Manutan blog

Inkopers: 4 ideeën voor een goede heropstart na de vakantie

Posted on by Manutan

Uit volgende vier krachtlijnen kunnen inkopers inspiratie halen:

  • Zich inschrijven voor een opleiding met het oog op nog betere inkoopvaardigheden
  • Voordeel halen uit professionele inkopersnetwerken
  • Een nieuwe fase van de digitale transformatie ingaan
  • Werken aan de voornaamste aspecten van de inkoopafdeling

Starten met een opleiding met het oog op nog betere inkoopvaardigheden

In de huidige context moeten inkopers zich heel erg kunnen aanpassen aan vaak ongekende situaties. Waarom zouden we de heropstart na de vakantie niet beter begeleiden door nieuwe vaardigheden te verwerven?

Er worden immers veel opleidingsthema’s aangeboden aan professionele inkopers. Enkele voorbeelden uit de catalogus van een bekend opleidingsinstituut geven een idee van de waaier aan mogelijkheden:

  • Inkooponderhandelingen
  • Inkoopcontracten en juridische risico’s
  • Internationale inkoop
  • Beheer van leveranciersrelaties

In een paar halve dagen krijgt u de kans om de basisbeginselen van uw beroep in het juiste perspectief te zien, wat zeker nuttig kan zijn.

Actievere betrokkenheid bij netwerken van professionele inkopers

De buitengewone dimensie van de huidige uitdagingen confronteren elke inkoper met moeilijkheden die hij zelden eerder heeft ondervonden. Deze uitdagingen brengen soms de continuïteit van zijn bedrijf in gevaar.

Daarom vormen de praktijken die uit de crisis zijn voortgekomen en die hun doeltreffendheid hebben bewezen, een waardevolle ervaring voor de inkopers.

Iedereen heeft in zijn eigen sector winnende praktijken geïdentificeerd en geperfectioneerd.

  • Wat hier goed werkt, kan ongetwijfeld ook elders leiden tot de oplossing van problemen.
  • De gevaren in de ene sector kunnen een voorbode van spanningen in een andere context zijn.

Er bestaan verenigingen, netwerken en denktanks om nieuwe praktijken onderling te vergelijken en te ontwikkelen. Sluit u erbij aan!

Intensiever werken aan de digitale transformatie van het inkoopproces

Door de restricties van het afstandswerken en de noodzaak om de oude organisatievormen soms brutaal in vraag te stellen, hebben de inkopers nog meer nood aan vernieuwde uitrusting.

De digitale transformatie van de inkooppraktijken is een beproefd antwoord op de meeste uitdagingen waarmee inkopers te kampen krijgen:

  • De verzameling, verwerking en analyse van inkoopgegevens ontwikkelen
  • De informatiestroom en de besluitvorming versnellen
  • Grotere nabijheid van de leveranciers om de ecosystemen te verdichten
  • De collectieve intelligentie tussen beroepsgroepen in de hand werken om nieuwe antwoorden te bedenken

De digitale transformatie van het inkoopproces is een lang en iteratief proces. Het is duidelijk dat de huidige context de teams moet stimuleren om hun inspanningen voor de succesvolle uitvoering van dit project te verdubbelen.

De voornaamste aspecten van de inkoopafdeling steviger verankeren

Interactie met interne klanten

De interne klanten van het bedrijf geven betekenis aan de acties van de inkopers. Besteed tijd aan het evalueren van de samenwerking in de afgelopen periode om de gebieden waar ruimte is voor vooruitgang, in kaart te brengen.

Prioriteiten voor de innovatie

Uitwisselingen, in het bijzonder met de interne klanten en de algemene directie van het bedrijf, moeten u in staat stellen de prioriteiten voor de komende periode opnieuw te beoordelen.

Het contractuele platform

Misschien is uw ecosysteem in sneltreinvaart uitgebreid met nieuwe partners en nieuwe sectoren om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Het wordt dan stilaan tijd om de contractuele bepalingen te harmoniseren om de samenhang in uw repository te behouden.

Ecosysteem van leveranciers en partners

De robuustheid van uw netwerk heeft zijn potentieel bewezen tijdens de periodes van hoogspanning die we recent hebben doorgemaakt. Ongetwijfeld kunnen we hier lessen uit trekken en zijn er agile praktijken die moeten worden veralgemeend.

Kortom, meerdere hefbomen staan ter beschikking van inkopers om hun bijdrage aan de heropleving van hun bedrijf te versterken. Vaardigheden, tools en netwerken zijn onuitputtelijke bronnen van verbetering voor de inkoopafdeling.

4 goede redenen om te investeren in ergonomie

Posted on by Lydia Rongen

1.    Het beste voor je team

Manutan staat voor ‘enterprising for a better world’. We willen ondernemen voor een betere wereld en kiezen daarom het liefst voor duurzame oplossingen – voor de samenleving, het milieu, onze medewerkers en onze klanten. Zo helpen we ondernemingen aan een ergonomisch kantoor met inrichtingsadvies, ergonomische bureaustoelen en ergonomische bureaus. Maar ook in ergonomische magazijnen en werkplaatsen zijn we uiteraard thuis.

