L’acheteur indirect collabore en effet avec de plus en plus de catégories et de fournisseurs. Le rôle de ce professionnel de l’achat est d’éradiquer les dépenses sauvages disséminées au sein de l’entreprise et de renforcer ses liens avec les nombreuses parties prenantes. Pour mieux comprendre le poste d’acheteur indirect, cette fiche métier fait le point sur ses missions, ses leviers d’action et ses compétences.
En quoi consistent les achats indirects ?
Les achats indirects participent au bon fonctionnement de l’entreprise. Il peut s’agir de produits, de fournitures ou de consommables nécessaires au déroulement de l’activité. Ce type d’achats est à opposer aux achats directs, dits « de production » ou « de stratégie ».
Longtemps négligés, les achats indirects sont aujourd’hui devenus stratégiques. En effet, la maîtrise des dépenses et la réduction des coûts indirects sur cette catégorie d’achats constituent de formidables leviers pour améliorer la marge ou adapter la structure de coûts des entreprises à leur contexte économique.
À ce titre, les entreprises ont revu leur organisation achat. Selon une étude publiée en 2019 et menée conjointement par Acxias et Ressource Consulting, près de 3/4 des entreprises sont désormais dotées d’une direction achats indirects (contre 61 % en 2017 et 44 % en 2016). Cependant, l’importance donnée à cette catégorie d’achat varie beaucoup selon les entreprises. Non prioritaires dans certains cas, les achats indirects font de plus en plus l’objet d’actions d’optimisation et sont même parfois gérés selon les mêmes méthodes que les achats stratégiques.
Quelles sont les missions d’un acheteur indirect ?
Rôle aux multiples casquettes, l’acheteur indirect assume cinq missions majeures, inhérentes aux achats, mais avec ses propres leviers d’actions.
Réduire les coûts
Les économies étant indissociables de la fonction, les acheteurs indirects s’attachent notamment à optimiser le Coût Total d’Acquisition de leurs achats, à s’assurer du bon déploiement des contrats et à supprimer les achats sauvages.
Diffuser l’innovation et la transformation de l’entreprise
La digitalisation du métier et de ses processus est une véritable priorité. Grâce à une solution e-achat performante, les acheteurs indirects peuvent atténuer certaines de leurs difficultés (charge de gestion trop importante, manque de visibilité sur les dépenses…). La contrepartie est qu’ils doivent aussi accompagner le directeur du service pour qu’il s’approprie ces outils. Les acheteurs indirects jouent également le rôle de capteurs d’innovation, notamment à travers leurs relations fournisseurs. Ils veillent et conseillent des solutions innovantes permettant de répondre aux besoins de leurs clients internes.
Animer un véritable écosystème
Les acheteurs indirects se positionnent comme de réels partenaires pour leurs parties prenantes. Ils doivent impliquer et faire adhérer les clients internes, tout en développant leurs relations fournisseurs avec une vision long terme. D’ailleurs, d’après l’étude réalisée par Acxias et Ressource Consulting, la satisfaction des utilisateurs et les relations fournisseurs font partie des principaux critères de performance des acheteurs indirects.
Contribuer à la RSE
La Responsabilité Sociétale des Entreprises est devenue un élément différenciant à tout point de vue, pour les clients comme pour les partenaires. Dès lors, les acheteurs indirects ont un rôle clé à jouer, notamment au niveau européen à travers le Made in Europe. Cet engagement à une échelle plus réduite permet de baisser les coûts tout en favorisant l’emploi et l’économie en local. L’un des leviers est alors d’intégrer certains critères RSE dans la politique achats et de les faire coïncider avec les objectifs business.
Gérer les risques
Les acheteurs indirects doivent s’adapter à un environnement réglementaire de plus en plus contraignant. Les risques fournisseurs sont d’autant plus présents qu’ils gèrent un large portefeuille et de nombreuses transactions. Pour cela, ils doivent travailler de concert avec le service juridique et se montrer vigilants face aux risques fournisseurs, tout au long du cycle de vie des contrats.
La collaboration est au cœur du métier, car l’acheteur indirect interagit avec un large écosystème : directions métiers, direction générale, fournisseurs, etc. Ce n’est pas par hasard qu’on le surnomme aujourd’hui le « business partner » !
