Manutan blog

Handige klushacks

Posted on by Bianca Blom

Nooit meer verfbakjes schoonmaken!

De lente is de ideale tijd om buiten alles te schilderen. Maar als de klus dan eindelijk geklaard is, blijft eigenlijk het meest vervelende klusje nog over: het schoonmaken van de kwast en het bakje waar de kwast in ‘gerust’ heeft. Gelukkig is daar een simpele oplossing voor: gebruik een rol aluminiumfolie en bedek je verfbakje er volledig mee. Na het verven verwijder je gemakkelijk de folie en is je verfbakje nog helemaal schoon. Oude verf en verfresten verwijderen was nog nooit zo gemakkelijk!

Met een elastiek verspil je geen druppel verf meer

De lente is een populaire tijd om al het schilderwerk weer eens bij te werken. Maar bij schilderen hoort haast onlosmakelijk knoeien en druppen. Wanneer je steeds weer je kwast langs de rand van het verfblik haalt om een teveel aan verf kwijt te raken, loopt de verf op een gegeven moment over het blik of, nog erger, loopt het teveel aan verf langs de kozijnen. Met deze eenvoudige truc is dat verleden tijd. Haal je kwast simpelweg langs het elastiek: einde verspilling.

Past je emmer niet onder de kraan? Gebruik een veegblik

Hoe vervelend is het als je emmer niet onder de kraan past terwijl je net vol goede moed aan de lenteschoonmaak bent begonnen. Het enige wat je nodig hebt om dit probleem op te lossen is een (schoon) veegblik. Dit gebruik je als een trechter waardoor je emmer in een mum van tijd vol is. En zo hoef je ook niet die zware emmer uit je wasbak te tillen. Succes!

Word je gek van het lospeuteren? Plak een paperclip

Een terugkerende bron van irritatie is het lospeuteren van tape of plakband. Met deze handige hack ben je nooit meer het begin van je taperol kwijt. Plak er een paperclip op en je probleem is voor altijd opgelost. Dat zoiets eenvoudigs zoveel tijdwinst op kan leveren!

Manutan helpt je graag

Manutan heeft allerlei artikelen om het buiten- en binnenwerken plezierig en productief te maken.  Kijk op manutan.be voor ons assortiment of lees onze blogs. Advies nodig? Contacteer vrijblijvend onze helpdesk.

Aankoopafdeling: nieuwe praktijken om met COVID-19 om te gaan

Posted on by Manutan

De 3 thema’s die het betreft, zijn:

  • gegevensverwerking, ter ondersteuning van de strategische besluitvorming;
  • wendbaarheid, om sneller te kunnen reageren op nieuwe behoeften;
  • integratie, om samen efficiënter te kunnen werken.

De aankoopafdeling versus COVID-19: de dataverwerkingscapaciteit verhogen

Of het nu gaat om een wereldwijde crisis of een systeemcrisis in de hele toeleveringsketen, de situatie die door de COVID-19-epidemie is ontstaan, was een wake-upcall voor de aankoopafdeling.

In de eerste plaats kwam het erop aan zo snel mogelijk de waarschijnlijke effecten van de eerste moeilijkheden in Azië te onderzoeken en de praktische gevolgen ervan in te schatten.

Vooral organisaties met een geavanceerd informatiesysteem dat een grote hoeveelheid gegevens realtime kan analyseren, vonden baat bij deze aanpak gebaseerd op:

  • het nauwkeurig en uitgebreid in kaart brengen van grote en kleinere leveranciers;
  • de onmiddellijke identificatie van de betrokken producten en volumes;
  • inzicht in de logistieke circuits en planning van het overladen;
  • de visualisatie van waardeketens en opsporing van knelpunten.

Aankoopafdeling en COVID-19: wendbaarder worden

De tweede uitdaging voor de aankoopafdeling in COVID-19-tijden is de snelheid waarmee ontwijkingsstrategieën worden uitgevoerd.

Om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, moeten er namelijk twee maatregelen worden genomen:

  • leveranciers die helemaal niet of alleen gedeeltelijk kunnen leveren vervangen door andere oplossingen;
  • contacten leggen voor de levering van uitrusting en onderdelen die niet beschikbaar zijn bij de huidige leveranciers.

Of de onderneming over een bedrijfscontinuïteitsplan beschikt, speelt uiteraard een rol in het reactievermogen van de aankoopafdeling.

Maar het allerbelangrijkst is hoe wendbaar de processen zijn:

  • Toegang tot e-procurementapplicaties in de cloud is een bepalende factor gebleken om de gezamenlijke prestaties op peil te houden tijdens het telewerken;
  • Operationeel onderhoud van een groep van alternatieve leveranciers;
  • Traceerbaarheid van de voorraden van componenten en halffabrikaten om strategieën voor samenwerking tussen de locaties te bepalen;
  • Mogelijkheid om het inventarisatieproces te versnellen zonder de veiligheid op te offeren.

Aankoopafdeling en COVID-19: efficiënter samenwerken

Tot slot krijgt de aankoopafdeling te maken met concrete uitdagingen die de basis vormen van de relatie met leveranciers.

Tekorten op alle niveaus (mankracht, transportmiddelen, grondstoffen, diensten) en de bevelen van de overheid nopen iedere economische speler om compromissen te sluiten en keuzes te maken. Vaak van de ene dag op de andere ook, naarmate de situatie evolueert.

In deze strijd om toegang te krijgen tot kritieke capaciteiten en diensten voor de toeleveringsketen hebben bedrijven die in de loop der jaren een vertrouwensrelatie met hun leveranciers hebben opgebouwd, een duidelijk voordeel.

Organisaties die samen met hun partners programma’s voor innovatie en continue verbetering van de waardeketen hebben opgezet, komen vast sterker uit deze crisis.

Tot slot liggen de directe lessen van de COVID-19-crisis voor de aankoopafdeling in de lijn van de digitale transformatie die enkele jaren geleden is ingezet. Maar de gevolgen van de epidemie herinneren ons er ook aan dat virtuele middelen alleen zin hebben als ze worden ingezet in het kader van een sterke en duurzame relatie met strategische partners.

