Angetrieben durch den digitalen Wandel hat sich die Einkaufsfunktion in den letzten Jahren stark verändert. Ihre Verfahren wurden beschleunigt und zuverlässiger und ihre Einbindung in die Unternehmensstrategie hat sich stark verbessert. An den Grundlagen des Beschaffungsprozesses hat sich jedoch nichts geändert. Für die Beschaffungsteams steht nach wie vor die Anforderung im Vordergrund, auf eine Beschaffungsanfrage mit einem möglichst hohen Mehrwert zu reagieren (durch Sourcing mit anschließender Qualifizierung der Lieferanten). Auch wenn sich der Beschaffungsprozess heute stärker auf digitale Ressourcen und Know-how stützt, sind diese Schritte nach wie vor unerlässlich.

Beschaffungsprozess: Die 3 wichtigen Phasen des Sourcing

Das Sourcing ist eine Anfangsphase, in der die am besten geeignete Antwort ermittelt wird. In dieser ersten Phase des Beschaffungsprozesses geht der Einkäufer nach drei wichtigen Schritten vor.

1. Präzisierung des Bedarfs des internen Kunden

Bei einem Produkt, welches noch nicht gelistet ist, besteht der erste Schritt des Beschaffungsprozesses darin, dem internen Kunden zu helfen, seinen Bedarf zu präzisieren. Denn die Qualität der Antwort der Einkaufsfunktion liegt vor allem in der Berücksichtigung aller Nutzungsparameter des gewünschten Produkts.

Die Spezifikation umfasst z.B.:

• Die Identifizierung des Produkts (Gebrauchsbezeichnung, Funktion usw.);
• Die Quantifizierung des Bedarfs (Volumen, Terminierung, Dauer, Ort des Verbrauchs usw.);
• Die Qualitätskriterien (Positionierung des Sortiments, Referenzäquivalent, Zertifizierung usw.);
• Die Nutzungsbedingungen (Kombination mit welcher anderen Lieferung, spezifischer Verwendungskontext, Einschränkungen usw.);
• Die Serviceanforderungen (Verpackung, Verfügbarkeit im Notfall usw.);
• Die zusätzlichen Leistungen (Installation und Montage, Rücknahme und Recycling von Altprodukten usw.).

Durch das Gespräch mit dem internen Kunden können dessen Bedürfnisse genau qualifiziert werden. In einigen Fällen kann dies auch zur Festlegung eines alternativen, innovativeren Ansatzes im Vergleich zur ursprünglichen Anfrage führen. Die Fähigkeit des Einkaufsteams, gut zuzuhören und die Herausforderungen der Anfrage in ihrer Gesamtheit zu erfassen, ist hier von entscheidender Bedeutung.

2. Identifizierung potenzieller Lieferanten

Auf der Grundlage der Spezifikation und der verfügbaren Daten besteht der zweite Schritt im Beschaffungsprozess darin, ein Lieferantenpanel zusammenzustellen. Dieses Panel umfasst alle Akteure, die grundsätzlich in der Lage sind, das Produkt zu liefern, welches den Spezifikationen entspricht.

Für jeden Lieferanten, der in das Panel aufgenommen wurde, wird eine Qualifizierung nach den Kriterien der Beschaffungspolitik des Unternehmens durchgeführt:

• Einhaltung der ethischen und CSR-Richtlinien (Corporate Social Responsibility);
• Wirtschaftliche Nachhaltigkeit;
• Logistikkapazitäten und Lieferfähigkeit;
• Reputation, Scoring und Zulassungen;
• Kompatibilität mit der digitalen E-Procurement-Lösung des Unternehmens.

Die Einkaufsabteilung erhält so eine enge Auswahl an Lieferanten, die als Grundlage für die Konsultationsphase dient.

3. Aufnahme der Konsultation, auch als Ausschreibung bezeichnet

Das Einkaufsteam fordert jeden der ausgewählten Lieferanten im Panel zur Teilnahme an der Konsultation mittels Ausschreibung auf. Die Bedingungen dieser dritten Phase des Beschaffungsprozesses werden in einer Reihe von Dokumenten festgelegt:

• Ausschreibungsbedingungen;
• Spezifikation;

Parallel zur Aufnahme der Konsultation erstellt das Einkaufsteam ein Bewertungsschema, welches alle Kriterien, die für die Unterscheidung zwischen den Wettbewerbern relevant sind, zusammenfasst.

