Die Urlaubszeit ist eine Zeit im Jahr, auf die sich die meisten Mitarbeiter freuen. Damit man seinen Urlaub uneingeschränkt genießen kann, ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass man seine Arbeit im Vorfeld organisiert. So kann man sich entspannen, ohne sich über unerledigte Aufgaben Gedanken machen zu müssen. Wie kann man also seinen Arbeitsalltag besser organisieren? Wenn man die Teams hierbei unterstützt, hilft man ihnen, unbeschwert in den Urlaub zu fahren und produktiver denn je an den Arbeitsplatz zurückzukehren. In diesem Artikel finden Sie 5 Tipps für eine effiziente Organisation der Arbeit vor dem Urlaubsantritt.

Tipp Nr. 1: Prioritäten setzen

Um seine Arbeit vor dem Urlaubsantritt zu organisieren, empfiehlt es sich, seine Aufgaben zunächst zu priorisieren. Aber wie kann man sich selbst organisieren?

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Diese Aufzählung muss alle Aufgaben umfassen, die während der Abwesenheit des Mitarbeiters erledigt werden müssen. Anschließend geht es darum, die Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben anhand kurz- und langfristiger Ziele zu bestimmen.

Aufgaben, die direkt zum Erreichen der Ziele beitragen, sind als wichtiger einzustufen als andere. Solche, die sofort oder innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums erledigt werden müssen, als dringlicher als andere. Schließlich können die weniger dringlichen Aufgaben bis zur Rückkehr ins Büro verschoben werden.

Sobald die Wichtigkeit und Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben feststehen, muss ihnen eine Priorität zugewiesen werden. Die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben müssen natürlich zuerst bearbeitet werden. Mithilfe dieser Priorisierung können sich die Mitarbeiter in Zukunft vor dem Urlaubsantritt besser auf die Schwerpunkte konzentrieren. Darüber hinaus verringert es den mit der Arbeit verbundenen Stress.

Tipp Nr. 2: Termine planen und seine Rückkehr antizipieren

Wenn es darum geht, Urlaub zu nehmen, haben manche Mitarbeiter möglicherweise Bedenken, eine laufende Tätigkeit zu unterbrechen. Denn der Betrieb des Unternehmens steht während ihres Urlaubs ja nicht still. Manche Aufgaben müssen rechtzeitig fertiggestellt werden, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Daher ist es für das Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig, Termine zu planen.

Wenn möglich, sollten wichtige Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum während ihrer Abwesenheit liegt, vor dem Urlaubsantritt bearbeitet werden. Andernfalls müssen sie auf einen Zeitpunkt nach dem Urlaub verschoben werden. Um nichts zu vergessen, kann man Planungstools wie einen gemeinsamen elektronischen Kalender oder Projektmanagementsoftware nutzen. Ebenso sollte sichergestellt werden, dass die Akten vor dem Urlaub geordnet wurden, damit die Vertretung das Gesuchte leicht findet.

Als letzte Vorbereitung können die Mitarbeiter ihre E-Mail-Signatur so ändern, dass sie nicht nur das Datum ihres Urlaubsantritts, sondern auch das ihrer Rückkehr enthält, damit ihre Gesprächspartner (Partner, Kunden usw.) ebenfalls benachrichtigt werden.

Sich die Zeit zu nehmen, diese Termine zu verwalten, mag lästig erscheinen. Doch es führt dazu, dass die Mitarbeiter mit einer klaren Vorstellung von den zu behandelnden Themen ins Büro zurückkehren und bei Wiederaufnahme ihrer Tätigkeit effizienter arbeiten. Denn so sind sie gelassener und können sich ihre Zeit und ihr Arbeitspensum besser einteilen, was sich positiv auf ihre Zufriedenheit im Büro auswirkt und ihnen das Gefühl gibt, etwas erreicht zu haben.

Tipp Nr. 3: Mit Kollegen kommunizieren

Kommunikation ist der Schlüssel zur effektiven Organisation der Arbeit vor dem Urlaub. Der Austausch mit Kollegen stellt sicher, dass alle Aufgaben übernommen werden, und informiert über die wichtigsten Punkte der laufenden Vorgänge und anstehende Aktivitäten. Kommunikation hilft somit, Missverständnissen vorzubeugen und mögliche Probleme zu antizipieren.