COVID-19: de drie prioriteiten van de aankoopmanagers

Posted on by Manutan

De aankoopmanagers aan de frontlinie van de COVID-19-crisis richten zich namelijk op drie prioriteiten om ervoor te zorgen dat hun bedrijven aan de slag kunnen blijven:

  • de veiligheid van het aankoopteam garanderen vanaf de eerste dag van de lockdown;
  • een antwoord bieden op nieuwe behoeften;
  • strategische leveranciers ondersteunen om samen gepast te reageren op de crisis.

Het team in veiligheid houden

Als reactie op de lockdown ging het aankoopteam telewerken.

Door deze veiligheidsverplichting moesten de inkoopmanagers het werk van het aankoopteam snel reorganiseren:

  • de operationele capaciteit verhogen voor iedere medewerker van de aankoopafdeling;
  • het gezamenlijke werk organiseren, met teamroutines en regelmatige check-ins, om zo de samenhang van de aankoopafdeling te behouden;
  • de integratie van de aankoopafdeling in het wereldwijde informatiesysteem van het bedrijf in stand houden.

De robuustheid en wendbaarheid van de e-procurementoplossingen hebben het aankoopteam geholpen hun activiteit in de best mogelijke omstandigheden voor te zetten.

Zo konden de aankoopmanagers vanaf de eerste uren van de COVID-19-crisis in Europa terugvallen op een sterke en praktische strategische visie. Ze hebben geen krimp gegeven!

Inspelen op nieuwe behoeften

De COVID-19-crisis was al even aan de gang toen de Franse teams in lockdown gingen. Door de ontwikkelingen in Azië konden de aankoopmanagers op bepaalde gevolgen van de epidemie anticiperen.

Dankzij die ‘voorsprong’ konden ze in een vroeg stadium de eerste preventieve maatregelen treffen om de essentiële bedrijfsprocessen in stand te houden. Maar de schok na de afkondiging van de noodtoestand in Frankrijk was zo groot, dat er grotendeels moest worden geïmproviseerd.

De aankoopmanagers moesten met spoed reageren op verstoringen in de keten binnen het ecosysteem:

  • beperking of onderbreking van de betrekkingen met Azië;
  • volledige of gedeeltelijke sluiting van vele leveranciers;
  • strenge beperkingen op het verkeer van goederen die als niet-essentieel worden beschouwd.

De aankoopmanagers moeten onderbrekingen in de toeleveringsketen overbruggen door alternatieve oplossingen te bedenken, zoals nieuwe aankoopkanalen.

Twee ongewone situaties stellen de aankoopteams inderdaad voor nieuwe uitdagingen:

  • de zoektocht naar en de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen die zijn aangepast aan preventieve handelingen en procedures;
  • de zoektocht naar en de levering van componenten aan de vele bedrijven die aan de ‘oorlogsinspanning [1]’ bijdragen door hun logistieke of productiesystemen om te gooien.

Het ecosysteem in stand houden

Om de COVID-19-crisis het hoofd te bieden, werken de aankoopmanagers nauw samen met hun belangrijkste partners:

  • door de toeleveringsketen in stand te houden met de hulp van leveranciers die hun goederen of diensten kunnen blijven leveren;
  • door samen met alle leveranciers de terugkeer naar een normalere toestand voor te bereiden, ook met de bedrijven die hun activiteiten geheel of gedeeltelijk hebben stopgezet.

De aankoopmanagers kunnen op drie manieren samenwerken met de belangrijkste partners van het bedrijf:

  • de strategische leveringen en de toewijzing ervan dagelijks opvolgen, rekening houdend met de veranderingen in de manier waarop industriële ondernemingen hun productie organiseren;
  • dezelfde aanpak hanteren voor de voedselketen, met bijzondere aandacht voor bijvoorbeeld drive-ins;
  • de partners die het zwaarst zijn getroffen door de COVID-19-crisis ondersteunen, bijvoorbeeld door bepaalde producten vaker te bestellen (verse Franse producten verkiezen boven supermarkten) en uiteraard de betalingsketen in het bijzonder veilig te maken.

Uit het voorgaande kunnen we concluderen dat er voor de aankoopmanagers een strategische rol is weggelegd tijdens de COVID-19-crisis. De noodsituatie en de behoefte aan krachtige maatregelen tonen aan dat aankoopmanagers zelfs in moeilijke tijden passende antwoorden moeten kunnen aanreiken op de uitdagingen waarmee ze te maken krijgen.
Binnenkort, wanneer de crisis is overwonnen, zullen zij een toeleveringsketen helpen op te bouwen die veerkrachtiger is dan ooit.

Bron: [1] Bijna driehonderd Franse fabrieken in volle ‘oorlogsinspanning’ – Les Échos/26 maart 2020

Drie aankooptools die je absoluut moet kennen!

Posted on by Peter Paul van Hoegee

Binnen deze nieuwe generatie van veelbelovende aankooptools lijken er drie bijzonder interessant om de mogelijkheden van de procurementafdeling te versterken:

– software voor Supplier Relationship Management;
– tools voor uitgavenanalyse;
– modules voor prestatiebeoordeling.

Aankooptool nr. 1: SRM-software voor een 360°-overzicht

Een SRM-applicatie (Supplier Relationship Management) is een aankooptool die de teams een algemeen overzicht geeft van alle acties die betrekking hebben op de leveranciers:

  • beheer van de aanbestedingen
  • verwijzingen;
  • documentenbeheer;
  • opvolging en evaluatie;
  • risicobeheer.

Dankzij deze complete datascan en de bijbehorende dashboards kan het bedrijf sneller reageren bij problemen met leveranciers. Andere mogelijkheden zijn:

  • de kleinste signalen van economische achteruitgang of kwaliteitsproblemen detecteren;
  • innovaties zo snel mogelijk identificeren en vastleggen;
  • de conformiteit bij de uitvoering van de contracten verzekeren.

Zo is de SRM-aankooptool een strategische bondgenoot voor bedrijven. Een SRM-applicatie helpt ze om hun klanten beter tevreden te houden en om in te spelen op de veranderende gewoontes.