Bovendien gaven we zelf het goede voorbeeld toen we ons eigen kantoor een make-over gaven op het vlak van ergonomie (en dus onder meer akoestiek, want ook dat hoort erbij) en branding. Waarom? Omdat we alle P’s van de ‘People Planet Profit’-mantra van maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel dragen, en daar maakt duurzaam omspringen met je medewerkers zeker deel van uit.

2.    Arbeidsonderbrekingen kosten veel geld

Ook jij wil vast het beste voor je mensen vanuit een betrokkenheid bij je team. Maar los van die menselijke motivatie heeft aandacht besteden aan ergonomie ook financiële gevolgen. Stel je  bijvoorbeeld een werknemer voor die aan een SSA lijdt. Zo’n werkkracht kost zijn onderneming veel geld. Vanuit de gedachte dat voorkomen beter is dan genezen, bieden ergonomische werkplekken de juiste oplossing voor de oorzaken van ziekteverzuim – of het nu op kantoor is, in de werkplaats of in het magazijn.

3.    Ergonomisch werken = beter werken

Een ergonomische werkplek verlicht de vermoeidheid, rechtstreeks (bijvoorbeeld doordat er anti-vermoeidheidsmatten liggen) en onrechtstreeks (de juiste verlichting zorgt er bijvoorbeeld voor dat je niet aandachtig hoeft te kijken of gaat fronsen. Dat beïnvloedt de werksfeer onmiddellijk. Een medewerker met een goed ingerichte werkplek of in een ergonomisch kantoor kan gemakkelijker omgaan met tijdelijke werkoverlast en andere factoren die stress in de hand kunnen werken.

4.    Ergonomie: kleine details, grote verschillen

Je zou ergonomie op het werk kunnen interpreteren als: aanpassingen aan de apparatuur en het meubilair om de lichamelijke belasting te verminderen of bewegingen makkelijker te maken. Maar het is niet alleen dat … Soms is een mentaliteitsverandering even belangrijk. Een medewerker mag bijvoorbeeld nog zo’n ergonomische bureaustoel hebben; wie onderuitgezakt zit, gaat op termijn toch rugklachten ervaren. Bewustwording over ergonomie betekent geen zware investering, maar geeft toch ook het nodige effect.

Een ergonoom inschakelen?

Als je voor een complete herinrichting van de werkplek staat, of je een nieuwe werkplek moet inrichten, houd je natuurlijk vanaf het begin rekening met ergonomie. Bij een werkplek die van meet af aan goed doordacht is, kun je bijvoorbeeld de juiste meubels kiezen, zonder dat dit per se je kosten de hoogte in jaagt!

Om ergonomische keuzes te maken, kun je de hulp inschakelen van het Manutan-projectteam, maar ook van een preventiemedewerker of een ergonoom. Natuurlijk zijn zulke experts gespecialiseerd in ergonomie op het werk, zowel op kantoor als op industriële locaties. Door hun kennis van psychologie, ergonomie en akoestiek kunnen ze de balans opmaken van een werkplek en adviseren hoe je een situatie kunt verbeteren. Niet alleen bij de inrichting van een nieuwe werkplaats kun je trouwens een beroep doen op een ergonoom; hij helpt je evengoed om een concreet beroepsrisico te bestrijden of de werkplek van een medewerker met beperkte mobiliteit aan te passen.

Meer weten over ergonomisch werken?

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen via onze overzichtspagina ergonomie of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers helpen je graag.

Bewegen op kantoor en andere tips tegen vermoeidheid

Posted on by Manutan

Ontspanningsruimtes voor beweging op kantoor

Een cosy corner is handig om in te vergaderen of iets te bespreken, daarnaast heb je als organisatie ook behoefte aan een ontspanningsruimte die uitnodigt tot actie, bijvoorbeeld tot pingpongen of tafelvoetballen. Beweging bevordert de bloeddoorstroming (ook naar de hersenen en naar de benen die soms zo zwaar aanvoelen) en geeft energie. Bovendien maak je door te sporten endorfines aan, waardoor je na een korte, actieve pauze dubbel zo enthousiast weer aan het werk gaat.

Eilandhoppen: breng je collega een bezoekje!

Mailen is efficiënt en makkelijk, maar waarom zou je voor korte vragen niet even naar je collega wandelen? Zo heb je weer wat bewogen én krijg je snel reactie. De kantoorinrichting kan overigens zorgen dat werknemers meer bij elkaar langslopen: open eilanden moedigen dat soort contacten bijvoorbeeld extra aan. Een ander idee is om bepaalde projecten al wandelend te bespreken in de buitenlucht. Waarom zou je jezelf opsluiten in een vergaderkantoor als je geen extra hulpmiddelen nodig hebt? Ga wandelen met de collega in kwestie – frisse lucht leidt tot frisse ideeën!

Staand werken: ook dat is ergonomie

Ergonomie wordt vaak geassocieerd met de juiste bureaustoel en een goede zithouding. Dat klopt natuurlijk wel, maar er zijn nog andere ergonomische opties. Wat dacht je bijvoorbeeld van een stabureau, waaraan je zowel staand als zittend kunt werken? De afwisseling tussen zitten en staan maakt je productiever en vermindert de kans op rugklachten.

