Manutan blog

Savin’side®, de methode om je long tail spend aankopen te optimaliseren

Posted on by Elke

Het belang van long tail spend aankopen

Volgens de wet van Pareto (ook wel de wet van 20-80 genoemd) maken long tail spend aankopen (of C-Class aankopen) 5 % van het totale aantal bedrijfsuitgaven uit, maar ook 50 % van het totale aantal aankoopsegmenten.

Pas de matrix van Kraljic toe en vergelijk de financiële inzet, die bij die categorie van aankopen relatief beperkt blijft, met het algemene risiconiveau. Long tail spend aankopen kun je dan in twee subcategorieën indelen: eenvoudige aankopen (klein risico) en/of kritieke aankopen (groot risico).

Dat wil zeggen dat je met long tail spend aankopen voor twee belangrijke uitdagingen komt te staan. Voor elk van die uitdagingen bestaat een gepaste strategie:

  • In de eerste plaats beheer je de totale eigendomskosten (TCO, total costs of ownership) van de aankopen. Het beheer van de long tail spend aankopen zorgt immers voor maar liefst 70 % van de verborgen aankoopkosten[2]. Die kosten hebben te maken met een samenwerking met meerdere leveranciers, aankopen buiten het proces om, gebrekkige processen, foutafhandelingen en retourzendingen, …
  • Tegelijkertijd moeten aankoopdiensten zich concentreren op veiligheid, vooral als het gaat om kritieke aankopen. Daarvoor doen ze een beroep op leveranciers die garant staan voor de kwaliteit en de oorsprong van producten, de naleving van normen en voorschriften, …

Savin’side®, de ‘Lean–Agile‘-methode om jouw long tail spend aankopen te optimaliseren

De Manutan Groep heeft een methode ontwikkeld om zijn key accounts te helpen hun long tail spend aankopen (of C-Class aankopen/indirecte aankopen) te optimaliseren. Savin’side® is ontwikkeld door aankopers voor aankopers en is gebaseerd op gegevensanalyse, een lean aanpak en een flexibel methodologisch kader.

Die strategie is gericht op een beter beheer van de totale aankoopkosten, en dus op een beter beheer van long tail spend aankopen. Zes optimaliseringshefbomen zorgen hiervoor:

De leveranciersportefeuille rationaliseren

Tot 75% van de kosten van long tail spend aankopen (ook C-Class aankopen genoemd) gaan naar de leveranciers[3]. Daarom zorgen ze voor aanzienlijke administratieve kosten. zoals kosten voor leveranciersbeheer (gemiddeld geschat op 1.000 euro/leverancier/jaar) en transactiekosten. Daarom beperk je best de omvang van de leveranciersportefeuille door sommige leveranciers (bv. met lage jaarlijkse uitgaven of lokale dekking) te vervangen door één enkele distributeur die een brede waaier van referenties aanbiedt.

Productoptimalisatie

Interne klanten worden zelden bijgestaan in hun keuze van long tail spend aankopen. Daardoor kopen ze vaak luxeproducten: bekende merkproducten van hoge kwaliteit, maar ook met een hoge prijs. Dat is echter niet altijd nodig wanneer het gaat om eenvoudige aankopen en er zijn directe kosten mee gemoeid. Om de keuze van de producten te optimaliseren, zorg je er best voor dat ze voldoen aan de functionele behoeften van interne klanten. Zo vermijd je over-kwaliteit.

Digitalisatie van de transacties

Long tail spend aankopen maken 60% van het aantal bestellingen uit[4]. De optimalisatie van het transactieproces is dus noodzakelijk. Om dat te doen, dematerialiseren de aankoopdiensten het Procure-to-Pay-proces van productselectie tot facturering. Die strategie zorgt niet alleen voor een meer efficiënte werking binnen het bedrijf, maar levert ook financiële besparingen en milieuvoordelen op.

Logistiek optimaliseren

Long tail spend aankopen zijn meestal over meerdere leveranciers verspreid en voor elke levering moeten meerdere medewerkers van je bedrijf kostbare tijd vrijmaken (beveiliging, goederenontvangst, magazijnmedewerkers, …). Daar staat niet altijd een echte meerwaarde tegenover. Om de productiviteit te verhogen, verbeteren de aankoopafdelingen de processen voor levering en bezorging van producten aan de gebruikers via diverse diensten: gepersonaliseerde of gestroomlijnde leveringen, industriële verkoopautomaten, …

De overeenkomst toepassen

Wanneer het aankoopbeleid in een bedrijf niet nauwkeurig wordt gevolgd, leidt dat rechtstreeks tot financieel verlies en tot een toename van het aantal niet-beheerde aankopen. Aankoopafdelingen zien er best op toe dat alle vestigingen van hun bedrijf de voordelen die in het contract met een leverancier zijn afgesproken, volledig benutten. Zo nodig maken ze de interne klanten ervan bewust (vestigingen bezoeken, marketingcampagne, …).

Continue verbetering

Niet-kwaliteit is over het hele bedrijf verspreid en dat bemoeilijkt het aankoopbeheer. Daarom is het van groot belang de onderliggende oorzaken van de vastgestelde tekortkomingen op te lossen en de service te verbeteren.

Hoewel een efficiënte werking en kostenvermindering tot de prioriteiten van de aankoopafdelingen behoren, vormen geoptimaliseerde long tail spend aankopen een formidabele hefboom. Een dergelijke strategie komt overeen met Lean Procurement: het voortdurend opsporen van ‘verspilling’ om waarde te creëren.

Download onze whitepaper ‘Lean aankopen en waardecreatie’.

[1] [2] [3] [4] Bron: Manutan Group

Hoe zorg je voor een efficiënt afvalbeheer in je bedrijf?

Posted on by Elke

Afvalbeheer in een bedrijf: wat zijn de regels?

Volgens de richtlijn 2008/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 19 november 2008 wordt het volgende beschouwd als afval: “elke stof of voorwerp waarvan de houder zich ontdoet, voornemens is zich te ontdoen of zich moet ontdoen”.

Deze wetgeving deelt afval in volgens een bepaalde hiërarchie (preventie, hergebruik, recycling, andere nuttige toepassing, verwijdering) die een basis vormt voor bedrijven om een afvalbeheerbeleid te ontwikkelen.

Die moeten zich dan ook ertoe verbinden hun afval te beheren “zonder enig risico voor water, lucht, bodem, fauna en flora, zonder geluids- of geurhinder te veroorzaken of schade te berokkenen aan natuur- en landschapsschoon”. Alle sectoren zijn betrokken (restaurants, privékantoren, bouwplaatsen, openbare instellingen, winkels enz.).

De richtlijn stipuleert ook dat de mogelijkheid dat bedrijven “[hun afval] [zelf] [behandelen] of door een officieel erkende exploitant [laten] behandelen”. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van bedrijven om hun afval te sorteren naargelang de aard van het afval.

Het materiaal moet goed worden verwerkt en zendingen moeten worden geregistreerd, ongeacht of bedrijven zelf voor de afvalverwerking zorgen of dit uitbesteden aan een ander bedrijf.

Deze regels gelden zowel voor afval dat voortkomt uit activiteiten van medewerkers als voor afval dat ontstaat tijdens de productie.

Hoe beheer je het afval in je bedrijf?

De afvalopvolgingsketen bestaat uit twee schakels: intern en extern beheer.

In 5 stappen naar een efficiënt afvalbeheer

Het afvalbeheer in je bedrijf optimaliseren verloopt in 5 stappen.

1 – Maak een stand van zaken op

Stel jezelf een aantal vragen over het afval van je bedrijf wanneer je een stand van zaken opmaakt:

  • Hoeveel afval wordt er geproduceerd?
  • Om wat voor afval gaat het?
  • Is het recycleerbaar? Herbruikbaar? Gevaarlijk?
  • Kunnen we de hoeveelheid verminderen?

Clarisse Chang, Senior mvo-analiste bij EcoVadis[1]: “Het is een goed idee om de vergelijking te maken met andere bedrijven in je sector. Zo weet je waar je zelf staat en kun je je doelstellingen aanscherpen.”

Zodra je de situatie hebt geanalyseerd, ben je klaar om een afvalbeheerbeleid uit te tekenen.

2 – Werk een strategie voor de afvalverwerking uit

Het actieplan bestaat uit verschillende categorieën om de volgende kwesties aan te pakken:

  • Welk afval kan worden hergebruikt, gerecycleerd, verminderd en voorkomen?
  • Kan het afval een andere nuttige toepassing krijgen en kunnen er nieuwe producten van worden gemaakt?
  • Kan het afval worden gebruikt als energiebron?
  • Hoe kunnen we het afval zowel binnen als buiten het bedrijf beheren?
  • Welk bedrijf kan het komen ophalen?
  • Waar zetten we de recyclecontainers het best neer, zodat ze gemakkelijk te gebruiken zijn?
  • Hoe communiceren we over het beleid, zodat iedereen zich betrokken voelt?

Onthoud dit: het beste afval is dat wat niet wordt geproduceerd. Daarom moet je bedrijf nadenken over een strategie waarmee het zijn impact zoveel mogelijk kan beperken.