Aankooptool nr. 2: een ‘spend analysis’-tool voor een betere opvolging van de uitgaven

Gegevens die op tal van plaatsen verspreid zitten: het is een terugkerend probleem binnen procurementafdelingen. Die povere structurering brengt de uitgavenanalyse (‘spend analysis’) en dus ook de verschillende afwegingen in het gedrang. Een aankooptool voor uitgavenanalyse is net bedoeld om alle gegevens aangaande de uitgaven in één enkel systeem te bundelen en te archiveren.

Een tweede troef van dit type aankooptool is de gegevensverwerking. Deze tools van de nieuwe generatie werken namelijk met artificiële intelligentie om de gegevens over uitgaven op te schonen en te verrijken. Dankzij die hulp kunnen procurementteams doordachter beslissingen nemen over alle categorieën van uitgaven en alle soorten leveranciers.

Aankooptool nr. 3: een prestatiebeheermodule om de gerealiseerde besparingen te meten

Voor een procurementafdeling is het niet altijd een prioriteit om te meten wat haar acties precies opleveren. Een prestatiebeheermodule is een aankooptool van de nieuwe generatie die de resultaten meet en het belang van procurement iets beter aantoont.

De resultaten naar waarde schatten die te danken zijn aan een performant beheer van de leveranciersrelaties biedt namelijk drie voordelen:

  • De procurementteams krijgen erkenning voor hun inspanningen.
  • Van elk artikel kan continu worden opgevolgd hoeveel er is bespaard.
  • Het is mogelijk om verbanden te leggen tussen de hogere klanttevredenheid en de beslissingen van de procurementafdeling.

Een aankooptool voor prestatiebeheer legt de werkelijke opbrengsten van de leveranciersovereenkomsten met ongeziene precisie vast. Hierdoor hebben de procurementmedewerkers meer armslag bij de bespreking van nieuwe overeenkomsten.

Er bestaan uiteraard nog veel andere aankooptools van de nieuwe generatie die het dagelijkse werk en de prestaties van de procurementteams kunnen verbeteren. Het belangrijkste is dat je weet dat ze bestaan en dat je op zoek gaat naar de beste systemen voor jouw bedrijf.

De digitalisering van procurement gaat in principe even snel als dat de klanten van het bedrijf hun gewoontes en verwachtingen veranderen. De procurementfunctie moet daarom net zo kritisch kijken naar:

  • de innovaties bij de leveranciers van het bedrijf;
  • de ontwrichting bij de uitgevers van aankoopsoftware.

De toekomst van de procurementafdeling beperkt zich uiteraard niet enkel tot tools van de nieuwe generatie. Meer weten over de nieuwste trends? Lees het artikel ‘Procurement: trends en prioriteiten voor 2020?‘.

Procurementfunctie: 7 prioriteiten voor een succesvol 2020

Posted on by Peter Paul van Hoegee

We kunnen deze zeven prioriteiten in drie thema’s opsplitsen:

  • collectieve intelligentie en efficiëntie;
  • optimalisatie van de aankoopprocessen;
  • benutting van de procurementgegevens.

Procurementfunctie: collectieve intelligentie en efficiëntie

Meer focussen op de business

Hoe goed kunnen de kernfuncties mee nadenken over de bedrijfsstrategie en de uitvoering ervan helpen te coördineren? Steeds meer hangen de groei en innovatie van een bedrijf af van het antwoord op die vraag. Met het oog op een betere ondersteuning van de business moet de procurementfunctie zich bij de relatie met leveranciers niet blindstaren op de laagste prijzen, maar op zoek gaan naar continuïteit, creativiteit en wendbaarheid.

Een plaats in de waardeketen veroveren

Een procurementmedewerker die in zijn eigen hoekje werkt … Dat is voltooid verleden tijd. De moderne procurementmedewerker moet zich integreren in een netwerk van betrokken actoren, waarbij slim samenwerken het hoogste goed is. Persoonlijke relaties en een echte inspanning van iedereen om de uitdagingen van de andere beroepen beter te begrijpen, voeden de collectieve intelligentie en efficiëntie.

Mee bouwen aan de reputatie van het bedrijf

In onze samenleving is het heel belangrijk geworden dat de waardeketen van organisaties transparant is en dat alles integer verloopt. Daarom moet elke stap van het productieproces traceerbaar zijn. Maar vaak vertrouwt een bedrijf een groot deel van de productie toe aan leveranciers en onderaannemers.

In het kader van een verantwoord procurementbeleid is het dus de verantwoordelijkheid van de procurementafdeling om de processen en herkomst van de materialen te garanderen voor alle stappen in de supply chain die externe partijen voor hun rekening nemen. De blockchaintechnologie kan hier soelaas bieden.

Procurementfunctie: de processen optimaliseren

Tijdrovende taken automatiseren

Robotprocesautomatisering (Robotic Process Automation of RPA) staat op het punt om onmisbaar te worden bij projecten om de procurementfunctie te digitaliseren. RPA stelt de teams in staat om alle repetitieve handmatige taken met een lage toegevoegde waarde (bv. facturen controleren) weg te werken.

Het voordeel van RPA voor de procurementfunctie is dat er tijd vrijkomt om beter na te denken en om de teams te adviseren. Hierdoor werkt de procurementafdeling ook beter samen met de andere functies!

Risico’s beter beheersen

Nog al te vaak worden gegevens in onsamenhangende processen beheerd. Door die gegevens aan elkaar te koppelen, houden bedrijven de risico’s in verband met leveranciers beter onder controle. Een 360°-risicobeheer brengt de procurementgegevens, marktgegevens en financiële analyse van het gedrag van de leveranciers samen.

Objectieve en complete kennis biedt heel wat voordelen:

  • Kleine en grote storingen worden beter voorspelbaar.
  • Een bedrijf kan eenvoudiger inspelen op de gevolgen voor zijn activiteiten.
  • Corrigerende maatregelen kunnen al eerder in het proces worden bepaald.

Procurementfunctie: doeltreffend gebruik van de gegevens

Kwalitatieve gegevens verstrekken

De overvloed aan gegevens is bijzonder waardevol voor het succes van organisaties. Maar de gegevens die functie A ter beschikking stelt moeten wel zo worden verwerkt dat ze onmiddellijk bruikbaar zijn voor functie B.

