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Acheteurs : 4 idées pour bien aborder la rentrée

Posted on by Manutan

Les quatre idées fortes suivantes peuvent inspirer les acheteurs :

  • S’engager dans une formation pour perfectionner ses compétences d’acheteur
  • Tirer profit des réseaux d’acheteurs professionnels
  • Aborder une nouvelle étape de la transformation digitale
  • Travailler les fondamentaux de la fonction achat

Entamer une formation pour perfectionner ses compétences d’acheteur

Le contexte actuel demande aux acheteurs une grande adaptabilité pour faire face à des situations bien souvent inédites. Pourquoi ne pas mieux accompagner le redémarrage post de vacances à travers l’acquisition de compétences nouvelles ?

En effet, de nombreuses thématiques de formation sont offertes aux acheteurs professionnels. Ces quelques exemples relevés dans le catalogue d’un célèbre institut de formation donnent une idée de la diversité des possibilités :

  • Négociation d’achat
  • Contrats d’achat et risques juridiques
  • Achats internationaux
  • Gestion de la relation fournisseurs

En quelques demi-journées, vous aurez ainsi la possibilité de prendre un recul bien utile sur les basiques de votre métier.

S’engager davantage dans les réseaux d’acheteurs professionnels

La dimension hors normes de l’épreuve actuelle confronte chaque acheteur à des difficultés rarement rencontrées auparavant. En effet, ces défis mettent parfois en péril la continuation de l’activité de leur entreprise.

C’est pourquoi les pratiques nées de la crise et ayant démontré leur efficacité constituent une expérience précieuse pour les acheteurs.

Chacun, dans son secteur d’activité, a identifié et perfectionné des pratiques gagnantes.

  • Ce qui fonctionne ici peut certainement permettre de résoudre des problèmes ailleurs
  • Les périls affrontés dans telle filière sont potentiellement annonciateurs de tensions dans un autre contexte

Des associations, réseaux et groupes de réflexion existent pour confronter et développer les pratiques nouvelles. Rejoignez-les !

Approfondir la transformation digitale du processus achat

Les contraintes du travail à distance et la nécessité de remettre parfois brutalement en cause son organisation passée ont accéléré le besoin de renouveler l’équipement des acheteurs.

Or, la transformation digitale des pratiques achats est une réponse éprouvée à la plupart des enjeux qui s’imposent aux acheteurs :

  • Développer le recueil, le traitement et l’analyse des données achats
  • Accélérer la transmission des informations et la prise de décision
  • Se rapprocher de ses fournisseurs pour densifier les écosystèmes
  • Faciliter l’exercice de l’intelligence collective inter-métiers pour imaginer des réponses nouvelles

La transformation digitale du processus achat est une démarche longue et itérative. Le contexte actuel doit manifestement inciter les équipes à redoubler d’efforts pour mener à bien ce projet.

Solidifier les fondamentaux de la fonction achat

L’interaction avec les clients internes

Les clients internes de l’entreprise donnent sens à l’action des acheteurs. Consacrez du temps à faire le bilan de la collaboration pendant la période passée pour identifier des axes de progrès.

Les priorités pour l’innovation

Les échanges, en particulier, avec les clients internes et la Direction Générale de l’entreprise, doivent vous permettre de réévaluer les priorités pour la période à venir.

La plateforme contractuelle

De nouveaux partenaires et de nouvelles filières ont peut-être intégré votre écosystème dans des délais records pour privilégier la continuité d’activité. L’heure est alors venue d’harmoniser les dispositions contractuelles pour conserver une cohérence à votre référentiel.

L’écosystème de fournisseurs et partenaires

La robustesse de votre réseau a démontré son potentiel pendant les périodes de forte tension récemment traversées. Des enseignements sont probablement à tirer et des pratiques agiles à généraliser.

En conclusion, de multiples leviers sont à la disposition des acheteurs pour renforcer leur contribution au rebond de leur entreprise. Compétences, outils et réseau constituent en effet des gisements d’amélioration inépuisables au profit de la fonction achat.

Comment bien aménager son bureau quand on emploie des travailleurs flexibles ?

Posted on by Manutan

1.    Prévoyez des espaces de rangement pour vos travailleurs flexibles

Le travail flexible doit idéalement aller de pair avec une clean desk policy. En effet, il serait peu agréable de s’asseoir le matin au bureau de son choix et d’y trouver les objets personnels du travailleur l’ayant occupé la veille. Pour rendre cette clean desk policy possible et encourager vos travailleurs à ranger intégralement leur bureau à leur départ, il est donc indispensable de prévoir des espaces de rangement en suffisance sur votre lieu de travail. Ces espaces peuvent notamment être équipés de casiers à serrure où les travailleurs peuvent ranger leurs effets de valeur ou documents confidentiels.

2.    Installez des bureaux et chaises réglables en hauteur

Une ergonomie de qualité, et plus particulièrement une bonne position assise, se révèle essentielle à la santé et au bonheur des travailleurs. Lorsque chacun peut s’asseoir où il le souhaite, l’idéal est donc d’installer des chaises et bureaux facilement réglables qui s’adaptent à la longueur des jambes des travailleurs, à la hauteur de leurs épaules, etc.