3 – Kies de juiste dienstverlener

Afhankelijk van wat je bedrijf precies nodig heeft, is de hulp inroepen van een externe dienstverlener misschien de beste optie. Stel jezelf een aantal vragen, zodat je de juiste keuze maakt:

  • Moet de dienstverlener alleen het sorteermateriaal ter beschikking stellen? In dat geval moet een andere partner of een reinigingsbedrijf je afval komen ophalen.
  • Moet de dienstverlener het afval ophalen nadat het in de centrale bakken is verzameld?
  • Haalt de dienstverlener het afval rechtstreeks uit de scheidingsbakken op?

4 – Hou de kosten onder controle

Bij de afvalbeheerkosten gaat het niet alleen om de prijs van de externe dienstverlener. Je moet ook nog rekening houden met het volgende:

  • Wordt het opslagmateriaal gekocht of gehuurd?
  • Hoe vaak wordt het afval opgehaald?
  • Hoe wordt het afval verwerkt?

De prijs is afhankelijk van de diensten die je nodig hebt. Je bedrijf moet dus goed kijken naar het budget en dit afstemmen op de benodigde diensten.

5 – Organiseer het afvalbeheer

Zodra de behoeften zijn bepaald, de dienstverlener is gekozen en het budget is vastgesteld, resteert er nog één ding: tot actie overgaan! Nadat je afvalbeleid is uitgetekend en je het contract met je nieuwe dienstverlener hebt ondertekend, moet je alle informatie wel nog duidelijk meedelen binnen je bedrijf.

Een efficiënt afvalbeheer op het werk: iedereen doet mee!

Iedereen moet de ins en outs van de afvalbeheerstrategie binnen het bedrijf begrijpen. Alleen zo kan ze een succes worden. Je moet dus al je medewerkers informeren.

Dat kan op verschillende manieren, via:

  • E-mail;
  • Duidelijke informatie op de recyclingbakken;
  • Trainingen;
  • Leuke activiteiten om je medewerkers aan te moedigen hun steentje bij te dragen;
  • Een speciale gids over afval sorteren op het werk.

Een neutrale externe partner als EcoVadis kan helpen om de boodschap over te brengen binnen je bedrijf. Clarisse Chang legt uit:

“[Die] beoordeling door een externe en neutrale partner is handig om intern te communiceren en medewerkers warm te maken voor de strijd tegen afval.”

Aankopers en leveranciers: steeds meer echte, verantwoorde partners

De aankoopafdeling moet ervoor zorgen dat haar leveranciers de milieunormen naleven. Deze twee partners moeten samenwerken en geleidelijke verbeteringen voor het milieu voorstellen.

Afvalbeheer binnen bedrijven zit in een opwaartse spiraal, aldus Clarisse Chang:

“Je hebt het recht om je leveranciers te vragen hetzelfde te doen, want hun [EcoVadis]-score is van invloed op die van jou en die van je klanten. […] Op die manier wordt afvalbeheer een gezamenlijke inspanning waar alle partners baat bij hebben.”

Een bedrijf dat besluit om zijn prestaties op het gebied van duurzame ontwikkeling onder de loep te nemen, zal onder andere worden beoordeeld op de aankopen. Als dat nog niet het geval was, zal het bedrijf voortaan de voorkeur geven aan verantwoordelijke leveranciers, aangezien hun milieu-impact die van de onderneming beïnvloedt.

Er komt een echte samenwerking tot stand tussen aankopers en leveranciers. Wat vroeger een eenvoudige transactie was, is nu teamwerk waarbij iedere betrokkene een belangrijke rol vervult. De één stelt de ander ter discussie, de voorstellen van de één leiden tot nieuwe ideeën bij de ander: welke materialen krijgen de voorkeur? Valt er energie terug te winnen? …

Zoals het gezegde luidt: “Alleen gaan we sneller, samen raken we verder.”

Wil je met je bedrijf graag op een verantwoorde manier aankopen? Download onze whitepaper ‘Aankoopbeleid en mvo’.

[1] Evaluatie- en beoordelingsdienst voor de mvo-prestaties en duurzame ontwikkeling van bedrijven op internationale schaal

Aankoopmanager: functiebeschrijving

Posted on by Elke

Wat zijn de taken van een aankoopmanager?

De aankoopmanager kijkt naar wat zijn of haar bedrijf precies nodig heeft en in welke omgeving het actief is. Op basis daarvan bepaalt hij of zij de aankoopstrategie en het aankoopbeleid van de onderneming, en voert die uit.

Een aankoopmanager zet dus zijn of haar vaardigheden in voor de ontwikkeling van het bedrijf en beheert de uitgaven.

Zo heeft een aankoopmanager vijf hoofdtaken:

  • aankoopstrategie en -beleid bepalen: na overleg met de algemene directie zich aan de strategische doelstellingen aanpassen, een economische controle uitvoeren, de behoeften van de verschillende afdelingen in kaart brengen …
  • aankoopafdeling in goede banen leiden: de organisatie optimaliseren, nieuw talent aanwerven, het team (op)leiden …
  • aan onderhandelingen deelnemen: de teams ondersteunen bij gevoelige of strategische kwesties, toezicht houden op kaderovereenkomsten …
  • aankoopprojecten sturen: per mijlpaal opvolgen, processen en tools invoeren …
  • leveranciers en aankoopprestaties monitoren: specificaties opstellen, key performance indicators definiëren, toezicht houden op alle kosten en het aankoopbudget, regelmatig rapporten opstellen …

Aankoopmanagers blijven gedurende hun hele loopbaan zoeken naar kwaliteitsproducten of -diensten tegen de beste prijs. Als bekwame onderhandelaar sluit hij of zij partnerschappen met leveranciers die hun beloften nakomen (leveringstermijnen, mvo-aanpak, prijs-kwaliteitsverhouding …).

De taken van een aankoopmanager kunnen veranderen naargelang van de behoeften, maar ook afhankelijk van de activiteitensector van het bedrijf. Het werkterrein is uitgebreid en omvat nu ook leveringen, logistiek en in sommige gevallen zelfs marketing. De taak van de aankoopverantwoordelijke is steeds meer gericht op waardecreatie, met name door naar innovatieve oplossingen te zoeken en milieucriteria in aanmerking te nemen.

Over welke vaardigheden beschikt een aankoopmanager?

Zoals in elke functie moet een aankoopmanager knowhow combineren met persoonlijke kwaliteiten. Een aankoopmanager wordt dus verwacht over een heleboel vaardigheden te beschikken.

Wat betreft knowhow moet een aankoopmanager het volgende beheersen:

  • aankoopmethodes en commerciële onderhandelingstechnieken;
  • aankoopbeheerinstrumenten en -oplossingen op de markt, zoals e-procurement of e-sourcing;
  • de omgeving van het bedrijf: sector, functies, economische en organisatorische randvoorwaarden, producten en diensten die nodig zijn voor de productie en de goede werking van de onderneming;
  • onmisbare juridische kennis: handelsrecht, douanevoorschriften, vervoer van goederen …;
  • economische cultuur en (inter)nationaal nieuws;
  • projectbeheer en aanbestedingsprocedures;
  • een of meer vreemde talen, in het bijzonder Engels.

Wat betreft persoonlijke kwaliteiten moet een aankoopmanager blijk geven van:

  • charisma en interpersoonlijke vaardigheden om samen te werken met teams, andere afdelingen, leveranciers en de algemene directie;
  • stressbestendigheid en vasthoudendheid, vooral bij strategische onderhandelingen;
  • bereidheid om te luisteren naar de behoeften van talrijke gesprekspartners;
  • creativiteit om nieuwe optimaliseringsmogelijkheden te bedenken;
  • het vermogen een stap terug te kunnen zetten en een globale visie met het oog op een strategie op lange termijn;
  • autonomie en aanpassingsvermogen om de betrekkingen met de verschillende partners te optimaliseren.

Welke opleiding moet een aankoopmanager hebben gevolgd?

Een aankoopmanager verwerft de nodige vaardigheden dankzij een basisopleiding, jarenlange ervaring en regelmatige bijscholing.

Een aankoopmanager is doorgaans een senior manager met ongeveer tien jaar werkervaring op het gebied van aankopen. Hij of zij moet daarnaast het juiste diploma hebben, dat is meestal een masterdiploma.

Om een toekomstige aankoopmanager te worden, kunnen studenten naar een business school gaan, of een algemene of gespecialiseerde ingenieursopleiding volgen. Een masterdiploma in management, economie of aankoopmanagement biedt ook de nodige vaardigheden en kennis voor een functie met zo veel verantwoordelijkheden.

Als onderdeel van hun opleiding leren toekomstige aankoopmanagers alle markten wereldwijd te begrijpen. Ook digitale vaardigheden ontwikkelen is van groot belang. Met hun diploma op zak beheersen ze de waardeketen in een omgeving die voortdurend versnelt.

Wat verdient een aankoopmanager?

Het gemiddelde jaarsalaris van een aankoopmanager bedraagt ongeveer 105.000 euro (40.000 – 50.000 pond in het VK). Uiteraard varieert dat bedrag naargelang van de ervaring in het vak, het bedrijf waarvoor hij of zij werkt en het gemiddelde salaris in het land waar hij of zij gevestigd is.

