véritable renouveau dans le positionnement de la fonction achat, qui est désormais challengée sur d’autres domaines que la réduction des coûts, comme : les risques, la sécurisation des approvisionnements, la collaboration fournisseurs…

La gestion des relations fournisseurs, une stratégie plébiscitée par la fonction achat

Pour réduire les coûts, la fonction achat mise notamment sur la négociation, l’ajustement des spécifications ou la revue des besoins et le changement de fournisseurs. En parallèle, l’axe de travail portant sur l’intégration des fournisseurs / le co-développement connaît une hausse significative (+ 11 points) par rapport à l’année précédente. Le message est clair : la fonction achat souhaite de plus en plus s’appuyer sur ses relations fournisseurs pour atteindre ses objectifs.

Les soft skills, particulièrement recherchés par la fonction achat

Les compétences recherchées parmi la fonction achat s’orientent de plus en plus vers le savoir-être. En effet, le trio de tête est représenté par la collaboration fournisseurs, le leadership et le management de projet. La négociation, compétence historique de l’acheteur, sort du podium !

La RSE, un sujet stable mais non prioritaire pour la fonction achat

La moitié de la fonction achat aura des objectifs liés au développement durable ou à la RSE sur l’année à venir. C’est notamment le secteur public et les grandes entreprises (> 5 000 salariés) qui tirent ces résultats vers le haut. Cependant, les chiffres continuent de stagner depuis maintenant 7 ans, rappelant que la RSE n’est toujours pas un sujet prioritaire pour les achats.

Pour en savoir plus sur les achats dans les pays à bas coût, les relocalisations, les formations à l’éthique des affaires, la réduction du nombre de fournisseurs ou la digitalisation de la fonction achat nous vous encourageons à lire l’étude mentionnée qui est riche d’enseignements !

Le télétravail est-il le Nouveau Travailler ? Découvrez ses problèmes… et ses solutions !

Posted on by Manutan

Contexte : que dit la loi ?

En théorie, le télétravail est considéré comme du « travail en dehors de l’entreprise » et est souvent désigné par le travail à domicile (même si certains travailleurs s’installent plus volontiers à la table d’un café). Le télétravail n’est donc pas un droit structurel pour les travailleurs, mais l’employeur peut en faire la proposition, que l’employé peut accepter ou refuser. Un accord écrit doit ensuite définir le cadre dans lequel le télétravail est exercé et peut faire office d’annexe au contrat de travail. Dans cette annexe peuvent figurer les informations suivantes :

  1. la période, la fréquence et éventuellement les jours ou les heures du télétravail ;
  2. les périodes où le travailleur doit être disponible ainsi que le canal utilisé pour se rendre disponible ;
  3. les accords passés concernant la hauteur d’éventuels frais de dédommagement ;
  4. les conditions et accords pour un retour au bureau ;
  5. l’endroit précis où le télétravailleur travaillera (chez lui et/ou ailleurs).

En revanche, le télétravail occasionnel en cas de force majeure (votre enfant tombe malade, par exemple) est quant à lui bel et bien un droit. L’employeur se réserve cependant le droit de refuser la demande s’il estime avoir une bonne raison.

Au moment de définir si le travail à domicile est envisageable, il importe de déterminer aussi les tâches assignées. Certaines fonctions sont également impossibles ou difficilement adaptables à un travail à domicile ; nous pensons notamment à un poste dans le département de production ou en entrepôt. Soyez donc créatif, mais surtout réaliste.

1er problème du télétravail : la distraction

Le facteur distraction est une des principales craintes des employeurs. Et pour cause : selon une étude menée par Manutan en collaboration avec NovioData, pas moins de la moitié des télétravailleurs confient être parfois distraits de leur travail. Dix pour cent avouent même l’être régulièrement ou souvent. Toujours selon cette étude, quatre collaborateurs sur dix ne souhaiteraient pas travailler à domicile. D’autres sont par contre régulièrement dérangés (ou dégoûtés) par leurs collègues. Le télétravail est pour eux la meilleure manière pour rester concentrés.

