Un langage de management branché ? Pas du tout. En réalité, cette méthode est déjà utilisée depuis plusieurs décennies. Et peut-être même depuis plus longtemps encore, car, bien que Toyota en ait lancé la version moderne après la Deuxième Guerre mondiale, un modèle similaire était déjà appliqué par des constructeurs de bateaux à Venise au 16e siècle. Ceux-ci avaient recours à une méthode permettant de travailler avec une efficacité accrue. En 1574, un bateau aurait même été construit en quelques heures pour le roi Henri III de France.
Quoi qu’il en soit, la méthode 5S moderne trouve son origine au Japon. 5S fait référence aux cinq mots japonais qui la résument : seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke. Ces actions consistent à trier, ranger, nettoyer, systématiser et maintenir en état.
Comment mettre en œuvre la méthode 5S ?
S1 : trier
Trier, c’est opérer une sélection entre ce qui est utile et ce qui ne l’est pas. L’ensemble du matériel de l’atelier ou du bureau est évalué et ce qui n’est pas nécessaire à 100 % doit être éliminé. Tout ce qui est cassé, qui présente un danger ou qui n’est jamais utilisé part à la poubelle. Pour un balai avec un manche cassé, la question ne se pose pas. Toutefois, la démarche n’est évidemment pas aussi simple pour tous les objets. Il s’agit de trouver le « propriétaire » et de le laisser décider du sort à réserver au matériel concerné.
Les objets sans propriétaire sont munis d’une étiquette rouge et déposés à un endroit central pendant un laps de temps déterminé, par exemple un mois. Si, à l’expiration de ce délai, ils n’ont pas été réclamés ou utilisés, on peut accorder une semaine de plus. Après quoi ils sont définitivement jetés.
Conseil: la règle de conduite consiste à ne pas conserver des choses sous prétexte qu’elles pourraient éventuellement s’avérer utiles un jour. Ne les mettez dès lors pas de côté dans l’entrepôt ou à la cave, mais jetez-les tout simplement !
S2 : ranger
Une fois le tri terminé, il s’agit de tout bien ranger. Durant cette phase, les utilisateurs proprement dits doivent avoir voix au chapitre, car la réussite de cette opération de rangement repose sur leur soutien.
Les actions consistent à munir tout le matériel d’une étiquette, à l’ordonner de manière pratique et surtout à tout remettre à la bonne place. Un exemple bien connu : le panneau à outils sur lequel le contour de chaque outil est dessiné, ce qui permet de voir en un coup d’œil ce qui est disponible et ce qui manque. Bien ranger un atelier, c’est éviter de devoir chercher des outils par la suite. Les 10 minutes quotidiennes que vous passez à chercher représentent, au bout d’un an, une semaine entière de travail ! Sans parler de la frustration et de la distraction qui en découlent.
Durant cette phase, la ligne de conduite consiste à mettre à portée de main le matériel qui est utilisé chaque jour. Les choses qui sont utilisées moins souvent sont rangées ailleurs.
S3 : nettoyer
Lorsque vous vous êtes débarrassé du superflu et que vous avez tout rangé au bon endroit, vient le moment de nettoyer à fond le lieu de travail. Sols, murs, machines, équipement, rayonnages et archives : tout y passe afin de repartir du bon pied. C’est également l’occasion de se pencher sur la cause des salissures (tuyaux présentant une fuite d’huile, plans de travail dont de l’eau s’écoule et vaisselle qui s’accumule).
S4 : systématiser
Tout ce qui a été réalisé lors des trois premières étapes doit être préservé. Des règles et protocoles sont définis pour le nettoyage étant donné que celui-ci devra être réalisé à maintes reprises. Apposez sur les armoires et tiroirs une étiquette spécifiant clairement le contenu afin d’éviter des gestes superflus. Étiquetez également vos classeurs, chemises, bacs de rangement, bacs de pièces, etc. de façon à ne jamais vous tromper. Délimitez avec précision des zones de travail : propre/sale, in/out. Utilisez à cet effet, par exemple, des couleurs et indications bien claires.
Durant cette étape, on attend des collaborateurs qu’ils se débarrassent de leurs vieilles habitudes et qu’ils respectent les consignes. Cela demande beaucoup de discipline. C’est pourquoi rendez le bon choix le plus attrayant possible et faites en sorte que la « mauvaise » option soit très peu attirante.
Conseil: le marquage visuel génère un résultat optimal et est clair pour tout le monde. Par exemple, dessinez une ligne de couleur oblique au dos de vos classeurs. Vous verrez ainsi d’un seul coup d’œil s’il manque un classeur et où il doit être rangé.
S5 : maintenir
La dernière étape consiste à vérifier si les travailleurs ne retombent pas dans leurs vieilles habitudes, par exemple au moyen de listes de contrôle ou de rappels périodiques. La motivation joue également un rôle essentiel à cet effet. Vous pouvez, par exemple, publier des résultats mensuels démontrant que le travail est plus efficace. Il en résulte aussi une augmentation du plaisir au travail ou une amélioration de la sécurité.
Durant cette phase, il s’agit aussi de mettre à jour les protocoles établis à l’étape 4. En effet, du nouveau matériel vient s’ajouter ou une nouvelle méthode de production modifie les procédures. Il est essentiel d’intégrer ces changements dans le processus 5S. Si les quatre premières étapes peuvent être clôturées une fois pour toutes, la cinquième consiste en un processus continu. Vous ne pourrez obtenir des résultats optimaux que si le dévouement est total.
Conseil: prenez des photos de votre environnement de travail et des postes de travail avant et après avoir mis en œuvre la méthode 5S.
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