Manutan blog

Hoe word je een aankoper die waarde creëert?

Posted on by Manutan

Daartoe volstaat het om aankopers een proactieve rol te geven met het oog op waardecreatie, steunend op de volgende vier beste praktijken:

  • de strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de aankoopafdeling en haar partners;
  • de relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken;
  • de inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten;
  • inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem

1. De strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de aankoopafdeling en haar partners

Voor aankoopafdelingen die meer waarde willen creëren, is er één belangrijk uitgangspunt: de steun en expertise van je voornaamste partners helpen je om de bedrijfsstrategie sneller in de praktijk te brengen. Om een beroep te kunnen doen op deze steun en expertise, heb je allereerst deze twee best practices nodig:

Om hier leveranciers met een strategische werking op het vlak van waardecreatie en de groei van het bedrijf bij te betrekken, moeten de volgende elementen met hen worden gedeeld:

  • een vooruitblik op de nieuwe producten en diensten die het bedrijf op middellange en/of lange termijn wil ontwikkelen en op de markt brengen;
  • de prioritaire acties in lijn met de bedrijfsstrategie om de groei van het bedrijf een boost te geven;
  • de thema’s waaraan de partners positief kunnen bijdragen.

Op basis hiervan kunnen de aankopers hun hoofdleveranciers, die duidelijk als stakeholders in het succes van de bedrijfsstrategie worden gezien, op een nieuwe manier bekijken.

2. De relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken

Een leverancier blijft steeds een leverancier, of hij nu rechtstreeks betrokken is bij de strategie van het bedrijf of niet. Om waarde te creëren, verliest een aankoper nooit de kern van zijn vak uit het oog. Goed beheer houdt dus ook in dat partners worden geëvalueerd!

Maar een aankoper die waarde creëert, pakt zo’n evaluatie net iets anders aan: op een wederzijdse manier. Hierbij worden beide zijden van het partnerschap geëvalueerd:

  • ik evalueer jou;
  • jij evalueert mij.

Dankzij deze gedeelde visie over doeltreffend samenwerken is er vertrouwen tussen een bedrijf en zijn partners. De uitdaging is niet langer dat je eventuele contractuele tekortkomingen moet bestraffen, maar dat je op een constructieve manier samenwerkt om het steeds beter te doen. Waardecreatie is gebaseerd op een veeleisende, maar langdurige relatie tussen klant en leverancier!

3. De inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten

In de managementwereld weten ze het al lang: erkenning is een uitstekende motivator. Maar er komt nog meer bij kijken …

Net zoals een aankoopdirecteur zijn team motiveert door hen te vertellen dat ze goed werk leveren, stimuleert een aankoper innovatie en waardecreatie door te tonen hoe erg hij de resultaten waardeert die dankzij de inspanningen van zijn beste partners tot stand komen.

Idealiter maakt de erkenning van leveranciers deel uit van een gestructureerd proces. Elk jaar kan het bedrijf een bepaald aantal leveranciers uit alle aankoopcategorieën (A, B en C) in de bloemetjes zetten. De criteria daarvoor kunnen verschillen: productkwaliteit, naleving van leveringstermijnen, concurrentiële offertes enz.

Iedere winnaar kan op verschillende manieren worden beloond:

  • een ‘Leverancier van het jaar’-trofee;
  • een pakket met producten van het bedrijf;
  • een persoonlijke boodschap van de algemene directie;
  • het hele jaar door bevoorrechte gespreksmomenten met de aankoop- en marketingteams;
  • interne communicatie om deze partnerships onder de aandacht te brengen bij de medewerkers

4. Inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem

Geen enkele interessante partner wil waarde creëren voor een bedrijf als hij er geen vertrouwen in heeft dat de relatie tussen klant en leverancier lang zal standhouden. Deze vierde beste praktijk komt dus pas aan bod als de eerste drie al zijn toegepast.

Om collectieve intelligentie te stimuleren, moet de aankoopafdeling zelf creatief zijn met tools om nieuwe ideeën en praktijken te stimuleren.

Dit soort initiatieven dragen bij aan een positieve dynamiek:

  • een ideeënbus voor leveranciers, waarbij de winst van ingevoerde innovaties 50/50 wordt gedeeld;
  • een ‘speed dating’-evenement voorbehouden voor leveranciers van indirecte aankopen, met een focus op specifieke uitdagingen (bv. de relatie digitaliseren en hoe dit de toeleveringsketen vlotter kan maken);
  • voor leveranciers van directe aankopen kunnen regelmatig meerdaagse workshops over innovatie plaatsvinden, waarbij medewerkers van het bedrijf samenwerken met leveranciers uit rang 1 en zelfs rang 2 en 3.

Kort gezegd: waardecreatie is de nieuwe missie voor de aankoopafdeling, die moet worden overeengestemd met het management van de partners. Deze strategie is niet gegarandeerd geschikt voor al je leveranciers, maar je brengt er wel een continue dialoog met je toppartners mee op gang. Het is niet de bedoeling om over problemen te klagen, wel om oplossingen voor wederzijdse groei te bedenken. Aankoopafdelingen hebben alles te winnen bij deze aanpak, niet alleen vandaag in het kader van economisch herstel, maar ook in de toekomst!

Download onze whitepaper “Long tail spend: kies voor lean aankopen”.

Green Supply Chain: hoe verklein je de impact van de supply chain op het milieu?

Posted on by Elke

Een Green Supply Chain implementeren

Als een bedrijf een Green Supply Chain wil implementeren, is het essentieel dat de hele onderneming van het project overtuigd is en er met volle moed aan meewerkt. Alleen met een globale aanpak kun je immers resultaten verzekeren op lange termijn. Van verpakking tot levering, van magazijnorganisatie tot de optimalisatie van transport en distributie: elke stap moet onder de loep worden genomen om de milieuvoetafdruk van de logistiek op elk mogelijk vlak te verkleinen. In dat kader is de implementatie van een methode die gebaseerd is op ‘lean logistics’, waarbij permanent leren en continue verbetering centraal staan, fundamenteel. Zo’n strategie stelt je in staat om je logistieke processen meer agile te maken en je goederenstromen efficiënter te organiseren.

In veel opzichten is de zoektocht naar manieren om de prestaties van een bedrijf te verbeteren een goede zaak voor de planeet. Elke bron van verspilling opsporen en aanpakken, pickingfouten voorkomen, geen producten onnodig in voorraad houden, … Er zijn tal van inspanningen die je supply chain kan leveren om minder afval te produceren, minder te vervuilen, minder energie te verbruiken én minder CO2 uit te stoten.

Een duurzaam aankoopbeleid uitwerken

De logistieke keten is de spil die de stroom van bestellingen en leveringen in beweging houdt. Dat die keten nauw verbonden is met de aankoopafdeling, spreekt dus voor zich. En het spreekt ook voor zich dat de implementatie van een duurzaam aankoopbeleid een positieve invloed heeft op de milieu-impact van je supply chain.

