In den nächsten zehn Jahren wird sich die Einkaufsfunktion verändern. Während die Einkäufer ihre Fähigkeiten auf strategische Visionen und Beziehungswissen ausrichten müssen, werden auch die Einkaufsleiter ihre Aufgaben und die erforderlichen Fähigkeiten überdenken müssen. Die Einkäufer wissen genau, was sie von ihren Managern erwarten: enge Unterstützung und Anerkennung der Leistungen des Teams.

Seien Sie flexibel bei neuen Arbeitsformen

Seit einigen Jahren werden verschiedene Arbeitsformen in den Unternehmen demokratisiert (Telearbeit, Flex Office, Co-working usw.). Die Gesundheitskrise, die zu verschiedenen Schließungen und Verkleinerungen von Büros geführt hat, hat dieses Phänomen drastisch beschleunigt. Immer mehr Arbeitnehmer wollen diese Formen der Flexibilität in ihren Alltag integrieren, weil sie darin eine Möglichkeit sehen, Pendelzeit zu sparen und ein besseres Gleichgewicht zwischen ihrem Berufs- und Privatleben zu erreichen. Dies gilt insbesondere für die neuen Generationen, die nach mehr Freiheit streben.

Der Einkaufsleiter wird diese Veränderung der Arbeitsorganisation nicht nur akzeptieren, sondern vor allem begleiten müssen. Fernmanagement erfordert solide Kommunikationsfähigkeiten, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine gewisse Anpassungsfähigkeit, um ein Klima des Vertrauens innerhalb des Teams zu schaffen und die individuelle und kollektive Effizienz zu fördern.

Bewertung der Gesamtleistung des Einkaufs

In Zukunft muss der Einkaufsleiter die richtigen KPIs einführen, um den Beitrag der Einkaufsfunktion zur Wertschöpfung zu bewerten. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von Deloitte zeigt, dass die erfolgreichsten und agilsten Beschaffungsabteilungen im Allgemeinen eine größere Anzahl von Kennzahlen verfolgen (Quelle: Deloitte, Global Chief Procurement Officer Survey, 2021). Dazu gehören:

• Kostensenkung und/oder -vermeidung
• Nachhaltigkeitsziele
• Risiko und Einhaltung der Vorschriften (z. B. Anzahl und Schwere von Vorfällen)
• Lieferantenleistung (in Bezug auf Lieferungen, Innovation, Servicequalität usw.)
• Verbesserung des Cashflows (z. B. Betriebskapital)
• Zufriedenheit der internen Stakeholder
• Arbeitseffizienz (z.B. Betriebskosten, Personalabbau, etc.)
• Innovationsfähigkeit
• Schnelle Markteinführung
• Gesteigerte Einnahmen
• Etc.

Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Leistung des Einkaufs sowie sein Beitrag zur Geschäftsentwicklung und Wertschöpfung des Unternehmens nachweisen. Der Einkaufsleiter kann auf diese Weise auf die Anerkennung der internen Einkaufsfunktion hinwirken und so an Einfluss gewinnen.

Nutzung digitaler Werkzeuge

Der Alltag von Einkaufsteams wird sich durch die Entwicklung neuer Technologien (künstliche Intelligenz, Big Data, Blockchain, Automatisierung von Roboterprozessen usw.) verändern. Wie die Einkäufer müssen auch die Einkaufsleiter ihre Fähigkeiten im Bereich des digitalen Einkaufs verbessern. Dies umfasst sowohl die technische Beherrschung dieser Werkzeuge als auch das rechnerische Denken, um mit diesen Maschinen zu interagieren, und den Verstand, um die Informationen richtig zu interpretieren!

In einer kürzlich von Deloitte durchgeführten Umfrage, bei der Einkaufsentscheider befragt wurden, waren mehr als die Hälfte der Führungskräfte der Meinung, dass es ihnen an digitalen Kenntnissen mangelt, und 43% von ihnen erwähnten ausdrücklich den Bedarf an Schulungen im Bereich Analytik[1].

Coaching von Teammitgliedern

Brice Malm, Senior Partner bei der Page Group, erklärt: „Die Teams suchen nach einer Führungspersönlichkeit, die eher wie ein Coach wirkt. Sie müssen eine Richtung vorgeben, ihre Teams begleiten, ihnen vor Ort zur Seite stehen, ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und ihr Potenzial zu entwickeln.“ In diesem Sinne muss der Einkaufsleiter jedem Mitglied seines Teams zuhören, es motivieren und ihm Mut machen, damit es sich in seiner beruflichen Laufbahn weiterentwickeln kann. Dazu ist es notwendig, verschiedene Techniken und Instrumente zu beherrschen, wie z.B. die systemische Analyse, die darauf abzielt, sich für den Beziehungskontext zu interessieren, anstatt sich auf das Individuum in seiner Isolation zu konzentrieren. Der Einkaufsleiter muss auch bestimmte Soft Skills ausbauen: Kommunikation, Führung, Belastbarkeit usw.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Innerhalb des Unternehmens basiert die Vorbildfunktion auf drei Schlüsselbegriffen:

• Transparenz: Geben Sie Ihren Teams so viel Sichtbarkeit wie möglich und seien Sie sich über Ihre
  eigenen Aktivitäten, den Einsatz Ihrer Zeit und Ihren Mehrwert im Klaren;
• Bescheidenheit: Erkennen Sie Ihre Fehler an, setzen Sie sich Ziele für Verbesserungen und lassen
  Sie sich von Ihren Teams herausfordern;
• Kollektives Interesse: Seien Sie fair zu Ihren Teams und lassen Sie keinen Zweifel daran, dass das kollektive Interesse Vorrang vor den individuellen Interessen der Mitglieder hat.

Wenn die Einkäufer wollen, dass ihr Einkaufsleiter eine vorbildliche Führungskraft ist, dann soll er auch die Werte seines Teams gegenüber allen Beteiligten verkörpern.

Wie Sie sehen, muss sich der Einkaufsleiter wieder auf die Mitglieder seines Teams und die Hebel zur Schaffung einer kollektiven Dynamik konzentrieren. Als echter Botschafter der Einkaufsabteilung wird er oder sie den Mehrwert des gesamten Teams zum Ausdruck bringen.