In het algemeen is een aankoopmanager aan de slag bij een groot concern. Ook bedrijven met meer dan vijfhonderd werknemers werven profielen aan om dergelijke verantwoordelijkheden op zich te nemen. De vaardigheden van een aankoopmanager zijn steeds meer gegeerd en openen vele deuren voor hem of haar. Een aankoopmanager kan bijvoorbeeld werkzaam zijn in de automobielsector of de detailhandel, maar ook in de telecommunicatie.

Hij of zij kan in de eerste jaren tussen 60.000 en 70.000 euro bruto per jaar verdienen. Meer dan acht jaar ervaring of aan de slag in een bepaalde sector? Dan strijkt een aankoopmanager soms tot wel 150.000 euro per jaar op.

Op lange termijn kan de aankoopmanager doorgroeien tot operationeel manager, industrieel manager of algemeen manager.

Kom meer te weten over de huidige en toekomstige uitdagingen voor aankoopmanagers.

Gids: je duurzame toelevering veiligstellen in 5 stappen

Posted on by Elke

1 – Als één team achter duurzame ontwikkeling staan

Je duurzameontwikkelingsdoelstellingen (DOD) kun je enkel bereiken als je teams daar ook achter staan. Van duurzame ontwikkeling een prioriteit maken kan een echte meerwaarde opleveren. Maar om hen daarvan te overtuigen, moet je dat eerst zelf ook geloven. Aarzel dus niet om informatie in te winnen over efficiënte methodes van duurzame toelevering en om regelmatig een kijkje te nemen op gespecialiseerde sites.

In een volgende stap moet je ook je medewerkers enthousiast maken voor een milieubewuste ingesteldheid. Teambuildingtechnieken rond mvo zijn een uitstekende manier om hen hierbij te betrekken. Als je onderneming dan ook nog eens de daad bij het woord voegt en een specifiek actieplan volgt, wordt het nog eenvoudiger om iedereen te engageren.

Iedere medewerker van de onderneming speelt een rol in de duurzame toeleveringsketen, of het nu gaat om nieuwe producten of diensten aankopen of de afvalberg verkleinen. Om je medewerkers te doen inzien welke positieve impact een goede duurzame toelevering kan hebben, moet je de tijd nemen om hen op te leiden en alle radertjes in het aankoopbeheer toe te lichten. Ze moeten begrijpen welke ecologische, maatschappelijke en economische voordelen zo’n aanpak oplevert. Als ze alle uitdagingen kennen, zullen ze zich nauwer betrokken voelen en meer gemotiveerd zijn om hun steentje bij te dragen. Deze stap is essentieel, want zo leg je een solide basis voor je duurzame toeleveringsketen.

2 – De duurzame toeleveringsstrategie concreet waarmaken

Duid aanspreekpunten inzake duurzame ontwikkeling aan die je teams en de leveranciers informeren over de strategie van de onderneming. Om de acties op elk niveau van de toeleveringsketen te coördineren, kan het relevant zijn om een afzonderlijke afdeling op te richten. De leden van die afdeling zullen de ecologische impact van de bedrijfspraktijken nauwgezet opvolgen en verbeteringen voorstellen om de kosten van de green supply chain (duurzame toeleveringsketen) te drukken. Ken iedereen een specifieke rol toe om zo die keten veilig te stellen en meteen ook de rendabiliteit te verhogen.

Om de doelstellingen van het beheersplan te bereiken, voer je het best aangepaste procedures in. Die werken des te efficiënter als je ze opstelt in samenspraak met experts inzake duurzame ontwikkeling. Zo kan je onderneming richtlijnen uitwerken die zullen leiden tot de invoering van verantwoorde praktijken in elke schakel van de toeleveringsketen.

Om die stap te kunnen zetten, moeten je medewerkers en leveranciers begrijpen welke impact die richtlijnen hebben op de duurzame toeleveringsketen. Zo zullen ze mettertijd gaan toezien op de naleving van deze milieubewuste oplossingen.

3 – Leveranciers omvormen tot ecopartners

Verantwoorde inkopen hebben de relaties tussen de onderneming en haar leveranciers veranderd. Deze twee entiteiten streven hetzelfde doel na: hun mvo-beleid toepassen. In dit kader werd de internationale norm ISO 20400 uitgewerkt om twee uitdagingen aan te gaan:

  • Certificering van een maatschappelijk verantwoorde inkoopstrategie;
  • De belangrijkste leveranciers betrekken bij deze stap.

Het is de bedoeling om de maatschappelijke, ethische en ecologische prestaties van alle partijen te verbeteren. De criteria prijs en leverbaarheid van het product of de dienst zijn niet langer voldoende. Voortaan moet je ook rekening houden met de kostprijs van de levenscyclus en de koolstofvoetafdruk van producten en diensten. Het is dan ook belangrijk om je leveranciers zorgvuldig te kiezen en zo de betrouwbaarheid van de duurzame toeleveringsketen te garanderen. Enkele tips om een duurzaam partnerschap op te bouwen:

  • Kies leveranciers met dezelfde waarden als jouw onderneming.
  • Maak je verwachtingen duidelijk kenbaar tijdens de contractonderhandelingen.
  • Stel een gezamenlijk actieplan op en volg het.
  • Organiseer samen workshops en bewustmakingscampagnes.

Een goede communicatie van bij de aanbesteding is een garantie voor vertrouwen en geloofwaardigheid. Bovendien zullen je leveranciers meer geneigd zijn om mee te gaan in het mvo-verhaal als ze zien dat hun opdrachtgevers een voorbeeldrol vervullen tijdens de volledige duur van het partnerschap.

4 – Een foutloos milieubewust beheer uitstippelen

In grote ondernemingen zal een nauwkeurige planning van de toeleveringsketen de activiteiten efficiënter en duurzamer doen verlopen. Door elke stap nauwgezet te plannen, kun je eventuele kinken in de keten opsporen. De interne risico’s (IT, personeel, projectmanagement …) zijn het eenvoudigst af te bakenen. Het leveranciersrisico is dan weer moeilijker in te schatten. Om je duurzame toeleveringsketen veilig te stellen, moet je ervoor zorgen dat ook je leveranciers het mvo-beleid naleven.

Met moderne digitale technologieën krijg je realtime een beeld van de situatie, hoe complex de duurzame toeleveringsketen ook is. Een beheersproces dat gebaseerd is op artificiële intelligentie (AI) is een cruciale prestatiebooster om de toeleveringsketen veerkrachtiger te maken. Zo blijft de ecologische impact van de goederen beperkt tijdens de productie, het transport en de opslag ervan. Aan de hand van geolocatie kunnen de routes van de vrachtwagens optimaal worden gepland om zo de CO2-uitstoot in te perken. Ook WMS-software, RFID-chips en 5G kunnen helpen om de toeleveringsketen te verbeteren.

Die digitale oplossingen zijn stuk voor stuk nuttige tools om een duurzame circulaire economie tot stand te brengen.

5 – Een duurzaam beleid uitwerken

Met specifieke en meetbare KPI’s (Key Performance Indicators) wordt het voor je onderneming makkelijker om haar prestaties op het vlak van duurzame ontwikkeling op te volgen. Zo omvat de norm ISO 14031 deze drie indicatoren:

  • De milieuconditie-indicatoren (ECI);
  • De managementprestatie-indicatoren (MPI);
  • De operationele prestatie-indicatoren (OPI).

Deze prestatie-indicatoren helpen je een onderscheid te maken tussen efficiënte en minder efficiënte praktijken. De dashboards van de leveranciers kunnen een nuttige aanvulling vormen op deze gegevens. Hiermee kan je onderneming haar strategie bijsturen en haar green supply chain veiligstellen.

De risico’s die doorwegen op de duurzame toeleveringsketen regelmatig doorlichten is ook een must. Afhankelijk van hoe kritiek de vastgestelde gebreken zijn, moet je onderneming specifieke maatregelen nemen om die tegen te gaan. Door alles op te volgen, merk je het meteen wanneer er nieuwe risico’s opduiken en kun je de prestaties van je onderneming op peil houden. Met het oog op de klimaatverandering en het stijgende zeeniveau moet de green supply chain zich ook kunnen aanpassen aan schaarse middelen. Door de voorkeur te geven aan de korte keten en producten te recyclen kun je dat risico van schaarste opvangen. Bovendien is een onderneming met een evenwichtig beheersplan beter opgewassen tegen zulke uitzonderlijke situaties.

De duurzame toeleveringsketen veiligstellen is een kwestie van teamwerk, dat is nu wel duidelijk. Naast de technische aspecten is je medewerkers en leveranciers overtuigen cruciaal. Beter gaan presteren op ecologisch, maatschappelijk en ethisch vlak moet een prioriteit zijn voor iedere speler in de keten. Want de green supply veiligstellen levert een concurrentievoordeel op voor elke onderneming.

Voor nog meer informatie, download onze whitepaper “Aankoopbeleid en mvo” of bekijk onze infographic “Verzeker je in 5 stappen van een duurzame bevoorrading”..

Lichamelijke en geestelijke gezondheidsrisico’s op het werk voorkomen: zo belangrijk is het

Posted on by Elke

Geestelijke gezondheid op het werk

De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) definieert geestelijke gezondheid als een “een toestand van welzijn waarin het individu zich bewust is van zijn of haar bekwaamheden, de gewone stress van het leven aankan, productief en renderend kan werken, en in staat is een bijdrage te leveren tot zijn of haar gemeenschap”.