So wissen die Mitarbeiter, dass während ihrer Abwesenheit alles reibungslos abläuft. Neben der Kenntnis der Abreise- und Rückkehrdaten des Mitarbeiters, der in den Urlaub geht, muss seine Urlaubsvertretung außerdem über alle notwendigen Informationen verfügen, um die Tätigkeit weiterführen zu können. Durch diesen Austausch zwischen Kollegen werden der Zusammenhalt und die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams weiter gestärkt.

Damit alle Mitarbeiter einen Überblick über die Urlaubstermine ihrer Kollegen haben, kann man einen Terminplaner anschaffen. Eine solche Anzeige bietet eine sehr praktische visuelle Darstellung. Ebenso ermöglicht ein für alle zugängliches Whiteboard mit farbigen Haftnotizen eine einfache und effektive Kommunikation der Prioritäten.

Schließlich wird durch die Einführung einer Arbeitsplatzorganisation wie Flex Office oder Coworking die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern gefördert – eine Gepflogenheit, die sich später bei der Verteilung von Projekten vor Urlaubsantritt als sehr nützlich erweist.

Tipp Nr. 4: Eine reibungslose Übergabe sicherstellen

Bei bestimmten Vorgängen ist es manchmal unerlässlich, dass Mitarbeiter die Abwesenden vertreten. Um eine positive Erfahrung der Teammitglieder aufrechtzuerhalten, ist eine reibungslose Übergabe unerlässlich.

Hierzu kann mit der Urlaubsvertretung ein Übergabetreffen vereinbart werden, um:

• die aktuellen Projekte
• die laufenden Vorgänge
• die Aufgaben, die während ihrer Abwesenheit unbedingt erledigt werden müssen, vorzustellen.

Diese Kommunikation in der Gruppe kann durch detaillierte schriftliche Anweisungen für jeden Vorgang ergänzt werden. Die Mitarbeiter sollten daran denken, wichtige Kontaktdaten an ihre Kollegen weiterzugeben. Auf diese Weise erhalten sie leicht die benötigten Informationen.

Schließlich ist auch das Ansetzen eines Folgetreffens bei Wiederaufnahme der Arbeit nicht unwesentlich. Bei einem solchen Austausch werden die während des Urlaubs erledigten Vorgänge besprochen. Er dient auch dazu, eventuelles Feedback zu dem, was erreicht wurde, einzuholen. So stellt man einen reibungslosen Übergang sicher und vergewissert sich gleichzeitig, dass die Arbeit ordnungsgemäß erledigt wurde.

Tipp Nr. 5: Die Arbeitsdokumente aktualisieren

Seine Arbeit zu organisieren bedeutet auch, alle wichtigen Dokumente immer auf dem neuesten Stand zu halten, wie z.B.:

• Tätigkeitsberichte
• Sitzungsprotokolle
• Arbeitsblätter
• Datenbanken

Ein „Berichterstatter“ kann sich bereiterklären, diese Dokumente während der Abwesenheit der Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Sie können dann ihrer Rückkehr gelassener entgegensehen, wenn sie wissen, dass sie lediglich diese Berichte lesen müssen, um zu erfahren, was sie während ihrer Abwesenheit verpasst haben. Durch diese Aktualisierung ist darüber hinaus die Kontinuität der Arbeit gewährleistet.

Dieser Berichterstatter kann in die Besonderheiten der Projekte, an denen der in Urlaub gehende Mitarbeiter arbeitet, eingewiesen werden. Er sollte in der Lage sein, etwaige Fragen seiner Kollegen zu beantworten. Wenn Mitarbeiter Online-Tools zur Zusammenarbeit nutzen, sollten sie daran denken, den Zugriff auf ihre Dateien auch für ihre Urlaubsvertretung freizugeben.

Warum sollte man seine Arbeit vor Urlaubsantritt organisieren?

Eines dürfte inzwischen klar geworden sein: Eine gute Arbeitsorganisation vor dem Urlaubsantritt ist von entscheidender Bedeutung. So können die Mitarbeiter im Urlaub abschalten und sich vollständig erholen. Dies wirkt sich zwangsläufig auf ihre Produktivität und ihre geistige Gesundheit aus. Daher ist es wichtig, dass diese Phase gut vorbereitet ist, damit sie mit einem guten Gefühl in den Urlaub gehen können, zumal dies für eine positive und angenehme Erfahrung für alle im Unternehmen sorgt.