Comment devenir acheteur indirect ?
Les équipes achats indirects gèrent une multitude de catégories produits, de fournisseurs et de clients internes. C’est d’ailleurs l’une des principales caractéristiques qui distinguent cette fonction des achats stratégiques : elle interagit avec un grand nombre de parties prenantes. Si certaines compétences restent inhérentes à l’univers des achats (la négociation, par exemple), l’acheteur indirect doit développer des savoir-faire et savoir-être spécifiques pour réussir sa mission.
Les études pour un recrutement sur un poste d’acheteur indirect
Avant de postuler aux offres d’emploi pour une position d’acheteur indirect, les candidats ont, en général, suivi des études en école de commerce. Lors de la phase de recrutement, ils peuvent évoquer leurs connaissances en gestion d’achats indirects acquises lors de projets. Une expérience dans le commerce comme acheteur production autodidacte peut également être un atout afin de décrocher le poste et de négocier son salaire.
Savoir-faire : les forces et faiblesses
À l’occasion du ProcureCon Indirect Europe de 2019, les acheteurs indirects ont fait le bilan de leurs compétences. S’ils ont estimé maîtriser la logistique et la gestion de leurs catégories produits et de leurs fournisseurs, ils ont cependant pensé avoir une marge de progression sur la gestion des parties prenantes ainsi que sur les achats durables et responsables. Quant à la gestion des risques, les résultats étaient ambigus, très probablement parce que l’environnement réglementaire et les risques évoluent continuellement, ce qui requiert une vigilance de chaque instant.
Savoir-être : les indispensables
Sans aucun doute, les compétences relationnelles, à l’intersection entre intelligence émotionnelle et sociale, sont les prérequis de la fonction achats indirects avec trois maîtres mots.
1. Connaître
Francis Bacon disait que le vrai pouvoir, c’est la connaissance.
Cette citation s’applique parfaitement à l’univers des achats. Afin de répondre aux besoins de ses clients internes, l’acheteur indirect doit certes connaître son entreprise, les directions métiers, les collaborateurs et leurs besoins, mais pas seulement. Pour apporter de la valeur ajoutée, il doit également être à l’écoute de son environnement, de ses fournisseurs et des innovations pour créer des opportunités. Sa relation avec les collaborateurs se construit ainsi dans le temps pour améliorer l’efficacité de ses actions.
Les qualités comportementales : curiosité et adaptabilité
2. Communiquer
Pour tisser des liens avec ses parties prenantes, l’acheteur indirect doit pouvoir traduire les informations clés qu’il détient (dépenses, risques…) en un langage accessible et digeste pour tous. La difficulté est qu’il s’adresse à des interlocuteurs extrêmement variés : utilisateurs et décideurs, aux cultures et niveaux hiérarchiques différents !
Les qualités comportementales : écoute active, empathie et transparence
3. Collaborer
Écouter, échanger et réfléchir avec les parties prenantes est essentiel pour construire des relations de confiance, obtenir l’adhésion de son écosystème et ainsi créer de la valeur. Essayez de changer les supports informatiques ou logiciels largement répandus dans l’entreprise (type système de messagerie) sans consulter les équipes informatiques ou même les utilisateurs finaux ! Cette démarche serait vouée à l’échec.
Les qualités comportementales : sens du contact, leadership, diplomatie et pédagogie
Ces savoir-être font, de plus en plus souvent, partie intégrante des programmes de formation. Gordon Crichton, Directeur du MAI (Management des Achats Internationaux et Innovation) est de cet avis : « Dans la mesure où la fonction achats est de plus en plus intégrée en amont pour faire partie du “big picture” aux côtés de la R&D ou du marketing, le développement des compétences relationnelles est la clé de la réussite des projets. »
Entre médiateur et influenceur de son écosystème, l’acheteur indirect devient un véritable « business partner ». Comme le rappelle Nathalie Merminod, Maître de conférences de l’IAE (Institut d’Administration des Entreprises) de Grenoble dans son article Nouveaux rôles et profils de compétences des acheteurs : « Le succès voire la performance achats dépend de sa capacité à manager ses relations ». Aux achats indirects, l’heure du collaboratif a sonné !
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