Des fournitures industrielles toujours en stock, cela semble tellement évident. Mais en coulisses, vos collaborateurs s’y emploient activement. Ils méritent des félicitations, car il n’est pas toujours facile de gérer le temps considérable que cela requiert, les charges administratives que cela entraîne et l’équilibre optimal entre un stock trop important et un stock insuffisant. Pour couronner le tout, selon une grande partie des personnes interrogées, leurs collègues ne s’approchent de leur bureau que pour se plaindre d’un problème, jamais pour dire que tout est parfaitement en ordre. Comment les maintenir motivés ?

Connaissance et compréhension

Savoir ce qui les motive et leur dire que vous comprenez les défis qui se posent à eux est essentiel. Saviez-vous, par exemple, que 30 % d’entre eux conservent même un stock secret, simplement pour éviter que quelqu’un manque de quelque chose ? Plus de 35 % des personnes interrogées préfèrent constituer un stock annuel complet de fournitures de base.

Le tour de l’entreprise constitue pour bon nombre d’acheteurs un volet important de leur travail. Environ 20 % des personnes interrogées affirment faire le tour de l’entreprise une fois par semaine pour voir ce qu’il est nécessaire de commander. Par ailleurs, ce n’est pas le seul élément sur lequel ils basent l’ensemble de la procédure de commande. Une personne sur cinq commande certains produits à dates fixes. 8 % commandent ad hoc à la suite d’une demande arbitraire et quelque 28 % regroupent d’abord un certain nombre de demandes avant de passer une commande groupée.

Ils n’éprouvent pas la nécessité d’être sous les projecteurs, mais veulent simplement, dans l’ombre, veiller à ce que tout se déroule parfaitement.

Au secours !

Comment pouvez-vous les soutenir dans leur tâche exigeante ? Commander chaque fois ad hoc ce qui est demandé, constituer un stock secret et parfois même une réserve annuelle complète pour éviter que quelqu’un manque de quelque chose, cela semble très noble, mais c’est naturellement peu efficace. Commander un même produit quatre fois dans le mois génère également quatre fois autant d’opérations : quatre commandes, quatre livraisons, quatre factures et… quatre risques d’erreur.

Les lead buyers (responsables finaux des achats au sein de grandes entreprises) trouvent absolument normal que les fournisseurs formulent des propositions pour améliorer l’efficacité du processus de commande. Quelque 60 % n’en attendent même pas moins. Ce pourcentage est nettement inférieur parmi vos collaborateurs.

Par conséquent, utilisez les résultats de l’étude de Manutan pour analyser ensemble leur comportement de commande. Indiquez-leur qu’un bon fournisseur peut les soulager de nombreuses tâches. Ils resteront toujours ceux qui savent ce qui se passe sur le lieu de travail, mais le fournisseur peut les aider pleinement dans leur tâche. À quoi pensez-vous ?

Un bon fournisseur peut également livrer ce que d’autres livrent (une diminution de fournisseurs qui se chevauchent signifie un gain de temps important), instaurer des méthodes de commande efficaces, prévoir des approbations qui donnent à votre collaborateur un contrôle total – mais sans les formalités – et veiller à une livraison et une distribution interne intelligentes. En outre, un bon fournisseur peut aider vos collaborateurs (en contribuant) à gérer le stock. Ou les aider à anticiper et à prévoir, par exemple, en ce qui concerne les achats spécifiques à chaque saison. Encouragez vos collaborateurs à consulter www.manutan.be/blog, un site débordant de conseils et d’astuces pour faciliter leur travail et le rendre plus efficace. Ils resteront ainsi cette force tranquille, mais seront dorénavant encore plus efficaces.

Manutan helpt u graag

Manutan est ce type de fournisseur prévenant. Nous nous faisons un plaisir d’aider les acheteurs à travailler plus intelligemment. Non seulement en proposant plus de 80 000 produits, mais aussi en publiant nos conseils et astuces sur www.manutan.be/blog. Vous souhaitez vous-même en savoir plus sur nos possibilités de commande électronique, de livraison et de facturation plus intelligentes ? Contactez Manutan au 02/583 01 01 ou laissez un message ci-dessous.