Daarom wordt de procurementfunctie gevraagd om eens na te denken over hoe goed ze in staat is om die gegevens te verwerken:

  • Hoe kun je de gegevens van leveranciers verzamelen en standaardiseren?
  • Hoe kun je eventuele fouten opsporen en corrigeren?
  • In welke vorm moet je ze aan de financeafdeling doorgeven om het orderbeheer optimaal te laten verlopen?

De innovatie van morgen nastreven

De industrie 4.0 berust in elke fase van de supply chain op de geautomatiseerde verzameling van gegevens met een toegevoegde waarde. Dankzij deze informatie kunnen we anticiperen op het onderhoud van machines, de voorraadniveaus flexibel aanpassen en inzicht krijgen in de verwachtingen van de klant.

In diezelfde geest zou een bedrijf beter kunnen inspelen op bepaalde ideeën en trends, die doorgaans in de catalogus van de leveranciers te vinden zijn. De procurementfunctie moet over voldoende middelen beschikken om de bronnen van innovatie systematisch in kaart te kunnen brengen. Dat levert het bedrijf namelijk kostbare tijdwinst op.

Kortom, de procurementafdeling moet op alle strategische vlakken haar steentje bijdragen. Het beeld van de ‘afgezonderde en drukke procurementmedewerker’ die zich enkel bezighoudt met kostenbesparingen, is vandaag niet langer actueel.

Procurement zit samen met de andere functies rond de tafel om het innovatievermogen te versterken en het beslissingsproces van het bedrijf te versnellen. Er bestaan technologieën die de procurementteams van tijdrovende taken ontlasten en hen slimme inzichten bieden.

De toekomst van de procurementfunctie is dus onlosmakelijk verbonden met de toekomst van het bedrijf.

Corona: preventie op de werkvloer

Posted on by Manutan

Covid-19 voorkomen op het werk

Wil jij de epidemie te slim af zijn? Blijf om te beginnen thuis als je je ziek voelt. Kun je toch gaan werken, heb dan samen met je collega’s aandacht voor deze vijf tips om de kans op besmetting te verkleinen:

  1. Reinig vaak aangeraakte oppervlakken
    Maak oppervlakken die je veel aanraakt extra schoon met een desinfecterend schoonmaakmiddel. Denk hierbij aan deurklinken, maar bijvoorbeeld ook aan je toetsenbord, telefoontoestel en bureau. Een bureau bevat namelijk meer dan vierhonderd keer zoveel bacteriën als de gemiddelde wc-bril!
  2. Gebruik papieren zakdoekjes
    Moet je hoesten of niezen, of wil je je neus snuiten, doe dat dan in een nieuw papieren zakdoekje. Na gebruik gooi je het in een afsluitbare vuilnisemmer. Als je geen zakdoekje bij de hand hebt, hoest of nies je in de binnenkant van je elleboog.
  3. Was regelmatig je handen
    Was je handen regelmatig én op de goede manier (check gerust ons stappenplan). Doe dat niet alleen na een toiletbezoek, maar ook nadat je bijvoorbeeld de bus hebt genomen en voordat je gaat eten of in vergadering gaat. Gebruik warm water en eventueel desinfecterende handzeep.
  4. Wrijf niet in je gezicht
    Wrijf zo min mogelijk in je gezicht. Virussen zoals covid-19 komen voornamelijk via je mond, ogen en neus het lichaam binnen.
  5. Verlucht goed
    Ventileer het kantoor regelmatig, zodat er genoeg frisse lucht aanwezig is.

Deze producten zijn onmisbaar in tijden van corona

Wil je jezelf wapenen in de strijd tegen covid-19? Dan komen deze producten vast goed van pas:

  • Handzeep om de dispensers op het werk mee te vullen. Dit product maakt meteen komaf met eventuele bacteriën die zich op je handen bevinden.
  • Handdoeken voor de dispensers in onder meer de toiletten. Vochtige handen brengen heel wat bacteriën over. Je handen na het wassen goed afdrogen is dus de boodschap!
  • Door deurklinken te lijf te gaan met een desinfecterend middel of een ontsmetter, verklein je de kans dat ziektekiemen zich via deze oppervlakken verspreiden
  • Draag bij schoonmaakklussen huishoudhandschoenen voor extra veiligheid

Thuiswerken in de strijd tegen corona

Thuiswerk is evengoed een optie om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Heel wat werkgevers roepen hun medewerkers op om voorlopig niet naar het kantoor te komen – zeker niet als ze symptomen vertonen zoals keelpijn of hoesten. Of thuiswerk dan verplicht is? Een tijdje thuiswerken valt volgens het arbeidsrecht onder ‘occasioneel telewerk’ en daarvoor moeten werkgever en werknemer een akkoord sluiten. Dit suggereert dat werkgevers hun team niet kunnen verplichten om thuis te werken – al wil je natuurlijk zelf geen risico lopen of je collega’s niet in gevaar brengen. Maar anderzijds is er nog iets zoals de ‘welzijnsverplichting van de werkgever’, of het feit dat die laatste moet waken over de gezondheid van zijn personeel. Die verplichting zouden werkgevers wél kunnen aangrijpen om hun personeel te verplichten om thuis te werken als er een verhoogd besmettingsrisico is.

Ben je geen krak in thuiswerken, omdat je bijvoorbeeld snel afgeleid bent of thuis niet de juiste omgeving hebt om productief aan de slag te gaan? Dan zijn deze tips jou op het lijf geschreven.

1. Een thuiskantoor inrichten

De Belgische wet verplicht werkgevers om de benodigde apparaten en hulpmiddelen ter beschikking te stellen voor telewerk – ook in situaties met verplichte quarantaine. Denk hierbij aan een laptop of tablet en een internetverbinding, maar ook aan cloud- of andere systemen die medewerkers vlot toegang geven tot de nodige bestanden. Als werknemer moet je natuurlijk je steentje bijdragen en bij voorkeur een aparte kamer inrichten, zodat je ongestoord kunt werken. Zelfs al is dat op korte termijn geen optie, probeer je toch zo ergonomisch en rustig mogelijk te installeren met onder meer:

2. Waken over je werk-privébalans

Als je thuiswerkt, loop je het risico niet meer op te houden met werken. Misschien voel je je schuldig omdat je niet op kantoor bent, of misschien heb je gewoon veel werk. Wat de reden ook is: de verleiding is groot om geen pauze te nemen en gewoon door te werken. Toch is het een must om af en toe te stoppen. Daarna kun je er eens zo goed weer tegenaan!

