Producten en toepassingen standaardiseren

Lange tijd werden de producten in de categorie indirecte aankopen lokaal aangekocht. Door die gedecentraliseerde strategie konden alle vestigingen de producten die alleen zij nodig hadden, kopen bij de leveranciers van hun keuze, volgens hun eigen praktijken.

De voorbije twintig jaar zijn deze producten onder impuls van grote fabrikanten en distributeurs steeds meer gestandaardiseerd. Voor veel categorieën van indirecte aankopen is het mogelijk een Europees kernassortiment samen te stellen dat 80 % van de referenties in één productfamilie omvat. Een bedrijf kan dus vandaag voor al zijn Europese vestigingen contracten afsluiten op basis van één gemeenschappelijke offerte.

Die standaardisering van de producten ging ook gepaard met een consolidatie van de marktspelers. De markt voor kantoorbenodigdheden was hierin een voorloper. Je hebt nu echte Europese distributeurs in industriële benodigdheden, algemene diensten en verpakkingen. Ze kunnen hun klanten in de meeste landen bedienen, omdat ze meestal een organisatie hebben opgezet die zich bezighoudt met Europese raamovereenkomsten. Deze distributeurs hebben namelijk zowel een gemeenschappelijk aanbod als verschillende logistieke centra, waardoor ze een grote regio kunnen bestrijken.

De voordelen van een Europese raamovereenkomst

Dergelijke overeenkomsten hebben twee grote voordelen: de kosten gaan naar beneden en de algemene efficiëntie neemt toe.

Lagere kosten

Met een raamovereenkomst willen bedrijven vooral hun aankopen optimaliseren en volumekortingen bedingen, om zo van schaalvoordelen te profiteren. Anders gezegd: door de bijbehorende toename van de productievolumes nemen de kosten per eenheid af. Uit onze ervaring blijkt dat bedrijven die kiezen voor een Europese strategie voor indirecte aankopen, hun aankoopkosten met wel 30 % kunnen terugdringen. Het is dus zeker de moeite waard!

Betere algemene efficiëntie

Door de aanbestedingsprocedures voor contracten te centraliseren op de aankoopafdeling krijgen alle vestigingen van een bedrijf heel wat minder administratie voor de kiezen. Dit betekent een aanzienlijke besparing van tijd en geld. Bovendien zetten deze contracten bedrijven doorgaans aan om e-procurementoplossingen[1] of zelfs een nieuwe generatie aankooptools te ontwikkelen. En net die zijn ook een bron van productiviteit en kwaliteit. Een dergelijke aanpak heeft zeker een meerwaarde wanneer het gaat om indirecte aankopen. Want bij zulke aankopen zijn de processen zelden geoptimaliseerd en drijven de verborgen kosten onvermijdelijk de totale eigendomskosten (TCO) op.

Implementatie, het sleutelmoment van de raamovereenkomst

Het succes van deze Europese raamovereenkomsten staat of valt, zoals alle initiatieven om leveranciers te optimaliseren, met het vinden van het juiste evenwicht tussen goede aankooppraktijken opleggen en stimuleren bij je interne klanten. Het moeilijkste deel begint eigenlijk na de onderhandelingen, wanneer het contract wordt ondertekend en de implementatie van start gaat.

Alle vestigingen moeten worden overtuigd om niet langer bij hun plaatselijke leveranciers te bestellen, maar een beroep te doen op de distributeurs voor indirecte aankopen waarvan de centrale organisatie een lijst heeft gemaakt. Soms kan de bedongen korting lager liggen dan die bij een lokale leverancier. Daarom is het noodzakelijk uitleg en informatie te geven over het concept van totale kosten. Zonder die lokale ondersteuning bestaat het gevaar dat het aantal wilde aankopen toeneemt, waardoor de totale aankoopkosten van de betrokken producten en diensten onvermijdelijk naar omhoog gaan en het aankoopproces vertraagt.

Definitie van adhoc-aankopen of  C-Class aankopen

C-Class aankopen zijn goederen en/of diensten die worden aangekocht buiten de in het aankoopbeleid vastgelegde processen. Ze gebeuren heel vaak in noodgevallen, want bedrijven hebben ze nodig om het hoofd te bieden aan alledaagse gebeurtenissen. Omdat C-Class aankopen grote verborgen kosten meebrengen, beschouwt meer dan driekwart van de bedrijven het als een prioriteit om ze terug te schroeven[2].

Een succesvolle strategie die het digitale en relationele combineert

De uitvoering van raamovereenkomsten is dus een echte uitdaging die je met twee hefbomen tot een goed einde brengt.

Digitale tools

Een bedrijf dat een Europese raamovereenkomst wil opzetten, heeft er alle belang bij een gemeenschappelijke tool om bestellingen te plaatsen in gebruik te nemen. Of het nu gaat om de website van de leverancier in kwestie of om een e-procurementoplossing, het is belangrijk dat dit het aankoopkanaal bij uitstek wordt voor alle gebruikers. Het maakt aankoopprocessen soepeler en sneller, en de aankoopafdelingen kunnen hun uitgaven eenvoudig opvolgen. Zo kunnen ze erop toezien dat de raamovereenkomst naar behoren wordt uitgevoerd en indien nodig bijsturen.

Relationele aanpak

Het bedrijf heeft er ook baat bij te vertrouwen op het menselijke kapitaal van zijn leverancier. Met andere woorden, zijn teams: de verkoopmedewerkers op het terrein, de interne verkopers of de marketingafdeling.

Het is hun taak om de overeenkomst bij de gebruikers te promoten door de overeengekomen contractuele voorwaarden (details van het aanbod, kortingen, leveringstermijnen …) en de daaraan verbonden voordelen uit te leggen. Dat kan via bezoeken ter plaatse, telefooncampagnes, e-mailings enz. Deze teams kunnen ook regelmatig reportings[3] opstellen, zodat de aankoopafdelingen een goed beeld krijgen van de algemene prestaties.

Een Europese strategie voor indirecte aankopen invoeren is een belangrijke optimaliseringshefboom voor een aankoopafdeling, die daardoor een betere controle krijgt over haar leveranciersportefeuille en over de prijsvoorwaarden en de bedongen diensten. Zodra zo’n aanpak er is, kunnen aankoopafdelingen beginnen de indirecte aankopen te optimaliseren.

[1] Digitalisering van de aankopen

[2] Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018

[3] Een overzicht van gegevens