Anpassungsfähig, schnell, intuitiv – kollaborative Tools sind dank der durch die Gesundheitskrise ausgelösten weit verbreiteten Hinwendung zur Heimarbeit ein durchschlagender Erfolg. Während es fließendes, effizientes und produktives Arbeiten garantiert, ist kollaboratives Arbeiten auch eine Frage des Managements, der Bereitschaft und der Unternehmenskultur.

Seit dem Lockdown hat sich jeder mit Teams, Drive, Trello, Slack, Zoom, Hangout usw. vertraut gemacht. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einem einzigen Dokument, entwickeln einen strategischen Plan aus der Ferne – all das ist dank kollaborativer Tools möglich. Laut einer Studie von OpinionWay (Quelle: Studie von Opinionway im Auftrag von Slack, Führungskräfte aus der Industrie, neue Technologien und Zusammenarbeit in Unternehmen, Februar 2020), die vor der Schließung durchgeführt wurde, glauben 40% der Mitarbeiter, dass kollaboratives Arbeiten für die Entwicklung und das Vorantreiben von Projekten unerlässlich ist. 95% von ihnen sind der Meinung, dass die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen nicht nur die Kreativität, sondern auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert. Doch es ist wichtig, gut zusammenzuarbeiten! Neben der Notwendigkeit, den Umgang mit den Tools zu erlernen, bringt das kollaborative Arbeiten auch eine Evolution der Arbeitsmethoden mit sich.

Weniger Meetings, mehr Zusammenarbeit

Kollaboration bedeutet Meetings. Es scheint jedoch, dass diese beiden Dinge nicht immer sehr gut zusammenpassen. Im Durchschnitt nimmt ein Mitarbeiter jede Woche an mindestens 2 Meetings mit einer Gesamtdauer von 4,5 Stunden pro Woche teil – das sind fast 3 Wochen pro Jahr. Und bei Führungskräften verdoppelt sich diese Zahl!

Leider wird nur die Hälfte dieser Meetings (52%, um genau zu sein) als produktiv eingestuft, weil es keine definierte Agenda gibt oder keine formale Entscheidung getroffen wird. 15% der Teilnehmer sind nach wie vor nicht davon überzeugt, dass es für sie notwendig ist, teilzunehmen. 44% nutzen das Meeting als Gelegenheit, um an einer anderen Datei zu arbeiten oder E-Mails zu versenden. (Die in diesem Absatz zitierten Zahlen stammen aus der OpinionWay-Studie über die Schwierigkeiten im Zusammenhang mit kollaborativem Arbeiten in Unternehmen, Mai 2017)

Die gute Nachricht ist, dass kollaborative Tools einen positiven Einfluss auf die Besessenheit, Meetings abzuhalten, haben. Gemeinsame Arbeitsbereiche ermöglichen es, dass mehrere Personen aus der Ferne, gleichzeitig oder desynchronisiert an demselben Dokument arbeiten können. Jeder kann sich zu dem Zeitpunkt, der ihm am besten passt, einbringen, den Stand der Arbeit einsehen oder an Beratungen teilnehmen, ohne dass dadurch die eigene Arbeitsplanung gestört wird.

Mehr Zusammenarbeit für mehr Vertrauen und Produktivität

Wenn sie gut verwaltet werden, können kollaborative Tools viele Vorteile haben. 69% der Anwender glauben zum Beispiel, dass sich kollaboratives Arbeiten besonders positiv auf den Wissensaustausch auswirkt. 65% stellen eine höhere Produktivität, aber auch eine höhere Motivation in Teams (60 %) fest. (Quelle: Kollaboratives Arbeiten in Unternehmen – Wahrnehmungen, Herausforderungen und Praktiken, Ipsos – OpenMind Kfé, 18. Januar 2018)

Neben der Zeitersparnis haben kollaborative Tools auch den Vorteil, Vertrauen und Transparenz zu schaffen. Denn sobald mehrere Personen beispielsweise Änderungsrechte für ein in der Cloud geteiltes Dokument haben, ist Vertrauen in die Besprechungen unerlässlich. Die Qualität der Kommunikation, aber auch eine gewisse Form des Wohlwollens sind die Bedingungen sine qua non für eine effektive Nutzung von kollaborativen Tools.