Zelfontplooiing op het werk is een van de factoren die een directe invloed hebben op het mentale welzijn van je medewerkers. Maar wat verstaan we precies onder ‘geestelijke gezondheid op het werk’?

Het eerste werkgerelateerde geestelijke probleem waaraan veel mensen denken, is de burn-out. Die staat van complete uitputting is een psychisch probleem dat optreedt als iemand op het werk chronische stress ervaart. Maar slechte werkomstandigheden kunnen ook tal van andere problemen met zich meebrengen. Stress, angst, demotivatie of een gekelderde sfeer op de afdeling: al die tekenen wijzen erop dat mensen zich niet goed voelen op het werk.

Wat is een goede geestelijke gezondheid?

Voor een goede geestelijke gezondheid moet het evenwicht tussen het gevoel van welzijn en de capaciteit om de ups en downs van het leven te trotseren goed zitten. Dat geldt voor iedereen, ongeacht geslacht, leeftijd of sociale categorie.

De drie aspecten van geestelijke gezondheid

De Europese gezondheidsinstanties hebben ‘geestelijke gezondheid’ in drie pijlers verdeeld:

  • positieve geestelijke gezondheid (zelfontplooiing, autonomie, welzijn);
  • psychologisch lijden (psychische problemen, angst, stress);
  • psychiatrische problemen (geestelijke problemen en psychische aandoeningen die via een diagnose vastgesteld zijn).

Lichamelijke gezondheid op het werk

Wat de lichamelijke gezondheid op het werk betreft, staan twee punten centraal:

  • steeds meer zittend werken;
  • fysieke activiteit op het werk.

Door de evolutie van onze manier van leven en onze arbeidsomstandigheden bewegen we minder dan vroeger. Maar dat sedentaire leven heeft een niet mis te verstane invloed op de gezondheid van je medewerkers, zeker voor wie op kantoor werkt.

Toch blijven ook mensen met een actievere job, zoals magazijniers, niet gespaard. Zij moeten opletten voor een heel andere reeks fysieke gezondheidsrisico’s dan de gevaren van te veel zitten. Zo ontstaan hun lichamelijke klachten vaak omdat hun spieren bijvoorbeeld overbelast raken bij het uitvoeren van hun taken, of omdat ze repetitieve (en vaak zware) handelingen moeten uitvoeren.

De lichamelijke gezondheid op het werk kan ook in het gedrang komen als de apparatuur of het gereedschap niet (meer) afgestemd is op de personeelsleden die het gebruiken. RSI (‘Repetitive Strain Injury’ of aandoeningen van het bewegingsapparaat) en lendenpijn zijn de vaakst vastgestelde problemen op de werkvloer. Repetitieve handelingen, ongemakkelijke houdingen, onaangepaste werkomstandigheden, vermoeide spieren, stress … Alle beroepsgroepen kunnen er wel van meespreken.

Door aan de fysieke activiteit van je medewerkers te werken, verminder je het risico op arbeidsongevallen, werkgerelateerde aandoeningen en gevallen van arbeidsongeschiktheid.

Lichamelijke en geestelijke gezondheid op het werk: de uitdagingen

Zorg dragen voor het lichamelijke en geestelijke welzijn van je medewerkers heeft een voelbare impact op de bedrijfsactiviteit. Slapeloosheid, vermoeidheid, burn-out, depressie, hormonale en spijsverteringsklachten, spierpijn, overspanning … Als de werkomstandigheden goed zijn, wordt het risico op stressgerelateerde aandoeningen veel kleiner.

Geestelijke en lichamelijke gezondheid zijn dan ook nauw met elkaar verbonden. Wie zich mentaal niet goed voelt, heeft vaak ook fysieke klachten en omgekeerd. Beide soorten problemen gaan hand in hand. Voor een goede levenskwaliteit op het werk is het dan ook absoluut noodzakelijk om een goed evenwicht te vinden.

Het doel is dus: bedrijven alle middelen aanreiken waarmee ze hun personeel kunnen voorlichten en opleiden over deze belangrijke onderwerpen. Risicopreventie is een efficiënte strategie die resulteert in beter presterende teams en optimale sociale relaties binnen en tussen de afdelingen.

Hoe zorg je voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid op het werk?

Waken over het fysieke en mentale welzijn van je medewerkers doe je eerst en vooral door de juiste werkomstandigheden te bieden, met methodes en middelen op maat van je personeel. Bijvoorbeeld: iemand die de hele dag aan een bureau zit, loopt een groter risico op aandoeningen die bij een sedentaire levensstijl horen. De combinatie van intensief beeldschermwerk en een gebrek aan fysieke activiteit werkt onder andere oogvermoeidheid en spierproblemen in de hand.

Gelukkig bestaan er strategieën om die risico’s te beperken, zoals een ergonomische werkplek inrichten. Als je medewerkers op een verstelbare bureaustoel kunnen zitten, verbetert hun zithouding en voorkom je de klachten die door verkeerd zitten kunnen ontstaan. Stel je hen ook  een aangepast bureau of een verstelbare computerstandaard ter beschikking? Nog beter!

In het magazijn kun je de gezondheid van je medewerkers verbeteren door hen gereedschap te bezorgen dat hun dagelijkse taken vergemakkelijkt. Investeer bijvoorbeeld in hefapparatuur of oplossingen die vermoeidheid tegengaan: dat is een mooie eerste stap richting meer welzijn op het werk.

Waar je personeel ook werkt, door hen het juiste materiaal te geven zorg jij ervoor dat je teams beter presteren. Want als je een bepaalde last van hun schouders neemt, kunnen zij hun taken efficiënter uitvoeren.

Lichamelijke en geestelijke risicopreventie op het werk

Wil je het risico op burn-out, stress, angst of depressie bij je personeel tot een minimum beperken, dan zijn preventiestrategieën in je bedrijf een must. Die kun je opnemen in het hr-beleid of het mvo-beleid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) van je onderneming. Je hebt de keuze uit verschillende strategieën, maar het doel is altijd hetzelfde: samenhangende acties voorstellen en bij elke stap evalueren wat is veranderd.

Steeds meer bedrijven bieden hun personeel de mogelijkheid om fysiek actief te zijn. Een beter humeur, meer zelfvertrouwen, een sterker gevoel van efficiëntie, betere concentratie, beter omgaan met stress … Wereldwijd zijn er tal van onderzoeken die de positieve effecten van sport aantonen, zowel voor de fysieke als voor de mentale gezondheid van je medewerkers.

Zijn telewerk en professioneel welzijn verenigbaar?

Door de gezondheidscrisis is het plots alomtegenwoordig, maar al lang voordien waren er grotere bedrijven die hun personeel lieten telewerken. Videoconferenties, deadlines, het gezinsleven … Telewerkers moeten hun taken zelf organiseren en veel autonomie aan de dag leggen. Mentaal vraagt dat wel wat en het leidt soms tot complexe situaties. De grootste uitdaging is de grens tussen werk en privéleven vinden én handhaven. Op dat vlak speelt preventie een sleutelrol. Het is een goed idee om na te denken over de middelen die je personeelsleden ter beschikking hebben om hun taken in alle rust uit te voeren.

Om de lichamelijke en geestelijke risico’s van deze werkvorm te beperken, moet je enkele best practices invoeren. Die beginnen bij de werkomgeving en de ter beschikking gestelde tools en middelen, zoals IT-materiaal, software en online samenwerkingsomgevingen. Vervolgens kun je je medewerkers aanmoedigen om vaker te gaan bewegen ter compensatie van hun zittende houding tijdens de werkdag.

Lichamelijke en geestelijke risicopreventie en concrete acties om de zelfontplooiing van je medewerkers te stimuleren, zijn essentieel voor ieders sociale welzijn!
Ontdek er nog meer over in onderstaande video :

Hoe word je een aankoper die waarde creëert?

Posted on by Manutan

Daartoe volstaat het om aankopers een proactieve rol te geven met het oog op waardecreatie, steunend op de volgende vier beste praktijken:

  • de strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de aankoopafdeling en haar partners;
  • de relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken;
  • de inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten;
  • inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem

1. De strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de aankoopafdeling en haar partners

Voor aankoopafdelingen die meer waarde willen creëren, is er één belangrijk uitgangspunt: de steun en expertise van je voornaamste partners helpen je om de bedrijfsstrategie sneller in de praktijk te brengen. Om een beroep te kunnen doen op deze steun en expertise, heb je allereerst deze twee best practices nodig:

Om hier leveranciers met een strategische werking op het vlak van waardecreatie en de groei van het bedrijf bij te betrekken, moeten de volgende elementen met hen worden gedeeld:

  • een vooruitblik op de nieuwe producten en diensten die het bedrijf op middellange en/of lange termijn wil ontwikkelen en op de markt brengen;
  • de prioritaire acties in lijn met de bedrijfsstrategie om de groei van het bedrijf een boost te geven;
  • de thema’s waaraan de partners positief kunnen bijdragen.

