Die zunehmende Beliebtheit von Telearbeit fördert das Wachstum des Flex-Office. Obwohl es in der Vergangenheit oft kritisiert wurde, weil es die Arbeitsplätze entpersönlichte und nur durch die Einsparung von Bürofläche motiviert war, erfreut sich das Flex-Office jetzt einer neuen Attraktivität. Indem es freundliche Räume bietet, die kreative Interaktionen und Wohlbefinden bei der Arbeit fördern, trägt es dazu bei, die Beziehung zwischen Arbeit und Unternehmenskultur neu zu gestalten.

Lange vor Covid-19 erregte das Flex-Office bereits Aufmerksamkeit. Im Jahr 2018 meldete eine Studie von Savills und Workthere zum europäischen Panorama des flexiblen Büros einen signifikanten Anstieg des Prozentsatzes der Flex-Office-Anfragen, verglichen mit der globalen Nachfrage nach Unternehmensimmobilien. Flex-Office erreichte bereits 9,9% der Anfragen, d.h. dreimal mehr als drei Jahre zuvor, und beanspruchte 830.000 m2 Bürofläche in ganz Europa. Obwohl es vorhersehbar vor allem große Städte wie Paris, London und Berlin betrifft, erleben auch andere „sekundäre“ europäische Städte eine signifikante Begeisterung für diese neue Art des Managements. So entfallen in Stockholm oder Brüssel inzwischen fast 25% der Anfragen auf Co-Working Spaces.

Wie ist das Flexoffice in der Praxis organisiert?

Das Flex-Office kann darin bestehen, dass sich zwei Mitarbeiter, die als Paar arbeiten, je nach Wochentag ein Büro teilen. Es kann auch die Form eines völlig freien Raums annehmen, in dem kein Arbeitsplatz zugewiesen ist.

Es ist auch möglich, sich für eine Lösung auf halbem Weg zu entscheiden, mit offenen Räumen ohne zugewiesenen Platz, die aber jeder Abteilung des Unternehmens gewidmet sind und sowohl die Erhaltung von Bezugspunkten als auch eine konstruktive Interaktion für jedes Spezialgebiet ermöglichen.

Auch hybride Formeln, die Arbeits- und Entspannungsbereiche kombinieren, können den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, um den Teamzusammenhalt zu erhalten. Schließlich können auch andere Räume geplant werden, um die Konzentration von Teams zu optimieren, wenn der undifferenzierte Freiraum zu schwerfällig wird. Dies ist der Fall für:

• „Phone-booth spaces“ (Räume, die für Anrufe vorgesehen sind);
• „Meeting-Boxen“, in denen Mitarbeiter Besprechungen mit optimalem akustischen Komfort abhalten können;
• „Fokus-Rooms“, die eine privatere Umgebung ermöglichen, wenn Mitarbeiter maximale Konzentration benötigen.

Diese Neudefinition des Raums hängt sowohl von den Flexibilitätsmöglichkeiten ab, die Ihre Branche bietet, als auch von Ihren Zielen und den Gefühlen Ihrer Teams hinsichtlich ihrer Anpassungsfähigkeit an einen weniger sitzenden Arbeitsbereich.

Niedrigere Kosten für Unternehmen

Für Unternehmen besteht der Hauptvorteil des Flex-Office oft darin, die mit der Bürofläche verbundenen Kosten zu reduzieren. Weniger ausgewiesene Büros bedeuten weniger Platzbedarf. Auch wenn es auf Nomadentum und Telearbeit setzt, ist auch das Flex-Office Teil einer langfristigen Entwicklung. So ist die individuell verfügbare Fläche in großen Unternehmen von 40 m2 im Jahr 1980 auf… mehr oder weniger 15 m2 heute gesunken.