Astuce nO 1

  • Pour l’employeur : offrez la possibilité à vos employés d’opter pour la solution qui leur convient le mieux et dans laquelle il se sente le plus à l’aise.
  • Pour l’employé : soyez honnête avec vous-même et votre manager sur votre capacité à rester concentré lorsque vous travaillez de chez vous.

2e problème : un bureau à domicile mal aménagé

La loi belge prévoit que l’employeur fournisse le matériel et les accessoires nécessaires au télétravail, comme un ordinateur portable ou tablette et une connexion Internet. Si le matériel est un élément indispensable pour travailler correctement, une grande part de responsabilité revient également à l’employé. Nombreux sont les télétravailleurs à s’installer à leur table de cuisine, sur une chaise dure et à un endroit mal éclairé. D’ailleurs, selon la même étude Manutan citée précédemment, pas de moins de 62 % des postes de télétravail seraient loin d’être aménagés de manière ergonomique.

Quel matériel avez-vous dès lors besoin pour un bureau à domicile correctement aménagé ? Le mieux est de vous installer dans une pièce séparée, où vous ne risquez pas d’être dérangé en permanence, et qui comprend :

  1. une chaise de bureau et une table ergonomique;
  2. une bonne luminosité;
  3. suffisamment d’espace de rangement, pour que vous puissiez tout de même respecter une clean desk policy ;
  4. des accessoires qui égaient le travail et sont sources d’inspiration, comme une chouette tasse et quelques jolies plantes.

Astuce nO 2

  • Pour l’employeur : prévoyez un budget pour l’aménagement d’un espace de travail à domicile. Veillez également à ce que les postes de travail flexibles sur le lieu de travail soient tous adaptables à leurs utilisateurs.
  • Pour l’employé : changez de mobilier aux endroits nécessaires et n’oubliez pas de bouger suffisamment de temps à autre.

3e problème : la distance jusqu’au lieu de travail

Un télétravailleur ne voit pas ses collègues ; une situation qui peut nuire à la bonne communication (malgré les formidables technologies qui nous entourent) et qui, dans le pire des cas, peut créer une ambiance de méfiance. Cathy Geerts, directrice RH chez SD Worx, explique : « Diriger du personnel à distance demande de la confiance et pour installer cette relation de confiance, vous devez être ouvert à la communication et pouvoir discuter de n’importe quel sujet. Avec un télétravailleur, c’est pratiquement la même chose, mais vous devrez communiquer davantage et faire part de vos remarques. »[1] En outre, certains employés qui travaillent plus de chez eux qu’au bureau se sentent mis à l’écart de leur entreprise.

Astuce nO 3

  • Pour l’employeur :les journées de team building ne sont pas de simples plaisanteries, mais sont bel et bien essentielles, surtout si de nombreux collaborateurs travaillent à domicile.
  • Pour l’employé : ne travaillez pas uniquement à la maison, mais passez régulièrement une journée au travail.

4e problème : un équilibre difficile entre vie privée et vie professionnelle

Si tous les télétravailleurs n’ont pas ce problème, la majorité d’entre eux court tout de même le risque de gérer difficilement l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Qu’ils soient perfectionnistes, timides ou qu’ils se mettent une grosse pression sur les épaules : les employés qui travaillent à domicile courent davantage le risque de ne plus savoir quand s’arrêter de travailler. Ils estimeront qu’il y a toujours quelque chose à faire. D’ailleurs, ils ne sont pas influencés par le rythme collectif qui empêche les employés au bureau de se surmener. Ils ne voient en effet personne prendre une pause ou se balader sur le temps de midi, ce qui les pousse moins à s’arrêter de travailler et à recharger leur batterie.