*) Étude réalisée par Novio Research à la demande de Manutan auprès de 792 responsables des achats en Belgique, dont des lead buyers d’entreprises de plus de 200 travailleurs – août 2016. Téléchargez un résumé de l’étude en cliquant ici.

Vous voulez introduire une autre approche de projet et de planning au sein de votre équipe parce que la communication ne passe pas bien ou que les projets sont trop coûteux ou terminés hors délai ? Prenez le temps et la peine d’examiner les étapes essentielles à tout changement fructueux. En pratique, on recherche souvent une solution globale, faite de logiciels (onéreux) de planification et de projet. Et si le programme ou l’appli ne fonctionne pas, on passe à la dernière solution logicielle du moment.

Réfléchissez avant de commencer

1. Réfléchissez bien à la méthodologie que vous voulez introduire et pourquoi.
2. Réfléchissez à la manière dont vous allez introduire, intégrer et sécuriser le nouveau processus.
3. Réfléchissez aux moyens de planification que vous voulez mettre en œuvre pour soutenir le projet et visualiser les progrès des projets de votre équipe.

Visualisez votre projet

Il arrive souvent qu’on passe outre, ou trop vite, les deux premières étapes. Avant d’acquérir des équipements onéreux comme un logiciel de projet, nous vous conseillons, dans un premier temps, de définir le problème et de visualiser un plan d’approche. N’hésitez pas à vous investir, avec votre équipe, dans la définition d’un processus de travail optimal. C’est possible avec des moyens simples et abordables, comme un tableau magnétique où vous balisez à l’aide de marqueurs et de Post-its colorés les grandes lignes de votre projet. Une manière simple de réunir toute votre équipe autour d’une même méthodologie. Si vous collaborez avec plusieurs équipes ou des équipes à distance, un tableau interactif numérique est une bonne solution.

Partager, apprendre et corriger

Après cette phase, vous commencez à travailler selon le nouveau processus : une méthodologie qui vous permet de réaliser, d’évaluer, de corriger et d’achever ! Le tableau de planification, aussi appelé « whiteboard », se révèle un outil efficace et dynamique : adaptez la disposition du tableau au processus de projet choisi avec des tâches partielles et actualisez-le au moins chaque semaine selon les progrès réalisés.

Toutes les informations apparaissent ainsi clairement et à leur place. On peut les corriger rapidement et le projet devient tangible pour les membres de votre équipe. La concertation hebdomadaire organisée avec les membres de votre équipe renforce la communication et l’implication, et augmente d’autant les chances de réussite du projet.

Si tout se passe bien, vous pouvez toujours décider d’introduire un logiciel de planning et de support de projet. L’avantage est que l’équipe travaille désormais selon un processus standardisé, ce qui lui permettra de se familiariser plus rapidement avec le nouveau logiciel.

Manutan est à votre disposition pour vous aider

Grâce aux conseils ci-dessus, vous avez la certitude que l’introduction d’une nouvelle méthodologie de projet se passera bien. Besoin d’aide pour choisir le bon tableau ? Lisez l’article « Comparez les whiteboards et bien les choisir ! ». Consultez également sur manutan.be l’assortiment complet de whiteboards, tableaux de planification et chevalets. Lisez aussi tous nos blogs destinés à travailler plus malin sur . Et n’hésitez pas non plus à appeler le helpdesk Manutan au 02 583 01 01 pour des conseils malins.

Le Daily Scrum (également appelé Daily Standup) est une réunion d’équipe et une composante cruciale du Scrum : une méthode utilisée pour permettre à des équipes autopilotées de mener à bien des projets (partiels) en 4 semaines. Scrum promet d’accroître l’efficacité et l’implication des équipes et d’obtenir un ROI optimal en gaspillant moins de temps et d’argent.

