Nach Mechanik, Elektrizität und Elektronik stehen wir am Beginn der 4. industriellen Revolution. Neue Technologien oder Cybersysteme stehen im Mittelpunkt dieses unaufhaltsamen Wandels (Big Data, künstliche Intelligenz, Blockchain, Internet der Dinge usw.), welcher alle Berufe betrifft, auch den des Einkäufers. Für letztere zeichnet sich bereits eine Zukunft ab, in der neue Technologien bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung übernehmen werden, die bisher in der Verantwortung des Menschen lagen.
Dieser erste Abschnitt über die Digitalisierung des Einkaufs gliedert sich in drei Teile:
- Der Weg zur Prozessautomatisierung;
- Die wichtigsten bahnbrechenden Technologien;
- Die Hindernisse bei der Digitalisierung des Einkaufs.
1. Der Weg zur Prozessautomatisierung
Heute führen die Einkaufsteams immer noch Aufgaben mit geringer Wertschöpfung aus. Ihr Arbeitstag besteht sowohl aus operativen als auch aus strategischen Aufgaben. Einige dieser operativen Aufgaben könnten jedoch neuen Technologien übertragen werden, und zwar auf kostengünstigere Weise.
Die Abbildung des gesamten Beschaffungszyklus, von der Entwicklung der Beschaffungsstrategie bis zur Zahlung und Ausgabenanalyse, zeigt, dass fast 40% der Aufgaben automatisiert werden können, so eine Studie von McKinsey & Company. Dieses Automatisierungspotenzial gilt insbesondere für den Procure-to-Pay (P2P)-Prozess, wobei Zahlung und Rechnungsstellung ganz oben auf der Liste stehen.
Da die operativen Aufgaben die zeitaufwändigsten, aber auch die am wenigsten wertschöpfenden für Beschaffungsteams sind, stellt die Automatisierung einen gewaltigen Hebel zur Effizienzsteigerung dar. Laut der kürzlich veröffentlichten Deloitte 2021 Global Chief Procurement Officer Survey haben mehr als 30% der Beschaffungsabteilungen bereits Automatisierungsmethoden und -werkzeuge implementiert, um die Flexibilität zu erhöhen und die Volatilität der Arbeitsbelastung besser zu bewältigen.
2. Die wichtigsten bahnbrechenden Technologien
Neue Technologien werden ständig weiterentwickelt und erweitern ihren Anwendungsbereich. Für die Einkaufsfunktion werden fünf Hauptlösungen eine wichtige Rolle bei der digitalen Transformation spielen.
Digitalisierung
Die ersten Lösungen für die Digitalisierung von Source-to-Contract- und Procure-to-Pay-Prozessen erschienen in den 2000er Jahren, beispielsweise mit elektronischen Katalogen und E-Procurement. Die Unternehmen haben sich mit diesen Instrumenten vertraut gemacht und sind inzwischen relativ weit fortgeschritten in diesem Bereich. Heute haben die Einkaufsabteilungen vor allem die Prozesse mit geringerer Wertschöpfung digitalisiert, wie z.B. Zahlungen oder Bestellanforderungen. Die Herausforderung für die Unternehmen besteht nun darin, diese Digitalisierung fortzusetzen, um alle transaktionalen und logistischen Prozesse zu entmaterialisieren.
Automatisierung von Robotikprozessen
Diese Technologie, die auch als Robotic Process Automation bezeichnet wird, ermöglicht es, eine Reihe von vorprogrammierten Aktionen automatisch und nach festgelegten Regeln auszuführen. Mit dieser Lösung können sich wiederholende Aufgaben mit geringem Mehrwert automatisiert werden, die bisher von den Einkaufsteams durchgeführt wurden, z.B. die Bearbeitung von Rechnungen und die Validierung von Kaufanträgen. Laut dem Deloitte-Bericht wird die robotergestützte Prozessautomatisierung bereits von 17% der Einkaufsabteilungen eingesetzt.
Künstliche Intelligenz
Durch die Analyse großer Datenmengen, sowohl strukturierter als auch unstrukturierter, erleichtert Künstliche Intelligenz die Entscheidungsfindung und regt diese sogar an. Das Interesse der Kaufentscheider an dieser Technologie nimmt zu: Heute nutzen fast 5% von ihnen diese Technologie und 15% testen sie derzeit, wie aus einer von Deloitte durchgeführten Studie hervorgeht.
Blockchain
Blockchain speichert und überträgt Informationen sicher und transparent für alle Beteiligten, ohne eine zentrale Kontrollinstanz. Nach Angaben von Deloitte nutzen bisher nur 2% der Einkaufsabteilungen diese Technologie, und sie ist in den Unternehmen noch nicht weit verbreitet, obwohl sich immer mehr Unternehmen dafür interessieren. Die Blockchain, die oft mit einem virtuellen Hauptbuch verglichen wird, könnte dazu beitragen, Lieferantenverträge zu zertifizieren, Lieferungen zu sichern und die Transparenz von Ausschreibungen zu gewährleisten.
Das Internet der Dinge (IoT)
Vernetzte Objekte (aber auch Geräte oder Dienste) sammeln und übermitteln Daten über das Gerät selbst, den Nutzer oder die Umgebung. Diese auf Konnektivität basierenden Lösungen können zum Beispiel für die Bestandsverwaltung oder die Nachverfolgung von Lieferungen nützlich sein.
Auch wenn ihre Einführung schrittweise erfolgt und von den Bedürfnissen der einzelnen Unternehmen abhängt, werden alle diese Technologien letztendlich dazu beitragen, die Einkaufsprozesse zu automatisieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern und vor allem den Einkaufsteams viel Zeit zu ersparen.
3. Die Hindernisse für die Digitalisierung des Einkaufs
Die Einkaufsabteilungen sind sich des Potenzials der neuen Technologien bewusst und wollen sich in diese Richtung bewegen. Allerdings stehen sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen vor drei großen Hindernissen.
1. Die Qualität der Daten
Nach Angaben von IDC erreichte das weltweit erzeugte und replizierte Datenvolumen im vergangenen Jahr mit 64,2 Zettabyte ein Rekordhoch. Bis 2025 wird dieses Phänomen voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate von 23% zunehmen. Die größte Herausforderung für die Einkaufsabteilungen ist die explosionsartige Zunahme des Datenvolumens und insbesondere der Datenqualität. Sind die Daten einmal erhoben, können sie fehlerhaft, unvollständig oder nicht standardisiert sein. Der Mehrwert der Technologien ist jedoch nur dann von Bedeutung, wenn die Qualität der ausgewerteten Daten hoch ist.
2. Mangelnde Integration
Die IT-Anwendungen und -Tools, die Unternehmen heute einsetzen, können die Anwendung neuer Technologien einschränken, insbesondere im Hinblick auf die Integration.
3. Das zugewiesene Budget
Um diese Art von Technologie zu implementieren, stehen Unternehmen oft vor einem Mangel an Budget oder begrenzten Mitteln. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und das Budget nach dem Return on Investment zu planen.
Die Digitalisierung des Einkaufs, die durch die Entwicklung neuer Technologien vorangetrieben wird, erweist sich für die Einkaufsabteilungen als ein gewaltiger Leistungshebel. Die Aussichten sind stimulierend: Aufgaben mit höherem Mehrwert, strategischere Missionen und erfülltere Teams bei der Arbeit.
