Fonction achat : 8 bonnes pratiques pour se préparer à l’après Covid-19

Travailler malin et efficacement

Le Coronavirus bouleverse les chaînes d’approvisionnement, l’économie et les marchés boursiers. Cette crise sanitaire laisse ainsi entrevoir une crise économique sans précédent, dont l’ampleur reste encore à définir. Les entreprises et la fonction achat s’y préparent. Près de la moitié ont déjà ajusté leur budget, mis en place des plans d’urgence, ou ont même opté pour ces deux options [1]. Dans son rapport « Preparing the Company for Extreme Economic Volatility », The Hackett Group propose huit bonnes pratiques achats, à court et long terme, pour se préparer à une telle situation…

Covid-19 : les bonnes pratiques à court terme

1) Se préparer au pire scénario

Dans un premier temps, il est important d’identifier les marchandises qui pourraient faire l’objet de retard de livraison ou de pénurie et d’en augmenter les stocks de sécurité, tant que c’est possible.

2) Prévoir des sources alternatives

Pour garantir les approvisionnements, il convient de maintenir le dialogue et suivre ses fournisseurs, notamment les plus stratégiques, tout en identifiant ceux qui se trouvent dans les zones à risque. Pour anticiper toute situation critique, il est essentiel de créer un programme de gestion des risques et de prévoir des sources d’approvisionnement secondaires.

3) Réduire les coûts de façon intelligente

En cas de baisse de la demande, l’entreprise doit réduire ses coûts. La fonction achat a un rôle majeur à jouer ici mais elle doit le faire de façon intelligente. En ce sens, il est conseillé de collaborer avec ses fournisseurs pour trouver des solutions astucieuses comme adopter des produits alternatifs, revoir certains processus, etc.

Covid-19 : les bonnes pratiques à long terme

4) Planifier en restant agile

Les services achat ont tout intérêt à se structurer de façon à être plus agile. Pour cela, il leur faut anticiper, voire prédire, les évolutions du marché, planifier les risques en continu sur leurs principaux fournisseurs et prévoir des solutions rapides à mettre en place.

5) Développer un programme de gestion des risques

Pour se préparer à l’avenir, il est important de créer un solide programme de gestion des risques, d’assurer une source d’approvisionnement secondaire pour les produits et services essentiels, et enfin, de développer un programme pour intégrer rapidement ces nouveaux fournisseurs potentiels.

6) Investir dans les technologies pour réduire les coûts

Avec les solutions d’analyses avancées, la fonction achat peut analyser les coûts liés à chacun de ses processus ainsi que sa performance globale pour ainsi optimiser (ou supprimer) les tâches coûteuses et à faible valeur ajoutée.

7) Adopter les technologies de smart automation

En exploitant pleinement les capacités des plateformes et des solutions d’automatisation (telles que la RPA, la visualisation, les interfaces conversationnelles, etc.) la fonction achat pourrait réduire ses coûts de 17 %. Ces technologies semblent ainsi particulièrement adaptées en temps de crise car elles contribuent à la fois à réduire les coûts et à gagner en agilité.

8) Migrer certaines activités au sein de centres de services partagés (Global Business Services)

Ces centres de services partagés consistent à réunir l’ensemble des fonctions back office d’une certaine zone géographique au sein d’une même équipe afin de les gérer de façon harmonisée et homogène. Véritable source de performance pour l’entreprise, une telle organisation permet de réaliser des économies d’échelle, d’améliorer le contrôle et de standardiser ces activités.

Dans un contexte si incertain, la fonction achat doit se tenir prête à accompagner son entreprise dans la réduction intelligente des coûts et dans la gestion des risques. Pour ce faire, elle devra tirer parti de ses relations fournisseurs et des solutions digitales, tout en optimisant ses ressources.

Source : [1] Key Issues Study, The Hackett Group, 2020

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