3. Lijstjes en structuur helpen je erdoor

Het aantal thuiswerkende collega’s zal naar alle verwachting alleen maar toenemen naarmate het coronavirus ons land meer en meer in zijn greep krijgt. We geven daarom een paar extra tips mee om de productiviteit thuis te verhogen:

  • Zorg voor structuur: begin en eindig je werkdag thuis op een vast tijdstip
  • Maak een to-dolijst en een planning, zodat je efficiënt te werk gaat
  • Hou werk en privé gescheiden en laat je niet verleiden tot huishoudelijke klusjes

Als thuiswerker heb je natuurlijk geen rechtstreeks contact met je collega’s of leidinggevende(n). Waak er daarom over dat je voldoende overlegt via telefoon, e-mail of Skype, zodat jullie niet van elkaar vervreemd raken en het werk efficiënt blijft verlopen. Wil of kun je even niet gestoord worden? Geef dat dan ook duidelijk aan, en laat weten wanneer je weer bereikbaar bent en via welk kanaal.

Nog vragen over hoe je thuiswerk beter laat verlopen of over hulpmiddelen om je te beschermen? De medewerkers van onze helpdesk staan voor je klaar!
Kijk ook even op onze shop voor artikelen om je thuiskantoor in te richten.

Procurement: wat zijn de trends en prioriteiten voor 2020?

Posted on by Peter Paul van Hoegee

Kostenverlaging: steeds minder een prioriteit voor procurementafdelingen

De kosten drukken is altijd al een prioriteit geweest op het vlak van procurement. Maar dit jaar stipt ‘slechts’ 68 % (-7 punten in vergelijking met 2019) van de procurementafdelingen dit aan als een prioritaire doelstelling. Meteen het laagste cijfer sinds de eerste editie van deze enquête in 2011! Het is wel zo dat deze doelstelling belangrijker blijft in de privésector (meer bepaald de industrie) dan bij de overheid.

Een nieuwe positionering dus van de procurementfunctie, die momenteel met andere uitdagingen dan kostenverlaging krijgt af te rekenen: risico’s, het verzekeren van de bevoorrading, de samenwerking met leveranciers …

Beheer van de leveranciersrelaties: een populaire strategie bij procurement

Om de kosten te verlagen, zet de procurementfunctie in op onderhandelen, specificaties bijsturen, de behoeften herzien en van leveranciers veranderen. Daarnaast zien we dat het aspect ‘integratie van leveranciers/gezamenlijke ontwikkeling’ beduidend is gestegen (+11 punten) tegenover vorig jaar. De boodschap is duidelijk: de procurementfunctie wil meer en meer terugvallen op haar leveranciersrelaties om haar doelstellingen te realiseren.

Soft skills erg in trek bij procurement

De competenties die de procurementfunctie zoekt, zijn meer en meer gericht op sociale vaardigheden. In de top drie vinden we de samenwerking met leveranciers, leiderschap en projectbeheer. Onderhandelen, sinds mensenheugenis dé competentie van de aankoper , valt naast het podium!

MVO: stabiel, maar geen prioriteit voor procurement

De helft van de procurementprofessionals zal het komende jaar doelstellingen nastreven die gekoppeld zijn aan duurzame ontwikkeling of MVO. Het zijn met name de overheidssector en de grote ondernemingen (> 5000 werknemers) die de resultaten opkrikken. De cijfers stagneren nu al zeven jaar lang en dat wijst er andermaal op dat MVO nog altijd geen prioriteit is voor procurement.

Meer weten over procurement in lageloonlanden, offshoring, opleidingen in bedrijfsethiek, het terugschroeven van het aantal leveranciers of de digitalisering van de procurementfunctie? Je leest het allemaal in de vermelde studie*!

*Studie enkel beschikbaar in het Frans.

Telewerken als het nieuwe werken? Problemen … en oplossingen!

Posted on by Manutan

Context: wat zegt de wet?

Telewerken komt neer op “buiten het bedrijf werken” en is meestal synoniem met thuiswerken (al zijn er natuurlijk altijd werknemers die zich liever in een koffiebar installeren). Thuiswerk is geen structureel recht voor werknemers, maar als werkgever kun je het aanbieden – de werknemer kan op dat aanbod dan al dan niet ingaan. De afspraken rond telewerken moet je in een schriftelijke overeenkomst gieten, bijvoorbeeld als bijlage bij een contract. Deze informatie kun je in zo’n bijlage opnemen:

  1. de periode, frequentie en eventuele dagen of uren waarop de werknemer telewerkt
  2. de periodes dat de werknemer bereikbaar moet zijn en hoe
  3. afspraken over de vergoeding van eventuele kosten
  4. voorwaarden en afspraken voor een terugkeer naar het kantoor
  5. waar de telewerker precies zal werken (thuis en/of ergens anders)

Occasioneel telewerk door overmacht (wanneer je kind plots ziek wordt, bijvoorbeeld) is trouwens wél een recht. De werkgever kan de vraag nog wel weigeren als hij een goede reden opgeeft.

Bij het bepalen of thuiswerken überhaupt een mogelijkheid is, speelt natuurlijk het takenpakket een grote rol. Er zijn functies die niet of lastig vanuit thuis te doen zijn, zoals werk op een productieafdeling of in een magazijn. Wees daar samen creatief, maar ook realistisch in.

Probleem 1 bij thuiswerk: afleiding

Afleiding is wel een terechte bezorgdheid van werkgevers. Ruim de helft van de thuiswerkers raakt soms afgeleid tijdens het werken, 10% zelfs regelmatig of vaak. Zo blijkt uit onderzoek van Manutan in samenwerking met NovioData. Vier op de tien medewerkers zou zichzelf helemaal niet thuis laten werken. Andere werknemers worden juist op de werkvloer om de haverklap gestoord door (of ergeren zich aan) hun collega’s. Thuiswerken is voor hen dus dé manier om afleiding te voorkomen.

