Gestion des activités : comment gérer le pic de fin d’année ?

Travailler malin et efficacement

La gestion des activités (ou « activity management ») constitue une tâche récurrente des entreprises. Elle nécessite du responsable de la gestion du temps et des activités de contrôler les heures de travail, les activités du personnel ou encore les présences et les absences des travailleurs. En parallèle, la gestion des ressources humaines associe différents besoins, qui varient eux-mêmes au fil de l’année. Par exemple, de nombreuses entreprises connaissent un pic de fin d’année, car elles reçoivent plus de demandes et de tâches et nécessitent donc plus de personnel. Le chef d’entreprise et le responsable des ressources humaines doivent alors élaborer une stratégie adaptée en matière de gestion du temps et des activités. Préparez votre entreprise au rush de fin d’année avec nos astuces pratiques.

Préparez-vous au rush de fin d’année

La fin de l’année constitue souvent une période de rush pour les entreprises. La majeure partie d’entre elles enregistrent leur meilleur chiffre d’affaires durant le dernier trimestre de l’année. Envie de mettre en place des techniques d’emballage plus rapides et performantes ou un système de gestion des stocks plus efficace ? Dans ce cas, faites-le en amont des fêtes de fin d’année. C’est également le moment parfait pour bien clôturer votre exercice et de vous préparer à l’année qui s’annonce.

Les activités e-commerce connaissent une croissance fulgurante, d’autant plus durant les jours qui précèdent les fêtes de fin d’année. Pour permettre à votre entreprise de croître et de répondre aux attentes de ses clients (avec les produits et services adéquats), votre priorité en qualité de responsable et de veiller à ce que tous les travailleurs soient prêts à affronter ce pic de fin d’année. Comment ? En optant pour une organisation efficace et une gestion optimale des ressources.

Une check-list pour renforcer votre gestion des activités

Êtes-vous prêt à accueillir un plus grand flux de visiteurs et d’acheteurs ? Votre stock est-il suffisant pour répondre à toutes vos commandes ? Exploitez-vous l’espace de votre entrepôt de manière optimale et disposez-vous de suffisamment de matériel d’emballage ? De quels appareils avez-vous besoin dans votre entrepôt, votre atelier ou vos bureaux ?

Ces questions vous aideront à vous préparer au rush de fin d’année. N’hésitez donc pas à réaliser une check-list couvrant tous les services, toutes les personnes et tous les produits dont vous aurez besoin pour répondre à cette demande supplémentaire. Préparez-vous de manière efficace et renforcez l’organisation de vos activités afin d’aborder le rush de fin d’année sans stress. Une astuce qui vous permettra de consolider votre gestion du temps et des activités.

Pensez à inclure ces points essentiels dans votre check-list de gestion des activités :

  • Identification de l’activité
  • Contrôle de l’activité
  • Estimation des besoins en matériel
  • Estimation des besoins en matière de stocks, de personnel, etc.

Adoptez une organisation optimale à l’aide d’un aménagement intelligent de votre entrepôt

Où conserverez-vous tous les produits et matériaux d’emballage supplémentaires ? Les espaces de stockage valent leur pesant d’or, mieux vaut donc exploiter chaque mètre cube disponible de manière optimale. Pensez donc à aménager votre entrepôt de manière efficace en définissant des itinéraires optimaux pour vos travailleurs ainsi que les biens que vous y stockez. Imaginez un aménagement ou une organisation efficace de vos rayonnages afin que tout y soit parfaitement disposé et d’éviter les ruptures de stock. Cette optimisation de l’espace est essentiellement indispensable pour les entreprises qui vendent des produits en ligne. Les fêtes de fin d’année sont souvent synonymes d’une augmentation considérable du nombre de commandes, ce qui influence votre gestion du temps et des activités.

La gestion du temps, pour compter sur du personnel quand vous en avez besoin

Qui dit « plus de clients » dit aussi « plus d’activités » et « plus de commandes à emballer ». Votre personnel est en congé ? Dans ce cas, vous aurez très probablement besoin de soutien pour assurer le fonctionnement de votre entrepôt et de votre service client. Pensez donc à prévoir suffisamment de personnel pour affronter les jours d’affluence.

Visualisez vos besoins en matière de budget et de ressources

Déterminez votre budget et consultez le solde disponible cette année. Préférez-vous le boucler (livraison et facturation dans l’exercice courant) ou le reporter à l’année prochaine ? Ou préférez-vous demander à vos fournisseurs d’établir une facture pour l’exercice courant et convenir d’une date de livraison pour l’année suivante ? Il est important de vous poser les bonnes questions.

Novio Research a mené une enquête auprès d’environ 800 entreprises à la demande de Manutan. Cette étude révèle que 22,5 % d’entre elles bouclent leur budget à la fin de l’année. Parmi elles, 13,8 % choisissent une livraison et une facturation dans l’exercice courant tandis que 8,7 % de ces entreprises privilégient une livraison des articles l’année suivante.

Protégez votre entreprise et vos collaborateurs du froid

N’oubliez pas de bien vous préparer à l’arrivée de l’hiver. Commandez du sel d’épandage pour éviter la formation de verglas. Prévoyez le chauffage nécessaire et équipez vos travailleurs de vêtements de sécurité capables de les protéger du froid. Le froid fait peser des risques sur la santé et la sécurité de votre personnel et donc sur le bon fonctionnement de votre entreprise.

Envisagez également d’installer des éclairages suffisants sur le site de votre entreprise et à l’entrée lorsque les jours raccourcissent.

Grand froid : équiper au mieux votre entreprise et vos collaborateurs ?

Prêt pour une nouvelle année professionnelle

La nouvelle année approche à grands pas et votre entreprise doit y être bien préparée. Identifiez de nouveaux projets dès aujourd’hui et établissez avec votre équipe un plan détaillé comprenant vos activités et vos délais à l’aide de la méthode Scrum.

Apprenez à gérer l’inattendu ! Ne cédez pas au stress, tirez la sonnette d’alarme si vous n’êtes pas en mesure de mener à bien toutes vos activités ou si la pénurie de biens ou de matériaux guette.

Assurez le suivi de vos commandes et de vos activités. Vous devrez tout mettre en œuvre pour que les fêtes de fin d’année constituent également une période de joie pour votre entreprise !

FAQ

Quels sont les objectifs de la gestion du temps et des activités ?

La gestion du temps et des activités poursuivent de multiples objectifs. Cette optimisation vous garantit un meilleur contrôle par exemple du suivi par service ou client. Résultat : vous exploitez plus efficacement votre temps et vos ressources, assurez de meilleures prestations et enregistrez un meilleur chiffre d’affaires.

Existe-t-il des logiciels de gestion du temps et des activités ?

Pour optimiser votre gestion du temps et des activités, vous devrez recourir à des outils adaptés. Vous pourrez recourir à des logiciels de gestion du temps et des activités afin de renforcer la productivité de votre entreprise.

L’e-commerce est en plein boom Mais qu’est-ce que cela implique pour votre gestion du temps et des activités ?

La croissance de l’e-commerce pousse les entreprises à renforcer leur gestion des activités. La demande en produits et services augmente et dans certains secteurs, on peut observer une variation de la demande en fonction des saisons. Ce qui influence également vos besoins en personnel.

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