Des fournitures industrielles toujours en stock, cela semble tellement évident. Mais en coulisses, vos collaborateurs s’y emploient activement. Ils méritent des félicitations, car il n’est pas toujours facile de gérer le temps considérable que cela requiert, les charges administratives que cela entraîne et l’équilibre optimal entre un stock trop important et un stock insuffisant. Pour couronner le tout, selon une grande partie des personnes interrogées, leurs collègues ne s’approchent de leur bureau que pour se plaindre d’un problème, jamais pour dire que tout est parfaitement en ordre. Comment les maintenir motivés ?
Connaissance et compréhension
Savoir ce qui les motive et leur dire que vous comprenez les défis qui se posent à eux est essentiel. Saviez-vous, par exemple, que 30 % d’entre eux conservent même un stock secret, simplement pour éviter que quelqu’un manque de quelque chose ? Plus de 35 % des personnes interrogées préfèrent constituer un stock annuel complet de fournitures de base.
Le tour de l’entreprise constitue pour bon nombre d’acheteurs un volet important de leur travail. Environ 20 % des personnes interrogées affirment faire le tour de l’entreprise une fois par semaine pour voir ce qu’il est nécessaire de commander. Par ailleurs, ce n’est pas le seul élément sur lequel ils basent l’ensemble de la procédure de commande. Une personne sur cinq commande certains produits à dates fixes. 8 % commandent ad hoc à la suite d’une demande arbitraire et quelque 28 % regroupent d’abord un certain nombre de demandes avant de passer une commande groupée.
Ils n’éprouvent pas la nécessité d’être sous les projecteurs, mais veulent simplement, dans l’ombre, veiller à ce que tout se déroule parfaitement.
Au secours !
Comment pouvez-vous les soutenir dans leur tâche exigeante ? Commander chaque fois ad hoc ce qui est demandé, constituer un stock secret et parfois même une réserve annuelle complète pour éviter que quelqu’un manque de quelque chose, cela semble très noble, mais c’est naturellement peu efficace. Commander un même produit quatre fois dans le mois génère également quatre fois autant d’opérations : quatre commandes, quatre livraisons, quatre factures et… quatre risques d’erreur.
Les lead buyers (responsables finaux des achats au sein de grandes entreprises) trouvent absolument normal que les fournisseurs formulent des propositions pour améliorer l’efficacité du processus de commande. Quelque 60 % n’en attendent même pas moins. Ce pourcentage est nettement inférieur parmi vos collaborateurs.
Par conséquent, utilisez les résultats de l’étude de Manutan pour analyser ensemble leur comportement de commande. Indiquez-leur qu’un bon fournisseur peut les soulager de nombreuses tâches. Ils resteront toujours ceux qui savent ce qui se passe sur le lieu de travail, mais le fournisseur peut les aider pleinement dans leur tâche. À quoi pensez-vous ?
Un bon fournisseur peut également livrer ce que d’autres livrent (une diminution de fournisseurs qui se chevauchent signifie un gain de temps important), instaurer des méthodes de commande efficaces, prévoir des approbations qui donnent à votre collaborateur un contrôle total – mais sans les formalités – et veiller à une livraison et une distribution interne intelligentes. En outre, un bon fournisseur peut aider vos collaborateurs (en contribuant) à gérer le stock. Ou les aider à anticiper et à prévoir, par exemple, en ce qui concerne les achats spécifiques à chaque saison. Encouragez vos collaborateurs à consulter www.manutan.be/blog, un site débordant de conseils et d’astuces pour faciliter leur travail et le rendre plus efficace. Ils resteront ainsi cette force tranquille, mais seront dorénavant encore plus efficaces.
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Manutan est ce type de fournisseur prévenant. Nous nous faisons un plaisir d’aider les acheteurs à travailler plus intelligemment. Non seulement en proposant plus de 80 000 produits, mais aussi en publiant nos conseils et astuces sur www.manutan.be/blog. Vous souhaitez vous-même en savoir plus sur nos possibilités de commande électronique, de livraison et de facturation plus intelligentes ? Contactez Manutan au 02/583 01 01 ou laissez un message ci-dessous.
*) Étude réalisée par Novio Research à la demande de Manutan auprès de 792 responsables des achats en Belgique, dont des lead buyers d’entreprises de plus de 200 travailleurs – août 2016. Téléchargez un résumé de l’étude en cliquant ici.
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