Viele Unternehmen haben bereits ihren Transformationsprozess durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse begonnen. Transaktionsprozesse, die besonders zeitaufwendig sind, sich wiederholen und keinen wirklichen Mehrwert bieten, sind für die Einführung eines solchen Prozesses bestens geeignet.
Dazu nutzen die Unternehmen E-Procurement-Lösungen (Digitalisierung des Beschaffungsprozesses), welche es ihnen ermöglichen, die bei ihren Lieferanten getätigten Einkäufe zu digitalisieren und so ihren Procure-to-Pay-Prozess (P2P) zu optimieren. Diese Lösungen haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und ermöglichen finanzielle Einsparungen sowie eine globale Effizienzsteigerung. Auf den ersten Blick mag die Funktionsweise von E-Procurement angesichts der großen Auswahl an Instrumenten komplex erscheinen. Wir helfen Ihnen durch diesen Dschungel, indem wir die wichtigsten Schritte des E-Procurement und seine Hauptvorteile ausführlich erläutern.
Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses in drei Schritten
Um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, müssen Unternehmen drei wichtige Schritte beachten.
Schritt 1: Der Zugang zum Angebot
Zunächst benötigen die Nutzer Zugang zu einem Produktangebot, das ihren Bedürfnissen entspricht und von gelisteten Lieferanten zu den von ihrer Einkaufsabteilung ausgehandelten Vertragsbedingungen (Rabatte, Produktausschlüsse, Versandkosten usw.) angeboten wird.
Dazu können sie Folgendes nutzen:
- Den Webshop oder auch Online-Shop ihrer Lieferanten: Diese Lösung lässt sich einfach und schnell einrichten und ist für die Unternehmen mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden.
- Einen elektronischen Katalog: Auch wenn dies mehr Ressourcen und Investitionen erfordert, so ermöglicht die Einrichtung eines elektronischen Katalogs doch einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Procure-to-Pay-Prozesses (einschließlich des Versands von Bestellungen und des Empfangs von Rechnungen).
Es gibt zwei Hauptkategorien von elektronischen Katalogen:
- Der Punch-Out-Katalog: Mithilfe dieses „dynamischen“ elektronischen Katalogs haben Unternehmen Zugang zu einem Angebot, das in Echtzeit aktualisiert wird (Preise, Verfügbarkeit von Lagerbeständen, Lieferdatum). Ein solcher Katalog eignet sich besonders für umfangreiche Produktlisten und verhindert den Einkauf bei nicht gelisteten Lieferanten.
- Der gehostete Katalog: Dieser „statische“ elektronische Katalog bietet den Unternehmen Zugang zu einem festgelegten Angebot und garantiert die Stabilität der ausgehandelten Preise. Diese Lösung eignet sich eher für ein kleineres Produktsortiment.
Die Nutzer können dann ihre Produkte auswählen und ihren Warenkorb erstellen, der in eine Bestellanforderung umgewandelt wird. Diese wird dann automatisch in das Informationssystem integriert und kann den vordefinierten Validierungskreislauf bis zum Bestellschein durchlaufen. Um die Bestellungen zu bündeln und die Lieferungen im Sinne einer Optimierung zu rationalisieren, ist in der Regel ein Mindestbetrag pro Bestellung in das Tool integriert.
Schritt 2: Die Bestellung
Nach der Bestätigung wird die Bestellung als elektronisches Dokument per EDI (Electronic Data Interchange) an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet. EDI bezeichnet dabei den Computer-zu-Computer-Austausch standardisierter elektronischer Dokumente zwischen zwei Geschäftspartnern. Dieses System kann mit einer direkten Verbindung oder einer P2P-Lösung arbeiten.
Dieser E-Ordering (Elektronische Bestellung) genannte Schritt ermöglicht es, die Bestellung direkt in die Informationssysteme der Partner zu integrieren, wodurch die Bearbeitung beschleunigt und die Qualität verbessert wird. Anschließend werden die bestellten Produkte vorbereitet und an das Unternehmen gesendet.
Schritt 3: Die Rechnung
Nach Erhalt der Ware erhält das Unternehmen die Rechnung von seinem Lieferanten. Die papierlose Rechnung erscheint in Form eines elektronischen Dokuments (über EDI) oder einer PDF-Datei, die von einem vertrauenswürdigen Dritten zertifiziert wurde. Bei EDI wird die Rechnung automatisch und ohne menschliches Zutun mit dem Bestellschein abgeglichen. Das Unternehmen kann dann die Zahlung an den Lieferanten vornehmen.
Vorteile der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses
Angesichts der aktuellen wettbewerbspolitischen Herausforderungen, denen sich die Einkaufsabteilungen stellen müssen, wird die Digitalisierung von Transaktionen immer wichtiger.
Zunächst einmal werden durch die Digitalisierung des Einkaufs die Gesamtkosten für die Beschaffung von Waren und/oder Dienstleistungen durch die Unternehmen optimiert. Denn ein solches Vorgehen senkt nicht nur die Kosten pro Transaktion, sondern trägt auch zur Bündelung der Bestellungen bei. Es winken Einsparungen von bis zu 80% (Quelle: Manutan-Gruppe, interne Daten)!
Durch dieses Digitalisierungsprojekt können die Einkaufsabteilungen auch Produktivitätssteigerungen erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit der internen Kunden erhöhen. Die Digitalisierung und Automatisierung (bis zu einem gewissen Grad) der Prozesse hilft einer Vielzahl von Akteuren, kostbare Zeit zu sparen:
- Vereinfachung des täglichen Beschaffungsmanagements;
- Weniger Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Reklamationen für die Buchhaltung;
- Erleichterte Produktsuche für Nutzer etc.
Dank der E-Procurement-Lösung erhalten auch das Finanz- und das Beschaffungswesen einen klaren Überblick über die im Unternehmen anfallenden Ausgaben. Dies eröffnet ihnen die Möglichkeit, diese Ausgaben unter Kontrolle zu behalten und zukünftiges Verbesserungspotenzial zu erkennen.
Schließlich trägt die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses auch zum Umweltschutz bei. Tatsächlich werden durch digitalisierte Transaktionsprozesse im Vergleich zu traditionellen Prozessen, die einen gewissen Papierverbrauch, Postversand usw. mit sich bringen, weniger Treibhausgase emittiert.
Sie sehen also, dass die Digitalisierung von Transaktionen ein erster Schritt zur digitalen Transformation des Beschaffungswesens ist. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass ein solches Projekt echtes Change Management voraussetzt! Für den Erfolg eines solchen Projekts sind die Zustimmung der internen Interessengruppen und die Einbeziehung der Lieferanten äußerst wichtig.
