Chris Breedveld, Acheteur Senior IT et NPR nous explique que le travail reposait encore largement sur les factures il y a deux ans. Les achats hors punch-outs n’étaient souvent visibles qu’à la réception de la facture. « Par conséquent, nous avions une vue incomplète sur une partie du processus d’achat et sur les coûts correspondants. Et c’est précisément pour le volume important de ces plus petites dépenses en produits routiniers que l’efficacité est importante. De la commande à la livraison, on est confronté à un flux d’e-mails qui doivent être lus et saisis dans un système de traitement des commandes ou des factures. La valeur d’achat totale ne pose pas vraiment problème, mais le processus prend du temps et le travail manuel augmente le risque d’erreurs. De plus, ces erreurs ne deviennent visibles qu’après la livraison et leur résolution nécessite beaucoup de travail. »
Transdev/Connexxion souhaitait depuis un certain temps déjà passer à une plateforme puchase to pay entièrement automatisée. Le souhait était de gérer l’ensemble du processus d’achat de manière entièrement numérique et centralisée sur une plateforme, de la demande du client à la facturation en passant par l’établissement du devis et du contrat et la commande. Après avoir évalué différentes solutions SaaS, la décision a été prise d’opter pour Coupa Software, la convivialité étant l’un des facteurs décisifs.
Après la mise en œuvre de la solution et la formation des collaborateurs concernés, encadrés notamment par Chris Breedveld qui peut désormais arborer le titre de Coupa Admin certifié, nous avons envisagé de poursuivre la numérisation du processus d’achat en connectant Coupa aux systèmes des fournisseurs. Un partenariat avec Manutan est engagé depuis 2014 et il était dès lors évident de négocier avec eux. Peter Paul van Hoegee, Manager Customer Solutions Benelux et Allemagne chez Manutan : « En notre qualité de fournisseur, nous nous efforçons constamment de rationaliser les processus d’achat pour nos clients. Les solutions d’e-procurement en sont un élément important. Nous connectons régulièrement notre système à celui de nos clients. Il s’agit parfois de connexions faciles à réaliser, comme dans le cas de Transdev/Connexxion, et, dans d’autres cas, elles nécessitent un véritable travail sur mesure, en fonction du système financier choisi par le client. »
C’est ainsi que Transdev/Connexxion travaille depuis mai 2020. Les transactions entièrement numérisées permettent un gain de temps important. Sjoerd Jehee, Team Lead Accounts Payable and Banking chez Connexxion, est satisfait de cette solution. « Le temps, c’est de l’argent : les coûts de traitement des factures sont non seulement inexistants, ce qui permet d’économiser environ vingt à trente euros par facture, mais les transactions sont aussi plus rapides et totalement exemptes d’erreurs. Si une commande est composée de plusieurs lignes, celles-ci passent sans problème dans le système. Depuis la demande d’achat jusqu’à la facturation après livraison. Le système est en outre extrêmement convivial. La seule chose à faire est de vérifier une fois par semaine le lot de paiements envoyé vers notre système ERP via Coupa. »
Sjoerd Jehee souhaiterait que davantage de fournisseurs travaillent avec le protocole cXML. « Nous constatons que le taux d’adoption est encore très faible aux Pays-Bas. Nous avons par exemple déjà des connexions avec nos fournisseurs de fleurs et de lunchs via cXML, mais l’approche reste manuelle avec d’autres fournisseurs. Nous souhaitons donc, si nous devons collaborer avec de nouveaux fournisseurs, qu’ils utilisent cXML. La complexité ne doit pas être un problème pour eux, explique-t-il, si le système du fournisseur dispose des bonnes capacités techniques, préparer la connexion de notre côté est très facile. Aucune connaissance technique n’est alors nécessaire pour établir la connexion. Il suffit de transférer quelques valeurs comme un nom de domaine, une identité et un secret partagé, et la connexion est opérationnelle. »
Désormais, Transdev/Connexxion achète ses fournitures et équipements de bureau ainsi que ses outils pour les ateliers des bus Connexxion chez Manutan par le biais de transactions entièrement numériques. Des commandes plus faciles, des livraisons claires et un traitement financier entièrement automatisé : les deux parties en sortent gagnantes. Peter Paul van Hoegee : « La fonction achat se concentre non pas sur la transaction, mais plutôt sur le produit à commander, la qualité et la relation avec le fournisseur. Le département financier n’a plus qu’une fonction de contrôle final et nous, en tant que fournisseur, recevons les commandes directement dans notre système, ce qui signifie que les livraisons peuvent être traitées plus rapidement, en combinaison et sans erreurs. Grâce au temps gagné, nous pouvons à nouveau nous concentrer davantage sur l’optimisation des processus d’achat chez nos clients. »
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