3.     Aménagez des espaces de réunion intimistes

Se réunir est indispensable dans une entreprise, mais une grande salle de réunion grignote souvent de précieux mètres carrés de surface commerciale sans pour autant offrir de grande diversité. C’est la raison pour laquelle il est préférable d’aménager plusieurs petites salles de réunion ! Vos travailleurs flexibles ont ainsi plus de choix où s’installer autour d’une table de réunion et pourront travailler à l’écart dans la plus grande concentration.

Combien de places prévoir pour les travailleurs flexibles ?

Le nombre exact de places à prévoir pour ses travailleurs est extrêmement variable. Het Nieuwe Team Werken, une initiative de la Vlerick Business School et de l’Arteveldehogeschool, plébiscite par exemple l’aménagement des bureaux de l’entreprise belge Switch, active dans le secteur IT, où seuls huit bureaux sont pourtant disponibles pour tous les dix travailleurs. Il y a huit ans, l’entreprise Citrix a quant à elle décidé de réduire son nombre de bureaux d’ici . L’objectif ? Ne pas installer plus de six bureaux par tranche de dix travailleurs. [3] Chaque entreprise est toutefois libre d’appliquer ses propres règles, puisque d’autres décident par exemple de prévoir des bureaux pour 70 % de leurs effectifs. [4]

Le nombre idéal de places dans votre entreprise dépend bien entendu de la fréquence à laquelle vos travailleurs sont autorisés à travailler à la maison. Afin de le déterminer au mieux, n’hésitez pas à lister les travailleurs présents chaque jour et à cocher ceux et celles qui ont impérativement besoin d’un poste de travail. Tenez aussi compte des « jours de pointe » pour éviter les mauvaises surprises.

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour travailler de façon maligne et efficace ? Lisez nos autres articles de blog ou contactez notre helpdesk pour plus d’informations sur l’aménagement de votre entrepôt, atelier ou .

[1] Source : https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/economie/le-belge-parmi-les-travailleurs-les-moins-flexibles-d-europe/10085063.html, 8 janvier 2019

[2] Source : https://www.forbes.com/sites/jeffsteele/2020/01/08/how-2020-shapes-up-for-coworking-and-flexible-office-space/#74dbb8e85e9b, 8 janvier 2020

[3] Source : https://www.jobat.be/fr/art/6-bureaux-pour-10-travailleurs-dici-2020, 14 novembre 2012

[4] Source : https://www.hln.be/geld/jobs/zijn-wij-klaar-voor-de-flex-desk~a40a0cfa/?referer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F, 19 novembre 2016

4 bonnes raisons d’investir dans l’ergonomie

Posted on by Lydia Rongen

1.    Le meilleur pour votre équipe

Chez Manutan, nous défendons l’idée d’« enterprising for a better world ». Nous souhaitons apporter notre contribution à un monde meilleur, ce qui explique pourquoi nous optons de préférence pour des solutions durables – aussi bien pour la société, l’environnement, nos collaborateurs et nos clients. Ainsi, nous aidons les entreprises à entamer leur transition vers un espace de travail ergonomique avec des conseils en aménagement, notamment par l’acquisition de sièges et bureaux ergonomiques. Vous pourrez même compter sur Manutan pour rendre votre entrepôt ou atelier plus ergonomique !

De notre côté, nous avons voulu montrer le bon exemple à nos clients avec un relooking complet de nos bureaux sur le plan de l’ergonomie (notamment en matière d’acoustique, car cet aspect y est fortement lié) et de notre branding. Pourquoi ? Parce que nous accordons une importance particulière à la responsabilité sociale des entreprises, qui passe par leur amélioration sur trois plans : social, environnemental et économique. Toutefois, cette transition vers un avenir durable n’est possible que si nos collaborateurs en font partie.

2.    Les interruptions de travail coûtent beaucoup d’argent

Certes, vous cherchez à mettre vos employés dans les meilleures conditions pour qu’ils se sentent impliqués et motivés dans leur tâche, mais toute cette attention que vous accordez à l’ergonomie n’est pas non plus sans conséquence (positive) sur vos finances. Prenons l’exemple d’un employé atteint de TMS en raison d’un manque d’ergonomie : ce travailleur coûte énormément d’argent à son entreprise. Suivant l’idée qu’il vaut mieux prévenir que guérir, les postes de travail conçus de manière ergonomique apportent de vraies réponses aux causes de l’absentéisme, que ce soit au bureau, dans un atelier ou dans un entrepôt.

3.    Travail ergonomique = travail de qualité

Grâce à des équipements ergonomiques, vos employés se sentiront moins fatigués. L’impact peut être direct, notamment avec l’installation de tapis antifatigues, mais également indirect : un bon éclairage évite à vos collaborateurs de froncer en permanence les sourcils. Vous ressentirez immédiatement les effets sur l’ambiance de travail. Un employé avec un poste de travail correctement agencé ou un bureau ergonomique sera plus en mesure de gérer la charge de travail supplémentaire et d’autres facteurs générateurs de stress.

4.    Ergonomie : petits détails, grandes différences

Peut-être voyez-vous l’ergonomie au travail comme une simple adaptation à apporter aux machines et au mobilier afin de diminuer la charge physique d’une tâche ou d’en faciliter les mouvements, mais cette pensée serait bien trop réductrice. L’ergonomie passe également par un changement crucial des mentalités : un employé qui continue d’adopter une mauvaise position assise sur un siège ergonomique finira par se plaindre de maux de dos. Cette prise de conscience ne demande pas d’investissement onéreux et produit pourtant un effet considérable.