Een duurzaam aankoopbeleid steunt de circulaire economie waarbij ecologisch ontwerp, hergebruik en recyclage centraal staan, en bovendien spoort het de aankopers aan om de voorkeur te geven aan lokale producenten en om producten via de korte keten aan te kopen. Want hoe korter de afstand, hoe kleiner de gegenereerde CO2-uitstoot. Ook op dat vlak draagt een duurzaam aankoopbeleid dus een flink steentje bij aan de algemene prestaties van je bedrijf. In oktober 2020 schatten Zweedse onderzoekers dat de circulaire economie tegen 2030 op Europese schaal tot 535 miljard euro aan besparingen kan opleveren.

Binnen een duurzaam aankoopbeleid is ook de keuze van de leveranciers een belangrijk punt. Je moet er immers zeker van zijn dat zij zelf strenge milieucriteria naleven. En dat geldt niet alleen voor de leveranciers op het hoogste niveau, maar ook voor alle onderliggende niveaus. Een recent artikel in de Harvard Business Review benadrukte nog het belang van een globale aanpak waarbij alle leveranciers betrokken zijn, waar ze zich ook bevinden in de logistieke keten.

Nieuwe prestatie-indicatoren voor de supply chain

Als je de milieuprestaties van je supply chain correct wilt evalueren, heb je tools nodig waarmee je die prestaties gedetailleerd kunt toetsen. Naast MPI’s (Management Performance Indicators) en OPI’s (Operational Performance Indicators) moet je ook de nodige aandacht besteden aan EPI’s (Environmental Performance Indicators). Enkele nuttige EPI’s zijn:

  • het energieverbruik bij de voorziening, levering en opslag;
  • hoeveel alternatieve vervoermiddelen (fiets, biobrandstof, voertuigen met een waterstof- of elektrische motor) er in de hele logistieke keten worden gebruikt;
  • hoeveel ton er per kilometer wordt vervoerd en hoeveel kilometers er worden afgelegd;
  • het aantal retourreizen afgelegd door de leveringsvoertuigen;
  • hoeveel ton broeikasgassen er wordt uitgestoten.

Maak gebruik van AI, gegevens en automatisering

Omdat deze processen de betrouwbaarheid van de indicatoren verhogen, spelen de verzameling en verwerking van gegevens in real time een belangrijke rol in de milieuprestaties van bedrijven. Volgens een onderzoek dat Orange Business Services in de zomer van 2020 heeft uitgevoerd, vroeg 85 % van de ondervraagde bedrijven zich af of ze een verlaging van de logistieke kosten konden koppelen aan de bescherming van het milieu.

In 2019 besprak een rapport van het World Economic Forum, opgesteld in samenwerking met het bureau McKinsey, het voorbeeld van Schneider Electric: dat bedrijf wist het rendement van zijn operatoren met 25 % te verhogen, zijn onderhoudskosten met 30 % te verlagen én zijn energieverbruik met 30 % te doen dalen met behulp van digitale technologieën. Daarbij stonden voorspellend onderhoud, het Internet of Things (IoT) en autonome voertuigen centraal. Op logistiek vlak versnelt de komst van 5G de automatisering van magazijnen, terwijl artificiële intelligentie (AI) steeds nauwkeuriger aankopen en leveringen kan voorspellen.

Voor heel wat bedrijven zijn duurzame ontwikkeling en het ontregelde klimaat een innovatiekatalysator. Al 59 % van de bedrijven gebruikt digitale technologieën om milieu-indicatoren zoals hun energie-, brandstof- en waterverbruik te meten[1].

Ontdek hoe je zeker kunt zijn van een duurzame bevoorrading. Download de infographic “Verzeker je in 5 stappen van een duurzame bevoorrading”.

[1]Thought leadership real-time intelligence and the future of supply chain, Orange Business Services, 2020

Welke voordelen heeft artificiële intelligentie voor de aankoopafdeling?

Posted on by Elke

Artificiële intelligentie: oorsprong en definitie

Het idee van een ‘denkende machine’ dateert dan wel uit de oudheid, maar het begrip ‘artificiële intelligentie’ kwam pas echt op in de jaren 1950. Wiskundigen Alan Turing en John McCarthy en psycholoog Frank Rosenblatt waren de belangrijkste pioniers ervan.

Omdat deze technologie de prestaties ten goede komt, deed AI meer recent ook op de aankoopafdeling haar intrede. Volgens de definitie omvat de term ‘artificiële intelligentie’ (AI) een geheel van toepassingen, technieken en processen die op een ‘intelligente’ manier kunnen handelen.

Om het fijne van AI beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten dat deze technologie twee deelgebieden omvat.

Machine learning (ML)

Machine learning, ook wel ‘machinaal leren’ in het Nederlands, houdt in dat je computers leert om op zichzelf te leren. Bij dit deelgebied van AI staat de constante verbetering van de prestaties centraal. Het moet autonome, aangepaste besluitvorming mogelijk maken, zonder enige menselijke tussenkomst. Natural Language Processing (NLP) is een tak van machine learning en heeft als doel de taal van computerprogramma’s gelijk te stellen aan menselijke taal.

Deep learning (DL)

Deep learning, of diep leren, stoelt op de verwerking van grote hoeveelheden gegevens. Deze techniek is gebaseerd op wiskundige benaderingen die de menselijke manier van kennis verwerven nabootsen. Als deelgebied van machine learning wil deep learning voorspellende analyses automatiseren. Het is gebaseerd op een kunstmatig neuraal netwerk en zorgt voor de zelfstandigheid en dynamiek van AI.

Samengevat komt het erop neer dat deze machines taken kunnen uitvoeren waarvoor menselijke hersenvermogens nodig zijn, zoals redeneren, autonomie, informatie opzoeken of leren.

Wat artificiële intelligentie onderscheidt van klassieke programmering, is die cognitieve dimensie, in de psychologische betekenis van het woord. Met andere woorden: met betrekking tot de middelen en mechanismen van kennisverwerving.

AI-technologieën kunnen namelijk overweg met ongestructureerde scenario’s en een continu leerproces ontwikkelen.

Artificiële intelligentie: acht belangrijke voordelen voor de aankoopafdeling

De aankoopafdeling ondergaat sinds enkele jaren een digitale transformatie en daar komt steeds meer artificiële intelligentie aan te pas. AI heeft inderdaad concrete voordelen op aankoopvlak. Als we de logica van de GEP-studie volgen, kunnen we die onderverdelen in acht categorieën.

Informatie

Dankzij AI kunnen we grote hoeveelheden complexe en volumineuze gegevens onderzoeken. Het biedt meer realtime-informatie, waardoor de teams van de aankoopafdeling gemakkelijker en doeltreffender beslissingen kunnen nemen. Met behulp van artificiële intelligentie kunnen we voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Daartoe moeten de gegevensbanken hogerop goed georganiseerd zijn.

