Die Optimierung von Long-Tail-Ausgaben ist ein wenig bekanntes Thema in Unternehmen. Normalerweise verwalten die Beschaffungsabteilungen ihre Haupt- und Mid-Tail-Einkäufe auf strukturierte Weise, aber das ist nicht immer der Fall für Long-Tail-Ausgaben, die als nicht strategisch angesehen werden. Diese Art des Einkaufs macht jedoch bis zu 70% der versteckten Kosten in den Beschaffungsabteilungen aus. Glücklicherweise gibt es eine Methode zur Optimierung des Managements von Long-Tail-Ausgaben, die auf Datenanalyse, einem schlanken Beschaffungskonzept und einem agilen Rahmen beruht.

Die Herausforderung der Long-Tail-Ausgaben

Nach dem Pareto-Gesetz, das auch als 20-80-Gesetz bekannt ist, machen Long-Tail-Ausgaben 5% der Gesamtausgaben eines Unternehmens aus, aber 50% der gesamten Einkaufskategorien.

Wendet man die Kraljic-Matrix an und kombiniert das finanzielle Risiko – das bei dieser Kategorie von Einkäufen relativ gering ist – mit dem Gesamtrisiko, so lassen sich die „Long Tail“-Ausgaben in zwei Unterkategorien einteilen: einfache Einkäufe (die ein geringes Risiko darstellen) und/oder kritische Einkäufe (die ein erhebliches Risiko beinhalten).

In Bezug auf die Long Tail-Ausgaben ergeben sich daher zwei wichtige Fragen, für die eine geeignete Strategie angewandt werden sollte:

• Erstens geht es darum, die Gesamtbetriebskosten (TCO) dieser Käufe zu verstehen. Tatsächlich fallen bis zu 70% der versteckten Kosten bei der Verwaltung von Long-Tail-Ausgaben an. Diese Kosten stehen im Zusammenhang mit einer übermäßigen Anzahl von Lieferpartnern, nicht abgeschlossenen Käufen, fehlerhaften Prozessen, Fehler- und Rückgabemanagement usw.
• Gleichzeitig müssen die Beschaffungsabteilungen auf die Sicherheit achten, insbesondere bei kritischen Einkäufen. Zu diesem Zweck müssen sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die die Qualität und Herkunft der Produkte, die Einhaltung von Normen und Vorschriften usw. garantieren können.

Eine „Lean-Agile“-Methode zur Optimierung der Long-Tail-Ausgaben

Mit Hilfe von Datenanalysen, einem schlanken Beschaffungskonzept und einem agilen methodischen Rahmen können Unternehmen ihre Long-Tail-Ausgaben optimieren.

Sie können diese Strategie nutzen, um ihre Gesamtbetriebskosten besser in den Griff zu bekommen und so das Management dieser Art von Beschaffung durch sechs Optimierungshebel zu verbessern.

1. Rationalisierung des Lieferantenportfolios

Da bis zu 75% der Lieferanten eines Unternehmens auf Long-Tail-Ausgaben entfallen, verursachen sie erhebliche Verwaltungskosten. Diese umfassen Kosten für das Lieferantenmanagement (schätzungsweise durchschnittlich 1.000€/Lieferant/Jahr) und Transaktionskosten. Deshalb lohnt es sich, das Lieferantenportfolio zu verkleinern, indem man bestimmte Lieferanten (die z.B. nur geringe jährliche Ausgaben haben oder ein lokales Gebiet abdecken) durch einen einzigen Händler ersetzt, der eine breite Produktpalette anbietet.

2. Optimierung der Produktauswahl

Interne Kunden lassen sich bei der Wahl ihrer Long-Tail-Ausgaben nur selten leiten. Dies führt in der Regel zum Kauf von High-End-Produkten, d.h. von hochwertigen, hochpreisigen Produkten bekannter Marken. Dies ist jedoch bei einfachen Einkäufen nicht immer angebracht und verursacht direkte Kosten. Die Lösung besteht also darin, die Auswahl der Produkte zu optimieren, indem man darauf achtet, dass sie den funktionalen Bedürfnissen der internen Kunden entsprechen, um dieses Phänomen der „Überqualität“ zu vermeiden.

3. Digitalisierung von Transaktionen

Wenn man bedenkt, dass 60% des Auftragsvolumens auf Long-Tail-Ausgaben entfallen, erscheint es zwingend notwendig, den Transaktionsprozess zu optimieren. Um dies zu erreichen, können die Beschaffungsabteilungen damit beginnen, den Procure-to-Pay-Prozess von der Produktauswahl bis zur Rechnungsstellung papierlos zu gestalten. Diese Strategie verbessert nicht nur die Effizienz innerhalb des Unternehmens, sondern bringt auch finanzielle Einsparungen und Umweltvorteile mit sich.

4. Optimierung der Logistik

Eine Vielzahl von Lieferanten und Aufträgen führt zu einer großen Anzahl von Lieferungen, die den Einsatz verschiedener Mitarbeiter des Unternehmens (Sicherheitsdienst, Einlass, Lagerarbeiter usw.) erfordern, ohne dass ein wirklicher Mehrwert entsteht. Um die Produktivität aller Beteiligten zu steigern, können die Beschaffungsabteilungen die Verfahren für die Auslieferung und Bereitstellung der Produkte an die Nutzer durch verschiedene Dienstleistungen verbessern: personalisierte oder zeitgesteuerte Lieferungen, industrielle Verkaufsautomaten usw.

5. Einsatz einer Rahmenvereinbarung

Wenn die Beschaffungsrichtlinien in einem Unternehmen nicht ordnungsgemäß eingehalten werden, führt dies zu direkten finanziellen Verlusten und zur Ausbreitung unseriöser Ausgaben. Die Beschaffungsabteilungen müssen sicherstellen, dass die im Vertrag mit einem Lieferpartner ausgehandelten Vorteile an allen Standorten des Unternehmens in vollem Umfang genutzt werden, und erforderlichenfalls die internen Kunden sensibilisieren (Informationen, Besuche vor Ort, Marketingkampagnen usw.).

6. Qualitätsmanagement

Schlechte Qualität ist über das gesamte Unternehmen verstreut und erschwert das Beschaffungsmanagement. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Ursachen für festgestellte Mängel zu beseitigen, um die Servicequote zu verbessern.

Während die betriebliche Effizienz und die Kostensenkung zu den Prioritäten der Beschaffungsabteilungen gehören, stellt die Optimierung der Long-Tail-Ausgaben einen gewaltigen Hebel für Maßnahmen dar. Eine solche Strategie entspricht dem Lean Procurement: kontinuierliches Aufspüren von „Verschwendung“, um Werte zu schaffen.