Nach mehreren Studien, die vor Covid-19 durchgeführt wurden, gaben mindestens 50% der Angestellten an, dass sie kein persönliches Büro benötigen, vorausgesetzt, sie haben alle notwendigen Geräte, um effizient arbeiten zu können (Quelle: Observatoire Actineo, Bericht 2019 über die Lebensqualität am Arbeitsplatz).

Das Flex-Office, untrennbar mit Telearbeit verbunden

Der Erfolg der Telearbeit nach der Covid-19-Krise beschleunigt nun die Entwicklung. Da die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter (81%) weiterhin ein bis mehrere Tage pro Woche telearbeiten möchte (Quelle: „Die Franzosen und die Telearbeit“, Studie von Neonomade und ZeVillage, August 2020), stellt sich tatsächlich die Frage nach der Vorhaltung eines persönlichen Arbeitsplatzes in den Firmenräumen. Warum einen persönlichen Arbeitsplatz für jeden reservieren, wenn er einen Teil der Zeit leer bleibt?

Der Bedarf an wesentlicher Unterstützung durch Mitarbeiter

Das Flex-Office wird oft dafür kritisiert, dass es zu einer Entpersönlichung des Raums führt oder sogar zusätzlichen Stress durch den damit verbundenen Verlust von täglichen Gewohnheiten verursacht. Aber die Flexibilität, die Telearbeit ermöglicht, vermeidet es, in diese Falle zu tappen. Was könnte persönlicher und routinemäßiger sein als das eigene Zuhause? Sobald es möglich ist, dort regelmäßig zu arbeiten und Remote- und Präsenzarbeit problemlos abzuwechseln, kann jeder seine Gewohnheiten beibehalten, eine echte Lebensqualität bei der Arbeit pflegen und das Gefühl behalten, die Kontrolle über sein eigenes Arbeitsumfeld zu haben.

Einige mögen die Sozialisierung des Büros, andere die Ruhe der Fernarbeit; die meisten schätzen es, von einem zum anderen wechseln zu können. Die Freiheit, den Arbeitsort zu wählen, ist zweifelsohne ein starker Faktor der Autonomie. Es gibt einem auch ein sehr starkes Gefühl der Kontrolle. Und, wie Gaëtan de Lavilléon, Doktor der Neurowissenschaften, betont, ist das Gefühl der Kontrolle „mit einer größeren Arbeitszufriedenheit im Allgemeinen und letztlich mit einer besseren Leistung verbunden“ (Quelle: Der Blog der Experten für Neurowissenschaften, 12. April 2019).

Um die Unterstützung aller Mitarbeiter zu gewinnen, ist es daher wichtig, dass das Flex-Office diesem Kontrollbedürfnis nicht zuwiderläuft. Sonst könnte man genauso gut zu Hause bleiben! Aus diesem Grund kann es auch sinnvoll sein, die Mitarbeiter in die Gestaltung der Arbeitsplätze einzubeziehen. Das ist zum Beispiel die Wahl, die Airbnb für seinen amerikanischen Hauptsitz in Portland getroffen hat.

Um die mit dem Verlust des Einzelbüros verbundenen Frustrationen nicht zu schüren, ist es schließlich wichtig, dass jeder das Gefühl hat, dass das Flex-Office eine neue Möglichkeit bietet, sich mit anderen im Unternehmen zu verbinden. Unter diesem Gesichtspunkt muss das Flex-Office nicht nur als Arbeitsraum gesehen werden, sondern auch als ein Ort der Geselligkeit, der zu kreativen Interaktionen anregt und wo sich jeder gerne aufhält und trifft.