Heb je medewerkers die veel staand moeten werken, bijvoorbeeld aan de receptie? Dan kun je speciale anti-vermoeidheidsmatten neerleggen. Zo’n mat heeft een verend effect dat microbewegingen creëert. Die bewegingen bevorderen de doorbloeding van de benen en zorgen dat het bloed niet stagneert. Medewerkers die op anti-vermoeidheidsmatten staan, voelen zich tot 20% fitter!

De dag goed beginnen: gezond ontbijt

Sommige mensen hebben ’s ochtends geen honger. Anderen moeten zich haasten, waardoor ze de tijd niet nemen om te ontbijten. Toch blijft het ontbijt belangrijk om je dag goed te beginnen. Snel een koffiekoek halen om de hoek? Da’s geen goed idee. Misschien kun je een gezond alternatief aanbieden in je bedrijfsrestaurant? Of zijn er zaken in de buurt waarmee je een deal kunt sluiten voor gezonde alternatieven tegen een voordelig tarief? Als je het je medewerkers gemakkelijk maakt om een gezonde levensstijl aan te houden, is de kans groot dat minstens een deel van hen hierin meegaat.

Pot vol koffie … Of toch beter niet?

We moeten niet overdrijven: koffie afschaffen is geen optie (het zwarte goud heeft namelijk een grote invloed op het werkplezier). Maar vaker voor een alternatief kiezen kan geen kwaad. Wat dacht je van verse thee of ijsthee die je op kantoor maakt? En wat dacht je van water met een smaakje? Geef je medewerkers voldoende alternatieven – niet alleen omwille van de cafeïne, maar ook omwille van de suiker die de meesten aan hun koffie toevoegen.

Fris en fruitig op kantoor

De kans is groot dat jullie een snoepautomaat op het werk hebben staan. Maar heb je er al eens aan gedacht om de inhoud ervan te vervangen door gezonde snacks? Of misschien kun je wel eens fruit laten leveren, zodat je medewerkers kunnen genieten van een lekker én gezond tussendoortje. Snoep zorgt er alleen maar voor dat je een suikerdip krijgt. Gezonde snacks, dat is minder suiker en dus minder vermoeidheid!

Alles over ergonomie op kantoor

Hulp of extra informatie nodig om collega’s te laten bewegen op kantoor, of om ergonomie op de werkvloer verder te bevorderen? Op onze blog vind je een handig plan om in slechts vijf stappen naar een ergonomische werkomgeving te evolueren. De medewerkers van onze helpdesk staan bovendien altijd klaar om je te helpen.

[1] Bron: https://www.monitorarbeid.tno.nl/dynamics/modules/SPUB0102/view.php?pub_Id=100433&att_Id=4911

Ingedut achter je bureau? Check dan deze 3 tips voor een verkwikkende pauze!

Posted on by Manutan

Waarom is pauze belangrijk?

De boog kan niet altijd gespannen staan. Het is een cliché spreekwoord, maar ook waar als we het over werken hebben. Feit is dat je nu eenmaal niet de hele tijd gefocust kan zijn. Je hersenen hebben soms even rust nodig om goed te blijven functioneren. Hierbij is er geen gouden regel wanneer je pauze moet nemen. Wel ben je simpelweg een stuk minder efficiënt als je uren achter elkaar zit door te werken zonder pauze. Elk uur even een paar minuten pauze nemen kan dit al verhelpen.

70% van de werknemers vindt pauze erg belangrijk. (Bron DVJ Research*)

Daarnaast ben je creatiever en onthoud je dingen beter als je regelmatig pauzeert. En de oplossing voor dat ene ingewikkelde probleem? Die kan zomaar opeens de kop opsteken als je even aan het ontspannen bent. Juist omdat je er even niet geconcentreerd mee bezig bent. Slim pauzeren is dus zeker geen tijdsverspilling.

Dus wil jij ook meer uit je werkdag halen en (meer) ontspannen werken? Bekijk dan onderstaand drie tips voor een verkwikkende pauze.

Tip 1: neem een échte pauze

Even snel een boterham achter je bureau eten is geen pauze. Zelfs niet als je even lekker zit te Facebooken. Nee, voor een goede pauze verlaat je de werkplek en ga je naar een andere plek. Door de verandering van omgeving stimuleer je je associatieve vermogens, wat je creativiteit en probleemoplossend vermogen versterkt. Ook voorkom je de neiging om toch nog even snel wat mailtjes te beantwoorden.

Daarnaast kun je, als de situatie het toelaat, ook kiezen voor een power nap. Volgens duurt de perfecte power nap 20 minuten, waarbij je brein even ‘gereset’ wordt. Zo verbetert een snel dutje de kwaliteit van je werk en productiviteit.

Tip 2: buiten lunchen

Even naar buiten gaan versterkt het effect van even pauze nemen. Mensen die buiten werken voelen zich dan ook vaak fitter dan mensen die de hele dag achter hun bureau zitten (of hangen). Buiten lunchen in het zonnetje is dan ook een prima manier om je pauze door te komen. Niet alleen gezellig en goed voor wat frisse lucht, maar ook een flinke dosis vitamine D.

Reden genoeg om dus lekker buiten te lunchen aan de picknicktafel of op die bankjes in de zon. Of misschien kan je een picknick met collega’s organiseren. Zo ga je de rest van je werkdag met frisse zin tegemoet.