Astuce nO 4

  • Pour l’employeur : exprimez clairement à chaque employé ce que vous attendez.
  • Pour l’employé :connaissez vos limites et ne laissez pas le sentiment de responsabilité peser trop sur vos épaules. Personne n’est indispensable et l’entreprise ne se portera pas mal si vous prenez votre soirée pour aller faire du sport. Lorsque vous travaillez chez vous, n’oubliez pas non plus de faire de petites pauses ; vous garderez ainsi une concentration maximale !

Conseils supplémentaires pour un télétravail plus productif

Avec le succès grandissant du Nouveau travailler, vous pouvez vous attendre à voir le nombre de télétravailleurs grimper. Selon les chiffres du SPF Économie, le pourcentage de télétravailleurs occasionnels ou réguliers en 2010 était de 13,4% pour 16,7% en 2016.[2] En 2018, 17% des Belges faisaient du télétravail, contre pas moins de 22 % l’année dernière[3]. Pour terminer, nous vous partageons quelques conseils supplémentaires afin de booster votre productivité lorsque vous travaillez à domicile :

  1. Travaillez de manière structurée : fixez-vous des heures de début et de fin de journée.
  2. Faites une liste des tâches à accomplir : planifiez votre travail afin de travailler efficacement.
  3. Séparez vie privée et vie professionnelle : ne vous laissez pas distraire par des tâches ménagères.

Chez Manutan, vous trouverez une vaste gamme d’articles pour votre lieu de travail. Jetez un œil à notre webshop ou contactez notre helpdesk

[1] Source : https://www.demorgen.be/nieuws/waarom-thuiswerken-werkt-voor-wie-genoeg-zelfdiscipline-heeft~b69821e18/?referer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F

[2] Source : https://www.demorgen.be/nieuws/waarom-thuiswerken-werkt-voor-wie-genoeg-zelfdiscipline-heeft~b69821e18/

[3] Source : https://mobilit.belgium.be/fr/nouvelles/nieuwsberichten/2019/plus_d1_belge_sur_5_fait_du_teletravail_pres_de_la_moitie_aimerait_en

Archives numériques : voici comment bien numériser vos documents

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Quelles sont les règles à respecter ?

Les règles à respecter lors de la numérisation de vos archives sont consignées dans le Digital Act, c’est-à-dire la loi belge du 21 juillet 2016 mettant en œuvre le règlement européen eIDAS et réglementant l’archivage électronique. Cette loi transpose en droit national belge le règlement eIDAS, le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

La principale règle à respecter ? Vous devez pouvoir prouver l’authenticité de tous les documents que vous archivez numériquement. Leur provenance doit être claire, tout comme le fait que leur contenu n’a pas été modifié (la loi parle d’une « copie fidèle et durable »). Il est cependant inutile de paniquer : des logiciels spécialisés existent pour numériser vos archives dans le respect de ces règles.

Les préparatifs

La numérisation d’archives est un travail plus titanesque qu’on ne le pense. Il vous faudra en effet libérer de la place pour installer vos scanneurs (achat ou location, à vous le choix), mais aussi transmettre vos consignes aux collaborateurs chargés de la numérisation. Ce sont eux, en fonction de la structure que vous définissez, qui devront préparer l’ensemble des documents papier, en éliminer les trombones et agrafes, et les placer dans le bon ordre.

Quels documents numériser en premier ?

Vous comptez numériser en premier lieu vos documents les plus récents ? C’est une solution, mais l’idéal est de travailler de manière sélective et de donner la priorité aux documents de la plus grande valeur. Les archives dont vos collaborateurs ont souvent besoin seront donc idéalement numérisées avant certains documents plus récents, mais moins utiles. Quant aux documents dont vous n’avez plus aucune utilité, il est conseillé de les détruire. Voici les exigences légales en matière d’archives d’entreprises (papier ou numériques) :

  • Les déclarations fiscales doivent être conservées sept ans.
  • Les factures ne peuvent être jetées avant dix ans (les autres preuves de paiement sont soumises à des délais de conservation variables : un an pour les factures de transport et deux ans pour les factures émises par les entreprises de services publics).
  • Cinq ans : tel est le délai de conservation des documents à caractère social.
  • Les documents d’assurance doivent être conservés dix ans.
  • Les actes notariés seront conservés à vie !

