Acheteurs : 4 bonnes raisons de dire NON !

Travailler malin et efficacement

Quel acheteur en début de carrière ne s’est pas retrouvé dans une impasse, avec une mission vouée à l’échec qu’il aurait dû de toute évidence refuser ? Décision-Achat.fr consacre un article à ce sujet, pour aider les acheteurs à identifier au premier coup d’œil les engagements à ne pas prendre.

L’article identifie ainsi 4 situations où le non s’impose à l’acheteur :

  • Lorsque le domaine de la demande est trop éloigné de son univers de référence
  • Lorsque le temps manque pour accomplir la tâche en sécurité
  • Lorsque la demande est impossible
  • En cas de conflit entre la demande et les valeurs de l’entreprise

Un acheteur doit dire ‘non’ si la demande sort de son champ de compétence

La performance d’un acheteur se construit :

  • Dans la qualité de la relation qu’il entretient avec son écosystème de fournisseurs
  • Dans l’expertise qu’il développe du périmètre sur lequel il intervient

Ce sont ces compétences fondées sur le réseau et sur l’expérience qui garantissent que la proposition faite par l’acheteur soit calibrée en termes de prix, de qualité et de délais et maîtrisée en termes de risques.

C’est pourquoi prendre en charge une demande d’achat qui sorte diamétralement de son cadre de référence est risqué pour un acheteur. Mieux vaut dire non que de s’aventurer sur un terrain dépourvu de repères pour se guider.

Un acheteur doit dire ‘non’ s’il n’a pas le temps de traiter correctement la demande

Contrairement à une idée reçue dans les entreprises, l’emploi du temps d’un acheteur est dense et riche de missions à valeur ajoutée.

Attentif à la qualité de sa production, régulé par des processus rigoureux et digitalisés et évalué selon des indicateurs qui engagent toute la fonction achat, l’acheteur n’a parfois pas le temps ! Mieux vaut un acheteur qui dit non qu’un acheteur qui délivre de manière très dégradée, faute de temps.

Un acheteur doit dire ‘non’ si la demande est impossible

La qualité du cahier des charges repose conjointement sur les épaules de l’acheteur et sur celles de son interlocuteur qui fait la demande d’achat.

Le devoir de l’acheteur est de couper court au cas où un aspect de la demande entre en contradiction manifeste avec le bon sens :

  • Spécifications
  • Prix plafond
  • Délais de mise à disposition
  • Conditions logistiques

Il s’agit moins ici d’asséner un non définitif que d’accompagner le demandeur dans un nouveau cycle d’analyse, de travailler à rapprocher les caractéristiques de la demande du champ des possibles.

À l’impossible nul n’est tenu mais le savoir-faire de l’acheteur consiste à créer les conditions du possible !

Un acheteur doit dire ‘non’ si la demande est en conflit avec les valeurs de l’entreprise

L’acheteur est gardien de la réputation de l’entreprise à travers sa politique d’achats responsables.

C’est pourquoi son devoir est de s’abstenir de toute mission qui contrevient de manière évidente à la doctrine qui prévaut au sein de l’organisation. Et surtout sur laquelle l’organisation a bâti une partie de sa proposition de valeur.

En conclusion, dire non est pour un acheteur une preuve de sérieux et de professionnalisme. Personne n’a de temps à perdre, ni l’acheteur, ni ses interlocuteurs. C’est pourquoi l’intelligence de situation, qui consiste à refuser de s’engager dans une voie sans issue, est une compétence importante au sein de la fonction achat.

Dire non, mais le dire bien. En effet, la performance de la fonction achat repose sur la capacité des acheteurs à travailler en parfaite harmonie avec leur écosystème, interne comme externe.

Pour ménager la qualité de sa relation avec les demandeurs, l’acheteur doit respecter la règle des 3 séquences :

  • Je vais réfléchir avant de te donner ma réponse (pas trop vite)
  • Je ne peux pas : je suis débordé ou je ne sais pas faire (pas tout de suite)
  • Je garde le dossier pour y revenir dans quelques jours (pas fermé)

 

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