Op basis hiervan kunnen de aankopers hun hoofdleveranciers, die duidelijk als stakeholders in het succes van de bedrijfsstrategie worden gezien, op een nieuwe manier bekijken.

2. De relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken

Een leverancier blijft steeds een leverancier, of hij nu rechtstreeks betrokken is bij de strategie van het bedrijf of niet. Om waarde te creëren, verliest een aankoper nooit de kern van zijn vak uit het oog. Goed beheer houdt dus ook in dat partners worden geëvalueerd!

Maar een aankoper die waarde creëert, pakt zo’n evaluatie net iets anders aan: op een wederzijdse manier. Hierbij worden beide zijden van het partnerschap geëvalueerd:

  • ik evalueer jou;
  • jij evalueert mij.

Dankzij deze gedeelde visie over doeltreffend samenwerken is er vertrouwen tussen een bedrijf en zijn partners. De uitdaging is niet langer dat je eventuele contractuele tekortkomingen moet bestraffen, maar dat je op een constructieve manier samenwerkt om het steeds beter te doen. Waardecreatie is gebaseerd op een veeleisende, maar langdurige relatie tussen klant en leverancier!

3. De inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten

In de managementwereld weten ze het al lang: erkenning is een uitstekende motivator. Maar er komt nog meer bij kijken …

Net zoals een aankoopdirecteur zijn team motiveert door hen te vertellen dat ze goed werk leveren, stimuleert een aankoper innovatie en waardecreatie door te tonen hoe erg hij de resultaten waardeert die dankzij de inspanningen van zijn beste partners tot stand komen.

Idealiter maakt de erkenning van leveranciers deel uit van een gestructureerd proces. Elk jaar kan het bedrijf een bepaald aantal leveranciers uit alle aankoopcategorieën (A, B en C) in de bloemetjes zetten. De criteria daarvoor kunnen verschillen: productkwaliteit, naleving van leveringstermijnen, concurrentiële offertes enz.

Iedere winnaar kan op verschillende manieren worden beloond:

  • een ‘Leverancier van het jaar’-trofee;
  • een pakket met producten van het bedrijf;
  • een persoonlijke boodschap van de algemene directie;
  • het hele jaar door bevoorrechte gespreksmomenten met de aankoop- en marketingteams;
  • interne communicatie om deze partnerships onder de aandacht te brengen bij de medewerkers

4. Inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem

Geen enkele interessante partner wil waarde creëren voor een bedrijf als hij er geen vertrouwen in heeft dat de relatie tussen klant en leverancier lang zal standhouden. Deze vierde beste praktijk komt dus pas aan bod als de eerste drie al zijn toegepast.

Om collectieve intelligentie te stimuleren, moet de aankoopafdeling zelf creatief zijn met tools om nieuwe ideeën en praktijken te stimuleren.

Dit soort initiatieven dragen bij aan een positieve dynamiek:

  • een ideeënbus voor leveranciers, waarbij de winst van ingevoerde innovaties 50/50 wordt gedeeld;
  • een ‘speed dating’-evenement voorbehouden voor leveranciers van indirecte aankopen, met een focus op specifieke uitdagingen (bv. de relatie digitaliseren en hoe dit de toeleveringsketen vlotter kan maken);
  • voor leveranciers van directe aankopen kunnen regelmatig meerdaagse workshops over innovatie plaatsvinden, waarbij medewerkers van het bedrijf samenwerken met leveranciers uit rang 1 en zelfs rang 2 en 3.

Kort gezegd: waardecreatie is de nieuwe missie voor de aankoopafdeling, die moet worden overeengestemd met het management van de partners. Deze strategie is niet gegarandeerd geschikt voor al je leveranciers, maar je brengt er wel een continue dialoog met je toppartners mee op gang. Het is niet de bedoeling om over problemen te klagen, wel om oplossingen voor wederzijdse groei te bedenken. Aankoopafdelingen hebben alles te winnen bij deze aanpak, niet alleen vandaag in het kader van economisch herstel, maar ook in de toekomst!

Download onze whitepaper “Long tail spend: kies voor lean aankopen”.

Welke voordelen heeft artificiële intelligentie voor de aankoopafdeling?

Posted on by Elke

Artificiële intelligentie: oorsprong en definitie

Het idee van een ‘denkende machine’ dateert dan wel uit de oudheid, maar het begrip ‘artificiële intelligentie’ kwam pas echt op in de jaren 1950. Wiskundigen Alan Turing en John McCarthy en psycholoog Frank Rosenblatt waren de belangrijkste pioniers ervan.

Omdat deze technologie de prestaties ten goede komt, deed AI meer recent ook op de aankoopafdeling haar intrede. Volgens de definitie omvat de term ‘artificiële intelligentie’ (AI) een geheel van toepassingen, technieken en processen die op een ‘intelligente’ manier kunnen handelen.

Om het fijne van AI beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten dat deze technologie twee deelgebieden omvat.

Machine learning (ML)

Machine learning, ook wel ‘machinaal leren’ in het Nederlands, houdt in dat je computers leert om op zichzelf te leren. Bij dit deelgebied van AI staat de constante verbetering van de prestaties centraal. Het moet autonome, aangepaste besluitvorming mogelijk maken, zonder enige menselijke tussenkomst. Natural Language Processing (NLP) is een tak van machine learning en heeft als doel de taal van computerprogramma’s gelijk te stellen aan menselijke taal.

Deep learning (DL)

Deep learning, of diep leren, stoelt op de verwerking van grote hoeveelheden gegevens. Deze techniek is gebaseerd op wiskundige benaderingen die de menselijke manier van kennis verwerven nabootsen. Als deelgebied van machine learning wil deep learning voorspellende analyses automatiseren. Het is gebaseerd op een kunstmatig neuraal netwerk en zorgt voor de zelfstandigheid en dynamiek van AI.

Samengevat komt het erop neer dat deze machines taken kunnen uitvoeren waarvoor menselijke hersenvermogens nodig zijn, zoals redeneren, autonomie, informatie opzoeken of leren.

Wat artificiële intelligentie onderscheidt van klassieke programmering, is die cognitieve dimensie, in de psychologische betekenis van het woord. Met andere woorden: met betrekking tot de middelen en mechanismen van kennisverwerving.

AI-technologieën kunnen namelijk overweg met ongestructureerde scenario’s en een continu leerproces ontwikkelen.

Artificiële intelligentie: acht belangrijke voordelen voor de aankoopafdeling

De aankoopafdeling ondergaat sinds enkele jaren een digitale transformatie en daar komt steeds meer artificiële intelligentie aan te pas. AI heeft inderdaad concrete voordelen op aankoopvlak. Als we de logica van de GEP-studie volgen, kunnen we die onderverdelen in acht categorieën.

Informatie

Dankzij AI kunnen we grote hoeveelheden complexe en volumineuze gegevens onderzoeken. Het biedt meer realtime-informatie, waardoor de teams van de aankoopafdeling gemakkelijker en doeltreffender beslissingen kunnen nemen. Met behulp van artificiële intelligentie kunnen we voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Daartoe moeten de gegevensbanken hogerop goed georganiseerd zijn.

Productiviteit

AI kan de gemiddelde verwerkingstijd van aankoopprocessen met 25 tot 60 % inkorten, vooral omdat deze technologie de klok rond werkt. Artificiële intelligentie helpt namelijk om tijdrovende taken zoals de selectie van aanbestedingen drastisch te verminderen. Samen met machine learning verbetert AI de productiviteit van het hele aankoop- en aanbestedingsproces. Dankzij AI kunnen de aankoopteams zich toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde.

Toepassing

In principe begint AI haar vruchten af te werpen na ongeveer acht weken (op voorwaarde dat de gegevens goed gedefinieerd en georganiseerd zijn). Voor een bevredigend resultaat volg je het best de onderstaande stappen:

  • Identificeer de ‘use cases’ voor AI binnen de aankoopafdeling.
  • Selecteer de meest geschikte technologieën om uitgaven te analyseren en te beheren.
  • Communiceer duidelijk en geruststellend over de veranderingen.

Zodra artificiële intelligentie geïntegreerd en aangenomen is, zal het hele bedrijf er baat bij hebben.

Besparingen

AI kan tussen 5 en 40 % extra besparingen opleveren door de uitgaven en het leveranciersbestand te analyseren. Om de prestaties een boost te geven, richt AI zich op prioritaire optimalisatiepijlers en helpt deze technologie inkopers om makkelijker beslissingen te nemen. Over het algemeen ondersteunt artificiële intelligentie de uitvoering van doeltreffende strategische actieplannen die de winstgevendheid opkrikken.

Kwaliteit

AI zorgt voor constante kwaliteit door handmatige taken te verminderen, automatiseert en verbetert tijdrovende taken, en beperkt het risico op fouten. Op SVA-niveau zorgt AI voor een betere analyse van feedback en helpt het klachten optimaal af te handelen. Van aankoopafdeling over leveranciersrelaties tot transport, AI verhoogt de kwaliteit van de volledige logistieke keten.

Kosten

AI helpt de verwerkingskosten met 30 tot 40 % terug te dringen. Zo kun je chatbots inzetten voor eenvoudige taken, zoals technische ondersteuning van niveau 1-2.