Productiviteit

AI kan de gemiddelde verwerkingstijd van aankoopprocessen met 25 tot 60 % inkorten, vooral omdat deze technologie de klok rond werkt. Artificiële intelligentie helpt namelijk om tijdrovende taken zoals de selectie van aanbestedingen drastisch te verminderen. Samen met machine learning verbetert AI de productiviteit van het hele aankoop- en aanbestedingsproces. Dankzij AI kunnen de aankoopteams zich toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde.

Toepassing

In principe begint AI haar vruchten af te werpen na ongeveer acht weken (op voorwaarde dat de gegevens goed gedefinieerd en georganiseerd zijn). Voor een bevredigend resultaat volg je het best de onderstaande stappen:

  • Identificeer de ‘use cases’ voor AI binnen de aankoopafdeling.
  • Selecteer de meest geschikte technologieën om uitgaven te analyseren en te beheren.
  • Communiceer duidelijk en geruststellend over de veranderingen.

Zodra artificiële intelligentie geïntegreerd en aangenomen is, zal het hele bedrijf er baat bij hebben.

Besparingen

AI kan tussen 5 en 40 % extra besparingen opleveren door de uitgaven en het leveranciersbestand te analyseren. Om de prestaties een boost te geven, richt AI zich op prioritaire optimalisatiepijlers en helpt deze technologie inkopers om makkelijker beslissingen te nemen. Over het algemeen ondersteunt artificiële intelligentie de uitvoering van doeltreffende strategische actieplannen die de winstgevendheid opkrikken.

Kwaliteit

AI zorgt voor constante kwaliteit door handmatige taken te verminderen, automatiseert en verbetert tijdrovende taken, en beperkt het risico op fouten. Op SVA-niveau zorgt AI voor een betere analyse van feedback en helpt het klachten optimaal af te handelen. Van aankoopafdeling over leveranciersrelaties tot transport, AI verhoogt de kwaliteit van de volledige logistieke keten.

Kosten

AI helpt de verwerkingskosten met 30 tot 40 % terug te dringen. Zo kun je chatbots inzetten voor eenvoudige taken, zoals technische ondersteuning van niveau 1-2.

Veiligheid

AI helpt inkopers de beste leveranciers te selecteren. Het resultaat: minder risico op fraude en laattijdige betalingen. Bij het beheer van aankoopcontracten zorgt AI dan weer voor betere rechtsbescherming. Artificiële intelligentie helpt dus om aankopen veiliger te maken.

Concurrentievermogen

Artificiële intelligentie creëert waarde, bevordert innovatie en draagt bij tot een beter wereldwijd concurrentievermogen van het bedrijf in de ogen van klanten en prospects.

Net als andere belangrijke technologieën (RPA[1], Internet of Things, chatbots, blockchain …), laat artificiële intelligentie ons een glimp opvangen van een nieuwe toekomst voor aankoopafdelingen: een strategische koersverandering en missies met een hoge toegevoegde waarde die steunen op zuivere menselijke vaardigheden (interpersoonlijke vaardigheden, invloed, creativiteit …).

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’.

[1] n.v.d.r.: “[Robotoplossingen voor procesautomatisering] kunnen eender welke invoergegevens verwerken door, net als een macro, een reeks voorgeprogrammeerde acties uit te voeren en vooraf bepaalde vakregels te volgen.”

Digitalisering aankoopproces win-win situatie voor Transdev/Connexxion en Manutan

Posted on by Daan Stolker

Twee jaar geleden werkte men volgens Chris Breedveld, Senior Aankoper IT en NPR bij Transdev/Connexxion, nog grotendeels factuur gedreven. Aankopen die buiten punch-outs liepen kwamen vaak pas in beeld bij ontvangst van de factuur. “We hadden daardoor te weinig zicht op een deel van het aankoopproces en de bijbehorende kosten. En juist bij kleinere uitgaven voor routineproducten die in hoog volume plaatsvinden, is efficiency belangrijk. Van bestelling tot en met levering zit je anders met een stroom aan e-mails die moeten worden gelezen en ingevoerd in een order- of factuurverwerkingssysteem. De totale aankoopwaarde valt daar nog wel mee, maar het proces is tijdrovend en handmatig werken geeft meer kans op fouten. Bovendien worden die fouten pas na levering zichtbaar en het oplossen daarvan is ook weer een arbeidsintensieve klus.”

De wens om over te gaan naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay platform bestond dan ook al enige tijd bij Transdev/Connexxion. Men wilde het complete traject van aankoopbehoefte, offerte, contract, bestelling en facturatie volledig digitaal en via één platform laten verlopen. Na het beoordelen van diverse SaaS-oplossingen besloot men over te gaan op Coupa Software, waarbij de gebruiksvriendelijkheid één van de doorslaggevende factoren was.

Na implementatie en training van de betrokken medewerkers, onder begeleiding van onder anderen Chris Breedveld die zich nu ook gecertificeerd Coupa Admin mag noemen, werd gekeken naar verdere digitalisering van het aankoopproces door Coupa te koppelen aan de systemen van leveranciers. Met Manutan bestaat al sinds 2014 een samenwerkingsverband en het lag dan ook voor de hand om met hen om tafel te gaan. Peter Paul van Hoegee, Manager Customer Solutions Benelux and Germany bij Manutan: “Wij zijn als leverancier voortdurend bezig de aankoopprocessen voor onze afnemers te stroomlijnen. E-procurement oplossingen maken daar een belangrijk deel van uit. Wij koppelen regelmatig ons systeem aan die van onze klanten. Soms zijn dat eenvoudig te realiseren koppelingen zoals bij Transdev/Connexxion en soms komt daar echt maatwerk bij te pas, afhankelijk van het door de klant gekozen financiële systeem.”

Sinds mei 2020 werkt Transdev/Connexxion op deze wijze. De volledig digitale transacties leveren veel tijdwinst op. Sjoerd Jehee, Team Lead Accounts Payable and Banking bij Connexxion, is blij met deze oplossing. “Tijd is geld: niet alleen zijn de kosten van het verwerken van de facturen nihil, en dat scheelt per factuur toch zo’n twintig tot dertig euro, de transacties verlopen nu bovendien sneller en helemaal foutloos. Bestaat een bestelling uit meerdere regels dan lopen die probleemloos door het systeem. Van aankoopbehoefte tot en met facturatie na levering. Daarbij komt dat het systeem uiterst gebruiksvriendelijk is. Het enige dat wij nog moeten doen is éénmaal per week de betalingsbatch controleren die via Coupa naar ons ERP-systeem gaat.”

Wat Sjoerd Jehee graag zou zien is dat meerdere leveranciers met het cXML protocol zouden gaan werken. “We zien dat de adoptie in Nederland nog heel laag is. Zo hebben wij met bijvoorbeeld onze leveranciers van bloemen en lunches wel al koppelingen via cXML maar met andere leveranciers verloopt dat nog steeds handmatig. Wij hebben daarom de wens dat, willen wij met nieuwe leveranciers in zee gaan, zij gebruik maken van cXML. Om de complexiteit hoeven ze het niet te laten ”, stelt hij, “als het systeem van de leverancier over de technische mogelijkheden beschikt is het voorbereiden van de koppeling aan onze kant zeer eenvoudig. Je hoeft vervolgens geen technische achtergrond te hebben voor het maken van de feitelijke koppeling. Je moet alleen een paar waarden overdragen zoals een domeinnaam, identiteit en een gedeeld geheim en de koppeling is gerealiseerd.”