Les documents que vous aurez scannés pourront ensuite être jetés. Si toutefois vous souhaitez les conserver, indiquez clairement lesquels ont étés numérisés et lesquels ne le sont pas encore. Pour éviter le travail en double, rangez éventuellement la première catégorie de documents dans un lieu séparé de ceux qu’il vous reste à scanner. À cette fin, rien de tel que d’utiliser des classeurs ou des boîtes d’archives.

Sachez enfin qu’instaurer une politique de numérisation peut également s’avérer utile. Vous déterminerez ainsi qui doit numériser quels documents, mais aussi de quelle manière.

Sauvegarde de vos archives numériques

Où sauvegarder les documents numérisés ? De nombreuses entreprises ne jurent aujourd’hui que par la sauvegarde dans le cloud, mais placer des documents de valeur sur un disque dur externe physique se révèle parfois plus rassurant, surtout si vous conservez ce disque dur dans un coffre ou une armoire antifeu.

Vous désirez obtenir davantage de conseils pour travailler malin et efficacemment ? N’hésitez pas à lire nos autres articles de blog ou à contacter notre helpdesk pour plus d’informations sur les produits utiles pour votre entrepôt, atelier ou bureau.

Six sigma lean ou transformation numérique : quelle méthode privilégier ?

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Qu’est-ce que lean six sigma ?

Comme son nom l’indique, la méthode lean six sigma combine la méthode de gestion de la production Lean et la méthode structurée de management Six Sigma :

  • La méthode Lean vous aide à analyser comment un processus peut gagner en rapidité et efficacité.
  • La méthode Six Sigma évite les erreurs dans les processus de production et les défauts au niveau des produits.

Et en pratique, ça donne quoi au juste ? C’est très simple : lean six sigma se révèle avant tout intéressant pour les responsables achats qui, grâce à ce système, réduisent leur fréquence de commande. Commander trois fois le même produit dans un mois apporte en effet son lot de démarches et demande de traiter de nombreux documents, tels que des bons de commande et factures, ce qui accroît le risque d’erreur. Avec lean six sigma, les responsables achats identifient donc les commandes dont la fréquence peut être réduite sans que cela pose problème.

Lean six sigma et transformation numérique : quelles différences notables ?

La méthode lean six sigma présente toujours une grande utilité, certes, mais de plus en plus de voix s’élèvent et défendent aujourd’hui l’efficacité supposément accrue de la transformation numérique :

  • Grâce à lean six sigma, vous améliorez le fonctionnement de votre entreprise, mais ne devez y apporter aucun changement majeur (votre compétitivité reste donc elle aussi pratiquement inchangée).
  • Alors que lean six sigma s’intéresse aux processus existants, la transformation numérique vous offre la possibilité de revoir le modèle commercial sous-jacent à votre entreprise et de remanier intégralement vos opérations.

Illustrons un peu plus l’importance de la transformation numérique à l’aide d’un exemple concret. Il y a quelques années, la Royal Bank of Canada, principale banque de ce pays du Commonwealth, modifia intégralement sa procédure de demande de crédits aux consommateurs. La procédure d’origine se déroulait comme suit : les clients demandaient un crédit à la consommation, puis la banque entamait un long processus de vérifications multiples générant une montagne de paperasse. Qu’a permis le transformation numérique dans ce cas précis ? De travailler dans le sens inverse ! La Royal Bank of Canada se servit des big data à sa disposition et de manière proactive les clients qui entraient en ligne de compte pour l’obtention d’un crédit à la consommation. Les équipes de la banque parvinrent ainsi à raccourcir un processus long de plusieurs semaines à une opération de seulement quelques minutes, et modifièrent complètement leur manière de travailler. La banque dispose donc aujourd’hui de propositions de crédits pour tous ses clients et n’a qu’à les sortir de ses « tiroirs » lorsque les clients se montrent intéressés.