Engager un ergonome, la solution ?

Si vous décidez de réaménager tout votre lieu de travail, ou d’organiser intelligemment votre nouvel espace, il va de soi que vous devez tenir compte de l’aspect ergonomique dès le début de votre projet. Un poste de travail bien imaginé dès le début facilitera ensuite le choix du mobilier, sans pour autant faire gonfler la facture finale !

Pour guider vos choix en matière d’ergonomie, vous pouvez toujours faire appel à l’équipe de projet Manutan, mais également à un conseiller en prévention ou un ergonome. Vous l’aurez compris, ces experts sont spécialisés en ergonomie, que ce soit pour un bureau ou des espaces industriels. Leur connaissance en matière de psychologie, ergonomie et acoustique leur permet de trouver l’équilibre dans l’espace de travail et de donner des recommandations pour en améliorer la disposition. Si l’ergonome est compétent pour l’aménagement de l’espace professionnel, il peut également vous aider en matière de lutte contre les risques professionnels ou vous guider dans les adaptations possibles pour un collaborateur à mobilité réduite.

Envie d’en savoir plus sur le travail ergonomique ?

Jetez un œil à notre assortiment complet d’équipements ergonomiques sur notre page qui leur est consacrée ou consultez nos articles de blog pour plus d’inspiration. Vous avez encore des questions ? Contactez sans tarder notre helpdesk. Nos collaborateurs se tiennent à votre disposition pour vous aider.

Bouger au travail et autres astuces pour lutter contre la fatigue

Posted on by Manutan

Un espace de détente qui vous donne envie de bouger

Pour vos réunions ou discussions en petit comité, un cosy corner s’avère fortement utile, mais votre entreprise peut également accueillir un espace de détente où les collaborateurs se dégourdiront les jambes avec une table de ping-pong ou de baby-foot, par exemple. Une activité physique favorise la circulation sanguine (vers le cerveau, mais aussi vers les jambes, qui peuvent parfois sembler lourdes) et procure de l’énergie. Lors de cette courte pause sportive, votre corps sécrète des endorphines, une hormone qui vous rendra deux fois plus enthousiaste à reprendre le travail.

Une question ? Rendez-vous à l’îlot de votre collègue pour la poser

Certes, l’envoi d’e-mails est facile et efficace, mais pourquoi n’iriez-vous pas directement voir votre collègue pour poser votre question ? Vous ferez d’une pierre deux coups : vous ferez un peu d’exercice et obtiendrez une réponse immédiate. L’aménagement des bureaux aussi, tel que l’installation d’îlots ouverts, peut également être propice au déplacement et à la discussion entre collègues. Pour certains projets, vous pouvez éventuellement organiser des réunions en marchant, avec l’avantage de vous aérer en même temps le cerveau. Pourquoi s’enfermer dans une salle si vous n’avez pas besoin d’équipements lors de la réunion ? Sortez à l’air libre avec le collègue en question. Un bon bol d’air frais fera pleuvoir les bonnes idées.

Travailler debout : une bonne solution ergonomique

Quand on parle d’ergonomie, on pense généralement à un siège de bureau associé à la bonne posture. C’est une très bonne solution, mais il en existe d’autres. Pensez notamment à un bureau réglable en hauteur afin de travailler debout. En passant régulièrement d’une position assise et une position debout, et vice-versa, vous améliorez votre productivité et réduisez les risques de mal de dos.

Nombre de vos employés travaillent la plupart du temps en position debout, par exemple à l’accueil de votre entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez leur proposer d’installer des tapis antifatigue, avec effet dissipant grâce aux micromouvements qu’il crée. Ces mouvements favorisent le flux sanguin dans les jambes et veillent donc à ce que le sang n’y stagne pas. Les employés qui travaillent sur ces tapis antifatigue se sentent jusqu’à 20 % plus énergétiques !

Commencer la journée du bon pied : un petit-déjeuner équilibré

Le matin, certaines personnes n’ont tout simplement pas faim. Pour d’autres, c’est tellement la course qu’ils ne prennent pas le temps d’avaler leur petit-déjeuner. Cependant, ce repas reste le plus important pour bien démarrer la journée. Et vous engouffrer une pâtisserie en trois bouchées n’est pas non plus la meilleure des solutions. Pourquoi ne pas proposer une alternative saine au restaurant de votre entreprise ? Ou passer un accord avec un établissement du coin pour vous faire livrer des repas à prix avantageux ? Offrez la possibilité à vos employés d’adopter un style de vie sain. Vous verrez, il y a fort à parier qu’une partie d’entre eux poursuivra sur cette lancée. Sachez aussi qu’il s’agit d’une excellente manière de contribuer au bonheur de vos employés et de réduire en flèche le taux d’absentéisme.

Le thermos rempli de café : si indispensable ou à fuir ?

Sur certains points, il faut rester indulgents : bannir le café sur le lieu de travail n’est pas du tout recommandé, car cet or noir reste énormément lié au plaisir de travailler. Toutefois, choisir de temps à autre une autre boisson ne peut pas faire de mal. Que pensez-vous d’une bonne tasse de thé ou même d’un thé glacé que vous préparez au travail ? Avez-vous déjà goûté à de l’eau aromatisée ? Proposez donc suffisamment d’alternatives à vos employés, non seulement pour éviter le trop-plein de caféine, mais également de sucre que beaucoup de travailleurs aiment ajouter dans leur café.

