Der Lockdown im Zusammenhang mit der Coronavirus-Krise hat das Arbeiten von zu Hause aus in den Fokus gerückt. Remote-Arbeit bedeutet jedoch nicht, dass man getrennt voneinander und ohne jegliche Form der Diskussion oder Koordination arbeitet. Im Gegenteil, die Entwicklung einer Kultur des Teilens und der Zusammenarbeit ist eine Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten zu Hause.

Gute Zusammenarbeit bedeutet nicht, dass man sich ständig einen gemeinsamen Arbeitsbereich teilen muss. Übrigens: 93% der Mitarbeiter (Quelle: Studie zur Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, Fabernovel Institut – BAP – April 2018) sind der Meinung, dass Remote Working durchaus mit den Herausforderungen der Zusammenarbeit vereinbar ist, sofern einige bewährte Prinzipien beachtet werden.

Fördern Sie eine Kultur des Teilens und der Zusammenarbeit

Laut einer von OpinionWay im Februar 2020 durchgeführten Studie (Quelle: Studie von OpinionWay im Auftrag von Slack, Führungskräfte aus der Industrie, neue Technologien und Zusammenarbeit in Unternehmen, Februar 2020) glauben 40% der Mitarbeiter, dass kollaboratives Arbeiten für die Entwicklung und das Vorantreiben von Projekten unerlässlich ist. 95% von ihnen sind der Meinung, dass die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen nicht nur die Kreativität, sondern auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert. Die Herausforderung besteht darin, den Austausch und das Teilen zwischen Teams zu fördern, egal ob sie physisch im Büro anwesend sind oder von zu Hause aus arbeiten.

Werkzeuge für die Zusammenarbeit nutzen

Dennoch ist es wichtig, gut zu teilen! Etwas unerwartet stellt die starke Abhängigkeit von der Arbeit von zu Hause aus wohl eher eine Lösung als ein Problem dar. Der Lockdown hat es möglich gemacht, die Nutzung von kollaborativen Tools zu demokratisieren. Fast jeder kennt jetzt Teams, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… Jeder kann sie nutzen, um neue Arbeitsmethoden zu etablieren. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einem einzigen Dokument, entwickeln einen strategischen Plan – all das ist aus der Ferne möglich, oft mit besserem Informationsaustausch.

Wenn sie gut eingesetzt werden, sind kollaborative Tools von unschätzbarem Wert, um die Auswirkungen von Silos zwischen Abteilungen zu begrenzen. Sie helfen dabei, eine gemeinsame Unternehmenskultur zu verbreiten. Sie fördern den Wettbewerb, verbreiten ein offenes Geschäftsmodell und mildern die kontraproduktiven Auswirkungen von zu viel Wettbewerb zwischen Abteilungen.

Wissensmanagement fördern

Es reicht nicht aus, die besten Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen, denn Kooperation und Austausch können den Menschen nicht einfach aufgezwungen werden! Ihre Nutzung muss demokratisiert werden und zur Gewohnheit werden. Dies ist die Herausforderung des Wissensmanagements, das darauf abzielt, das Wissen und die Expertise der Mitarbeiter hervorzuheben, zu erhalten und intern zu kommunizieren.

Ermutigen Sie interne Webinare! Von Mitarbeitern selbst organisierte Schulungen ermöglichen es Ihnen, die Expertise Ihrer Kollegen zu nutzen. Sie fördern den Zusammenhalt im Team, stärken das Zugehörigkeitsgefühl und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen. Sie haben auch den Vorteil, dass sie perfekt mit dem Bereich, den Prozessen und der Kultur Ihres Unternehmens kompatibel sind. Sie fördern nicht nur die gegenseitige Unterstützung und Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter, sondern stärken auch deren Motivation und Engagement. Sie ermöglichen es auch, Experten in bestimmten Bereichen zu identifizieren und deren Fachwissen zu nutzen.

Mentoring entwickeln

Dank kollaborativer Tools und Videokonferenzsoftware ist Mentoring auch perfekt mit der Arbeit von zu Hause aus vereinbar. Der Austausch, der ein fester Bestandteil des Mentorings ist, bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Realität ihres Berufs besser zu teilen und die Herausforderungen, mit denen jeder konfrontiert ist, besser zu verstehen. Es ist ein hervorragender Weg, um Transversalität zu fördern, Synergien zu schaffen und Energie zu bündeln, aber auch, um Ihre Organisation agiler und transparenter zu machen.

Zum Beispiel hat der Lockdown viele Unternehmen nicht davon abgehalten, weiterhin Mitarbeiter einzustellen. Um sicherzustellen, dass ihre Onboarding-Verfahren erfolgreich sind, obwohl es nicht möglich ist, neue Mitarbeiter in ihren Räumlichkeiten zu begrüßen, haben sie ein Remote-Mentoring mit einem Team von mindestens drei Mentoren eingeführt: Einer ist dafür verantwortlich, die Karriere des neuen Mitarbeiters im Unternehmen zu verfolgen, ein anderer unterstützt ihn beim Start in seine neue Tätigkeit und der dritte erklärt die Unternehmenskultur.

Rationalisierung der Nutzung von E-Mails und Meetings

Heben Sie die Hand, wenn Sie noch nie das Gefühl hatten, in E-Mails zu ertrinken! Im Laufe der Jahre hat die weit verbreitete Nutzung von E-Mails die Produktivität gebremst. Es gibt so viele von ihnen, dass sie zu einem Informationsverlust führen können. Entgegen aller Erwartungen hilft Remote Working, die Nutzung von E-Mails auf das Notwendigste zu reduzieren. Tools wie Spark sortieren und klassifizieren sie automatisch. Instant-Messaging-Systeme wie Slack ermöglichen ihrerseits eine einfache Kommunikation mit anderen. Die thematischen Kanäle, die diese Messaging-Systeme charakterisieren, ermöglichen es den Benutzern, sich auf ihre eigenen Dateien zu konzentrieren, ohne abgelenkt zu werden.

Eine ähnliche Beobachtung gilt auch für Meetings. 88% der Mitarbeiter fühlen sich heute produktiver, wenn sie in einer ruhigen Umgebung zu Hause arbeiten, vorausgesetzt, sie werden nicht mit Meetings oder zu vielen Diskussionen auf Zoom überfordert. Um die bestmögliche Interaktion und den Austausch zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, die Kommunikationskanäle und -häufigkeit sowie die Anzahl der Teilnehmer an einer Videokonferenz zu überprüfen. 4 bis 6 Personen, die an demselben Projekt arbeiten, ist wohl die ideale Anzahl, um die Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit zu schaffen. Es ist alles eine Frage der Balance: Zwei Personen können manchmal effektiver sein als ein großes Team; zu anderen Zeiten kann eine Bewertung an Gewicht gewinnen, wenn sie von einer Gruppe durchgeführt wird, zum Beispiel über einen Slack-Kanal oder Teams. Und wenn ein Eingeladener nicht an einem Meeting teilnehmen kann, kann er hinterher immer sehen, was besprochen wurde.