L’objectif du Scrum

L’objectif du Daily Scrum est de veiller à ce que chacun soit le plus efficace possible dans son travail. La réunion d’équipe, qui est organisée et accompagnée par le Scrum Master , dure 15 minutes au maximum et se tient chaque jour à la même heure et au même endroit (devant le Scrum Board ou Task Board). Pour que la réunion reste courte et efficace, chacun est debout et répond aux 3 questions suivantes :

• Qu’ai-je accompli depuis la réunion précédente ?
• Que vais-je faire avant la prochaine réunion ?
• Quels sont les problèmes auxquels je suis confronté et de quel type d’aide ai-je besoin ?

Le Scrum Board est le lieu central où l’équipe coordonne le travail restant et l’approche commune. Les tâches du projet sont tenues à jour sur le Scrum Board (tableau ou tableau blanc). Le tableau donne en un coup d’œil une vue d’ensemble sur l’état d’avancement du projet.  Les tâches sur le tableau sont réparties sur 3 colonnes : To Do, In Progress et Done. Les principales tâches sont placées dans la partie supérieure du tableau.

Si vous voulez donner toutes les chances de réussite à votre Daily Scrum devant le tableau, il faut respecter les conditions et règles susmentionnées mais également veiller à quelques points importants. Si le processus ne se déroule pas comme il se doit, vous risquez en effet d’avoir une équipe démotivée qui ne voit plus l’intérêt du Scrum, de ne plus disposer d’un Scrum Board mis à jour et de perdre le contrôle d’un projet. Voici 3 pièges que vous devez éviter ou points à résoudre pour réussir votre Daily Scrum.

Piège 1 : le Daily Scrum n’est pas destiné à rendre compte au Scrum Master

On le constate très souvent : un membre de l’équipe prend la parole et est le seul à regarder le dirigeant pendant que le reste de l’équipe regarde l’orateur ou son téléphone. Aucune interaction, ni collaboration. Il incombe au Scrum Master de signaler ce comportement et de le corriger. Il est impératif que le Scrum Master donne l’exemple à cet égard. Si le Scrum Master ne fait qu’opiner du chef et ne dit rien lorsqu’on lui parle, cela ne motive pas les autres membres de l’équipe à analyser les problèmes ou à aider/soutenir les autres. La réunion debout quotidienne est destinée précisément à resserrer les rangs et à comprendre les progrès mutuels. Dans l’idéal, chaque membre de l’équipe doit s’adresser aux autres afin de les aider en cas d’empêchements, d’obstacles ou de risques.

Piège 2 : le Daily Scrum n’est pas le moment pour changer le planning

Le Daily Scrum n’a pour but d’ajuster le planning lorsqu’une nouvelle exigence ou condition vient s’ajouter par hasard au projet. Or, on voit régulièrement un Scrum Master présenter les nouvelles exigences à l’équipe durant la réunion debout, en demandant aux membres les tâches qu’ils peuvent adapter pour libérer du temps pour les nouvelles. Dès que cette discussion commence, le temps manquera pour partager les avancées du projet et le Daily Scrum se transformera en une réunion de planning. Il revient au Scrum Master de respecter l’ordre du jour fixe des réunions débout. Si vous souhaitez tout de même parler d’éléments techniques relatifs au planning, programmez une courte réunion avec l’équipe de projet juste après le Daily Scrum. Vous aurez ainsi le temps de discuter de la nouvelle exigence et de fixer des priorités.

Piège 3 : le Daily Scrum n’est pas une discussion technique

Les membres de l’équipe doivent s’abstenir, en faisant le point, de donner des explications sur les détails techniques de leurs activités. Si des membres de l’équipe souhaitent des explications sur des éléments techniques qu’ils ne comprennent pas, ils peuvent se retrouver et en discuter ensemble après la réunion debout. Un Daily Scrum n’est vraiment destiné qu’à discuter de l’avancée du processus et non pas à donner des explications de fond ou à répondre à des questions techniques.