Tip 1

  • Voor de werkgever:geef werknemers de mogelijkheid de voor hen beste oplossing te kiezen en vertrouw ze daarin.
  • Voor de werknemer:wees eerlijk tegen jezelf en je manager over de hoeveelheid afleiding waarmee je thuis wordt geconfronteerd.

Probleem 2: een slecht ingericht thuiskantoor

De Belgische wet zegt dat de werkgever de benodigde apparaten en hulpmiddelen ter beschikking moet stellen voor telewerk, zoals een laptop of tablet en een internetverbinding. Maar natuurlijk draagt de werknemer zelf ook een grote verantwoordelijkheid. Heel wat thuiswerkers installeren zich namelijk gewoon snel aan de keukentafel, op een harde stoel en met slechte verlichting. Maar liefst 62% van de thuiswerkplekken is ergonomisch onverantwoord ingericht, zo blijkt uit het onderzoek door Manutan dat we hierboven al aanhaalden.

Welke spullen heb je dan nodig om je thuiskantoor slim in te richten? Idealiter richt je een aparte kamer in voor thuiswerk (waar je niet constant gestoord wordt), met daarin:

  1. Een ergonomische bureaustoel en -tafel
  2. De juiste verlichting
  3. Voldoende opbergruimte, zodat je ook thuis een clean desk policy kunt handhaven
  4. Accessoires die het werken aangenamer maken en je inspireren, zoals een toffe koffie- of theemok en een aantal mooie planten

Tip 2

  • Voor de werkgever:regel budget voor het inrichten van de werkplek thuis. Zorg ook dat alle flexplekken op kantoor volledig aanpasbaar zijn aan de gebruiker.
  • Voor de werknemer:vervang waar nodig meubilair en moedig voldoende beweging tussendoor aan.

Probleem 3: afstand tot de werkvloer

Wie thuis zit, ziet zijn of haar collega’s niet. Dat is niet bevorderlijk voor de communicatie (ondanks alle technologie die ons daarbij moet helpen) en doet in het ergste geval wantrouwen ontstaan. Cathy Geerts, hr-directeur bij SD Worx, geeft toe: “Leidinggeven op afstand betekent dat er vertrouwen is, maar om vertrouwen te krijgen moet je open communiceren en dingen bespreekbaar maken. Thuiswerk vereist dus niet minder, maar juist méér communicatie en terug­koppeling.”[1] Daarnaast vinden sommige werknemers die meer thuis dan op kantoor werken dat ze vervreemd dreigen te raken van hun organisatie.

Tip 3

  • Voor de werkgever:teambuildinguitjes zijn geen bonus, maar noodzakelijk – zeker in een bedrijf waar veel vanop afstand wordt gewerkt.
  • Voor de werknemer:werk niet alleen maar thuis, maar laat je ook geregeld op kantoor zien.

Probleem 4: slechtere werk-privébalans

Lang niet alle werknemers lopen dit risico, maar een grote groep onder hen wel. Of ze nu perfectionistisch of onzeker zijn, of een enorm verantwoordelijkheidsgevoel hebben: wie thuiswerkt, loopt het risico niet meer op te houden met werken. Er is namelijk altijd wat te doen en je bent afgesneden van het collectieve ritme op kantoor dat voorkomt dat je jezelf voorbij holt (je ziet anderen geen pauze nemen of onder de middag een wandelingetje gaan maken, waardoor je minder geneigd bent om even te stoppen en de batterijen weer op te laden).

Tip 4

  • Voor de werkgever:formuleer heel duidelijk wat er van de werknemer individueel wordt verwacht.
  • Voor de werknemer:ken je grenzen en schud het verantwoordelijkheidsgevoel af en toe eens van je af. Niemand is onmisbaar, het bedrijf stort niet in als je even gaat sporten vanavond. Ook bij thuiswerken draagt een korte break bij aan een betere concentratie!

Extra tips voor productiever thuiswerk

Met de stijgende populariteit van het nieuwe werken zal het aantal thuiswerkende collega’s naar verwachting alleen maar toenemen. Volgens cijfers van de FOD Economie werkte 13,4% van de werknemers occasioneel of regelmatig thuis in 2010 en 16,7% in 2016.[2] In 2018 bleek 17% van de Belgen aan telewerken te doen, vorig jaar maar liefst 22%.[3] We sluiten daarom af met een paar extra tips om de productiviteit thuis te verhogen:

  1. Zorg voor structuur en begin en eindig je werkdag thuis op een vast tijdstip
  2. Maak een to-dolijst en plan werktaken in, zodat je efficiënt te werk gaat
  3. Hou werk en privé gescheiden en laat je niet verleiden tot huishoudelijke klusjes

Manutan levert een groot assortiment artikelen voor de thuiswerkplek. Kijk eens op onze webshop of contacteer de helpdesk voor een vrijblijvend advies.

[1] Bron: https://www.demorgen.be/nieuws/waarom-thuiswerken-werkt-voor-wie-genoeg-zelfdiscipline-heeft~b69821e18/?referer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F

[2] Bron: https://www.demorgen.be/nieuws/waarom-thuiswerken-werkt-voor-wie-genoeg-zelfdiscipline-heeft~b69821e18/

[3] Bron: https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2019/09/18/meer-dan-1-op-de-5-belgen-doet-aan-telewerken-maar-wat-zijn-de/

Digitaal archief: documenten digitaliseren doe je zo

Posted on by Manutan

Met welke regels moet je rekening houden?

De regels waarmee je rekening moet houden bij de digitalisering van je archief zijn vastgelegd in de Digital Act of de Belgische wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de eIDAS-verordening en tot regeling van de elektronische archivering. Die vertaalt de eIDAS-verordening (de Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties) naar de Belgische context.

De belangrijkste vereiste is dat je de authenticiteit moet kunnen aantonen van alle documenten die je digitaal archiveert. De herkomst moet duidelijk zijn, net als het feit dat de inhoud niet gewijzigd is (de wet spreekt van “een getrouw en duurzaam afschrift”). Maak je echter geen zorgen: hier bestaat gespecialiseerde software voor.