De aankoop van kantoorartikelen en -inrichting en gereedschappen voor de werkplaatsen van de Connexxion-bussen door Transdev/Connexxion bij Manutan verloopt nu via compleet digitale transacties. Makkelijker bestellen, overzichtelijke leveringen en een volledig geautomatiseerde financiële verwerking: voor beide partijen levert dit winst op. Peter Paul van Hoegee: “De aankoopafdeling kan zich, in plaats van op de transactie, concentreren op het te bestellen product, de kwaliteit en relatie met de leverancier. De financiële afdeling heeft alleen nog een eind-controlerende functie en wij als leverancier krijgen bestellingen rechtstreeks in ons systeem binnen waardoor leveringen sneller, in combinatie én foutloos kunnen worden afgehandeld. Met de tijdwinst die dat bij ons oplevert kunnen we weer meer aandacht besteden aan het nog verder optimaliseren van de aankoopprocessen bij onze klanten.”

Hoe beheer en analyseer je efficiënt de leveranciersrisico’s bij je aankopen?

Posted on by Elke

Om de leveranciersrisico’s goed onder controle te houden, moet je niet alleen hoogwaardige leveranciers kiezen en erover waken dat ze hun contract naar behoren uitvoeren, maar ook – en vooral – goed anticiperen. Door vooraf de risico’s te identificeren die je toelevering kunnen beïnvloeden, voorkom je eventuele voorraadonderbrekingen en begrijp je beter welke problemen de werking van je logistieke keten in de war kunnen sturen. Het is dus van levensbelang dat de aankoopafdeling de leveranciersrisico’s nauwkeurig en volledig in kaart brengt, op welke rang in de supply chain ze zich ook bevinden.

Een geïntegreerde en gesegmenteerde leveranciersdatabase opzetten

In eerste instantie gaat leveranciersrisicobeheer ervan uit dat alle informatie die verband houdt met de toelevering, in real time opgenomen wordt in de operationele systemen van het bedrijf.

Deze strategische database moet vervolgens in verschillende risicocategorieën worden gesegmenteerd die relevant zijn voor je leveranciers. Daarmee staat of valt de efficiëntie van zo’n systeem. Denk aan de financiële, contractuele, beroeps-, technische en mvo-risico’s (maatschappelijk verantwoord ondernemen) die het imago, de activiteiten en de prestaties van je bedrijf kunnen schaden. Daarbij komen de eventuele geopolitieke, meteorologische of klimaatproblemen, afhankelijk van het land waar je leveranciers gevestigd zijn. Hoe nauwkeuriger je de leveranciersrisico’s classificeert, hoe makkelijker de aankoopdirectie op zulke risico’s kan anticiperen. Je voorspellende analysecapaciteit en het operationele bestuur van je toeleveringen gaan er aanzienlijk op vooruit, waardoor je al heel vroeg alternatieve strategieën kunt uitwerken om op elke onvoorziene omstandigheid voorbereid te zijn.

Om echt efficiënt te zijn, moet zo’n database natuurlijk regelmatig worden geüpdatet. Per definitie zijn leveranciersrisico’s geen ongrijpbaar gegeven. Ze variëren naargelang de omstandigheden en moeten dus continu worden bijgewerkt binnen het bedrijf.

Communicatie en transparantie met je leveranciers

Om even betrouwbaar als compleet te zijn, hangt de ‘kaart’ van leveranciersrisico’s ook af van de kwaliteit van de relaties die je met je leveranciers onderhoudt. Hoe meer vertrouwen en transparantie, hoe beter je de toekomst kunt inschatten. Vanuit dat oogpunt blijven doortastende gesprekken en een goede menselijke band essentieel. Zoals Grégoire Koudrine, Supply Chain Director van de Manutan Group, benadrukt, schuilt het geheim in je vaardigheid om “je verschillende gesprekspartners te laten praten en samen hypotheses op te stellen over de omzet, de verkoop en dus de toelevering, om eventuele risico’s beter te kunnen beheren”.

Je bedrijf veerkrachtiger maken

De coronacrisis heeft aangetoond dat het vandaag de dag onontbeerlijk is om logistieke ketens voor je onderneming op te zetten die niet alleen veerkrachtig, maar ook duurzaam zijn. In een onderzoek over dit onderwerp identificeert het bureau Capgemini vier belangrijke criteria die de veerkracht van een supply chain bepalen:

  1. Visibiliteit over de hele toeleveringsketen.
  2. Wendbaarheid en reactiesnelheid bij veranderingen (productietoename of -afname, herstructurering van de logistieke netwerken, …).
  3. Diversificatie van leveranciers en transporteurs.
  4. De planning van noodmaatregelen om beter voorbereid te zijn op crisissituaties en er gepast op te reageren.

Om je supply chain zo veerkrachtig mogelijk te maken, moet de aankoopdirectie vooral voorkomen dat het bedrijf te afhankelijk wordt van de leveranciers. Met meerdere vertrouwde partners samenwerken en de logistieke ketens naar een lokalere markt verleggen, zijn twee cruciale stappen om te overwegen.

Een ander adviesbureau, McKinsey & Company, heeft een grootschalige enquête uitgevoerd bij logistiek directeurs. Daaruit bleek niet alleen dat heel wat van de respondenten hun aantal leveranciers wilden uitbreiden om hun toelevering zeker te stellen, maar ook dat velen wilden overstappen naar nearshoring: een activiteit herlokaliseren naar het land van oorsprong of een land dicht bij dat van het bedrijf. Op die manier willen ze de productiviteit verhogen en zich wapenen tegen de onaangename verrassingen die de kop kunnen opsteken bij offshore-activiteiten en door een te grote afstand tussen het bedrijf en de leveranciers.

Een duurzaam aankoopbeleid promoten

Als je je leveranciersrisico’s doeltreffend onder controle wilt houden, moet ook mvo onlosmakelijk deel uitmaken van het aankoopbeleid van jouw bedrijf. We durven zelfs zeggen dat het beheer van leveranciersrisico’s een van de belangrijkste redenen is waarom bedrijven een duurzaam aankoopbeleid implementeren. Want er bestaat geen enkele noemenswaardige duurzame aankoopstrategie zonder bruikbare tools om leveranciersrisico’s te evalueren en te voorkomen. Op het programma: mvo-actieplannen voor leveranciers, modaliteiten voor geschillenbeheer, betaaltermijnen, enzovoort. In totaal zijn er veertien indicatoren waarmee je de duurzaamheid van je aankoopbeleid kunt evalueren, en dus ook de kwaliteit van de relaties die je onderhoudt met de partners die instaan voor je toelevering.