L’heure de la transformation numérique

Chaque entreprise entreprend bien entendu sa transformation numérique comme elle le souhaite, mais les possibilités suivantes sont généralement les plus populaires :

  • Cloud : travailler dans le cloud favorise le travail flexible, les données et logiciels utiles aux travailleurs étant accessibles partout.
  • Internet des objets: plusieurs objets du quotidien sont reliés à un réseau commun et échangent entre eux des données. Ce système s’avère notamment pratique pour la gestion des stocks.
  • Intelligence artificielle (IA): un/des objet(s) de l’entreprise dispose(nt) d’une capacité d’apprentissage propre, ce qui facilite les processus décisionnels puisque de grandes quantités de données peuvent être analysées.
    Au Royaume-Uni, 13 % des responsables achats et logistique se servent déjà de l’IA de nos jours. [2] L’analyse prédictive aide par exemple les départements achats à anticiper les risques et à saisir les opportunités éventuelles, entre autres en matière de variations des prix et de changements de comportement d’achat ou de dépense. Le traitement automatique du langage naturel, quant à lui, permet aux chatbots de venir en aide aux clients qui leur posent des questions écrites.

Un quart des départements achats du Royaume-Uni ont déjà numérisé leurs processus à faible valeur ajoutée tels que les processus de paiement (23 %), de commande (22 %) et d’achat (11 %).[3] Les Britanniques possèdent donc une sérieuse longueur d’avance sur leurs voisins, comme l’indique une enquête de PwC réalisée auprès de plus de 500 chief procurement officers (CPO’s) issus de vingt pays différents. Selon cette enquête, à peine 16 % des entreprises auraient une vision claire de la numérisation de leurs processus d’achat. Les entreprises pharmaceutiques et du secteur des télécommunications sortent néanmoins du lot avec un score bien meilleur. [3]

Vous souhaitez rattraper votre retard en matière de transition numérique ? Vérifiez d’abord que les efforts à fournir en valent la peine et fixez-vous des objectifs clairs dès le départ (réduire vos coûts de X %, atteindre vos échéances X fois plus vite, etc.). Enfin, n’oubliez pas que votre personnel doit suivre le mouvement, ce qui n’est pas toujours gagné d’avance ! Pas moins de 80 % des managers belges éprouvent en effet des difficultés à préparer leurs effectifs à la transformation numérique au sein de leur entreprise. [4]

Vous désirez obtenir davantage de conseils pour travailler avec intelligence et efficacité ? N’hésitez pas à lire nos autres articles de !

[1] Source : https://www.slideshare.net/Vijay_Bijaj/presentation-brue-six-sigma-consultants

[2] Source : https://www.manutan.com/blog/fr/digital/comment-la-fonction-achats-se-reinvente-a-lere-digitale-dossier-partie-1, 26 mars 2019

[3] Source : https://www.manutan.com/blog/fr/digital/comment-la-fonction-achats-se-reinvente-a-lere-digitale-dossier-partie-1, 26 mars 2019

[4] Source : https://www.roberthalf.be/fr/qu-est-ce-que-la-transformation-numerique-et-comment-vous-y-mettre, 3 juillet 2019 (enquête réalisée par Robert Half auprès de 700 CIO, CFO et senior managers belges en charge des recrutements et de 1 000 employés)

L’e-procurement, où en sommes-nous aujourd’hui ?

Posted on by Peter Paul van Hoegee

L’e-procurement c’est quoi ?

L’e-procurement est une transaction entre deux entreprises, permettant à un acheteur de consulter les produits d’un vendeur et de passer directement une commande selon une procédure d’achat bien définie.

Grâce à l’e-procurement, le mécanisme de recherche de produits, de passation de commande (e-order) et/ou de facturation (e-invoice) est géré électroniquement et centralisé au niveau des deux entreprises.