Voorbereidingen treffen

Bij de digitalisering van je archief komt meer kijken dan je misschien denkt. Je moet ruimte vrijmaken voor de nodige scanners (die je eventueel ook kunt huren) en medewerkers zorgvuldig briefen. Zij moeten, afhankelijk van de structuur die je verkiest, papieren in een bepaalde volgorde klaarleggen, en alle nietjes en paperclips verwijderen.

Welke documenten eerst digitaliseren?

Ben je van plan om de nieuwste archiefdocumenten eerst te scannen? Dat kan, maar nog beter is het om selectief te werk te gaan en de waarde van de documenten te laten doorwegen. Archiefstukken die medewerkers nog vaak nodig hebben, krijgen dan voorrang op documenten die misschien wel nieuwer zijn, maar die amper gebruikt worden. Sommige documenten kun je ondertussen misschien ook gewoon vernietigen? Dit zijn alvast de wettelijke eisen voor bedrijfsarchieven (zowel digitaal als op papier):

  • Een belastingaangifte moet je zeven jaar bijhouden
  • Facturen moet je tien jaar bewaren (andere betalingsbewijzen hebben andere termijnen, zoals een jaar voor transportfacturen en twee jaar voor nutsvoorzieningen)
  • Op sociale documenten kleeft een bijhoudtermijn van vijf jaar
  • Verzekeringsdocumenten hou je tien jaar bij
  • Notariële akten moet je levenslang bewaren

De documenten die je gescand hebt, mogen weg. Als je ze toch zou willen bijhouden, dan moet je goed aangeven welke documenten je nu al gedigitaliseerd hebt en welke niet. Bewaar de eerste categorie eventueel apart om dubbel werk te vermijden, in duidelijk gelabelde ordners of archiefdozen.

Een scan policy kan ook helpen: zo’n policy bepaalt wie wat moet digitaliseren en hoe.

Dataopslag voor je digitaal archief

Waar schrijf je de gescande documenten vervolgens weg? Veel bedrijven zweren vandaag bij opslag in de cloud, maar je kostbare documenten op een tastbare externe harde schijf hebben staan is toch vaak een extra geruststelling, zeker als je die schijf vervolgens bewaart in een kluis of brandkast.

Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of contacteer de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je magazijn, werkplaats of kantoor.

Six sigma lean of digitale transformatie: waarmee bereik je het meest?

Posted on by Manutan

Wat is lean six sigma?

Zoals de naam al doet vermoeden, combineert lean six sigma lessen uit ‘lean’ en ‘six sigma’:

  • Lean helpt je om te bekijken hoe een proces korter en efficiënter kan.
  • Met six sigma probeer je dan weer fouten in de processen en producten terug te dringen.

Hoe dat concreet in z’n werk gaat? Lean six sigma heeft voor aankoopverantwoordelijken bijvoorbeeld heel wat waarde. Ze kunnen het systeem gebruiken om de bestelfrequentie naar omlaag te krijgen. Een product drie keer per maand bestellen leidt tot onnodig veel handelingen en documenten (zoals orders en facturen), en dus ook meer kans op fouten. Met lean six sigma onderzoeken aankoopverantwoordelijken dan welke bestellingen ze minder vaak kunnen doen zonder in de problemen te komen.

Waarin verschilt lean six sigma van digitale transformatie?

Lean six sigma heeft nog altijd veel nut, maar er gaan toch stemmen op die zeggen dat je méér bereikt met digitale transformatie:

  • Dankzij lean six sigma verbeter je je bedrijfswerking, maar je verandert er niets fundamenteels aan (je concurrentiepositie verandert dus ook niet ingrijpend).
  • Terwijl je met lean six sigma bestaande processen aanpakt, biedt digitale transformatie de kans om je onderliggende businessmodel te veranderen en dus de bedrijfsvoering compleet om te gooien.

Om ook het belang van digitale transformatie te illustreren met een voorbeeld: de Royal Bank of Canada, de grootste bank van Canada, gooide een aantal jaren geleden het aanvraagproces voor consumentenkredieten om. De initiële procedure verliep als volgt. Klanten vroegen een consumentenkrediet aan, en dat zette een langdurig proces van checks en dubbelchecks in gang waarbij veel papierwerk kwam kijken. Dankzij digitale transformatie werkt de Royal Bank of Canada nu in de omgekeerde richting. Ze lieten big data los op hun volledige klantenbestand, en contacteerden proactief de klanten die in aanmerking kwamen voor een consumentenkrediet. Zo kortte het team een proces van weken in tot slechts een paar minuten, en ook de werkwijze is totaal veranderd. Er staat nu standaard een voorstel voor klanten klaar, en die kunnen erop ingaan wanneer ze willen.

Digitale transformatie introduceren?

Elk bedrijf gaat natuurlijk op zijn eigen manier om met digitale transformatie, maar de volgende mogelijkheden zijn alvast erg populair:

  • Cloud: werken in de cloud vergemakkelijkt bijvoorbeeld ook flexwerken, want je gegevens en programma’s zijn overal raadpleegbaar.
  • Internet of Things, waarbij alledaagse voorwerpen verbonden zijn in een netwerk en zo data uitwisselen. Dit is onder meer handig voor stock management en voorraadbeheer.
  • Artificiële intelligentie, waarbij een voorwerp over eigen leervermogen beschikt, vergemakkelijkt tot slot het besluitvormingsproces, omdat het de analyse van grote hoeveelheden data mogelijk maakt.
    In het Verenigd Koninkrijk gebruikt 13% van de beslissingsnemers in aankoop en logistiek nu al AI.[2] Predictive analytics helpt aankoopafdelingen bijvoorbeeld anticiperen op risico’s en inspelen op opportuniteiten, onder meer in termen van prijsschommelingen en veranderingen in aankoop- of uitgavegedrag. Natural language processing laat chatbots dan weer toe om klanten te helpen.