Bijna de helft van de werknemers wil buiten kunnen lunchen. (Bron DVJ Research*)

Tip 3: ga wandelen tijdens je pauze

Nog beter is het om ook echt in beweging te komen tijdens je pauze. Zo schijnt 10 minuten wandelen al genoeg te zijn om je dag productiever en creatiever door te komen. Daarnaast vergroot de fysieke activiteit je zelfvertrouwen, verlaagt het je stressniveau en verbetert het je humeur. Hierbij is het wel belangrijk dat je echt even afstand neemt van je werk. Zorg dat je telefonisch onbereikbaar bent en zet muziek of een luisterboek op (als je alleen wandelt) om te voorkomen dat je alsnog enkel aan je werktaken denkt. En heb je de mogelijkheid om te sporten? Zeker doen!

Ga voor meer werkplezier

Wil je meer weten over slim en efficiënt werken of hoe jij je werkplezier vergroot? Lees dan ook onze andere blogs over plezierig werken of contacteer de Manutan helpdesk voor vrijblijvend advies. We maken jouw werkplek graag leuker!

*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 900 Nederlandse werknemers.

Data, de volgende uitdaging voor de inkoopafdeling

Posted on by Manutan

Datastrategieën in de startblokken

Met de ontwikkeling van automatiseringstools, mobiele oplossingen, cloudapplicaties en verbonden apparaten groeit het datavolume wereldwijd exponentieel. Meer dan ooit moeten bedrijven ‘data driven’ worden. Dat wil zeggen dat ze op gegevens moeten vertrouwen om hun beslissingen te nemen en hun koers te bepalen.

De dynamiek lijkt in gang te zijn gezet in de inkoopafdeling: maar liefst 39 % van de ondervraagde inkoopbeslissers gaf aan een datastrategie te hebben ingevoerd, tegenover 42 % die van plan was er een uit te werken en 19 % die er geen heeft. De ‘best in class’ bedrijven geven het goede voorbeeld: 60 % ervan heeft een plan voor databeheer gelanceerd!

Voor data zijn vaardigheden vereist

De bedrijven zullen ook expertise nodig hebben om die befaamde gegevens te analyseren en te gebruiken. De inkoopafdeling beschikt weliswaar over een sterk analytisch vermogen, maar moet zich vanaf nu richten op ‘data science’.

Volgens de studie is slechts 7 % van de inkoopbeslissers van mening dat hun bedrijf prat kan gaan op een uitstekende databeheersing. Dit wijst erop dat er nog veel ruimte voor verbetering is, zowel op het vlak van opleidingen als van rekrutering.

Data omzetten in waarde

Veel bedrijven hebben nog steeds moeite om hun gegevens efficiënt te beheren met het oog op een omzetting ervan in echt bruikbare informatie. Binnen de inkoopafdeling worden data doorgaans gebruikt om het beheer van categorieën en contracten te verbeteren, besparingen op te volgen of de sourcing te optimaliseren. Op de lange termijn kunnen we ons voorstellen dat data de strategische besluiten van de beslissers zullen aansturen …

Meer dan ooit zet de inkoopafdeling in op data om waarde te creëren en de digitale transformatie van het bedrijf te versnellen, een prioriteit die in deze tijd brandend actueel blijft.

Papiervernietiger kiezen? Lees ons advies over archiefvernietiging

Posted on by Manutan

Voorkom datalekken met een papierversnipperaar

Documenten kunnen veel gevoelige informatie bevatten en die je niet zo maar in een papiercontainer gooien. Om zulke datalekken te voorkomen, moet je op twee dingen letten bij de aankoop van je papierversnipperaar: de snijvorm en de veiligheidsklasse.

Welke snijvorm kiezen?

Er zijn twee snijvormen: snippers of stroken. Snippers zijn veiliger dan rechte stroken en veroorzaken tot vijf keer minder afval. Veilig én ruimtebesparend, dus!

De veiligheidsklasse van je papiervernietiger

Tot en met veiligheidsklasse P-2/DIN2 worden de documenten tot rechte stroken versneden. De hogere veiligheidsklasses maken er snippers van.

Veiligheidsklasse Doel Strookbreedte Oppervlakte
Norm P-1/DIN1 Algemene documenten < 12 mm Max. 2.000 mm2
Norm P-2/DIN2 Interne documenten < 6 mm Max. 800 mm2
Norm P-3/DIN3 Informatiegevoelige documenten < 2 mm Max. 320 mm2
Norm P-4/DIN4 Vertrouwelijke documenten < 6 mm Max. 160 mm2
Norm P-5/DIN5 Strikt vertrouwelijke documenten < 2 mm Max. 30 mm2
Norm P-6/DIN6 Zeer strikt vertrouwelijke documenten < 1mm Max. 10 mm2
Norm P-7/DIN7 Extreem strikt vertrouwelijke documenten < 1mm Max 5 mm2

AVG: correct omgaan met persoonsgegevens dankzij een papierversnipperaar

Sinds 2018 geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR). Zodra persoons- of klantgegevens niet meer noodzakelijk zijn, moet je ze vernietigen of wissen. Dat betekent dus ook de data die zich in je papierstapels bevinden! Papierversnipperaars vanaf de norm P-3/DIN3 zijn AVG-proof.

