Flex-Office, Telearbeit, Home Office, Co-working… das alles sind neue Arbeitsgewohnheiten, die die traditionelle Nutzung von Büroräumen verändern. Da es nicht mehr notwendig ist, jeden Tag zum Arbeiten in die Räumlichkeiten des Unternehmens zu gehen, welche neuen Nutzungen sollten heute für Büroräume vorgesehen werden?
Schon lange vor der Gesundheitskrise wies eine 2018 veröffentlichte Studie des Immobilienberatungsunternehmens JLL auf einen kontinuierlichen Anstieg des Anteils von Flex-Office am gesamten europäischen Tertiärgebäudebestand hin. In den fünf Jahren vor der Studie war der Anteil der flexiblen Büroflächen jedes Jahr um 25-30% gestiegen und erreichte 5% des europäischen Bürobestands.
Die Covid-19-Epidemie hat diesen Trend noch verstärkt. Während Telearbeit und Homeoffice von den Arbeitnehmern bevorzugt werden, ziehen die Unternehmen zunehmend das flexible Büro als Lösung für die Zukunft in Betracht. Bereits 2016 zeigte eine Studie von Cushman & Wakefield, dass 89% der großen europäischen Unternehmen die Einführung verschiedener flexibler Arbeitsumgebungen testen oder in Erwägung ziehen. Im Jahr 2018 wurde dieser Trend durch eine weitere, gemeinsam von Savills und Workthere durchgeführte Studie bestätigt, die einen Anstieg des Anteils flexibler Büroflächen von 15% mittelfristig auf 25% langfristig in den 20 größten europäischen Städten vorhersagte. Zwar liegen die neuen Daten für die europäischen Flex-Büros nach der Covid-Pandemie noch nicht vor, doch ist es wahrscheinlich, dass diese bereits vielversprechenden Prognosen erheblich nach oben korrigiert wurden.
Dem Bedürfnis nach Flexibilität gerecht werden
Die Entwicklung von Arbeitsräumen sollte nicht nur auf dem Wunsch nach Einsparungen beruhen. Es gibt noch viele andere Faktoren, die eine Rolle spielen. Die Flexibilität am Arbeitsplatz scheint sich bei den Arbeitnehmern durchgesetzt zu haben, denn die große Mehrheit von ihnen würde nicht daran denken, ihre Arbeitsbedingungen zu ändern. Laut einer weiteren von Cushman & Wakefield im Jahr 2020 durchgeführten Umfrage wünschen sich 73% der Arbeitnehmer weltweit, dass ihr Arbeitgeber auch in der Post-Covid-Welt flexible Arbeitsmethoden beibehält.
Da es nun möglich ist, sowohl in einem Home Office als auch in einer Co-working- oder Büroumgebung zu arbeiten, wirft diese neue Flexibilität eindeutig die Frage nach der Definition des Arbeitsplatzes auf. Welche Verpflichtung besteht, sich jeden Tag in die Räumlichkeiten des Unternehmens zu begeben? Welcher Arbeitsbereich soll genutzt werden, um sich zu konzentrieren, Ideen mit Kollegen auszutauschen oder gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten? Welche Orte und welche Organisation des Raums sollten bevorzugt werden, um die Bedingungen für das Wohlbefinden und eine Lebensqualität am Arbeitsplatz zu schaffen, die dem Engagement der Arbeitnehmer und ihrer Produktivität förderlich sind? Kurz gesagt: Welchen Zweck erfüllt das Büro heute und worin sollte sein Mehrwert bestehen?
Ein Ort der Begegnung und des Austauschs
Mit dem Aufkommen von Telearbeit und kollaborativen Instrumenten wird der Arbeitsplatz zunehmend entmaterialisiert. Verschiedenen Studien zufolge erhöht die Telearbeit auch die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter. Die Idee eines festen Arbeitsplatzes in den Räumlichkeiten des Unternehmens wird durch den zunehmenden Erfolg des flexiblen Büros obsolet. Angesichts dieser Entwicklungen wird eine der immateriellen Funktionen von Büroräumen deutlich: die eines Ortes der Geselligkeit, der Begegnung und des Austauschs.
Büros müssen zu kollaborativen Zentren werden, in denen sich die Mitarbeiter mit ihren Kollegen treffen, an Arbeitssitzungen teilnehmen oder die wichtigsten Präsentationen besuchen. Der physische Arbeitsbereich wird zur Verkörperung der Unternehmensidentität. Ludovic Delaisse, Geschäftsführer von Cushman & Wakefield France, einem Spezialisten für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien, erklärt: Die Lunge des Unternehmens ist der Ort, an dem sich die Fülle der sozialen Interaktionen konzentriert. Mehr denn je wird das Büro zum Sinnbild einer Unternehmenskultur, zu einem Ort des sozialen Zusammenhalts, an dem sich das Gefühl der Zugehörigkeit herauskristallisiert. Es ist auch das Schaufenster, der Raum, in dem die Besucher empfangen werden. Deshalb ist es heute unerlässlich, Büroräume benutzerfreundlich, modular und vielseitig nutzbar zu gestalten. Im Zeitalter des flexiblen Büros und der Telearbeit ist es nicht mehr sinnvoll, einen Großteil der Räumlichkeiten in offenen Räumen zu organisieren. Empfangsräume, Sitzungszimmer, gesellige Cafeterias, Räume für die Konzentration, aber auch für die Entspannung zwischen zwei produktiven Arbeitssitzungen, das sind die neuen Nutzungsmöglichkeiten, die den Geschäftsräumen vorbehalten sind.
Talente anziehen
Mehr denn je müssen Büroräume ihren Mehrwert gegenüber anderen Arbeitsräumen wie dem Home Office oder Co-working unter Beweis stellen. Dies ist eine Frage des Zusammenhalts, aber auch der Attraktivität, damit das Unternehmen neue Talente anziehen kann. Unter diesem Gesichtspunkt tragen die Räumlichkeiten des Unternehmens wesentlich zum Erfolg einer Arbeitgebermarke bei. Bei gleicher Position und gleichem Gehalt ist es wahrscheinlich, dass sich ein Bewerber zwischen zwei Unternehmen für dasjenige entscheidet, das ihm nicht nur die Möglichkeit der Telearbeit bietet, sondern ihn auch dazu bringt, in die Räumlichkeiten des Unternehmens zu gehen, weil er weiß, dass er sich dort wohlfühlen wird, dass er effizient arbeiten wird und dass die Interaktion mit seinen Kollegen reichhaltig sein wird. Mehr noch als in der Vergangenheit werden die Büroräume zum Sinnbild für den Erfolg eines Unternehmens. Es ist nicht mehr wichtig, dass es alle Mitarbeiter gleichzeitig aufnehmen kann, sondern dass es sie anspricht und sie stolz und glücklich macht, für das Unternehmen zu arbeiten.