L’e-procurement permet donc de :
– Maîtriser les contrats fournisseurs
– Raccourcir les délais de commandes et validation
– Diminuer les coûts du processus d’achat

Les trois grandes phases du processus « Procure-to-pay »

  1. L’accès à l’offre

Toute transaction commence avec la recherche du ou des produit(s) souhaité(s). Il existe notamment deux solutions e-procurement utilisées par les acheteurs :

Le catalogue hébergé, ou e-cat, est une liste de produits aux conditions contractuelles fabriquée par le fournisseur et chargée dans la solution d’achat du client

Le Punch-Out est une interface entre le site web du fournisseur (toujours avec les conditions du contrat appliquées) et la solution d’achat du client

D’autres solutions existent comme par exemple un flux de travail en linge, développé par Manutan à destination des clients n’ayant pas d’ERP ou bien de module e-procurement dans leur système d’information.

  1. La commande électronique

Une fois la demande d’achat validée, elle se transforme en commande qui peut alors être envoyée par :

EDI (Échange de Données Informatisées)
ou
places de marché.

Cela signifie que la solution d’achat du client transmet directement, ou grâce à ces entreprises intermédiaires (places de marché), les commandes validées au système d’information du fournisseur.

  1. La facture dématérialisée

Après l’envoi de la commande, il ne reste plus que la facturation ! Cette étape passe par un tiers de confiance (à nouveau une entreprise intermédiaire), afin de certifier, archiver et transmettre les factures au client.

Le format utilisé peut varier :

  • EDI
  • Email avec PDF et signature électronique
  • Email avec PDF mais sans signature

Les grandes tendances

L’enquête Tendances Achats « Solutions e-procurement : priorités et leviers d’actions des directions achats » réalisée par Ivalua en 2015 présente un état des lieux des usages de ces outils par près de 200 grandes entreprises européennes et américaines, gérant des budgets importants (dont plus des 3/4 ont un volume de dépenses qui dépasse les 100 millions d’euros).

L’e-procurement au service des achats indirects

Aujourd’hui, ce sont 86 % des entreprises interrogées qui ont d’ores et déjà déployé un outil d’e-procurement dans leur département Achats. Grâce à ces solutions, ces dernières gèrent en grande partie leurs achats indirects uniquement (à hauteur de 82 %) mais aussi leurs achats globaux, à la fois directs et indirects (18 %).

Les bénéfices recherchés avec l’e-procurement

Le premier avantage que visent les Directions Achats avec l’e-procurement (87%) est d’avoir plus de visibilité sur l’ensemble du processus « procure to pay » (P2P). En effet, l’e-procurement permet d’ajuster leurs consommations, revoir leurs choix de fournisseurs et identifier de nouvelles opportunité.

Le deuxième avantage de l’e-procurement est le gain de temps pour 75% des personnes interrogées. En quelques clics les acheteurs passent commande sur une plateforme fluide, proche de l’univers du BtoC, dans le cadre des conditions négociées.

Pour la commande ou la facture dématérialisée, cette réalité est tout aussi avérée. Lorsque les systèmes d’information se parlent directement entre eux, toutes les tâches manuelles de saisie, et d’envoi disparaissent !

Pour les grandes entreprises réalisant un fort volume d’achat, l’e-procurement est devenu incontournable pour réaliser des économies et optimiser leurs process ! Les solutions sont multiples et s’adaptent à tous types de besoins. D’autant que certains fournisseurs, comme Manutan, accompagnent leurs clients dans ces démarches et s’adaptent rapidement et agilement à leurs processus achats.

Clean desk policy et autres méthodes de rangement : une vraie source de… plaisir

Posted on by Manutan

Un bureau bien rangé : des avantages, des avantages et encore des avantages !

Selon notre enquête menée auprès de 900 Belges, plus de la moitié effectue un petit nettoyage de bureau au printemps ou en été. Certes, le rangement de votre poste de travail n’est pas la tâche la plus chouette, mais elle contribue pourtant au bon déroulement de vos tâches professionnelles.

