Als Motor für mehr Produktivität, Agilität und Widerstandsfähigkeit bleibt die Digitalisierung eine der wichtigsten strategischen Prioritäten im Beschaffungswesen. Als Teil der digitalen Transformation ihres Unternehmens mobilisieren sich die Einkaufsabteilungen und beginnen mit der Automatisierung ihrer Prozesse.

Bis heute sind laut einer von PwC durchgeführten Studie (PwC Digital Procurement Survey, 2020-2021) mehr als 48% der Transaktionsprozesse (Procure-to-Pay) und 36% der strategischen Prozesse (Source-to-Contract) teilweise oder vollständig automatisiert worden. Und angesichts der für die nächsten Jahre erwarteten Investitionen ist dies erst der Anfang. Lesen Sie meine persönlichen 10 wichtigsten Empfehlungen für die erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung.

Wie können Sie die erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung sicherstellen?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Der erste Schritt besteht natürlich darin, Informationen über die Beschaffungsverfahren, die Transaktionskanäle, das Lieferantenportfolio usw. zu sammeln. Es ist wichtig, die Fristen, die Kosten, die Qualität der Ausführung und die für jedes Beschaffungsverfahren eingesetzten Ressourcen zu untersuchen. Wenn Sie sich einen klaren Überblick verschafft haben, können Sie Ihren Fahrplan erstellen, Ihre Ziele definieren und Ihre Prioritäten festlegen. Natürlich müssen Sie bereit sein, Ihre bestehenden Prozesse an die später einzuführenden Lösungen anzupassen.

Überdenken Sie Ihre Organisation: In kleinen Unternehmen kann der Prozess der Innovation und Digitalisierung relativ einfach sein. Das gilt jedoch nicht für größere Unternehmen. Größere Unternehmen müssen sich selbst organisieren, um die digitalen Tools und neuen Technologien, die ihre Einkaufsabteilung benötigt, zu sammeln, auszuwählen und einzusetzen. Einige Unternehmen richten spezielle Abteilungen ein, die sich mit der Förderung von Innovationen befassen und der Einkaufsabteilung Bericht erstatten, während andere spezialisierte Positionen schaffen, um beispielsweise Einkaufsdaten zu verwalten.

Passen Sie Ihre Fähigkeiten an: Mit der digitalen Revolution werden den Einkäufern einige sehr nützliche Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. An der Spitze der digitalen Revolution stehen Big Data und künstliche Intelligenz, die den Einkäufern fortschrittliche, sogar prädiktive Analysen zur Verfügung stellen werden, die ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen. Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus diesen Lösungen zu ziehen, müssen die Einkäufer ihre technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung der Beschaffung verbessern. Dazu gehören die Beherrschung der Tools, kritisches und rechnerisches Denken.

Neue Arbeitsweisen nutzen: Um ihren Unternehmen bei der agilen digitalen Transformation zu helfen, können Einkaufsabteilungen auf neue Arbeitsformen zurückgreifen, wie z.B. Selbstständige, Freiberufler oder sogar Interim-Manager. Um ihre internen Teams zu unterstützen, haben die Einkaufsabteilungen alle Anreize, sich mit externen Mitarbeitern zu strukturieren, um die Volatilität ihres Arbeitsaufkommens zu bewältigen, aber auch um zusätzliches Fachwissen und Innovation zu bieten. Dies ist auch eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation für Unternehmen.

Fokus auf Effizienz: Wenn man sich auf den Weg zur Digitalisierung der Beschaffung macht, geht es vor allem darum, die Effizienz der Prozesse zu verbessern. Daher ist es ratsam, die Schritte auf diesem Weg nach dem Wert, den sie generieren können, zu priorisieren. Dies ist auch der Grund, warum Einkaufsabteilungen ihr Digitalisierungsprojekt meist mit der Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses beginnen. Der Return on Investment ist in der Regel schnell und erheblich! Danach konzentrieren sie sich in der Regel auf die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben mit geringer Wertschöpfung, die zeitaufwändig sind und sich wiederholen, indem sie die Automatisierung von Roboterprozessen sowie die Analyse und Visualisierung von Daten nutzen.

Was noch?

Ermutigen Sie alle beteiligten internen Parteien, sich zu engagieren: Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Technologie geschaffen wurde, um den Menschen zu dienen. Deshalb ist die Unterstützung der internen Beteiligten (Fachabteilungen, Sponsoren usw.) der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung der Beschaffung. Es muss ein echter Change-Management-Prozess eingeführt werden, der damit beginnt, alle Beteiligten im Vorfeld des Projekts zu konsultieren, um sie über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen erfüllt werden.

Beziehen Sie Ihre Lieferanten mit ein: Die Zusammenarbeit mit den internen Kunden ist für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts unerlässlich, aber die Einbeziehung Ihrer Lieferanten ist ebenso wichtig. Dazu müssen Sie sich an deren Geschäftsumfeld anpassen und sie durch einen „Win-Win“-Ansatz unterstützen. Wie bei jedem Veränderungsmanagement ist Kommunikation das A und O.

Messen Sie Ihre Ergebnisse: Unabhängig vom Reifegrad Ihrer Digitalisierung ist es wichtig, die Auswirkungen Ihrer digitalen Strategie zu bewerten. Zu diesem Zweck ist es ratsam, mehrere wichtige Leistungsindikatoren zu analysieren. Für die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses könnten Sie beispielsweise die Rate der Dematerialisierung von Bestellungen und Rechnungen oder die Rate des Abgleichs von Rechnungen mit Bestellungen beim ersten Versuch überwachen.

Bitten Sie die Benutzergemeinschaft um Hilfe: Welche Lösung auch immer implementiert wird, Sie sind wahrscheinlich nicht der Erste, der sie verwendet. Es kann sehr nützlich sein, mit der bestehenden Benutzergemeinschaft zu sprechen, die mit denselben Problemen konfrontiert ist wie Sie. Fragen Sie Ihren Redakteur, ob es einen Benutzerclub gibt und ob er Treffen veranstaltet! So können Sie Ihre Erfahrungen und bewährten Verfahren mit Gleichgesinnten austauschen.

Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung: Schließlich ist es wichtig, dass Sie Ihre digitalen Prozesse regelmäßig bewerten. Da sich die Bedürfnisse der Beteiligten ständig ändern und jeder Prozess verbessert werden kann, ist es wichtig, die Qualität der gesammelten Daten, die Wirksamkeit der neuen Unternehmensregeln, die Zufriedenheit Ihrer internen Kunden usw. regelmäßig zu überprüfen.

Schlussfolgerung: Das Erfolgsrezept

Der Erfolg Ihres Projekts zur Digitalisierung der Beschaffung hängt vor allem davon ab, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen, und dass alle Beteiligten eng zusammenarbeiten. 

Change Management und die menschliche Dimension sind von grundlegender Bedeutung.

Sind Sie bereit?