Es ist kein Geheimnis, dass die COVID-19-Pandemie nahezu jeden Bereich der Wirtschaft berührt hat, insbesondere die globalen Lieferketten. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie hat die Unterbrechung des Rohstoff- und Güterverkehrs und der Produktion dazu geführt, dass die Beschaffungsabteilungen von Unternehmen auf der ganzen Welt in den „Krisenmanagement-Modus“ geschaltet haben, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Genauso wie die Optimierung des Einkaufs eine Schlüsselrolle dabei gespielt hat, viele Unternehmen über Wasser zu halten, kann sie auch dazu beitragen, die wirtschaftliche Erholung voranzutreiben, während wir in eine Periode der „neuen Normalität“ übergehen. Dies erfordert von den Einkaufsabteilungen nicht nur die Optimierung strategischer, sondern auch nicht-strategischer Einkäufe. Lassen Sie uns die potenziellen Auswirkungen der Optimierung nicht-strategischer Einkäufe und praktikable Lösungen für Unternehmen, die dies anstreben, untersuchen.
Indirekte Käufe: eine versteckte Goldmine
In den letzten Jahren haben Unternehmen begonnen, sich auf die Optimierung der nicht-strategischen Einkäufe zu konzentrieren, insbesondere auf die indirekten Einkäufe, die die Produkte und Dienstleistungen umfassen, die sie für ihre Geschäftstätigkeit benötigen. Innerhalb der Kategorie der indirekten Einkäufe sind 20% als „Ad-hoc“- oder – aufgrund des allgemeinen Mangels an Struktur in diesem Bereich – als „Spontaneinkäufe“ bekannt. Dabei handelt es sich oft um ungeplante oder dringende Einkäufe, die sich den üblichen Kontrollen der Abteilungen entziehen, wie z.B. Salz für einen verschneiten Parkplatz oder Gehweg. Die Tatsache, dass spontane Käufe nur 20% des Gesamtvolumens der indirekten Ausgaben ausmachen, mag unbedeutend erscheinen, aber diese kleine Zahl summiert sich. Tatsächlich machen spontane Einkäufe 80% aller Verwaltungskosten aus. Durch die Optimierung können Unternehmen also auf lange Sicht große Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen.
Zeit sparen und Ressourcen optimieren
Bei jedem Einkauf müssen Lieferanten verwaltet, Rechnungen bearbeitet und Lieferungen durchgeführt werden. Nicht nur das, die Verwaltung eines Lieferanten kann fast 1.500€ und die Bearbeitung einer Rechnung kann zwischen 60 und 120€ kosten. Die Einkaufsabteilungen sind sich dieser Kosten oft bewusst, aber wenn sie versuchen, die Dinge zu verbessern, stoßen sie auf internen Widerstand. Das liegt daran, dass viele immer noch glauben, dass die Kontrolle des spontanen Einkaufs komplizierter ist, als sie tatsächlich ist. Die Erstellung und Implementierung eines Validierungsprozesses und von Buchhaltungskontrollen ist jedoch alles, was nötig ist, um zwischen 30-50% der gesamten indirekten Ausgaben eines Unternehmens einzusparen. In den letzten zehn Jahren konnten Unternehmen mit Hilfe von Manutan die Kontrolle über ihre spontanen Einkäufe gewinnen und letztendlich die Gesamtkosten ihrer indirekten Ausgaben senken.
Die beste Lösung
Manutan ist davon überzeugt, dass die beste Lösung digitale Tools sind, die von einer Kommunikationsstrategie unterstützt werden. All4You ist eine digitale E-Procurement-Lösung von Manutan, die es Anwendern ermöglicht, papierlos zu arbeiten (gut für Ihre CSR-Strategie), während sie den Einkaufsprozess von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung optimieren. Einfache und flexible Managementsysteme für Berechtigungen ermöglichen es, die Vergabe von Bestellungen direkt an die Anwender zu delegieren, ohne dass diese den Prozess verlassen müssen. Die Anwender können schneller und effizienter reagieren, während die Einkäufer endlich die echte Kontrolle über ihre Einkäufe übernehmen können. Am wichtigsten ist, dass sie dadurch Zugriff auf ein komplettes Berichtssystem erhalten, das einen vollständigen Überblick über den Verbrauch bietet. Sie sind dann in der Lage, zu sehen, was wirklich bestellt wird, und ein Optimierungsprojekt durchzuführen, das zweifelsohne zusätzliche Gewinne bringt. Die digitale Lösung All4You von Manutan in Kombination mit unserem Toolkit für Account Based Marketing und der Unterstützung durch unser Marketingteam wird Ihr Einkaufsteam garantiert zu langfristigem Erfolg und Kontrolle über Spontankäufe führen.