Bespaar ruimte met een papiervernietiger

Ook al werken we steeds meer digitaal, toch kampen bedrijven nog steeds met grote papierbergen: hand-outs van presentaties, kopieën van facturen, aantekeningen of brochures en ander printwerk. Voor je het weet, komen de papierstapels tot aan het plafond. Natuurlijk kun je dan kiezen voor een papiercontainer waarin je je oud papier verzamelt, maar … die neemt enorm veel ruimte in beslag. Een papiervernietiger verkleint je papierstapels omdat hij je papierafval compacter maakt. Hoe groter de veiligheidsklasse van je papiervernietiger, hoe kleiner het volume van je papierafval.

Aandachtspunten bij de aankoop van een papierversnipperaar

Zodra je de juiste veiligheidsklasse en snijvorm hebt gekozen, zijn er nog een aantal dingen waarop je moet letten voordat je een papiervernietiger koopt:

  • De manier waarop je het papier kunt invoeren. Je hebt toestellen met een handmatige of met een automatische invoer. De automatische invoer bespaart je natuurlijk wel wat tijd omdat je grote stapels in één keer kunt versnipperen.
  • De verwerkingscapaciteit: die verschilt sterk van apparaat tot apparaat. Deze capaciteit wijst op hoeveel vellen de versnipperaar per keer kan verwerken.
  • Plaatsing: je kunt kiezen voor een mobiele vernietiger of eentje die een vaste plek krijgt.
  • Geluid: let op het aantal decibel dat de shredder produceert, zeker als hij op een centrale plek op kantoor komt te staan.
  • Energieverbruik: papier vernietigen kost niet per se veel elektriciteit. Ook heb je verschillende modellen met een automatische sluimerstand die zorgen voor een efficiënt energieverbruik.
  • Soorten vernietiging: shredders kunnen ook creditcards, cd’s, nietjes en paperclips vernietigen.

Accessoires voor je shredder

Er zijn enkele accessoires die de kwaliteit en een langere levensduur van de papiervernietiger garanderen.

  • Smeerolie: wanneer je je machine af en toe smeert, behoud je de snijcapaciteit.
  • Olievellen zorgen voor een gelijke verdeling van de olie over het hele snijvlak.
  • Een fijnstoffilter voert de fijnstofdeeltjes die vrijkomen tijdens het snijden af naar een speciale, recyclebare filter.
  • Afvalzak: een afvalzak zorgt er ten slotte voor dat je het toestel snel en gemakkelijk kunt leegmaken.

Let op: vaak zijn accessoires alleen compatibel met versnipperaars van hetzelfde merk.

Manutan helpt je graag

Bekijk ons volledige assortiment papierversnipperaars in onze webshop of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen over welke papierversnipperaar voor jou het beste is? Neem dan contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers beantwoorden met plezier je vragen.

Berg je sleutels netjes en veilig op in een sleutelkastje

Posted on by Manutan

Goed sleutelbeheer: ordenen volgens gebruik

Net zo belangrijk als een degelijk sleutelkastje kopen, is een goede inventaris van je sleutels. Hoeveel exemplaren heb je? Weet je nog op welke deur ze passen? En zijn er sleutels die je amper gebruikt? Die kun je alvast van je sleutelbos halen. Daarnaast heb je misschien wel gevoelige informatie achter slot en grendel. Ook daarvoor kan een sleutelkastje nuttig zijn. Geef elke sleutel een sleutelhanger of een label met de overeenstemmende ruimte. Sommige kasten hebben een handige index waarop je kunt aangeven welke sleutel bij welk slot hoort. Spreek ook nog even een goed beleid af met je collega’s. En misschien wel de belangrijkste vraag: wie bewaart de sleutel van de sleutelkast?

Grote en kleine sleutelkastjes

Nu je een goed zicht hebt op het aantal sleutels dat je beheert, kun je gericht kiezen. Ga je voor één grote kast of voel je meer voor de combinatie van twee kleine kastjes die je ophangt of verankert op een strategische plaats? Natuurlijk speelt ook de capaciteit van de kast een rol: de kleine modellen kunnen zo’n 15 sleutels opbergen, maar je hebt ook kasten met een grotere inhoud. Daarin kun je meer dan 1.000 exemplaren kwijt!

Een sleutelkastje hoeft bovendien geen saai element in je interieur te zijn. Er zijn stijlvolle en speelse modellen op de markt die leuk ogen in je bedrijfsruimte. Belangrijke sleutels kun je in een kluis of safe met cijferslot bewaren.

Veiligheid: het slot van de sleutelkast

Natuurlijk wil je in een sleutelkast niet alleen sleutels centraal bewaren, maar ook veilig opbergen. Daarom heb je ook modellen met een sleutelslot of met een cijferslot. Handig extraatje: veel kasten hebben een opening om sleutels veilig te kunnen terugbrengen, zonder dat je de kast daarvoor moet openen. Dat is vooral gemakkelijk wanneer meerdere mensen gebruikmaken van de sleutels.