Veiligheid

AI helpt inkopers de beste leveranciers te selecteren. Het resultaat: minder risico op fraude en laattijdige betalingen. Bij het beheer van aankoopcontracten zorgt AI dan weer voor betere rechtsbescherming. Artificiële intelligentie helpt dus om aankopen veiliger te maken.

Concurrentievermogen

Artificiële intelligentie creëert waarde, bevordert innovatie en draagt bij tot een beter wereldwijd concurrentievermogen van het bedrijf in de ogen van klanten en prospects.

Net als andere belangrijke technologieën (RPA[1], Internet of Things, chatbots, blockchain …), laat artificiële intelligentie ons een glimp opvangen van een nieuwe toekomst voor aankoopafdelingen: een strategische koersverandering en missies met een hoge toegevoegde waarde die steunen op zuivere menselijke vaardigheden (interpersoonlijke vaardigheden, invloed, creativiteit …).

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’.

[1] n.v.d.r.: “[Robotoplossingen voor procesautomatisering] kunnen eender welke invoergegevens verwerken door, net als een macro, een reeks voorgeprogrammeerde acties uit te voeren en vooraf bepaalde vakregels te volgen.”

Hoe beheer en analyseer je efficiënt de leveranciersrisico’s bij je aankopen?

Posted on by Elke

Om de leveranciersrisico’s goed onder controle te houden, moet je niet alleen hoogwaardige leveranciers kiezen en erover waken dat ze hun contract naar behoren uitvoeren, maar ook – en vooral – goed anticiperen. Door vooraf de risico’s te identificeren die je toelevering kunnen beïnvloeden, voorkom je eventuele voorraadonderbrekingen en begrijp je beter welke problemen de werking van je logistieke keten in de war kunnen sturen. Het is dus van levensbelang dat de aankoopafdeling de leveranciersrisico’s nauwkeurig en volledig in kaart brengt, op welke rang in de supply chain ze zich ook bevinden.

Een geïntegreerde en gesegmenteerde leveranciersdatabase opzetten

In eerste instantie gaat leveranciersrisicobeheer ervan uit dat alle informatie die verband houdt met de toelevering, in real time opgenomen wordt in de operationele systemen van het bedrijf.

Deze strategische database moet vervolgens in verschillende risicocategorieën worden gesegmenteerd die relevant zijn voor je leveranciers. Daarmee staat of valt de efficiëntie van zo’n systeem. Denk aan de financiële, contractuele, beroeps-, technische en mvo-risico’s (maatschappelijk verantwoord ondernemen) die het imago, de activiteiten en de prestaties van je bedrijf kunnen schaden. Daarbij komen de eventuele geopolitieke, meteorologische of klimaatproblemen, afhankelijk van het land waar je leveranciers gevestigd zijn. Hoe nauwkeuriger je de leveranciersrisico’s classificeert, hoe makkelijker de aankoopdirectie op zulke risico’s kan anticiperen. Je voorspellende analysecapaciteit en het operationele bestuur van je toeleveringen gaan er aanzienlijk op vooruit, waardoor je al heel vroeg alternatieve strategieën kunt uitwerken om op elke onvoorziene omstandigheid voorbereid te zijn.

Om echt efficiënt te zijn, moet zo’n database natuurlijk regelmatig worden geüpdatet. Per definitie zijn leveranciersrisico’s geen ongrijpbaar gegeven. Ze variëren naargelang de omstandigheden en moeten dus continu worden bijgewerkt binnen het bedrijf.

Communicatie en transparantie met je leveranciers

Om even betrouwbaar als compleet te zijn, hangt de ‘kaart’ van leveranciersrisico’s ook af van de kwaliteit van de relaties die je met je leveranciers onderhoudt. Hoe meer vertrouwen en transparantie, hoe beter je de toekomst kunt inschatten. Vanuit dat oogpunt blijven doortastende gesprekken en een goede menselijke band essentieel. Zoals Grégoire Koudrine, Supply Chain Director van de Manutan Group, benadrukt, schuilt het geheim in je vaardigheid om “je verschillende gesprekspartners te laten praten en samen hypotheses op te stellen over de omzet, de verkoop en dus de toelevering, om eventuele risico’s beter te kunnen beheren”.

Je bedrijf veerkrachtiger maken

De coronacrisis heeft aangetoond dat het vandaag de dag onontbeerlijk is om logistieke ketens voor je onderneming op te zetten die niet alleen veerkrachtig, maar ook duurzaam zijn. In een onderzoek over dit onderwerp identificeert het bureau Capgemini vier belangrijke criteria die de veerkracht van een supply chain bepalen:

  1. Visibiliteit over de hele toeleveringsketen.
  2. Wendbaarheid en reactiesnelheid bij veranderingen (productietoename of -afname, herstructurering van de logistieke netwerken, …).
  3. Diversificatie van leveranciers en transporteurs.
  4. De planning van noodmaatregelen om beter voorbereid te zijn op crisissituaties en er gepast op te reageren.

Om je supply chain zo veerkrachtig mogelijk te maken, moet de aankoopdirectie vooral voorkomen dat het bedrijf te afhankelijk wordt van de leveranciers. Met meerdere vertrouwde partners samenwerken en de logistieke ketens naar een lokalere markt verleggen, zijn twee cruciale stappen om te overwegen.

Een ander adviesbureau, McKinsey & Company, heeft een grootschalige enquête uitgevoerd bij logistiek directeurs. Daaruit bleek niet alleen dat heel wat van de respondenten hun aantal leveranciers wilden uitbreiden om hun toelevering zeker te stellen, maar ook dat velen wilden overstappen naar nearshoring: een activiteit herlokaliseren naar het land van oorsprong of een land dicht bij dat van het bedrijf. Op die manier willen ze de productiviteit verhogen en zich wapenen tegen de onaangename verrassingen die de kop kunnen opsteken bij offshore-activiteiten en door een te grote afstand tussen het bedrijf en de leveranciers.

Een duurzaam aankoopbeleid promoten

Als je je leveranciersrisico’s doeltreffend onder controle wilt houden, moet ook mvo onlosmakelijk deel uitmaken van het aankoopbeleid van jouw bedrijf. We durven zelfs zeggen dat het beheer van leveranciersrisico’s een van de belangrijkste redenen is waarom bedrijven een duurzaam aankoopbeleid implementeren. Want er bestaat geen enkele noemenswaardige duurzame aankoopstrategie zonder bruikbare tools om leveranciersrisico’s te evalueren en te voorkomen. Op het programma: mvo-actieplannen voor leveranciers, modaliteiten voor geschillenbeheer, betaaltermijnen, enzovoort. In totaal zijn er veertien indicatoren waarmee je de duurzaamheid van je aankoopbeleid kunt evalueren, en dus ook de kwaliteit van de relaties die je onderhoudt met de partners die instaan voor je toelevering.

Ook hier is waakzaamheid hét kernwoord, want elk foutje op dit vlak kan onmiddellijk escaleren tot een risico voor je bedrijfsimago en prestaties, met alle financiële gevolgen van dien. Als een leverancier bijvoorbeeld wordt betrapt op wanbeheer, onbetrouwbare producten of een ontoereikend eigen milieubeleid, kan dat schandaal makkelijk de reputatie van de opdrachtgever besmeuren. Systematische audits van het mvo-beleid van je leveranciers zijn het beste middel om je risicobeheer te verbeteren.

Als verantwoordelijke voor externe bedrijfsmiddelen moet de aankoopdirectie goed voorbereid zijn op leveranciersrisico’s die de bedrijfsactiviteiten in het gedrang kunnen brengen. In dat kader moet de afdeling voortdurend alle risico’s in kaart brengen, kwaliteitsvolle relaties onderhouden en een duurzaam aankoopbeleid implementeren. Dat zijn de belangrijkste manieren om de veerkracht en prestaties van een bedrijf gegarandeerd op peil te houden.

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’

Onze top 5 van traceerbaarheidsoplossingen voor je bedrijfsaankopen

Posted on by Elke

Wat houdt traceerbaarheid van aankopen in?

Traceerbaarheid treedt ook bij bedrijfsaankopen steeds meer op de voorgrond. Het idee komt uit de industrie en is nu ook in opmars in de dienstensector. Een traceerbaarheidssysteem biedt een volledig en objectief beeld van de voorraden en van de producten die bij leveranciers besteld zijn, wat het makkelijker maakt om alles te controleren. Elke stap wordt grondig bekeken, zodat je altijd weet waarom, hoe en wanneer producten het bedrijf verlaten. De procedure helpt dus om de uitgaven van elke afdeling op een relevante manier onder te verdelen. Er zijn verschillende oplossingen en manieren om productaankopen te traceren.

Tracking: traceerbaarheid binnen en buiten het bedrijf

Tracking is een van de meest gangbare oplossingen. Het biedt de mogelijkheid om de status van de aankopen per laadeenheid of per partij goederen op te volgen door middel van geregistreerde controles en identificaties. Alle stappen in de opvolging van een product zijn bekend: van het begin van het project tot de uiteindelijke bestemming van het product op de afdelingen.

Traceerbaarheid binnen een bedrijf gaat over alle stappen in de verwerking van de producten. Dat gebeurt aan de hand van SKU-codes[1] of specifieke tools zoals WMS-software[2] voor voorraadbeheer in het magazijn.