Machen Sie das flexible Büro zu einem Zentrum der Zusammenarbeit

Das ist zum Beispiel das Modell, das von Peugeot befürwortet wird. Im vergangenen Frühjahr kündigte der französische Autobauer an, dass die Anwesenheit vor Ort nur noch an 1,5 Tagen pro Woche verpflichtend sein würde. 40.000 Mitarbeiter weltweit waren davon betroffen. Die Herausforderung bestand darin, jede persönliche Begegnung zu einem reichen und produktiven Moment zu machen. „Wenn ich als HRD ein Arbeitsmeeting in physischer Anwesenheit meiner Teams habe, bitte ich sie, ihren Laptop nicht zu öffnen oder ihr Telefon zu überprüfen. Es ist wichtig, dass wir uns auf diese Sitzung konzentrieren, in der es um Kreativität, Interaktion und Entscheidungsfindung geht“, sagt Xavier Chéreau, HRD von PSA, in diesem Zusammenhang (Quelle: Interview mit Xavier Chéreau, Le Point, 11. Mai 2020). Auf diese Weise verwandelt das Flex-Office die Büroräume in kollaborative Zentren, die hauptsächlich für Besprechungen und Beratungen und weniger für die Produktion genutzt werden. Umgekehrt wird die individuelle Arbeit in aller Ruhe und aus der Ferne erledigt, zu Hause, an einem anderen Ort oder in einem Co-Working Space.

Flexibilität, eine neue Unternehmenskultur

Das Flex-Office bedeutet somit den Tod des Präsentismus. Es geht nicht mehr um die Einhaltung der Anwesenheitszeiten im Büro, sondern um die Einhaltung der Termine. Jeder ist dann freier, sich so zu organisieren, wie er möchte, solange dies die Teamarbeit nicht beeinträchtigt und der Qualität des Endergebnisses nicht schadet.

Es entstehen neue Dienstleistungen, die Unternehmen bei diesem Kulturwandel unterstützen. Dies ist zum Beispiel bei der Anwendung Moffi der Fall, die jedem Benutzer mitteilt, welcher Arbeitsplatz frei und welcher belegt ist. Außerdem kann der Benutzer täglich angeben, ob er plant, auf das Firmengelände zu gehen oder Telearbeit zu leisten. Bei Bedarf ist es auch möglich, Co-Working-Spaces in der Nähe zu geolokalisieren. Manager können mit einem Klick sehen, wie viele Personen telearbeiten und wie viele auf dem Firmengelände anwesend sind.

Das Flex-Office erfindet auch die Rolle des Managers neu. Als echter Moderator werden sie mehr denn je zu der Person, die in der Lage ist, Teams um ein gemeinsames Ziel zu vereinen, klare Horizonte und präzise Fristen zu setzen sowie die soziale Bindung zu fördern, die notwendig ist, um den Gruppenzusammenhalt lebendig zu halten und das Vertrauen unter den Mitgliedern zu fördern. Kurz gesagt, ihr Charisma muss sie zum Grundpfeiler der Flexibilität machen.

Das flexible Büro in Zeiten der Gesundheitskrise

Schließlich steht das Flex-Office, abgesehen von seinen vielen Vorteilen, noch vor der Herausforderung der Gesundheitskrise. Mit undifferenziertem Verkehr und nicht zugewiesenen Arbeitsplätzen findet die Vermischung von Menschen innerhalb von Unternehmen also massiv statt, was die Risiken einer Kontamination umso mehr erhöht. Es ist daher wichtig, strenge Protokolle einzuhalten, u. a:

• Strikte Einhaltung von Präventivmaßnahmen und sozialer Distanzierung;
• Verwendung eines Tages- oder Halbtagsplatzreservierungssystems, um die Vermischung zu begrenzen;
• Verwendung von persönlichen, nicht gemeinsam genutzten Geräten (Tastatur, Maus, Laptops, Headsets);
• Reinigung des Arbeitsbereichs vor und nach der Nutzung.

All diese Verfahren, kombiniert mit der schrittweisen Gewöhnung der Mitarbeiter an dieses Konzept, werden dem Flex-Office eine glänzende Zukunft sichern, die den Umgang mit der Arbeitsumgebung für lange Zeit neu definieren wird.

Hier können Sie die nachfolgende Infografik herunterladen!