Xavier Ginoux, CEO von OpenMind Kfé, betonte bei der Durchführung einer Studie über kollaboratives Arbeiten zusammen mit dem Ipsos-Institut (Quelle: Ibid), dass „die Herausforderung des kollaborativen Arbeitens darin besteht, die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern zu humanisieren. Es ist der Weg, dass Mitarbeiter nicht mehr nur ein Rädchen im Getriebe sind, sondern echte Stakeholder, deren Wissen, Ideen und Wünsche berücksichtigt werden.“ Kurz gesagt, kollaborative Tools fördern die Einbeziehung der Mitarbeiter, was für Tools, die in erster Linie für die Förderung von Remote-Arbeit konzipiert wurden, etwas paradox ist.

Für ein kollaboratives Management

Damit sie ihren vollen Nutzen entfalten können, müssen kollaborative Tools vom Management unterstützt werden. „Wenn es von einem kulturellen und organisatorischen Wandel im Unternehmen begleitet wird, wird kollaboratives Arbeiten weithin als positiv für die tägliche Arbeit wahrgenommen“, erklärt Julia Pironon, Customer Relationship Manager bei Ipsos LEAD. „Dies gilt insbesondere für den Wissensaustausch, aber auch für die Produktivität.“ (Quelle: Ibid)

Die Verfügbarkeit von kollaborativen Tools wird nicht als die größte Herausforderung wahrgenommen. In der Tat glauben 74% der Mitarbeiter, dass sie ausreichend Zugang zu solchen Tools haben. Für 43% von ihnen stellt jedoch die fehlende Einbindung der Mitarbeiter oder des Managements (35%) das Haupthindernis für die Zusammenarbeit dar. Schließlich sind 34% der Mitarbeiter der Meinung, dass ein unangemessenes Führungsverhalten ein großes Hindernis für die Zusammenarbeit darstellen könnte. Diese Zahlen stammen zwar aus Untersuchungen, die mehrere Wochen oder Monate vor der Schließung durchgeführt wurden. Das macht den Trend, den sie vermitteln, jedoch nicht weniger aussagekräftig, und dieser Trend sollte im Zusammenhang mit der Rückkehr zur Normalität betrachtet werden, sobald die Gesundheitskrise vorüber ist.

Viele innovative Lösungen können bereits jetzt umgesetzt werden, um kollaborative Prozesse reibungsloser ablaufen zu lassen und Synergien zu schaffen. Zum Beispiel könnte die Größe von Teams verändert werden. Maximal 4 bis 6 Personen wären die ideale Anzahl, um Bedingungen für die Zusammenarbeit zu schaffen. Leider bestehen die meisten Arbeitsteams heute aus mehr als 7 Personen. (Quelle: Studie zur Zusammenarbeit bei der Arbeit, Fabernovel Institut – BAP – April 2018)

Gute Zusammenarbeit bedeutet nicht, dass man sich ständig einen gemeinsamen Arbeitsbereich teilen muss! Im Gegenteil, die Schaffung einer getrennten Arbeitsumgebung, die Förderung interner Mobilität oder die Möglichkeit, Selbstständige in Teams einzubinden, sind hervorragende Möglichkeiten, um einen kollaborativen Zustand zu erhalten. Die Tatsache, dass die Menschen weiterhin von zu Hause aus arbeiten, ist kein Hindernis mehr. In der Tat sind 93% der Mitarbeiter (Quelle: Ibid) der Meinung, dass Remote-Arbeit mit den Herausforderungen der Zusammenarbeit vollkommen vereinbar ist.