Des fruits frais livrés au travail

Comme beaucoup d’entreprises, la vôtre dispose certainement d’une machine à snacks sucrés. Mais avez-vous déjà pensé à les remplacer par des en-cas sains ? Pourquoi ne pas vous faire livrer des fruits, pour que vos employés puissent savourer une délicieuse collation bonne pour leur santé ? Les sucreries n’ont pour seul effet que de faire grimper votre taux de sucres dans le sang, tandis que les en-cas sains sont moins sucrés et sont idéals pour offrir une bonne dose d’énergie à votre personnel.

Tout tourne autour de l’ergonomie au bureau

Besoin d’aide ou d’informations complémentaires pour savoir comment faire bouger vos employés sur leur lieu de travail ou y améliorer l’ergonomie des équipements ? Sur notre blog, vous trouverez un plan en cinq étapes qui vous permettra d’évoluer vers un environnement de travail ergonomique. En outre, nos collaborateurs du helpdesk sont toujours à votre disposition pour vous aider.

Vous vous êtes assoupi(e) à votre bureau ? Découvrez ces 3 conseils pour une pause énergisante !

Posted on by Manutan

Pourquoi est-il si important de faire une pause ?

À trop tendre la corde, elle se rompt. C’est un cliché, mais lorsqu’il s’agit du travail, c’est une réalité. C’est un fait que l’on ne peut pas toujours être parfaitement concentré. Votre cerveau a besoin d’un peu de repos pour continuer à fonctionner. Il n’y a pas de règle d’or quand il s’agit de faire une pause. Mais vous serez beaucoup moins efficace si vous travaillez pendant des heures sans faire de pause. Pour éviter cela, prenez une pause de quelques minutes toutes les heures.

C’est un fait. 65 % des travailleurs estiment que la pause est très importante. (Source DVJ Research*)

De plus, faire des pauses régulièrement stimulera votre créativité et votre mémoire. Et la solution à ce problème compliqué ? Elle pourrait surgir subitement au moment où vous êtes en train de vous détendre. Justement parce que vous avez arrêté(e) de vous concentrer sur le problème. Ce n’est donc certainement pas une perte de temps de faire des pauses intelligemment.

Vous souhaitez vous aussi avoir des journées de travail plus productives tout en étant (plus) détendu(e) ? Ci-dessous, découvrez nos conseils pour une pause énergisante.

Conseil 1 : faites une vraie pause

Manger une tartine en vitesse sur un coin de son bureau, ce n’est pas faire une pause. Même si, pendant ce temps-là, vous remontez votre fil d’actualités Facebook. Non, pour faire une vraie pause, quittez votre poste de travail et changez d’air. Changer d’environnement stimulera vos aptitudes associatives, ce qui renforcera votre créativité et votre capacité à résoudre les problèmes. Vous éviterez également la tentation de répondre à ces quelques e-mails en attente.

Par ailleurs, si la situation le permet, vous pouvez également opter pour la micro-sieste. La micro-sieste idéale a une durée de 20 minutes, le temps nécessaire pour « réinitialiser » votre cerveau. Une sieste rapide améliorera la qualité de votre travail et votre productivité.

Conseil 2 : le lunch en plein air

Pour renforcer l’effet de la pause, sortez. Les gens qui travaillent en plein air se sentent souvent bien plus en forme que les gens qui passent leur journée assis à un bureau. Le lunch au soleil est une excellente manière de faire une pause. C’est agréable et cela vous permet de prendre un bon bol d’air frais, mais aussi une bonne dose de vitamine D.

Voilà d’excellentes raisons pour prendre son lunch à la table de pique-nique ou sur de petits bancs au soleil. Ou vous pouvez peut-être organiser un pique-nique entre collègues. Cela vous donnera la pêche pour aborder le restant de la journée de travail.

Près de la moitié des travailleurs souhaite avoir la possibilité de manger dehors. (Source DVJ Research*)

Conseil 3 : faites une promenade pendant votre pause

L’idéal, c’est de bouger pendant votre pause. Ainsi, 10 minutes de marche suffisent apparemment pour passer une journée plus productive et plus créative. L’activité physique a aussi pour avantages d’augmenter votre confiance en vous, de faire baisser votre niveau de stress et de vous mettre de bonne humeur. Mais, dans ce cas, il est vraiment important de laisser vos préoccupations de côté pendant un moment. Coupez le téléphone et écoutez de la musique ou un livre audio (si vous marchez seul) pour éviter de penser à vos tâches. Vous avez l’occasion de faire du sport ? N’hésitez pas !

Pour plus de plaisir au travail

Vous voulez en savoir plus pour travailler malin et efficacement ou sur la façon d’augmenter le plaisir au travail ? Découvrez nos autres blogs ou contactez le helpdesk de Manutan pour des conseils sans engagement. Nous serions ravis de faire de votre poste de travail un endroit encore plus agréable !

*) Une étude commandée par Manutan parmi 900 travailleurs belges.

La data, prochain challenge de la fonction achat

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Les stratégies data en ordre de marche

Avec le développement des outils d’automatisation, des solutions mobiles, des applications Cloud ou encore des appareils connectés, le volume de data créé dans le monde augmente de façon exponentielle. Plus que jamais, les entreprises doivent devenir « data driven », c’est-à-dire qu’elles doivent s’appuyer sur les données pour prendre leurs décisions et orienter leur évolution.

