Communiquer grâce à la technologie
La fonction achat est un métier relationnel par excellence. Les acheteurs interagissent avec l’ensemble des parties prenantes : direction, collaborateurs ou clients internes, fournisseurs, etc.
Or, la majorité des échanges se fait désormais à distance, depuis bientôt un an. Si les acheteurs pensent retourner sur les salons et les événements professionnels après la crise sanitaire, ils sont également nombreux à apprécier le système de visioconférence pour les rendez-vous professionnels afin de gagner en temps et en efficacité. D’après la dernière étude de la FEVAD intitulée « Achats B2B & E-commerce », 37 % des acheteurs ne vont pas reprendre, ou seulement de façon très modérée, les rendez-vous en face à face post Covid-19. La plupart d’entre eux souhaite finalement privilégier les rencontres en direct pour des moments clés tels que la réponse à un appel d’offre, la négociation d’un contrat-cadre, etc. A ce titre, nous pouvons nous inspirer de la Direction des Achats d’ENEL, producteur d’énergie italien, qui a utilisé des lunettes intelligentes pour effectuer la visite de ses fournisseurs en pleine crise sanitaire.
Aussi, un des enjeux historiques de la fonction achat reste de garantir la satisfaction des clients internes. Pour cela, il est impératif de communiquer avec les collaborateurs de l’entreprise de manière régulière pour construire des relations de confiance mais aussi de façon plus ponctuelle et approfondie pour évaluer et piloter leur satisfaction globale. Quand on sait que 70 % des informations apprises au travail sont le fruit d’échanges informels[1], il semble indispensable de s’appuyer sur tous les outils disponibles (messageries d’entreprise, questionnaires de satisfaction, intranets) pour maintenir le lien avec les autres départements.
S’appuyer sur les données
Dans un contexte particulièrement incertain tel que celui-ci, il semble indispensable d’éclairer et de partager ses décisions en se basant sur des faits chiffrés. C’est le cas pour l’entreprise en général et pour la fonction achat tout particulièrement au vu de son rôle stratégique pendant cette crise.
Pour ce faire, l’acheteur a plusieurs outils à disposition :
- Les logiciels de Supplier Relationship Management offrent une vision compète du portefeuille de fournisseurs et des opérations (référencement, pilotage des appel d’offres, gestion des risques, etc.).
- Les outils d’analyse de dépenses vont, quant à eux, centraliser les données liées aux dépenses et donner une idée globale de la façon dont l’entreprise réalise ses achats.
- Les solutions de Business Intelligence permettront notamment de communiquer les informations de façon claire et pédagogique à travers des tableaux de bord ou de la visualisation de données.
Plus que jamais, les Directions des Achats doivent s’appuyer sur les données pour gagner en visibilité et en agilité afin de pouvoir s’adapter rapidement à un environnement mouvant et fragile. De plus, ces dernières ont tout autant besoin de ces informations pour communiquer, convaincre et fédérer leurs parties prenantes autour des orientations stratégiques mises en œuvre par leurs soins.
Pour chacun d’entre nous, le travail à distance implique de réinventer notre routine et nos modes de fonctionnement. Pour l’acheteur, la clé se trouve à la frontière entre la communication, les nouvelles technologies et l’analyse des données.
[1] Informal Workplace Learning. Practice Application Brief No. 10.
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