Als producten doorgevoerd of verdeeld moeten worden in verschillende landen, is het ook cruciaal om ze buiten het bedrijf te kunnen traceren. Daarvoor wordt een universele en gecodificeerde taal gebruikt, die alle actoren begrijpen. Zo is op elk moment duidelijk waar de producten zich precies bevinden.

Traceerbaarheidsoplossingen met identificatie en codering van aankopen

Producten identificeren aan de hand van een unieke code behoort tot de meest doeltreffende oplossingen. Zo kan een standaardtaal worden gebruikt en krijgen alle diensten realtime toegang tot de informatie die ze zoeken. Daarvoor heb je traceerbaarheidssystemen nodig.

De streepjescode (UPC[3], EAN[4]) is de meest gebruikte identificatiemethode ter wereld. Om aankopen te traceren en om het beheer, de controles en de logistiek vlot te laten verlopen, is het RFID-systeem[5] een andere mogelijkheid. Hierbij verzendt een chip alle relevante gegevens via radiogolven. Welke oplossing je ook kiest, om de gegevens over te dragen heb je altijd gespecialiseerde software nodig.

Traceerbaarheidsoplossingen met streepjescode

Streepjescodes hebben intussen al ruimschoots hun waarde bewezen als het gaat om voorraden opvolgen, controleren en beheren. Etiketten met streepjescode bevatten een code die volgens specifieke coderings- en versleutelingsprotocollen wordt aangemaakt. Deze eenvoudige oplossing is snel in gebruik te nemen. Je hoeft het etiket met streepjescode alleen te scannen om de nodige informatie over het product te verkrijgen.

Wel heb je er de juiste uitrusting voor nodig: speciale printers voor de etiketten, net als CCD-handscanners of laserscanners waarop je de productgegevens afleest.

Traceerbaarheidsoplossing met RFID

Het RFID-systeem slaat informatie op die diensten op afstand kunnen opvragen, zonder dat directe controle nodig is. Een RFID-kaart, -tag en -badge werken allemaal volgens hetzelfde principe. Ze zijn uitgerust met een chip waarop de gegevens opgeslagen zijn en die verbonden is met een antenne. Vervolgens wordt de informatie verzonden naar een RFID-lezer.

Dit systeem beschikt over een grote opslagcapaciteit en helpt producten snel en doeltreffend te traceren. Net als bij het systeem met streepjescodes heb je hulpmiddelen nodig bij de identificatiedrager:

  • een vaste of draagbare RFID-lezer, om de informatie op de chip te lezen;
  • een RFID-printer om de RFID-etiketten te bewerken, te printen of (naargelang het model) aan te maken;
  • RFID-software voor het beheer en de verwerking van de gegevensstromen die de RFID-chip verzendt.

Software voor gegevensverwerking, een onmisbare traceerbaarheidsoplossing

Voor een optimale tracering, opvolging en controle van de aankopen is software die alle gegevens over de verplaatsingen van de producten samenbrengt onmisbaar. Deze digitale drager verzamelt en bewaart gegevens op een samenhangende manier, verwerkt ze en deelt ze met de verschillende betrokken actoren.

Als oplossing kiest men heel vaak voor een ERP-systeem[6]. Dat verzamelt alle informatie die de verschillende afdelingen van het bedrijf delen. Er bestaan ook andere doeltreffende tools, zoals een WMS, krachtige software die de magazijnstromen optimaliseert. Daarnaast is er ook het TMS[7], dat de leveringsroutes van de producten efficiënter helpt te organiseren en plannen.

Aankopen kunnen traceren is onmisbaar geworden voor bedrijven. Alle aankopen doeltreffend kunnen controleren, opslaan en opvolgen – daar draait het om. Wanneer een onderneming kiest voor een traceerbaarheidsoplossing op maat van haar uitdagingen en omvang, zorgt ze voor een efficiëntere communicatie en informatieoverdracht tussen afdelingen. De juiste oplossing resulteert in een beter voorraadbeheer en meer winstgevendheid, en vermijdt onnodige bestellingen die tot nodeloze kosten leiden. Dankzij traceerbaarheidsoplossingen kunnen triggerpoints worden geïdentificeerd en kan een bedrijf zijn aankopen beter inperken.

Aankopen traceren heeft tal van voordelen. Deze methode geeft een meer strategische kijk op de aankoopafdeling. Zo kun je de status van bestellingen opvolgen, maar producten ook traceren en beheren om na te gaan of de procedures goed worden gevolgd. Het eindresultaat? Een beter aangestuurd en veiliger aankoopproces.

Download onze whitepaper ‘Inkoopbeleid en mvo’.

[1] Stock Keeping Unit of voorraadbeheereenheid
[2] Warehouse Management System of geoptimaliseerd magazijnbeheer
[3] Universal Product Code of universele productcode
[4] European Article Numbering of Europese artikelnummering
[5] Radio Frequency Identification of identificatie met radiogolven
[6] Enterprise Resource Planning, een systeem voor het beheer van bedrijfsprocessen
[7] Transport Management System of software voor transportbeheer

Alles over de 3 huismerken van Manutan

Posted on by Elke

Huismerken zoals gezien door Manutan

Huismerken beiden eigenlijk een goedkoper alternatief aan voor nationale merken, en dat aan een lagere prijs. Maar Manutan wil nog verder gaan en combineert vier belangrijke beloften voor zijn huismerken:

  • Zorgvuldige selectie van producten, gebaseerd op onze expertise
  • Kwaliteit boven alles, met 10 jaar garantie op al onze producten*
  • Scherpe prijzen die gemiddeld 15% lager liggen dan die van de marktleiders
  • Ruime keuze aan ecologische producten en accessoires

Manutan, onmisbare producten voor elke dag tegen een voordelige prijs

Het merk Manutan wordt voortdurend uitgebreid en telt vandaag meer dan 5.800 producten die voldoen aan de dagelijkse behoeften van bedrijven. Het omvat onze acht productfamilies: kantoor en telewerk, magazijn, industriële benodigdheden en gereedschap, verpakkingen en bakken, veiligheid, terrein, hygiëne en catering.  Het gaat om producten die we dagelijks in onze werkomgeving gebruiken: maskers, transpalletten, stapelbakken, wagentjes, elektrisch gereedschap, markeerlinten, handdoekdispensers, stoelen, sloten, afrollers, instelbare beeldschermsteunen, … Long tail spend aankopen (of C-Class aankopen) die per definitie niet strategisch maar toch essentieel zijn voor de activiteiten van een bedrijf.

Onder deze alledaagse producten vinden bedrijven ook materialen en uitrustingen met toegevoegde waarde terug, zoals:

  • Ergonomische producten die bijdragen tot de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de eindgebruikers
  • ‘Lean’-producten die de teamprestaties een boost geven (zoals een visueel managementbord, etiketten enz.)
  • Configureerbare producten die toelaten om de modellen af te stemmen op de behoeften
  • Milieuvriendelijke en duurzame producten die aansluiten bij het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), zoals ecologische zepen en absorptiemiddelen

Ikasorb® en Ikatex®: twee gespecialiseerde huismerken

Ikaros is specialist en koploper op het vlak van milieubescherming in Zweden en Finland en maakt deel uit van de Manutan-groep. Meer dan 15 jaar geleden riep het bedrijf twee deskundige merken in het leven om aan de behoeften van zijn klanten te voldoen: Ikasorb® en Ikatex®.

Ikasorb®, gespecialiseerd in absorptiemiddelen

Het merk Ikasorb® biedt een zeventigtal referenties om de verspreiding van verontreinigende vloeistoffen (oliën, oplosmiddelen, koolwaterstoffen, zuren enz.) te voorkomen, beperken en beheren. Deze producten worden gebruikt bij accidentele lekkage of kleine lekken of druppels als gevolg van dagelijkse onderhoudswerkzaamheden.

Het huismerk Ikasorb® omvat twee belangrijke soorten absorptiemiddelen:

  • Synthetische absorptiemiddelen in de vorm van rollen, vellen, kussens of kussenrollen. Die laatste bieden een heel hoog absorptievermogen.
  • Korrelvormige absorptiemiddelen, die dankzij hun natuurlijke bestanddelen (vermiculiet, diatomeeënaarde, tobermoriet, houtschaafsel enz.) milieuvriendelijker zijn. De nieuwe modellen garanderen een absorptiekwaliteit die bijna net zo goed is als synthetische absorptiemiddelen.

Praktisch en voordelig, de Ikasorb® absorptiemiddelen zijn ook beschikbaar in kit.

Ikatex®, expert in industriële schoonmaakmiddelen

Het merk Ikatex® telt een twintigtal referenties gespecialiseerd in het reinigen, afdrogen en polijsten van industriële oppervlakken (carrosserie, drukwerk, meubilair enz.).