Un lieu de travail propre – qu’il s’agisse d’un bureau, d’un atelier ou d’un entrepôt – réduit le risque d’erreur. Les employés travaillent tout simplement mieux. En outre, un poste de travail bien ordonné donne une meilleure impression auprès de vos clients, fournisseurs ou simples visiteurs de passage dans votre entreprise. Et que diriez-vous d’instaurer le travail flexible, cette méthode de travail où l’employé choisit chaque jour le poste où il souhaite s’installer ? Bien sûr, chaque membre du personnel doit veiller à débarrasser toutes ses affaires pour ne pas gêner la personne qui le suit. Autre avantage d’un espace de travail bien rangé auquel vous n’avez peut-être pas pensé : vous faciliterez grandement le travail du personnel des services de nettoyage.

Vous l’avez donc compris : ranger votre espace de travail ne présente que des avantages. Toutefois, l’étude nous indique qu’il y a encore du pain sur la planche. En effet, celle-ci démontre qu’environ 1 travailleur sur 5 trouve son lieu de travail désordonné et pourrait donc mieux le ranger. Près de 40 % des personnes interrogées estiment même que leur poste de travail nécessite un rangement urgent. Les conséquences d’un tel problème ? Environ 15 % avouent avoir des difficultés à retrouver les affaires dont ils ont besoin pour effectuer leur travail correctement et près de 10 % prennent le mauvais accessoire par erreur. Il est donc grand temps de parcourir ensemble quelques méthodes qui peuvent optimiser le rangement d’une entreprise, comme la méthode 5S ou, plus spécialement pour les bureaux des travailleurs, la clean desk policy !

Méthodes de rangement efficaces

1.     Marie Kondo

Véritable gourou du rangement, la Japonaise Marie Kondo est une source d’inspiration pour beaucoup. Dans son livre « La Magie du rangement », elle partage des méthodes pratiques et simples pour apporter de l’ordre à un environnement désordonné. Bien qu’elle dispense ses conseils pour l’intérieur d’une maison, ils s’appliquent néanmoins parfaitement à un lieu de travail.

La première étape du rangement selon Marie Kondo commence par jeter l’inutile. Si vous ne faites que déplacer vos affaires à un seul endroit, Kondo explique que vous créez uniquement une illusion d’avoir rangé. Il importe dès lors que vous triez ce dont vous n’avez plus besoin pour le jeter ensuite à la poubelle ou l’apporter dans un magasin de seconde main. Comment déterminer ce que vous avez ou pas besoin ? Les affaires que vous n’avez pas utilisées au cours des trois derniers mois, vous pouvez sans problème vous en débarrasser.

2.     Conseils de rangement 2.0 : la méthode 5S

À l’instar de la méthode « Marie Kondo », la méthode 5S est une technique toute droite venue du pays du Soleil levant et s’adapte plus spécifiquement aux entreprises. Les 5 « S » renvoient aux cinq mots japonais qui forment les principes de base de cette méthode :

  1. Seiri : trier
  2. Seiton : ranger
  3. Seiso : nettoyer
  4. Seiketsu : standardiser
  5. Shitsuke : maintenir

Une étude menée sur la méthode 5S conclut que les deux dernières étapes sont les plus difficiles à respecter. Soyez donc extrêmement rigoureux lorsque vous devrez systématiser et maintenir ces nouveaux principes !

3.     Clean desk policy

Pour garder facilement les bureaux propres comme un sou neuf, pensez à instaurer une clean desk policy qui explique aux employés l’état dans lequel ils doivent laisser leur bureau après une journée de travail. En règle générale, les employeurs demandent à ce que les bureaux soient totalement vides.