Ook de manier waarop je je kast bevestigt, heeft tot slot invloed op de veiligheid. Je kunt de compacte kastjes gemakkelijk ophangen, maar dan kunnen ze nog steeds gestolen worden. Gelukkig hebben de meeste sleutelkastjes hun bevestigingsschroeven aan de binnenkant, wat diefstal moeilijker maakt. Je kunt elektronische sleutelkastjes vaak aan de vloer of wand verankeren voor een grotere veiligheid.

Wist je dat slecht sleutelbeheer een van de oorzaken van diefstal en inbraak bij bedrijven is? Lees hier onze tips om inbraak te voorkomen.

Manutan helpt je graag

Bekijk ons volledige assortiment sleutelkasten in onze webshop. Heb je advies nodig voor je sleutelbeheer? Neem vrijblijvend contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers beantwoorden graag je vragen. Meer tips voor veiligheid op de werkplek? Lees dan de andere artikels op onze blog.

Wat zijn de verschillen tussen RPA en IPA?

Posted on by Manutan

RPA onder de loep

Dankzij robotgestuurde procesautomatisering (RPA – Robotic Process Automation) kunnen ondernemingen hun processen en diensten efficiënter maken.

RPA-software kan methodische en gestandaardiseerde routineprocessen uitvoeren door elementaire regels te volgen. Het kan bijvoorbeeld gaan om de extractie van data uit een systeem om die weer in een ander systeem in te voeren. De mens neemt dan de gevallen die eruit springen, de uitzonderingen, voor zijn rekening.

De afgelopen jaren zijn deze tools geëvolueerd en hebben ze een bepaald niveau bereikt. Zo maken ze de weg vrij voor procesautomatisering op grote schaal. De implementatiekosten van die robotgestuurde systemen, die in slechts enkele weken tijd zijn uitgerold, blijven bovendien beperkt.

Meer over IPA

Intelligente procesautomatisering (IPA – Intelligent Process Automation) verwijst naar een nieuwe generatie tools die op complexere processen worden toegepast.

Die tools zijn gebaseerd op cognitieve technologieën die voortkomen uit artificiële intelligentie: Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing enz. Ze kunnen de mens bijstaan in niet alledaagse of uitzonderlijke taken die een bepaalde reflectie, creativiteit, scherpzinnigheid enz. vereisen. Die tools verwerken allerhande (semigestructureerde of zelfs ongestructureerde) gegevens of leren bij door menselijk gedrag te observeren.

Als bedrijven deze oplossingen willen invoeren, neemt dat echter meer tijd in beslag: er is een verregaandere configuratie nodig om aan specifieke vakkundige doelstellingen en gedetailleerde scenario’s te voldoen.

Kortom: ondernemingen kunnen dankzij robotgestuurde procesautomatisering hun diensten goedkoper aanbieden en tegelijk het kwaliteitsniveau verhogen en de taken met weinig toegevoegde waarde beperken. Intelligente procesautomatisering gaat dan weer een stap verder en helpt ondernemingen om hun prestaties te verrijken door meerwaarde voor de klanten te genereren.

Waar komen ad-hocinkopen vandaan?

Posted on by Manutan

Ad-hocinkopen, een prioriteit voor iedereen

Het verslag van Basware en The Hackett Group over dit onderwerp geeft aan dat alle besluitvormers op inkoopvlak ad-hocinkopen als een prioriteit beschouwen.

Het zijn echter vooral de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit die daarvan overtuigd zijn. AL die ondernemingen beschouwen het terugdringen van ad-hocinkopen immers als een absolute prioriteit, tegenover 76 % van de in deze studie ondervraagde gemiddelde ondernemingen.

Ad-hocinkopen: een cultureel of structureel fenomeen?

Interessant is dat de verklaring voor ad-hocinkopen verschilt afhankelijk van het type onderneming:

  • Bij de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit ligt de oorzaak voornamelijk op cultureel vlak. Zij hebben hun processen al geoptimaliseerd, maar moeten hun interne klanten nog verder begeleiden en opvoeden. Voor de meeste van die ondernemingen worden namelijk twee belangrijke redenen naar voren geschoven: de medewerkers denken dat hun inkopen niet belangrijk genoeg zijn om een echte impact te hebben of ze begrijpen het geldende inkoopbeleid niet goed, of ze houden er te weinig rekening mee.
  • Bij de gemiddelde ondernemingen is de oorzaak zowel cultureel als procesmatig. Naast de eerder aangehaalde problemen, moeten deze ondernemingen ook hun werking herzien. Bijna een op de twee respondenten vindt dat de bestaande inkoopprocessen heel manueel en tijdrovend zijn (en ad-hocinkopen in de hand werken), en dat er niet genoeg geformaliseerde/aangepaste procedures voor kleine transacties bestaan.

Er zijn verschillende oplossingen om de onderliggende oorzaken van ad-hocinkopen aan te pakken. Afhankelijk van de moeilijkheden die in elke organisatie opduiken, kunnen ze de leveranciersportefeuille herbekijken, een digitale oplossing invoeren of interne klanten met begeleiding helpen om ad-hocinkopen een halt toe te roepen.