Een kwart van de Britse aankoopafdelingen heeft nu al processen gedigitaliseerd waarin weinig waardecreatie gebeurt: betalingen (23%), bestellingen (22%) en aankopen (11%).[3] Daarin heeft de UK wel wat voorsprong op haar buurlanden, want uit een onderzoek van PwC bij meer dan 500 chief procurement officers (CPO’s) in twintig landen blijkt dat er maar 16% van de bedrijven een duidelijke visie heeft op de digitalisering van aankoop. Telecom en farma doen het daarbij beter dan andere sectoren.[4]

Wil je een inhaalbeweging maken, dan moet je natuurlijk weten of je inspanningen daadwerkelijk iets opleveren. Stel daarom vooraf duidelijke doelen, zoals X-aantal kosten besparen of X-aantal keer sneller je deadlines halen. Denk erom dat je personeel mee moet zijn! Dat is soms geen sinecure. Maar liefst 80% van de Belgische managers heeft het namelijk moeilijk om hun personeel voor te bereiden op de digitale transformatie.[5]

Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan zeker ook onze andere blogs!

[1] Bron: https://www.slideshare.net/Vijay_Bijaj/presentation-brue-six-sigma-consultants

[2] Bron: https://www.manutan.com/blog/en/digital/how-is-the-procurement-profession-reinventing-itself-in-the-digital-age-post-part-1, 26 maart 2019

[3] Bron: https://www.manutan.com/blog/en/digital/how-is-the-procurement-profession-reinventing-itself-in-the-digital-age-post-part-1, 26 maart 2019

[4] Bron: https://www.valuechain.be/nl/nieuws/detail/5931/aankoop-omarmt-industry-40-voorlopig-nog-niet

[5] Bron: https://www.roberthalf.be/nl/nieuws-en-opinie/wat-is-digitale-transformatie-en-hoe-wordt-u-er-beter-van, 3 juli 2019 (survey Robert Half bij in totaal 700 Belgische CIO’s, CFO’s en senior managers met aanwervingsbevoegdheid en 1.000 medewerkers)

E-procurement, waar staan we vandaag?

Posted on by Peter Paul van Hoegee

Wat is e-procurement precies?

E-procurement is een transactie tussen twee bedrijven waarbij de aankoper de producten van een verkoper kan bekijken en meteen een bestelling plaatst volgens een welbepaalde aankoopprocedure.

Dankzij e-procurement worden de zoektocht naar producten, het plaatsen van een bestelling (e-order) en/of de facturering (e-invoice) elektronisch beheerd en gecentraliseerd bij beide bedrijven.

E-procurement maakt het dus mogelijk om:
– leverancierscontracten te beheren;
– de bestel- en goedkeuringstermijnen te verkorten;
– de kosten van het aankoopproces te drukken.

Procure-to-pay: drie grote fases

  1. Toegang tot het aanbod

Elke transactie begint met het zoeken naar de gewenste producten. Aankopers kunnen twee e-procurementoplossingen gebruiken:

De gehoste catalogus of e-cat is een lijst met producten die overeenkomstig de contractuele bepalingen worden gefabriceerd door de leverancier en die in de aankoopsoftware van de klant worden geladen.

De Punch-Out is een interface tussen de website van de leverancier (altijd met toepassing van de contractuele bepalingen) en de aankoopsoftware van de klant.

Er bestaan ook nog andere oplossingen zoals een online workflow, die Manutan heeft ontwikkeld voor klanten die geen ERP-software of e-procurementmodule hebben in hun informatiesysteem.

  1. Elektronische bestelling

Zodra de aankoopaanvraag is goedgekeurd, verandert ze in een bestelling die kan verzonden worden via:

EDI (Electronic Data Interchange)
of
marktplaatsen.

Dit betekent dat de aankoopoplossing van de klant de goedgekeurde bestellingen rechtstreeks, of dankzij die tussenbedrijven (marktplaatsen), doorgeeft aan het informatiesysteem van de leverancier.

  1. Gedigitaliseerde factuur

Zodra de bestelling is verzonden, rest er enkel nog de facturering! Deze fase verloopt via een externe vertrouwenspersoon (opnieuw een tussenbedrijf) om de facturen te certificeren, te archiveren en te verzenden naar de klant.

Het gebruikte formaat kan verschillen:

  • EDI
  • E-mail met pdf en elektronische handtekening
  • E-mail met pdf maar zonder handtekening

Belangrijke trends

De enquête van Tendances Achats ‘E-procurementoplossingen: prioriteiten en hefbomen voor procurementafdelingen’ door Ivalua uit 2015 geeft een beeld van hoe bijna tweehonderd grote Europese en Amerikaanse bedrijven met grote budgetten (waarvan meer dan 3/4 meer dan 100 miljoen euro uitgeeft) deze tools gebruiken.

E-procurement ten dienste van indirecte aankopen

Vandaag heeft 86 % van de bevraagde bedrijven al een e-procurementtool gebruikt op hun aankoopafdeling. Via die oplossingen beheren die bedrijven grotendeels uitsluitend hun indirecte aankopen (82 %), maar ook hun algemene aankopen, zowel directe als indirecte (18 %).

E-procurement: welke voordelen?

Het eerste voordeel dat procurementafdelingen met e-procurement voor ogen hebben (87 %), is een beter beeld krijgen van het hele procure to pay-proces (P2P). Met e-procurement kunnen ze namelijk hun consumptie bijsturen, hun keuze van leveranciers herzien en nieuwe mogelijkheden ontdekken.

Het tweede voordeel van e-procurement is tijdwinst volgens 75 % van de bevraagde personen. Met enkele kliks plaatsen aankopers een bestelling op een handig platform dat dicht bij het b2c-universum aanleunt. Bovendien gebeurt dat altijd automatisch volgens de overeengekomen voorwaarden.

Hetzelfde geldt voor de bestelling of de gedigitaliseerde factuur. Onderling verbonden informatiesystemen bieden het voordeel dat elke manuele invoer en verzending van gegevens wegvalt!

Voor grote bedrijven die veel aankopen is e-procurement een onmisbare tool geworden om te besparen en processen te optimaliseren! De mogelijkheden zijn legio en de oplossingen passen zich aan alle behoeften aan. Meer nog: sommige leveranciers zoals Manutan begeleiden hun klanten hierbij en passen zich snel en flexibel aan hun aankoopprocessen aan.