La dynamique semble avoir été enclenchée au sein de la fonction achat : pas moins de 39 % des décideurs achats interrogés dans l’enquête affirment avoir une stratégie data mise en place, contre 42 % qui ont prévu d’en construire une et 19 % qui n’en ont pas. Les entreprises « Best-in-class » montrent l’exemple : 60 % d’entre elles ont lancé un plan de gestion des données !

La data requiert des compétences

Les entreprises vont également avoir besoin d’expertise pour analyser et exploiter ces fameuses données. Alors que la fonction achat a de solides capacités d’analyse, elle doit désormais s’orienter vers la « data science ».

D’après l’étude, seuls 7 % des décideurs achats estiment que leur entreprise a une excellente maîtrise des données. Cela souligne une belle marge de manœuvre, qui concerne à la fois la formation et le recrutement.

Transformer la data en valeur

Beaucoup d’entreprises peinent encore à gérer leurs données de façon efficiente pour les transformer en informations véritablement exploitables. Au sein de la fonction achat, la data est généralement exploitée pour améliorer la gestion des catégories et des contrats, suivre les économies ou encore optimiser le sourcing. A terme, on peut imaginer que la data guidera les décisions stratégiques des décideurs…

Plus que jamais, la fonction achat mise sur la data pour créer de la valeur et accélérer la transformation digitale de son entreprise, une priorité qui reste d’actualité à l’heure du Covid-19 !

Comment choisir un destructeur de documents ? Lisez nos conseils sur la destruction d’archives

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Évitez les fuites de données grâce à un destructeur de documents

Certains documents peuvent contenir beaucoup d’informations sensibles et il n’est donc pas recommandé de les jeter dans la poubelle papier. Pour éviter de telles fuites de données, vous devez faire attention à deux aspects lors de l’achat de votre déchiqueteuse de papier : la forme de coupe et la classe de sécurité.

Quelle forme de coupe choisir ?

Il existe deux formes de coupe : croisée et droite. La coupe croisée est plus sûre que la coupe droite et génère jusqu’à cinq fois moins de déchets. Cette coupe offre donc plus de sécurité et économise de l’espace !

La classe de sécurité de votre destructeur de documents

Jusqu’à la classe de sécurité P-2/DIN2, les documents sont coupés en bandes droites. Les plus hautes classes de sécurité en font des confettis.

Classe de sécurité Objectif Largeur de coupe Superficie
Norme P-1/DIN1 Documents généraux < 12 mm Max. 2 000 mm2
Norme P-2/DIN2 Documents internes < 6 mm Max. 800 mm2
Norme P-3/DIN3 Documents contenant des informations sensibles < 2 mm Max. 320 mm2
Norme P-4/DIN4 Documents confidentiels < 6 mm Max. 160 mm2
Norme P-5/DIN5 Documents strictement confidentiels < 2 mm Max. 30 mm2
Norme P-6/DIN6 Documents très strictement confidentiels < 1mm Max. 10 mm2
Norm P-7/DIN7 Documents extrêmement confidentiels < 1mm Max 5 mm2

RGPD : traitement correct des données personnelles grâce à une déchiqueteuse de papier

Depuis 2018, la législation sur la protection de la vie privée, le General Data Protection Regulation (GDPR) ou règlement général sur la protection des données (RGPD), s’applique dans toute l’Europe. Dès que des données client ou personnelles ne sont plus nécessaires, vous devez les détruire ou les effacer. Les données contenues dans vos piles de papier aussi, donc ! Les déchiqueteuses de papier à partir de la norme P-3/DIN3 sont conformes au RGPD.

Gagnez de l’espace grâce à un destructeur de documents

Même si nous travaillons de plus en plus de manière numérique, les entreprises doivent toujours faire face à de grandes montagnes de papier : documents distribués à une présentation, copies de factures, notes, brochures et autres imprimés. Et avant que vous vous en rendiez compte, les piles de feuilles en papier atteignent le plafond. Vous pouvez bien sûr opter pour un conteneur dans lequel vous jetez vos vieux papiers, mais… cela prend beaucoup de place. Un destructeur de documents réduit vos piles de feuilles, car il compacte vos déchets de papier. Plus la classe de sécurité de votre destructeur est élevée, plus le volume de vos déchets de papier est faible.

Points d’attention lors de l’achat d’une déchiqueteuse de papier

Une fois que vous avez choisi la bonne classe de sécurité et la bonne forme de coupe, il y a encore quelques éléments à prendre en compte avant d’acheter un destructeur de documents :

  • La manière dont le papier peut être inséré. Il existe des appareils avec une insertion manuelle ou automatique. L’insertion automatique vous fait gagner du temps, car vous pouvez déchiqueter de grandes piles en une seule fois.
  • La capacité de passage: elle varie beaucoup d’un appareil à l’autre. Cette capacité indique le nombre de feuilles que la déchiqueteuse peut traiter à la fois.
  • Placement: vous pouvez choisir un destructeur mobile ou fixe.
  • Son: soyez attentif au nombre de décibels produits par la déchiqueteuse, surtout si celle-ci est placée à un endroit central au bureau.
  • Consommation d’énergie: déchiqueter du papier ne nécessite pas beaucoup d’électricité en soi. Plusieurs modèles sont dotés d’un mode de veille automatique pour une consommation d’énergie réduite.
  • Types de destruction: les déchiqueteuses peuvent également détruire des cartes bancaires, des CD, des agrafes et des trombones.