En onder die referenties vinden we producten die aan elke behoefte voldoen:

  • De papierrollen hebben een hoog absorptievermogen. Ze zijn verkrijgbaar in twee materialen: zuiver cellulosewattenpapier en gerecycled papier. Een kleurcode geeft aan waarvoor ze gebruikt kunnen worden: bleekgeel voor industrieel gebruik, blauw voor voedingsmiddelen, wit voor multifunctioneel gebruik enz. De rollen worden in Europa vervaardigd en dragen het Ecolabel, wat betekent dat er flinke inspanningen worden geleverd voor het milieu zonder aan prestaties in te boeten.
  • De niet-geweven doeken zijn geschikt voor elk gebruik. Ze zijn sterker dan papier en heel absorberend. Deze doeken zijn verkrijgbaar in handige dispenserdozen, zakjes en voorgesneden spoelen. En omdat je er minder van nodig hebt, zijn ze ook voordelig.
  • De textieldoeken zijn de meest duurzame optie: ze zijn sterk, wasbaar en herbruikbaar. Ze kunnen in elke sector worden gebruikt, behalve de levensmiddelen- en farmaceutische sector en voor cleanrooms.

Ikatex®-producten zijn ontwikkeld in zeer resistente materialen en zijn geschikt voor vele toepassingen. Effectief en zeer absorberend, verkrijgbaar in verschillende maten en kleuren.

Waarom kiezen voor een huismerk?

Zoals je kunt zien, bieden huismerken heel wat voordelen. Toch kiezen de eindklanten van bedrijven voor dit soort behoeften vaker voor hoogwaardige of premiumproducten.
Neem nu het voorbeeld van de huismerken Manutan, Ikasorb® of Ikatex®, met hun aantrekkelijke prijs-kwaliteitverhouding. Niet alleen bieden deze merken dezelfde kwaliteit als de nationale merken, ze zijn ook nog eens tot 15% goedkoper dan premiummerken! Zorg er dus voor dat je de juiste producten gebruikt voor elke behoefte. En sensibiliseer vooral de eindgebruikers hierrond.

Gekozen door inkoopafdelingen, bieden de huismerken Manutan, Ikasorb® en Ikatex®:

● Een kwaliteitsniveau dat gelijkwaardig is aan premiummerken;
● Een langere conventionele garantie;
● Steeds aantrekkelijke en concurrerende prijzen;
● Advies en hulp van experts;
● Een ultra-beschikbare after-sales service.
Daarbij komt nog de garantie “tevreden of geld-terug”!

De groep Manutan combineert algemene met gespecialiseerde merken en kan prat gaan op een dynamisch en vrijwel onbeperkt aanbod van meer dan 500.000 referenties. Ze koestert één grote ambitie: inspelen op al je niet-strategische aankoopbehoeften, welk product je ook nodig hebt.

*3 jaar op verbruiksgoederen en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

Wat betekent ’transparantie’ voor de aankoopafdeling?

Posted on by Elke

Wat betekent ’transparantie’ voor de aankoopafdeling?

Het beginsel ’transparantie’ heeft betrekking op de toegang tot informatie over het bedrijf. Die informatie moet duidelijk, precies, nauwkeurig en voor iedereen begrijpelijk zijn. Gegevens worden intern meegedeeld, bijvoorbeeld door de werknemers op de hoogte te brengen van de globale strategie van de onderneming. Dat gebeurt ook buiten het bedrijf, onder meer door de samenstelling van de producten zichtbaar te maken.

Hoewel transparantie op vele afdelingen van toepassing is, wordt dit aspect steeds belangrijker op de aankoopafdeling.

De basismaterialen selecteren voor de productieafdeling van het bedrijf: dat is de taak van de aankoopafdeling. Ze zorgt voor het best mogelijke product, en houdt daarbij het budget en de leveringstermijnen in de gaten.

Binnen die context neemt transparante informatie verschillende vormen aan op de aankoopafdeling:

  • uitdagingen van het bedrijf aankondigen;
  • keuze van leveranciers meedelen;
  • bedrijfsbeleid ter beschikking stellen;
  • mogelijke vertragingen bij de levering melden;
  • …

Waarom is transparante informatie belangrijk op de aankoopafdeling?

Een beleid van transparante communicatie biedt een bedrijf vele voordelen.

Het juridische aspect

De Europese Richtlijn 2014/95/UE verplicht bedrijven hun bedrijfsmodel, resultaten, beleid, voornaamste risico’s en prestatie-indicatoren openbaar te maken. Aan de hand van die richtlijn proberen de autoriteiten een beter beeld te krijgen van de situatie van een bedrijf (sociale en milieukwesties, respect voor de mensenrechten, bestrijding van corruptie …).

Hoewel die regels momenteel alleen van toepassing zijn op grote bedrijven en groepen, hebben ook kleine en middelgrote ondernemingen er veel bij te winnen. Het beginsel ’transparantie’ gaat namelijk veel verder dan het louter juridische aspect.

Vertrouwen van de klant

Kleine en grote bedrijven hebben het al begrepen: om de concurrentie het hoofd te bieden, moet je opvallen. Klanten kopen niet langer een product alleen om in een behoefte te voorzien. Ze doen onderzoek en kiezen voor bepaalde waarden. De meesten van hen zijn ook bereid iets meer te betalen voor een verantwoord artikel.

Bedrijven moeten daarom transparant communiceren, zodat de consument weet wat hij of zij koopt. Dat geldt voor de hele toeleverings- en productieketen. Het verklaart ook waarom steeds meer bedrijven transparanter communiceren over hoe ze werken. Door heel open te zijn, geven ze wantrouwen en verkeerde interpretaties geen kans. De klant beschikt dan over voldoende informatie en kan een keuze maken die bij zijn of haar waarden past.

De aankoopafdeling heeft er dus alle belang bij op een transparante manier informatie te verstrekken.

De mvo-strategie

De bedrijfswereld evolueert steeds meer in de richting van duurzame ontwikkeling. Drie thema’s (samenleving, milieu en economie) hebben nu een strategische functie in de communicatie. Naast het bovenvermelde juridische aspect is een ethische, ecologisch verantwoorde en op mensenrechten gebaseerde aanpak aantonen onmisbaar voor bedrijven die op groei mikken.

Aankoopmanagers kunnen rekening houden met de mvo-dimensie, zowel bij de aankoop van uitrusting voor medewerkers als bij de aankoop van basismaterialen voor de productieafdeling.

Rendement van investeringen

Het beginsel ’transparantie van informatie’ heeft heel wat voordelen die elkaar versterken. Hoe eerlijker een bedrijf communiceert, hoe meer vertrouwen de consument in die onderneming krijgt. Daardoor zal hij of zij vaker kiezen voor dat bedrijf en het sneller aanbevelen bij anderen. Iedereen wint erbij: de klanten zijn tevreden en het bedrijf profiteert van een hoge ROI.

Transparantie is dus een erg belangrijke factor in het succes van een bedrijf.

Wat betekent ’transparantie’ voor de toeleveringsketen?

In de hele toeleveringsketen wordt transparante informatie verstrekt.

Vanuit het perspectief van de leverancier

Upstream gebeurt er het volgende:

  • doelstellingen, mvo-criteria en waarden van het bedrijf bepalen;
  • daarover communiceren;
  • netwerk van verantwoordelijke leveranciers opbouwen;
  • interne en externe R&D-strategie uitvoeren.

Concrete acties tussen de onderneming en de leveranciers geven gestalte aan wat vooraf is bepaald.

Vanuit het perspectief van de klant

Downstream is vooral duidelijke, toegankelijke en authentieke communicatie van groot belang. Die moet stroken met de algemene strategie van het bedrijf en een toegevoegde waarde betekenen voor de ontvanger.

Selectiecriteria en adviezen horen ook bij transparant communiceren:

  • Waarom kies je voor deze leverancier (nabijheid, type levering …)?
  • Waarom verkies je dit basismateriaal boven een ander?
  • Welk advies geef je mee aan potentiële klanten om de juiste keuze te maken?
  • …

Vanuit het perspectief van lean management

Wat doe je tegen verspilling en hoe verbeter je de processen? Dat zijn twee zeer interessante thema’s om over te communiceren in het kader van lean management.

Het welzijn van de mens (onder meer de veiligheid in de fabrieken, de werkomstandigheden en de arbeidstijden) is een kwestie die je gerust in de kijker mag zetten.

Hoe optimaliseer je de trajecten? Hoe ga je overbevoorrading en overproductie tegen? Allemaal gegevens die je in verband met de milieuproblematiek maar beter openbaar maakt.

Ten slotte kun je belanghebbenden informeren over je beleid rond verantwoorde aankopen en op die manier duidelijk maken dat je kwaliteitsvolle producten wilt leveren.

Transparante communicatie die het imago van het bedrijf weerspiegelt

Het imago van een bedrijf is gebaseerd op de ervaring en perceptie van de consument. Door transparant te communiceren, breng je die algemene indruk dichter naar de werkelijkheid.

De aankoopafdeling maakt onlosmakelijk deel uit van de waardeketen van het bedrijf, met tevreden klanten als doel. Klanten willen steeds vaker weten waar producten vandaan komen. Ze moeten daarom op de hoogte zijn van de genomen beslissingen en ze gemakkelijk kunnen terugvinden. De aankoopstrategie moet dan ook in de hele toeleveringsketen zichtbaar zijn en afgestemd zijn op de strategie van het bedrijf.

Transparantie is de sleutel. Communiceer eenvoudig, authentiek en eerlijk. Zo vermijd je verkeerde interpretaties.