Ook hier is waakzaamheid hét kernwoord, want elk foutje op dit vlak kan onmiddellijk escaleren tot een risico voor je bedrijfsimago en prestaties, met alle financiële gevolgen van dien. Als een leverancier bijvoorbeeld wordt betrapt op wanbeheer, onbetrouwbare producten of een ontoereikend eigen milieubeleid, kan dat schandaal makkelijk de reputatie van de opdrachtgever besmeuren. Systematische audits van het mvo-beleid van je leveranciers zijn het beste middel om je risicobeheer te verbeteren.

Als verantwoordelijke voor externe bedrijfsmiddelen moet de aankoopdirectie goed voorbereid zijn op leveranciersrisico’s die de bedrijfsactiviteiten in het gedrang kunnen brengen. In dat kader moet de afdeling voortdurend alle risico’s in kaart brengen, kwaliteitsvolle relaties onderhouden en een duurzaam aankoopbeleid implementeren. Dat zijn de belangrijkste manieren om de veerkracht en prestaties van een bedrijf gegarandeerd op peil te houden.

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’

Telewerken en ergonomie: voorkomen is beter dan genezen

Posted on by Manutan

Ongeacht de huidige gezondheidscrisis zijn werknemers massaal fan van telewerken. Eurofound (de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden) hield een enquête1 om inzicht te krijgen in de gevolgen van de coronacrisis op de bevolking. Daaruit blijkt dat 70% van de respondenten een positieve ervaring heeft gehad met telewerken tijdens de verschillende lockdowns. 78% wil zelfs blijven thuiswerken, of zoekt naar afwisseling hierin. Amper 47% zegt dat de werkgever al het materiaal ter beschikking stelde om telewerk ook effectief uit te voeren2.

Ergonomische benodigdheden: goed werken met goed materiaal

“Het kan heel prettig zijn om thuis te werken, maar het wordt nog beter als je goed ergonomisch werkmateriaal in huis haalt. Werken in een loungestoel terwijl je laptop op een bijzettafeltje staat, zorgt vanzelf voor klachten. Zo komt welzijn tijdens het werk erg in het gedrang”, zegt Tiphaine de Réals, Marketing Manager van Fellows Frankrijk, gespecialiseerd in kantoormeubilair en -uitrusting, en een partner van Manutan.

Zowel thuis als op kantoor is een ergonomische werkplek essentieel voor de gezondheid. In het begin is een slecht ingestelde bureaustoel of een slecht geplaatst computerscherm alleen maar hinderlijk. Maar na verloop van tijd groeit het kleine ongemak uit tot een veel groter probleem, zoals een spier- en skeletaandoening (MSA). Daarom “moeten werkgevers moeite doen om te investeren in ergonomische meubels en benodigdheden als ze verwachten dat hun medewerkers telewerken”, benadrukt Tiphaine.

Ergonomie: kies voor een preventieve aanpak, thuis en op kantoor

Volgens een studie (2019) van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk3, lijden drie op de vijf Europese werknemers (60%) aan een spier- of skeletaandoening (MSA). Een op de vijf leed ook aan een chronische rug- of nekaandoening (nekpijn of lage rugpijn) in het jaar voordat deze studie werd uitgevoerd.

MSA’s tasten spieren, pezen en zenuwen aan en ontstaan door een verstoring van het evenwicht tussen wat het lichaam aankan en de spanningen waaraan het wordt blootgesteld. Volgens dezelfde enquête was 53% van de werknemers met een spier- of skeletaandoening een tijdje afwezig van het werk wegens hun aandoening, in het jaar dat aan de enquête voorafging. Slechts 32% van de deelnemers waren afwezig zonder specifiek gezondheidsprobleem.

Medewerkers die aan spier- en skeletaandoeningen lijden, zijn ook gedurende langere perioden afwezig dan andere collega’s. 26% van hen verklaarde meer dan acht dagen in het jaar afwezig te zijn, tegenover slechts 7% voor andere afwezigheden. MSA’s komen steeds vaker voor en wegen zwaar op de bedrijfsprestaties en de stijging van de sociale uitgaven. Ze leiden zelfs tot ziekteverzuim, productiviteitsverlies en ontwrichten teams. Duitsland schat het verlies aan productiviteit als gevolg van spier- en skeletaandoeningen zelfs op 1% van zijn bruto binnenlands product. Dat cijfer is waarschijnlijk vergelijkbaar met dat van andere landen in de Europese Unie, en dat maakt het des te belangrijker dat werkgevers een preventiebeleid voeren.

Of je nu thuiswerkt of op kantoor, de ergonomie van je werkplek is essentieel voor je gezondheid én voor je efficiëntie en carrière. Rust je bureau dus uit met ergonomische apparatuur voordat de eerste tekenen van MSA de kop opsteken.

Bevorder veranderingen in je houding

Ons lichaam is gemaakt om rechtop te staan, niet om de hele tijd te zitten. Daarom is het noodzakelijk om voldoende te bewegen en regelmatig van houding te veranderen. Wat je precies nodig hebt? Voor de meeste mensen is een in hoogte verstelbaar elektrisch bureau gecombineerd ait/sta-stoel met een ergonomische ideaal. Heb je zulke kantoormeubelen niet in huis? Gebruik je uitgespaarde reistijd dan om dagelijks te sporten.

Onthoud ook dat het afwisselen van een zittende en staande houding niet voldoende is om spier- en skeletaandoeningen te voorkomen. De juiste houding aannemen blijft nodig. Bij een goede zithouding staan je voeten plat op de vloer en bevinden je knieën zich een tot twee centimeter hoger dan je achterwerk. Om je nek in een comfortabele positie te houden, plaats je de bovenkant van je computerscherm op ooghoogte. Met een scharnierarm voor flatscreens kun je je scherm makkelijk op de juiste hoogte instellen. Het is ook aangeraden om een standaard voor je laptop te installeren.

Zorg voor optimale belichting

Natuurlijk licht stimuleert de stofwisseling, regelt het hormonale evenwicht en het immuunsysteem, en bevordert de wederopbouw van cellen. Thuis is het daarom essentieel om je werkplek in de buurt van een raam te installeren. Let wel op dat reflecterend licht je ogen niet vermoeit. Installeer daarom antireflectiefilters op je beeldscherm en ga niet met je rug naar het raam zitten. Kun je thuis niet vlak bij een raam werken? Een lichttherapielamp is een uitstekende oplossing.

Ontlast je polsen

Houd je handen in een vloeiende lijn met je onderarmen – een ergonomische muismat met polssteun kan wonderen doen. Zo worden je pezen, armen en schouders het minst belast.

Beperk de impact van herhaling

Peesontstekingen, handwortelklachten en spiervermoeidheid zijn de eerste en meest voorkomende gevolgen van repetitieve taken. Het doel van ergonomie is om de schadelijke gevolgen van deze herhaaldelijke bewegingen voor het lichaam te beperken. Een polssteun en een ergonomische muis voorkomen schade aan de carpale tunnel als gevolg van veelvuldig klikken.