Pour vous aider, nous vous partageons quelques astuces qui pourront aider tout le monde à garder son bureau bien rangé :

  1. Donnez des directives claires, afin que l’ensemble du personnel soit au courant de la mise en vigueur d’une clean desk policy et expliquez pourquoi il est nécessaire de l’appliquer (nous parlions du risque de fautes lié à un environnement de travail désordonné, mais vous pouvez également aborder les dangers de laisser sur un bureau, à la vue de tous, des données à caractère sensible).
  2. Nommez un responsable clean desk qui rappellera gentiment à l’ordre les collègues en faute. N’oubliez pas qu’en tant que membre de la direction, vous devez également montrer le bon exemple !
  3. Essayez de faciliter le travail par voie numérique et de dissuader le plus possible d’avoir recours à l’imprimante. De cette manière, vous limiterez sensiblement la quantité de papier qui traine sur les bureaux (ainsi que la quantité de déchets papier, évidemment).
  4. Prévoyez suffisamment de caissons et d’armoires afin que vos employés puissent y ranger leurs affaires.

Faire un tri rapide dans votre messagerie ? Voici nos conseils !

Maintenant que vous savez comment ranger votre lieu de travail, pourquoi ne pas passer au tri de vos e-mails ? Pour ce faire, nous vous conseillons de suivre la méthode Inbox Zero-methode, une technique de gestion qui génère moins de stress et davantage de plaisir au travail. Suivez ces règles simples :

  1. Créez un dossier de sauvegarde et copiez-y tous vos e-mails.
  2. Créez ensuite quatre dossiers comme suit :
  3. Action : glissez-y tous les messages que vous pouvez traiter en deux minutes ou que vous ne pouvez pas éliminer tout de suite.
  4. En attente : comprend tous les e-mails que vous déléguez à quelqu’un d’autre. Placez-y tant les messages reçus qu’envoyés.
  5. Plus tard : ce dossier reprend tous les e-mails que vous souhaitez relire plus tard, mais qui ne sont pas urgents ou n’ont pas de date butoir précise.
  6. Archives : pour tous les messages que vous devez conserver.

Cette méthode pratique vous permettra de ranger votre messagerie en un clin d’œil et d’ainsi garder un meilleur aperçu de votre travail à faire.

Le secret ? Attribuez une place précise à chaque chose

Pour terminer, nous nous référons une dernière fois à notre enquête avec ce pourcentage impressionnant : parmi les personnes interrogées, 78 % estiment qu’un poste de travail propre est primordial. Quoi de plus logique, me direz-vous ? Un environnement de travail propre et rangé permet en effet de mieux se concentrer. Le tout est de trouver une place pour chacune de vos affaires afin de travailler l’esprit léger.

Envie de découvrir davantage de conseils pour travailler malin et efficacement ? Jetez alors un œil à nos articles de blog ou contacter notre helpdesk pour obtenir des informations sur notre matériel pratique pour votre entrepôt, atelier ou bureau.

Créez facilement et rapidement votre canapé lounge

Posted on by Stefanie De Meulemeester

De quoi avez-vous besoin ?

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6 étapes pour créer votre canapé lounge

1: Empilez 2 palettes et solidarisez-les avec des vis (35×4 mm). Vissez à côté des 9 blocs.

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2: Pour un dossier incliné, vissez la latte avec 4 vis sur le bord latéral de la palette supérieure. Pour ce faire, utilisez les vis 50 mm.

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3: Posez la troisième palette contre la latte. Assurez-vous que tout est bien droit depuis le bas. Pour plus de solidité, vissez des vis à hauteur de la latte. Pour ce faire, utilisez les vis 35 mm (4 pièces).

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4: Ensuite, vissez le dossier sur la palette des deux côtés. Vissez les vis inférieures en biais dans la partie inférieure (dans la latte inférieure de la palette) avec 4 vis (50 mm).

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5: Pour le rendre plus mobile, fixez 4 roulettes sous votre canapé. Dans ce cas, pour le stabiliser, utilisez 2 roulettes pivotantes avec frein à l’avant.

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6: Et terminez par des coussins bien confortables.

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Même pas fatigué après tout ce bricolage ? Construisez un deuxième canapé !

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