Einkäufe von C-Artikeln machen durchschnittlich 5% der Gesamtausgaben großer Unternehmen aus. Allerdings auch 60% der Bestellungen und 75% auf Lieferantenseite. Diese Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit, den Einkauf der C-Artikel ebenso wie den Einkauf der A- und B-Artikel zu optimieren. Welche Hebel stehen zur Verfügung, um die Beschaffungskosten für C-Artikel zu senken? Manutan schlägt eine effektive Strategie vor, welcher6 Hebel zur Kosteneinsparung zugrunde liegen: Lieferanten, Angebot, Transaktionen, Nutzer, Vertrag und Qualität.
Welche Hebel können die Beschaffungskosten für C-Artikel senken?
Mit anderen Worten, welche Hebel können zur Senkung der Kosten eingesetzt werden? Um dies herauszufinden, ist eine gründliche Analyse des Einkaufs-Managements, der technischen Lösungen und der verwendeten Tools (ERP – Enterprise Resource Planning, ein System zur Steuerung der Ressourcen im Unternehmen, P2P – Procure-to-Pay, der Beschaffungsprozess in einem Unternehmen, usw.) unbedingt zu empfehlen. Eine solche Analyse berücksichtigt auch die Anforderungen und Zwänge vor Ort. Auf der Grundlage dieser Analyse lässt sich für die Beschaffung von C-Artikeln eine Strategie zur Senkung der Kosten definieren, die sich auf folgende Prioritäten stützt:
- Reduzierung des Lieferantenportfolios;
- Ein angemessenes Angebot, das den identifizierten Bedarf deckt;
- Digitalisierung der Transaktionen;
- Reduzierung der Kosten für den Zugang zu Produkten;
- Einführung von Lieferantenvertrögen;
- Eliminierung der Minderqualität.
Es geht nicht darum, Projekte für alle diese Hebel gleichzeitig zu starten, sondern um die Ausarbeitung der umzusetzenden Strategie. Dazu ist es notwendig, Ziele für die Reduzierung der Beschaffungskosten zu definieren und Indikatoren für die Nachverfolgung festzulegen. Ein realistisches Szenario, welches die Umsetzung dieses Ansatzes veranschaulicht und die Frage beantwortet: „Wie können die Beschaffungskosten der C-Artikel gesenkt werden?“, könnte folgendermaßen aussehen.
Hebel Nr. 1: Rationalisierung des Lieferantenportfolios
Um die Einkaufskosten der C-Artikel, die mit der Verwaltung jedes einzelnen Lieferanten verbunden sind, zu senken, aber vor allem um die Anzahl der Bestellungen und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren, ist es wichtig, die Anzahl der Partner zu verringern. Wenn mehrere kleine Händler durch einen einzigen Händler mit einem breiten Angebot ersetzt werden, kann bei gleichem Einkaufsvolumen die Anzahl der Ansprechpartner verringert und gleichzeitig die Anzahl der Positionen pro Bestellung erhöht werden.
Der Hauptindikator für die Nachverfolgung ist die Gesamtzahl der aktiven Lieferanten. Sekundäre Indikatoren sind:
- Die Anzahl der Bestellungen pro Standort;
- Der durchschnittliche Einkaufswert;
- Die Entwicklung der Anzahl der Positionen je Zahlungsvorgang.
Hebel 2: Das geeignetste Angebot an Produkten und Dienstleistungen für den Einkauf der C-Artikel definieren
Diese Phase entspricht der Identifizierung der Produkte und Dienstleistungen, welche den Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollen. Ziel dieser Einkaufsstrategie für C-Artikel ist es, die richtigen Angebote zum richtigen Preis anzubieten. Dies umfasst:
- Entweder ein breitgefächertes Angebot oder stattdessen eine Liste von definierten Waren und Dienstleistungen;
- Die Auswahl der Produktkategorien und Marken: Premium, mittleres Preissegment, Einstiegspreissegment oder auch Eigenmarken (Private Label).
Der Hauptindikator für die Nachverfolgung ist der Verwendungsgrad der empfohlenen Produkte oder Dienstleistungen. Hier geht es darum, die Entwicklung des Anteils der Leistungen oder Waren (materiell oder immateriell) im Rahmen dieses Angebots zu beobachten.
