Qu’est-ce que la traçabilité des achats ?
La traçabilité des achats en entreprise se développe de plus en plus. Née dans l’industrie, elle s’étend aujourd’hui au secteur tertiaire. Disposer d’un système de traçabilité offre un historique complet, un contrôle et une vision objective sur les stocks et produits commandés aux fournisseurs. Chaque étape est contrôlée afin de pouvoir identifier pourquoi, comment et quand les produits sortent de l’entreprise. Résultat, cette procédure aide à répartir les dépenses de chaque service de façon pertinente. Il existe plusieurs solutions et manières d’opérer pour tracer les achats de produits.
Le tracking, traçabilité interne et externe
Parmi les solutions les plus répandues, le tracking offre la possibilité de suivre l’état des achats par unité de charge ou par lot de marchandises grâce à des contrôles et des identifications enregistrés. Toutes les étapes de suivi des produits, de la naissance du projet à sa destination finale dans les services sont connues.
La traçabilité interne concerne toutes les manipulations que connaissent les produits. Elle se fait à l’aide de codes SKU[1] ou d’outils spécifiques comme les logiciels WMS[2] pour la gestion des stocks en entrepôt.
Si les produits sont amenés à transiter ou à être distribués dans plusieurs pays, la traçabilité externe est essentielle. Elle permet un langage universel et codifié, compréhensible par tous les acteurs, afin que les produits puissent être référencés et localisés à tout moment.
Les solutions de traçabilité par identification et codification des achats
L’identification et la codification unique des produits font partie des solutions les plus efficaces. Elles permettent d’uniformiser le langage pour que tous les services puissent accéder aux données recherchées en temps réel. Pour effectuer cette démarche, des systèmes de traçabilité sont à mettre en place.
Le code-barres (UPC[3], EAN[4]) est la méthode d’identification la plus utilisée dans le monde. Pour tracer les achats et assurer la gestion, le contrôle et une bonne logistique, le système RFID[5] est une autre possibilité. Cette puce intègre et transmet des données par ondes radiofréquences. Le transfert de données doit transiter par un logiciel spécialisé, quelles que soient les solutions choisies.
Les solutions de traçabilité par code-barres
L’utilité du code-barres n’est plus à démontrer pour le suivi, le contrôle et la gestion des stocks. Les étiquettes code-barres génèrent des codes selon des protocoles de codification et de chiffrement spécifiques. Cette solution est simple et rapide à mettre en place par les services. Il suffit en effet de scanner une étiquette code-barres pour obtenir les informations nécessaires sur le produit en question.
Pour ce faire, il convient de s’équiper du matériel adapté : des imprimantes dédiées pour produire les étiquettes, ainsi que des lecteurs CCD (douchettes) ou lecteurs laser pour afficher les données liées au produit.
Solution de traçabilité par RFID
Le système RFID permet de stocker des informations récupérées à distance par les services sans nécessiter de contrôle direct. Carte RFID, étiquette RFID ou badge RFID, tous fonctionnent sur le même principe. Ils sont équipés d’une puce reliée à une antenne, qui stocke les données. Les informations sont alors envoyées à un lecteur RFID.
La capacité de stockage est importante, la vitesse et l’efficacité de la traçabilité optimisées. Comme pour le code-barres, des éléments aideront à la gestion du support d’identification :
- Le lecteur RFID, fixe ou portatif, pour lire les informations contenues dans la puce ;
- L’imprimante RFID pour éditer, imprimer ou, selon les modèles, encoder les étiquettes RFID ;
- Le logiciel RFID pour la gestion et le traitement des flux de données transmises par la puce RFID.
Le logiciel de traitement des données, une solution de traçabilité indispensable
Pour un traçage, un suivi et un contrôle optimal des achats, disposer d’un logiciel regroupant toutes les données liées aux mouvements des produits est primordial. Ce support digital collecte et stocke de manière cohérente les données, les traite et les partage aux différents acteurs mobilisés.
Opter pour une solution ERP[6] est l’une des méthodes les plus répandues. Ce système se charge de regrouper toutes les informations partagées par les différents services de l’entreprise. D’autres outils performants existent, comme le WMS, un logiciel puissant qui optimise les flux en entrepôt. Quant aux TMS[7], ils permettent d’organiser et de planifier plus efficacement les itinéraires de livraison des produits.
La traçabilité des achats est devenue une exigence clé dans les entreprises. Elle assure le contrôle, le stockage et le suivi de tous les achats effectués. En choisissant des solutions de traçabilité adaptées à ses enjeux et à sa taille, l’entreprise s’assure une communication et une transmission d’informations entre les services plus efficaces. Elle améliore sa gestion des stocks ainsi que sa rentabilité et évite les commandes inutiles, sources de dépenses superflues. Les solutions de traçabilité permettent l’identification des seuils de déclenchement et une meilleure compression des achats réalisés par l’entreprise.
La traçabilité des achats présente de nombreux avantages. Il s’agit d’une méthode qui apporte une vision plus stratégique de la fonction. Elle permet de suivre l’état des commandes de produits, mais aussi de les tracer et de gérer leur statut afin d’établir des contrôles sur les procédures, en encadrant et en sécurisant les processus d’achats.
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[1] Stock Keeping Unit ou unité de gestion de stock
[2] Warehouse Management System ou gestion d’entrepôt optimisée
[3] Universal Product Code ou code universel des produits
[4] European Article Numbering ou numérotation européenne des articles
[5] Radio Frequency Identification ou radio-identification
[6] Entreprise Ressource Planning, un système de gestion de l’entreprise
[7] Transport Management Systems ou logiciels de gestion du transport
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