Les 6 étapes clés du processus achats se répartissent donc entre deux grandes phases, avec chacun 3 étapes par phase :
- Le sourcing, phase d’ouverture pour identifier la réponse la plus appropriée
- Le référencement, phase de conclusion pour inscrire la réponse dans une perspective opérationnelle durable
Processus achats : les 3 étapes clés du sourcing
Qualifier le besoin du client interne
Pour une fourniture non encore référencée, la première étape du processus achats consiste à aider le demandeur à préciser son besoin. En effet, la qualité de la réponse apportée par la fonction achats repose d’abord sur la prise en compte de l’ensemble des paramètres d’usage de la fourniture réclamée.
Le cahier des charges comprend par exemple :
- L’identification de la fourniture : dénomination d’usage, fonction…
- La quantification du besoin : volume, échéance, durée, lieux de consommation…
- Les critères de qualité : positionnement de gamme, équivalent de référence, certification…
- Les conditions d’usage : association avec quelle autre fourniture, contexte particulier d’utilisation, contraintes
- Les exigences de service : conditionnement, disponibilité en urgence…
L’échange avec le demandeur permet de qualifier précisément son besoin. Il peut également déboucher dans certains cas à la définition d’une approche alternative, innovante par rapport à la demande initiale. Le savoir-faire de l’équipe achats pour écouter la demande et en saisir les enjeux dans leur ensemble est ici primordial.
Identifier les partenaires potentiels
À partir du cahier des charges et en fonction des données disponibles, la deuxième étape du processus achats est de constituer son panel de fournisseurs. Ce panel réunit les acteurs a priori en mesure de délivrer la fourniture répondant au cahier des charges.
Pour chacun des fournisseurs inclus dans le panel, un travail de qualification est conduit, en fonction de critères relevant de la stratégie achats de l’entreprise :
- Respect de règles éthiques et RSE
- Pérennité économique
- Capacité logistique
- Réputation, notations et homologations
- Compatibilité avec la configuration digitale de e-procurement de l’entreprise
Un panel éventuellement resserré sert alors de base à l’étape de consultation.
Lancer la consultation
L’équipe achats invite chacun des fournisseurs retenus dans le panel à participer à la consultation. Les clauses de cette troisième étape du processus achats sont précisées dans une série de documents :
- Règlement de la consultation
- Cahier des charges
- Conditions contractuelles
En parallèle du lancement de la consultation, l’équipe achats établit une grille de notation associant l’ensemble des critères utiles pour départager les compétiteurs.
La consultation se déroule généralement en deux rounds :
- Une étude des dossiers reçus, au terme de laquelle les dossiers les moins intéressants sont éliminés
- Une ou plusieurs auditions réservées aux meilleurs dossiers, pour présentation orale avec questions-réponses et éventuellement démonstration
Processus achats : les 3 étapes clés du référencement
Choisir le meilleur partenaire
Le processus de sélection aboutit au choix du partenaire le plus prometteur.
Cette quatrième étape du processus achat repose sur une analyse objective de la proposition de valeur de chacun des finalistes. À ce stade, c’est moins la capacité technique à répondre à la demande, étayée lors de l’admission dans le panel, que la fluidité du partenariat, qui est évaluée.
Le prix, les délais et les conditions logistiques proposés pèsent évidemment lourd dans la prise de décision.
L’intuition et le professionnalisme de l’équipe achats jouent un rôle très important pour envisager une collaboration potentiellement appelée à durer plusieurs années.
Négocier les conditions les plus avantageuses
Traduire les promesses en engagements fermes dont le respect soit mesurable dans le temps est l’objet de la cinquième étape du processus achats. L’idée est de trouver avec le futur partenaire un consensus gagnant/gagnant qui maximise la satisfaction de l’entreprise sans mettre à mal la capacité du partenaire à remplir ses obligations dans le temps.
Cette étape est une étape de négociation que l’équipe achats se doit d’aborder avec le maximum de préparation. Vous devez notamment anticiper les points stratégiques sur lesquels vous focaliser et bien-sûr affûter vos arguments.
La présence ou non d’historique, selon que le partenaire sorti en premier de la consultation est un fournisseur déjà référencé ou non, est un point crucial dans la manière d’aborder la négociation.
Fixer les conditions du partenariat
La dernière étape du processus achats est capitale au sens où elle engage la collaboration dans la durée.
Le contrat doit en particulier traiter avec le maximum de précisions deux situations :
- Les conditions d’évaluation du respect des engagements, sur le plan de la qualité, de la logistique et du service en général
- Les conditions de rupture du contrat, au cas où une dérive éventuelle par rapport aux promesses initiales ne pourrait être enrayée
En conclusion, le processus achats repose sur 6 étapes dont chacune avance sur la base des acquis de la précédente dans la construction d’une relation mutuellement bénéfique.
Aborder chacune de ces étapes avec compétence et professionnalisme conditionne la force de la coopération entre les deux partenaires. Or, la robustesse de cette coopération est stratégique dans une économie dont un des leviers est la puissance des écosystèmes constitués autour des entreprises « chefs de file ».
La dimension stratégique de la fonction achats s’affirme d’ailleurs de jour en jour. Pour aller plus loin dans l’accomplissement de votre mission, lisez l’article : Fonction achats, 7 priorités pour réussir 2020.
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