Inkoopprocessen: in 6 stappen naar een duurzame relatie met leveranciers

Posted on by Manutan

De zes belangrijke stappen van het inkoopproces zijn verdeeld in twee hoofdfasen (met drie stappen per fase):

  • Sourcing: in deze eerste fase gaat men op zoek naar de meest geschikte oplossing.
  • Referencing: deze laatste fase is cruciaal om de oplossing in een duurzaam operationeel perspectief te plaatsen.

Inkoopproces: de drie belangrijkste stappen van sourcing

Breng de behoeften van de interne klant in kaart

Voor een product dat of dienst die nog niet is besteld, bestaat de eerste stap van het inkoopproces erin de aanvrager te helpen onder woorden te brengen wat hij nodig heeft. Alleen als rekening wordt gehouden met alle gebruiksparameters van het gevraagde product of de gevraagde dienst, kan de inkoopafdeling hier een deskundig antwoord op bieden.

In het bestek kunnen deze elementen aan bod komen:
– De identificatie van het product/de dienst: benaming van het gebruik, functie …
– De kwantificering van de behoefte: volume, looptijd, duur, verbruikslocaties …
– De kwaliteitscriteria: positionering van het gamma, referentie-equivalent, certificaten …
– De gebruiksvoorwaarden: koppeling met andere producten/diensten, bijzondere gebruikscontext, beperkingen …
– De servicevereisten: verpakking, beschikbaarheid in noodgevallen …

Door te overleggen met de aanvrager, kan het inkoopteam in kaart brengen wat hij precies nodig heeft. In sommige gevallen kan hier ook een alternatieve, innovatieve benadering van de oorspronkelijke aanvraag uit voortvloeien. Hierbij is het essentieel dat het inkoopteam goed kan luisteren naar de vraag en de uitdagingen in hun geheel begrijpt.

Identificeer potentiële partners

Een leverancierspanel opzetten op basis van het bestek en de beschikbare gegevens: dat is de tweede stap in het inkoopproces. Dit panel bestaat uit ondernemingen die a priori in staat zijn om volgens de specificaties te leveren.

Elk van die leveranciers wordt doorgelicht op basis van criteria die verband houden met de inkoopstrategie van het bedrijf:

  • Naleving van ethische regels en MVO
  • Economische duurzaamheid
  • Logistieke capaciteit
  • Reputatie, beoordelingen en goedkeuringen
  • Compatibiliteit met de digitale e-procurementconfiguratie van het bedrijf

Dit panel (eventueel afgeslankt) dient dan als basis voor de overlegfase.

Start het overleg

Het inkoopteam nodigt elk van de geselecteerde leverancies uit voor het overleg. De bepalingen van deze derde stap van het inkoopproces worden in een reeks documenten toegelicht:

  • Het overleg organiseren
  • Bestek
  • Contractuele voorwaarden

Wanneer het overleg begint, stelt het inkoopteam ook een puntenrooster op met daarin alle criteria die worden gebruikt om een keuze te maken tussen de concurrenten.

Het overleg vindt meestal plaats in twee ronden:

  • Een analyse van de ontvangen dossiers, waarbij de minst interessante dossiers worden geëlimineerd;
  • Eén of meer hoorzittingen voor de beste dossiers. De leveranciers stellen hun aanbod mondeling voor, beantwoorden vragen en geven eventueel een demonstratie.

Inkoopproces: de drie belangrijkste stappen van de referencing

Kies de beste partner

Aan het einde van het selectieproces wordt de meest veelbelovende partner gekozen.

Deze vierde stap in het inkoopproces is gebaseerd op een objectieve analyse van de waardepropositie van elk van de finalisten. In dit stadium komt eerder de vlotheid van het partnerschap aan bod, en niet zozeer de technische capaciteit om aan de vraag te voldoen (die bij de toelating tot het panel wordt onderbouwd).

De voorgestelde prijs, termijnen en logistieke voorwaarden wegen uiteraard zwaar in het besluitvormingsproces.

Bij het overwegen van een samenwerking die meerdere jaren kan duren, spelen de intuïtie en professionele ervaring van het inkoopteam een zeer belangrijke rol.

Beding de interessantste voorwaarden

Beloften vertalen in vaste verbintenissen die in de loop van de tijd kunnen worden gemeten, is de vijfde stap in het inkoopproces. Het idee is om met de toekomstige partner een win-winconsensus te vinden die het bedrijf zo tevreden mogelijk houdt zonder het vermogen van de partner om zijn verplichtingen in de loop van de tijd na te komen in gevaar te brengen.

Deze stap is een onderhandelingsfase die het inkoopteam zo goed mogelijk moet voorbereiden. U moet met name anticiperen op de strategische punten waarop u zich moet concentreren en natuurlijk uw argumenten aanscherpen.

Of er al dan niet een voorgeschiedenis bestaat met een partner (hebt u al eerder samengewerkt met de leverancier die als beste uit het overleg naar voor kwam?), is een cruciaal punt bij het begin van de onderhandelingen.

Bepaal de voorwaarden van het partnerschap

Tijdens de laatste stap van het inkoopproces wordt de samenwerking op lange termijn vastgelegd. Een cruciaal moment dus.

In het contract moeten met name twee situaties zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven:

  • De voorwaarden voor de beoordeling van de naleving van de verbintenissen op het gebied van kwaliteit, logistiek en dienstverlening in het algemeen;
  • De voorwaarden voor het verbreken van het contract, indien een eventuele afwijking van de oorspronkelijke beloften niet kan worden tegengehouden.