Accessoires pour votre déchiqueteuse

Certains accessoires garantissent la qualité et la longévité du destructeur de documents.

  • Huile de lubrification: lubrifier votre machine de temps en temps lui permet de conserver sa capacité de coupe.
  • Les feuilles lubrifiantes répartissent l’huile uniformément sur toute la surface de coupe.
  • Un filtre à particules transporte les fines particules de poussière libérées lors de la découpe vers un voile spécial recyclable.
  • Sac collecteur : un sac collecteur vous permet de vider l’appareil de manière facile et rapide.

Attention : les accessoires ne sont souvent compatibles qu’avec les déchiqueteuses de la même marque.

Manutan est là pour vous aider

Consultez notre gamme complète de destructeurs de documents dans notre magasin en ligne ou rendez-vous sur notre blog pour plus d’inspiration. Avez-vous des questions par rapport à votre choix de déchiqueteuse de papier ? Dans ce cas, contactez notre helpdesk. Nos collaborateurs se feront un plaisir de répondre à vos questions.

Rangez vos clés soigneusement et en toute sécurité dans une boîte à clés

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Une gestion des clés efficace : organisation en fonction de l’utilisation

Faire l’inventaire de vos clés est tout aussi important que l’achat d’une boîte à clés solide. Combien en avez-vous ? Savez-vous à quelles portes elles correspondent ? Y en a-t-il certaines que vous n’utilisez presque pas ? Celles-ci peuvent être enlevées de votre trousseau de clés. Avez-vous aussi des clés qui donnent accès à des informations sensibles ? Une boîte à clés serait également utile pour ces clés. Attachez à chaque clé un porte-clés ou une étiquette mentionnant à quoi elle correspond. Certaines armoires disposent d’un répertoire pratique indiquant les serrures auxquelles les clés appartiennent. Convenez d’une bonne approche avec vos collègues. Et discutez de l’aspect le plus important : qui se charge de garder la clé de l’armoire à clés ?

Taille des boîtes à clés

Maintenant que vous avez une bonne vue d’ensemble du nombre de clés que vous gérez, vous pouvez faire des choix en connaissance de cause. Vous préférez une grande armoire ou une combinaison de deux petites boîtes à accrocher ou intégrer à un endroit stratégique ? Bien sûr, la capacité de l’armoire joue également un rôle : les petits modèles peuvent stocker environ 15 clés, mais il existe aussi des armoires à grande capacité qui peuvent contenir plus de 1 000 exemplaires !

Une boîte à clés ne doit pas forcément être un élément d’intérieur monotone. Il existe sur le marché des modèles élégants et ludiques qui apportent une touche sympa à la déco de votre entreprise. Les clés importantes peuvent être conservées dans un coffre-fort à combinaison.

Sécurité : la serrure de l’armoire à clés

Évidemment, une armoire à clés ne sert pas seulement à conserver les clés de manière centralisée, mais aussi à les stocker en toute sécurité. En effet, il existe des modèles avec une serrure à clé ou à combinaison. Un petit « plus » pratique : de nombreuses armoires sont dotées d’une ouverture permettant de rendre les clés en toute sécurité, sans avoir à ouvrir l’armoire. C’est d’autant plus utile lorsque plusieurs personnes utilisent les clés.

Enfin, la façon dont vous fixez votre armoire a également un impact sur la sécurité. Les boîtes compactes peuvent facilement être accrochées au mur, mais celles-ci peuvent cependant être volées. Heureusement, la plupart des boîtes à clés ont leurs vis de fixation à l’intérieur, ce qui rend le vol plus difficile. Les boîtes à clés électroniques peuvent souvent être intégrées au sol ou au mur pour plus de sécurité.

Saviez-vous qu’une mauvaise gestion des clés est l’une des causes de vols et de cambriolages en entreprise ? Lisez ici nos conseils de prévention des cambriolages.

Manutan est là pour vous aider

Consultez notre gamme complète d’armoires à clés dans notre magasin en ligne. Vous souhaitez obtenir des conseils en matière de gestion des clés ? N’hésitez pas à contacter notre helpdesk. Nos collaborateurs se feront un plaisir de répondre à vos questions. Plus d’astuces sur la sécurité au travail ? Rendez-vous sur notre blog pour lire d’autres articles.

Quelles différences entre RPA et IPA ?

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Zoom sur la RPA

L’automatisation robotisée des processus (RPA – Robotic Process Automation) permet aux entreprises d’améliorer l’efficacité de leurs processus et services.

Les logiciels de RPA peuvent exécuter des processus de routine méthodiques et standardisés, en suivant des règles élémentaires. Cela peut prendre la forme d’une extraction de données d’un système pour les ressaisir dans un autre système par exemple. L’humain gère alors les cas qui sortent du lot, les exceptions.

Ces dernières années, ces outils ont évolué pour atteindre un certain niveau de maturité, ouvrant la voie à l’automatisation de processus à grande échelle. D’autant que, déployés en seulement quelques semaines, ces robots représentent des coûts de mise en œuvre réduits.