We hopen dat je met deze tips alle voordelen van telewerken zult genieten, zonder je gezondheid te schaden.


Wil je thuis of op kantoor een ergonomisch werkstation installeren? Stel jezelf dan deze vragen:

  • Staat de bovenste rand van mijn scherm op ooghoogte?
  • Kan ik de hoogte van mijn stoel aanpassen?
  • Ligt mijn toetsenbord op minstens 20 cm van mijn dijen?
  • Kan ik mijn documenten eenvoudig raadplegen?
  • Zijn mijn handen in lijn met mijn voorarmen wanneer ik typ?
  • Staan mijn voeten plat op de grond?

Ontdek al onze producten voor op kantoor in onze webshop.

1 Bron: www.eurofound.europa.eu/sites/default/files/ef_publication/field_ef_document/ef20058en.pdf
2 EUROFOUND: investigation into teleworking in times of COVID-19
3 Bron: osha.europa.eu/fr/publications/summary-msds-facts-and-figures-overview-prevalence-costs-and-demographics-msds-europe/view

Onze top 5 van traceerbaarheidsoplossingen voor je bedrijfsaankopen

Posted on by Elke

Wat houdt traceerbaarheid van aankopen in?

Traceerbaarheid treedt ook bij bedrijfsaankopen steeds meer op de voorgrond. Het idee komt uit de industrie en is nu ook in opmars in de dienstensector. Een traceerbaarheidssysteem biedt een volledig en objectief beeld van de voorraden en van de producten die bij leveranciers besteld zijn, wat het makkelijker maakt om alles te controleren. Elke stap wordt grondig bekeken, zodat je altijd weet waarom, hoe en wanneer producten het bedrijf verlaten. De procedure helpt dus om de uitgaven van elke afdeling op een relevante manier onder te verdelen. Er zijn verschillende oplossingen en manieren om productaankopen te traceren.

Tracking: traceerbaarheid binnen en buiten het bedrijf

Tracking is een van de meest gangbare oplossingen. Het biedt de mogelijkheid om de status van de aankopen per laadeenheid of per partij goederen op te volgen door middel van geregistreerde controles en identificaties. Alle stappen in de opvolging van een product zijn bekend: van het begin van het project tot de uiteindelijke bestemming van het product op de afdelingen.

Traceerbaarheid binnen een bedrijf gaat over alle stappen in de verwerking van de producten. Dat gebeurt aan de hand van SKU-codes[1] of specifieke tools zoals WMS-software[2] voor voorraadbeheer in het magazijn.

Als producten doorgevoerd of verdeeld moeten worden in verschillende landen, is het ook cruciaal om ze buiten het bedrijf te kunnen traceren. Daarvoor wordt een universele en gecodificeerde taal gebruikt, die alle actoren begrijpen. Zo is op elk moment duidelijk waar de producten zich precies bevinden.

Traceerbaarheidsoplossingen met identificatie en codering van aankopen

Producten identificeren aan de hand van een unieke code behoort tot de meest doeltreffende oplossingen. Zo kan een standaardtaal worden gebruikt en krijgen alle diensten realtime toegang tot de informatie die ze zoeken. Daarvoor heb je traceerbaarheidssystemen nodig.

De streepjescode (UPC[3], EAN[4]) is de meest gebruikte identificatiemethode ter wereld. Om aankopen te traceren en om het beheer, de controles en de logistiek vlot te laten verlopen, is het RFID-systeem[5] een andere mogelijkheid. Hierbij verzendt een chip alle relevante gegevens via radiogolven. Welke oplossing je ook kiest, om de gegevens over te dragen heb je altijd gespecialiseerde software nodig.

Traceerbaarheidsoplossingen met streepjescode

Streepjescodes hebben intussen al ruimschoots hun waarde bewezen als het gaat om voorraden opvolgen, controleren en beheren. Etiketten met streepjescode bevatten een code die volgens specifieke coderings- en versleutelingsprotocollen wordt aangemaakt. Deze eenvoudige oplossing is snel in gebruik te nemen. Je hoeft het etiket met streepjescode alleen te scannen om de nodige informatie over het product te verkrijgen.

Wel heb je er de juiste uitrusting voor nodig: speciale printers voor de etiketten, net als CCD-handscanners of laserscanners waarop je de productgegevens afleest.

Traceerbaarheidsoplossing met RFID

Het RFID-systeem slaat informatie op die diensten op afstand kunnen opvragen, zonder dat directe controle nodig is. Een RFID-kaart, -tag en -badge werken allemaal volgens hetzelfde principe. Ze zijn uitgerust met een chip waarop de gegevens opgeslagen zijn en die verbonden is met een antenne. Vervolgens wordt de informatie verzonden naar een RFID-lezer.

Dit systeem beschikt over een grote opslagcapaciteit en helpt producten snel en doeltreffend te traceren. Net als bij het systeem met streepjescodes heb je hulpmiddelen nodig bij de identificatiedrager:

  • een vaste of draagbare RFID-lezer, om de informatie op de chip te lezen;
  • een RFID-printer om de RFID-etiketten te bewerken, te printen of (naargelang het model) aan te maken;
  • RFID-software voor het beheer en de verwerking van de gegevensstromen die de RFID-chip verzendt.

Software voor gegevensverwerking, een onmisbare traceerbaarheidsoplossing

Voor een optimale tracering, opvolging en controle van de aankopen is software die alle gegevens over de verplaatsingen van de producten samenbrengt onmisbaar. Deze digitale drager verzamelt en bewaart gegevens op een samenhangende manier, verwerkt ze en deelt ze met de verschillende betrokken actoren.

Als oplossing kiest men heel vaak voor een ERP-systeem[6]. Dat verzamelt alle informatie die de verschillende afdelingen van het bedrijf delen. Er bestaan ook andere doeltreffende tools, zoals een WMS, krachtige software die de magazijnstromen optimaliseert. Daarnaast is er ook het TMS[7], dat de leveringsroutes van de producten efficiënter helpt te organiseren en plannen.

Aankopen kunnen traceren is onmisbaar geworden voor bedrijven. Alle aankopen doeltreffend kunnen controleren, opslaan en opvolgen – daar draait het om. Wanneer een onderneming kiest voor een traceerbaarheidsoplossing op maat van haar uitdagingen en omvang, zorgt ze voor een efficiëntere communicatie en informatieoverdracht tussen afdelingen. De juiste oplossing resulteert in een beter voorraadbeheer en meer winstgevendheid, en vermijdt onnodige bestellingen die tot nodeloze kosten leiden. Dankzij traceerbaarheidsoplossingen kunnen triggerpoints worden geïdentificeerd en kan een bedrijf zijn aankopen beter inperken.

Aankopen traceren heeft tal van voordelen. Deze methode geeft een meer strategische kijk op de aankoopafdeling. Zo kun je de status van bestellingen opvolgen, maar producten ook traceren en beheren om na te gaan of de procedures goed worden gevolgd. Het eindresultaat? Een beter aangestuurd en veiliger aankoopproces.