Die Konsultation besteht in der Regel aus zwei Phasen:

• Eine Prüfung der eingegangenen Unterlagen und anschließende Aussortierung der am wenigsten interessanten Bieter;
• Eine oder mehrere Anhörungen der besten Bieter mit mündlicher Präsentation und einer Fragerunde sowie eventuell einer Demonstration.

Beschaffungsprozess: Die 3 wesentlichen Phasen der Qualifizierung

Die Qualifizierung ist eine abschließende Phase, um die Antwort in einen nachhaltigen operativen Kontext zu stellen. Auch dieser zweite Teil des Beschaffungsprozesses besteht aus drei Phasen.

4. Auswahl des besten Anbieters

Dieser vierte Schritt im Beschaffungsprozess beruht auf einer objektiven Analyse des Wertangebots jedes Finalisten. In dieser Phase geht es nicht so sehr um die technische Fähigkeit, auf die Anfrage zu reagieren, welche bei der Aufnahme in das Panel nachgewiesen wird, sondern es wird vielmehr das reibungslose Funktionieren der Partnerschaft innerhalb der Unternehmen bewertet. Der Preis, die Qualität und die vorgeschlagenen Fristen sind natürlich ein wichtiger Faktor bei der Entscheidungsfindung.

Das Gespür und die Professionalität des Einkaufsteams spielen eine sehr wichtige Rolle, wenn es darum geht, eine möglicherweise mehrjährige Zusammenarbeit ins Auge zu fassen. Der Auswahlprozess führt schließlich zur Wahl des für das Unternehmen vielversprechendsten Anbieters.

5. Aushandeln der günstigsten Konditionen

In der fünften Phase des Beschaffungsprozesses geht es darum, die Zusagen in konkrete Verpflichtungen umzuwandeln, deren Einhaltung zeitlich messbar ist. Ziel ist es, mit dem zukünftigen Partnerlieferanten einen Win-win-Konsens zu erzielen, der die maximale Zufriedenheit des Unternehmens sichert, ohne die Fähigkeit des Partners zu beeinträchtigen, seine Verpflichtungen zeitgerecht zu erfüllen.

Dies ist eine Verhandlungsphase, auf die sich das Einkaufsteam so gut wie möglich vorbereiten muss. Der Einkäufer muss vor allem die strategischen Punkte vorhersehen, auf die er sich konzentrieren muss, und natürlich seine Argumente schärfen. Das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein einer Vorgeschichte (ob der Lieferant, der bei der Konsultation an erster Stelle stand, bereits gelistet ist oder nicht) ist ein entscheidender Punkt in diesem Verhandlungsprozess.

6. Festlegen der Bedingungen für die Partnerschaft

Die letzte Phase im Beschaffungsprozess ist insofern von entscheidender Bedeutung, als sie die Zusammenarbeit zwischen der Einkaufsabteilung und dem Lieferanten durch einen Vertrag langfristig festschreibt.

Dieser Vertrag muss zwei Aspekte so genau wie möglich regeln:

• Die Bedingungen für die Bewertung der Einhaltung der Verpflichtungen in Bezug auf Qualität, Logistikmanagement und Leistungserbringung im Allgemeinen;
• Die Bedingungen für die Beendigung des Vertrags, falls es zu Abweichungen von den ursprünglichen Zusagen kommt, die die Zusammenarbeit mit dem Einkaufsteam beeinträchtigen.

Die Rolle des Einkäufers hat sich in den letzten Jahrzehnten erheblich gewandelt, von einer produktbezogenen Verwaltungsfunktion hin zu einer strategischen Position, die für Kostenoptimierung, Wertschöpfung und Risikomanagement zuständig ist.

Heute basiert der Beschaffungsprozess auf sechs wichtigen Schritten, die zur Entwicklung einer für beide Seiten vorteilhaften Kunden-Lieferanten-Beziehung beitragen. Diese Arbeit legt den Grundstein für eine dauerhafte Lieferantenbeziehung, die es dann mithilfe eines kontinuierlichen Verbesserungsansatzes zu pflegen gilt.

Die Einkaufsfunktion steht vor einer weiteren Herausforderung: Dem Management der Lieferantenbeziehungen durch die Bewertung und Steuerung der Leistung ihrer Partner. Damit eröffnen sich neue Möglichkeiten, die Verwaltung dieser Einkäufe zu optimieren: Einführung einer Lösung zur Digitalisierung von Transaktionen, Einführung von Rahmenvereinbarungen, Straffung des Lieferantenportfolios etc. Alle diese Beschaffungsprojekte unterstützen die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

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