Manutan est à votre disposition pour vous aider

En évitant les pièges susmentionnés, vous exploiterez au mieux le potentiel de la fonction du Daily Scrum. Si vous voulez connaître le matériel approprié et la meilleure manière de répartir votre Scrum board, lisez l’article « Un tableau convivial et lisible pour votre Daily Scrum ». Consultez également le site www.manutan.be, notre blog débordant de bons plans www.manutan.be/blog ou appelez le helpdesk au 02 – 583 01 01 pour de plus amples informations sur le travail malin et performant.

5 astuces pour un nettoyage de printemps

1. Récompensez-les
   Une récompense, ça marche toujours. En échange de quelques billes, vous parviendrez par exemple à mettre vos élèves au travail en un rien de temps. Les plus jeunes dans la cour, les plus grands aux abords de l’école. Donnez-leur un balai et un râteau et laissez-les remplir les sacs poubelles de feuilles mortes, de papier et de plastique. Pour chaque petit sac  rempli, ils reçoivent par exemple un certain nombre de billes et, s’il s’agit d’un  grand sac-poubelleOtje, offrez-leur une série de maillets. En un rien de temps, toutes les feuilles mortes auront disparu du bac à sable !
2. Rendez le nettoyage amusant
   On n’apprendra jamais trop tôt aux élèves le recyclage des déchets. En éveillant leur intérêt vis-à-vis de la nature durant les cours et en leur expliquant le traitement des déchets, ils apprennent tout en s’amusant l’importance du ramassage des déchets. Vous jetez toujours vos déchets à la poubelle. Nous proposons spécialement pour la cour de récréation des  poubelles anti-vandalisme dotées d’une grande ouverture et des poubelles amusantes en forme de grenouille, de pingouin ou de dauphin. Rassemblez toutes sortes de déchets et laissez les élèves se prêter au jeu du tri sélectif. Celui qui réussit le mieux remporte un chouette cadeau.
3. Stimulez les détectives
   Armé(e) d’une  pince attrape-tout et d’un sac-poubelle, vous pourrez déjà récolter de nombreux déchets en une petite heure à peine. Mais parmi les déchets, iln’y a pas que des feuilles et des papiers de bonbons. Laissez les élèves se glisser dans la peau d’un détective afin de découvrir les déchets les plus étranges de la cour de l’école. Et s’ils croisent des déchets en chemin, ils doivent bien entendu les ramasser, sinon, ça ne compte pas.
4. Après l’extérieur, au tour de l’intérieur
   Quand l’extérieur est rangé, il y a bien entendu encore de quoi s’occuper à l’intérieur. Rien de tel qu’une journée maussade de printemps pour s’attaquer à ce genre de corvée. Il est très courant d’appeler les parents en renfort au travers d’une lettre d’information. Il faut en effet dépoussiérer tout le matériel, trier les armoires et débarrasser les tables et les chaises des éventuels chewing-gums avant de les nettoyer. Si vous emballez le tout en organisant un verre de l’amitié avec les élèves à l’issue du nettoyage, vous motiverez assurément les parents et autres bonnes âmes à se porter candidats.
5. Entretenir et réapprovisionner
   Lors du grand nettoyage, il faut bien entendu également penser à colmater les fuites, nettoyer les paillassons et les protections solaires, sans oublier l’entretien du système de ventilation. Réapprovisionnez tout ce qui doit l’être, rangez bien tout et réordonnez éventuellement votre réserve. Votre école sera alors fin prête pour aborder une nouvelle année scolaire.

Manutan se fait un plaisir de vous aider

Manutan dispose de diverses fournitures pour transformer votre nettoyage de printemps en un jeu d’enfant : des nettoyeurs haute pression, produits d’entretien et décapants antigraffiti aux poubelles et sacs poubelles sans oublier les balais. Allez vite jeter un oeil sur www.manutan.be, consultez notre blog regorgeant d’astuces : www.manutan.be/blog ou contactez notre helpdesk au 02-583 01 01 pour un conseil sans engagement.