Download onze whitepaper ‘Inkoopbeleid en mvo’.

[1] Stock Keeping Unit of voorraadbeheereenheid
[2] Warehouse Management System of geoptimaliseerd magazijnbeheer
[3] Universal Product Code of universele productcode
[4] European Article Numbering of Europese artikelnummering
[5] Radio Frequency Identification of identificatie met radiogolven
[6] Enterprise Resource Planning, een systeem voor het beheer van bedrijfsprocessen
[7] Transport Management System of software voor transportbeheer

Alles over de 3 huismerken van Manutan

Posted on by Elke

Huismerken zoals gezien door Manutan

Huismerken beiden eigenlijk een goedkoper alternatief aan voor nationale merken, en dat aan een lagere prijs. Maar Manutan wil nog verder gaan en combineert vier belangrijke beloften voor zijn huismerken:

  • Zorgvuldige selectie van producten, gebaseerd op onze expertise
  • Kwaliteit boven alles, met 10 jaar garantie op al onze producten*
  • Scherpe prijzen die gemiddeld 15% lager liggen dan die van de marktleiders
  • Ruime keuze aan ecologische producten en accessoires

Manutan, onmisbare producten voor elke dag tegen een voordelige prijs

Het merk Manutan wordt voortdurend uitgebreid en telt vandaag meer dan 5.800 producten die voldoen aan de dagelijkse behoeften van bedrijven. Het omvat onze acht productfamilies: kantoor en telewerk, magazijn, industriële benodigdheden en gereedschap, verpakkingen en bakken, veiligheid, terrein, hygiëne en catering.  Het gaat om producten die we dagelijks in onze werkomgeving gebruiken: maskers, transpalletten, stapelbakken, wagentjes, elektrisch gereedschap, markeerlinten, handdoekdispensers, stoelen, sloten, afrollers, instelbare beeldschermsteunen, … Long tail spend aankopen (of C-Class aankopen) die per definitie niet strategisch maar toch essentieel zijn voor de activiteiten van een bedrijf.

Onder deze alledaagse producten vinden bedrijven ook materialen en uitrustingen met toegevoegde waarde terug, zoals:

  • Ergonomische producten die bijdragen tot de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de eindgebruikers
  • ‘Lean’-producten die de teamprestaties een boost geven (zoals een visueel managementbord, etiketten enz.)
  • Configureerbare producten die toelaten om de modellen af te stemmen op de behoeften
  • Milieuvriendelijke en duurzame producten die aansluiten bij het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), zoals ecologische zepen en absorptiemiddelen

Ikasorb® en Ikatex®: twee gespecialiseerde huismerken

Ikaros is specialist en koploper op het vlak van milieubescherming in Zweden en Finland en maakt deel uit van de Manutan-groep. Meer dan 15 jaar geleden riep het bedrijf twee deskundige merken in het leven om aan de behoeften van zijn klanten te voldoen: Ikasorb® en Ikatex®.

Ikasorb®, gespecialiseerd in absorptiemiddelen

Het merk Ikasorb® biedt een zeventigtal referenties om de verspreiding van verontreinigende vloeistoffen (oliën, oplosmiddelen, koolwaterstoffen, zuren enz.) te voorkomen, beperken en beheren. Deze producten worden gebruikt bij accidentele lekkage of kleine lekken of druppels als gevolg van dagelijkse onderhoudswerkzaamheden.

Het huismerk Ikasorb® omvat twee belangrijke soorten absorptiemiddelen:

  • Synthetische absorptiemiddelen in de vorm van rollen, vellen, kussens of kussenrollen. Die laatste bieden een heel hoog absorptievermogen.
  • Korrelvormige absorptiemiddelen, die dankzij hun natuurlijke bestanddelen (vermiculiet, diatomeeënaarde, tobermoriet, houtschaafsel enz.) milieuvriendelijker zijn. De nieuwe modellen garanderen een absorptiekwaliteit die bijna net zo goed is als synthetische absorptiemiddelen.

Praktisch en voordelig, de Ikasorb® absorptiemiddelen zijn ook beschikbaar in kit.

Ikatex®, expert in industriële schoonmaakmiddelen

Het merk Ikatex® telt een twintigtal referenties gespecialiseerd in het reinigen, afdrogen en polijsten van industriële oppervlakken (carrosserie, drukwerk, meubilair enz.).

En onder die referenties vinden we producten die aan elke behoefte voldoen:

  • De papierrollen hebben een hoog absorptievermogen. Ze zijn verkrijgbaar in twee materialen: zuiver cellulosewattenpapier en gerecycled papier. Een kleurcode geeft aan waarvoor ze gebruikt kunnen worden: bleekgeel voor industrieel gebruik, blauw voor voedingsmiddelen, wit voor multifunctioneel gebruik enz. De rollen worden in Europa vervaardigd en dragen het Ecolabel, wat betekent dat er flinke inspanningen worden geleverd voor het milieu zonder aan prestaties in te boeten.
  • De niet-geweven doeken zijn geschikt voor elk gebruik. Ze zijn sterker dan papier en heel absorberend. Deze doeken zijn verkrijgbaar in handige dispenserdozen, zakjes en voorgesneden spoelen. En omdat je er minder van nodig hebt, zijn ze ook voordelig.
  • De textieldoeken zijn de meest duurzame optie: ze zijn sterk, wasbaar en herbruikbaar. Ze kunnen in elke sector worden gebruikt, behalve de levensmiddelen- en farmaceutische sector en voor cleanrooms.

Ikatex®-producten zijn ontwikkeld in zeer resistente materialen en zijn geschikt voor vele toepassingen. Effectief en zeer absorberend, verkrijgbaar in verschillende maten en kleuren.

Waarom kiezen voor een huismerk?

Zoals je kunt zien, bieden huismerken heel wat voordelen. Toch kiezen de eindklanten van bedrijven voor dit soort behoeften vaker voor hoogwaardige of premiumproducten.
Neem nu het voorbeeld van de huismerken Manutan, Ikasorb® of Ikatex®, met hun aantrekkelijke prijs-kwaliteitverhouding. Niet alleen bieden deze merken dezelfde kwaliteit als de nationale merken, ze zijn ook nog eens tot 15% goedkoper dan premiummerken! Zorg er dus voor dat je de juiste producten gebruikt voor elke behoefte. En sensibiliseer vooral de eindgebruikers hierrond.

Gekozen door inkoopafdelingen, bieden de huismerken Manutan, Ikasorb® en Ikatex®:

● Een kwaliteitsniveau dat gelijkwaardig is aan premiummerken;
● Een langere conventionele garantie;
● Steeds aantrekkelijke en concurrerende prijzen;
● Advies en hulp van experts;
● Een ultra-beschikbare after-sales service.
Daarbij komt nog de garantie “tevreden of geld-terug”!

De groep Manutan combineert algemene met gespecialiseerde merken en kan prat gaan op een dynamisch en vrijwel onbeperkt aanbod van meer dan 500.000 referenties. Ze koestert één grote ambitie: inspelen op al je niet-strategische aankoopbehoeften, welk product je ook nodig hebt.