Conclusie: het inkoopproces bestaat uit zes stappen. Elke fase bouwt voort op de resultaten van de vorige en is een belangrijke stap op weg naar een relatie waar beide partijen voordeel uit halen.

De samenwerking tussen de twee partners kan alleen haar vruchten afwerpen als elke stap deskundig en professioneel wordt aangepakt. Zo’n robuuste samenwerking biedt strategische voordelen nu in de huidige economie de ecosystemen die rond ’toonaangevende’ bedrijven zijn opgebouwd een onmiskenbare troef vormen.

De strategische dimensie van de inkoopafdeling wordt dan ook steeds belangrijker. Uw opdracht nog makkelijker tot een goed einde brengen? Lees dit artikel: Procurementfunctie: 7 prioriteiten voor een succesvol 2020

Wat is intelligente procesautomatisering?

Posted on by Manutan

De definitie van intelligente procesautomatisering

Intelligente procesautomatisering (IPA – Intelligent Process Automation) maakt het mogelijk om niet alledaagse taken die een bepaalde reflectie vereisen, te automatiseren.

Intelligente procesautomatisering is gebaseerd op de technologieën van robotgestuurde procesautomatisering (RPA – Robotic Process Automation) en op de diverse domeinen van de artificiële intelligentie (Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing, enz.).

Intelligente procesautomatisering, meer dan RPA

Robotgestuurde procesautomatisering maakt vandaag al integraal deel uit van de digitale transformatie van ondernemingen. Intelligente procesautomatisering staat daarentegen nog in de kinderschoenen, maar maakt het mogelijk om het rendement van de aankopen naar een hoger niveau te tillen.

Intelligente automatiseringsoplossingen kunnen semigestructureerde gegevens (bestelbonnen, facturen enz.), én ook ongestructureerde gegevens (voicemails, e-mails enz.) verwerken. Ze kunnen bovendien leren uit de observatie van de mens, enz. Daardoor zijn IPA-tools in staat om uitzonderlijke taken te automatiseren die intuïtie, scherpzinnigheid en zelfs creativiteit vereisen, terwijl RPA-tools alleen zogenaamde routinetaken automatiseren.

Concrete gevallen van intelligente procesautomatisering

We kunnen verschillende situaties bedenken die helpen om de rol van intelligente procesautomatisering goed te begrijpen:

  • Een chatbot zou niet alleen een vast proces kunnen volgen, maar ook de betekenis van de vragen kunnen begrijpen en/of een gevoel (tevredenheid, woede enz.) bij de gesprekspartner kunnen waarnemen. Zo kan die een nog relevanter antwoord aanreiken en de bijzondere gevallen naar een mens doorsturen.
  • Een robot zou inkomende documenten volgens een vast proces kunnen klasseren, maar ook menselijk gedrag kunnen observeren en er andere specifieke regels uit afleiden (bijvoorbeeld: als bepaalde gesprekpartners bestanden doorsturen, worden die automatisch op een gedeelde server opgeslagen).

Kortom: intelligente procesautomatisering genereert een meerwaarde door bepaalde specifieke taken te verbeteren. Daardoor kunnen ondernemingen hun diensten efficiënter maken en zo concurrentiëler worden.

Ergonomie op het werk: waarop moet je letten bij de aankoop van een inpaktafel?

Posted on by Manutan

Een ergonomische inpaktafel is in hoogte instelbaar

Als je vele uren achter de inpaktafel werkt, wil je natuurlijk zo comfortabel mogelijk werken. Een inpaktafel die in hoogte instelbaar is op jouw lengte, voorkomt veel ongemak en vermoeidheid aan het eind van de dag. Zo krijg je geen last van rug- of nekklachten, één van de meest voorkomende klachten bij magazijnmedewerkers en de reden waarom ergonomie op het werk zo belangrijk is.

Je werkruimte uitbreiden = de capaciteit uitbreiden

Kun je nog niet goed inschatten hoeveel extra bestellingen je kunt verwachten? Dan is een modulair systeem perfect. Dat systeem kun je naar wens samenstellen en uitbreiden met (aanbouw)tafels, extra legborden, lades, … voor je gereedschappen en benodigdheden. Van individuele werkplek tot complete verwerkingsketen: een modulaire inpaktafel is eenvoudig met extra units uit te breiden.

Extra voorzieningen

De efficiëntie aan de inpaktafel kun je ook op andere manieren stimuleren. Denk aan extra verlichting, een extra aflegruimte, een rolhouder met snijsysteem voor het inpakpapier, … Ook een monitorarm voor een pc of laptop, verdeelschotten en lades bewezen al hun nut. Wist je trouwens dat er anti-vermoeidheidsmatten zijn voor plekken waar je lange tijd moet staan?

Wij helpen je graag

Met bovenstaande tips zorg dat je de juiste inpaktafel koopt. Kijk ook eens in onze webshop voor verschillende soorten verpakkingsmateriaal of lees onze blogs boordevol tips. Nog vragen? Neem dan contact op met de medewerkers van onze helpdesk. Ze helpen je met alle plezier.