La standardisation des produits et des usages
Pendant longtemps, les produits qui composent les achats indirects étaient achetés localement. Cette stratégie décentralisée permettait à tous les sites d’acheter les produits dont ils avaient individuellement besoin, auprès des fournisseurs de leurs choix, selon leurs propres pratiques.
Depuis une vingtaine d’années, sous l’impulsion des grands fabricants et des distributeurs, ces produits se sont standardisés. Dans de nombreuses familles d’achats indirects, il est possible de construire un cœur de gamme européen qui représente 80 % des références d’une seule famille. Une entreprise peut donc aujourd’hui tout à fait contractualiser, sur la base d’une offre commune, pour l’ensemble de ses sites européens.
Cette standardisation des produits s’est aussi accompagnée d’une consolidation des acteurs. Le marché des fournitures de bureau a été précurseur dans ce domaine. On trouve maintenant de véritables distributeurs européens dans la fourniture industrielle, les services généraux ou encore l’emballage. Ils sont capables d’accompagner leurs clients dans la majorité des pays, car ils ont généralement mis en place une organisation dédiée à la signature d’accords-cadres européens. En effet, ils disposent à la fois d’une offre commune et de plusieurs centres logistiques permettant de couvrir un large périmètre.
Les bénéfices de la mise en place d’un accord-cadre européen
Une telle contractualisation présente deux principaux avantages : la réduction des coûts et une meilleure efficacité globale.
La réduction des coûts
À travers un accord-cadre, l’un des principaux objectifs des entreprises est de rationaliser leurs achats et de négocier des remises sur volume afin de réaliser des économies d’échelle. En d’autres termes, l’augmentation des volumes produits entraîne la baisse du coût unitaire. Notre expérience montre une réduction de près de 30 % des coûts d’achats chez les entreprises qui ont mis en place une stratégie européenne pour leurs achats indirects. Le jeu en vaut donc vraiment la chandelle !
Une meilleure efficacité globale
Mutualiser les procédures de passation des contrats avec la direction des achats permet d’alléger la charge administrative de l’ensemble des sites d’une même entreprise. Cela représente un gain de temps et financier non négligeable, d’autant que ces contrats favorisent généralement le développement de solutions d’e-procurement[1], voire d’outils achats nouvelle génération, au sein de l’entreprise, qui sont également sources de productivité et de qualité. Une telle démarche prend ainsi tout son sens quand il est question d’achats indirects, ces achats dont les processus sont rarement optimisés et dont les coûts cachés gonflent inévitablement le coût total d’acquisition (TCO).
Le déploiement, moment clé de l’accord-cadre
Le succès de ces accords-cadres européens repose, comme toute démarche de rationalisation des fournisseurs, sur la capacité à trouver le bon équilibre entre le fait d’imposer et de stimuler les bonnes pratiques achats auprès des clients internes. Le plus difficile commence en réalité après les négociations, au moment de la signature du contrat, lorsque suit la phase de déploiement.
Il faut convaincre l’ensemble des sites de ne plus commander auprès de leurs fournisseurs locaux, mais de s’adresser aux distributeurs d’achats indirects qui ont été référencés par l’organisation centrale. Parfois la remise négociée peut être moins importante que celle obtenue auprès d’un fournisseur local. Il est alors nécessaire de faire un travail de pédagogie et de communication sur la notion de coût complet. Sans cet accompagnement de proximité, le risque est de voir se multiplier les achats sauvages, qui gonflent immanquablement les coûts totaux d’acquisition des produits et des services concernés, tout en ralentissant les processus d’achat.
Définition des achats sauvages ou des achats de classe C
Les achats de classe C désignent les achats de biens et/ou de services effectués en dehors des processus définis par la politique achat. Très souvent réalisés en urgence, les entreprises ont besoin de ces produits et services pour faire face aux événements du quotidien. Parce qu’ils représentent des coûts cachés considérables, plus de trois quarts des entreprises considèrent la réduction des achats sauvages comme une priorité[2].
Une stratégie gagnante qui combine le digital et le relationnel
Le déploiement des accords-cadres constitue ainsi un véritable défi qu’il convient de relever en s’appuyant sur deux leviers.
Des outils digitaux
L’entreprise qui souhaite mettre en place un accord-cadre européen a tout intérêt à s’équiper d’un outil commun de passation de commande. Qu’il s’agisse du site web du fournisseur en question ou d’une solution d’e-procurement, il est important que cela devienne le canal de référence pour tous les utilisateurs. Cela fluidifie et accélère les processus d’achat, tout en permettant aux directions des achats de suivre les dépenses. Ces dernières peuvent ainsi s’assurer du bon déploiement de l’accord-cadre en question ou bien engager des actions correctives, si nécessaire.
Une approche relationnelle
L’entreprise a également tout à gagner à s’appuyer sur les capacités de déploiement du fournisseur, c’est-à-dire ses équipes : la force de vente sur le terrain, les commerciaux sédentaires ou encore le service marketing.
Leur travail consiste à promouvoir l’accord auprès des utilisateurs en leur exposant les conditions contractuelles négociées (les détails de l’offre, les remises, les délais de livraison, etc.) et les bénéfices associés. Cela peut se faire à travers des visites de sites, des campagnes d’appels, des emailings, etc. Ces équipes sont également en mesure d’assurer un reporting[3] régulier auprès des directions des achats pour suivre la performance globale.
Adopter une stratégie européenne pour ses achats indirects représente un levier d’optimisation clé pour la fonction achat, qui leur garantit une meilleure maîtrise de leur portefeuille fournisseurs ainsi qu’un contrôle des conditions tarifaires et des services négociés. Après avoir mis en place une telle approche, les directions des achats pourront alors entreprendre un travail d’optimisation des achats indirects.
[1] Digitalisation des achats
[2] Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018
[3] Communication de données
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