*3 jaar op verbruiksgoederen en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

Wat betekent ’transparantie’ voor de aankoopafdeling?

Posted on by Elke

Wat betekent ’transparantie’ voor de aankoopafdeling?

Het beginsel ’transparantie’ heeft betrekking op de toegang tot informatie over het bedrijf. Die informatie moet duidelijk, precies, nauwkeurig en voor iedereen begrijpelijk zijn. Gegevens worden intern meegedeeld, bijvoorbeeld door de werknemers op de hoogte te brengen van de globale strategie van de onderneming. Dat gebeurt ook buiten het bedrijf, onder meer door de samenstelling van de producten zichtbaar te maken.

Hoewel transparantie op vele afdelingen van toepassing is, wordt dit aspect steeds belangrijker op de aankoopafdeling.

De basismaterialen selecteren voor de productieafdeling van het bedrijf: dat is de taak van de aankoopafdeling. Ze zorgt voor het best mogelijke product, en houdt daarbij het budget en de leveringstermijnen in de gaten.

Binnen die context neemt transparante informatie verschillende vormen aan op de aankoopafdeling:

  • uitdagingen van het bedrijf aankondigen;
  • keuze van leveranciers meedelen;
  • bedrijfsbeleid ter beschikking stellen;
  • mogelijke vertragingen bij de levering melden;
  • …

Waarom is transparante informatie belangrijk op de aankoopafdeling?

Een beleid van transparante communicatie biedt een bedrijf vele voordelen.

Het juridische aspect

De Europese Richtlijn 2014/95/UE verplicht bedrijven hun bedrijfsmodel, resultaten, beleid, voornaamste risico’s en prestatie-indicatoren openbaar te maken. Aan de hand van die richtlijn proberen de autoriteiten een beter beeld te krijgen van de situatie van een bedrijf (sociale en milieukwesties, respect voor de mensenrechten, bestrijding van corruptie …).

Hoewel die regels momenteel alleen van toepassing zijn op grote bedrijven en groepen, hebben ook kleine en middelgrote ondernemingen er veel bij te winnen. Het beginsel ’transparantie’ gaat namelijk veel verder dan het louter juridische aspect.

Vertrouwen van de klant

Kleine en grote bedrijven hebben het al begrepen: om de concurrentie het hoofd te bieden, moet je opvallen. Klanten kopen niet langer een product alleen om in een behoefte te voorzien. Ze doen onderzoek en kiezen voor bepaalde waarden. De meesten van hen zijn ook bereid iets meer te betalen voor een verantwoord artikel.

Bedrijven moeten daarom transparant communiceren, zodat de consument weet wat hij of zij koopt. Dat geldt voor de hele toeleverings- en productieketen. Het verklaart ook waarom steeds meer bedrijven transparanter communiceren over hoe ze werken. Door heel open te zijn, geven ze wantrouwen en verkeerde interpretaties geen kans. De klant beschikt dan over voldoende informatie en kan een keuze maken die bij zijn of haar waarden past.

De aankoopafdeling heeft er dus alle belang bij op een transparante manier informatie te verstrekken.

De mvo-strategie

De bedrijfswereld evolueert steeds meer in de richting van duurzame ontwikkeling. Drie thema’s (samenleving, milieu en economie) hebben nu een strategische functie in de communicatie. Naast het bovenvermelde juridische aspect is een ethische, ecologisch verantwoorde en op mensenrechten gebaseerde aanpak aantonen onmisbaar voor bedrijven die op groei mikken.

Aankoopmanagers kunnen rekening houden met de mvo-dimensie, zowel bij de aankoop van uitrusting voor medewerkers als bij de aankoop van basismaterialen voor de productieafdeling.

Rendement van investeringen

Het beginsel ’transparantie van informatie’ heeft heel wat voordelen die elkaar versterken. Hoe eerlijker een bedrijf communiceert, hoe meer vertrouwen de consument in die onderneming krijgt. Daardoor zal hij of zij vaker kiezen voor dat bedrijf en het sneller aanbevelen bij anderen. Iedereen wint erbij: de klanten zijn tevreden en het bedrijf profiteert van een hoge ROI.

Transparantie is dus een erg belangrijke factor in het succes van een bedrijf.

Wat betekent ’transparantie’ voor de toeleveringsketen?

In de hele toeleveringsketen wordt transparante informatie verstrekt.

Vanuit het perspectief van de leverancier

Upstream gebeurt er het volgende:

  • doelstellingen, mvo-criteria en waarden van het bedrijf bepalen;
  • daarover communiceren;
  • netwerk van verantwoordelijke leveranciers opbouwen;
  • interne en externe R&D-strategie uitvoeren.

Concrete acties tussen de onderneming en de leveranciers geven gestalte aan wat vooraf is bepaald.

Vanuit het perspectief van de klant

Downstream is vooral duidelijke, toegankelijke en authentieke communicatie van groot belang. Die moet stroken met de algemene strategie van het bedrijf en een toegevoegde waarde betekenen voor de ontvanger.

Selectiecriteria en adviezen horen ook bij transparant communiceren:

  • Waarom kies je voor deze leverancier (nabijheid, type levering …)?
  • Waarom verkies je dit basismateriaal boven een ander?
  • Welk advies geef je mee aan potentiële klanten om de juiste keuze te maken?
  • …

Vanuit het perspectief van lean management

Wat doe je tegen verspilling en hoe verbeter je de processen? Dat zijn twee zeer interessante thema’s om over te communiceren in het kader van lean management.

Het welzijn van de mens (onder meer de veiligheid in de fabrieken, de werkomstandigheden en de arbeidstijden) is een kwestie die je gerust in de kijker mag zetten.

Hoe optimaliseer je de trajecten? Hoe ga je overbevoorrading en overproductie tegen? Allemaal gegevens die je in verband met de milieuproblematiek maar beter openbaar maakt.

Ten slotte kun je belanghebbenden informeren over je beleid rond verantwoorde aankopen en op die manier duidelijk maken dat je kwaliteitsvolle producten wilt leveren.

Transparante communicatie die het imago van het bedrijf weerspiegelt

Het imago van een bedrijf is gebaseerd op de ervaring en perceptie van de consument. Door transparant te communiceren, breng je die algemene indruk dichter naar de werkelijkheid.

De aankoopafdeling maakt onlosmakelijk deel uit van de waardeketen van het bedrijf, met tevreden klanten als doel. Klanten willen steeds vaker weten waar producten vandaan komen. Ze moeten daarom op de hoogte zijn van de genomen beslissingen en ze gemakkelijk kunnen terugvinden. De aankoopstrategie moet dan ook in de hele toeleveringsketen zichtbaar zijn en afgestemd zijn op de strategie van het bedrijf.

Transparantie is de sleutel. Communiceer eenvoudig, authentiek en eerlijk. Zo vermijd je verkeerde interpretaties.