Zoom sur l’IPA

L’automatisation intelligente (IPA – Intelligent Process Automation) désigne une nouvelle génération d’outils s’appliquant à des processus plus complexes.

Ces derniers s’appuient sur les technologies cognitives, issues de l’Intelligence Artificielle : Machine Learning, Deep Learning, traitement du langage naturel, etc. Ils permettent d’assister les humains dans les tâches inhabituelles ou exceptionnelles, nécessitant un certain degré de réflexion, de créativité, de discernement, etc. Pour cela, ces outils traitent tous types de données (semi structurées voire non structurés) ou encore apprennent en observant le comportement humain.

Cependant, la mise en place de ces solutions prend plus de temps, notamment car ces dernières requièrent une configuration plus poussée pour répondre à des objectifs métiers spécifiques et des scénarios élaborés.

Finalement, l’automatisation robotisée des processus permet aux entreprises de garantir ses services à moindre coût, tout en améliorant le niveau de qualité et en limitant les tâches à faible valeur ajoutée. Tandis que l’automatisation intelligente va plus loin en les aidant notamment à enrichir leurs prestations et en générant de la valeur ajoutée à destination des clients.

Aux origines des achats sauvages

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Les achats sauvages, une priorité pour tous

Selon le rapport co-réalisé par Basware et The Hackett Group sur le sujet, tous les décideurs achats considèrent les achats sauvages comme une priorité.

Cependant, les entreprises les plus performantes en matière d’expérience utilisateurs et de conformité, en sont particulièrement convaincues. En effet, 100 % de ces dernières citent la réduction des achats sauvages comme principale priorité, contre 76 % de la moyenne des entreprises interrogées dans cette étude.

Les achats sauvages : phénomène culturel ou structurel ?

Il est intéressant de noter que, selon le type d’entreprises, les achats sauvages s’expliquent de différentes façons :

  • Pour les entreprises les plus performantes en matière d’expérience utilisateurs et de conformité, le motif est essentiellement culturel. Ces dernières ont déjà optimisé leurs processus, mais il leur reste un travail d’accompagnement et de pédagogie à opérer auprès de leurs clients internes. En effet, pour la majorité d’entre elles, deux principales raisons sont avancées : les collaborateurs pensent que leurs achats sont trop insignifiants pour avoir un réel impact ou bien ils comprennent mal/manquent de considération pour la politique achats en vigueur.
  • Pour la moyenne des entreprises, c’est à la fois la culture et les processus qui sont remis en cause. En plus des problématiques évoquées plus haut, ces entreprises doivent également repenser leur fonctionnement. Près d’un répondant sur deux estime que les achats sauvages sont favorisés par le côté très manuel et chronophage des processus achats existants et le manque de procédure formalisé/adapté pour les petites transactions.

Pour s’attaquer aux causes racines des achats sauvages, plusieurs solutions peuvent être envisagées. Selon les difficultés observées dans chaque organisation, la rationalisation du portefeuille fournisseurs, la mise en place d’une solution digitale ou encore l’accompagnement des clients internes aideront à éradiquer les achats sauvages.

Processus achats : 6 étapes pour une relation fournisseurs durable

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Les 6 étapes clés du processus achats se répartissent donc entre deux grandes phases, avec chacun 3 étapes par phase :

  • Le sourcing, phase d’ouverture pour identifier la réponse la plus appropriée
  • Le référencement, phase de conclusion pour inscrire la réponse dans une perspective opérationnelle durable

Processus achats : les 3 étapes clés du sourcing

Qualifier le besoin du client interne

Pour une fourniture non encore référencée, la première étape du processus achats consiste à aider le demandeur à préciser son besoin. En effet, la qualité de la réponse apportée par la fonction achats repose d’abord sur la prise en compte de l’ensemble des paramètres d’usage de la fourniture réclamée.

Le cahier des charges comprend par exemple :

  • L’identification de la fourniture : dénomination d’usage, fonction…
  • La quantification du besoin : volume, échéance, durée, lieux de consommation…
  • Les critères de qualité : positionnement de gamme, équivalent de référence, certification…
  • Les conditions d’usage : association avec quelle autre fourniture, contexte particulier d’utilisation, contraintes
  • Les exigences de service : conditionnement, disponibilité en urgence…

L’échange avec le demandeur permet de qualifier précisément son besoin. Il peut également déboucher dans certains cas à la définition d’une approche alternative, innovante par rapport à la demande initiale. Le savoir-faire de l’équipe achats pour écouter la demande et en saisir les enjeux dans leur ensemble est ici primordial.

Identifier les partenaires potentiels

À partir du cahier des charges et en fonction des données disponibles, la deuxième étape du processus achats est de constituer son panel de fournisseurs. Ce panel réunit les acteurs a priori en mesure de délivrer la fourniture répondant au cahier des charges.

Pour chacun des fournisseurs inclus dans le panel, un travail de qualification est conduit, en fonction de critères relevant de la stratégie achats de l’entreprise :

  • Respect de règles éthiques et RSE
  • Pérennité économique
  • Capacité logistique
  • Réputation, notations et homologations
  • Compatibilité avec la configuration digitale de e-procurement de l’entreprise

Un panel éventuellement resserré sert alors de base à l’étape de consultation.