Hebel Nr. 3: Digitalisierung der Transaktionen
Die Digitalisierung ermöglicht es auch, die Transaktionskosten bei der Beschaffung der C-Artikel (Artikelsuche, Bestellung und Abrechnung) erheblich zu reduzieren. Tatsächlich betragen die Kosten für eine Standardtransaktion bei C-Käufen durchschnittlich 95 €, während das Budget für eine vollständig digitalisierte Transaktion durch E-Procurement unter 30 € liegen kann.
Im Idealfall wird die Bewertung der Transaktionskosten für Käufe von C-Artikeln mit dem Kunden abgestimmt und dann von seinem Controlling bestätigt. Wenn dies nicht möglich ist, gibt es zahlreiche Studien zu diesem Thema, die eine Schätzung ermöglichen.
In dieser Phase des Projekts ist der Hauptindikator für die Überwachung die digitale Bestellungsrate (Anteil der Bestellungen über E-Procurement, Anteil der EDI-Bestellungen/Elektronischer Datenaustausch und Anteil der papierlosen Rechnungen), um die tatsächlich erzielten Einsparungen zu bewerten.
Hebel Nr. 4: Anpassung an die Nutzer
Der vierte Hebel zur Senkung der Einkaufskosten der C-Artikel besteht darin, den Zeitaufwand und die Anstrengungen der Nutzer zu verringern, um tatsächlich auf die bestellten Produkte zuzugreifen. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter Zeit, um sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren. Dies wird durch verbesserte Lieferlösungen oder durch die Bereitstellung von Produkten in der Nähe der Verbraucher, insbesondere durch Verkaufsautomaten, erreicht.
Diese Lieferprozesse reduzieren auch die Kosten für Lagerung, Transport und Warenannahme. Darüber hinaus kann der Verbrauch durch den Einsatz von Vertriebsautomaten um ca. 30% gesenkt werden!
Die Vorteile werden durch die Verringerung der Kosten für die Bereitstellung der Produkte (in VZÄ – Vollzeitäquivalent, d.h. Kosten pro Stunde) gemessen. Zum Beispiel wirkt sich eine Verbesserung des Wareneingangs oder der -abholung auf die Kosten aus.
Hebel Nr. 5: Einführung des Vertrags
Es ist wichtig, dass alle Nutzer über diesen neuen Vertrag für Einkäufe der C-Artikel informiert werden. Der Rollout-Plan besteht hauptsächlich aus:
- Einem Plan für den Besuch der wichtigsten Einrichtungen;
- Einer Kampagne mit Anrufen an die Nutzer;
- Einer breitangelegten Informationskampagne (E-Mail, Broschüre zur Vorstellung des Angebots und der damit verbundenen Dienstleistungen).
Die Steuerung der Einführung des speziellen Vertrags für den Einkauf der C-Artikel wird anhand der Beteiligungsquote und der Erreichung des für jeden Standort definierten Umsatzpotenzials überwacht.
Hebel Nr. 6: Eliminierung von Minderqualität
Die Kosten für Einkäufe von C-Artikeln können auch durch kleine Ärgernisse im Alltag verursacht werden. Zum Beispiel kann eine falsche Lieferadresse in einem Kundenkonto zu einer Vielzahl von Reklamationen und Rücksendungen führen, wenn dies nicht umgehend korrigiert wird!
Durch die Identifizierung aller Ursachen von Qualitätsmängeln (beschädigtes oder fehlendes Produkt, falsche Lieferadresse oder falscher Kontakt usw.) können diese effektiv bearbeitet werden, was zu einer Verbesserung des Service-Niveaus führt. Die wichtigsten Leistungsindikatoren für diesen Hebel sind die Service- und die Reklamationsrate.
Fazit
Selbstverständlich wird jeder dieser Schritte im Laufe der Zeit nachverfolgt, um sicherzustellen, dass die Ziele zur Kostensenkung beim Einkauf von C-Artikeln erreicht werden oder, falls dies nicht der Fall ist, um Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Ein spezifisches Berichtssystem wird eingerichtet, um die Ergebnisse jedes Hebels zu analysieren, mit einem Zeitplan für die Nachverfolgung zwischen Manutan und unseren Kunden. Dies kann die Form einer monatlichen Telefonkonferenz zwischen dem Projektmanager von Manutan und seinem Gesprächspartner annehmen, zudem können vierteljährliche „Business Reviews“ mit dem Vertriebs- und Einkaufsleiter des Unternehmens durchgeführt werden.
