Inkoopprocessen: in 6 stappen naar een duurzame relatie met leveranciers

Slim en efficiënt werken

Onder impuls van de digitale transformatie is de inkoopafdeling de voorbije jaren sterk geëvolueerd. De aanpak van deze afdeling is sneller en betrouwbaarder geworden, en bovendien komt ze veel beter aan bod in de bedrijfsstrategie.
De fundamenten van het inkoopproces zijn echter niet veranderd. Met een maximale toegevoegde waarde inspelen op een aankoopaanvraag blijft de prioriteit voor de inkoopteams. Het inkoopproces is afhankelijk van meer digitale middelen en vaardigheden, maar de verschillende stappen van dat proces blijven essentieel. De zes belangrijke stappen van het inkoopproces kunnen opgesplitst worden in twee hoofdfasen.

De zes belangrijke stappen van het inkoopproces zijn verdeeld in twee hoofdfasen (met drie stappen per fase):

  • Sourcing: in deze eerste fase gaat men op zoek naar de meest geschikte oplossing.
  • Referencing: deze laatste fase is cruciaal om de oplossing in een duurzaam operationeel perspectief te plaatsen.

Inkoopproces: de drie belangrijkste stappen van sourcing

Breng de behoeften van de interne klant in kaart

Voor een product dat of dienst die nog niet is besteld, bestaat de eerste stap van het inkoopproces erin de aanvrager te helpen onder woorden te brengen wat hij nodig heeft. Alleen als rekening wordt gehouden met alle gebruiksparameters van het gevraagde product of de gevraagde dienst, kan de inkoopafdeling hier een deskundig antwoord op bieden.

In het bestek kunnen deze elementen aan bod komen:
De identificatie van het product/de dienst: benaming van het gebruik, functie …
De kwantificering van de behoefte: volume, looptijd, duur, verbruikslocaties …
De kwaliteitscriteria: positionering van het gamma, referentie-equivalent, certificaten …
De gebruiksvoorwaarden: koppeling met andere producten/diensten, bijzondere gebruikscontext, beperkingen …
De servicevereisten: verpakking, beschikbaarheid in noodgevallen …

Door te overleggen met de aanvrager, kan het inkoopteam in kaart brengen wat hij precies nodig heeft. In sommige gevallen kan hier ook een alternatieve, innovatieve benadering van de oorspronkelijke aanvraag uit voortvloeien. Hierbij is het essentieel dat het inkoopteam goed kan luisteren naar de vraag en de uitdagingen in hun geheel begrijpt.

Identificeer potentiële partners

Een leverancierspanel opzetten op basis van het bestek en de beschikbare gegevens: dat is de tweede stap in het inkoopproces. Dit panel bestaat uit ondernemingen die a priori in staat zijn om volgens de specificaties te leveren.

Elk van die leveranciers wordt doorgelicht op basis van criteria die verband houden met de inkoopstrategie van het bedrijf:

  • Naleving van ethische regels en MVO
  • Economische duurzaamheid
  • Logistieke capaciteit
  • Reputatie, beoordelingen en goedkeuringen
  • Compatibiliteit met de digitale e-procurementconfiguratie van het bedrijf

Dit panel (eventueel afgeslankt) dient dan als basis voor de overlegfase.

Start het overleg

Het inkoopteam nodigt elk van de geselecteerde leverancies uit voor het overleg. De bepalingen van deze derde stap van het inkoopproces worden in een reeks documenten toegelicht:

  • Het overleg organiseren
  • Bestek
  • Contractuele voorwaarden

Wanneer het overleg begint, stelt het inkoopteam ook een puntenrooster op met daarin alle criteria die worden gebruikt om een keuze te maken tussen de concurrenten.

Het overleg vindt meestal plaats in twee ronden:

  • Een analyse van de ontvangen dossiers, waarbij de minst interessante dossiers worden geëlimineerd;
  • Eén of meer hoorzittingen voor de beste dossiers. De leveranciers stellen hun aanbod mondeling voor, beantwoorden vragen en geven eventueel een demonstratie.

Inkoopproces: de drie belangrijkste stappen van de referencing

Kies de beste partner

Aan het einde van het selectieproces wordt de meest veelbelovende partner gekozen.

Deze vierde stap in het inkoopproces is gebaseerd op een objectieve analyse van de waardepropositie van elk van de finalisten. In dit stadium komt eerder de vlotheid van het partnerschap aan bod, en niet zozeer de technische capaciteit om aan de vraag te voldoen (die bij de toelating tot het panel wordt onderbouwd).

De voorgestelde prijs, termijnen en logistieke voorwaarden wegen uiteraard zwaar in het besluitvormingsproces.

Bij het overwegen van een samenwerking die meerdere jaren kan duren, spelen de intuïtie en professionele ervaring van het inkoopteam een zeer belangrijke rol.

Beding de interessantste voorwaarden

Beloften vertalen in vaste verbintenissen die in de loop van de tijd kunnen worden gemeten, is de vijfde stap in het inkoopproces. Het idee is om met de toekomstige partner een win-winconsensus te vinden die het bedrijf zo tevreden mogelijk houdt zonder het vermogen van de partner om zijn verplichtingen in de loop van de tijd na te komen in gevaar te brengen.

Deze stap is een onderhandelingsfase die het inkoopteam zo goed mogelijk moet voorbereiden. U moet met name anticiperen op de strategische punten waarop u zich moet concentreren en natuurlijk uw argumenten aanscherpen.

Of er al dan niet een voorgeschiedenis bestaat met een partner (hebt u al eerder samengewerkt met de leverancier die als beste uit het overleg naar voor kwam?), is een cruciaal punt bij het begin van de onderhandelingen.

Bepaal de voorwaarden van het partnerschap

Tijdens de laatste stap van het inkoopproces wordt de samenwerking op lange termijn vastgelegd. Een cruciaal moment dus.

In het contract moeten met name twee situaties zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven:

  • De voorwaarden voor de beoordeling van de naleving van de verbintenissen op het gebied van kwaliteit, logistiek en dienstverlening in het algemeen;
  • De voorwaarden voor het verbreken van het contract, indien een eventuele afwijking van de oorspronkelijke beloften niet kan worden tegengehouden.

Conclusie: het inkoopproces bestaat uit zes stappen. Elke fase bouwt voort op de resultaten van de vorige en is een belangrijke stap op weg naar een relatie waar beide partijen voordeel uit halen.

De samenwerking tussen de twee partners kan alleen haar vruchten afwerpen als elke stap deskundig en professioneel wordt aangepakt. Zo’n robuuste samenwerking biedt strategische voordelen nu in de huidige economie de ecosystemen die rond ‘toonaangevende’ bedrijven zijn opgebouwd een onmiskenbare troef vormen.

De strategische dimensie van de inkoopafdeling wordt dan ook steeds belangrijker. Uw opdracht nog makkelijker tot een goed einde brengen? Lees dit artikel: Procurementfunctie: 7 prioriteiten voor een succesvol 2020

Volg Manutan op