E-Procurement ist die Digitalisierung der geschäftlichen Transaktionen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten durch elektronische Lösungen, um das Management zu verbessern und den Einkaufsprozess zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über E-Procurement wissen müssen, um es in Ihrem Unternehmen erfolgreich anzuwenden.

Wie wird E-Procurement definiert?

E-Procurement wird definiert als „die zentrale Verwaltung der Beschaffung und des Beschaffungswesens eines Unternehmens über eine elektronische Plattform“ und ist ein Anglizismus, der sich aus dem Präfix „e“ für „electronic“ und dem Wort „procurement“ zusammensetzt, welches allgemein mit „Beschaffung“ übersetzt wird. Es gibt mehrere deutsche Übersetzungen: Online-Beschaffung, elektronische Beschaffung, E-Procurement-Lösungen…

Wichtig ist zu beachten, dass E-Procurement nur für die Beschaffung in Unternehmen geeignet ist, d.h. für den Business-to-Business (B2B)-Sektor. Der Bereich Business-to-Customer (B2C), der nur persönliche Einkäufe umfasst, ist davon ausgenommen.

Die elektronischen Plattformen und die Digitalisierung, die dem E-Procurement zugrunde liegen, ermöglichen die elektronische Abwicklung des gesamten oder eines Teils des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P), der aus drei Hauptphasen besteht:

• Auswahl der Produkte;
• Bestellvorgang;
• Verwaltung der Rechnungslegung und Bezahlung

Was ist E-Sourcing?

Weiterhin ist zu bemerken, dass E-Procurement sich hier vom E-Sourcing unterscheidet, das den Source-to-Contract-Prozess (S2C) abdeckt. E-Sourcing besteht darin, den Source-to-Contract-Prozess, d.h. die Identifizierung und Auswahl von Lieferanten, mit Hilfe digitaler Lösungen zu automatisieren.

Der Beschaffungszyklus

Für wen ist E-Procurement geeignet?

E-Procurement richtet sich hauptsächlich an vier Gruppen innerhalb eines Unternehmens:

• Die Einkaufsabteilung, die die Einkaufsstrategien definiert und optimiert;
• Die Endnutzer, die den Bedarf auslösen und die Bestellung aufgeben;
• Die genehmigende Person, welche die Bestellungen bestätigt;
• Die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, welche die Bestellungen und Rechnungen abgleichen und die Zahlungen vornehmen.

Wie funktioniert E-Procurement?

Das E-Procurement besteht aus drei wesentlichen Schritten, die für den Procure-to-Pay-Prozess typisch sind.

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1. Auswahl der Produkte

Die Unternehmen rufen eine bestimmte Plattform auf; dabei kann es sich um einen Online-Katalog, ein Punch-Out (Dieser elektronische Katalog ist integraler Bestandteil der E-Procurement-Lösungen und ermöglicht Unternehmen den Zugang zu den verhandelten, aktuellsten Angeboten ihrer Lieferanten.) oder eine B2B-Website handeln. Über diese Plattform haben sie Zugang zum gesamten Angebot des Anbieters, einschließlich der Vertragsbedingungen (ausgewählte Produkte, Rabatte …).

Sie wählen ihre Produkte aus und senden ihre Bestellanfrage einfach per Mausklick. Die Anfrage wird nun in ihr Einkaufssystem integriert und durchläuft den vorgegebenen Genehmigungsprozess.

2. Bestellvorgang

Sobald die Bestellanforderung geprüft und freigegeben ist, wir Sie in eine Bestellung umgewandelt. Diese wird automatisch als elektronisches Dokument oder über einen Marktplatz an den entsprechenden Lieferanten gesendet. Der Lieferant bereitet sofort die Produkte für die Lieferung vor.

3. Rechnungseingang

Auch die Rechnungslegung kann elektronisch erfolgen: Die Unternehmen erhalten die von einem vertrauenswürdigen Dritten zertifizierte Rechnung in Form einer PDF-Datei oder eines elektronischen Dokuments, welches automatisch mit der Bestellung abgeglichen wird und die Zahlung auslöst.

Welche Vorteile bietet E-Procurement?

Elektronische Beschaffung zentralisiert und automatisiert die Interaktionen zwischen den Beteiligten (Endnutzer, Einkaufsabteilung, Lieferanten usw.), um letztendlich den Prozess, das Management und die Einkaufsstrategie zu optimieren. Vier Hauptvorteile sind zu nennen:

1. Kosteneinsparungen

Die Kosten für eine Standardtransaktion werden auf durchschnittlich 95€ geschätzt und die Kosten für eine 100%-ige digitale Transaktion (von der Produktauswahl bis zur Zahlung) auf weniger als 19€ (Quelle: APECA).  Dies ist insbesondere auf die geringeren Arbeitskosten zurückzuführen, da der Prozess vollständig automatisiert ist. Im Verhältnis zur Anzahl der Bestellungen, insbesondere bei indirekten Einkäufen, sind die finanziellen Einsparungen beträchtlich.

2. Ausschaltung von Prozessen mit geringer Wertschöpfung

Durch die Abschaffung von Verwaltungsaufgaben und Handgriffen können Teams schneller und effizienter arbeiten und die Fehlerquote um durchschnittlich 30 bis 50% senken (Quelle: Manutan).  Der Versand des Bestellformulars, die Anfrage zur Bestätigung, der Abgleich von Bestellung und Rechnung usw. sind durchgehend automatisiert. Somit können sich die Abteilungen auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

3. Verkürzung der gesamten Fristen

Sowohl beim Bestellvorgang als auch bei der Validierung wird der Prozess für die Unternehmen einfacher und transparenter: lange Wartezeiten, das Versenden von Mahnungen, die Verwaltung und Ablage von Unterlagen fallen weg. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis für die Abteilungen im Einkaufsprozess.

Da die Bestellung direkt in einen Lieferschein beim Lieferanten umgewandelt wird, können die Unternehmen letztendlich schneller beliefert werden.

4. Ausgaben besser kontrollieren

Die elektronische Beschaffung bietet den Abteilungen einen klaren Überblick über ihre Ausgaben (Auftraggeber, Einkaufsprozesse usw.) in Echtzeit durch Reporting-Funktionen. Sie können so:

• ihre Ausgaben besser kontrollieren;
• die Kosten und ihr Budget akkurater verwalten;
• ihre Strategie durch das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten anpassen.

Was sind die Vorteile und Einschränkungen eines digitalisierten Beschaffungsprozesses?

Unter den Vorteilen des E-Procurement stehen die Einsparungen bei der Rechnungslegung ganz oben an. Die Kosten werden durch die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses gesenkt, der die Geschäftstransaktionen zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten optimiert.

Es ist auch ein echtes Managementinstrument, das dank seiner Funktionen die Einkäufer von zeitaufwändigen Aufgaben mit geringer Wertschöpfung befreit, sodass sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.  Die Qualität des Einkaufsdienstes wird verbessert und die Mitarbeiter steigern ihre Produktivität.

Das E-Procurement erfordert jedoch eine Analyse der Beschaffungslösungen und Beschaffungssysteme der Abteilungen, bevor es eingeführt werden kann. Ziel ist es, dass alle Akteure der Einkaufskette einbezogen werden.

Eine weitere Voraussetzung für Nutzer: Die passende E-Procurement-Software und entsprechende Anbindung. Diese Workflow-Systeme können für die Nutzer herausfordernd sein.

Die Lieferanten müssen sich ihrerseits an die von ihren Kunden vorgeschriebenen Bestell-Tools anpassen und einen elektronischen Katalog anbieten.