Lancer la consultation

L’équipe achats invite chacun des fournisseurs retenus dans le panel à participer à la consultation. Les clauses de cette troisième étape du processus achats sont précisées dans une série de documents :

  • Règlement de la consultation
  • Cahier des charges
  • Conditions contractuelles

En parallèle du lancement de la consultation, l’équipe achats établit une grille de notation associant l’ensemble des critères utiles pour départager les compétiteurs.

La consultation se déroule généralement en deux rounds :

  • Une étude des dossiers reçus, au terme de laquelle les dossiers les moins intéressants sont éliminés
  • Une ou plusieurs auditions réservées aux meilleurs dossiers, pour présentation orale avec questions-réponses et éventuellement démonstration

Processus achats : les 3 étapes clés du référencement

Choisir le meilleur partenaire

Le processus de sélection aboutit au choix du partenaire le plus prometteur.

Cette quatrième étape du processus achat repose sur une analyse objective de la proposition de valeur de chacun des finalistes. À ce stade, c’est moins la capacité technique à répondre à la demande, étayée lors de l’admission dans le panel, que la fluidité du partenariat, qui est évaluée.

Le prix, les délais et les conditions logistiques proposés pèsent évidemment lourd dans la prise de décision.

L’intuition et le professionnalisme de l’équipe achats jouent un rôle très important pour envisager une collaboration potentiellement appelée à durer plusieurs années.

Négocier les conditions les plus avantageuses

Traduire les promesses en engagements fermes dont le respect soit mesurable dans le temps est l’objet de la cinquième étape du processus achats. L’idée est de trouver avec le futur partenaire un consensus gagnant/gagnant qui maximise la satisfaction de l’entreprise sans mettre à mal la capacité du partenaire à remplir ses obligations dans le temps.

Cette étape est une étape de négociation que l’équipe achats se doit d’aborder avec le maximum de préparation. Vous devez notamment anticiper les points stratégiques sur lesquels vous focaliser et bien-sûr affûter vos arguments.

La présence ou non d’historique, selon que le partenaire sorti en premier de la consultation est un fournisseur déjà référencé ou non, est un point crucial dans la manière d’aborder la négociation.

Fixer les conditions du partenariat

La dernière étape du processus achats est capitale au sens où elle engage la collaboration dans la durée.

Le contrat doit en particulier traiter avec le maximum de précisions deux situations :

  • Les conditions d’évaluation du respect des engagements, sur le plan de la qualité, de la logistique et du service en général
  • Les conditions de rupture du contrat, au cas où une dérive éventuelle par rapport aux promesses initiales ne pourrait être enrayée

En conclusion, le processus achats repose sur 6 étapes dont chacune avance sur la base des acquis de la précédente dans la construction d’une relation mutuellement bénéfique.

Aborder chacune de ces étapes avec compétence et professionnalisme conditionne la force de la coopération entre les deux partenaires. Or, la robustesse de cette coopération est stratégique dans une économie dont un des leviers est la puissance des écosystèmes constitués autour des entreprises « chefs de file ».

La dimension stratégique de la fonction achats s’affirme d’ailleurs de jour en jour. Pour aller plus loin dans l’accomplissement de votre mission, lisez l’article : Fonction achats, 7 priorités pour réussir 2020.

Qu’est-ce que l’automatisation intelligente ?

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Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur l’automatisation intelligente :

  • La définition de l’automatisation intelligente
  • L’automatisation intelligente, au-delà de la RPA
  • Des cas concrets de l’automatisation intelligente

La définition de l’automatisation intelligente

L’automatisation intelligente des processus (IPA – Intelligent Process Automation) permet d’automatiser des tâches non habituelles qui requièrent un certain degré de réflexion.

L’automatisation intelligente s’appuie sur les technologies d’automatisation des processus robotiques (RPA – Robotic Process Automation) et sur les diverses branches de l’Intelligence Artificielle (Machine Learning, Deep Learning, traitement du langage naturel, etc.)

L’automatisation intelligente, au-delà de la RPA

Alors que l’automatisation des processus robotiques fait déjà partie intégrante de la transformation digitale des entreprises, l’automatisation intelligente n’en est qu’à ses balbutiements mais permet d’aller encore plus loin dans le développement de la performance achats.

En effet, les solutions d’automatisation intelligente peuvent traiter des données semi-structurées (bons de commande, facture, etc.) mais aussi non structurées (messages vocaux, emails, etc.), apprendre de l’observation des humains, etc. Cela permet aux outils d’IPA d’automatiser des tâches exceptionnelles qui demandent de l’intuition, du discernement ou encore de la créativité tandis que la RPA n’automatise que des tâches dites de routine.

Des cas concrets de l’automatisation intelligente

Pour bien comprendre le rôle de l’automatisation intelligente, nous pouvons imaginer différents cas de figure :

  • Un chatbot pourrait, en plus de suivre un processus défini, comprendre le sens des questions et/ou percevoir un sentiment chez son interlocuteur (satisfaction, colère, etc.) pour apporter une réponse encore plus pertinente et transférer les cas particuliers à un humain.
  • Un robot pourrait classer des documents entrants selon un processus défini mais aussi observer le comportement humain et en déduire d’autres règles spécifiques (par exemple, les fichiers envoyés par certains interlocuteurs sont automatiquement rangés sur un serveur partagé).

Finalement, l’automatisation intelligence génère une valeur ajoutée en améliorant certaines tâches spécifiques. Elle permet alors aux entreprises d’améliorer l’efficacité de leurs services et ainsi de gagner en compétitivité.